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Mener une visio-conférence

La visio-conférence est devenue une solution prisée pour avoir des interactions "incarnées", mais sa productivité repose sur quelques points clés à ne pas manquer !

La visio-conférence

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Discuter et échanger à distance
  • Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches
  • Communiquer vers l'extérieur
  • Se rencontrer, se présenter en présentiel et à distance
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil La visio-conférence est l'outil idéal pour réduire les déplacements (gains de temps, d'énergie) mais sa réussite repose sur un ensemble de facteurs techniques et humains !

Mode d'emploi


Petit mode d'emploi pour bien commencer :

  • Faire le point sur le nombre de personnes souhaitant participer : au delà de 10 personnes, toutes les solutions libres, disponibles gratuitement, ne seront pas adaptées. Il s'agira alors de s'orienter vers une solution libre payante, type un BigBlueButton, proposé maintenant par de nombreux fournisseurs.
  • Vérifier que les participant.es ont le matériel adapté : micro-casque pour éviter les boucles sonores et webcam pour se voir !
  • Proposer à chacun.e des participant.es de faire un test "image et son" AVANT l'interaction prévue pour vérifier son matériel
  • Pour les solutions accessibles directement en ligne, ouvrir dans son navigateur le site web du service souhaité
  • Créer un "salon" et en envoyer le lien à l'ensemble des participant.es. Transmettre le lien 24 heures avant la visio-conférence est l'idéal.
  • Pour un réseau ou un groupe amené à échanger régulièrement, choisir un nom de salon facile à mémoriser, le lien restera toujours le même et les personnes pourront facilement le retrouver !
  • Proposer un accueil 15 minutes avant le début de l'interaction pour que chaque personne puisse s'assurer que son et image fonctionnent, les derniers calages techniques sont souvent nécessaires !
  • Bien positionner les webcams pour que les visages soient visibles de face et éclairés plutôt que vus d'en dessous et à contre-jour !
  • Autoriser son navigateur à utiliser micro et caméra lors de la connexion
  • Commencer à discuter en n'oubliant pas : de ne pas se couper la parole, d'utiliser le chat pour réguler l'échange, de supprimer la vidéo si elle n'est pas nécessaire.
  • Ne pas hésiter à réduire la qualité vidéo pour privilégier le flux audio - ceci se fait via les paramètres de la visio. Cela laissera plus de bande passante pour la qualité audio !

Des services visio libres :
Avantages de l'outil Permet de:
- Relier facilement des personnes éloignées géographiquement
- Réduire les temps et coûts de déplacement
- Proposer des temps courts, à rythme régulier
Inconvénients de l'outil - Nécessite d'avoir un équipement adapté
- Pour certaines personnes dégrade la relation humaine, avec une perte de "présence à l'autre"
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Bloc-note collaboratif : les pads

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Discuter et échanger à distance
  • Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
  • Écrire un document collectivement
  • Décider et rendre visibles les décisions
  • Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Un pad permet d'écrire à plusieurs, simultanément ou non, de réaliser une mise en page basique (titres, gras, italique, listes, parfois ajout d'images ou dessins), et d'exporter dans différents formats. Il s'utilise en présentiel ou à distance. Framapad est l'exemple le plus connu, et propose de gérer et organiser des pads privés ou publics via son outil MyPads.

Mode d'emploi


1. Créer un pad ou rejoindre un pad via un lien. Pour des contenus sensibles, assurez-vous d'être sur un pad protégé par un mot de passe ! Attention, sur certains services, les pads ont une durée de vie limitée.
2. Commencer à rédiger votre texte, invitez vos collaborateur-rice-s en partageant le lien (dans la barre d'adresse du navigateur)
3. Par défaut sur les pads, chaque ligne écrite par quelqu'un est surlignée avec la couleur de la personne. Penser à indiquer son nom et sa couleur (en haut à droite) et inviter chaque participant·e à faire de même !
4. Vous pouvez généralement "chatter" avec les autres participant·es, et sur certains services mettre des commentaires ou proposer des formulations alternatives
5. Restaurer une ancienne version en naviguant dans l'historique d'écriture (bouton en haut à droite).
6. Une fois l'écriture terminée, exporter dans un format adapté pour un archivage, et indiquez au début du pad qu'il ne doit plus être utilisé (au risque de modifications qui ne seraient pas prises en compte !), voire effacez ou supprimez-le !
Avantages de l'outil Sur une interface unique et simple :
  • Rédaction collaborative avec identification des auteurices
  • Chat de commentaires et régulation
  • Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

Fournisseurs :
MyPads Framasoft
Pads Framasoft - sans compte lié
Pads Colibris
Inconvénients de l'outil Si le pad n'est pas relié à un compte, attention à la perte du lien de celui-ci !
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Pourquoi organiser une réunion à distance ?

Description de la ressource Parfois, il n'y a pas le choix : un participant trop éloigné, un train annulé pour une réunion essentielle, voire une crise sanitaire ! Mais de manière prévue et organisée — et non "subie" — des réunions à distance, plus courtes et régulières, peuvent aider à avancer malgré la distance sans attendre de se retrouver dans la même pièce.

Les avantages


  • Cela permet d'aller plus à l'essentiel (personne n'a envie de perdre du temps au téléphone),
  • Cela permet d'en organiser plus souvent, sur des formats plus courts : plus de réactivité et d'efficacité !
  • Cela rend inutile les compliquées vidéo-projections : on peut travailler en même temps sur le document ou le compte-rendu avec les outils adaptés,
  • Cela permet d'économiser de l'argent en transports !

Les points d'attention


  • Les soucis technologiques : on en revient souvent au "bête" téléphone… Autant partir de là directement si la vidéo n'est pas indispensable ! Ou bien prévoir un rendez-vous quelques minutes avant l'heure prévue pour régler tous les soucis techniques.
  • Le contenu : il est encore plus nécessaire de bien identifier l'ordre du jour, les conclusions… on peut s'appuyer pour cela sur une prise de note partagée du compte-rendu !
  • L'animation de la réunion : bien penser à identifier qui est au bout du fil, qui prend la parole (redire son prénom par exemple...).
  • Et attention si seulement une ou deux personnes sont à distance de leur laisser la parole régulièrement, y compris en les interpellant directement !
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • L'outil au service du projet
  • Organisation et gestion du temps
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Convaincre un collectif d'écrire à plusieurs !

Description de la ressource Écrire à plusieurs mains ne va pas de soi et ne s'improvise pas ! Pour que cela marche et permette une véritable collaboration, il est important d'être convaincu de l'intérêt que cela représente.

Les avantages


  • L'ouverture : Permettre à un nombre élargi de s'engager dans le processus d'écriture renforce l'implication possible.
  • La réduction des mails : un support d'écriture collaborative réduit considérablement les échanges mails et centralise le travail commun en un seul endroit; avec, en prime moins de risque de perte et conflits de versions.
  • L'enrichissement de la production: en prenant différentes postures, de contributrices à éditrice en passant par relectrice, les regards croisés vont permettre d'arriver, en temps réel à la version la plus aboutie possible.
  • L'optimisation du temps : en organisant l'élargissement de la contribution, la charge de travail pour chacun.e est ainsi allégée.
  • La réactivité : le travail ouvert permet de suivre en direct les avancées, manques, besoin de production et facilite l'identification des points de blocage. Cela soutient une "réactivité" partagée.

Les actions-clés


  • Faire un premier test à partir d'un service accessible sans barrière technique style création de compte personnel
  • Se mettre en mode jeu de "bac à sable" pour tester les fonctionnalités techniques, sans pression
  • Découvrir et s'approprier les possibilités de "versioning" (retours en arrière sur les versions précédentes) pour revenir en arrière sur le travail mené.
  • Dans certaines situations, mettre en place une protection du document par mot de passe partagé permet de rassurer sur le degré d'ouverture !

Les points d'attention


  • Identifier les personnes qui interviennent : sur certains outils (les pad) cela peut se faire via des couleurs, intégrer quelque part sur le document des coordonnées de contact. Cela permettra de s'interpeller, de réguler et de créditer dans la production les personnes qui se sont impliquées !
  • S'accorder sur les règles communes d'écriture. Par exemple : où et comment se notent les questions ? Comment faire des suggestions de modifications ? Sur quoi peut-on supprimer ce qu'une autre personne a écrit ? Comment se tranchent les désaccords de termes ?
  • Réguler en cours d'écriture les difficultés rencontrées dans le processus, pour que chacun.e trouve sa place. Le plus facile sera de commencer par tester sur une production simple pour faire un apprentissage collectif.
  • Identifier et différencier les rôles dans l'écriture afin de ne pas trop se "marcher sur les claviers". Et, par exemple, une personne sera identifiée comme l'éditrice finale pour être sur que la production finale est effectivement finalisée !
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Gouvernance et gestion de conflits
  • Prise de décision
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

S'assurer qu'une réunion à distance se passe bien

Description de la ressource Une réunion à distance, ce n'est pas forcément le plus agréable, surtout quand ça dure. Bien organisée, au contraire, elle peut permettre d'être très efficace en allant droit à l'essentiel.
Il s'agit de prendre particulièrement soin aux bonnes pratiques, déjà valables en présentiel, qui prennent une dimension encore plus essentielle à distance :
  • La préparation amont devient encore plus importante. Improviser un ordre du jour au téléphone est très compliquée ! Envoyer le lien vers la salle de conférence ou le numéro de téléphone, savoir de quoi l'on va parler, partager le lien vers le document partagé du compte-rendu, diffuser les documents au sujet desquels on va discuter... est particulièrement important.
  • Le canal de secours : si l'on prévoit de faire une visio-conférence, que fait-on si ça ne marche pas (pour éviter de passer 30' à tenter de régler le problème technique) ? Petit conseil : le téléphone est le plus efficace dans l'immense majorité des cas (et à 3 ou 4 personnes, la plupart des téléphones et smartphones intègrent des fonctionnalités de conférence téléphonique)
  • L'appui technique disponible et joignable : identifier en amont, pour chaque participant, à qui il peut demander de l'aide (si possible quelqu'un qui ne participe pas à la réunion, et qui est physiquement accessible !)
  • Le compte-rendu partagé en direct pour la personne qui a des soucis techniques : solution simple et efficace d'être certain qu'on est sur la même longueur d'onde, et pour permettre de suivre pour des personnes qui prennent le train en route ou qui n'auraient pas réussi à rejoindre la réunion pour des raisons techniques.
  • La présence d'un·e ou plusieurs animatrice·teurs avec des fonctions bien identifiées : les règles de prise de parole, la synthèse, l'appui au décisions.
  • Dès le début de la réunion, rappeler les règles collectives de prise de parole, la façon dont les temps sont organisés pour permettre interrogations, échanges, expressions, l'intérêt de couper les micros quand on ne prend pas la parole
  • S'assurer que l'ordre du jour est suivi, et encore plus qu'en présentiel, recentrer les échanges pour ne pas "perdre le fil"
  • Inviter l'ensemble des participant.es à s'exprimer à différents moments,
  • Prévoir des temps courts d'inclusion, de synthèse et d'au revoir pour se quitter sur ce qui a été constructif — ou plus compliqué..

En ligne, il y a un fort besoin d'être encore plus rigoureux qu'en présentiel dans le respect du cadre d'échange.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
  • Gouvernance et gestion de conflits
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

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