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Cette fonctionnalité est encore expérimentale.

Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

  • La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
  • Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
  • Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
  • L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
  • voir et écouter de manière passive
  • être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
  • Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
  • Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
  • Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Utiliser le PQQCOQP

Description de la ressource : Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.

Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :
  • Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
  • Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
  • Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
  • Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
  • Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
  • Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
  • Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.
Thématique de la ressource : Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

Co-construire un ODJ de réunion

Description de la ressource :

Concevoir un ordre du jour à plusieurs est un exercice qui peut s'avérer difficile!

Pourtant une réunion où chacun peut exprimer ses besoins et les sujets qu'il a besoin de voir traiter est un gage de présence des participants et d'implication à long terme.

Les pièges les plus fréquents en terme de construction de l'ODJ


Plein comme un œuf, à la dernière minute, et par e-mail...
L'animateur ou l'animatrice/facilitateur/trice a peur d'avoir l'air d'avoir mal fait son travail, fait une immense liste de sujets à traiter , puis l’envoie par e-mail en disant : "surtout n'hésitez pas à ajouter un sujet, vous avez jusqu'à demain matin..." Les participants, pris par le temps, effrayés par la longueur des sujets et la peur de réunions interminables ne rajoutent évidemment rien..

Nos expériences réussies :


  • Avoir un outil de co-écriture en ligne pour co-concevoir l'ordre du jour, et pas des échanges de mails
  • Vide...mais pas trop : l'animateur peut proposer des sujets, mais laisser de la place pour les idées des autres. Un ou deux sujets suffisent...
  • Donner un délai suffisant et une date limite pour mettre des points à l'ordre du jour
  • S'engager à trier et prioriser les sujets ensemble en début de réunion : il vaut mieux reporter les sujets annexes et tenir le timing prévu
  • Préciser si possible la nature des différents sujets -peut être fait en début de réunion sinon-: s'agit-il d'un élément d'information, à discuter, d'une décision à prendre (si oui quel mode de décision adopter?). On distingue souvent : Information, Discussion, Décision
  • Lâcher prise sur le perfectionnisme et le besoin de contrôle de l'animateur : le meilleur ordre du jour n'est pas forcement le plus complet, c'est peut-être celui auquel auront contribué le plus de participants.
Il sera toujours temps de le compléter en début de réunion!

Les points de vigilance :


  • Commencer en présence pour la première fois l'utilisation d'un outils de co-écriture, accompagner et former les participants
Co-construire par e-mail est toujours possible -mais vraiment pas conseillé, notamment à cause des risques d'infobésité et de pertes d'informations!
  • Assumer une priorisation collective en début de réunion : c'est bien que tous les sujets soient exprimés, mais ils ne pourront pas être tous traités
  • Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et donc un partage du pouvoir ! Il faut donc être attentif à la façon dont les sujets sont choisis et priorisés.
Vos règles de fonctionnement internes vont définir si c'est l'animateur , le secrétaire, ou tout le groupe qui décide de ce qui est gardé à l'ordre du jour et ce qui est reporté à une réunion suivante ou dans un autre espace de discussion/décision.
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault Célia Gonçalves
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Choisir le bon outil

Description de la ressource :

Pas de stress : le BON outil n'existe pas !

De même que l'outil collaboratif n'existe pas, l'outil idéal non plus !
Nous allons voir dans cette fiche comment trouver l'outil le plus adapté à votre usage et votre besoin pour un groupe donné à un moment donné. Nous nous limitons donc ici la phase du choix, la mise en place étant une autre étape.

Avoir les idées claires sur vos usages

Après avoir vu qu'est-ce qu'un usage, vous pourrez en dresser la liste et les hiérarchiser.
Cette hiérarchisation vous permettra de commencer par le Plus Petit Précieux Pas Possible.
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un groupe donné.

Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Vous devez donc vous assurer de la pérennité de l'outil.
mais aussi veiller sur les outils du moment > voir plus bas le paragraphe suivant
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un moment donné.

Ne restez pas seul.e...

...dans votre collectif

Le bon outil ne sera jamais celui choisi par le seul animateur ou par le plus geek du groupe.
Quels sont les risques :
  • concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
  • mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
  • avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...
Choisir le bon outil veut alors dire animer un groupe de travail sur cette question pour lister les usages et les hiérarchiser collectivement, mais aussi les tester ensemble.

...dans la communauté plus large

D'autres autour de vous se sont sûrement posé des questions similaires. Leur groupe ne peut pas être identique au votre, mais partager vos réflexions vous éclairera sûrement sur des pistes d'outils adaptés à vos besoins. Par exemple si vous suivez ou avez suivi la formation Animacoop, vous pouvez échanger sur le forum du réseau .

L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute

C'est l'usage qui est stable, l'outil doit pouvoir évoluer en fonction de ce que le net vous offre.
Nous vous invitons à ritualiser la remise en question de vos outils : vérifier qu'ils correspondent toujours à un usage, que les accords définis sont respectés ...
Accueillir une nouvelle personne et lui présenter les outils du groupe peut être une bonne occasion de ce poser des questions : en faisant cette état des lieux vous allez peut-être vous rendre compte d'incohérences, ne les mettez pas sous le tapis !
Et aussi, le groupe bouge : de nouvelles personnes vous rejoignent, d'autres vous quittent, les projets évoluent ... donc vos usages et besoins bougent aussi, et les outils avec !
Et oui tout bouge tout le temps : mais c'est qui est rigolo !
Thématique de la ressource : L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource : Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
  • Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
  • De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
  • Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
  • Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
  • Rappelez les horaires.
  • Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
  • Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
  • N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
  • Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
  • Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • PhotolangageVia des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure,
  • qu'il y ait de la bienveillance,
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre « facultatif » le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
  • ...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
  • Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
  • Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles. S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

  • Animation
  • Gestion du temps
  • Distribution de la parole
  • ...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
  • Jamais de visio de plus d'une heure trente.
  • Ne pas dépasser 45 min consécutives.
  • Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
  • Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Penser la convivialité et accueillir les participants d'une réunion

Description de la ressource :

Une réunion est un temps de travail, de décision ... mais aussi de retrouvailles et de convivialité ! Le groupe profite de ce moment collectif pour vivre un temps commun.



Préparer la réunion c'est donc aussi prévoir l'accueil et la convivialité.

Ce point est particulièrement important si la réunion est la toute première d'un collectif ou si elle est l'occasion d’accueillir de nouvelles personnes.
Un nouveau membre arrive souvent avec de la timidité et l'envie de faire connaissance : penser à adapter l'accueil pour l'intégrer au mieux.
Ça peut vouloir dire :
  • prévoir des badges ou chevalets pour identifier les prénoms des uns et des autres
  • allonger le temps de brise-glace et en choisir permettant de se présenter

En quelques points :


  • Temps convivial intégré dans le temps de la réunion : votre déroulé doit prévoir le temps convivial avant et/ou après la réunion. Ça peut être un simple temps pour dire comment ça va mais aussi prendre le temps de partager un repas.
  • Inviter les participants par votre moyen habituel mais aussi le redire pour celles et ceux que l'on voit de visu.
  • A boire et à manger ! Que le temps dédié à la convivialité soit long ou pas, et quelle que soit l'heure de la journée, vous pouvez avoir à disposition du café, du thé, de l'eau et de quoi grignoter.

Etre ensemble mais chacun derrière son ordinateur : est-ce que ça reste convivial ?

C'est en préparant la réunion que vous allez décider de la place donnée aux ordinateurs pendant la réunion. En fonction de ce choix pensez à demander aux participant.es de venir avec leur matériel informatique ou au contraire d’alléger leur sac à dos. 2 ou 3 ordinateurs tournants pour les prises de notes peuvent suffirent, avec un vidéoprojecteur (à voir selon le groupe)
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Louise Didier, Célia Gonçalves
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

Un programme clair et suivi

Description de la ressource : Faire une note stratégique préparatoire : prévoir l'organisation, fixer les objectifs, transmettre les documents à l'avance.
Rappeler, dès le début de la réunion, les objectifs de celles-ci, voire "l'intention" de la personne qui invite et/ou de l'animateur de la réunion. Et requestionner régulièrement les attentes et besoins de chacun des membres du groupe.
Instaurer un ordre du jour participatif avec précision, pour chaque point, du temps à consacrer et de la nature des échanges attendus (information, discussion ou décision). Éventuellement prévoir un temps de “questions divers”.
En parallèle, il est important de s'attacher à diffuser les informations aux autres membres du collectifs de façon claire => la rétention d'information tue la coopération !
Et ne pas oublier de prendre le temps d'étudier les situations et ne pas se laisser déborder par l'urgence.
Prévoir un compte-rendu (participatif le jour J grâce aux outils numériques d'écriture collaborative).
Mettre en place un plan stratégique, un plan d'actions et des relevés de décisions => tableau de bord ; “todo liste”.
Attention aux temps informels qui induisent des inégalités de partage des informations => ex : ce qui se dit à la pause café avec celles et ceux qui sont là.
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

Rythmer ses réunions

Description de la ressource : Mettre du rythme dans la réunion et alterner les approches : moments de réflexion, moments de production, moment de décision, temps d'interconnaissance, temps de jeux de coopération (pour souder le groupe), temps de créativité, temps de fabrication...
Vous pouvez aussi apporter de la diversité dans le groupe en accueillant des nouveaux, du sang neuf...
Penser à faire systématiquement des bilans, même provisoires, des synthèses et à alterner les moments tous ensemble et les temps de travail en petits groupes qui facilite l'expression des plus introvertis.
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

Commencer en présence

Description de la ressource : Lorsqu'on parle "réseau coopératif" on envisage une communauté qui n'est pas toujours sur le même espace-temps : il y a du travail à distance, des échanges synchrones et asynchrones. A l'inverse, rares sont les communautés virtuelles qui fonctionnent uniquement à distance : les regroupements, les rencontres sont des temps forts de la dynamique de réseau.
Lorsqu'on démarre un réseau, il est judicieux d'exploiter ce temps "en présence" pour tester et expérimenter des outils et méthodes qui pourront perdurer à distance : mettre en oeuvre en présence ce que l'on veut mettre en oeuvre à distance.
Ceci permettra de se familiariser, de se former et d'assurer une continuité entre présence et distance.
Par exemple, lors d'une rencontre d'un réseau, l'un des membres pose une question à l'assemblée. Tout le monde peut proposer une ou plusieurs réponses sur des petits papiers et en indiquant bien ses coordonnées. Les réponses sont synthétisées et rendues visibles à tous. Puis la personne qui a posé la question récupère les contacts des personnes ayant répondu et créée une liste de discussion pour continuer à échanger à distance.
Par exemple, on peut mettre en place des outils pour travailler à distance qui vont du coup soulever des questions sur les modes de fonctionnement en présence : les règles de prise de parole, de prise de décisions, car souvent ces éléments sont implicites. Dans un groupe, la rédaction des compte-rendus de réunion est souvent assumée par une personne. Si on met en place un outil de co-rédaction pour prendre des notes, du coup cela soulève des questions : tout le monde peut écrire ? qui valide ? On voit bien que ce n'est pas l'outil qui pose des problèmes, il soulève juste les questions.
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Commencer par soi même

Description de la ressource : Charité bien ordonnée commence par soi-même. ou Pour changer le monde, il faut commencer par se changer soi-même.
Beaucoup de structures ont le projet de faire coopérer un groupe, un réseau. Mais avant toute chose, il faut commencer par pratiquer méthodes et outils coopératifs : il s'agit de s'appliquer en interne ce que l'on souhaite mettre en place en externe.
cf. la stratégie ITPTS , "Interactions Transformation Personnelle, Transformation Sociale" : ne pas opposer les volontés de changer le monde et le travail sur soi, les deux sont liés et doivent s'articuler.
Un constat : une structure qui ne coopère pas en son sein et n'utilise pas les outils qui vont avec peinera à faire coopérer autour d'elle.
Mais comment faire lorsqu'on est dans un contexte très figé, très contraint difficilement perméable à ce type de pratiques ? Il faut partir du plus petit lieu sur lequel on a prise pour coopérer, quelques collègues de confiance, un petit groupe de travail audacieux... On trouvera toujours deux ou trois personnes prêtes à jouer le jeu !
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Commencer simple

Description de la ressource : Proposer des outils faciles à prendre en main par les utilisateurs
Lorsqu'on aborde l'utilisation d'outils informatiques, la première marche est la plus importante à passer. Si la première manipulation est simple, les contributeurs, rassurés auront envie de s'investir un peu plus et d'accepter qu'il y ait besoin d'un petit temps de formation ou de prise en main.
On peut même envisager de cacher des fonctionnalités dans un premier temps et attendre que le groupe grandisse en maturité avant d'ajouter des briques progressivement. Ou attendre que la demande soit exprimée et faire évoluer le dispositif technique en fonction des propositions du groupe.
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Circulation de la parole

Description de la ressource : Il est important d'instaurer des règles et un cadre dès le début de la réunion qui sécurise les participants.

Outils :
  • Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
  • Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place”. Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.
  • La Communication Non Violente.
  • Eventuellement prévoir des temps de parole précis pour chaque personne, pour éviter les débordements.
  • Les gestes de communication silencieuse :
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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Favoriser l'implication des participants dans une réunion

Description de la ressource : La première étape pour s'assurer que les gens vont pouvoir s'impliquer c'est qu'ils aient connaissance de la réunion ! Et suffisamment à l'avance pour pouvoir organiser leur venue.
La date peut même être choisie collectivement via un sondage de date (framadate) à créer et proposer bien à l'avance.

Vous veillerez ensuite à donner les informations nécessaires :
  • Envoyer les éventuels documents support en amont
  • Rappeler ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente, en se réjouissant des avancées
  • Récapituler ce qu'on a à faire dans cette nouvelle réunion et quel espace de créativité les participants peuvent investir
  • Être clair sur ce qui doit absolument être préparé en amont et ce qui est optionnel en fonction du temps disponible
  • Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et ainsi donne envie de prendre part à la co-construction


Le contre-exemple
"- tu n'es pas venu à la réunion collaborative ce matin sur la méga-décision qui va changer nos vies
- ah c'était ce matin ? j'étais pas au courant
- ben si on a reçu un message sur framatruc hier à 23h"
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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Encourager les contributions

Description de la ressource : Pour initier une dynamique coopérative (et même la prolonger) qui s'appuie sur des participations volontaires, il est important de valoriser la moindre contribution. Par exemple citer tous les contributeurs du projet, même ceux qui n'ont eu qu'une participation très minime (apologie du renforcement positif).
Il n'y a pas de mal à se faire plaisir !
Par ailleurs, il peut être très utile pour un animateur de réseau de bien connaître les contributeurs éventuels pour repérer le chemin entre leurs préoccupations et le projet.
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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L'outil collaboratif n'existe pas

Description de la ressource : Lorsque l'on souhaite mener un projet de manière collaboratif, on peut être tenté de rechercher l'outil idéal, déjà pensé par d'autre et calqué sur nos besoins. Voici quelques éléments pour vous expliquer pourquoi l'outil collaboratif par essence n'existe pas et en quoi effectuer un choix éclairé en la matière est indispensable pour éviter les déconvenues.

L'outil, un pharmakon

La première chose à toujours avoir en tête, c'est que l'outil n'est qu'un outil. Il faut comprendre par là qu'il n'est pas animé d'une énergie propre : le stylo sur la table est une nature morte.

Dans des mains humaines, il va transmettre l'intention de son utilisateur.ice et pourra faire :
  • ce pourquoi il a été conçu - le stylo écrit
  • ce pour quoi il a été détourné dans un sens - le stylo devient le tuteur d'une plante
  • ce pourquoi il a été détourné dans un autre sens - le stylo est démonté pour servir de sarbacane afin de mitrailler les formateur.ices

Bernard Stiegler (Ars Industrialis) décrit ainsi l'outil comme un pharmakon portant en lui trois propriétés faisant de l'outil à la fois :
  • Un remède vecteur d'émancipation,
  • Un poison source d'asservissement
  • Un bouc émissaire qui camoufle les causes réelles de potentiels dysfonctionnements


L'exemple de Trello

Trello est un service en ligne de gestion des tâches. Il permet par exemple de lister certaines tâches en les rendant visibles à d'autres personnes, d'affecter des tâches à soi et aux autres, etc. A priori ses fonctionnalités peuvent en faire l'outil idéal pour mener un projet de manière collaborative.

Reprenons la notion de pharmakon avec cette exemple :
  • Trello le remède : dans une association d'éducation populaire, chacun a vu sur l'ensemble du tableur, chacun va voir ce qu'il reste à faire le matin, s'attribue lui même une tâche pour la journée, signale aux autres lorsque c'est fat et leur communique où retrouver toutes les information. Personne n'imagine fonctionner autrement tellement c'est idéal !
  • Trello le poison : un nouveau manager débarque dans l'entrepôt logistique. Afin de mieux asseoir son autorité et de contrôler chaque minute de temps des salariés il utilise Trello. Le matin les salariés doivent s'y connecter pour consulter les tâches qui leurs sont assignées. Seul le manager peut agir sur l'outil, les salariés ne pouvant que regarder les tâches qui leurs sont attribuées. Tout le mone peut voir ce que les autres font ce qui est générateur de jalousie, de conflit et de sentiment de surveillance permanent.
  • Trello le bouc émissaire : dans une grande entreprise coopérative, Trello est utilisé pour se répartir les tâches sauf que tout le monde ne prend pas le temps d'y aller. Michel n'a pas réussir à s'inscrire puisque les mails vont dans les spams. Yves trouve que le fond d'écran vert c'est pas super génial niveau karma spectral. Au final rien ne va plus mais c'est la faute de l'outil. Pas de l'incapacité du collectif à accompagner Michel sur sa boite mail. Pas dans l'incapacité du collectif à valider leurs besoins et à faire des concessions sur le fond d'écran.Pas dans l'incapacité du collectif à poursuivre l'usage de son tableau blanc mis à jour à chaque pause café, parce que franchement c'est pas assez chouettos quand on fait d'ans l'innovation sociale coopérative et disruptive.


Faire le deuil de l'outil qui collabore

l'outil ne collabore pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer, qui apprend à le faire et qui finalement choisit ses en outils. Seulement alors, les outils deviennent collaboratifs, mais ne le sont jamais par essence.

Cela pourrait paraître décevant, mais c'est finalement rassurant car l'outil que nous souhaitons pour collaborer sereinement est convivial : c'est l'outil qui nous permet de travailler au gré de nos envies dont nous voulons, pas celui qui travaille à notre place sans nous consulter et encore moins celui qui nous travaille. Pour aller plus loin sur la notion de convivialité (au sens d'Illitch), consultez la fiche dédiée .

Co-élaborer le cadre d'usage des outils

Formuler les usages

L'outil collaboratif est donc à construire, et il est le fruit d'un choix négocié entre les différents univers culturels de ses utilisateurs. Utilisateurs, financeurs, webmaster et autres parties prenantes vont devoir se mettre d'accord et faire chacun des compromis entre la situation idéale et celle que chacun est à même d'accepter.

Pour que l'outil s'approche au mieux des besoins réels, il est conseillé d'en décrire le plus précisément possible les usages attendus. Cela permet de formaliser précisément la nature du besoin sans se laisser influencer par des possibilité techniques déjà connues, des vieux codeurs qui rechignent à changer leurs habitudes ou des peurs irrationnelles d'utilisateurs qui pourraient peut-être être formés. Pour faciliter la définition des usages liés outils, trois choses peuvent aider :
  • Se mettre en tête qu'il existe une solution technique pour quasiment tout usage. la technique est en effet souvent un faux problème.
  • Formuler son usage à l'aide de la phrase "En tant que... je souhaite que... afin que..."
  • Définir les contextes de ces usages à l'aide d'un tableau à quatre entrées : Synchrone / Asynchrone et Présentiel / Distanciel. un tableau blanc peut parfois suffire alors même qu'on y aurait pas pensé ! Pour comprendre ces distinction, consultez la fiche "Différents espaces-temps"

image ccbysa_cyrillegiquello_espacetemps.png (59.6kB)
Illustration des contextes d'usages liés à différents outils - CC by SA - Cyrille Giquello

Choisir l'outil correspondant à ses usages

Une fois les usages attendus formalisé, l'outil peut enfin être choisis. Vous en trouverez un certain nombre parmi ces fiches , que vous pouvez trier par usages.
Vous devriez alors pouvoir effectuer des choix éclairés en la matière pour placer l'outil au service de vos usages.


Définir des règles d'usage

Il s'agit ici de traduire les usages formulés pour l'outil en des termes concrets qui correspondent à ses conditions d'usage optimales dans le contexte. On peut ici préciser un certains nombres d'éléments :
  • Les rôles associés à l'outil : qui l'administre ? qui l'utilise ? qui y a accès ?
  • Les éléments liés à la confidentialité : comment sont utilisés les données ? Qui peut consulter les informations qui y transitent ?
  • Comment l'utiliser efficacement : à quel moment notifier par mail ? Combien de message ais-je droit d'y poster ? A quelle fréquence dois-je m'y connecter ?

Ces règles d'usage sont indispensables car c'est à travers elles que l'outil, s'il est convivial, s'adaptera réellement aux usages formulés par le collectif. Sans ces règles d'usage, impossible de paramétrer de manière adaptée l'utilisation de l'outil.

image liste.jpg (0.3MB)
Lien vers: https://interpole.xyz/?UsageArtefacts
Je veux un exemple !

Ritualiser la remise en question du cadre d'usage

Le cadre d'usage fixé un moment donné va nécessairement devenir obsolète avec le temps aussi, et afin de ne laisser nos fonctionnements être immobilisés par les usages du passé, il faut ritualiser des temps de remise en cause de ces règles. Il s'agira dés lors d'un processus itératif qui s'améliorera et s'adaptera en continue en s'appuyant sur chaque nouvelle expérience positive ou négative.

Pour réinterroger, certains moments peuvent être particulièrement adaptés : les assemblées générales, les premières réunions de conseils d'administrations, les réunions d'équipes, la rentrée scolaire, etc. Lors de ces moments il convient de ré-itérer le processus d'outillage dés la phase d'expression des usages, ce qui peut potentiellement nous amener à changer d'outil. Il ne faut en effet pas hésitez à faire un bilan des vécus des uns et des autres vis à vis des outils expérimentés ou de besoin non remplis par les outils en places.

Rendre visible le cadre d'usage

Une fois défini, le cadre d'usage ne sera utile que s'il est communiqué, lisible et facilement accessible. Cela peut se faire en l'affichant dans l'espace commun, en l'intégrant à la page d'accueil ou à travers la mise en place d'une gare centrale (voir la fiche dédiée ).

On peut alors espérer...

Si l'on prend le soin de rendre conviviaux les outils que l'on utilise, notamment lorsqu'ils sont numériques, nous pouvons espérer sans trop nous tromper qu'ils nous permettent :
  • De rester en lien même à distance
  • De produire localement des connaissances rendues disponibles mondialement
  • Nous organiser collectivement à un très grand nombre
  • Générer des métissages à même de relever de manière non violente les défis qui se posent à l'humanité
  • De bien vivre, dès maintenant

Mais n'oublions pas...

Nous finirons sur les outils comme nous avons commencé : l'outil collaboratif n'existe pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer. Si nous souhaitons mieux agir collectivement, c'est donc nos capacités individuelles et collectives à le faire qu'il faut développer.

Source de cette mise en mots : carte mentale de Laurent Marseault.
Thématique de la ressource : L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource : Outil réseau, laurent Marseault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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La posture de l'animateur.rice

Description de la ressource :

Du dictateur bienveillant au fondateur-fossoyeur


Du risque de ne pas travailler sur l'implication et le renouvellement

S'il est normal que l'animateur assume un côté "dictateur bienveillant" lorsque le groupe/projet est au stade "enfant (voir la fiche "maturité des groupes"), cette posture doit s'atténuer au fil du temps sous peine de se transformer en "fondateur-fossoyeur" : c'est à dire la personne, souvent charismatique et visionnaire, qui a rendu le groupe/projet tellement dépendante d'elle que tout s'écroule le jour où cette personne part.


Le flair de l'animateur-ice


Ou l'art de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surgissent

En tant qu'animateur, nous avons tendance à voir arriver les problèmes de loin, et il nous est naturel de vouloir les résoudre. Le problème est que les membres du groupe ne voient rien et ont l'impression que tout va bien, alors l'animateur sue sang et eau.
Laisser quelques problèmes survenir, lâcher-prise sur quelques sujets permet de rendre visible l'activité, les tâches et ainsi de rendre le groupe plus autonome et plus conscient.

Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention


En intention, le coordonnateur-ice prévoit dès le début les objectifs, les résultats à atteindre, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... c'est la méthodologie de projet traditionnelle.

En attention, l'animateur-ice
  • crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...),
  • doit faire émerger les besoins collectifs
  • doit être ensuite réactif pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif
C'est la méthodologie de projet coopératif
Pour résumer : l'animateur-rice doit apprendre à...
  • mettre ses idées de côté
  • privilégier l'écoute et l'observation
  • être concentré-e sur le processus plutôt que sur le résultat
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance, Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne, Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux, retravaillé par Nicolas Geiger
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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Les 8 R d'une réunion ritualisée réussie :-)

Description de la ressource :
  • Recentrage / Météo
  • Régalade
  • Ralades
  • Rencontres de la semaine
  • Les sujet dans l'R : ordre du jour en commençant par c'est une info, discussion, décision
  • Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée) - 1 min par décision (remontée ou pas)
  • Réunion à venir : quand ?
  • Recentrage / Météo
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Jean-François ROCHAS-PARROT
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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La prise de note collaborative : trucs et astuces

Description de la ressource : En prenant l'exemple de framapad, nous allons explorer ici l'intérêt de la prise de note partagée, partager quelques trucs et astuces et les écueils à éviter.


Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?


C'est un document collaboratif en ligne où chacun peut écrire simultanément:
  • Chacun dispose d'une couleur pour écrire
  • On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
  • On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
  • Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien

Pour plus d'infos sur le fonctionnement et les fonctionnalité de cet outil, consulter la fiche dédiée

Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?


On peut se servir du pad à différentes occasions :
  • En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
  • Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
  • Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
  • Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.

Les principaux avantages de l'écriture partagée :
  • comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
  • égalité entre les preneurs de notes
  • évolutif
  • régulateur
  • générateur d'intelligence collective
  • transparent
  • une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe

Quelques idées de règles d'utilisation


Comme tout outil collaboratif, le pad nécessite des règles partagées d'usage pour pouvoir en profiter au mieux. Ces règles ne sont ni universelles ni exclusives, juste indicatives :
  • Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
  • Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
  • Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
  • Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
  • Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
  • Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
  • Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement

Les Limites :

Le pad est ouvert à toute personne disposant du lien : peu de chance de le trouver par hasard, mais important à avoir à l'esprit pour éviter toute fuite d'information TopSecrète ! Il faut toutefois savoir que dans la future version du logicielle (en cours de développement suite à un financement participatif l'année dernière), il sera possible de gérer les droits d'accès et d'avoir une liste de ses propres pads.

Ces outils nécéssitent beaucoup de bande passante, la bonne qualité de l'accès internet est donc indispensable.

Il faut également avouer que les fonction d'import et d'export (exception faite du format PDF) sont assez maladroites, et dans un sens comme dans l'autre il faut revenir sur la mise en page une fois le document importé/exporté. C'est notamment pour cette raison que les pads ne sont pas adaptés à de gros documents ou dossiers, très laborieux à remettre en page ensuite.
Autres ressources :


Créer un pad :


Les pads reposent sur un logiciel libre développé par Framasoft. On peut donc directement créer un pad sur leur site (framapad.org), mais il est conseillé si on en a les moyens de l'installer sur son propre serveur. A Tours, Cyrille C. en héberge, il est donc préférable d'utiliser ceux-là plutôt que ceux de framasoft afin de ne pas saturer leurs serveurs.

Pour créer un pad, c'est donc par ici: http://framapad.org/ !

Une fois sur la page de création des pads, vous pouvez soit cliquer sur "New Pad", qui générera un nom automatique, ou bien choisir vous même le nom de votre pad (c'est préférable pour s'y retrouver !).
Thématique de la ressource : Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande, augmentation par les participants à l'atelier de coconstruire en 2019
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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Il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis...

Description de la ressource : Cela peut paraître une évidence, mais il est possible de prendre des décisions temporaires : tester des options pour les valider ou les invalider. Rien ne vaut les fameux PPPPP : le Prochain Plus Petit Pas Possible.
La question à se poser est alors celle de la réversibilité du choix : pourra t'on revenir en arrière?
Il est également possible de tester plusieurs options en parallèles afin de choisir in fine celle ou celles qui fonctionnent le mieux. Dans une société d'abondance (d'informations, d'outils....), il n'est pas forcement nécessaire de ne conserver qu'une seule option.
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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A propos des décisions à distance (Loomio, Framavox...)

Description de la ressource : Un certain nombre de décisions peuvent être prises à distance afin d'alléger les réunions en présence et laisser la place au débats complexes.

Les décisions à distance peuvent notamment être très utiles :
  • pour les décisions courantes
  • pour garder trace des décisions et des débats y ayant amené

Les décisions à distance ne nous paraissent pas très adaptées pour :
  • Les décisions critiques.
  • La levée des oppositions dans la décision par consentement (un peu laborieux à distance)

Une hypothèse à valider ou invalider par plus d'observation serait qu'il est plus facile de refuser et de dire non à distance : il est possible qu'un certain nombre de décisions refusées en distance ne le seraient pas en présence (pas très scientifique, mais instinctif comme analyse :-) )

A lire :
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Identifier de grandes "familles de décisions"... et leurs modalités délibératives

Description de la ressource : Un collectif peut-être amené à prendre différents types de décisions, il est important qu'ils soient identifiés et qu'un process de prise de décision leur soit associé.

Cela peut donner :
  • les décisions critiques : pour lesquelles on prend le temps de laisser chacun y prendre part (Élire le Conseil d'administration, engager un budget important, effectuer une embauche,...)
  • les décisions liées à un sujet : qui peuvent être déléguées à une personne, à un groupe de travail, à un rôle,... ( Organiser un événement,...)
  • les décisions du quotidien : elles sont réversibles et je peux les prendre en autonomie pourvu que j'en informe le collectif (Réaménager un espace, corriger des fautes sur le site internet, ...)
  • etc...

Pour nous aider, on peut utiliser une matrice qui permette à chacun d'identifier dans quel champs rentre une décision qui doit être prise et les modalités délibératives associées, voir à ce sujet la matrice développée par POP dans son cahier d'activité des Tiers Lieux (voir ci-dessous)
prise de décision
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Tous les sujets ne méritent pas des décisions collectives.

Description de la ressource :
  • Il est indispensable que le collectif ne vienne pas brider l'initiative individuelle, mais au contraire l'encourager et l'amplifier.
  • Donner l'illusion de la décision, faire décider de tonnes de détails insignifiants est une excellente stratégie pour éviter de faire décider de l'essentiel....
  • Quelqu'un a dit à propos des actions réversibles "Si tu demande à quelqu'un de valider une petite décision, il va se faire un devoir de trouver la petite bête, si tu agis, il te remerciera de l'avoir fait à sa place"
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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Maturité des groupes

Description de la ressource : Groupe enfant, adolescent, adulte...et cri de l'animateur-ice

Un groupe progresse suivant différents niveau de maturité.
  • Lorsque le groupe est enfant, c'est avant tout l'animateur-ice qui prend les initiatives (on parle alors de "dictateur bienveillant").
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "C'est moi qui fait tout !"

  • Au bout de 18 mois à deux ans (parfois plus pour des groupes "Tanguy" qui restent très longtemps dans le giron de l'animateur-ice), le groupe devient adolescent. Certains cherchent alors à prendre des initiatives et cela se fait au début contre l'animateur-ice. Ils adoptent alors un rôle de "leader négatif". Cette période parfois dure à vivre comme pour les humains, est fondamentale car elle ouvre la porte à l'appropriation du groupe par ses membres. Pendant cette période, il est difficile souvent pour l'animateur-ice de se justifier voire de protéger le groupe d'un leader négatif qui en allant trop loin, met en péril le groupe.
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Ils font n'importe quoi !"

  • Dans la phase suivante, le groupe devient adulte. Suffisamment de membres se sont appropriés le groupe et sont même prêts à le défendre. Il ne sert à rien de griller les étapes, pour un groupe comme pour un humain, il faut passer par les différentes étapes. Vouloir constituer un groupe adulte de toute pièce dès le départ pourrait s'appeler le "syndrome de Frankenstein"...
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Mais à quoi je sers ?"

  • Parfois le groupe devient sénile. Il peut alors mourir mais peut-être a-t-il essaimé en donnant naissance ou en inspirant d'autres groupes, s'assurant ainsi une descendance.


La maturité d'un groupe peut aussi être traitée selon l'axe coopération/collaboration :
  • La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
  • La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Nicolas Geiger
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Description de la ressource :

Mais au fait, pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Changer les postures. Utiliser une liste de discussion, c'est accepter que chacun puisse s'exprimer et que chaque idée est valable pour faire avancer le sujet qui intéresse le collectif. C'est une manière d'introduire des échanges horizontaux décloisonnant en supprimant la hiérarchie dans les prises de paroles.

Une seule adresse à retenir. Une fois inscrit, l'envoi des messages se fait à une adresse unique, qui est la seule à retenir. C'est donc une bonne manière de n'oublier personne… et de ne pas être oublié !

Gérer individuellement ses abonnements. Qui n'a jamais connu le cas où, après avoir demandé à être retiré d'un groupe d'envoi de mail, une personne n'ayant pas fait la mise à jour continue à vous identifier comme destinataire ? Avec les listes de discussion chacun s'inscrit et se désinscrit individuellement et la modification est effective instantanément, définitivement et pour tout le monde.

Laisser à chacun le choix de sa messagerie. Chaque abonné à la liste peut utiliser son propre logiciel de messagerie et personne n'est contraint de modifier ses habitudes.

L'information vient à vous. Contrairement à des outils qui nécessitent de se connecter et de prendre connaissance des dernières informations (forum, réseaux sociaux,…), aucun service externe ne requiert la création d'un compte. Dés qu'un message est envoyé, chacun le reçoit !

Tirer profit de l'abondance. Recevoir un mail, puis deux, puis trois… jusqu'à se laisser submerger ! Si l'intérêt des listes de discussion est de ne rien rater et de suivre efficacement de nombreux échanges, c'est aussi son principal risque. Pour limiter cet effet indésirable qui a maintenant un nom (infobésité), il est vital de se conformer à quelques règles d'usage (voir ci-dessous) et d'apprendre à bien se servir des fonctionnalités de tri et de filtres que nous offre nos messageries.
Thématique de la ressource : L'outil au service du projet, Autre
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande, Nicolas Geiger
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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Être pragmatique

Description de la ressource : Utiliser des outils facile à installer, configurer, sans compétence technique
Plutôt que d'attendre d'avoir les moyens nécessaires pour créer un dispositif sur-mesure, il vaut mieux commencer dès que la dynamique de réseau frémit à installer quelques outils clés en main, faciles à installer et à utiliser : bricoler en assemblant des outils peu onéreux mais qui permettent de commencer à proposer des démarches coopératives (Google doc, Netvibes...).
Bien sûr c'est imparfait : il serait préférable d'avoir son propre dispositif tout en logiciel libre. Et certains seront peut-être hostiles à l'utilisation de services en ligne gratuits qui stockent vos données avec le risque d'une réutilisation à des fins commerciales. Certes, mais l'animateur de réseau se doit d'être pragmatique. Ces outils sont à utiliser en connaissance de cause et pour ce qu'ils sont : des services en ligne gratuits, et non des outils avec lesquels on peut-être autonome, cependant par leur simplicité d'emploi ils peuvent servir à faire émerger la dynamique coopérative.
On attendra de voir de vrais usages se mettre en place avant de passer à du développement spécifique si nécessaire.
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Réunion à distance : après la réunion

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .

Renvoyer un mail

Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ. Cela réintègre aussi les absents et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes

Pour sortir un CR des notes brutes. penser à l'exporter / le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

Se rencontrer en physique

Des fois on échange en visio mais on se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout ça crée une étrange convivialité "on se connaît mais on se connaissait pas".

Se programmer une pause

Au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose

Evaluer et tirer les leçons

Si le tour de clôture ou les échanges en off après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio prenaient les comme des cadeaux ! L'animateur peut même tendre cette perche en proposant en debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Maintenir la dynamique entre deux réunions

Description de la ressource :

Gérer les absences

Les absents ont-ils toujours tort ? En tous cas ils sont souvent les grands oubliés des réunions!
En réalité, tenir au courant les absent.e.s des avancées d'un projet est un facteur clé d'implication. N'oublions pas que beaucoup de personnes participantes qui ont l'air "inactives" ou sorties du projet suivent en réalité les avancées et seront prêts à se ré-impliquer pour peu qu'on leur en donne les moyens.


Il y a donc nécessité à ne pas oublier de tenir au courant les absents de ce qui s'est dit lors de la réunion précédente.
Comment faire ?
  • Envoyer le relevé de décision rapidement
  • Envoyer le compte-rendu intégral, le rendre disponible à la lecture
  • Envoyer une synthèse, intermédiaire entre le relevé de décisions et le compte-rendu intégral
  • Rappeler la date choisie pour la réunion suivante

Mais surtout dans l'idéal , prendre le temps de rappeler les gens et de leur faire un résumé de ce qui s'est passé, rien ne vaut le contact humain et direct qui permet de poser des questions et de lever les incompréhensions de l'écrit!
  • L'animateur/facilitateur n'est pas forcément celui qui doit s'en charger
  • Il s'agit d'une tâche facilement partageable avec le reste du groupe (chacun s'engage à recontacter un absent par exemple).

Et pour rappel : ne supprimez surtout pas les gens qui vous semblent inactifs de vos listes de discussions, diffusion, boucles mails, groupe Framateam ou Slack...
Souvenez vous que c'est dans le vivier des observateurs ou inactifs que se trouvent les futurs participants proactifs et réactifs!!!

Pour aller plus loin, lien vers fiche Implication : https://interpole.xyz/?SurLImplication

Usages du compte rendu

Un compte rendu est par nature un récapitulatif de la réunion. Il contient des parties essentielles, qui doivent être lues afin de garantir le suivi des avancées du projet par toutes et tous. Comment s'en assurer ? Quelques conseils pratiques.

Le compte rendu efficace répond à quelques critères :
  • il est exhaustif : il rend compte de la réunion dans sa totalité
  • il est validé collectivement par les personnes ayant assisté à la réunion
  • il est accessible sur la durée par toustes
  • il contient un relevé de décisions

Dès que possible, le lendemain de la réunion au plus tard, envoyer un message commun via email, dans lequel on retrouvera le relevé des décisions dans le corps même du mail.

La date de la réunion étant fixée et connue, il est primordial de mettre les participant.e.s au même niveau d'information. Pour cela préparer un message (mail) à envoyer 1 ou 2 jours avant renvoyant vers la gare centrale précisant :
  • un rappel du relevé de décision (pour un suivi des décisions global)
  • l'ordre du jour
  • les documents préparatoires
  • les présent et les absents qui s'inscrivent dans l'espace de co-écriture
  • éventuellement les rôles attribués pour cette réunion (animation, écriture...)

Enfin, pour le suivi global du projet, penser ensemble à créer un lieu accessible à toutes et tous : la gare centrale. Elle est structurée selon les besoins du groupe, et peut prendre différentes formes : un wiki, un tableau Trello, ...
(lien vers la catégorie d'usage : proposer une gare centrale)
Attention ! un pad est par définition un outil temporaire et ne saurait faire office de stockage de compte-rendus à long terme. Pensez à exporter vos textes, sinon ils seront supprimés !

Mise en place et suivi du plan d'action


Prendre des décisions en réunion, c'est super ! Mais encore faut-il les mettre en œuvre. Comment s'organiser pour le faire ?

Un principe relativement simple, pour l'information de tous est de faire une liste des choses à faire (ou to-do list) en haut du relevé de décision de la réunion accessible à tous :
  • Tâche à effectuer ou projet à mener
  • Référent/animateur du groupe projet
  • Membre du groupe
  • Date de rendu/étapes

L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
  • Pour organiser au mieux les sous-groupes, il est possible de se répartir des rôles et/ou des tâches.

Le rôle critique est celui de l'animateur, il doit veiller :
  • à inviter largement les participants qui n'étaient pas à la réunion à venir rejoindre le groupe (dans le cas d'un groupe ouvert)
  • à tenir à jour la gare centrale du projet (voir gare centrale) qui rassemble toutes les informations clés :
  • Membres du groupes, contact, nom, description rapide si possible
  • Calendrier du projet
  • Les étapes (en cours à faire...)
  • Le prochain rdv
  • Les outils utilisés pour travailler : documents clés, liens ou lieux de rdv, etc.
  • à garantir les conditions de production du collectif: si vous sentez que le groupe a du mal à avancer en asynchrone, il est possible d'organiser des temps de productions en synchrone à distance (sprint d'écriture, méthode pomodoro...). Si au contraire les participants ont besoin de produire chacun de leurs côté il faut qu'ils puissent s'extraire du collectif.
  • à faire remonter les besoins spécifiques du sous-groupe au collectif. En effet, il est fort possible de des sous-groupes qui travaillent en parallèle puissent rencontrer des problèmes similaires qui ont déjà été solutionner. partager ses difficultés et demander de l'aide à l'extérieur est un facteur fort favorisant d'implication et de connaissance.

N.B : Il est possible de désigner un animateur tournant !
Lien vers fiche Distribuer les rôles : https://interpole.xyz/?DistribuerDesRoles

Distance entre les réunions

Lorsque l'on travaille en équipe, et à distance, il est primordial de construire un lien solide entre les personnes. Afin que ce lien reste fort et que le projet avance et soit suivi par les parties prenantes, penser à faire des points réguliers.
Si les réunions en présence ou certaines réunions à distances seront plus longues, plus décisives, il peut etre bon de garder des réunions courtes et régulières, ce seront des réunion intermédiaires.
Pour des réunions intermédiaires à distance
  • Envoyer un mail (rituel) d'apports ou de documents préparatoires / état d'avancement
  • Rappeler la date de la réunion suivante et/ou la décider avec un sondage de date (à remplir par toustes) ou en présence pendant la réunion (le plus simple)
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance, Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Célia Goncalves, Mélanie Lacayrouse
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

FIN

Contenu en ligne sur la page : https://interpole.xyz/?EbookPreparerEtAnimerDesReunionsADistanc2 .pdf