Mon Ebook à moi

Cette fonctionnalité est encore expérimentale.

Avancer avec les Plus Petits Précieux Pas Possibles (méthode des 5P)

Description de la ressource : Il y a deux types de projets : ceux de longue haleine (bâtir une barre d’immeuble) et ceux qui sont quasi immédiats (organiser la prochaine réunion).

Dans les gros projets si l'on se met tous d’accord sur tout et qu'on n'agit que quand c’est décidé, quand on commence à agir, la situation a évoluée et on est plus dans le contexte du départ.

Pour contrer cet effet : l’idée du petit pas qui va dans le sens de la valeur ajoutée définit. Ça permet d’avoir avancé de manière rationnelle, d’avoir acter quelque chose de concret, de visible.

Pour aller plus loin : https://www.reussite-personnelle.fr/kaizen-la-methode-des-petits-pas/
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne, Organisation et gestion du temps
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Brainstorming en file indienne

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Objectif : Réguler l'énergie, (co)-produire
Type d'outil : Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe : De 13 à 30 personnes, Plus de 30 personnes
Déroulé détaillé : Un outil de brainstorming qui met en mouvement le corps et l'esprit !
Il a été découvert par Simon lors d'une formation BAFD et redécouvert lors d'une animation aux Grands voisins avec Audrey Auriault, Simon Sarazin et Romain Lalande.

Utilité
Ce petit outil d'animation permet à un groupe d'exprimer toutes ses idées ou représentations autour d'un sujet. Il est particulièrement adapté quand vous souhaitez effectuer un brainstorming avec un groupe sans passer par une séquence qui nécessite trop d'écoute.

Déroulement
  • Demandez au groupe de se positionner en deux files indiennes parallèles, face à un grand tableau blanc ou à deux feuilles de paperbord
  • Donnez un feutre à la première personne de chaque file et invitez -les à exprimer leurs idées sur le sujet posé directement en écrivant sur le tableau (ce peut être un concept "les Communs" ou une question "qu'est-ce qui freine et facilite la coopération?"
  • Une fois que le premier de la file a finit, il donne son feutre au second, se replace derrière s'il le souhaite et ainsi de suite

Avantage
  • Permet de prendre connaissance des représentations de tous sans nécessité trop d'écoute
  • Permet à chacun de prendre connaissance des idées des autres au moment où il le souhaite
  • Permet des échanges informels / de se resservir un café tout en étant en file indienne
Variantes et bonifications :
  • Possibilité d'animer la séquence autour d'une question, et de constituer deux files pour deux réponses possibles, en permettant à chacun de passer zero, une ou plusieurs fois dans chaque file
Matériel nécessaire :
  • Deux feuilles de paperboard
  • Des post-it
  • Des feutres
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions : Romain Lalande
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil :
Préparation : Préparer les deux feuilles de paperboard ou le tableau blanc en inscrivant la thématique ou le sujet du brainstorming bien en évidence.

Jeu de la ville (découvrir les méthodes agiles dans un projet coopératif)

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Objectif : (co)-produire
Type d'outil : Processus de gouvernance, Animation de groupe
Taille du groupe : De 6 à 12 personnes
Durée : 60 à 120 min
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase : Exercice dynamique, permet d'aborder la notion d'itération
Résumé du déroulé (500caractères) :
En groupe, réaliser une ville avec des legos, à coup d'itérations successives !
Déroulé détaillé : Utilité pédagogique
Vivre la vie d'un projet coopératif en accéléré
Vivre les concepts-clés Agiles : itération, planification, sprint, bilan de sprint



Déroulé

Consignes & définition de "notre ville à construire" – 5 à 10 minutes

Vous devez construire une ville.
Que doit-on trouver dans une ville ? Les participants proposent des éléments, qu’on note sur des post-its (le groupe sera à la fois le décideur ET l’exécutant) et remplir la colonne « Notre ville à construire»

A choisir par les animateur·ices
  • mode brainstorming pour les éléments de la ville ?
  • ou proposition-validation pour chaque élément ? (plus partagé, mais plus long)

Puis repartissez-vous en groupes de 5-6 personnes, de sorte à former plusieurs équipes.


Planification n°1 – 3 min

Chaque groupe décide le ou les éléments de la ville qu’il va réaliser et prend le(s) post-it(s) concerné et le placer dans la colonne « À faire »

Itération 1 – 7 min

Les groupes commencent à construire la ville.

C'est souvent le bazar, inorganisé. Des tensions se créent chez certaines personnes. Des tempéraments dominants ou agressifs peuvent ressurgir à cette phase, justement parce les groupes et les processus de co-construction n'ont pas été travaillés.

Bilan de l’itération - 20min (parfois plus long, si besoin)

On l'anime en 3 temps :
1) Nos avancées : chaque groupe présente et fait passer les post-its dans la colonne "Fait" > factuel, incontestable.
2) Prise de recul sur nos processus et interactions ? Internes à chaque groupe, et inter-groupe. Pour les organisateurs du jeu, veiller à questionner sur :
  • • Expression du vécu et des ressentis personnels (exprimer mon ressenti, puis mon besoin puis ma proposition pour améliorer si nécessaire). Moment important car il permet de réguler si besoin les tensions et/ou inconforts nés durant l'itération.
  • • Le mode d'organisation interne au groupe (dont place de l'animateur ?), la com' interne
  • • Communication interne / relation entre les membres du groupe

Après cette phase essentielle de bilan, on se projette sur la prochaine itération en se mettant d'accord sur des nouveaux modes d'organisation à mettre en place, à tester.

Il est important de rappeler que ce jeu titille au niveau
  • Individuel : si je ressens un inconfort ou des tensions, pourquoi est-ce que ça me met dans cet état ?
  • Intra-groupe : en l'absence de cadre co-construit, comment les humains se complètent ou se marchent dessus dans mon groupe ?
  • Inter-groupes : jusqu'où arrive-t-on à prendre en compte ce qui est extérieur à notre groupe ? Comment bien se coordonner avec les autres groupes ?

Notes : dès ce 1er bilan, les groupes expriment le besoin d'avoir une fonction de coordination pour leur groupe et une coordination inter-groupe (des représentants de chaque groupe).
Parfois sont aussi créés des rôles spécifiques : responsable de la cohérence de l'aménagement, responsable de la consommation des ressources (= les légos) etc...
Plus rarement, les groupes décident de fusionner pour ne former qu'un seul groupe. Parfois, cette décision arrive après la 2e itération.


3) Notre ville : doit-on ajouter/retirer des choses de la colonne « ma ville à construire »


Cycle n° 2 : planification + Itération + Bilan

Reproduire la même chose
+ faire survenir des événements extérieurs si le groupe avance trop facilement.
Par exemple, des nouvelles réglementations apparaissent :
  • • Un jardin public pour 10 constructions
  • •Llimitation de la hauteur des constructions : 3 étages maxi
  • • Centre-ville uniquement piéton + parking voiture à l'extérieur
  • • Espace de maraîchage en pourtour de la ville et dans la ville
  • • Corridors écologiques à respecter
  • • Site archéologique, tous les travaux de tels bâtiments sont suspendus pour l'itération à venir
Ou surgissement de catastrophes naturelles :
  • • Inondation d'1/4 de la ville, obligation de déplacer les habitants et habitations dans d'autres quartiers


Cycle n° 3 : planification + Itération + Bilan

Reproduire la même chose, y compris surgissements d'événements imprévus


Bilan du jeu

Bilan collectif en groupe
puis apport de contenus structurés au rebond (notamment via la carte https://www.mindmeister.com/989523764 )
Analyse : lors de la 1ère itération, le groupe se plonge dans l'action, souvent en mode "collaboratif" dans la précipitation, alors même que :
  • • ils n'ont pas l'habitude de travailler ensemble (pas de maturité du groupe)
  • • ils n'ont pas l'habitude de travailler sur ce genre de projet (pas de réflexe ni d'expérience passée)
On voit souvent que les 3 groupes décident de passer en mode plus coopératif à la 2ème itération, afin de canaliser les flux, d'organiser l'action collective.
Si la 2ème itération a bien fonctionné du point de vue des processus, la 3ème ne sert alors qu'à peaufiner cette organisation.
Matériel nécessaire :
  • Boite de légos
  • Tableau veleda en tant que support de la ville (possibilité d'écrire/dessiner avec des feutres), ou a minima une feuille de paperboard - pour apposer en dessous en cas de dessin
  • Feutres
  • 1 Paperboard (en tant qu'outil de suivi du projet) avec 4 Colonnes : notre ville à construire, à faire, en cours, fait
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions : Nicolas Geiger
État de la ressource : Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil :

Pomodoro

Objectif :
Type d'outil : Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe : De 2 à 5 personnes, De 6 à 12 personnes, De 13 à 30 personnes, Plus de 30 personnes, Participants volatiles
Déroulé détaillé : Il s'agit d'un outil de gestion du temps et d'efficacité en terme de production ou de réflexion.
Le principe : séquencer ses séances de travail.
Son nom vient du timer ou "tomate (pomodoro en italien, si si) qui sert à minuter la cuisson des pâtes.
Les règles sont très simples :
  • Travailler pendant 25 mn chrono sur un sujet
  • Faire 5 mn de pause (vous pouvez faire un tour sur le site https://www.procatinator.com/ , ou encore mieux, marcher, vous aérer...)
  • Passer à un 2e sujet ou finir le 1er pendant 25 mn

Avantages :
  • Efficacité et côté sprint
Inconvénients :
  • Pas forcement adapté pour écrire des textes difficiles...
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions : Audrey Auriault
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil :

Autour de la coopération dans les Cordées en France

Témoignage : Par Claire, référente de la Cordée à Rennes, espace de coworking, et stagiaire de la session Animacoop Brest, printemps 2019.

La cordée, qu'est-ce donc?

La Cordée est un réseau d'espaces de coworking visant à créer des cadres de travail conviviaux et bienveillants, qui favorisent les échanges interpersonnels et la mise en relation professionnelle. La dizaine d'espaces que nous avons est animée et gérée par des référent·es, des Couteaux suisses, toutes et tous salariés de la Cordée (une petite vingtaine).

"Connecter et aider chaque personne à s’accomplir, pour un impact sociétal positif." Voilà l'une des formulations de notre raison d'être. Et pour répondre à cette mission que l'équipe de la Cordée s'est fixée, dans le cadre de son activité, la sollicitation d'avis, la participation et l’implication des utilisateurs et utilisatrices sont nécessaires.

Ainsi, nous souhaitons générer chez nos adhérent·es un sentiment d’appartenance : une même manière de concevoir le travail, un cadre de travail bienveillant et ouvert ainsi que certaines valeurs éthiques, écologiques. Chaque référent·e de chaque espace est donc le ou la garante de ce bien et de ces valeurs communes, il ou elle les partage et les véhicule. De manière implicite, les personnes qui choisissent de venir travailler dans une Cordée se reconnaissent dans ce projet. Au minimum, elles acceptent d’en faire partie comme utilisatrices qui respectent les règles. Au maximum, elles veulent faire partie de cette communauté en tant qu’actrices. La différence vient peut-être justement du degré de sentiment d’appartenance aux lieux et leur état d'esprit.

Notre vision du coworking inclut le mode participatif entre les salarié·es et les utilisateurs·rices de nos espaces. Et au sein même de l'équipe, l'organisation se veut la plus coopérative possible. Ainsi, la Cordée, dans l’ensemble de son projet, oscille entre participatif et collaboratif. Entre nos envies et nos pratiques effectives, où en sommes-nous aujourd'hui ? Jusqu'où pouvons-nous aller dans le contexte qui est le nôtre ?

Les débuts de la Cordée

Le projet initial

En 2011, ce sont deux porteurs de projet rencontrés pendant leurs études qui imaginent ce que sera la Cordée. L’idée est de proposer plusieurs lieux de travail partagés, dans lesquels indépendant·es, créateur·rices d'entreprises, salarié·es etc. pourraient se retrouver, échanger, s’enrichir, s’entraider, et simplement s’épanouir au travail. Le coworking à la Cordée a toujours été du travail nomade, flexible et collectif. L’entreprise - d’abord une première Cordée à Villeurbanne - s’est donc construite autour d’une idée déjà réfléchie et écrite. Cependant, dès le début, il était clair que les futurs utilisateurs·rices seraient concerté·es.

Puisqu’au démarrage, il n’y avait aucun utilisateur, il a bien fallu proposer une première offre de services ! Il a donc fallu attendre qu'il y ait un début de communauté à se mettre en place pour que des pratiques plus participatives deviennent possibles.

L’arrivée du participatif auprès des premiers membres de la Cordée

Parmi les premières pratiques participatives, en deçà de la consultation, il y a l'écoute active. C'est ce qui s'est passé lors de l’évolution tarifaire un an après l’ouverture. La co-fondatrice et le co-fondateur, Julie et Michael, à force d’observation et d’écoute, ont constaté qu’il était temps d’adapter l’offre aux usages. Ce que l’on proposait au démarrage n’était pas optimal. Les encordé·es devaient payer par avance leurs heures, donc estimer ce qu'ils et elles passeraient comme temps à la Cordée. Or, chacun·e découvrait une nouvelle manière de travailler, il était compliqué d'anticiper. En outre, rappelons tout de même que le coworking en était alors à ses débuts en France. Qui plus est, le concept de la Cordée était tout à fait nouveau ! Julie et Michael ont été confrontés, avec ce système, à des lourdeurs en terme de gestion, et surtout des retours récurrents des coworkers. Il n'y a pas eu de consultation formelle, mais des échanges hebdomadaires, individuels ou bien lors des temps collectifs comme les déjeuners. Le duo fondateur a donc opéré une adaptation commerciale et a ensuite simplement communiqué physiquement et via l'infolettre le changement de l'offre commerciale.

Cependant, la limite entre le désir de participatif et la bonne gestion d'entreprise est ici ténue. Qu’est-ce qu’une bonne gestion d’entreprise sinon être à l’écoute du client, afin de répondre à ses besoins et d’optimiser la réussite du projet ?

Deuxième participation historique des encordé·es. Au sein de ce premier groupe d'une vingtaine de coworkers, les échanges professionnels informels étaient nombreux, comme toujours depuis lors : "Tiens, je connais un tel, qui travaille dans tel domaine, et c'est vraiment chouette ce qu'il fait."
Julie et Michael se sont alors demandés s'il ne serait pas intéressant de mettre en place des temps d'échanges formels autour d'un savoir-faire, d'une compétence, d'un outil, qui pourraient servir aux encordé·es, et à d'autres personnes de l'extérieur. Cela permettrait également de rendre visible la Cordée. C'est ainsi que sont nés les ateliers gratuits et ouverts à toutes et à tous, souvent organisés le soir.

Ainsi, dès le démarrage, on peut parler de participatif, car la Cordée était à l'écoute des utilisateurs·rices, et elle permettait de rendre concrètes leurs envies et leurs idées. Tout cela n'était pas vraiment formel, se faisait au gré des échanges, des observations quotidiennes. Cette ouverture aux échanges, ce qui se passe en présentiel, n'a jamais disparu. C'est même ce que l'on préfère et tentons d'entretenir.

Faire communauté ?

Il est primordial de poser la question, car, aujourd’hui, il y a un projet commun, une entreprise, et plusieurs espaces de coworking en France. Ainsi, lors que nous parlons de participatif, à quelles échelles nous plaçons-nous ?
Toutes les Cordées proposent les mêmes services, ont un fonctionnement commun, l’équipe de la Cordée travaille quotidiennement ensemble, s’entraide, et échange sur l’harmonisation des pratiques d’une Cordée à l’autre. Notre expérience et nos observations quotidiennes nous amènent à penser que les raisons pour lesquelles les encordé·es des diverses villes rejoignent nos espaces sont les mêmes.

Cependant, si certains membres bougent de Cordée en Cordée, globalement les encordé·es parisien·nes ne connaissent pas les encordé·es de Nantes, etc. On constate donc que le projet commun est partagé, mais à travers des communautés locales.

Communauté(s) et éloignement géographique

Une Cordée dans une ville : réseau très local

Dans chaque Cordée, certain·es partagent le projet commun, d'autres ont plus simplement le sentiment d'appartenir à un même réseau. Nous parlons de communauté, alors même que certain·es au sein de ce groupe local n'ont pas un fort sentiment d'appartenance à ladite communauté. Le projet n'est pas vécu de la même manière par toutes et tous.

Cependant, ce qui favorise le sentiment d'appartenance à une communauté ou un réseau, est la proximité géographique et l'évolution de ses participant·es dans un même lieu. Le lieu est le socle commun dans lequel les interactions et les liens se forment. Il y a un partage de pratiques, d’un quotidien, de l'entraide, des références à la ville et au quartier communes.

Élargir le projet : passer de un à deux espaces

La situation est autre dès lors que l'on change d'échelle et que l'on se place du point de vue non pas d'un lieu mais d'une ville dans laquelle il y a plusieurs Cordées. Par exemple, Lyon, et ses 6 Cordées, ses 500 membres.
Certains bougent de Cordée en Cordée et ainsi tissent des liens par-delà les lieux et se sentent partout chez eux. D'autres préfèrent rester au sein d'un même espace.

La question que l'on peut se poser est la suivante : lors de l'ouverture d'une seconde Cordée dans une même ville, comment permettre les interactions entre les adhérents des deux Cordées ?

La communication interne

Elle se joue à deux moments.
D'abord, lors de l'ouverture prochaine d'une nouvelle Cordée dans la même ville. Informer la communauté existante du projet d’ouverture d’un autre espace, l’embarquer dans le projet le plus tôt possible, pour déjà générer un intérêt, voire regrouper un noyau dur autour du nouvel espace.
Les encordés·e suivent l’avancée du chantier lors d’échanges physiques, via l'infolettre, sur les réseaux sociaux. Souvent, les membres sont sollicité·es pour avoir leurs avis sur ce qu’elles et ils aimeraient voir dans le nouveau lieu, par exemple. Certain·es ont même visité le futur espace avant la signature du bail et d'autres ont aidé lors des travaux (peinture, montage de meubles…).

Ensuite, il s'agit de communiquer en interne et de partager des informations communes aux deux Cordées d'une même ville. Cela doit passer à la fois par le partage d'informations en physique, dans les lieux, et par le numérique.

Le numérique comme maintien du lien à distance et incitation à la participation
En priorité, avant le numérique, nous parlons régulièrement des événements que nous organisons, sur place, ainsi que des informations importantes. Nous nous sommes aussi équipés de tableaux noirs ou Weleda que l'on installe dans les lieux de passage des différents espaces comme doublon physique aux informations importantes.

Quels outils numériques utilisons-nous pour tenir informés les membres ?
  • Une infolettre hebdomadaire dont les infos sont adaptées selon les villes. Nous les imprimons afin des les afficher dans les toilettes, lieux fréquentés par toutes et tous ! On y parle des événements, de ce qui se passe à l'échelle de toutes les Cordées, de l'arrivée des nouveaux membres, de ce qui se passe sur nos réseaux sociaux...
  • Dans certaines villes, pour celles et ceux qui sont à l'aise avec les outils numériques, un outil de messagerie instantanée comme Slack est utilisée. https://slack.com/intl/fr-fr Les membres peuvent ainsi à leur tour partager des choses comme des offres d'emploi, des envies de moments conviviaux. Mais cela permet aussi de poursuivre les échanges informels, de maintenir le lien à distance, de cimenter la convivialité.
  • Un réseau social interne nommé Le Refuge, dont il sera question plus bas.
  • En cas d'urgence, ou pour partager une information changeant le fonctionnement de la Cordée, nous avons besoin d'être sûrs que le plus grand nombre ait lu nos informations, alors nous envoyons un mail à tous. Cela peut nous arriver aussi quand nous lançons un sondage national. Mais, l'équipe de la Cordée y réfléchit à deux fois avant d'utiliser les mails ! Nous préférons les autres moyens de communication qui permettent de centraliser les informations, afin de ne pas harceler les encordé·es !

Nous sommes convaincu·es de l'importance de multiplier les canaux de communication afin que le plus grand nombre possible soit tenu au courant. Mais, nous savons aussi, d'expérience, qu'une part irréductible des membres manque les informations.
Le Refuge, plateforme sur mesure et réseau social
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C'est lors de la création de la deuxième Cordée historique, à Lyon, que l'on a développé le Refuge, notre réseau social interne, dédié à la rencontre.
Sur cette plateforme, dès le début, un espace a été créé pour que les encordé·es puissent échanger, partager des infos, s'informer des événements organisés dans l'une et l'autre Cordées, se demander de l’aide.
Nous avons eu recours au format forum, mais ce qui reste le plus efficace, encore aujourd’hui, c’est le mur d’annonces. Une personne demande de l’aide en ligne et d’autres peuvent y répondre. On peut même publier des offres d’emploi, des demandes d’avis, des partages d’outils… Cela peut déboucher à la création de rencontres physiques.
Et c'est justement l'objectif ! Si le Refuge permet de l'entraide à distance, il a été pensé pour générer facilement des rencontres et créer du contact !
Les limites de cet outil numérique
Dans les villes "mono-Cordée", cet outil est moins utilisé qu'à Lyon.
Il faut d'une part que chaque référent de chaque Cordée fasse une démonstration systématique lors de chaque inscription : "Voici ce que l'on trouve et ce que tu peux faire sur le Refuge." Nous envoyons un mail ensuite, afin d'inciter les membres à s'y connecter et à compléter leur profil.
Il nous arrive aussi d'envoyer des mails de relances pour ceux qui n'auraient pas ou peu rempli leur profil.

Si nous prenons l'exemple des Rennais, puisqu'il s'agit de la Cordée où j'y suis référente, ils n'utilisent la plateforme que s'ils ont une annonce à faire à l'échelle nationale ou régionale (Rennes et Nantes). Ou encore s'ils cherchent un profil spécifique, ou le nom et compétence d'une personne présente dans leur Cordée.
La majorité d'entre eux ne se sent pas vraiment concernée car beaucoup des annonces sont générées par des Lyonnais. C'est tout à fait normal.
L'usage de Slack est plus naturel et utilisé par un plus grand nombre.

Le cas nantais : les limites au collaboratif

Le cas de Nantes mérite un détour. En 2016 a été ouverte une première Cordée, gérée par Cécile. Puis, la seconde voit le jour à l'automne 2019. Un recrutement est fait en amont, Myriam nous rejoint, il y a donc désormais deux animatrices à Nantes, se répartissant les deux espaces. Pour la première fois dans l'entreprise, la Cordée s’est entourée d’une aide précieuse, celle d'une encordée également architecte d’intérieur. Elle a ainsi soulagé l’équipe qui gère habituellement en solo et a apporté son regard d’utilisatrice de la Cordée.

Une envie de plus de collaboratif

Cécile a tout de suite voulu que ce projet d’ouverture soit plus collaboratif que ceux menés jusqu’à présent. Il y avait une réelle volonté d’intégrer à la fois les membres de la Cordée et des personnes extérieures, qui ne connaissaient pas forcément encore notre réseau. L’idée était d'ouvrir largement la participation aux étapes du chantier.

Une page Web a été dédiée où l'on y trouve :
Une page d'accueil
  • Une présentation du projet et une invitation à y prendre part
  • Une expression claire de sollicitation d’avis : “Ce lieu est fait pour vous, c’est tout naturel que vous nous donniez votre avis sur l’aménagement ! Les encordés sont régulièrement consultés [...]”
  • Une incitation à aider.
  • Et une possibilité à qui veut de suivre le projet via le formulaire de contact du site de la Cordée.

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Volonté versus principe de réalité

Cette démarche et cette envie de la part de l'équipe nous a permis de comprendre nos limites actuelles au collaboratif auprès des membres de la Cordée.

Tout d’abord, la page Web le montre bien, il n’a pas été demandé plus que de la participation. A aucun moment, la Cordée n’a eu pour projet de laisser des encordés par exemple gérer une partie des travaux.
En ce qui concerne une implication de personnes extérieures au réseau, générer une communauté qui dépasse le cadre des encordés, qui viendrait chercher des gens et partenaires extérieurs demande du temps et de la méthode. Or, ici, rien n’a été mis en place dans le but d’une réelle coopération (au minimum).
La page Web demande de l’aide mais ne permet pas de prendre part au projet comme acteur ou moteur.

Le facteur temps est primordial aussi : l’équipe n’avait pas le temps de laisser de la place au chaos que génère les débuts d’un projet collaboratif. En effet, les recherches d'artisans se sont précipitées, il a fallu rapidement demander des devis et lancer le planning des travaux, car la recherche de local a pris plus de temps que prévu.

Par ailleurs, les encordé·es ne se sont pas forcément projeté·es dans ce nouveau lieu, car ils et elles avaient déjà “leur” Cordée.

Enfin, et fondamentalement, les membres ne sont pas venu·es s’inscrire de prime abord à la Cordée pour être acteurs·rices du projet en lui-même. Ils et elles se reposent sur l’équipe, font confiance, observent, et parfois demandent à agir.

Ainsi, cela montre que le réseau des encordé·es, s'ils et si elles viennent avant tout chercher un service, ne sont pas dans la pure consommation, comme dans une salle de sport. Nous pouvons facilement les solliciter, et surtout ils et elles apprécient cela, mais il y a une limite à leur investissement, et c'est alors que l'équipe prend le relais.

Quelle place pour le collaboratif alors ?

C'est du côté de l'équipe que nous allons trouver la construction d'une organisation plus collaborative.
D'une part, puisque nous sommes salarié·es, c'est que nous sommes lié·es à ce projet par un contrat de travail. Nous sommes par essence mobilisé·es.
Cependant, rien n'oblige ceux qui ne sentent pas à l'aide avec notre organisation interne à rester. Autrement dit, nous fonctionnons collaborativement parce que nous le voulons.
Coopératif, collaboratif, dur de vraiment trancher. Qu'en est-il dans les faits ?

Une organisation plus horizontale

Nous n'allons pas faire ici l'historique de notre manière de travailler, car tout se trouve dans plusieurs articles :
Nous avons deux dirigeants qui impulsent une dynamique, aident à apporter un regard stratégique et financier.
Le reste, nous le décidons et le mettons en place collectivement. Nous avons établi de grands cercles : le cadre social (lié au juridique et administratif), le commercial, la communication, le cercle dédié à l'animation et la gestion des espaces, le pôle des outils informatiques...
Ces cercles sont animés par un·e coordinateur·rice qui veille au cadre, mais qui ne contrôle pas les actions des un·es et des autres. Ce n'est pas un·e chef·fe de service. La répartition des rôles se fait ensuite par volontariat, d'après l'appétence, les compétences, et les besoins de l'entreprise. De nouvelles missions et de nouveaux rôles peuvent émerger dès lors que des besoins apparaissent. Ainsi, nous avons collectivement conscience du travail à effectuer, nous tentons d'y répondre au fur et à mesure, en adaptant nos pratiques, nos manières de concevoir et de faire. Il n'y a donc pas de régulation en amont, de manière descendante, mais plus une régulation organique, en adaptant ce qui doit être amélioré.
De cette méthode organique de s'organiser collectivement, peuvent apparaître des rôles qui finalement n'ont pas de réelle raison d'être. Ils disparaîtront d'eux-mêmes.

Le participatif et les membres, le coopératif et l'équipe

Notre manière de travailler au sein de l'équipe salariée est plus collaborative que ce qui se passe auprès des encordé·es. Cela vient de la nature même des deux types de groupes.
Nous aimerions que le collaboratif gagne les membres, mais en l'état, nous constatons que cela est compliqué, voire impossible. Puisqu'ils payent pour un service bien spécifique. Ils ne viennent pas adhérer à une association auto-gérée, mais bien une entreprise qui proposent déjà une offre toute prête.

Ainsi, nous avons deux leviers pour impulser et faciliter des pratiques participatives :
  • Des pratiques formelles, ponctuelles, ayant une intention définie : des sondages, des apéros permettant des échanges cadrés entre équipe et utilisateur·rices.
  • Des pratiques informelles qui constituent la plupart de nos pratiques et surtout le socle même des conditions de travail au sein de la Cordée. Les référent·es des Cordées n'ont pas de bureau, nous travaillons avec tous les membres, dans les espace partagés. Nous avons donc la même expérience que les membres, nous partageons le même quotidien. Il n'y a pas d'accueil type standard, nous sommes là, disponibles. Le lien direct et quotidien permet la spontanéité et la facilité des échanges et de l'émergence d’initiatives.
Et la convivialité que l'on tente de rendre possible permet de faciliter échanges et rapports informels. Le coin cuisine est le lieu de vie de toutes les Cordées.
Ainsi, nous sommes attentifs aux signaux faibles, aux remarques des membres, à ce qui est dit et vécu.
Le présentiel est donc bien le cœur même de toutes les pratiques participatives que l'on veut rendre possibles.
Et il en va de même pour nos pratiques collaboratives, en interne : réunir l'équipe est nécessaire à l'entretien du lien qui nous lie les uns les autres au pro
Auteur de la fiche : Claire (La Cordée Rennes)
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Savoir pourquoi coopérer

Description de la ressource :

Coopérateur humanum est

La coopération est une singularité de l'espèce humaine, notre moteur principal, outil de survie. Trois siècles de concurrence ne doivent pas faire oublier que nous sommes issus de plusieurs millénaires de coopération et de collaboration.

Trois chantiers

Notre époque devra relever trois défis en matière de coopération :
  • Apprendre à coopérer entre êtres humains : pays du sud / pays du nord, riches / pauvres, entre religions, hommes / femmes...
  • Faire en sorte que l'humanité coopère avec son environnement : moins de pollution, de nuisances, ...
  • Permettre à chaque individu de mieux coopérer avec lui-même : réconcilier humanité et animalité, côté féminin et masculin...

trucetastuce
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Sortir des listes de culpabilité

Description de la ressource : Une carte mentale pour ceux qui réfléchissent autrement qu'avec des paragraphes : https://cocotier.xyz/wakka.php?wiki=SortieListeCulpabilite

Se poser régulièrement, prendre du recul, et se demander si ça va

On est dans un monde où on nous donne de l'info tout le temps. Ce flux peut donner un sentiment d'infobésité. Une des causes principales du burnout, c'est l'impression de n'avoir rien le temps de faire entièrement, de ne parvenir qu'à produire des choses morcelées. Tant qu'on ne s'en rend pas compte ça va : tel le petit hamster dans sa roue, on a l'impression d'avancer, mais quand on s'arrête, épuisé·e et au même endroit, c'est difficile de parvenir à repartir. Et ça peut nous faire rester immobile looooongtemps...

C'est pour ça qu'il faut réussir à se poser, à prendre du recul, et à se demander "est-ce que ça va, moi ?".

Renoncer à être tout puissant.

De toute façon nous ne feront pas tout ce que nous pouvons avoir envie de faire, ou tout ce que les autres attendent de nous...
Et nous le ferons d'autant moins que l'on sera sur la brèche en permanence à nous répéter "je ne pourrais pas tout faire" ou encore "je ne pourrai pas tout lire" !
La solution consiste à se demander ce que nous souhaitons faire de notre temps pour que notre vie se passe bien, ce que nous souhaitons faire de cette journée pour se coucher heureux.se ce soir et réfléchir d'abord à nos besoins.

Renoncer à être tout puissant, c'est d'abord lâcher prise sur l'étendu des possibles pour réussir à faire, à créer, à échanger, à vivre.

Aménager des moments hors flux

Nos journées d'activité sont d'autant moins efficace qu'on les passera à rafraîchir nos messages.
Il est difficile de parvenir à se déconnecter et s'il y a de nombreuses choses que l'on peut faire "dans le flux", il y en a surtout beaucoup pour lesquelles il faut pouvoir s'isoler.
Lire profondément un article, prendre du recul, se poser des questions sur sa structure... vous avez déjà essayé de le faire au milieu des collègues qui vous parlent ou avec les notifications de vos mails qui arrivent en continu dans votre boîte ? Si ces choses là doivent pouvoir avoir une place dans nos journées, il faut s'aménager des espaces hors flux.
C'est un remède efficace contre le sentiment d’inefficacité, mais aussi pour réussir à décrocher des autres pour se reconnecter à soi. La posologie, c'est au
moins une demi-journée par semaine hors flux. Éteindre le téléphone, se débrancher du web, ne plus être disponible pour les autres, c'est vital !

Connaître ses gros cailloux



Cette métaphore consiste à dédier du temps à ce qui est fondamental pour soi que ce soit dans un travail individuel, dans sa vie de couple ou de structure : il faut identifier ses gros cailloux !

Si l'on prend l'image d'un bocal que l'on commencerait à remplir par du sable, il sera difficile d'y mettre beaucoup de grosses pierres, alors que le sable se glissera naturellement entre les interstices de nos gros cailloux. Il s'agit de penser qu'il est simple de remplir sa journée avec des choses qui nous paraissent futiles, mais elle ne nous apporteront pas ce qui est important pour nous.

Avoir conscience de ce qui nous importe et s'organiser pour avoir l'occasion de s'en occuper, c'est la base. Çà ne veut pas dire qu'il ne faut plus faire de petites choses, mais uniquement si elles sont importante ;-)

Ritualiser des moments dans le flux

Pour ne pas se laisser envahir, avoir des moments dédiés pour lire ses mails, faire de l'administratif,...
Ces rituels peuvent être collectifs (réunion d'équipe, ...)
Ce sont les temps indispensable pour que le reste se fasse.
Exemples : tous les lundis je lis les mails de mes listes, tous les X je nettoie ma veille, tous les matins et les
midis je vérifie mes mails etc...
Exemple éimaginez un mec qui va ouvrir sa boite aux lettres toutes les cinq minutes ? On l'hospitalise.

Découper son temps avec les pomodoros

On a des cycles de concentration optimaux d'environ 20 à 25minutes. On intercale une vrai pause de 5
minutes entre ces séquences.
Au bout de quatre fois, on prend 15 minute de pauses.
Cela vient d'un italien qui avait un minuteur tomate.
Cela ne correspond pas exactement à tous le monde, mais globalement ça aide à ne pas rester à faire
semblant, ça n'empêche pas d'être en état de flow par moment.
https://coop-site.net/cooptic5/wakka.php?wiki=GestionDesTachesParPomodoro/iframe

La méthode GTD

Délester
Ritualiser des moments - notamment pour traiter la liste de tâche et qu'elle n'occupent plus notre tete
Déculpabiliser
https://interpole.xyz/?LaMethodeGtd2

Définir ses priorités en fonction de ce que l'on peut faire

Cf méthode GTD
https://interpole.xyz/?LaMethodeGtd2
Critères :




Contexte
temps disponible
énergie physique / mentale : pête le feu, niveau larve, ...
priorité

Utiliser es délesteurs via les rituels et formuler en tâches opérationnelles

Dans notre tête on a cinq cases vides, sinon on bug et on avance plus.
• Une liste - check au fur et à mesure - choix par ordre de priorité immédiat
• S'envoyer un mail / un sms pour quelque chose auquelon pense chez soi et qu'on ne doit pas oublier le
lendemain au boulot

Déculpabiliser - se protéger

On ne fera pas tout : à chacun de gérer ses priorités, les autres nous font part de leurs besoin, on choisit nos
priorités, et on remplis ses journées en fonction de ses limites.
On renégocie avec les sollicitations via l'expression de ses besoin set limites.
Difficulté à savoir parfois quand on arrive pas à tout faire :
• Suis-je trop peu efficace et c'est moi qui met trop de temps ?
• Est-ce qu'on me demande trop de travail et ce n'est pas réalisable ?
-> L'option 1 n'est jamais vraie.

Les méthodes agiles

Crtère cout de l'acion ET efficience de l'action
On commence par les moins couteuses pour le plus grand effet
Rétrospectives

Savoir bien utiliser ses clients mailsutiliser les filtres, etc . . .

utiliser des messageries d'équipe

Savoir organiser sa veille

Pareto : Chercher l’opérationnalité et non la perfection

Pareto - s'autoriser à ne pas faire les choses plus parfaitement que nécessaire.
Des réalités de terrain nous amènent à faire plus pas nécessairement par plaisir.

Le principe de pareto : les 80/20 → le chercheur italien Pareto a formalisé que sur un projet, on va passer moins de temps à faire une grande partie du chemin qu’à fignoler. Quand j’ai passé 20 % du temps j’ai réalisé 80 % du boulot. Peut-être que ça ne vaut même pas le coup de finaliser les 20% restants.

Et si ça vous paraît irréaliste...

Possible que tout ça semble irréaliste, partez du principe que ça ne s'applique que si on souhaite aller bien. Si
l'environnement pro ne nous le permet pas, c'est que cet
Thématique de la ressource : Organisation et gestion du temps
Auteur.trice(s) de la ressource : Laurent Marseault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

Sortir la tête du guidon

Description de la ressource : Un grand frein à la coopération est le manque de temps, l’urgence à mener les projets, le rythme effréné que l’on s’impose parfois. La coopération suppose de prendre ce temps, de lever la tête du guidon, de s’inspirer des autres et d’accepter les remises en question constructives. Elle suppose donc beaucoup de confiance au sein du collectif.
Plusieurs éléments peuvent favoriser la prise de recul :
  • savoir faire des pauses
  • instaurer des temps de régulation
  • être vigilent vis à vis des attitudes des uns et des autres dans le groupe : prendre soin des personnes qui “décrochent” du groupe car celles-ci peuvent être des révélateurs d'un fonctionnement inadapté du collectif.
  • aller se nourrir ailleurs : dans d'autres collectifs, des événements, des formations ...
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Sur l'implication

Description de la ressource :

Impliquer : du bon usage du Français

On "n'implique" pas une personne. Au mieux, on peut "travailler sur les conditions de son implication"

En Français, le verbe "impliquer" n'a que 2 sens :
  • 1/ Engager : Ex Se trouver impliqué dans une affaire désagréable.
  • 2/ Avoir pour conséquences : Ex un déjeuner chargé implique une digestion lourde

Utiliser impliquer en tant que "Faire participer" (Ex on a impliqué les citoyens dans la concertation) est un usage impropre.

Plus précisément, on "n'implique" pas une personne...
  • soit on la mobilise (parfois avec des moyens contraignants : pression, force, contrat de travail)
  • soit elle s'implique

Le rôle de l'animateur-rice est alors de travailler sur les conditions de l'implication de cette personne

Accueillir les nouveaux

Garder les portes du projet/groupe ouvertes pour un renouvellement naturel des forces vives

Les personnes impliquées aujourd'hui dans votre projet finiront par se désimpliquer. Il faut donc anticiper le renouvellement. Quelques questions à se poser pour se mettre dans le peau d'un "nouveau" :
  • Un nouveau a-t-il accès aux informations ? Ces infos sont-elles synthétisées et rendues compréhensibles pour une personne qui n'est pas dans le quotidien du projet ?
  • Existe-t-il des réunions dédiées aux nouveaux ? (une "session de rattrapage", une réunion notre projet "pour les nuls" etc...) Bref, un temps où ils se sentent autorisés à venir et poser toutes les questions de néophytes.
  • Existe-t-il des tâches simples et accessibles pour des personnes peu impliquées ? Cela permettrait de franchir une 1ère étape dans l'implication.

De façon générale, cela consiste à travailler le parcours d'implication : personnes extérieures > observateurs > réactifs > proactifs

Type de membres et ratio d'implication

Votre projet comporte des proactifs, des réactifs, des observateurs et des inactifs

  • Les "proactifs" qui prennent des initiatives sont entre un et quelques pour cent.
  • Les "réactifs" qui réagissent lorsqu'on les sollicite sont entre dix et quelques dizaines de pour cent.
  • Certains sont des "observateurs", suivent les travaux du groupe, les utilisent pour eux, même s'ils ne participent pas.
  • D'autres sont inactifs.
Vu de notre place d'animateur, la difficulté est qu'on ne peut pas faire la différence entre les observateurs et les inactifs, puisque ni l'un ni l'autre ne donne signe de vie. Par contre, en facilitant son implication, on pourra permettre à un observateur de basculer dans l'action et de devenir réactif.
Ainsi, il y a toute une gradation dans les rôles plus ou moins actifs que peut prendre un participant, lui permettant de s'impliquer de plus en plus... ou de moins en moins.

Rendre visible les espaces d'implications

Donner à voir les tâches à faire et les réunions

Cela consiste par exemple à
  • lister les temps de réunions et leur fonction
  • lister les tâches, notamment les plus simples qui permettrait à des nouveaux de faire un 1er pas dans leur implication. C'est le Premier Petit Pas Possible (PPPP)

Puis donner à voir ces espaces d'implication, par ex
  • une liste de tâches à faire, nécessitant des compétences variées (tailler les arbres, faire une liste des producteurs de la vallées)
  • une liste de tâches à faire organisées dans le temps : une frise chronologique sur l'année


  • une liste de tâches à faire organisées selon le temps disponible de la personne


Ces exemples peuvent évidemment être déclinés en numérique.

Prendre soin des réactifs

Car ce sont les proactifs de demain ! (anticiper le renouvellement des membres)

Les proactifs d'aujourd'hui finiront par se désimpliquer. La question n'est pas "si", mais "quand".
Pour anticiper le renouvellement de forces vives dans le groupe, l'animateur peut aller chercher les réactifs par petite touche, par exemple
  • en leur donnant l'occasion de s'exprimer :
  • en dehors des réunions, lors de temps moins formels
  • anonymement parfois (boites à idées ouvertes, questionnaire en ligne...)
  • en les sollicitant directement pour une petite action, ou pour une aide ponctuelle
  • ...
Le principal est de les accompagner dans leurs 1ers pas d'implication


Motivations, freins et seuil d'implication

Les 3 éléments à travailler : repérer les sources de motivations, diminuer les freins et abaisser le seuil du passage à l'acte

Le rôle de l'animateur-ice est de jouer sur 3 éléments afin de susciter l'implication

1- Les motivations principales pour s'impliquer dans un groupe sont (de façon non-exhaustive !)
  • La reconnaissance (par les pairs, par les leaders...)
    • il convient alors de valoriser les contributeurs par des mécanismes qui apporte de la reconnaissance
    • l'animateur doit être capable de maîtriser son besoin de reconnaissance
  • L'utilité du groupe, sa raison d'être, le sens
  • L'apprentissage : la personne sait/sent qu'elle peut apprendre des choses
  • Le sentiment du travail bien fait
  • Le plaisir, le fun
  • Le retour sur investissement
  • La contrôlabilité, le fait d'être "en capacité de..." : Si les personnes se sentent en capacité de faire, alors il y a de grandes chances pour qu'elles fassent ! Il s'agit de pouvoir voir des premières tâches qui nous soient accessibles et qui un environnement qui permette d'être force de proposition (écoute).


2- Les freins principaux à l'implication sont :
  • Le manque de sécurité (personnelle, professionnelle...). Travailler le "cadre de sécurité" (continuité des accords de groupe
  • Le manque de confiance (dans le groupe, en soi)
  • La peur de ne pas pouvoir se désengager : il faut alors
    • Montrer clairement les portes de sorties / de désengagement
    • poser ses propres limites
    • faire valoir la règles des 2 pieds : si je n'apprends rien ici, si je donne/transmet rien ici, alors je suis libre de partir (sur mes 2 pieds)
  • Outils trop complexes
  • Sujets trop complexes
  • Pas assez de temps
  • Perte de légitimité, ou de pouvoir
  • Manque de convivialité, temps trop "sérieux"

3- Le seuil d'implication doit être le plus bas possible pour permettre le passage à l'acte, par exemple
  • en gardant des tâches simples, pour intégrer des nouveaux (Keep It Simple and Stupid)
  • en étant réactif : si une personne fait preuve d'intérêt, il faut répondre tout de suite !


Accompagner la désimplication

Merci et... au fait, pourquoi pars-tu ?

Il est normal que les personnes se désimpliquent et s'éloignent tôt ou tard d'un projet. Cela se fait parfois "en douceur" (déménagement, famille, construction d'une maison...), ou parfois avec des frictions :
  • le syndrome EPM (Et Puis Merde) illustre en quoi une personne peut soudainement partir en claquant la porte. Le risque est alors l'effet "contagion" de cette attitude.
  • "C'est pas mon problème" est un autre mécanisme, où les personnes restent "mobilisées" (souvent via un contrat de travail, un ordre direct de leur chef-fe) mais ne sont plus "impliquées".

Dans tous les cas, lorsque l'animateur-ice du projet repère une désimplication, il sera toujours :
  • sympa de remercier la personne
  • utile de lui demande "pourquoi"
Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne, Autre
Auteur.trice(s) de la ressource : Nicolas Geiger, Jean-Michel Cornu
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Tous les arguments se valent-ils dans la prise de décision... ?

Description de la ressource : Lors de décisions à l'unanimité, ou par consentement, il est parfois demandé d'avancer des arguments, le plus souvent rationnels. Pourtant, il est possible d'assumer que certains choix relèvent de l'animal en nous, de l'instinct.

Lors de choix par cooptation, des collectifs (dont le nôtre) assument de ne pas recruter de nouveaux membres si quelqu'un "ne le sens pas". Il n'est pas toujours évident de qualifier ou de rationaliser ce ressenti, mais il nous semble aussi valable que des analyses rationnels sur les stratégies d'acteurs.

Il est possible de faire le choix de faire valoir à égalité des arguments dits"rationnels" et d'autres plutôt "émotionnels".
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

S'entourer de bon "suiveurs"

Description de la ressource : "Il est commun de dire que c'est de la qualité de l'animation que dépend la vie d'une communauté. C'est bien entendu en partie vraie. Mais dans cette courte vidéo récréative, il est expliqué avec talent que le leadership est indispensable pour initier la chose, mais que sans suiveurs eux-aussi impliqués dans l'action, il n'en serait rien."

Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

  • La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
  • Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
  • Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
  • L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
  • voir et écouter de manière passive
  • être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
  • Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
  • Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
  • Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
  • Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
  • De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
  • Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
  • Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
  • Rappelez les horaires.
  • Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
  • Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
  • N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
  • Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
  • Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • PhotolangageVia des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure,
  • qu'il y ait de la bienveillance,
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre « facultatif » le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
  • ...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
  • Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
  • Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles. S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

  • Animation
  • Gestion du temps
  • Distribution de la parole
  • ...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
  • Jamais de visio de plus d'une heure trente.
  • Ne pas dépasser 45 min consécutives.
  • Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
  • Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

S'assurer de la pérennité du partage

Description de la ressource : Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Le numérique nous permet alors de partager largement, simplement et de manière perenne pourvu que l'on s'en donne la peine.

Utiliser des espaces pré-existants, régis par des règles de fonctionnement démocratiques constitue une option qui laisse espérer une pérennité de l'espace de partage la plus longue possible. Alors si vous devez partager :
  • Un savoir encyclopédique : préférez Wikipédia.
  • Une photo : choisissez Wikimedia Commons.
  • Une information cartographique : contribuez à Open Street Map.

Intégrer les règles de contribution d'un espace collectif demande souvent un petit effort supplémentaire, mais sans cela le partage pourrait ne servir à rien. En plus de la durée de vie de la ressource, c'est la capacité pour d'autres à la trouver que cela privilégie. L'espace de mise à disposition à choisir dépend donc surtout de la nature de la ressources mise en partage.

image dodocatelierchercheurcollectifbam2.jpg (0.1MB)
Do-doc station de documentation physique ludique de l?atelier des chercheurs - cc by nc sa collectif BAM
image movilab.png (0.1MB)
Movilab - plate-forme de documentation des tiers-lieux

L'exemple des ateliers de fabrication numériques (FabLabs)

Les FabLabs ont pour habitude de partager leurs connaissances (tutoriels permettant de reproduire un objet, fichier 3D permettant de l'imprimer,etc.). Dans la plupart des Fab Labs les membres vont documenter leurs projets sur différents espaces pour permettre à d'autres de les reproduire :
  • sur des espaces de documentation physique pour laisser une trace immédiate de sa réalisation, visant plus à faciliter l'appropriation du lieu que le réel partage de ressource (affichage de photos de projets au mur par exemple) ;
  • sur un espace de documentation propre aux membres du lieu pour y documenter les éléments spécifiques à l'atelier ou à l'usage particulier des ses machines (réglages spécifiques, règles d'utilisation...) ou bien des idées de projets non encore développés ;
  • sur des espaces de documentation thématiques gérés collectivement par plusieurs acteurs, lui assurant une plus grande pérennité comme Movilab par exemple, pour y partager des connaissances plus génériques (modèles de documents propres aux fablabs, récits d'expérience, partage des modèles économique des uns et des autres,...).
  • sur des plate-formes internationales concernant le partage de fichiers nécessitant peu de texte (Thingiverse pour les modèles 3D par exemple)
* - Le #CodeSocial - toute comprendre !
Thématique de la ressource : Compostabilité des projets
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    Réunion à distance : après la réunion

    Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .

    Renvoyer un mail

    Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ. Cela réintègre aussi les absents et permet d'avoir des traces sur la durée.

    Remettre en forme les notes

    Pour sortir un CR des notes brutes. penser à l'exporter / le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

    Se rencontrer en physique

    Des fois on échange en visio mais on se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout ça crée une étrange convivialité "on se connaît mais on se connaissait pas".

    Se programmer une pause

    Au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose

    Evaluer et tirer les leçons

    Si le tour de clôture ou les échanges en off après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio prenaient les comme des cadeaux ! L'animateur peut même tendre cette perche en proposant en debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
    Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    Piloter à l'usage : de l'intention à l'attention

    Description de la ressource : Piloter en attention plutôt qu'en intention :
    • Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
    • Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >
    L'animateur doit donc s'astreindre à se taire, à mettre ses idées de côté et plutôt privilégier une attitude d'écoute et d'observation.
    Par ailleurs, il doit mettre en place les conditions favorables pour faire émerger des besoins collectifs : par exemple un questionnaire dont les résultats sont partagés collectivement. Google Formulaire est parfait pour ça car il permet de traiter statistiquement les réponses et de créer des graphiques. Donner à tous en temps réel les résultats permet à l'animateur de ne pas garder le monopole de la vision globale : le groupe est rendu visible au groupe.
    Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
    Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Miroir du groupe

    Description de la ressource : Mettre en place des processus pour que le groupe se représente collectivement
    Rendre le groupe visible au groupe est un étape fondamentale pour engager la coopération entre les membres. C'est le concept d'"holoptisme ", décrit par Jean-François Noubel.
    On peut utiliser différentes techniques et outils :
    • Cartographier les membres : pour représenter la communauté et qu'elle prenne corps, qu'elle soit moins virtuelle en prenant une dimension géographique.
    • Réaliser un inventaire des compétences (en identifiant le point fort de chacun et en le mettant en évidence sur une carte heuristique, par exemple), de ce que l'on est prêt à partager (quelles sont les ressources des membres du groupe qu'ils peuvent partager avec les autres membres ?)
    • Partager les problèmes et points de blocages des uns et des autres, ce en quoi les autres peuvent m'aider.
    Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
    Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Maturité des groupes

    Description de la ressource : Groupe enfant, adolescent, adulte...et cri de l'animateur-ice

    Un groupe progresse suivant différents niveau de maturité.
    • Lorsque le groupe est enfant, c'est avant tout l'animateur-ice qui prend les initiatives (on parle alors de "dictateur bienveillant").
    Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "C'est moi qui fait tout !"

    • Au bout de 18 mois à deux ans (parfois plus pour des groupes "Tanguy" qui restent très longtemps dans le giron de l'animateur-ice), le groupe devient adolescent. Certains cherchent alors à prendre des initiatives et cela se fait au début contre l'animateur-ice. Ils adoptent alors un rôle de "leader négatif". Cette période parfois dure à vivre comme pour les humains, est fondamentale car elle ouvre la porte à l'appropriation du groupe par ses membres. Pendant cette période, il est difficile souvent pour l'animateur-ice de se justifier voire de protéger le groupe d'un leader négatif qui en allant trop loin, met en péril le groupe.
    Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Ils font n'importe quoi !"

    • Dans la phase suivante, le groupe devient adulte. Suffisamment de membres se sont appropriés le groupe et sont même prêts à le défendre. Il ne sert à rien de griller les étapes, pour un groupe comme pour un humain, il faut passer par les différentes étapes. Vouloir constituer un groupe adulte de toute pièce dès le départ pourrait s'appeler le "syndrome de Frankenstein"...
    Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Mais à quoi je sers ?"

    • Parfois le groupe devient sénile. Il peut alors mourir mais peut-être a-t-il essaimé en donnant naissance ou en inspirant d'autres groupes, s'assurant ainsi une descendance.


    La maturité d'un groupe peut aussi être traitée selon l'axe coopération/collaboration :
    • La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
    • La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".
    Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
    Auteur.trice(s) de la ressource : Nicolas Geiger
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Maintenir la dynamique entre deux réunions

    Description de la ressource :

    Gérer les absences

    Les absents ont-ils toujours tort ? En tous cas ils sont souvent les grands oubliés des réunions!
    En réalité, tenir au courant les absent.e.s des avancées d'un projet est un facteur clé d'implication. N'oublions pas que beaucoup de personnes participantes qui ont l'air "inactives" ou sorties du projet suivent en réalité les avancées et seront prêts à se ré-impliquer pour peu qu'on leur en donne les moyens.


    Il y a donc nécessité à ne pas oublier de tenir au courant les absents de ce qui s'est dit lors de la réunion précédente.
    Comment faire ?
    • Envoyer le relevé de décision rapidement
    • Envoyer le compte-rendu intégral, le rendre disponible à la lecture
    • Envoyer une synthèse, intermédiaire entre le relevé de décisions et le compte-rendu intégral
    • Rappeler la date choisie pour la réunion suivante

    Mais surtout dans l'idéal , prendre le temps de rappeler les gens et de leur faire un résumé de ce qui s'est passé, rien ne vaut le contact humain et direct qui permet de poser des questions et de lever les incompréhensions de l'écrit!
    • L'animateur/facilitateur n'est pas forcément celui qui doit s'en charger
    • Il s'agit d'une tâche facilement partageable avec le reste du groupe (chacun s'engage à recontacter un absent par exemple).

    Et pour rappel : ne supprimez surtout pas les gens qui vous semblent inactifs de vos listes de discussions, diffusion, boucles mails, groupe Framateam ou Slack...
    Souvenez vous que c'est dans le vivier des observateurs ou inactifs que se trouvent les futurs participants proactifs et réactifs!!!

    Pour aller plus loin, lien vers fiche Implication : https://interpole.xyz/?SurLImplication

    Usages du compte rendu

    Un compte rendu est par nature un récapitulatif de la réunion. Il contient des parties essentielles, qui doivent être lues afin de garantir le suivi des avancées du projet par toutes et tous. Comment s'en assurer ? Quelques conseils pratiques.

    Le compte rendu efficace répond à quelques critères :
    • il est exhaustif : il rend compte de la réunion dans sa totalité
    • il est validé collectivement par les personnes ayant assisté à la réunion
    • il est accessible sur la durée par toustes
    • il contient un relevé de décisions

    Dès que possible, le lendemain de la réunion au plus tard, envoyer un message commun via email, dans lequel on retrouvera le relevé des décisions dans le corps même du mail.

    La date de la réunion étant fixée et connue, il est primordial de mettre les participant.e.s au même niveau d'information. Pour cela préparer un message (mail) à envoyer 1 ou 2 jours avant renvoyant vers la gare centrale précisant :
    • un rappel du relevé de décision (pour un suivi des décisions global)
    • l'ordre du jour
    • les documents préparatoires
    • les présent et les absents qui s'inscrivent dans l'espace de co-écriture
    • éventuellement les rôles attribués pour cette réunion (animation, écriture...)

    Enfin, pour le suivi global du projet, penser ensemble à créer un lieu accessible à toutes et tous : la gare centrale. Elle est structurée selon les besoins du groupe, et peut prendre différentes formes : un wiki, un tableau Trello, ...
    (lien vers la catégorie d'usage : proposer une gare centrale)
    Attention ! un pad est par définition un outil temporaire et ne saurait faire office de stockage de compte-rendus à long terme. Pensez à exporter vos textes, sinon ils seront supprimés !

    Mise en place et suivi du plan d'action


    Prendre des décisions en réunion, c'est super ! Mais encore faut-il les mettre en œuvre. Comment s'organiser pour le faire ?

    Un principe relativement simple, pour l'information de tous est de faire une liste des choses à faire (ou to-do list) en haut du relevé de décision de la réunion accessible à tous :
    • Tâche à effectuer ou projet à mener
    • Référent/animateur du groupe projet
    • Membre du groupe
    • Date de rendu/étapes

    L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne !
    • Pour organiser au mieux les sous-groupes, il est possible de se répartir des rôles et/ou des tâches.

    Le rôle critique est celui de l'animateur, il doit veiller :
    • à inviter largement les participants qui n'étaient pas à la réunion à venir rejoindre le groupe (dans le cas d'un groupe ouvert)
    • à tenir à jour la gare centrale du projet (voir gare centrale) qui rassemble toutes les informations clés :
    • Membres du groupes, contact, nom, description rapide si possible
    • Calendrier du projet
    • Les étapes (en cours à faire...)
    • Le prochain rdv
    • Les outils utilisés pour travailler : documents clés, liens ou lieux de rdv, etc.
    • à garantir les conditions de production du collectif: si vous sentez que le groupe a du mal à avancer en asynchrone, il est possible d'organiser des temps de productions en synchrone à distance (sprint d'écriture, méthode pomodoro...). Si au contraire les participants ont besoin de produire chacun de leurs côté il faut qu'ils puissent s'extraire du collectif.
    • à faire remonter les besoins spécifiques du sous-groupe au collectif. En effet, il est fort possible de des sous-groupes qui travaillent en parallèle puissent rencontrer des problèmes similaires qui ont déjà été solutionner. partager ses difficultés et demander de l'aide à l'extérieur est un facteur fort favorisant d'implication et de connaissance.

    N.B : Il est possible de désigner un animateur tournant !
    Lien vers fiche Distribuer les rôles : https://interpole.xyz/?DistribuerDesRoles

    Distance entre les réunions

    Lorsque l'on travaille en équipe, et à distance, il est primordial de construire un lien solide entre les personnes. Afin que ce lien reste fort et que le projet avance et soit suivi par les parties prenantes, penser à faire des points réguliers.
    Si les réunions en présence ou certaines réunions à distances seront plus longues, plus décisives, il peut etre bon de garder des réunions courtes et régulières, ce seront des réunion intermédiaires.
    Pour des réunions intermédiaires à distance
    • Envoyer un mail (rituel) d'apports ou de documents préparatoires / état d'avancement
    • Rappeler la date de la réunion suivante et/ou la décider avec un sondage de date (à remplir par toustes) ou en présence pendant la réunion (le plus simple)
    Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance, Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
    Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Célia Goncalves, Mélanie Lacayrouse
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    Les sujets critiques impliquent nécessairement décisions collectives

    Description de la ressource : Qu'est-ce qu'un sujet critique?
    • Cela dépend bien sûr des collectif ou des organisations, mais on peut penser qu'il s'agit du sujets qui touchent à :
      • L'organisation du collectif ou de la structure (élections des instances décisionnelles, rémunération des salarié.e.s, )
      • Le choix des modes de décisions adaptés aux différents sujets
      • Une décision irréversible (ex : dissolution de l'organisation)
        • ...
    • Quels que soient les sujets estimés critiques, il nous semble en tous cas incontournable de les identifier collectivement et d'y associer des modalités de prise de décision claires
    Thématique de la ressource : Prise de décision
    Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    Les Gares centrales - pour organiser et rendre visible l'information

    Description de la ressource : La gare centrale est un espace de partage d'information, physique ou virtuel, qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.

    Une gare centrale : des usages multiples


    En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
    • Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
    • Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
    • Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevé de décision
    • Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien
    • Un tableau de bord : qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
    • Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit,

    Que trouve t-on dans une gare centrale ?

    Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.

    Pour favoriser une gouvernance collective

    • Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
    • Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
    • Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d?administration, comité de pilotage, etc.)
    • L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
    • L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun


    Pour conserver la mémoire

    • L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet
    • Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action
    • Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués

    Pour agir collectivement

    • La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
    • Les modalité de d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
    • La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
    • Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)

    Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.

    La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.


    Avec quels outils créer une gare centrale ?


    Dans certains cas il est pertinent d'avoir une gare centrale physique : un grand tableau devant lequel on passe souvent et facile à mettre à jour. Pour en savoir plus : https://formations.osons.cc/POPGareCentrale

    De nombreux outilsnumériques peuvent être utilisés pour des gares centrales, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles.

    En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalité) au plus complexe (mais pleins de possibles) :
    • Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
    Illustration :

    • Une pauvre page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité, une simple page html est largement suffisante !
    Illustration : http://osons.cc/lelieucommun/
    Créer un pad : https://framapad.org/

    • Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est la papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
    Illustration : https://partage.osons.cc/s/MphMWRcXhiGTYpX
    Créer un pad : https://framapad.org/

    • Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dés lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
    Illustration de gare sous padlet :
    Créer un padlet : https://padlet.com/

    • Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bords adaptés à agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableau dédié à une équipe.
    Illustration de gare sous trello : https://partage.osons.cc/s/goFb5XJsHS69sGo
    Créer un tableau Trello : https://trello.com/

    • Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc. Il s'agit 'un logiciel libre. il rencontre une limite dés lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
    Illustration de gare sous agorakit :
    Créer un espace agorakit : https://agorakit.org/fr/

    • Yeswiki : c'est un logiciel de création de site webs collaboratifs, facilement modifiable par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outil mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
    Illustration de gare centrale sous yeswiki : http://aiguillage.artefacts.coop/?PagePrincipale
    Créer un wiki : https://colibris-wiki.org/?PagePrincipale


    Sources:
    Thématique de la ressource : L'outil au service du projet, Organisation et gestion du temps
    Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    Les 8 R d'une réunion ritualisée réussie :-)

    Description de la ressource :
    • Recentrage / Météo
    • Régalade
    • Ralades
    • Rencontres de la semaine
    • Les sujet dans l'R : ordre du jour en commençant par c'est une info, discussion, décision
    • Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée) - 1 min par décision (remontée ou pas)
    • Réunion à venir : quand ?
    • Recentrage / Météo
    Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Jean-François ROCHAS-PARROT
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    La prise de note collaborative : trucs et astuces

    Description de la ressource : En prenant l'exemple de framapad, nous allons explorer ici l'intérêt de la prise de note partagée, partager quelques trucs et astuces et les écueils à éviter.


    Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?


    C'est un document collaboratif en ligne où chacun peut écrire simultanément:
    • Chacun dispose d'une couleur pour écrire
    • On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
    • On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
    • Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien

    Pour plus d'infos sur le fonctionnement et les fonctionnalité de cet outil, consulter la fiche dédiée

    Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?


    On peut se servir du pad à différentes occasions :
    • En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
    • Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
    • Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
    • Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.

    Les principaux avantages de l'écriture partagée :
    • comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
    • égalité entre les preneurs de notes
    • évolutif
    • régulateur
    • générateur d'intelligence collective
    • transparent
    • une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe

    Quelques idées de règles d'utilisation


    Comme tout outil collaboratif, le pad nécessite des règles partagées d'usage pour pouvoir en profiter au mieux. Ces règles ne sont ni universelles ni exclusives, juste indicatives :
    • Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
    • Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
    • Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
    • Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
    • Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
    • Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
    • Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement

    Les Limites :

    Le pad est ouvert à toute personne disposant du lien : peu de chance de le trouver par hasard, mais important à avoir à l'esprit pour éviter toute fuite d'information TopSecrète ! Il faut toutefois savoir que dans la future version du logicielle (en cours de développement suite à un financement participatif l'année dernière), il sera possible de gérer les droits d'accès et d'avoir une liste de ses propres pads.

    Ces outils nécéssitent beaucoup de bande passante, la bonne qualité de l'accès internet est donc indispensable.

    Il faut également avouer que les fonction d'import et d'export (exception faite du format PDF) sont assez maladroites, et dans un sens comme dans l'autre il faut revenir sur la mise en page une fois le document importé/exporté. C'est notamment pour cette raison que les pads ne sont pas adaptés à de gros documents ou dossiers, très laborieux à remettre en page ensuite.
    Autres ressources :


    Créer un pad :


    Les pads reposent sur un logiciel libre développé par Framasoft. On peut donc directement créer un pad sur leur site (framapad.org), mais il est conseillé si on en a les moyens de l'installer sur son propre serveur. A Tours, Cyrille C. en héberge, il est donc préférable d'utiliser ceux-là plutôt que ceux de framasoft afin de ne pas saturer leurs serveurs.

    Pour créer un pad, c'est donc par ici: http://framapad.org/ !

    Une fois sur la page de création des pads, vous pouvez soit cliquer sur "New Pad", qui générera un nom automatique, ou bien choisir vous même le nom de votre pad (c'est préférable pour s'y retrouver !).
    Thématique de la ressource : Communs et partage de connaissance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande, augmentation par les participants à l'atelier de coconstruire en 2019
    Licence d'utilisation la ressource : CC 0
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    La méthode GTD (pour Getting Things Done)

    Description de la ressource :
    gtd2.png (0.2MB)
    La méthode GTD
    La méthode GTD (Getting Things Done) a été exposée par David Allen dans son ouvrage Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity .
    L'objectif de cette méthode d'organisation est de mettre en place un système assez solide et robuste pour se décharger l'esprit des choses à faire et de la culpabilité de ne pas l'avoir fait afin de pouvoir aborder son travail de manière sereine. C'est le même principe que la Pensine qu'utilise le magicien Dumbledore dans Harry Potter : un récipient où il dépose ses pensées et ses souvenirs afin de s'en décharger, en sachant qu'il pourra à tout moment les retrouver. Vous trouverez ci-dessous les principes généraux ainsi que la manière dont je l'utilise mais je vous conseille de vous reporter à l'ouvrage de David Allen si vous souhaitez la mettre en place.

    Lister ses projets et les diviser en tâches opérationnelles

    Quand on met en place la méthode GTD la première chose est de faire une liste exhaustive de tous ses projets, des plus triviaux (prendre rendez-vous chez le dentiste) aux plus importants (mettre en place un colloque participatif mondial) et de faire un premier tri entre ceux que l'on va réaliser ou qui sont en cours et ceux que l'on fera un jour peut-être (apprendre l'accordéon). Une fois listés, pour chacun des projets en cours ou à venir, il faut réfléchir à la première petite tâche opérationnelle que l'on peut faire pour le démarrer : "Demander à Laurence le nom de son dentiste", "Lire la fiche sur l'organisation d'événements participatifs dans l'ebook de Cooptic". Il faut ensuite ajouter ces tâches dans la liste des choses à faire. Toutes les tâches dans la liste des choses à faire doivent être opérationnelles et ne doivent pas pouvoir être divisées en sous-tâches. Ainsi plutôt que de noter "Préparer l'AG", il faut noter plutôt : "Préparer un Doodle pour fixer la date de l'AG" ou même "Demander à Laurence le fichier des adhérents" (afin de pouvoir leur envoyer le lien Doodle pour fixer la date de l'AG). "Préparation de l'AG" est un projet, pas une tâche.

    Définir ses priorités en fonction de ce que l'on peut faire

    Un des principes de base de cette méthode est de trier et sélectionner les choses à faire en ce demandant : "Quelle action puis-je faire, là maintenant ?". En effet, pour David Allen, ce qui oriente le choix d'une tâche ce sont ses conditions intrinsèques de réalisation, avant toute idée de priorité a priori. Aussi chaque tâche est accompagnée de critères qui permettent de choisir celle que l'on va effectuée, là maintenant, tout de suite :
    1. Le contexte : lieu (je ne peux effectuer cette tâche qu'au bureau) ou personne (je ne peux effectuer cette tâche qu'avec Stéphane) ou outil (je ne peux effectuer cette tâche que si j'ai un ordinateur relié à internet).
    2. Le temps disponible : j'ai besoin de tant de temps pour effectuer cette tâche.
    3. Énergie disponible : pour effectuer cette tâche je dois absolument être en forme, ou concentré ou bien je peux effectuer cette tâche même si je n'ai plus que 2 neurones de vaillants.
    4. Priorité : priorité du projet ou de la tâche.
    Mais la priorité n'arrive qu'à la fin, ce n'est pas elle qui détermine la tâche mais c'est elle qui parmi les tâches possibles correspondant au contexte, au temps et à l'énergie disponible, va déterminer laquelle finalement je choisis.
    Je ne décide de faire une tâche que si effectivement je peux la faire.

    Mise en oeuvre de la méthode

    Ces principes posés, comment ça marche en pratique ?

    La boite d'entrée

    C'est le premier outil de la méthode GTD, une boite d'entrée qui regroupe tout ce qui arrive : les courriers à traiter, l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, les documents, les choses à faire noter à l'issue d'une réunion. Pour l'idée géniale qu'on a eu sous la douche ou la chose à ne pas oublier et à laquelle on repense en s'endormant (et pour éviter de se la répéter dans la tête en espérant de ne pas l'oublier au réveil, ce qui n'est pas très favorable à une bonne nuit de sommeil réparatrice), il suffit de la noter immédiatement puis de l'intégrer dès que possible dans sa boite d'entrée pour la traiter plus tard. Cela implique d'avoir près de son lit (ou de sa douche !) un petit carnet et un crayon, un smartphone, un dictaphone, peu importe le moyen technique mais il faut s'organiser pour avoir toujours à proximité de quoi noter : la chose à faire, à acheter ou l'idée géniale.
    Tout doit arriver dans la boite d'entrée. Pour ma part j'en ai deux : une pour le papier (une bannette en plastique) et une pour l'électronique (ma boite mail). Ensuite, il convient très régulièrement de traiter sa (ses) boite(s) d'entrée selon un protocole défini. Pour ma part, je le fais une fois par jour.

    Traitement de la boîte d'entrée

    Dans la boite d'entrée, on entasse au fur et à mesure tout ce qui arrive : l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, le compte-rendu de la dernière AG, le ticket de restaurant qu'il faudra se faire rembourser, les factures et même les piles qu'il faut recharger.
    Quand on la traite, on en prend chaque élément un par un en lui faisant passer des filtres successifs :
    Est-ce que l'élément entraîne une action opérationnelle ?

    Oui : action opérationnelle

    1. Est-ce que je peux traiter l'action en moins de deux minutes ?
    • Si oui : on le fait (et hop, les piles sont dans le chargeur.
    • Si non :
    2. Est-ce à moi de le faire ?
    • Si oui : quelle première action opérationnelle dois-je faire pour traiter l'action ?
      • Je l'ajoute à ma liste de tâche (en la contextualisant : contexte, durée, énergie, priorité).
      • Si c'est une tâche qui implique un jour et une heure précise, je l'ajoute dans mon agenda (pour l'utilisation de l'agenda, voir plus loin).
    • si non : je délègue.

    Non : pas d'action opérationnelle

    1. C'est quelque chose pour un projet futur : je l'ajoute dans ma liste "Un jour peut-être".
    2. C'est un document dont j'aurai besoin plus tard.
    • C'est un document de référence dont j'aurai besoin, je le classe tout de suite dans mes dossiers de référence (ex. catalogue, règlement, etc...).
    • C'est un document d'accompagnement pour un projet en cours : je le range dans le dossier projet en cours correspondant (ex. formulaire de demande de subvention, article qui servira dans une formation que l'on est en train de construire). Souvent cela s'accompagne d'une tâche à faire. Ainsi je note dans ma liste de tâche "Rechercher une copie de la déclaration de l'association en Préfecture pour la demande de subvention" et je classe le formulaire dans le dossier "En cours : demandes de subventions".
    3. Ce n'est rien de tout cela : poubelle. C'est là le cas de la majorité des documents et e-mail que l'on reçoit ! Attention à la tentation de tout garder "au cas où", il faut vraiment réfléchir en se demandant si on en aura vraiment besoin un jour. (Quand j'ai mis en place la méthode GTD, j'ai jeté toutes les factures d'électricité de mes anciens appartements, certaines dataient de plus de 15 ans)
    Attention : rien ne doit revenir dans la boite d'entrée, tout doit être traité, dans l'ordre où les documents sont. Sinon on repart dans le cercle de la culpabilité avec le document qu'on ne veut pas traiter et qui reste au fond de la boite d'entrée.
    Quand la boite d'entrée et vide ou qu'il n'y a plus aucun mail non lu dans la boite : ouf, ça fait du bien !

    L'agenda

    Dans la méthode GTD, l'agenda est sacralisé et ne doit servir que pour ce qui a effectivement et réellement une date et un horaire : une réunion, un train. Il ne doit pas servir de liste de tâche bis. En effet, la décision de se lancer dans une tâche ne dépends pas d'un moment donné, prévu en amont : "Mercredi, je m'attaque au bilan moral" mais du contexte. Il est fort à parier que le mercredi prévu, votre collègue restera en fait à la maison car son fils est malade et que cela soit vous qui deviez répondre au téléphone toute la journée. Le seul résultat étant que le mercredi soir, la seule chose que vous reteniez, plutôt que la satisfaction d'une journée bien remplie, c'est "Et m...., je n'ai pas écrit le rapport moral". Après rien ne vous interdit de créer le contexte favorable à l'exécution des tâches prioritaires et de vous réserver des journées où vous refusez toutes les réunions afin d'avoir du temps pour faire des actions demandant de la concentration.

    Les dossiers

    Les dossiers, qu'ils soient sous forme papier ou numérique sont de deux sortes, ceux qui se référent à des projets en cours et qui comportent les documents d'accompagnement du projet (compte-rendu de réunion, etc...) et ceux qui permettent de classer les documents de référence. David Allen propose de créer un dossier pour chaque projet, aussi petit qu'il soit même s'il ne comporte jamais qu'une feuille plutôt que d'avoir un système de dossiers et de sous-dossiers. On peut imaginer de préfixer tous ses dossiers pour les distinguer facilement (pour ma part, tous les dossiers sur des projets en cours commencent par EC - et tous mes dossiers avec les documents de référence commencent par RPro - ).

    Actualisation

    Régulièrement, il faut relire sa liste de projet pour faire le point sur les projet terminés mais aussi pour voir s'il y a de nouvelles tâches. C'est l'occasion de ranger les dossiers des projets en cours qui sont terminés. Les documents opérationnels seront supprimés et certains documents d'accompagnement pour intégrer les références générales. C'est aussi le moment de relire la liste des projets que l'on fera "Un jour peut-être" afin de vérifier si ce n'est pas le moment !

    Allen David, Getting things done: the art of stress-free productivity, 1 vol., New York, Penguin Books, 2001.


    Crédit Photos : carlescv sur Flickr - CC By-SA
    Thématique de la ressource : Organisation et gestion du temps
    Auteur.trice(s) de la ressource : Hélène Laxenaire
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    La compostabilité 3 : c'est pour qui ?

    Description de la ressource : Si vous avez continué votre lecture jusqu'ici, c'est déjà qu'elle est certainement pour vous ! En effet, rien de ce qui a été dit ne s'applique ici au modèle d'organisation dominant qui permet à une oeuvre artistique, à un vaccin, ou à une connaissance de manière générale de n'appartenir qu'à quelques-uns ; rien ne s'applique à ce monde qui empêche les individus d'exister au-delà d'eux même.

    Les utopistes, certifiés 100 % compostable


    La notion de compostabilité et sa mise en oeuvre repose avant tout sur la coopération entre humains, dont le seul pré-requis est le partage sincère des richesses. Que l'on entende richesse sous son prisme économique ou sous celui des connaissances, nous constatons que le partage n'est pas l'usage dominant. La compostabilité s'adresse donc nécessairement à ceux qui visent un monde autre qu'il n'est, qui souhaitent innover plus efficacement à échelle mondiale et qui caressent l'envie de vivre en humanité.

    La compostabilité n'impose pas à tous cette vision, mais elle nous invite à pratiquer nos ambitions de partage de manière contaminante. Aussi plutôt que de lister ici d'autres arguments en faveurs du partage, revendiquons cette utopie à travers les mots d'Henri Lefebvre (cf L"empire de la honte , Jean Ziegler) :

    « Ceux qui pensent arrêter leur regard sur l'horizon et se bornent à regarder ce qu'on voit, ceux qui revendiquent le pragmatisme et tentent de faire seulement avec ce qu'on a, n'ont aucune chance de changer le monde... Seuls ceux qui regardent vers ce qu'on ne voit pas, ceux qui regardent au-delà de l'horizon sont réalistes. Ceux-là ont une chance de changer le monde... L'utopie c'est ce qui est au-delà de l'horizon... Notre raison analytique sait avec précision ce que nous ne voulons pas, ce qu'il faut absolument changer... Mais ce qui doit venir, ce que nous voulons, le monde totalement autre, nouveau, seul notre regard intérieur, seule l'utopie en nous, nous le montrent. »

    image JonnyHughes__cc_by.jpg (4.8MB)
    Pour le formuler différemment, nous pouvons aussi comprendre en quoi la compostabilité ne s'adresse pas à tout le monde en relisant Gatien « Les réseaux qui durent sont sous licence CC BY SA » sur les licences ouvertes :

    « Avant d'envisager telle ou telle licence, réfléchissez clairement à vos objectifs !
    Si celui-ci est de vivre le plus longtemps possible sur une production, les licences ouvertes ne sont pas un bon choix.
    Si votre objectif n'est pas l'ouverture et la diffusion de vos productions, les licences ouvertes ne sont pas un bon choix.
    Si votre objectif est de participer à l'avancée du monde, à la diffusion des idées, de la connaissance, au développement de services autour de connaissances... Alors les licences ouvertes sont à explorer ! (car elles seront un bon outil). »



    Devenir composteur, ça s'apprend


    Travailler à la compostabilité nécessite un certain état d'esprit utopiste, mais aussi de fortes capacités à coopérer, à construire des solutions avec d'autres. Le monde compostable, vivant, celui totalement autre, personne n'en porte seul la vision ; c'est l'agrégation des richesses de chacun qui le rendront possible. En effet, partout où il est question de compostabilité, il y a interdépendance et donc interaction avec d'autres humains, ce qui rend nécessaire des compétences sociales à la collaboration.

    La thèse de Elzbieta SANOJCA « Les compétences collaboratives et leur développement en formation d'adultes » , publiée en février 2018, nous fournit une base précieuse en faisant un état des lieux étayé des compétences nécessaires pour collaborer sincèrement. On peut y relever en pré-requis un certain nombre de "compétences pivots" nécessaires à qui souhaite développer des "compétences collaboratives".

    Les compétences pivots, au nombre de trois, sont nécessaires à qui souhaite développer des compétences collaboratives :
    • Avoir l'esprit collaboratif : disposer d'un a priori positif quant à la coopération et avoir conscience de son interdépendance vis à vis des autres marque une prédisposition à entrer dans la coopération;
    • Co-concevoir la structure du projet : une architecture de projet co-construite renforce l'engagement et la motivation mutuelle des parties impliquées;
    • Avoir un soucis du bien commun : indique la maturité du groupe à coopérer et consolide l'engagement à long terme dans les projets.
    Les attitudes collaboratives découlant de ces compétences-pivots, elles nécessitent individuellement une maîtrise de ses besoins de reconnaissance et de ses peurs, et à un niveau interpersonnel un regard positif et bienveillant sur ce que l'autre peut apporter.

    Une fois les compétences pivots acquises, ou au moins conscientisées pour être travaillées au fil du temps, Elzbieta liste six compétences collaboratives qui peuvent s'ancrer dans ce terreau. Elles sont indispensables à tout projet collectif :
    • Des antécédants et des attitudes qui facilitent : avoir l'esprit collaboratif, de l'humilité, un ego mesuré et être bienveillant;
    • Des modalités de démarrage et d'évaluation : savoir engager des partenaires et co-concevoir la structure des projets;
    • Des capacités à animer : animer le groupe pour faciliter le travail, être à l'écoute des personnes et des avis;
    • Des dispositifs de mise en oeuvre : développer et maintenir un réseau d'acteurs et gérer la circulation et le partage des informations;
    • Des finalités : agir pour atteindre des objectifs Communs et avoir un soucis du bien commun.

    image animacoop.jpeg (0.2MB)
    cc by sa - formation Animacoop

    La détention de ces compétences n'est pas un pré-requis à la compostabilité : chacun peut mener des projets allant dans ce sens sans en disposer ; mais ces compétences collaboratives constituent un guide, un horizon à atteindre pour y être plus efficace. Pour travailler ces compétences, des formations comme Animacoop existent : elles permettent d'apprendre à impulser des pratiques collaboratives dans les groupes (présence et distance), afin de s'en faire les passeurs et infuser ces compétences chez chaque personne impliquée dans un projet collectif;

    C'est là le premier pilier de la compostabilité : être en capacité individuelle et collective à agir ensemble en présence, à distance et au delà de toute frontière culturelle.

    Concluons

    Après ce large tour d'horizon des projets collaboratifs sous le prisme de la compostabilité, il est important de préciser que si nous avons choisi de focaliser sur les conditions de partage sincère et de préservation des connaissances liées aux projets, la notion s'applique depuis longtemps à la protection de la nature. Dans le domaine du foncier par exemple, des structures comme terres de liens développent des modes de protections des terres agricoles et des régimes de propriété du foncier pour en préserver la transmission de génération en génération pour des usages exclusifs de production alimentaire.

    Ce qu'apporte la compostabilité en revanche quand il s'agit de transmettre des projets et des connaissances, c'est un rapport différent au temps : le projet n'est pas transmissible en tant qu'héritage au moment où l'on s'en dé-saisis, mais il est immédiatement auto-répliquant et ce à l'infini. L'avantage d'une connaissance sur un bien rival, c'est que nous pouvons tous la manipuler au même moment sans en priver les autres : son partage la multiplie.

    La compostabilité constitue aussi un formidable indicateur d'innovation sociale, en particulier pour apprécier l'impact à long terme d'une innovation puisque tenant compte de sa capacité de reproduction, de mutation et de ré-appropriation par d'autres. Les projets compostables produisent des graines qui portent en elles les conditions nécessaires à leur développement dans tous autres contextes spécifiques. . . pour que partout fleurissent des solutions ! Puisqu'elle regarde au delà de l'impact immédiat et questionne la fécondité des structures, la compostabilité prend mieux en compte les externalités liées à nos projets et à leur résilience.

    Alors, à quand une ressourcerie des idées, des projets, réussis ou ratés ?

    Thématique de la ressource : Compostabilité des projets, Communs et partage de connaissance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Romain lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    La compostabilité 1 : pour un écosystème de projets vivaces

    Description de la ressource : Emballages, meubles, téléphones, ordinateurs, gadgets... chaque objet qui nous entoure est consommateur de ressources naturelles. Le temps où nos créations donnaient lieu à des déchets capables de se décomposer est maintenant loin derrière nous. Problème : lorsque l'on produit des objets trop complexes pour se recomposer d'eux-mêmes, nous accumulons une dette technique qu'il nous faudra un jour assumer.

    Pour limiter l'impact et le nombre de ces déchets, de nombreuses solutions se développent et une multitude d'expérimentations sont en cours : mouvement zéro déchet, bacs à compost, repair cafés, ressourceries, etc.

    Qu'en est-il lorsque l'on aborde une autre des productions humaines, omniprésente à l'ère du numérique : celle des connaissances ? La seconde vie des idées, de l'immatériel, de nos projets reste un impensé alors même qu'ils sont le fruit de notre énergie vitale, ressource irremplaçable s'il en est.

    Mais alors, à quoi ressemblerait une ressourcerie des idées ? Ce texte propose une réponse exploratoire à travers la notion de « compostabilité » développée par Laurent Marseault.

    image piano.jpg (0.2MB)
    piano en berry - cc by sa - Romain Lalande
    Parce qu'elle part de l'observation de la nature et qu'elle vise à en étendre les enseignements à tous nos projets, cette petite allégorie s'adresse à tous. . . pourvu d'être capable d'un peu d'abstraction !

    Ce qui vit est compostable


    Nous vivons sur une planète vivante (et donc limitée) qui obéit au moins à deux règles fondamentales :
    • 1. Tout n'est que poussières d'étoiles : la matière qui constitue toute chose est composée de petits atomes, fabriqués au moment du Bing Bang il y a 13 milliard d'années ;
    • 2. La nature se réorganise en permanence : chaque brique qui compose chaque chose se décompose à un moment donné, puis va se réassembler pour redonner de la matière.

    Partant de ce principe, toute chose vivante est nécessairement compostable. Une feuille peut s'envoler sur 200km, se décomposer puis se recomposer sous l'effet de petits organismes qui recréent du vivant ; le vivant porte ainsi en lui les conditions de sa propre compostabilité.

    Parlons de nous et faisons l'hypothèse qu'en tant qu'êtres humains vivants nous soyons mortels. Convenons qu'il est alors possible qu'en tant qu'individu, qu'en tant que bénévole ou qu'en tant que salarié l'aventure s'arrête un jour. Pour chaque projet auquel nous contribuons le constat est le même : un concours de circonstances a provoqué le début d'un processus qui tend invariablement à s'éteindre.

    C'est cette mort programmée et inéluctable qui doit nous pousser à travailler très en amont sur les conditions de compostabilité des projets. . . au risque de fabriquer des agrégats qui ne puissent se recomposer ! C'est là tout l'enjeu du principe de compostabilité : préparer la mort des projets et permettre à chacune de leurs composantes de se réassembler à d'autres endroits et potentiellement avec d'autres personnes.

    Partager sincèrement pour pouvoir re-composer

    Bien souvent, on ne réfléchit pas à la compostabilité des projets lors de leur conception (quels éléments méritent d'être réutilisés, sous quelle forme, où les mettre à disposition,...). Même lorsque l'on décide de rendre disponible ces ressources auprès des autres, cela ne suffit généralement pas à leur assurer une seconde vie. Il faut dès lors réfléchir à la meilleure méthode pour permettre à la matière produite (les contenus, les données, l'expérience due à nos échecs et réussites,...) d'être réutilisée indépendamment de tout contexte d'usage.

    Si l'on souhaite continuer à vivre sur une planète vivante il faut incontestablement respecter les règles fondamentales du vivant. Si l'on accepte de fabriquer petit à petit des organisations humaines non-compostables, nous acceptons de facto la création de matière inerte, non utilisable voire polluante à l'échelle de l'existence humaine. Utiliser notre énergie vitale pour produire des éléments qui ne vivent pas au-delà de nous-même, ce serait alors se couper du vivant.
    Prenons pour exemple un grand mouvement d'éducation populaire, qui relève un défi impressionnant avec la création de son MOOC (cours collectif en ligne) sur la gouvernance partagée qui totalise 26 000 inscrits en 2015. De nombreux contenus vidéos sont alors placées sous des licences qui en permettent légalement la réutilisation une fois la formation terminée (CC BY SA). Malheureusement ces contenus sont trop contextualisés et ne peuvent pas servir d'autres usages. Trop d'éléments de contenus liés au MOOC ne permettent pas de bien profiter de la vidéo en dehors de ce cadre. Toute l'énergie investie dans la création de ces ressources est donc perdue puisque le partage est « légal » (grâce aux licences) mais pas « sincère » (du fait de la contextualisation des contenus).
    Il aurait fallu séparer dès le montage les éléments propres à l'organisation du cours en ligne de ceux traitant simplement du sujet. A l'instar de l'adage « écrire pour être lu », une ressource sincèrement mise à disposition est « partagée pour être utilisée » !

    image 800pxHgnAgregat_sol_dactiviteLPR.jpg (0.2MB)
    Agrégat de sol archéologique - vue au microscope - cc by sa - NATON Henri-Georges

    Le vivant commence là où la mort se prépare



    Une fois assimilée, la compostabilité des projets permet d'envisager très en amont nos actions et de développer des automatismes fertiles. C'est une manière de se dire « ce que je crée va mourir, je vais mourir, alors comment faire pour que cette énergie que je pose là puisse être utilisée par tout le monde ? ». Se poser cette question, c'est préparer la mort des projets. Pas dans le sens d'un délire paranoïaque et morbide, mais en prenant conscience que notre seule contribution au monde, c'est ce que nous aurons réussi à sincèrement partager.

    En écho, le risque d'une mort non-préparée, c'est de s'obliger à continuer à agir, à vivre des expériences, à rassembler des choses, à agréger, sans jamais prendre le temps de penser la transmission de cet héritage. On crée alors une chimère, un projet que l'on va sans cesse persister à nourrir sans jamais en remettre en question le sens et sans accepter qu'il ne s'arrête. Il est donc indispensable de ritualiser le traitement de ce que l'on souhaite transmettre au jour le jour pour s'autoriser à mettre fin à un projet au moment opportun. Capitaliser ses ressources permet d'accepter la fin d'un projet pour redémarrer ailleurs ou différemment sur des bases déjà acquises. C'est aussi permettre en temps réel à ce qui est expérimenté quelque part et jugé efficace d'être répliqué ailleurs.

    Instaurer une périodicité minimale de rendez-vous et y intégrer des temps de capitalisation (de mise en forme partageable) des productions est indispensable. Ce cycle peut ensuite se répéter indéfiniment ou ne se réaliser qu'une fois, il suffit à rendre réutilisable par soi et par d'autre l'intégralité de l'énergie investie. La mise en place de cycles récurrents permet aussi d'assurer la vie du projet : la durée de ce cycle correspond à la fréquence minimale de rencontres nécessaires à la vitalité du projet. En dessous de ce seuil, le projet ne peut survivre et c'est le signal qu'il faut y mettre fin - ce qui n'est pas si grave si tout ce qui a été produit est réutilisable immédiatement par tous !

    De la compostabilité, il faut donc retenir trois choses :
    • 1. elle se pense et se prépare très en amont,
    • 2. elle permet de mettre fin aux projets lorsque nécessaire tout en leur assurant un nouveau départ,
    • 3. elle nécessite le partage sincère de l'ensemble des ressources produites.
    Rendre son projet compostable, c'est fertiliser les idées en les partageant et tendre vers des organisations plus vivantes, vivaces et vivables.

    Extrait audio -Laurent Marseault sur la compostabilité - 2015 - 10mn



    Crédits - Licence

    Contenu placé sous licence CC by SA,
    Contenus agrégés par Romain Lalande sur la base d'un récit-concept de Laurent Marseault, agrémenté d'échanges fertiles au sein du réseau francophone des Communs, de VECAM et de Remix the Commons.
    Nourri des expérimentations menées par le collectif Animacoop et Outils-Réseaux depuis 15 ans.
    Un grand merci à Maïa Dereva et Sarah Gaucher pour leurs relectures attentionnées.
    Thématique de la ressource : Compostabilité des projets, Communs et partage de connaissance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Laurent Marseault, Romain lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

    La compostabilité 2 : mais pour quoi faire ?

    Description de la ressource :

    La compostabilité comme pré-requis à la création de valeur ajoutée


    Le premier des intérêts de la compostabilité, c'est de favoriser la création de richesses humaines. On peut expliquer ce principe en dissociant trois niveaux de richesse d'un groupe humain (cf article de Gatien Bataille) :
    • Les richesses de niveau 1 : c'est la juxtaposition des richesses individuelles apportées par chacun des membres ;
    • Les richesses de niveau 2 : Ce sont les productions dérivées et coproduites par le groupe à partir des richesse individuelles de ses membres ;
    • Les richesses de niveau 3 : Ce sont les productions dérivées et coproduites par le groupe ET les groupes avec qui il échange en mutualisant leurs richesses de niveau 2 respectives.

    Ici les richesses ne sont ni marchandes ni monétaires, ce sont les connaissances, les modes d'organisation, les habitudes collectives, les compétences transverses développées, les contenus de formation, les ressources pédagogiques,etc. On considère qu'elles ne peuvent être valorisées économiquement qu'à partir du second niveau.

    Simple empilement d'apports individuels, les richesses de niveau 1 n'ont pas grand intérêt en tant que telles, mais c'est cette « mise en commun » des richesses de chacun qui permet au groupe humain d'en produire des dérivés à forte valeur ajoutée. On ne parvient ainsi à des richesses de niveau supérieur qu'en partageant sincèrement ses richesses individuelles ou les richesses de son groupe.

    La recherche est un bon exemple de ce principe : pour parvenir à produire des connaissances utiles, la communauté scientifique publie ses découvertes, les partage. . . et chacun s'appuie sur les travaux des autres pour avancer plus vite et plus loin. Toutefois, le monde de la recherche n'est juridiquement pas compostable : la plupart des publications scientifiques (même financées sur des fonds publics) est protégée en accès ce qui limite la capacité des chercheurs à en disposer. En revanche, dans l'usage, on constate que le piratage occupe aujourd'hui une place incontournable qui pourrait même finir par rendre obsolète le régime des droits d'usage de la recherche, notamment avec la mise à disposition gratuite de la quasi totalité des publications sur des plate-formes illégales comme Sci- Hub.

    En partant du constat que, contrairement à la règle établie, le piratage fait du partage sincère un usage extrêmement répandu, l'argument selon lequel la privatisation des richesses d'un groupe stimulerait la création de richesses nouvelles ne tient plus. Chaque barrière au partage de nos richesses individuelles et collectives remet en cause nos capacités à créer. Imaginer des solutions inédites aux grands défis de l'humanité nécessite la rencontre fertile entre les mondes et son pré-requis est le partage de nos richesses humaines, sans conditions.

    La compostabilité permet donc la création de richesses inédites grâce au réagencement de richesses existantes ; Cela est rendu possible par leur partage sincère.

    Pour aller plus loin :
    >> Les réseaux qui durent sont sous licence CC BY SA» de Gatien Bataille

    >> VIDÉO Privés de savoirs» de DATAGUEULE
    >> Repenser la recherche scientifique au-delà de la propriété» de Lionel Maurel


    La compostabilité comme architecture du buen vivir

    Autour de projets ou de structures, se créent des architectures qui peuvent tout autant libérer qu'enfermer les humains qui y agissent. Une architecture compostable permettra à chacune de ses composantes d'y entrer, d'en sortir, d'y contribuer et d'en tirer profit à travers des « accords de travail » clairs.

    La possibilité d'un ou plusieurs départs est ici pleinement intégré à l'architecture de la structure ou du projet : personne n'est indispensable puisque chacun porte en lui des parties de la richesse du groupe qu'il peut à tout moment recomposer ailleurs avec d'autres. Les richesses ainsi disponibles, l'action et le déplacement des individus au sein des groupes peut aussi se faire de façon plus naturelle. C'est une vision écosystémique et biomimétique du fonctionnement des organisations qui implique de considérer le projet ou la structure comme un système vivant dont la mort constitue une étape incontournable.

    Pour mieux comprendre, il suffit d'observer le comportement des virus. Chez les virus, chaque individu est dépositaire d'une partie seulement du patrimoine génétique de sa communauté. C'est seulement lorsque plusieurs individus se trouvent réunis qu'un patrimoine génétique de niveau combiné peut exister. Ainsi, le résultat de l'assemblage des patrimoines génétiques de chacun sera différent pour chaque groupe d'individu. Chacun est alors utile au groupe, mais personne ne lui est indispensable. Si les sortants emportent une partie du patrimoine collectif pour le recomposer ailleurs, le groupe peut lui aussi continuer à profiter du patrimoine de l'individu sortant !

    La compostabilité favorise donc une architecture profitable tant à la structure qu'à l'individu, en limitant les impacts négatifs de la mort de l'un ou l'autre.

    Pour aller plus loin :
    >> Construire une architecture de coopération » de Lilian Ricaud

    >> La stigmergie, un nouveau modèle de gouvernance » de Lilian Ricaud
    >> pour exemple Lancement de l?accélérateur d?Innovation Sociale #Frenchimpact » du Labo ESS


    La compostabilité comme principal vecteur d'un changement d'échelle


    Puisqu'elle permet la réappropriation instantanée des « recettes » qui fonctionnent, la compostabilité est un fort vecteur tant de réplication que d'adaptation des solutions aux problématiques des territoires. Ainsi, chacun peut puiser dans l'expérience des autres les « briques » qui lui permettront de bâtir une solution adaptée à son environnement immédiat.

    Cette manière de penser la diffusion des solutions à grande échelle prend le contre-pied des logiques largement majoritaires d'expansion des solutions par les seules structures qui en sont à l'origine (prôné par l'ESS notamment). Il n'est pourtant pas faux de considérer que les individus à l'initiative d'un modèle seront les mieux à même de le répliquer à l'identique. Il est en revanche contre-productif de croire qu'une solution viable dans un contexte de temps et de lieu donné produira les mêmes résultats ailleurs.

    La compostabilité nous invite à percevoir l'expérimentation comme devant être inhérente à toute action ; il n'y a alors plus ceux qui innovent et ceux qui diffusent, mais une logique plus fertile et plus résiliente du « tous acteurs des solutions ». Ainsi, les solutions sont toutes partagées et immédiatement appropriables par d'autres. Les éléments de solution pertinents peuvent être immédiatement repris et associés afin d'inventer des réponses hybrides, inédites et recontextualisées. On considère alors que ce sont les parties-prenantes d'un contexte qui sont les plus à même à y agir.

    La compostabilité constitue donc un formidable moteur d'innovation sociale, à même d'assurer un changement d'échelle résolvant des défis qui se posent à l'humanité.
    Thématique de la ressource : Compostabilité des projets, Communs et partage de connaissance
    Auteur.trice(s) de la ressource : Romain lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Identifier de grandes "familles de décisions"... et leurs modalités délibératives

    Description de la ressource : Un collectif peut-être amené à prendre différents types de décisions, il est important qu'ils soient identifiés et qu'un process de prise de décision leur soit associé.

    Cela peut donner :
    • les décisions critiques : pour lesquelles on prend le temps de laisser chacun y prendre part (Élire le Conseil d'administration, engager un budget important, effectuer une embauche,...)
    • les décisions liées à un sujet : qui peuvent être déléguées à une personne, à un groupe de travail, à un rôle,... ( Organiser un événement,...)
    • les décisions du quotidien : elles sont réversibles et je peux les prendre en autonomie pourvu que j'en informe le collectif (Réaménager un espace, corriger des fautes sur le site internet, ...)
    • etc...

    Pour nous aider, on peut utiliser une matrice qui permette à chacun d'identifier dans quel champs rentre une décision qui doit être prise et les modalités délibératives associées, voir à ce sujet la matrice développée par POP dans son cahier d'activité des Tiers Lieux (voir ci-dessous)
    prise de décision
    Thématique de la ressource : Prise de décision
    Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Favoriser l'implication des participants dans une réunion

    Description de la ressource : La première étape pour s'assurer que les gens vont pouvoir s'impliquer c'est qu'ils aient connaissance de la réunion ! Et suffisamment à l'avance pour pouvoir organiser leur venue.
    La date peut même être choisie collectivement via un sondage de date (framadate) à créer et proposer bien à l'avance.

    Vous veillerez ensuite à donner les informations nécessaires :
    • Envoyer les éventuels documents support en amont
    • Rappeler ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente, en se réjouissant des avancées
    • Récapituler ce qu'on a à faire dans cette nouvelle réunion et quel espace de créativité les participants peuvent investir
    • Être clair sur ce qui doit absolument être préparé en amont et ce qui est optionnel en fonction du temps disponible
    • Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et ainsi donne envie de prendre part à la co-construction


    Le contre-exemple
    "- tu n'es pas venu à la réunion collaborative ce matin sur la méga-décision qui va changer nos vies
    - ah c'était ce matin ? j'étais pas au courant
    - ben si on a reçu un message sur framatruc hier à 23h"
    Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
    Auteur.trice(s) de la ressource : Louise Didier
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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    Faire vivre de petites expériences irréversibles de coopération

    Description de la ressource : Un grand voyage commence par de tous petits pas.
    Même s'il semble que la coopération soit une composante majeure de l'animal humain, quelques siècles de "saine concurrence", de "il ne faut pas copier", de "pour exister, ne doit rien à personne"... handicapent les humains qui s'y frottent. Il convient donc de, petit à petit, ré-instiller la dimension coopérative.
    Tout changement est un processus de rupture qui demande un basculement dans les représentations, les idées, les méthodes des individus.
    Pour qu'un réseau se mette à coopérer, il faut provoquer ces ruptures, ces basculements qui sont souvent irréversibles : nous proposons pour cela de faire vivre de petites expériences irréversibles de coopération :
    • Lever un menhir, 340 bonshommes qui tirent dans des sens différents mais pas trop fort : super comme expérience mais il faut avoir l'occasion.
    • Prendre des notes à plusieurs en même temps et sur une même page (avec Etherpad, Google doc ou Gobby : outils qui permettent de co-rédiger en ligne un texte), plus simple que lever un menhir mais bien efficace.
    • Animer un débat en utilisant des cartes heuristiques (Freeplane, Freemind, Xmind...) vidéo-projetées en direct, technique qui permet de visualiser d'un coup d'oeil toutes les idées du groupe et on passe d'une logique linéaire à une navigation par idées qui peut s'adapter au public (on peut facilement ajouter de nouvelles idées).
    • Faire faire et valoriser la rédaction de synthèses de listes de discussions (par exemple, au sein du réseau Tela Botanica , les membres du réseau discutent parfois sur les listes et forums de sujets très pointus. Celui qui a initié la discussion doit réaliser la synthèse. Il y a un classement des synthèses des listes de discussion suivant qu'il s'agit d'un simple copié-collé, ou d'une rédaction plus organisée).
    • Mettre du contenu imparfait, à corriger : n'écoutant que leur bravoure pour défendre la pureté de la Langue, ceux qui hier encore freinaient des quatre fers à l'idée de participer sur un outil informatique passent la barrière technique et corrige les fautes ! (cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'aiguillon de l'ego...).
    • Faire des jeux coopératifs : par exemple le jeu du Tao , ou jeux coopératifs en animation collective sur un site sur la non-violence .
      • ...
    Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
    Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
    Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
    Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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      Faire l'effort d'améliorer et prendre en compte le monde réel

      Description de la ressource : Une des limites au partage des richesses d'un groupe et leur réutilisation, c'est leur fragmentation. Si chaque effort de partage se limite à la mise à disposition de ressources déjà existantes ailleurs, alors ce partage n'a que peu d'impact. Mieux vaut dès que possible prendre le temps de d'améliorer des contenus mis à disposition par d'autre en y mêlant ses ressources propres.

      Deux éléments viennent limiter l'amélioration de contenus existants : l'ego et le flemme. Il est toujours moins évident de satisfaire son besoin de reconnaissance lorsque l'on ne crée pas quelque chose de nouveau mais que l'on se contente d'améliorer à la marge quelque chose d'existant. Pour favoriser la contribution à de l'existant, nous devons veiller à bien garder trace des contributeurs (auteurs) afin que chacun puisse bénéficier de la notoriété de la ressources produites. Il est également plus complexe de repartir d'un contenu existant, puisqu'il sera organisée selon la pensée de son auteur. Repartir d'une base existante nécessitera donc nécessairement un effort supplémentaire pour s'imprégner de la ressource avant de pouvoir y contribuer.

      Si la contribution à de l'existant peut paraître difficile, c'est à ce niveau que l'intérêt du partage se fait réellement sentir. C'est lorsque plusieurs sources de contenus s'assemblent que la ressource devient réellement réutilisable. Plus il y a de sources, plus la richesse partagée est dé-contextualisée et plus elle est largement ré-appropriable par d'autres.

      Arrivé ici et malgré tout ce qui a été dit sur la compostabilité, revenons à la nature et rappelons nous qu'avant de penser ré-emploi, l'enjeu est d'abord de ne pas surproduire. Si c'est grâce au numérique et au partage de connaissance rendu possible par ce biais que nous pouvons transposer la notion de compost vivant à l'univers des projets; il ne faut pas oublier que nous vivons avant tout sur une planète vivante elle aussi. Cela nous amène nécessairement à considérer l'impact du partage de connaissance sur l'écosystème naturel qui nous permet de vivre. La partage numérique de connaissance a des externalités négatives colossales en terme de consommation d'énergie et de ressources naturelles (minerais notamment).

      La prise en compte de l'impact du partage de connaissance immatériel sur le monde physique qui nous entoure rend encore plus indispensable nos capacités :
      • A adopter une culture commune du partage à même de constituer des réseaux de connaissances interconnectés qui ne nécessite pas de les dupliquer (interopérabilité)
      • A constituer des communauté thématiques pour contribuer à des bases de connaissance communes (sur des sujets non-émergeant notamment)

      Pour aller plus loin : « Technologie numériques et environnement » par Cédric Gossart et René Garello
      Thématique de la ressource : Compostabilité des projets
      Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
      Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
      Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

        Encourager les contributions

        Description de la ressource : Pour initier une dynamique coopérative (et même la prolonger) qui s'appuie sur des participations volontaires, il est important de valoriser la moindre contribution. Par exemple citer tous les contributeurs du projet, même ceux qui n'ont eu qu'une participation très minime (apologie du renforcement positif).
        Il n'y a pas de mal à se faire plaisir !
        Par ailleurs, il peut être très utile pour un animateur de réseau de bien connaître les contributeurs éventuels pour repérer le chemin entre leurs préoccupations et le projet.
        Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
        Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

        Définir des accords de groupe

        Description de la ressource : Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.

        Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun.
        image 20180919_095255.jpg (1.3MB)
        Exemple des accords de groupe d'une quinzaine de personnes

        Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.

        Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.

        Les accords de groupe doivent

        • Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
        • Être redéfinis dés lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dés que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
        • Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
        • Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.

        Les accords de groupe ne permettent pas

        • De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
        • De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.

        Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?

        Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
        • Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
        • Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"

        Retrouvez une méthode d'animation de co-construction d'accords de groupe dans cette fiche outil : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes
        Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Gouvernance et gestion de conflits
        Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Louise Didier, Romain Lalande
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

        Définir la valeur ajoutée

        Description de la ressource : Dans les projets, il y a une idée de projection, on est tourné vers l’avenir, on réinvente quelque chose qui n'existe pas encore.

        Pour que ça fonctionne, il vaut donc mieux savoir « pourquoi on fait le projet ». C’est une question qu’on doit avoir en tête tout le temps, et en 360, avec chaque membre du groupe.

        On définit la valeur ajoutée du projet : qu’est-ce que ça aura apporté ou changé dans notre environnement quand on aura fini. Cette VA est la ligne directrice qu’on va avoir en tête tout le temps, à chaque fois que l’on prend une décision.

        C'est l'endroit où l'on donne corps à l'ambition collective du projet. Cela permet à chacun de savoir positionner ses ambitions individuelles et de définir : à quels endroits il s'agit de sa propre volonté, et à quels endroits il s'agit de la volonté commune du groupe. On évite ainsi les potentiels rancœurs vécues lorsque l'on a l'impression de devoir tout faire à la place du groupe alors qu'il s'agit d'une envie individuelle.


        Ce n’est pas un dogme immodifiable, mais si on le change c’est tous ensemble.
        Thématique de la ressource : Gouvernance et gestion de conflits
        Auteur.trice(s) de la ressource : Romain lalande, Sylvain boyer
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

        Définir la valeur ajoutée, l'objectif de changement

        Description de la ressource : Dans les projets, il y a une idée de projection, on est tourné vers l’avenir, on réinvente quelque chose qui n'existe pas encore.

        Pour que ça fonctionne, il vaut donc mieux savoir « pourquoi on fait le projet ». C’est une question qu’on doit avoir en tête tout le temps, et en 360, avec chaque membre du groupe.

        On définit la valeur ajoutée du projet : qu’est-ce que ça aura apporté ou changé dans notre environnement quand on aura finit ? Cette Valeur Ajoutée est la ligne directrice qu’on va avoir en tête tout le temps, à chaque fois que l’on prend une décision. Ce n’est pas un dogme immodifiable, mais si on le change c’est tous ensemble.
        Thématique de la ressource : Gouvernance et gestion de conflits
        Auteur.trice(s) de la ressource : Romain lalande, Sylvain boyer
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

        Coopération ou collaboration : quelles différences ?

        Description de la ressource : F. Henri et K. Lundgren-Cayrol analysent de manière très éclairante la différence entre ces deux notions. Nous nous servons ici de leurs analyse.

        La première différence : comment partage-t-on le travail ?

        De manière générale, les groupes collaboratifs et coopératifs travaillent ensemble sur un but commun ou partagé.
        C'est dans la manière de partager le travail que la différence est la plus visible :

        En coopérant

        schéma différence coopérarion-collaboration
        Le groupe est divisé en équipes spécialisées qui réalisent une partie de tâche. Les membres de chaque équipe ont des responsabilités spécifiques. L'ensemble est réalisé seulement quand tous les membres ont fait leur part de travail.

        En collaborant

        schéma différence coopérarion-collaboration
        Les membres du groupe travaillent pour un but commun. Mais chacun, individuellement, cherche à atteindre par lui-même le but consensuel. Deux productions se font en parallèle : une production collective et les productions individuelles de chaque participant.

        Un choix qui dépend aussi de la maturité du groupe

        • La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
        • La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".
        schéma autonomie et maturité des groupes
        • On peut voir la démarche coopérative comme une méthode d'initiation et de préparation à une réelle collaboration.

        Les impacts sur les interactions entre les personnes

        • En coopérant la complémentarité des tâches crée un sentiment de dépendance réciproque, les interactions sont de ce fait très fortes mais "hiérarchisées".
        • En collaborant c'est la mise en commun des idées qui prime, les interactions ont plutôt un caractère "associatif", elles sont donc plus riches et plus intenses.


        En conclusion

        Ces deux notions ne sont pas encore "stabilisées" bien qu'on s'accorde sur le fait que la collaboration implique un processus plus "démocratique" : les rapports sont plus égalitaires.

        En réalité la différence entre ces deux manières de faire n'est pas si tranchée : on passe facilement d'une démarche à l'autre.

        Coopération et collaboration
        Eric Grelet - CC By Sa



        Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne, Organisation et gestion du temps
        Auteur.trice(s) de la ressource : Equipe d'Outils-réseaux
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

        De l'importance de penser la prise de décision

        Description de la ressource : Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés...
        Lorsque le service informatique d'une organisation décide des logiciels permis ou autorisés "pour la sécurité", sans aucun débat politique au sujet des outils, on peut penser qu'il s'agit d'un abus de pouvoir... Mais en général, cette question étant considérée comme un débat d'expert auxquels les néophytes informatiques n'ont pas d'idées légitimes à apporter, le débat démocratiques n'a jamais lieu. Par contre, les AG d'associations peuvent passer des heures à discuter du choix de la couleur de la salle de réunion ...
        Thématique de la ressource : Prise de décision
        Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
        Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

        Disjoindre l'apprentissage de la coopération...

        Description de la ressource : ...de son utilisation sur des sujets brûlants !
        Il est judicieux d'éviter les sujets polémiques pour s'initier à la coopération. Il vaut mieux tester méthodes et outils coopératifs sur de petits projets avec peu d'enjeux que sur des chantiers vitaux pour le réseau.

        Par exemple, la mise en commun de fiches pédagogiques pour un réseau d'éducation à l'environnement, alors que ce qui est vital pour les membres du réseau c'est de trouver des moyens de se financer. Quand les membres du réseau auront acquis un peu d'expérience en matière de pratiques coopératives et auront développé un vécu commun, un chantier sur la mutualisation des moyens pourra être envisagé.
        Thématique de la ressource : Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
        Auteur.trice(s) de la ressource : Outils-réseaux
        Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
        Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
          Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

          Distribuer des rôles

          Description de la ressource : L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :

          • animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

          • facilitateur.trice
            • pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
            • pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

          • maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

          • un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...


          Il existe d'autres rôles que l'on peut attribuer selon les besoins :

          • Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

          • Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

          • Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

          • Pousse décision pour
            • S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
            • Arriver à faire une transition, sans forcer les choses


          Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.
          Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance
          Auteur.trice(s) de la ressource : Mélanie Lacayrouze, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
          Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
          Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
          Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

          Circulation de la parole

          Description de la ressource : Il est important d'instaurer des règles et un cadre dès le début de la réunion qui sécurise les participants.

          Outils :
          • Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
          • Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place”. Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.
          • La Communication Non Violente.
          • Eventuellement prévoir des temps de parole précis pour chaque personne, pour éviter les débordements.
          • Les gestes de communication silencieuse :
          Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
          Auteur.trice(s) de la ressource : Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
          Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
          Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
          Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui

          FIN

          Contenu en ligne sur la page : https://interpole.xyz/?EbookOutilsInterpole .pdf