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Prendre des décisions à distance

A distance, la question de la meilleure façon de prendre des décisions est critique, mais pas toujours posée, ni discutée. Alors que s'intéresser au processus adapté évitera bien des écueils !

Comment choisir la façon de prendre une décision ?

Description de la ressource Une prise de décision cela n'est pas choisir entre "oui" ou "non". C'est d'abord une maturation collective qui permet, ensuite de prendre la bonne décision, celle qui construit de la cohérence dans le projet et qui embarque l'adhésion du collectif. Ainsi en fonction du type de décision, les modalités de prise de décisions vont varier !

Pour commencer, il peut être intéressant de positionner au "bon niveau" les différentes prise de décision et de se mettre d'accord sur le périmètre dans lequel elles se prennent. Ceci implique donc de s'accorder sur les règles de gouvernance de l'action commune ! Ce travail sur les "règles de décision" peut faire gagner temps et énergie et permettre, en cours de route, d'identifier les points de "frottement" et les besoins d'évolution du cadre de gouvernance. De façon concrète, cela implique d'échanger et de décider :
  • qui doit décider ?
  • qui «décide qui décide» ?
  • qui décide de quoi ?
  • qui décide pour qui ?
  • qui sera le garant des décisions prises ?

Ce travail, qui ne prend pas forcément des heures, va permettre à la fois d'expliciter les accords et d'identifier l'autonomie individuelle et collective dans les processus de décision. Plus ces règles sont claires, plus chacun·e pourra agir de façon autonome et responsable dans sa relation au collectif. La gouvernance du projet s'affirme à partir du périmètre des décisions des différents acteurs/instances.

Dans le cadre du travail collaboratif, on peut distinguer 3 grandes familles de décisions (typologie de Audrey Auriault et Romain Lalande du Collectif Animacoop) : les décisions du quotidien, les décisions liées à un sujet et les décisions critiques.
Chacune de ces familles de décision va faire l'objet de modes de décisions différents :
  • 1. Pour les décisions du quotidien cela va se faire à un niveau individuel, sans forcément en référer à toutes et tous : je décide de corriger des fautes d'orthographe dans un document partagé, de mettre à jour un fichier avec des informations, etc.
  • 2. Pour les décisions liées à un sujet cela va se faire "à la volée" lors d'un temps d'échange à distance, via un sondage (pour une date par exemple). Il sera important que la prise de décision soit visible et actée pour ne pas "revenir" dessus !
  • 3. Pour les décisions"critiques" qui ont un impact fort, deux points sont à considérer avec une grande attention :
    • Les personnes qui vont participer à la décision ont-elles toutes accès à un niveau d'information suffisant pour appréhender les tenants et les aboutissants, envisager les conséquences de la décision et penser les différentes options ? Cela implique que les personnes aient effectivement accès aux informations nécessaires pour prendre part à la décision.
    • Le processus de prise de décision est-il compris par toutes et tous : cela peut passer par un vote à distance, l'élaboration d'une position commune via un texte, une maturation de décision en visio. Parfois ces décisions critiques gagnent à être prises en présentiel, mais quand cela n'est pas possible, cela implique de mettre beaucoup de soin à l'organisation de la prise de décision à distance. Quels que soient les dispositifs numérique mobilisés.

Pour aller plus loin, fiches Animacoop sur la prise de décision.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Mon Parcours Collaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Bloc-note collaboratif : les pads

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Discuter et échanger à distance
  • Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
  • Écrire un document collectivement
  • Décider et rendre visibles les décisions
  • Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Un pad permet d'écrire à plusieurs, simultanément ou non, de réaliser une mise en page basique (titres, gras, italique, listes, parfois ajout d'images ou dessins), et d'exporter dans différents formats. Il s'utilise en présentiel ou à distance. Framapad est l'exemple le plus connu, et propose de gérer et organiser des pads privés ou publics via son outil MyPads.

Mode d'emploi


1. Créer un pad ou rejoindre un pad via un lien. Pour des contenus sensibles, assurez-vous d'être sur un pad protégé par un mot de passe ! Attention, sur certains services, les pads ont une durée de vie limitée.
2. Commencer à rédiger votre texte, invitez vos collaborateur-rice-s en partageant le lien (dans la barre d'adresse du navigateur)
3. Par défaut sur les pads, chaque ligne écrite par quelqu'un est surlignée avec la couleur de la personne. Penser à indiquer son nom et sa couleur (en haut à droite) et inviter chaque participant·e à faire de même !
4. Vous pouvez généralement "chatter" avec les autres participant·es, et sur certains services mettre des commentaires ou proposer des formulations alternatives
5. Restaurer une ancienne version en naviguant dans l'historique d'écriture (bouton en haut à droite).
6. Une fois l'écriture terminée, exporter dans un format adapté pour un archivage, et indiquez au début du pad qu'il ne doit plus être utilisé (au risque de modifications qui ne seraient pas prises en compte !), voire effacez ou supprimez-le !
Avantages de l'outil Sur une interface unique et simple :
  • Rédaction collaborative avec identification des auteurices
  • Chat de commentaires et régulation
  • Ecriture à plus de 10 personnes en synchrone possible

Fournisseurs :
MyPads Framasoft
Pads Framasoft - sans compte lié
Pads Colibris
Inconvénients de l'outil Si le pad n'est pas relié à un compte, attention à la perte du lien de celui-ci !
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Framadate

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)
  • Décider et rendre visibles les décisions
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Un vote à distance sur une décision rapide peut s'organiser à moindre frais via un outil simple de choix en ligne ! Ce vote va porter sur une décision simple sans portée importante. L'outil sera le même que celui qui peut servir à faire un sondage.
Mode d'emploi

Une fois les termes du vote défini, c'est à dire qu'a été défini ce sur quoi il s'agit de voter, organiser le vote en ligne.
  • 1. Créer son vote ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est Framadate.
  • 2. Choisir et entrer les options soumises aux personnes qui participent au vote : choix, oui/non/abstention, etc. Se fixer à 3 ou 4 possibilités maximum - sous peine de nouvelles discussions sur les termes du vote.
  • 3. Envoyer le lien du sondage à l'ensemble des personnes concernées. Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les résultats du vote ne soient pas dilués dans le temps. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
  • 4. Au regard des résultats, acter le résultat du vote !
  • 5. Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer les résultats du vote.

Pré-requis
  • Accès à internet nécessaire

Applications
  • Fixer une date de réunion.
  • Prendre une décision

Aller plus loin
  • Ne proposer que des dates où les personnes dont la présence est indispensable sont disponibles.
  • Éviter de proposer trop de dates, cela dilue les réponses. Conséquence possible : la date qui a eu le plus de suffrages ne correspond qu'à une minorité du groupe.
  • Fixer une date de fin du sondage.
  • Attention quand on a plusieurs Framadate en cours : en tenir compte dans ses réponses.
Avantages de l'outil
  • Il répond parfaitement aux besoins des groupes à trouver une date commune.
  • Le fait que les participants voient les réponses des autres incitent à trouver un consensus.
  • C'est un outil très très simple d'utilisation, son introduction dans des groupes débutants peut constituer une première étape, une "petite expérience irréversible".
  • Logiciel libre.
  • Hébergé par une association Loi 1901 : pas d'appropriation, ni de revente des données.
  • Il évite de bourrer sa boite mail inutilement quand on doit caler une date à plusieurs.
Inconvénients de l'outil
  • L'outil ne résout pas les problèmes de manque de disponibilités.
  • Ce sont les premiers qui répondent qui sont le plus avantagés.
  • Ne convient pas pour les réunions confidentielles ou les choix secrets car le sondage et les participants sont visibles par tous.
  • Interface téléphone peu lisible au dela de 2 dates.
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-Réseaux et SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Framaforms devenue Yakforms : création de questionnaires en ligne

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Un vote à distance peut porter sur plusieurs décisions. Ceci peut s'organiser de façon relativement rapide via un outil de formulaire ! Cet outil permet de présenter les décisions et afficher les options. De nombreuses options vont permettre de paramétrer l'organisation du vote.

Yakforms est une alternative à Google Form, qui permet de créer des questionnaires en lignes rapidement et simplement. Vous pouvez voir et analyser les données ainsi recueillies.

Yakforms peut-être utile pour :
  • lancer une enquête de besoins grand public
  • recueillir des avis sur une réunion ou une formation passée
  • sonder un groupe sur ses besoins et envies
  • lancer une pétition en ligne

Mode d'emploi


Afin de proposer un ensemble de vote cohérent et clair, ce formulaire fera l'objet d'une préparation en amont sur les décisions à prendre, les options à proposer, leurs formulations. sinon, la personne qui va assurer la fabrication du formulaire risque de se trouver en difficulté. Ce travail de préparation peut être fait via un pad ou autre outil de traitement de texte. Cet outil de formulaire repose sur la création d'un tableur, qui va stocker l'ensemble des votes.

  • 1. Créer son formulaire ! Selon l'outil choisi, il peut être intéressant de se créer un compte pour garder ou réutiliser, dans le temps, ses différents formulaires. Les paramètres généraux du vote seront à établir : intitulé, anonymat ou non du vote (auquel cas assurez-vous que les votants n'ont pas voté plusieurs fois ou qu'ils ont bien le droit de voter, par exemple à travers des liens individuels mobilisables une seule fois !), envoi de courriel à chaque participation à la personne qui organise, message de remerciement envoyés après la validation du formulaire, date butoir, limitation du nombre de participations, y compris par personne, etc.
  • 2. Paramétrer les propositions de décisions et les modalités de réponses : vote sur une seule ou plusieurs options, vote obligatoire ou non sur les décisions, ordonnancement de préférences, etc. Les paramétrages permettent de faire des propositions de modalités de vote et choix au plus proche des décisions à prendre. Certains services permettent, pour des usages avancés, de créer des conditionnalités entre les choix.
  • 3. Permettre aux personnes de faire le point sur leur vote, avant et après sa validation. Les paramétrage du formulaire permettent d'afficher, voire de mémoriser un récapitulatif de ses choix. Vous pouvez aussi permettre l'affichage des résultats collectifs.
  • 4. Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées.
  • 5. Faire une éventuelle dernière relance avant de clore le vote, qui peut passer par la "fermeture" du formulaire : il n'est alors plus possible de répondre !
  • 6. Analyser les résultats. Différentes modalités permettent d'automatiser ce traitement, notamment via des diagrammes reprenant visuellement les résultats. Ou via le tableur qui recense toutes les réponses.
  • 7. Annoncer les résultats du vote via l'envoi d'un mail à l'ensemble des personnes invitées à voter
  • 8. Conserver les résultats du vote, en cas d'éventuelles contestations de résultats !
Avantages de l'outil
  • Aucune compétence technique particulière n'est nécessaire : il vous suffit de glisser-déposer les champs souhaités
  • compilation des réponses reçues en temps réel (actualisation des graphes en direct et en continu)
  • service gratuit
  • service sans publicité et respectueux de vos données
Inconvénients de l'outil
  • l'outil d'analyse des réponses est basique, on ne peut pas faire de traitements poussés. Pour cela, il faudra exporter les données et les re-travailler depuis un tableur.
  • pas (encore) de fonctionnalités collaboratives pour concevoir un formulaire à plusieurs personnes (pour le moment, vous devrez vous connecter à plusieurs sur le même compte)
  • une inscription au service est nécessaire. Un lien vous sera envoyé sur votre boite de réception, vous devrez cliquer sur ce lien pour valider votre inscription.
Auteur.trice(s) de la ressource Nicolas Geiger / Collecti.cc
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
FramaformCreationDeQuestionnairesEnLigne_visuel-framaforms.png
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