Les avantages

• Ces licences s'inscrivent dans le droit d'auteur français. Elles permettent aux personnes " titulaires des droits sur une oeuvre" de décider des libertés élargies qui sont données à d'autres utilisateurs.trices.
• Choisir une licence libre pour une production collective durable, c'est l'inscrire de façon élargie dans la création de communs de la connaissance, de l'information et enrichir un fonds commun numérique auquel il est possible d'emprunter, autant que de contribuer,
• Une licence libre fournit une information claire, fiable et précise sur la façon dont le travail mis à disposition peut être utilisé à d'autres fins, dans un autre cadre,
• Les licences libres sont très faciles à mettre en œuvre en pratique, une fois que l'on en a compris le principe qui repose sur les libertés données aux personnes plutôt que sur des droits d'usages restreints.
• Choisir et afficher une licence libre clarifie l'intention d'ouverture, de partage, de diffusion élargie, dans le respect des auteur.es. Dans le droit français un document mis en ligne sur Internet sans licence affichée est, par défaut, dans le droit d'auteur le plus restrictif et ne peut être mobilisé sans autorisation, sauf exceptions prévues par la loi.

Les points d'attention

• Les personnes qui contribuent à la production sont sensibilisés à cette forme de partage qui peut "bousculer" le rapport à l'information et à la connaissance et à son partage !
• Une réflexion sur les termes du partage est engagée avec les personnes qui contribuent autour de questions telles que "Pourquoi cela est intéressant de partager ? Qui cela peut intéresser ? Perdons-nous quelque chose en partageant ? Et, surtout, que gagnons-nous ?"

• Garantir un cadre adapté : cela implique que les membres de la liste sont au clair sur l'objet de la liste et le cadre d'échanges qu'elle permet. Toute liste peut être décrite de façon simple, pour expliciter l'objet commun : un sujet d'échanges, un type d'appartenance. Ce cadre amène chacun.e des membres à se poser la question de savoir si cette liste est bien le moyen approprié pour communiquer sur le sujet à traiter, ou en fonction des personnes à toucher.

• S'assurer que les échanges sont productifs : une liste fait circuler des flux d'informations mais, dans une logique de production, l'animation va s'assurer que le flux ne fasse pas perdre la valeur de ce qui est échangé. Il s'agit alors de faire des synthèses régulières, qui vont permettre de savoir où on en est, de faciliter la compréhension par toutes et tous de ce que les échanges produisent. Ces synthèses vont permettre de "ramener" la compréhension vers un objet commun. Elles peuvent aussi être confiées à des membres pro-actifs, ou intéressés par un thème. Cela permet de distribuer une partie de la fonction d'animation.
• Rendre visible le travail réalisé : déboucher sur des productions finalisées permet de renforcer les membres de la liste dans leur capacité à agir en commun. Ces productions finalisées vont permettre de rendre visible et de valoriser, notamment via la diffusion le travail réalisé. Cela ne concerne pas toutes les listes, ou tous les sujets. Mais le travail de capitalisation permet la plupart du temps de poser des repères sur la vie de la liste.
• Un travail collaboratif articule la conscience individuelle de la place dans une dynamique partagée et la conscience collective de groupe. Dans cette perspective l'existence de productions collectives permet de s'approprier l'intérêt de l'approche collaborative.

Les avantages

• Cela permet d'aller plus à l'essentiel (personne n'a envie de perdre du temps au téléphone),
• Cela permet d'en organiser plus souvent, sur des formats plus courts : plus de réactivité et d'efficacité !
• Cela rend inutile les compliquées vidéo-projections : on peut travailler en même temps sur le document ou le compte-rendu avec les outils adaptés,
• Cela permet d'économiser de l'argent en transports !

Les points d'attention

• Les soucis technologiques : on en revient souvent au "bête" téléphone… Autant partir de là directement si la vidéo n'est pas indispensable ! Ou bien prévoir un rendez-vous quelques minutes avant l'heure prévue pour régler tous les soucis techniques.
• Le contenu : il est encore plus nécessaire de bien identifier l'ordre du jour, les conclusions… on peut s'appuyer pour cela sur une prise de note partagée du compte-rendu !
• L'animation de la réunion : bien penser à identifier qui est au bout du fil, qui prend la parole (redire son prénom par exemple...).
• Et attention si seulement une ou deux personnes sont à distance de leur laisser la parole régulièrement, y compris en les interpellant directement !

Les avantages

• L'ouverture : Permettre à un nombre élargi de s'engager dans le processus d'écriture renforce l'implication possible.
• La réduction des mails : un support d'écriture collaborative réduit considérablement les échanges mails et centralise le travail commun en un seul endroit; avec, en prime moins de risque de perte et conflits de versions.
• L'enrichissement de la production: en prenant différentes postures, de contributrices à éditrice en passant par relectrice, les regards croisés vont permettre d'arriver, en temps réel à la version la plus aboutie possible.
• L'optimisation du temps : en organisant l'élargissement de la contribution, la charge de travail pour chacun.e est ainsi allégée.
• La réactivité : le travail ouvert permet de suivre en direct les avancées, manques, besoin de production et facilite l'identification des points de blocage. Cela soutient une "réactivité" partagée.

Les actions-clés

• Faire un premier test à partir d'un service accessible sans barrière technique style création de compte personnel
• Se mettre en mode jeu de "bac à sable" pour tester les fonctionnalités techniques, sans pression
• Découvrir et s'approprier les possibilités de "versioning" (retours en arrière sur les versions précédentes) pour revenir en arrière sur le travail mené.
• Dans certaines situations, mettre en place une protection du document par mot de passe partagé permet de rassurer sur le degré d'ouverture !

Les points d'attention

• Identifier les personnes qui interviennent : sur certains outils (les pad) cela peut se faire via des couleurs, intégrer quelque part sur le document des coordonnées de contact. Cela permettra de s'interpeller, de réguler et de créditer dans la production les personnes qui se sont impliquées !
• S'accorder sur les règles communes d'écriture. Par exemple : où et comment se notent les questions ? Comment faire des suggestions de modifications ? Sur quoi peut-on supprimer ce qu'une autre personne a écrit ? Comment se tranchent les désaccords de termes ?
• Réguler en cours d'écriture les difficultés rencontrées dans le processus, pour que chacun.e trouve sa place. Le plus facile sera de commencer par tester sur une production simple pour faire un apprentissage collectif.
• Identifier et différencier les rôles dans l'écriture afin de ne pas trop se "marcher sur les claviers". Et, par exemple, une personne sera identifiée comme l'éditrice finale pour être sur que la production finale est effectivement finalisée !

Mode d'emploi

• Créer son sondage ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est www.framadate.org
• Déterminer les dates et horaires proposées. Se fixer à 5 ou 6 possibilités maximum — sous peine de décourager les personnes invitées.
• Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées et conservez précieusement le lien d'administration qui permet de modifier le sondage si besoin.
• Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les dates ne se retrouvent pas bloquées pour des rendez-vous à prendre par ailleurs. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
• Au regard des résultats, sélectionner, par défaut, la date qui rassemble le plus grand nombre de personnes (ou les personnes les plus indispensables).
• Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer la date retenue et, si besoin expliciter les critères autres qui auraient amené à choisir une date qui n'est pas celle rassemblant le plus de personnes !

• Les temps d'accueil : par exemple, le rituel peut être que l'animateur.trice de la réunion prévoit d'être de façon systématique connecté au moins 5 minutes avant le début de l'échange, à la fois pour accueillir les premieres personnes qui arrivent mais aussi pour, éventuellement ajuster des essais de nouveaux matériels, de test de fonctionnalités par un.e participant.e. Ce rituel d'accueil sera connu par l'ensemble des personnes et mis en place par chacun.e en cas d'animation tournante.
• Les temps inclusifs : météo, brises-glace, tout est bon. Ce n'est pas parce que l'on se connaît, de mieux en mieux, qu'il n'est pas nécessaire, de façon systématique de prévoir un "tour de salle" de météo sur les dispositions individuelles : soucis personnels, agenda trop chargé, contraintes familiales, heureuse nouvelle à partager, c'est le moment de partager au groupe de personnes présentes, l'état dans lequel chacun.e s'engage dans l'échange. Au delà de consolider la confiance et la qualité relationnelle, cela permet aux animeurs.trices de mieux réguler l'échange ! Pour des groupes qui se retrouvent peu régulièrement et ont besoin de prendre leurs marques, proposer des brises-glaces simples en ligne a tout son sens. Tout est imaginable !
• Prendre le temps de se dire au revoir : prévoir un tour de salle de clôture autour d'un mot, d'une image avec lequel chacun.e repart de cette interaction permet de clore collectivement sans en rester à une série d'au revoir et bips électroniques.
• Dans une démarche collaborative de nombreux espaces et canaux peuvent être mobilisés pour pour soutenir les relations informelles. Il ne s'agit pas de les démultiplier, mais de trouver ceux qui collent à la culture commune, aux pratiques numérique partagées. L'objectif est d'avoir des canaux/lieux où l'on peut parler d'autre chose que les objectifs de réalisation commune ! Cela peut être un fil de discussion "le coin café" sur une messagerie instantanée de groupe, un rendez vous hebdomadaire/mensuel pour prendre un thé ou un café ensemble, à distance, un tableau blanc créatif en ligne ou chacun.e partage des "bons plans", à chaque collectif d'inventer les espaces les plus adaptés pour faire exister des relations humaines où les émotions, la spontanéité, l'attention personnelle peuvent trouver leur place.
• De façon générale, dans les relations à distance, cela peut avoir un réel intérêt, de façon ritualisé de laisser plus de place dans les interactions à des questions sur les ressentis, les émotions. En effet, ces éléments apparaissent souvent dans les interstices des rencontres physiques régulières, devant la machine à café, entre deux portes, il est donc intéressant, voir important de les solliciter de façon plus explicite, y compris de façon un peu ritualisée ! Célébrer les réussites ensemble, marquer les anniversaires, se réjouir des bonnes nouvelles, ne pas manquer ce qu'il se passe d'important à la fois dans les réalisations communes et dans les vies réciproques.
• Pour aller plus loin, consulter la ressource "Les 8 R d'une réunion ritualisée réussie" (source Animacoop).

• Se créer un compte ! Utiliser une messagerie groupée implique d'être identifié.e sur la plate-forme de messagerie choisie. L'identification se fait à partir d'une adresse mail, d'un mot de passe et, éventuellement d'un nom de compte. Certains fournisseurs de service proposent également de vous créer votre propre t'chat d'équipe !
• Rejoindre une espace de discussions ou en créer un nouveau ! Rejoindre un espace de discussion se passe essentiellement sur invitation d'une personne en charge de l'animation du groupe concerné ! Il s'agira de cliquer sur le lien d'invitation reçu. Créer un espace de discussion permettra d'y associer les personnes souhaitées, y compris dans des "chaînes" différentes.
• Paramétrer son compte. Préférences de notification, modes d'affichage, les options existantes sont à explorer pour s'y retrouver dans son interface et recevoir les notifications souhaitées, selon les espaces.
• Repérer les fonctionnalités-clés pour envoyer un message à l'ensemble des membres d'un canal, à une personne en particulier, répondre à un message spécifique, envoyer une notification par mail de l'ajout d'un nouveau message.
• Il est possible d'installer sur un téléphone portable l'application liée au service choisi pour suivre les échanges sans ordinateur et recevoir facilement des notifications.

• Les personnes, leur profil numérique : Qui sont les personnes à impliquer ? Combien sont-elles ? Quelles sont leurs pratiques numériques ? Ont-elles déjà des habitudes de travail collaboratif ? De quels matériels et connexion bénéficient-elles ? Quelle est leur "densité d'implication" selon leurs profils ?
• Le type d'interactivité souhaité : Quelles interactions de communication est à privilégier ? Se voir ? S'entendre en temps réel ? Permettre à chacun.e de s'impliquer à son propre rythme ? Avoir accès à l'essentiel en un temps réduit ? S'appuyer beaucoup sur des documents partagés, des travaux coproduits ? Un peu de tout cela ?
• La réactivité souhaitée et possible : Quelle est la réactivité attendue des destinataires / interlocuteurs·trices ? Dans quelles temporalité sont attendues les contributions, réactions ?
• La visibilité partagée des échanges : Quelle pérennité et suivi de la communication pour d'autres personnes ? Où et comment, l'ensemble des personnes concernées peut [re]trouver les points clés pour prendre sa place ?

• La préparation amont devient encore plus importante. Improviser un ordre du jour au téléphone est très compliquée ! Envoyer le lien vers la salle de conférence ou le numéro de téléphone, savoir de quoi l'on va parler, partager le lien vers le document partagé du compte-rendu, diffuser les documents au sujet desquels on va discuter... est particulièrement important.
• Le canal de secours : si l'on prévoit de faire une visio-conférence, que fait-on si ça ne marche pas (pour éviter de passer 30' à tenter de régler le problème technique) ? Petit conseil : le téléphone est le plus efficace dans l'immense majorité des cas (et à 3 ou 4 personnes, la plupart des téléphones et smartphones intègrent des fonctionnalités de conférence téléphonique)
• L'appui technique disponible et joignable : identifier en amont, pour chaque participant, à qui il peut demander de l'aide (si possible quelqu'un qui ne participe pas à la réunion, et qui est physiquement accessible !)
• Le compte-rendu partagé en direct pour la personne qui a des soucis techniques : solution simple et efficace d'être certain qu'on est sur la même longueur d'onde, et pour permettre de suivre pour des personnes qui prennent le train en route ou qui n'auraient pas réussi à rejoindre la réunion pour des raisons techniques.
• La présence d'un·e ou plusieurs animatrice·teurs avec des fonctions bien identifiées : les règles de prise de parole, la synthèse, l'appui au décisions.
• Dès le début de la réunion, rappeler les règles collectives de prise de parole, la façon dont les temps sont organisés pour permettre interrogations, échanges, expressions, l'intérêt de couper les micros quand on ne prend pas la parole
• S'assurer que l'ordre du jour est suivi, et encore plus qu'en présentiel, recentrer les échanges pour ne pas "perdre le fil"
• Inviter l'ensemble des participant.es à s'exprimer à différents moments,
• Prévoir des temps courts d'inclusion, de synthèse et d'au revoir pour se quitter sur ce qui a été constructif — ou plus compliqué..

• La conversation, le brainstorming requièrent de la fluidité, de la réactivité, de l’incarnation : téléphone, visio, tchat permettent la rétroaction immédiate.
• L’élaboration de contenus, la formalisation : la combinaison document partagé et interactions en temps réel permet d’articuler l’avantage d’une double communication, celle qui permet de prendre connaissance, maturer et bonifier "à tête reposée" et celle qui permet d’enrichir et réguler de vive voix. « Brainstormer » en ligne requiert une pratique collaborative assez avancée !
• La prise de décision : en visio pour un petit nombre, ou pour élaborer les termes de la décision et via des outils de sondage, voir de votes en ligne pour permette au plus grand nombre de se positionner.

• Combien de personnes sont concernées et impliquées ? A quelles étapes ? Avec quelles contributions attendues ?
• Quelles interactions sont à privilégier ? Du « se voir, s’entendre en temps réel » ou du « permettre à chacun.e de s’impliquer à son propre rythme ? »
• Quelle est la criticité de réaction des destinataires/interlocuteurs·trices ? Dans quelle temporalité sont attendues les contributions, réactions ?
• Quelle pérennité et suivi de la communication pour d’autres personnes ? Où et comment, l'ensemble des personnes concernées peut [re]trouver les points clés pour prendre sa place ?

Les avantages

• Envisager d'autres outils que le mail peut permettre de clarifier les espaces d'échanges "par projet" et non pas tout mélangé dans ma boite mail (au milieu de dizaines d'autres…),
• d'être réellement adapté aux besoins : rien de pire qu'un simple choix de date qui s'étend sur une quinzaine de mails (et qu'on ne sache pas vraiment ce qui est décidé au final),
• d'intégrer les nouveaux : sauf exceptions, les mails ne sont pas archivés. Comment intégrer une nouvelle personne sur un projet dans ces conditions sans lui faire suivre tous les emails en vrac de ces dernières semaines/mois ?
• Et cela évite aussi : les pièces jointes qui occupent vite de la place dans les boites mails, qu'on oublie d'attacher (et un deuxième mail), les destinataires qui ne sont pas les bons parce qu'on n'a pas repris la dernière version de la liste de mails...

Les points d'attention

Mode d'emploi

• Faire le point sur le nombre de personnes souhaitant participer : au delà de 10 personnes, toutes les solutions libres, disponibles gratuitement, ne seront pas adaptées. Il s'agira alors de s'orienter vers une solution libre payante, type un BigBlueButton, proposé maintenant par de nombreux fournisseurs.
• Vérifier que les participant.es ont le matériel adapté : micro-casque pour éviter les boucles sonores et webcam pour se voir !
• Proposer à chacun.e des participant.es de faire un test "image et son" AVANT l'interaction prévue pour vérifier son matériel
• Pour les solutions accessibles directement en ligne, ouvrir dans son navigateur le site web du service souhaité
• Créer un "salon" et en envoyer le lien à l'ensemble des participant.es. Transmettre le lien 24 heures avant la visio-conférence est l'idéal.
• Pour un réseau ou un groupe amené à échanger régulièrement, choisir un nom de salon facile à mémoriser, le lien restera toujours le même et les personnes pourront facilement le retrouver !
• Proposer un accueil 15 minutes avant le début de l'interaction pour que chaque personne puisse s'assurer que son et image fonctionnent, les derniers calages techniques sont souvent nécessaires !
• Bien positionner les webcams pour que les visages soient visibles de face et éclairés plutôt que vus d'en dessous et à contre-jour !
• Autoriser son navigateur à utiliser micro et caméra lors de la connexion
• Commencer à discuter en n'oubliant pas : de ne pas se couper la parole, d'utiliser le chat pour réguler l'échange, de supprimer la vidéo si elle n'est pas nécessaire.
• Ne pas hésiter à réduire la qualité vidéo pour privilégier le flux audio - ceci se fait via les paramètres de la visio. Cela laissera plus de bande passante pour la qualité audio !

• Framatalk
• Jitsi
• Les différents CHATONS qui offrent des services BBB (Big Blue Button)

Mode d'emploi

• Créer la liste de discussion. Cette création se fait facilement via un service libre en ligne, ou via le service proposé par son hébergeur d'adresses emails ou site web.
• Paramétrer la liste. Il s'agit de lui donner un nom, court et explicite, de définir comment se diffusent les messages (avec ou sans modération), de définir les accès globaux (modalités d'abonnement/désabonnements, accès à la liste des membres, aux archives, à la visibilité de la liste, etc.).
• Identifier des administrateurs (ou propriétaires) et des animateurs (ou modérateurs) - ces fonctions seront en lien avec les rôles et droits définis dans la configuration de la liste (modération ou non des messages, validation ou non des abonnements, etc.).
• Définir le cadre d'échanges de la liste. Compléter la description de la liste avec les informations clés sur son objet, ce qui relie les membres, les règles à suivre pour son bon usage. Cela peut devenir la charte d'usage de la liste.
• Ajouter et inviter des membres et définir leurs droits. Cela peut se faire manuellement abonné par abonné ou via l'import d'une liste de mails. Attention à ne pas ajouter des personnes sans leur avoir demandé leur autorisation. Selon la nature de liste, il est possible de permettre aux personnes de s'abonner librement, de modérer les abonnements ou de ne permettre celui-ci que via une invitation.
• Dans le temps... gérer la liste ! Cela repose sur : la gestion des membres, la gestion des erreurs (et la suppression d'adresses non fonctionnelles), le suivi du cadre d'échange (selon la modération choisie), l'évolution des paramétrages pour accompagner l'évolution des usages.

Fournisseurs de service

Mode d'emploi

• Souscrire un abonnement : ces suites bureautiques en ligne nécessitant de gros serveurs pour fonctionner, peu de services peuvent se permettre de l'offrir et leur utilisation est souvent payante. Ces logiciels sont généralement intégrés à un autre, qui permet d'organiser les fichiers et de les créer (NextCloud par exemple).
• Depuis cet outil, créer un document : texte, feuille de calcul ou diaporama !
• Partagez le document de la manière que permet l'outil dans lequel vous avez créé le fichier
• Commencez à écrire à plusieurs (jusqu'à 4-5 utilisateurs maximum généralement)
• Ces systèmes en ligne sauvegardent généralement automatiquement, mais soyez vigilants au cas où !
• De même, vous pouvez généralement revenir sur des versions précédentes de votre fichier (il y a 1h, 1j, 3j, etc.) depuis l'outil de gestion des fichiers.
• N'hésitez pas à fouiller les options disponibles !

• Traitement de texte
• Diaporama
• Présentations
• Tableur
• Rédaction collaborative (commentaires, suggestions, etc.)

Les avantages

• Elle va garantir que l'ensemble des participant.es ont accès au même niveau d'information, "voient" le processus en cours
• Elle va organiser, préparer les conditions de rencontres qui permettent aux participant.es de s'impliquer efficacement, de faire avancer le processus, de réguler les incompréhensions, entre autres !
• Elle va faciliter les rencontres en ligne, et hors ligne aussi, afin de permettre des discussions ouvertes et productives au sein desquelles chacun.e trouve se place.
• Enfin, elle va animer les espaces partagés, documentation qui permettent de suivre dans le temps le travail engagé.

Les actions-clés

• La proactivité : la fonction d'animation repose sur cette capacité à prendre des initiatives, anticiper des situations, planifier des actions, de façon "juste".
• La capacité d'organisation : l'animation soutient une organisation lisible et agit afin de renforcer la capacité à "aller chercher" des personnes impliquées dans l'action menée.
• La précision et de la rigueur : dans une démarche collaborative pour que chacun trouve ses marques, la précision est clé pour éviter les flous générateurs de malentendus. Et la rigueur permet que le cadre et les ressources communes soit visibles et mobilisables.

Mode d'emploi

• Comprendre les 6 licences Creative Commons (équivalentes à des "contrats" avec des droits, et des devoirs), qui s'inscrivent toutes dans le cadre du droit d'auteur. Pour cela, le site français de Creative Commons propose un descriptif synthétique et précis de chacune des licences et de leurs caractéristiques : http://creativecommons.fr/licences/
• Choisir la licence que l'on souhaite appliquer à la création concernée. Autant que possible, c'est important de le faire avec les personnes qui ont contribué au travail ! Une aide en ligne permet de se poser les "bonnes questions" pour décider de la licence choisie : https://creativecommons.org/choose/?lang=fr
• Intégrer sur la création concernée le logo et le nom de la licence choisie. Selon le support, si cela est possible, intégrer également le lien vers la présentation complète en ligne de la licence, cela facilitera la compréhension de son fonctionnement.

• Il existe une "7e licence" qui vous permet d'afficher votre souhait que votre création fasse quasiment partie du "Domaine public" : la "CC0" (CC zéro). Elle ouvre le partage au maximum ! Notez cependant que dans le droit français, certaines parties du droit d'auteurs sont inaliénables (il est impossible d'y renoncer), notamment la paternité de l'œuvre. Ainsi, citer l'auteur reste obligatoire quelque soit la licence que vous choisissez, en France en tout cas.
• Réfléchissez bien avant de mettre un "PAS D’UTILISATION COMMERCIALE" dans les critères de la licence choisie. Car vous "fermez" ainsi l'usage de votre création à son usage dans un contexte assimilable à une activitié commerciale (formation, colloque, etc.), y compris quand aucun profit n'en est tiré. Vous freinez ainsi la diffusion d'une production. Les licences Creative Commons impliquant ce critère ne sont d'ailleurs pas considérées comme "libres".
• Il existe de nombreuses autres licences dites "libres" (avec réciprocité, etc.), et rien ne vous empêche d'écrire la vôtre ! Les licences libres sont un monde passionnant à découvrir :)

Mode d'emploi

• Souscrivez à une offre pour votre équipe (nous recommandons d'en prendre une vous permettant d'avoir la main sur votre NextCloud)
• Vous pouvez également créer un compte individuel — gratuit ou payant pour du stockage ou des fonctions supplémentaires — pour vous familiariser avec l'outil, ou l'utiliser à titre personnel ! Certains fournisseurs proposent des offres adaptées pour les équipes en gérant plusieurs comptes individuels ensemble plutôt que prendre un NextCloud entier. Soyez attentifs, certaines offres proposent une intégration de NextCloud avec d'autres outils qui peuvent s'avérer pratique grâce à un seul et même compte par utilisateur !
• Testez et choisissez avec soin les applications de NextCloud que vous allez mettre en œuvre (parmi celles qui vous sont accessibles), pour trouver le bon équilibre des pratiques par rapport aux besoins réels (cela peut passer par la réalisation d'une analyse des pratiques en amont),
• Pour la fonction de base (la gestion documentaire), déterminez l'arborescence collective des fichiers et les règles de gestion de cette arborescence en plaçant vos utilisateurs dans un ou des Groupes et en créant un (ou des) "Dossiers de groupe" qui seront communs à tous ces utilisateurs, et réglez les paramètres de partage dans ces dossiers. Pour les besoins plus spécifiques, NextCloud propose aussi un contrôle avancé des droits par utilisateur ou groupe dans un dossier de groupe.
• Prévoyez un temps de formation, si besoin avec un tiers (votre fournisseur de service propose peut-être cela) pour votre équipe,
• Installez les applications NextCloud : sur votre ordinateur pour synchroniser les données si nécessaire, et sur smartphone pour accéder facilement à vos données ou les conserver hors ligne. Synchronisez vos calendriers et carnets d'adresses avec vos applications de bureau ou smartphones favorites,
• Attention, ne vous reposez pas entièrement sur le "cloud" : un serveur en ligne n'est qu'un (gros) ordinateur. Assurez-vous que des sauvegardes sont bien réalisées du côté du fournisseur du service et réalisez-en de votre côté également. De plus, le stockage en ligne est énergivore et coûteux, limitez-le aux documents qui ont réellement besoin d'être partagés. Vos archives peuvent être centralisées en local (mais bien sauvegardées de manière redondante en plusieurs endroits si possible pour les archives sensibles). Considérez l'acquisition d'un NAS (disque dur réseau) pour votre structure si ce n'est pas déjà le cas, à cet usage. Vous pourrez paramétrer l'ensemble pour consulter le contenu du NAS depuis NextCloud en ligne via une application NextCloud spécifique.

• Stockage et partage de fichiers
• Synchronisation avec des ordinateurs
• Applications mobiles
• Agenda
• Carnet d'adresses
• Gestion de tâches
• Discussions instantanées
• Catalogue d'applications diverses
• ...