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Soutenir la communication au sein d'un groupe projet

La communication fluide au sein d'un groupe projet passe à la fois par une organisation fine et agile, et par des postures d'animation adaptées aux besoins du groupe.

Une comm' fluide ? Pas si compliqué dans un projet

Description de la ressource Si l'information est définie comme étant une "connaissance pouvant avoir un effet" , dans un groupe projet beaucoup d'informations ont à circuler et être accessibles pour avancer. Au risque de se noyer ! Il devient alors essentiel de garder en tête quelques conseils clés.

1. S'appuyer sur les pratiques informationnelles actuelles des membres du groupe et voir comment leur dimension collaborative peut être renforcée. Plutôt que de déployer plein de nouvelles solutions très éloignées des habitudes de travail, il est plus judicieux d'ancrer les évolutions souhaitées dans ce que maîtrisent déjà les membres. Cela réduit le coût du changement et valorise les compétences existantes.

2. Personnaliser les circuits : en terme de partage et de diffusion d'informations, le fonctionnement efficace est celui qui repose sur l'objectif de rendre accessible la "bonne information au bon moment à la bonne personne" ! Cela implique de comprendre les besoins des membres du groupe projet, de sérier les types d'informations à faire circuler et de décider ensemble de "quoi est disponible où et comment".

3. Proposer un espace commun où seront visibles les différents outils à travers lesquels l'information circulent et s'échangent. Quelqu'en soit la forme, cela permet aux personnes du groupe projet de savoir "où ca se passe", et de rejoindre ces endroits.

4. Éviter les "entonnoirs" : l'entonnoir, c'est la personne, l'outil à partir duquel "tout doit passer". Et quand cela coince dans l'entonnoir, plus rien ne passe ! La solution la plus rapide pour empêcher les entonnoirs est qu'aucun outil, réseau ne dépende que d'une personne.

5. Dissocier l'information "de flux" (liée à une ressource, un élément d'organisation, un événement, une question, etc) de l'information plus pérenne, voire celle qui donne accès au travail consolidé — les liens entre ces informations peuvent être travaillés en évitant que tout soit mélangé.

6. Expliciter, décider, adapter, mettre à jour : le travail sur les circuits d'information ne va pas de soi et fait partie du processus collaboratif à travailler. Au début du projet, pour construire des accords, en cours de route pour inclure, réguler, adapter et en fin de projet pour faire le point sur ce qui a plus ou moins marché !

7.Ne pas croire en l'outil magique: trop de solutions techniques tendent à survaloriser leur efficacité, alors que celle ci repose sur une multitude de facteurs, peu évident à maîtriser. Il est donc préférable de prendre un peu de recul sur la réalité des informations à faire circuler, des pratiques privilégiées, pour ensuite s'intéresser aux outils.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Gouvernance et gestion de conflits
Prise de décision
L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Louise Didier

Cette fiche est elle un brouillon ?

L'animation ? Cœur du travail collaboratif !

Description de la ressource La fonction d'animation peut être tenue par une, deux personnes ou plus, voire tourner. L'important est qu'elle existe et soit reconnue. Car elle est clé dans la réussite d'un processus collaboratif.

Les avantages

Elle va garantir que l'ensemble des participant.es ont accès au même niveau d'information, "voient" le processus en cours
Elle va organiser, préparer les conditions de rencontres qui permettent aux participant.es de s'impliquer efficacement, de faire avancer le processus, de réguler les incompréhensions, entre autres !
Elle va faciliter les rencontres en ligne, et hors ligne aussi, afin de permettre des discussions ouvertes et productives au sein desquelles chacun.e trouve se place.
Enfin, elle va animer les espaces partagés, documentation qui permettent de suivre dans le temps le travail engagé.

Les actions-clés

La proactivité : la fonction d'animation repose sur cette capacité à prendre des initiatives, anticiper des situations, planifier des actions, de façon "juste".
La capacité d'organisation : l'animation soutient une organisation lisible et agit afin de renforcer la capacité à "aller chercher" des personnes impliquées dans l'action menée.
La précision et de la rigueur : dans une démarche collaborative pour que chacun trouve ses marques, la précision est clé pour éviter les flous générateurs de malentendus. Et la rigueur permet que le cadre et les ressources communes soit visibles et mobilisables.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource