Votre groupe projet rassemble des personnes aux pratiques numériques très variées, dont certaines pas très aguerries aux pratiques collaboratives et qui ont besoin de rester en terrain connu ?
Communiquer via une liste de discussion peut être un bon compromis ! Les mails restent, rationalisés avec une adresse unique.
Pour des échanges plus intenses elle peut poser un certain nombre de soucis : qui répond à quoi, les "répondre à tous qui s'enchaînent", difficulté à remonter l'historique pour un·e nouvel arrivant·e…
Si votre groupe projet est prêt à déployer des pratiques plus diversifiées, accompagnez-le en quelques étapes.

Trouver les bonnes réponses implique d'abord de se poser les bonnes questions ! Pour la communication dans un groupe projet, c'est aussi le cas.

La vie d'un projet repose sur des échanges de natures diverses. Repérer les différentes natures d'échanges permet d'identifier les outils adaptés, y compris en testant certains "pour voir" ce que cela donne.

Dernière étape : poser des choix conscients et engager les actions décidées !

La réussite de la communication repose sur la fluidité : cela donne l'impression d'être adapté, non intrusif et cela nourrit l'avancée du projet. Ceci repose sur un appui constant pour que l'équilibre se tienne.

Trop d'outils, tue la communication ! La fluidité de la communication repose sur une "carte mentale partagée" des canaux de communication et de leurs usages, en fonction du type de message.

Animer, faciliter, orienter, clarifier, réguler, beaucoup de la qualité de la vie à distance d'une équipe va passer par la perception que le bon message arrive à la bonne personne, au bon moment ! Dans la "vie à distance", une attention toute particulière est à porter sur la fluidité et l'animation de cette communication.

Pour beaucoup de personnes le travail à distance est perçu comme une modalité dégradée de la relation, avec une perte réelle de ce qu'offrent des échanges "en présence". Cela va être essentiel de nourrir le "chaud" dans les échanges et de permettre aux personnes de cultiver des relations qui incluent convivialité et habitudes partagées.

Documents co-rédigés, prise de notes de réunions, notes argumentaires, tous les contenus peuvent être rédigés à distance ! Et vont constituer autant de supports formalisés qui jalonnent la vie du collectif.

Une équipe vivante repose aussi sur des décisions partagées, lisibles et qui permettent aux actions et projets d'avancer. Pas toujours possible de se rencontrer pour décider, il s'agit alors de s'organiser pour permettre une prise de décision éclairée, à distance.

Un rendez-vous réussi, c'est d'abord une date et une heure qui conviennent aux personnes à rassembler !

L'ordre du jour est un élément essentiel pour :

• Savoir pourquoi cette réunion est organisée,
• Estimer sa durée nécessaire (et tenir le timing !), voire prévoir plusieurs réunions pour rester sur des formats courts (une heure),
• Savoir qui est indispensable selon les sujets abordés,
• Motiver les participant·es à y assister !

Proposé par les organisateurs via un document partagé avec les participant·es envisagé·es avant la réunion, il peut également être amendé et complété en amont. Cela permet de s'épargner en début de réunion l'ajout de "points divers" qui rallongent la réunion d'autant !

Vous pouvez également prévoir un modèle d'ordre du jour (et de structure de compte-rendu) pour les réunions régulières, à copier à chaque nouvelle réunion.

Une visioconférence réussie, cela n'est pas si évident pour que chacun·e trouve pleinement sa place !

Quelques points d'attention sont à considérer.

Le document d'ordre du jour partagé initialement peut faire une excellente base de prise de notes. Et puisqu'il est déjà sur un document partagé, pourquoi ne pas le faire à plusieurs ? Du temps gagné, un suivi de la réunion pour une personne qui s'est absentée deux minutes, pas de malentendu sur les décisions prises… c'est tout bon !

Attention d'être clair sur l'objet de cette prise de notes : est-ce un compte-rendu exhaustif des échanges ? un relevé de décision ? des notes d'ambiance ? — et de s'assurer qu'au moins une personne prend bien des notes dès le début de la réunion (ce rôle peut être déterminé en amont pour gagner du temps également) !

Faire une prise de notes partagée c'est aussi le gage d'un suivi efficace dans le temps des réunions à distance — mais cela s'organise.

A l'issue de la réunion, le compte-rendu (ou le lien d'accès au document partagé) est envoyé à tout·es, y compris les absent·es pour ne pas perdre le fil. Et, dans l'idéal, facilement retrouvable dans un espace de stockage commun, avec un nom de fichier standardisé et adapté (la date, l'occasion et 1 ou 2 mots-clés) !

Astuce : pour un même projet ou une instance permanente, rédiger tous les CR de suite dans le même document partagé permet de garder toujours le même lien de partage, et facilite également la recherche dans le texte (plutôt que d'ouvrir de nombreux documents en espérant retrouver celui du jour où un tel sujet a été abordé) ! Attention cependant à ne pas créer des fichiers ou des pads trop gros : penser à archiver au bout d'un certain temps, tous les 3 mois par exemples pour les réunions fréquentes, dans un document en lecture seule !

Il est important de clarifier où l'on va avant de se lancer.

• A qui s'adresse ce document ?
• Quels contenus faut-il y retrouver ?
• Quelle taille peut-il/doit-il faire ?
• Quel plan ?

Ce travail peut engager l'ensemble des rédacteurs·trices, ou un groupe restreint qui en assume alors la responsabilité.

Pour débuter la rédaction, ces quelques questions permettront de caler le travail collectif :

• Qui a/aura accès au document ?
• Qui peut rédiger (et dans quel délai) ?
• Quelles sont les règles de rédaction pour harmoniser le travail ?
• Par qui et comment sera validé le contenu ?
• Qui anime le groupe de rédaction ?

Cela permettra de bien situer les rôles des personnes amenées à intervenir dans la rédaction.

C'est le moment de se lancer dans l'écriture !

Que vous soyez en mode "collaboration" (production collective) ou "coopération" (répartition du travail), c'est une étape critique durant laquelle il est important de fixer des échéances claires et réalistes pour que chacun.e puisse avancer dans les temps.

La (ou les) personne(s) en charge de l'animation du groupe ou du respect des délais relancera les participant·es de façon bienveillante.

Les échéances fixées peuvent coïncider avec des réunions, nécessaires pour des groupes qui n'ont pas beaucoup d'habitude de ce type d'écriture partagée. Ces moments accompagneront de façon souple l'accord sur la méthode, la résolution de questions de fond, la progression du travail.

Il devient alors important de permettre que ces réunions se tiennent "à distance".

Chacun.e a fait sa part, le rapport est (presque) fini ! Félicitations.

Il reste cependant quelques points essentiels :

• Relire le contenu (plusieurs fois !) pour corriger les coquilles, rectifier les erreurs voire harmoniser le style, si nécessaire. Pour les coquilles, l'idéal est de faire relire par une personne tierce : il devient difficile de voir les fautes sur un texte sur lequel on a passé beaucoup de temps.
• Valider ce contenu comme étant prêt pour le partage élargi.
• Récupérer le contenu produit pour le mettre en forme (organiser un sommaire, éditer la police et les styles, ajouter les logos éventuels…). Un peu d'aide ? Découvrez ce framabook sur les styles dans LibreOffice !

Selon le public cible de ce rapport sa diffusion peut-être dans un cercle restreint ou beaucoup plus ouverte.
Quelques questions à se poser:

• Qui diffuse ?
• A qui ?
• Comment la diffusion aura-t-elle le plus d'impact ?
• Comment éviter les envois en doublons ?

Répondre à ces questions fera gagner du temps, évitera les envois multiples et garantira que la production collective atteint ses objectifs !

Bien évidemment les personnes engagées dans la rédaction, ainsi que l'ensemble des partenaires, seront les premiers informés de la finalisation du travail et de son envoi. Ils seront les premiers à relayer efficacement le travail mené.

Vous souhaitez que ce travail puisse être facilement diffusé et partagé ? Voir que certaines parties puissent être integrées à d'autres travaux ? Pensez à choisir une licence libre et à l'indiquer sur le document ! Par défaut, toute production est placée sous le régime du droit d'auteur.