Organiser une réunion à distance

Un rendez-vous réussi, c'est d'abord une date et une heure qui conviennent aux personnes à rassembler !

L'ordre du jour est un élément essentiel pour :

• Savoir pourquoi cette réunion est organisée,
• Estimer sa durée nécessaire (et tenir le timing !), voire prévoir plusieurs réunions pour rester sur des formats courts (une heure),
• Savoir qui est indispensable selon les sujets abordés,
• Motiver les participant·es à y assister !

Proposé par les organisateurs via un document partagé avec les participant·es envisagé·es avant la réunion, il peut également être amendé et complété en amont. Cela permet de s'épargner en début de réunion l'ajout de "points divers" qui rallongent la réunion d'autant !

Vous pouvez également prévoir un modèle d'ordre du jour (et de structure de compte-rendu) pour les réunions régulières, à copier à chaque nouvelle réunion.

Une visioconférence réussie, cela n'est pas si évident pour que chacun·e trouve pleinement sa place !

Quelques points d'attention sont à considérer.

Le document d'ordre du jour partagé initialement peut faire une excellente base de prise de notes. Et puisqu'il est déjà sur un document partagé, pourquoi ne pas le faire à plusieurs ? Du temps gagné, un suivi de la réunion pour une personne qui s'est absentée deux minutes, pas de malentendu sur les décisions prises… c'est tout bon !

Attention d'être clair sur l'objet de cette prise de notes : est-ce un compte-rendu exhaustif des échanges ? un relevé de décision ? des notes d'ambiance ? — et de s'assurer qu'au moins une personne prend bien des notes dès le début de la réunion (ce rôle peut être déterminé en amont pour gagner du temps également) !

Faire une prise de notes partagée c'est aussi le gage d'un suivi efficace dans le temps des réunions à distance — mais cela s'organise.

A l'issue de la réunion, le compte-rendu (ou le lien d'accès au document partagé) est envoyé à tout·es, y compris les absent·es pour ne pas perdre le fil. Et, dans l'idéal, facilement retrouvable dans un espace de stockage commun, avec un nom de fichier standardisé et adapté (la date, l'occasion et 1 ou 2 mots-clés) !

Astuce : pour un même projet ou une instance permanente, rédiger tous les CR de suite dans le même document partagé permet de garder toujours le même lien de partage, et facilite également la recherche dans le texte (plutôt que d'ouvrir de nombreux documents en espérant retrouver celui du jour où un tel sujet a été abordé) ! Attention cependant à ne pas créer des fichiers ou des pads trop gros : penser à archiver au bout d'un certain temps, tous les 3 mois par exemples pour les réunions fréquentes, dans un document en lecture seule !