• qui doit décider ?
• qui «décide qui décide» ?
• qui décide de quoi ?
• qui décide pour qui ?
• qui sera le garant des décisions prises ?

• 1. Pour les décisions du quotidien cela va se faire à un niveau individuel, sans forcément en référer à toutes et tous : je décide de corriger des fautes d'orthographe dans un document partagé, de mettre à jour un fichier avec des informations, etc.
• 2. Pour les décisions liées à un sujet cela va se faire "à la volée" lors d'un temps d'échange à distance, via un sondage (pour une date par exemple). Il sera important que la prise de décision soit visible et actée pour ne pas "revenir" dessus !
• 3. Pour les décisions"critiques" qui ont un impact fort, deux points sont à considérer avec une grande attention :
  • Les personnes qui vont participer à la décision ont-elles toutes accès à un niveau d'information suffisant pour appréhender les tenants et les aboutissants, envisager les conséquences de la décision et penser les différentes options ? Cela implique que les personnes aient effectivement accès aux informations nécessaires pour prendre part à la décision.
  • Le processus de prise de décision est-il compris par toutes et tous : cela peut passer par un vote à distance, l'élaboration d'une position commune via un texte, une maturation de décision en visio. Parfois ces décisions critiques gagnent à être prises en présentiel, mais quand cela n'est pas possible, cela implique de mettre beaucoup de soin à l'organisation de la prise de décision à distance. Quels que soient les dispositifs numérique mobilisés.

Mode d'emploi

• Rédaction collaborative avec identification des auteurices
• Chat de commentaires et régulation
• Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

• 1. Créer son vote ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est Framadate.
• 2. Choisir et entrer les options soumises aux personnes qui participent au vote : choix, oui/non/abstention, etc. Se fixer à 3 ou 4 possibilités maximum - sous peine de nouvelles discussions sur les termes du vote.
• 3. Envoyer le lien du sondage à l'ensemble des personnes concernées. Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les résultats du vote ne soient pas dilués dans le temps. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
• 4. Au regard des résultats, acter le résultat du vote !
• 5. Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer les résultats du vote.

• Accès à internet nécessaire

• Fixer une date de réunion.
• Prendre une décision

• Ne proposer que des dates où les personnes dont la présence est indispensable sont disponibles.
• Éviter de proposer trop de dates, cela dilue les réponses. Conséquence possible : la date qui a eu le plus de suffrages ne correspond qu'à une minorité du groupe.
• Fixer une date de fin du sondage.
• Attention quand on a plusieurs Framadate en cours : en tenir compte dans ses réponses.

• Il répond parfaitement aux besoins des groupes à trouver une date commune.
• Le fait que les participants voient les réponses des autres incitent à trouver un consensus.
• C'est un outil très très simple d'utilisation, son introduction dans des groupes débutants peut constituer une première étape, une "petite expérience irréversible".
• Logiciel libre.
• Hébergé par une association Loi 1901 : pas d'appropriation, ni de revente des données.
• Il évite de bourrer sa boite mail inutilement quand on doit caler une date à plusieurs.

• L'outil ne résout pas les problèmes de manque de disponibilités.
• Ce sont les premiers qui répondent qui sont le plus avantagés.
• Ne convient pas pour les réunions confidentielles ou les choix secrets car le sondage et les participants sont visibles par tous.
• Interface téléphone peu lisible au dela de 2 dates.

• lancer une enquête de besoins grand public
• recueillir des avis sur une réunion ou une formation passée
• sonder un groupe sur ses besoins et envies
• lancer une pétition en ligne

Mode d'emploi

• 1. Créer son formulaire ! Selon l'outil choisi, il peut être intéressant de se créer un compte pour garder ou réutiliser, dans le temps, ses différents formulaires. Les paramètres généraux du vote seront à établir : intitulé, anonymat ou non du vote (auquel cas assurez-vous que les votants n'ont pas voté plusieurs fois ou qu'ils ont bien le droit de voter, par exemple à travers des liens individuels mobilisables une seule fois !), envoi de courriel à chaque participation à la personne qui organise, message de remerciement envoyés après la validation du formulaire, date butoir, limitation du nombre de participations, y compris par personne, etc.
• 2. Paramétrer les propositions de décisions et les modalités de réponses : vote sur une seule ou plusieurs options, vote obligatoire ou non sur les décisions, ordonnancement de préférences, etc. Les paramétrages permettent de faire des propositions de modalités de vote et choix au plus proche des décisions à prendre. Certains services permettent, pour des usages avancés, de créer des conditionnalités entre les choix.
• 3. Permettre aux personnes de faire le point sur leur vote, avant et après sa validation. Les paramétrage du formulaire permettent d'afficher, voire de mémoriser un récapitulatif de ses choix. Vous pouvez aussi permettre l'affichage des résultats collectifs.
• 4. Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées.
• 5. Faire une éventuelle dernière relance avant de clore le vote, qui peut passer par la "fermeture" du formulaire : il n'est alors plus possible de répondre !
• 6. Analyser les résultats. Différentes modalités permettent d'automatiser ce traitement, notamment via des diagrammes reprenant visuellement les résultats. Ou via le tableur qui recense toutes les réponses.
• 7. Annoncer les résultats du vote via l'envoi d'un mail à l'ensemble des personnes invitées à voter
• 8. Conserver les résultats du vote, en cas d'éventuelles contestations de résultats !

• Aucune compétence technique particulière n'est nécessaire : il vous suffit de glisser-déposer les champs souhaités
• compilation des réponses reçues en temps réel (actualisation des graphes en direct et en continu)
• service gratuit
• service sans publicité et respectueux de vos données

• l'outil d'analyse des réponses est basique, on ne peut pas faire de traitements poussés. Pour cela, il faudra exporter les données et les re-travailler depuis un tableur.
• pas (encore) de fonctionnalités collaboratives pour concevoir un formulaire à plusieurs personnes (pour le moment, vous devrez vous connecter à plusieurs sur le même compte)
• une inscription au service est nécessaire. Un lien vous sera envoyé sur votre boite de réception, vous devrez cliquer sur ce lien pour valider votre inscription.