La gare centrale est un espace de partage d'informations, physique ou virtuel, qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.
En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun ;
un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun ;
un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevés de décisions ;
un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien ;
un tableau de bord qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages ;
un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'informations nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit.
Que trouve t-on dans une gare centrale ?
Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.
Pour favoriser une gouvernance collective
Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...).
Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement.
Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun en rendant lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil dʼadministration, comité de pilotage, etc.).
L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements...).
L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun.
Pour conserver la mémoire
L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet.
Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action.
Les relevés de décisions qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués.
Pour agir collectivement
La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage définies par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc.) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
Les modalités d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution, etc.).
La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé de façon à agir en ayant une vision d'ensemble.
Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités...).
Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.
La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.
Avec quels outils créer une gare centrale ?
Dans certains cas il est pertinent d'avoir une gare centrale physique : un grand tableau devant lequel on passe souvent et facile à mettre à jour.
De nombreux outils numériques peuvent être utilisés pour contruire une gare centrale, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles. Pour en savoir plus
En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalités) au plus complexe (mais plein de possibles).
Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
Une simple page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité ou évolue peu, une simple page html est largement suffisante !
Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est le papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dès lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bord conçus pour agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableaux dédiés à une équipe.
Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc.). Il s'agit d'un logiciel libre. Il rencontre une limite dès lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
Yeswiki : c'est un logiciel de création de sites webs collaboratifs, facilement modifiables par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outils mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
