S'assurer qu'une réunion à distance se passe bien

Description de la ressource Une réunion à distance, ce n'est pas forcément le plus agréable, surtout quand ça dure. Bien organisée, au contraire, elle peut permettre d'être très efficace en allant droit à l'essentiel.
Il s'agit de prendre particulièrement soin aux bonnes pratiques, déjà valables en présentiel, qui prennent une dimension encore plus essentielle à distance :
  • La préparation amont devient encore plus importante. Improviser un ordre du jour au téléphone est très compliquée ! Envoyer le lien vers la salle de conférence ou le numéro de téléphone, savoir de quoi l'on va parler, partager le lien vers le document partagé du compte-rendu, diffuser les documents au sujet desquels on va discuter... est particulièrement important.
  • Le canal de secours : si l'on prévoit de faire une visio-conférence, que fait-on si ça ne marche pas (pour éviter de passer 30' à tenter de régler le problème technique) ? Petit conseil : le téléphone est le plus efficace dans l'immense majorité des cas (et à 3 ou 4 personnes, la plupart des téléphones et smartphones intègrent des fonctionnalités de conférence téléphonique)
  • L'appui technique disponible et joignable : identifier en amont, pour chaque participant, à qui il peut demander de l'aide (si possible quelqu'un qui ne participe pas à la réunion, et qui est physiquement accessible !)
  • Le compte-rendu partagé en direct pour la personne qui a des soucis techniques : solution simple et efficace d'être certain qu'on est sur la même longueur d'onde, et pour permettre de suivre pour des personnes qui prennent le train en route ou qui n'auraient pas réussi à rejoindre la réunion pour des raisons techniques.
  • La présence d'un·e ou plusieurs animatrice·teurs avec des fonctions bien identifiées : les règles de prise de parole, la synthèse, l'appui au décisions.
  • Dès le début de la réunion, rappeler les règles collectives de prise de parole, la façon dont les temps sont organisés pour permettre interrogations, échanges, expressions, l'intérêt de couper les micros quand on ne prend pas la parole
  • S'assurer que l'ordre du jour est suivi, et encore plus qu'en présentiel, recentrer les échanges pour ne pas "perdre le fil"
  • Inviter l'ensemble des participant.es à s'exprimer à différents moments,
  • Prévoir des temps courts d'inclusion, de synthèse et d'au revoir pour se quitter sur ce qui a été constructif — ou plus compliqué..

En ligne, il y a un fort besoin d'être encore plus rigoureux qu'en présentiel dans le respect du cadre d'échange.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
  • Gouvernance et gestion de conflits
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non
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