Mode d'emploi

• Faire le point sur le nombre de personnes souhaitant participer : au delà de 10 personnes, toutes les solutions libres, disponibles gratuitement, ne seront pas adaptées. Il s'agira alors de s'orienter vers une solution libre payante, type un BigBlueButton, proposé maintenant par de nombreux fournisseurs.
• Vérifier que les participant.es ont le matériel adapté : micro-casque pour éviter les boucles sonores et webcam pour se voir !
• Proposer à chacun.e des participant.es de faire un test "image et son" AVANT l'interaction prévue pour vérifier son matériel
• Pour les solutions accessibles directement en ligne, ouvrir dans son navigateur le site web du service souhaité
• Créer un "salon" et en envoyer le lien à l'ensemble des participant.es. Transmettre le lien 24 heures avant la visio-conférence est l'idéal.
• Pour un réseau ou un groupe amené à échanger régulièrement, choisir un nom de salon facile à mémoriser, le lien restera toujours le même et les personnes pourront facilement le retrouver !
• Proposer un accueil 15 minutes avant le début de l'interaction pour que chaque personne puisse s'assurer que son et image fonctionnent, les derniers calages techniques sont souvent nécessaires !
• Bien positionner les webcams pour que les visages soient visibles de face et éclairés plutôt que vus d'en dessous et à contre-jour !
• Autoriser son navigateur à utiliser micro et caméra lors de la connexion
• Commencer à discuter en n'oubliant pas : de ne pas se couper la parole, d'utiliser le chat pour réguler l'échange, de supprimer la vidéo si elle n'est pas nécessaire.
• Ne pas hésiter à réduire la qualité vidéo pour privilégier le flux audio - ceci se fait via les paramètres de la visio. Cela laissera plus de bande passante pour la qualité audio !

• Framatalk
• Jitsi
• Les différents CHATONS qui offrent des services BBB (Big Blue Button)

Mode d'emploi

• Rédaction collaborative avec identification des auteurices
• Chat de commentaires et régulation
• Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

Les avantages

• Cela permet d'aller plus à l'essentiel (personne n'a envie de perdre du temps au téléphone),
• Cela permet d'en organiser plus souvent, sur des formats plus courts : plus de réactivité et d'efficacité !
• Cela rend inutile les compliquées vidéo-projections : on peut travailler en même temps sur le document ou le compte-rendu avec les outils adaptés,
• Cela permet d'économiser de l'argent en transports !

Les points d'attention

• Les soucis technologiques : on en revient souvent au "bête" téléphone… Autant partir de là directement si la vidéo n'est pas indispensable ! Ou bien prévoir un rendez-vous quelques minutes avant l'heure prévue pour régler tous les soucis techniques.
• Le contenu : il est encore plus nécessaire de bien identifier l'ordre du jour, les conclusions… on peut s'appuyer pour cela sur une prise de note partagée du compte-rendu !
• L'animation de la réunion : bien penser à identifier qui est au bout du fil, qui prend la parole (redire son prénom par exemple...).
• Et attention si seulement une ou deux personnes sont à distance de leur laisser la parole régulièrement, y compris en les interpellant directement !

Les avantages

• L'ouverture : Permettre à un nombre élargi de s'engager dans le processus d'écriture renforce l'implication possible.
• La réduction des mails : un support d'écriture collaborative réduit considérablement les échanges mails et centralise le travail commun en un seul endroit; avec, en prime moins de risque de perte et conflits de versions.
• L'enrichissement de la production: en prenant différentes postures, de contributrices à éditrice en passant par relectrice, les regards croisés vont permettre d'arriver, en temps réel à la version la plus aboutie possible.
• L'optimisation du temps : en organisant l'élargissement de la contribution, la charge de travail pour chacun.e est ainsi allégée.
• La réactivité : le travail ouvert permet de suivre en direct les avancées, manques, besoin de production et facilite l'identification des points de blocage. Cela soutient une "réactivité" partagée.

Les actions-clés

• Faire un premier test à partir d'un service accessible sans barrière technique style création de compte personnel
• Se mettre en mode jeu de "bac à sable" pour tester les fonctionnalités techniques, sans pression
• Découvrir et s'approprier les possibilités de "versioning" (retours en arrière sur les versions précédentes) pour revenir en arrière sur le travail mené.
• Dans certaines situations, mettre en place une protection du document par mot de passe partagé permet de rassurer sur le degré d'ouverture !

Les points d'attention

• Identifier les personnes qui interviennent : sur certains outils (les pad) cela peut se faire via des couleurs, intégrer quelque part sur le document des coordonnées de contact. Cela permettra de s'interpeller, de réguler et de créditer dans la production les personnes qui se sont impliquées !
• S'accorder sur les règles communes d'écriture. Par exemple : où et comment se notent les questions ? Comment faire des suggestions de modifications ? Sur quoi peut-on supprimer ce qu'une autre personne a écrit ? Comment se tranchent les désaccords de termes ?
• Réguler en cours d'écriture les difficultés rencontrées dans le processus, pour que chacun.e trouve sa place. Le plus facile sera de commencer par tester sur une production simple pour faire un apprentissage collectif.
• Identifier et différencier les rôles dans l'écriture afin de ne pas trop se "marcher sur les claviers". Et, par exemple, une personne sera identifiée comme l'éditrice finale pour être sur que la production finale est effectivement finalisée !

• La préparation amont devient encore plus importante. Improviser un ordre du jour au téléphone est très compliquée ! Envoyer le lien vers la salle de conférence ou le numéro de téléphone, savoir de quoi l'on va parler, partager le lien vers le document partagé du compte-rendu, diffuser les documents au sujet desquels on va discuter... est particulièrement important.
• Le canal de secours : si l'on prévoit de faire une visio-conférence, que fait-on si ça ne marche pas (pour éviter de passer 30' à tenter de régler le problème technique) ? Petit conseil : le téléphone est le plus efficace dans l'immense majorité des cas (et à 3 ou 4 personnes, la plupart des téléphones et smartphones intègrent des fonctionnalités de conférence téléphonique)
• L'appui technique disponible et joignable : identifier en amont, pour chaque participant, à qui il peut demander de l'aide (si possible quelqu'un qui ne participe pas à la réunion, et qui est physiquement accessible !)
• Le compte-rendu partagé en direct pour la personne qui a des soucis techniques : solution simple et efficace d'être certain qu'on est sur la même longueur d'onde, et pour permettre de suivre pour des personnes qui prennent le train en route ou qui n'auraient pas réussi à rejoindre la réunion pour des raisons techniques.
• La présence d'un·e ou plusieurs animatrice·teurs avec des fonctions bien identifiées : les règles de prise de parole, la synthèse, l'appui au décisions.
• Dès le début de la réunion, rappeler les règles collectives de prise de parole, la façon dont les temps sont organisés pour permettre interrogations, échanges, expressions, l'intérêt de couper les micros quand on ne prend pas la parole
• S'assurer que l'ordre du jour est suivi, et encore plus qu'en présentiel, recentrer les échanges pour ne pas "perdre le fil"
• Inviter l'ensemble des participant.es à s'exprimer à différents moments,
• Prévoir des temps courts d'inclusion, de synthèse et d'au revoir pour se quitter sur ce qui a été constructif — ou plus compliqué..

Mode d'emploi

• Souscrivez à une offre pour votre équipe (nous recommandons d'en prendre une vous permettant d'avoir la main sur votre NextCloud)
• Vous pouvez également créer un compte individuel — gratuit ou payant pour du stockage ou des fonctions supplémentaires — pour vous familiariser avec l'outil, ou l'utiliser à titre personnel ! Certains fournisseurs proposent des offres adaptées pour les équipes en gérant plusieurs comptes individuels ensemble plutôt que prendre un NextCloud entier. Soyez attentifs, certaines offres proposent une intégration de NextCloud avec d'autres outils qui peuvent s'avérer pratique grâce à un seul et même compte par utilisateur !
• Testez et choisissez avec soin les applications de NextCloud que vous allez mettre en œuvre (parmi celles qui vous sont accessibles), pour trouver le bon équilibre des pratiques par rapport aux besoins réels (cela peut passer par la réalisation d'une analyse des pratiques en amont),
• Pour la fonction de base (la gestion documentaire), déterminez l'arborescence collective des fichiers et les règles de gestion de cette arborescence en plaçant vos utilisateurs dans un ou des Groupes et en créant un (ou des) "Dossiers de groupe" qui seront communs à tous ces utilisateurs, et réglez les paramètres de partage dans ces dossiers. Pour les besoins plus spécifiques, NextCloud propose aussi un contrôle avancé des droits par utilisateur ou groupe dans un dossier de groupe.
• Prévoyez un temps de formation, si besoin avec un tiers (votre fournisseur de service propose peut-être cela) pour votre équipe,
• Installez les applications NextCloud : sur votre ordinateur pour synchroniser les données si nécessaire, et sur smartphone pour accéder facilement à vos données ou les conserver hors ligne. Synchronisez vos calendriers et carnets d'adresses avec vos applications de bureau ou smartphones favorites,
• Attention, ne vous reposez pas entièrement sur le "cloud" : un serveur en ligne n'est qu'un (gros) ordinateur. Assurez-vous que des sauvegardes sont bien réalisées du côté du fournisseur du service et réalisez-en de votre côté également. De plus, le stockage en ligne est énergivore et coûteux, limitez-le aux documents qui ont réellement besoin d'être partagés. Vos archives peuvent être centralisées en local (mais bien sauvegardées de manière redondante en plusieurs endroits si possible pour les archives sensibles). Considérez l'acquisition d'un NAS (disque dur réseau) pour votre structure si ce n'est pas déjà le cas, à cet usage. Vous pourrez paramétrer l'ensemble pour consulter le contenu du NAS depuis NextCloud en ligne via une application NextCloud spécifique.

• Stockage et partage de fichiers
• Synchronisation avec des ordinateurs
• Applications mobiles
• Agenda
• Carnet d'adresses
• Gestion de tâches
• Discussions instantanées
• Catalogue d'applications diverses
• ...

• Zaclys
• Indie hosters

Mode d'emploi

• Rédaction collaborative avec identification des auteurices
• Chat de commentaires et régulation
• Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

Mode d'emploi

• Souscrire un abonnement : ces suites bureautiques en ligne nécessitant de gros serveurs pour fonctionner, peu de services peuvent se permettre de l'offrir et leur utilisation est souvent payante. Ces logiciels sont généralement intégrés à un autre, qui permet d'organiser les fichiers et de les créer (NextCloud par exemple).
• Depuis cet outil, créer un document : texte, feuille de calcul ou diaporama !
• Partagez le document de la manière que permet l'outil dans lequel vous avez créé le fichier
• Commencez à écrire à plusieurs (jusqu'à 4-5 utilisateurs maximum généralement)
• Ces systèmes en ligne sauvegardent généralement automatiquement, mais soyez vigilants au cas où !
• De même, vous pouvez généralement revenir sur des versions précédentes de votre fichier (il y a 1h, 1j, 3j, etc.) depuis l'outil de gestion des fichiers.
• N'hésitez pas à fouiller les options disponibles !

• Traitement de texte
• Diaporama
• Présentations
• Tableur
• Rédaction collaborative (commentaires, suggestions, etc.)

Les avantages

• L'ouverture : Permettre à un nombre élargi de s'engager dans le processus d'écriture renforce l'implication possible.
• La réduction des mails : un support d'écriture collaborative réduit considérablement les échanges mails et centralise le travail commun en un seul endroit; avec, en prime moins de risque de perte et conflits de versions.
• L'enrichissement de la production: en prenant différentes postures, de contributrices à éditrice en passant par relectrice, les regards croisés vont permettre d'arriver, en temps réel à la version la plus aboutie possible.
• L'optimisation du temps : en organisant l'élargissement de la contribution, la charge de travail pour chacun.e est ainsi allégée.
• La réactivité : le travail ouvert permet de suivre en direct les avancées, manques, besoin de production et facilite l'identification des points de blocage. Cela soutient une "réactivité" partagée.

Les actions-clés

• Faire un premier test à partir d'un service accessible sans barrière technique style création de compte personnel
• Se mettre en mode jeu de "bac à sable" pour tester les fonctionnalités techniques, sans pression
• Découvrir et s'approprier les possibilités de "versioning" (retours en arrière sur les versions précédentes) pour revenir en arrière sur le travail mené.
• Dans certaines situations, mettre en place une protection du document par mot de passe partagé permet de rassurer sur le degré d'ouverture !

Les points d'attention

• Identifier les personnes qui interviennent : sur certains outils (les pad) cela peut se faire via des couleurs, intégrer quelque part sur le document des coordonnées de contact. Cela permettra de s'interpeller, de réguler et de créditer dans la production les personnes qui se sont impliquées !
• S'accorder sur les règles communes d'écriture. Par exemple : où et comment se notent les questions ? Comment faire des suggestions de modifications ? Sur quoi peut-on supprimer ce qu'une autre personne a écrit ? Comment se tranchent les désaccords de termes ?
• Réguler en cours d'écriture les difficultés rencontrées dans le processus, pour que chacun.e trouve sa place. Le plus facile sera de commencer par tester sur une production simple pour faire un apprentissage collectif.
• Identifier et différencier les rôles dans l'écriture afin de ne pas trop se "marcher sur les claviers". Et, par exemple, une personne sera identifiée comme l'éditrice finale pour être sur que la production finale est effectivement finalisée !

• Qui valide ? Tous les contributeurs, un groupe prédéterminé ?
• Quelle forme pour les retours ? Remarques, réécriture en direct (en gardant une trace de l'ancienne version — ou non), suggestions de formulations via des commentaires… Prévoir un espace pour les commentaires "d'ensemble".
• Quels seront les moments pour réagir ? Au fil de l'eau, vagues de relectures, versions...
• Qui compile les commentaires, sollicite les validations et comment sont gérés les éventuels désaccords ? Système hiérarchique : un·e chef·fe de projet aura le dernier mot ; horizontal : consensus ou consentement de tou·te·s ; système de médiation ?

• qui doit décider ?
• qui «décide qui décide» ?
• qui décide de quoi ?
• qui décide pour qui ?
• qui sera le garant des décisions prises ?

• 1. Pour les décisions du quotidien cela va se faire à un niveau individuel, sans forcément en référer à toutes et tous : je décide de corriger des fautes d'orthographe dans un document partagé, de mettre à jour un fichier avec des informations, etc.
• 2. Pour les décisions liées à un sujet cela va se faire "à la volée" lors d'un temps d'échange à distance, via un sondage (pour une date par exemple). Il sera important que la prise de décision soit visible et actée pour ne pas "revenir" dessus !
• 3. Pour les décisions"critiques" qui ont un impact fort, deux points sont à considérer avec une grande attention :
  • Les personnes qui vont participer à la décision ont-elles toutes accès à un niveau d'information suffisant pour appréhender les tenants et les aboutissants, envisager les conséquences de la décision et penser les différentes options ? Cela implique que les personnes aient effectivement accès aux informations nécessaires pour prendre part à la décision.
  • Le processus de prise de décision est-il compris par toutes et tous : cela peut passer par un vote à distance, l'élaboration d'une position commune via un texte, une maturation de décision en visio. Parfois ces décisions critiques gagnent à être prises en présentiel, mais quand cela n'est pas possible, cela implique de mettre beaucoup de soin à l'organisation de la prise de décision à distance. Quels que soient les dispositifs numérique mobilisés.

Mode d'emploi

• Rédaction collaborative avec identification des auteurices
• Chat de commentaires et régulation
• Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

• 1. Créer son vote ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est Framadate.
• 2. Choisir et entrer les options soumises aux personnes qui participent au vote : choix, oui/non/abstention, etc. Se fixer à 3 ou 4 possibilités maximum - sous peine de nouvelles discussions sur les termes du vote.
• 3. Envoyer le lien du sondage à l'ensemble des personnes concernées. Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les résultats du vote ne soient pas dilués dans le temps. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
• 4. Au regard des résultats, acter le résultat du vote !
• 5. Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer les résultats du vote.

• Accès à internet nécessaire

• Fixer une date de réunion.
• Prendre une décision

• Ne proposer que des dates où les personnes dont la présence est indispensable sont disponibles.
• Éviter de proposer trop de dates, cela dilue les réponses. Conséquence possible : la date qui a eu le plus de suffrages ne correspond qu'à une minorité du groupe.
• Fixer une date de fin du sondage.
• Attention quand on a plusieurs Framadate en cours : en tenir compte dans ses réponses.

• Il répond parfaitement aux besoins des groupes à trouver une date commune.
• Le fait que les participants voient les réponses des autres incitent à trouver un consensus.
• C'est un outil très très simple d'utilisation, son introduction dans des groupes débutants peut constituer une première étape, une "petite expérience irréversible".
• Logiciel libre.
• Hébergé par une association Loi 1901 : pas d'appropriation, ni de revente des données.
• Il évite de bourrer sa boite mail inutilement quand on doit caler une date à plusieurs.

• L'outil ne résout pas les problèmes de manque de disponibilités.
• Ce sont les premiers qui répondent qui sont le plus avantagés.
• Ne convient pas pour les réunions confidentielles ou les choix secrets car le sondage et les participants sont visibles par tous.
• Interface téléphone peu lisible au dela de 2 dates.

• lancer une enquête de besoins grand public
• recueillir des avis sur une réunion ou une formation passée
• sonder un groupe sur ses besoins et envies
• lancer une pétition en ligne

Mode d'emploi

• 1. Créer son formulaire ! Selon l'outil choisi, il peut être intéressant de se créer un compte pour garder ou réutiliser, dans le temps, ses différents formulaires. Les paramètres généraux du vote seront à établir : intitulé, anonymat ou non du vote (auquel cas assurez-vous que les votants n'ont pas voté plusieurs fois ou qu'ils ont bien le droit de voter, par exemple à travers des liens individuels mobilisables une seule fois !), envoi de courriel à chaque participation à la personne qui organise, message de remerciement envoyés après la validation du formulaire, date butoir, limitation du nombre de participations, y compris par personne, etc.
• 2. Paramétrer les propositions de décisions et les modalités de réponses : vote sur une seule ou plusieurs options, vote obligatoire ou non sur les décisions, ordonnancement de préférences, etc. Les paramétrages permettent de faire des propositions de modalités de vote et choix au plus proche des décisions à prendre. Certains services permettent, pour des usages avancés, de créer des conditionnalités entre les choix.
• 3. Permettre aux personnes de faire le point sur leur vote, avant et après sa validation. Les paramétrage du formulaire permettent d'afficher, voire de mémoriser un récapitulatif de ses choix. Vous pouvez aussi permettre l'affichage des résultats collectifs.
• 4. Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées.
• 5. Faire une éventuelle dernière relance avant de clore le vote, qui peut passer par la "fermeture" du formulaire : il n'est alors plus possible de répondre !
• 6. Analyser les résultats. Différentes modalités permettent d'automatiser ce traitement, notamment via des diagrammes reprenant visuellement les résultats. Ou via le tableur qui recense toutes les réponses.
• 7. Annoncer les résultats du vote via l'envoi d'un mail à l'ensemble des personnes invitées à voter
• 8. Conserver les résultats du vote, en cas d'éventuelles contestations de résultats !

• Aucune compétence technique particulière n'est nécessaire : il vous suffit de glisser-déposer les champs souhaités
• compilation des réponses reçues en temps réel (actualisation des graphes en direct et en continu)
• service gratuit
• service sans publicité et respectueux de vos données

• l'outil d'analyse des réponses est basique, on ne peut pas faire de traitements poussés. Pour cela, il faudra exporter les données et les re-travailler depuis un tableur.
• pas (encore) de fonctionnalités collaboratives pour concevoir un formulaire à plusieurs personnes (pour le moment, vous devrez vous connecter à plusieurs sur le même compte)
• une inscription au service est nécessaire. Un lien vous sera envoyé sur votre boite de réception, vous devrez cliquer sur ce lien pour valider votre inscription.

Les avantages

• Elle va garantir que l'ensemble des participant.es ont accès au même niveau d'information, "voient" le processus en cours
• Elle va organiser, préparer les conditions de rencontres qui permettent aux participant.es de s'impliquer efficacement, de faire avancer le processus, de réguler les incompréhensions, entre autres !
• Elle va faciliter les rencontres en ligne, et hors ligne aussi, afin de permettre des discussions ouvertes et productives au sein desquelles chacun.e trouve se place.
• Enfin, elle va animer les espaces partagés, documentation qui permettent de suivre dans le temps le travail engagé.

Les actions-clés

• La proactivité : la fonction d'animation repose sur cette capacité à prendre des initiatives, anticiper des situations, planifier des actions, de façon "juste".
• La capacité d'organisation : l'animation soutient une organisation lisible et agit afin de renforcer la capacité à "aller chercher" des personnes impliquées dans l'action menée.
• La précision et de la rigueur : dans une démarche collaborative pour que chacun trouve ses marques, la précision est clé pour éviter les flous générateurs de malentendus. Et la rigueur permet que le cadre et les ressources communes soit visibles et mobilisables.