Interpole : Suite collaborative en ligne : NextCloud (version MPC)

Nom de l'outil numérique

Description synthétique

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Check all

Discuter et échanger à distance

Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)

Partager des ressources

Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations

Écrire un document collectivement

Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)

Décider et rendre visibles les décisions

Diffuser de l'information

Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches

Communiquer vers l'extérieur

Gérer un budget, collecter des fonds

Se rencontrer, se présenter en présentiel et à distance

Cartographier, positionner des points ou des ressources

Créer des présentations ou des visuels

Autres

Est-ce un outil libre / Opensource ?

Difficulté de prise en main

Description de l'outil

NextCloud (parfois appelé "Groupware" pour logiciel de travail en groupe) propose en une même interface, un ensemble d'applications pour collaborer avec une ou plusieurs équipes. De base, l'outil propose des fonctions de stockage, gestion et partage de documents en ligne (application "Fichiers"), mais aussi calendriers, carnet d'adresse, sondages, gestion de projet, bloc-notes collaboratif, chat écrit/vidéo sécurisé, gestion de mots de passe, et de nombreuses autres fonctions. Chaque fournisseur de service peut imposer tout ou partie de ces applications, ou vous laisser le choix.

**La fonction principale de NextCloud étant le stockage et le partage de fichiers, il s'agit de définir son usage : S'agit-il d'un simple espace de partage "temporaire" pour des groupes de travail ou des tiers ?
Ou bien s'agit-il de l'espace principal de travail pour l'équipe ?**

Dans ce dernier cas, cela implique un changement d'habitudes et de pratiques assez important (nouvelle interface en ligne à s'approprier, transfert des documents existants qui doivent être mis en ligne, nouvelle arborescence partagée…) dont la mise en œuvre requiert un travail de préparation avec votre équipe.

====Mode d'emploi====
 - **Souscrivez à une offre pour votre équipe** (nous recommandons d'en prendre une vous permettant d'avoir la main sur votre NextCloud)
 - //Vous pouvez également créer un compte individuel — gratuit ou payant pour du stockage ou des fonctions supplémentaires — pour vous familiariser avec l'outil, ou l'utiliser à titre personnel ! Certains fournisseurs proposent des offres adaptées pour les équipes en gérant plusieurs comptes individuels ensemble plutôt que prendre un NextCloud entier. Soyez attentifs, certaines offres proposent une intégration de NextCloud avec d'autres outils qui peuvent s'avérer pratique grâce à un seul et même compte par utilisateur !//
 - **Testez et choisissez avec soin les applications de NextCloud** que vous allez mettre en œuvre (parmi celles qui vous sont accessibles), pour trouver le bon équilibre des pratiques par rapport aux besoins réels (cela peut passer par la réalisation d'une analyse des pratiques en amont),
 - Pour la fonction de base (la gestion documentaire), **déterminez l'arborescence collective** des fichiers et les règles de gestion de cette arborescence en plaçant vos utilisateurs dans un ou des Groupes et en créant un (ou des) "Dossiers de groupe" qui seront communs à tous ces utilisateurs, et réglez les paramètres de partage dans ces dossiers. Pour les besoins plus spécifiques, NextCloud propose aussi un contrôle avancé des droits par utilisateur ou groupe dans un dossier de groupe.
 - **Prévoyez un temps de formation**, si besoin avec un tiers (votre fournisseur de service propose peut-être cela) pour votre équipe,
 - **Installez les applications NextCloud** : sur votre ordinateur pour synchroniser les données si nécessaire, et sur smartphone pour accéder facilement à vos données ou les conserver hors ligne. Synchronisez vos calendriers et carnets d'adresses avec vos applications de bureau ou smartphones favorites,
 - //Attention, ne vous reposez pas entièrement sur le "cloud" : un serveur en ligne n'est qu'un (gros) ordinateur. Assurez-vous que des sauvegardes sont bien réalisées du côté du fournisseur du service et réalisez-en de votre côté également. De plus, le stockage en ligne est énergivore et coûteux, limitez-le aux documents qui ont réellement besoin d'être partagés. Vos archives peuvent être centralisées en local (mais bien sauvegardées de manière redondante en plusieurs endroits si possible pour les archives sensibles). Considérez l'acquisition d'un NAS (disque dur réseau) pour votre structure si ce n'est pas déjà le cas, à cet usage. Vous pourrez paramétrer l'ensemble pour consulter le contenu du NAS depuis NextCloud en ligne via une application NextCloud spécifique.//

Avantages de l'outil