De même que l'outil collaboratif n'existe pas, l'outil idéal non plus !
Nous allons voir dans cette fiche comment trouver l'outil le plus adapté à votre usage et votre besoin pour un groupe donné à un moment donné. Nous nous limitons donc ici la phase du choix, la mise en place étant une autre étape.
Avoir les idées claires sur vos usages
Après avoir vu qu'est-ce qu'un usage, vous pourrez en dresser la liste et les hiérarchiser.
Cette hiérarchisation vous permettra de commencer par le Plus Petit Précieux Pas Possible.
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un groupe donné.
Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Vous devez donc vous assurer de la pérennité de l'outil.
mais aussi veiller sur les outils du moment > voir plus bas le paragraphe suivant
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un moment donné.
Ne restez pas seul.e...
...dans votre collectif
Le bon outil ne sera jamais celui choisi par le seul animateur ou par le plus geek du groupe.
Quels sont les risques :
concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...
Choisir le bon outil veut alors dire animer un groupe de travail sur cette question pour lister les usages et les hiérarchiser collectivement, mais aussi les tester ensemble.
...dans la communauté plus large
D'autres autour de vous se sont sûrement posé des questions similaires. Leur groupe ne peut pas être identique au votre, mais partager vos réflexions vous éclairera sûrement sur des pistes d'outils adaptés à vos besoins. Par exemple si vous suivez ou avez suivi la formation Animacoop, vous pouvez échanger sur le forum du réseau.
L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute
C'est l'usage qui est stable, l'outil doit pouvoir évoluer en fonction de ce que le net vous offre.
Nous vous invitons à ritualiser la remise en question de vos outils : vérifier qu'ils correspondent toujours à un usage, que les accords définis sont respectés ...
Accueillir une nouvelle personne et lui présenter les outils du groupe peut être une bonne occasion de se poser des questions : en faisant cet état des lieux, vous allez peut-être vous rendre compte d'incohérences, ne les mettez pas sous le tapis !
Et aussi, le groupe bouge : de nouvelles personnes vous rejoignent, d'autres vous quittent, les projets évoluent ... donc vos usages et besoins bougent aussi, et les outils avec !
Et oui tout bouge tout le temps : mais c'est ça qui est rigolo !
Description de la ressource
L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :
animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe
facilitateur.trice
pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"
maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...
un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...
Il existe d'autres rôles que l'on peut attribuer selon les besoins :
Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.
Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.
Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.
Pousse décision pour
S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
Arriver à faire une transition, sans forcer les choses
Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.
Type de ressource
Truc et astuce
Thématique de la ressource
Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource
Mélanie Lacayrouze, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.
Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun. Exemple des accords de groupe d'une quinzaine de personnes
Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.
Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.
Les accords de groupe concernent donc les besoins en terme
d'organisation du travail, d'implication, de disponibilité, d'objectifs ex: j'ai besoin que la réunion se termine à l'heure car je mange avec des amis ensuite, j'ai besoin de savoir qui prend des notes...
d'animation du groupe, de prise de décision, gouvernance ex: j'ai besoin de reflexion avant de prendre une decision,j'ai besoin de ne pas forcément donner mon avis...
de communication, de relations interpersonnelles, d'ambiance ex: j'ai besoin que l'on se tutoye ou que l'on se vouvoyent tous, j'ai besoin d'une ambiance joyeuse
de moyens matériels ex: j'ai besoin de pouvoir m'assoir pendant ces 2h de réunion
de moyens humains, besoins physiologiques divers. ex: j'ai besoin qu'on ne me touche pas, j'ai j'ai besoin d'une vraie pause repas en mi-journée...
Exemple de cadre de sécurité pouvant être la base d'accords de groupe (si temps insuffisant pour une co-construction totale)
Les accords de groupe doivent
Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
Être redéfinis dès lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dès que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.
Les accords de groupe ne permettent pas
De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.
Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?
Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"
Description de la ressource
Il est important d'instaurer des règles et un cadre dès le début de la réunion qui sécurise les participants.
Outils de répartition de la parole:
- Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
- Tour de table : chacun.e à son tour peut s'exprimer ou passer son tour si iel ne souhaite pas s'exprimer.
- Parole au centre. Celui ou celle qui veut prendre la parole fait un geste comme s'il prenait un objet au centre du groupe. Lorsqu'iel a terminé, iel fait le geste de remettre l'objet au centre pour que la personne suivante puisse "reprendre l'objet" et la parole. Voir la fiche : https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/parole-au-centre/
- file d'attente avec les doigts. La première personne qui souhaite parler lève un doigt, si une deuxième personne souhaite également parlé elle en lève 2 etc. Quand la première personne prend la parole, la 2ème personne passe de 2 doitgs levé à 1. Cela permet de partager la responsabilité de l'ordre de parole.
Outils de faciliation de l'écoute et des échanges en groupe
- Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place” dire "J'ai dit ou J'ai fini pour signifier qu'on a fini son propos et qu'on donne la parole". Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.
- La Communication Non Violente.
- "J'ai dit" ou "J'ai fini" pour indiquer que l'on a terminé son propos
- Eventuellement prévoir des temps de parole précis pour chaque personne, pour éviter les débordements.
- Les gestes de communication silencieuse :
– main levée: demande de parole
– doigt pointé: réponse directe
– main en C: clarifier
– deux pouces et index joints en O: point ordre/orga
– deux mains levées et agitées: accord, applaudissements silencieux
– deux mains vers le bas: désaccord
– poing levé: opposition
– deux bras levés en X, mains ouvertes: désaccord non bloquant
Description de la ressource
Pour initier une dynamique coopérative (et même la prolonger) qui s'appuie sur des participations volontaires, il est important de valoriser la moindre contribution. Par exemple citer tous les contributeurs du projet, même ceux qui n'ont eu qu'une participation très minime (apologie du renforcement positif).
Il n'y a pas de mal à se faire plaisir !
Par ailleurs, il peut être très utile pour un animateur de réseau de bien connaître les contributeurs éventuels pour repérer le chemin entre leurs préoccupations et le projet.
Coopération ou collaboration : quelles différences ?
Description de la ressource
France Henri et Karin Lundgren-Cayrol analysent de manière très éclairante la différence entre ces deux notions. Nous nous servons ici de leurs analyse.
La première différence : comment partage-t-on le travail ?
De manière générale, les groupes collaboratifs et coopératifs travaillent ensemble sur un but commun ou partagé.
C'est dans la manière de partager le travail que la différence est la plus visible :
En coopérant
Le groupe est divisé en équipes spécialisées qui réalisent une partie de tâche. Les membres de chaque équipe ont des responsabilités spécifiques. L'ensemble est réalisé seulement quand tous les membres ont fait leur part de travail.
En collaborant
Les membres du groupe travaillent pour un but commun. Mais chacun, individuellement, cherche à atteindre par lui-même le but consensuel. Deux productions se font en parallèle : une production collective et les productions individuelles de chaque participant.
Un choix qui dépend aussi de la maturité du groupe
La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".
On peut voir la démarche coopérative comme une méthode d'initiation et de préparation à une réelle collaboration.
Les impacts sur les interactions entre les personnes
En coopérant la complémentarité des tâches crée un sentiment de dépendance réciproque, les interactions sont de ce fait très fortes mais "hiérarchisées".
En collaborant c'est la mise en commun des idées qui prime, les interactions ont plutôt un caractère "associatif", elles sont donc plus riches et plus intenses.
En conclusion
Ces deux notions ne sont pas encore "stabilisées" bien qu'on s'accorde sur le fait que la collaboration implique un processus plus "démocratique" : les rapports sont plus égalitaires.
En réalité la différence entre ces deux manières de faire n'est pas si tranchée : on passe facilement d'une démarche à l'autre.
Description de la ressource
Si la durée d'un projet n'est pas de limite de durée ou de cycle bien défini (organisation d'un événement annuel par exemple), le groupe a souvent du mal à y mettre fin quand il n'a plus de raison d'être. Pour mieux accepter la mort d'un projet, certains moments comme les Assemblées Générales peuvent être utiles mais ne sont bien souvent que des temps de bilan et de programmation du prochain cycle. Ils ne prennent que rarement le temps de requestionner les finalités du projet et les engagements des membres au regard du contexte qui évolue.
Il peut dès lors être très utile de définir un cycle de vie adapté au projet, qui correspondra à une durée au-delà de laquelle le groupe ne peut pas fonctionner correctement sans se voir. A chaque cycle, on prend ainsi le temps de faire le point, d'intégrer les évolutions du contexte et de vérifier qu'il y a toujours une raison d'être et une appétence à la continuité du groupe. Questionner régulièrement la mort devient un rituel incontournable qui permet aussi de célébrer les réussites, au-delà de la simple assemblée réglementaire annuelle. Ce cycle constitue un marqueur : si le groupe ne parvient pas à se retrouver assez régulièrement c'est que le projet doit être arrêté ou mis en sommeil.
S'il est préférable d'avoir préparé la mort d'une structure dés le départ pour favoriser la réutilisation de toutes les richesses créées, il n'est jamais trop tard pour s'y mettre. Ainsi, même si l'on prend conscience du manque de capitalisation des ressources au moment de la fin du projet, il est toujours temps de fournir un effort et de profiter d'un dernier souffle d'énergie pour rendre, au bout du compte, l'aventure la plus profitable possible ! Préparer la mort sous-entend avoir défini les éléments qui, s'ils sont remplis, feront que l'on considère le projet achevé.
Mener une ultime opération de capitalisation des ressources permettra de réaliser le chemin parcouru, de s'assurer de la réutilisation des richesses produites, d'offrir à chacun de partir avec une ressource de départ qu'il pourra réimplanter dans d'autres projets... et de célébrer toutes les victoires passées, souvent occultées par l'omniprésence du sujet de la mort. Composter ses ressources en organisant un dernier sprint de documentation avec les contributeurs actuels et passés permettra très certainement au projet de mourir dans la joie !
Description de la ressource
Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.
Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :
Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.
Description de la ressourceLa méthode GTD
La méthode GTD (Getting Things Done) a été exposée par David Allen dans son ouvrage Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity .
L'objectif de cette méthode d'organisation est de mettre en place un système assez solide et robuste pour se décharger l'esprit des choses à faire et de la culpabilité de ne pas l'avoir fait afin de pouvoir aborder son travail de manière sereine. C'est le même principe que la Pensine qu'utilise le magicien Dumbledore dans Harry Potter : un récipient où il dépose ses pensées et ses souvenirs afin de s'en décharger, en sachant qu'il pourra à tout moment les retrouver. Vous trouverez ci-dessous les principes généraux ainsi que la manière dont je l'utilise mais je vous conseille de vous reporter à l'ouvrage de David Allen si vous souhaitez la mettre en place.
Lister ses projets et les diviser en tâches opérationnelles
Quand on met en place la méthode GTD la première chose est de faire une liste exhaustive de tous ses projets, des plus triviaux (prendre rendez-vous chez le dentiste) aux plus importants (mettre en place un colloque participatif mondial) et de faire un premier tri entre ceux que l'on va réaliser ou qui sont en cours et ceux que l'on fera un jour peut-être (apprendre l'accordéon). Une fois listés, pour chacun des projets en cours ou à venir, il faut réfléchir à la première petite tâche opérationnelle que l'on peut faire pour le démarrer : "Demander à Laurence le nom de son dentiste", "Lire la fiche sur l'organisation d'événements participatifs dans l'ebook de Cooptic". Il faut ensuite ajouter ces tâches dans la liste des choses à faire. Toutes les tâches dans la liste des choses à faire doivent être opérationnelles et ne doivent pas pouvoir être divisées en sous-tâches. Ainsi plutôt que de noter "Préparer l'AG", il faut noter plutôt : "Préparer un Doodle pour fixer la date de l'AG" ou même "Demander à Laurence le fichier des adhérents" (afin de pouvoir leur envoyer le lien Doodle pour fixer la date de l'AG). "Préparation de l'AG" est un projet, pas une tâche.
La méthode GTD optimise votre efficacité au travail. Vous comptez sur une méthode éprouvée sans changer de manière significative votre fonctionnement quotidien condamnant l'expérience à l'échec. Il est donc primordial pour vous d'agir en fonction des options que vous avez choisies lors des étapes précédentes: vos priorités, le temps dont vous disposez, votre niveau d'énergie, le contexte dans lequel vous vous trouvez, l'essentiel est de s'en tenir à ton objectif personnel que vous vous êtes fixés et soyez sérieux et régulier dans votre pratique.
Définir ses priorités en fonction de ce que l'on peut faire
Un des principes de base de cette méthode est de trier et sélectionner les choses à faire en ce demandant : "Quelle action puis-je faire, là maintenant ?". En effet, pour David Allen, ce qui oriente le choix d'une tâche ce sont ses conditions intrinsèques de réalisation, avant toute idée de priorité a priori. Aussi chaque tâche est accompagnée de critères qui permettent de choisir celle que l'on va effectuée, là maintenant, tout de suite :
1. Le contexte : lieu (je ne peux effectuer cette tâche qu'au bureau) ou personne (je ne peux effectuer cette tâche qu'avec Stéphane) ou outil (je ne peux effectuer cette tâche que si j'ai un ordinateur relié à internet).
2. Le temps disponible : j'ai besoin de tant de temps pour effectuer cette tâche.
3. Énergie disponible : pour effectuer cette tâche je dois absolument être en forme, ou concentré ou bien je peux effectuer cette tâche même si je n'ai plus que 2 neurones de vaillants.
4. Priorité : priorité du projet ou de la tâche.
Mais la priorité n'arrive qu'à la fin, ce n'est pas elle qui détermine la tâche mais c'est elle qui parmi les tâches possibles correspondant au contexte, au temps et à l'énergie disponible, va déterminer laquelle finalement je choisis.
Je ne décide de faire une tâche que si effectivement je peux la faire.
Mise en oeuvre de la méthode
Ces principes posés, comment ça marche en pratique ?
La boite d'entrée
C'est le premier outil de la méthode GTD, une boite d'entrée qui regroupe tout ce qui arrive : les courriers à traiter, l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, les documents, les choses à faire noter à l'issue d'une réunion. Pour l'idée géniale qu'on a eu sous la douche ou la chose à ne pas oublier et à laquelle on repense en s'endormant (et pour éviter de se la répéter dans la tête en espérant de ne pas l'oublier au réveil, ce qui n'est pas très favorable à une bonne nuit de sommeil réparatrice), il suffit de la noter immédiatement puis de l'intégrer dès que possible dans sa boite d'entrée pour la traiter plus tard. Cela implique d'avoir près de son lit (ou de sa douche !) un petit carnet et un crayon, un smartphone, un dictaphone, peu importe le moyen technique mais il faut s'organiser pour avoir toujours à proximité de quoi noter : la chose à faire, à acheter ou l'idée géniale.
Tout doit arriver dans la boite d'entrée. Pour ma part j'en ai deux : une pour le papier (une bannette en plastique) et une pour l'électronique (ma boite mail). Ensuite, il convient très régulièrement de traiter sa (ses) boite(s) d'entrée] selon un protocole défini. Pour ma part, je le fais une fois par jour.
Traitement de la boîte d'entrée
Dans la boite d'entrée, on entasse au fur et à mesure tout ce qui arrive : l'idée géniale qu'on a eu sous la douche, le compte-rendu de la dernière AG, le ticket de restaurant qu'il faudra se faire rembourser, les factures et même les piles qu'il faut recharger.
Quand on la traite, on en prend chaque élément un par un en lui faisant passer des filtres successifs : Est-ce que l'élément entraîne une action opérationnelle ?
Oui : action opérationnelle
1. Est-ce que je peux traiter l'action en moins de deux minutes ?
Si oui : on le fait (et hop, les piles sont dans le chargeur.
Si non :
2. Est-ce à moi de le faire ?
Si oui : quelle première action opérationnelle dois-je faire pour traiter l'action ?
Je l'ajoute à ma liste de tâche (en la contextualisant : contexte, durée, énergie, priorité).
Si c'est une tâche qui implique un jour et une heure précise, je l'ajoute dans mon agenda (pour l'utilisation de l'agenda, voir plus loin).
si non : je délègue.
Non : pas d'action opérationnelle
1. C'est quelque chose pour un projet futur : je l'ajoute dans ma liste "Un jour peut-être".
2. C'est un document dont j'aurai besoin plus tard.
C'est un document de référence dont j'aurai besoin, je le classe tout de suite dans mes dossiers de référence (ex. catalogue, règlement, etc...).
C'est un document d'accompagnement pour un projet en cours : je le range dans le dossier projet en cours correspondant (ex. formulaire de demande de subvention, article qui servira dans une formation que l'on est en train de construire). Souvent cela s'accompagne d'une tâche à faire. Ainsi je note dans ma liste de tâche "Rechercher une copie de la déclaration de l'association en Préfecture pour la demande de subvention" et je classe le formulaire dans le dossier "En cours : demandes de subventions".
3. Ce n'est rien de tout cela : poubelle. C'est là le cas de la majorité des documents et e-mail que l'on reçoit ! Attention à la tentation de tout garder "au cas où", il faut vraiment réfléchir en se demandant si on en aura vraiment besoin un jour. (Quand j'ai mis en place la méthode GTD, j'ai jeté toutes les factures d'électricité de mes anciens appartements, certaines dataient de plus de 15 ans)
Attention : rien ne doit revenir dans la boite d'entrée, tout doit être traité, dans l'ordre où les documents sont. Sinon on repart dans le cercle de la culpabilité avec le document qu'on ne veut pas traiter et qui reste au fond de la boite d'entrée.
Quand la boite d'entrée et vide ou qu'il n'y a plus aucun mail non lu dans la boite : ouf, ça fait du bien !
L'agenda
Dans la méthode GTD, l'agenda est sacralisé et ne doit servir que pour ce qui a effectivement et réellement une date et un horaire : une réunion, un train. Il ne doit pas servir de liste de tâche bis. En effet, la décision de se lancer dans une tâche ne dépends pas d'un moment donné, prévu en amont : "Mercredi, je m'attaque au bilan moral" mais du contexte. Il est fort à parier que le mercredi prévu, votre collègue restera en fait à la maison car son fils est malade et que cela soit vous qui deviez répondre au téléphone toute la journée. Le seul résultat étant que le mercredi soir, la seule chose que vous reteniez, plutôt que la satisfaction d'une journée bien remplie, c'est "Et m...., je n'ai pas écrit le rapport moral". Après rien ne vous interdit de créer le contexte favorable à l'exécution des tâches prioritaires et de vous réserver des journées où vous refusez toutes les réunions afin d'avoir du temps pour faire des actions demandant de la concentration.
Les dossiers
Les dossiers, qu'ils soient sous forme papier ou numérique sont de deux sortes, ceux qui se référent à des projets en cours et qui comportent les documents d'accompagnement du projet (compte-rendu de réunion, etc...) et ceux qui permettent de classer les documents de référence. David Allen propose de créer un dossier pour chaque projet, aussi petit qu'il soit même s'il ne comporte jamais qu'une feuille plutôt que d'avoir un système de dossiers et de sous-dossiers. On peut imaginer de préfixer tous ses dossiers pour les distinguer facilement (pour ma part, tous les dossiers sur des projets en cours commencent par EC - et tous mes dossiers avec les documents de référence commencent par RPro - ).
Actualisation
Régulièrement, il faut relire sa liste de projet pour faire le point sur les projet terminés mais aussi pour voir s'il y a de nouvelles tâches. C'est l'occasion de ranger les dossiers des projets en cours qui sont terminés. Les documents opérationnels seront supprimés et certains documents d'accompagnement pour intégrer les références générales. C'est aussi le moment de relire la liste des projets que l'on fera "Un jour peut-être" afin de vérifier si ce n'est pas le moment !
Allen David, Getting things done: the art of stress-free productivity, 1 vol., New York, Penguin Books, 2001.
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Un format graphique et coopératif pour exprimer son sentiment, seul et en équipe
Objectif
(co)-produire
Type d'outil
Animation de groupe
Faisable à distance ?
Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
0. Préparer le canevas, sur une feuille de paperboard
1. Raconter une histoire
2. Consigne
Déroulé détaillé
0. Préparer le canevas, sur une feuille de paperboard : dessiner des collines, des moyennes montagnes et de hauts sommets enneigés. Ajouter quelques sapins (forêt profonde) et des ruisseaux (fonte des neiges) menant à une rivière (ou torrent)
1. Raconter une histoire : la présentation au groupe de ce format passe par une histoire racontée, étayée d’exemples inventés. L’objectif est d’ouvrir l’imaginaire pour stimuler la créativité, le grand objectif de ce format étant de permettre de faire prendre conscience du chemin parcouru en équipe lors du travail en POP. Il est attendu de faire sortir les difficultés, tensions, joies, et autres sentiments, en passant par le dessin et la discussion (métaphorique).
L’histoire concerne donc :
les personnages = membres du POP
le point de départ : R2, choix du sujet
l’arrivée : aujourd’hui le R3, compte rendu du travail effectué
le parcours : des hauts et des bas représentés par des sommets de hauteurs différentes, une météo variable, une forêt profonde, un torrent, des crevasses à franchir, une grotte sombre,
- des rencontres en route : animaux, ermite, danger, surprises…
2. Consigne : « Placez le point de départ, dessinez vous. Racontez votre cheminement en groupe pour ce travail, et placez votre point d’arrivée »
Travail en groupe comme le groupe de POP, temps à évaluer selon les personnes, la taille du groupe (au moins 30min). Idéal en reprise de début d’après-midi, après un énergiseur graphique type « portraits en aveugle »
Variantes et bonifications (notamment à distance)
Attention cette rétrospective ne concerne que l’aspect « humain » du travail, ce n’est pas le support pour présenter le contenu produit.
La métaphore de la randonnée en montagne est choisie ici pour illustrer visuellement le parcours d'un groupe; amené à travailler ensemble sur un projet (le POP). En choisissant une autre métaphore, et une autre histoire on peut imaginer une infinité de variantes !
Matériel nécessaire
paperboard, feutres (et autres selon l’inspiration)
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
melanie lacayrouze
Préparation
0. Préparer le canevas, sur une feuille de paperboard : dessiner des collines, des moyennes montagnes et de hauts sommets enneigés. Ajouter quelques sapins (forêt profonde) et des ruisseaux (fonte des neiges) menant à une rivière (ou torrent)
1 . Raconter une histoire : la présentation au groupe de ce format passe par une histoire racontée, étayée d’exemples inventés. L’objectif est d’ouvrir l’imaginaire pour stimuler la créativité, le grand objectif de ce format étant de permettre de faire prendre conscience du chemin parcouru en équipe lors du travail en POP. Il est attendu de faire sortir les difficultés, tensions, joies, et autres sentiments, en passant par le dessin et la discussion (métaphorique).
L’histoire concerne donc :
les personnages = membres du POP
le point de départ : R2, choix du sujet
l’arrivée : aujourd’hui le R3, compte rendu du travail effectué
le parcours : des hauts et des bas représentés par des sommets de hauteurs différentes, une météo variable, une forêt profonde, un torrent, des crevasses à franchir, une grotte sombre,
- des rencontres en route : animaux, ermite, danger, surprises…
2. Consigne : « Placez le point de départ, dessinez vous. Racontez votre cheminement en groupe pour ce travail, et placez votre point d’arrivée »
Travail en groupe comme le groupe de POP, temps à évaluer selon les personne, la taille du groupe (au moins 30min). Idéal en reprise de début d’après midi, apres un énergiseur graphique type « portraits en aveugle »
Gares centrales - pour organiser et rendre visible l'information
La gare centrale est un espace de partage d'informations, physique ou virtuel, qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.
En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun ;
un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun ;
un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevés de décisions ;
un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien ;
un tableau de bord qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages ;
un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'informations nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit.
Que trouve t-on dans une gare centrale ?
Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.
Pour favoriser une gouvernance collective
Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...).
Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement.
Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun en rendant lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil dʼadministration, comité de pilotage, etc.).
L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements...).
L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun.
Pour conserver la mémoire
L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet.
Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action.
Les relevés de décisions qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués.
Pour agir collectivement
La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage définies par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc.) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
Les modalités d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution, etc.).
La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé de façon à agir en ayant une vision d'ensemble.
Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités...).
Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.
La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.
Avec quels outils créer une gare centrale ?
Dans certains cas il est pertinent d'avoir une gare centrale physique : un grand tableau devant lequel on passe souvent et facile à mettre à jour.
De nombreux outils numériques peuvent être utilisés pour contruire une gare centrale, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles. Pour en savoir plus
En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalités) au plus complexe (mais plein de possibles).
Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.
Une simple page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité ou évolue peu, une simple page html est largement suffisante !
Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est le papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !
Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dès lors que l'on aura trop de choses à y mettre.
Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bord conçus pour agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableaux dédiés à une équipe.
Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc.). Il s'agit d'un logiciel libre. Il rencontre une limite dès lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.
Yeswiki : c'est un logiciel de création de sites webs collaboratifs, facilement modifiables par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outils mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.
Faisable à distance ?
Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance
Déroulé détaillé
Adaptation du marshmallow challenge, en version avec un role d'observateur·trice et deux itérations, mais il y a beaucoup de variantes !
fiche en format scribus disponible sur demande (.sla)
Matériel nécessaire
chamallow, spaguettis, ficelle ou laine, scotch, chronometres, 1 table par groupe (eventuellement chaises)
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
mélanie Lacayrouze
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Permet d'amorcer des discussions et d'échanger sur nos représentations
Objectif
Réfléchir ensemble et débloquer une situation
(co)-produire
Poser le cadre et l'intention
Type d'outil
Processus de gouvernance
Animation de groupe
Taille du groupe
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Durée
30 à 60 min
60 à 120 min
Faisable à distance ?
Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
Cette méthode permet de recueillir les représentations individuelles et collectives au sein d'un groupe.
Via des post-it, les participant·e·s répondent individuellement à des questions. On forme ensuite des sous-groupes : toutes les réponses liées à une question sont collectées et un sous-groupe se charge de les trier, analyser, discuter.... et restitue aux autres groupes.
Cette technique est particulièrement adaptée pour partager les besoins, les attentes individuelles, ainsi que les représentations en proposant par exemple les questions suivantes :
- Je souhaite m'impliquer au sein de ce projet/collectif/réseau parce que ...
- Pour m’impliquer au sein de ce projet/collectif/réseau j’ai besoin de...
- En m’impliquant au sein de ce projet/collectif/réseau j’ai peur de...
et/ou
- En m’impliquant au sein de ce projet/collectif/réseau je peux apporter...
- Selon moi l'action prioritaire à mener c'est ...
Travailler sur une analyse collective des représentations individuelles
Observer les mécanismes de collaboration dans un groupe
Résumé : L'entretien collectif vise à faire formuler aux participant·e·s leurs visions d'un ou plusieurs sujets en apportant 3 réponses à la même question puis en faisant dépouiller les participant·e·s par sous-groupes.
Le fait de pondérer les réponses selon leur occurrence ou leur caractère spontané ou réfléchi permet d’apporter des nuances et de réfléchir au processus de formulation de nos idées. Durée : 90 mn Matériel nécessaire :
Post-it de couleurs différentes (3 post-it de 3 couleurs différentes par participant.e par sujet)
Des grandes feuilles blanches de type paper-board
Feutres
Ressources : Nous avons hérité de cette méthode d'animation d'Elizabeth Clerc, formatrice aux Foyers Ruraux.
Méthode
Description des étapes : Décrire aux participant.e.s les objectifs de l'animation et expliciter les grandes étapes (sans révéler tout de suite que chaque question sera posée 3 fois).
1. Phase d'expression individuelle
Distribuer 3*3 post-it de la même couleur
1ère QUESTION
Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple jaune): 1A, puis 1B et 1C dans un coin du post-it"
"Ecrivez une idée par post-it et d'écriture lisible"
Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1A
Poser la 1ère question, par exemple : "En tant qu'animateur.trice de projet collaboratif, je dois..."
La formulation de la question est primordiale, et doit toujours demander aux participant·e·s de répondre selon leur point de vue individuel (pas de cas général, ou pour les autres, on leur demande leur opinion personnelle)
Les participant.e.s complètent la phrase avec 1 idée ou 1 mot (pas plusieurs idées par post-it). Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1B
Poser exactement la même question que précédemment : "En tant qu'animateur·trice de projet collaboratif, je dois"
Expliquer aux participant·e·s qu'ils·elles peuvent donner une 2ème réponse ou exactement la même s'ils·elles veulent renforcer le poids de cette idée. Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
- Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1C
Poser exactement la même question que précédemment : "En tant qu'animateur·trice de projet collaboratif, je dois"
Expliquer aux participant·e·s qu'ils·elles peuvent donner une 3ème réponse ou exactement la même s'ils·elles veulent renforcer le poids de cette idée. Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
Truc et astuce : écrire la question de façon visible pour les participants en plus de la poser à l'oral. Si certain.e.s ont fini avant d'autres, p 2ème QUESTION
Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple rose): 2A, puis 2B et 2C"
Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 2A
Poser la 2ème question, par exemple : Je choisis le mode collaboratif pour mon projet parce que...
Les participant·e·s complètent de la même façon la phrase avec 1 idée ou 1 mot sur le post-it 2A (pas plusieurs idées par post-it). Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
Répéter le processus avec 2.B et 2.C
3ème QUESTION
Poser la 3ème question, par exemple : Ce que je crains en tant qu'animateur·trice de projets collaboratifs
Répéter le même processus que précédemment avec les post-it de la 3ème couleur
2. Phase de dépouillement collectif en sous-groupe
Les participant·e·s se répartissent en 3 sous-groupes, chacun·e dépouillant une question.
Consigne : "Il s'agit d'analyser vos réponses en formant des grandes familles d'idées (ou patates) et en présentant le tout sur une feuille de paper-board lisible par tout le monde.
Vous devrez compter de 3 façons :
- Compter le nombre de post-it réunis par grande idée
- Compter le nombre obtenu par grande idée si A=3, B=2, C=1. Dans ce cas, on met en avant les idées arrivées en premier, donc la spontanéité
- Compter le nombre obtenu si A=1, B=2, C=3. Dans ce cas, on met en avant les idées arrivées en dernier, donc la réflexion
3. Restitution en grand groupe
Chaque groupe a 5 minutes pour présenter son analyse en terme d'idées et les résultats en fonction de la pondération.
Commentaire : Notre best-off en début de formation : analyser les représentations pour pouvoir les transformer éventuellement au long de la formation, mettre les participant·e·s en réflexion individuelle puis en sous-groupe, et en posture de collaboration.
A la fois outils d'analyse et illustration de nos méthodes pédagogiques
Variantes et bonifications (notamment à distance)Variantes :
Pour éviter la phase parfois complexe à comprendre la notation des post-it, utiliser les couleurs en fonction du niveau de spontanéité et non en fonction du sujet.
- faire pour chaque participant.es et chaque sujet un tas de trois post-it (rouge-jaune-vert par exemple)
- expliquer pour chaque sujet que leur première réflexion devra être écrite sur le post-it rouge (réponse la plus spontannée), puis la deuxième sur la jaune puis la troisième (s'il y en a une troisième) sur le post-it vert (réponse la plus réfléchie)
- ramasser tous les post-it à la fin du sujet et faire un tas à part pour ne pas les mélanger avec les autres. Par exemple sur la table ou le sous-groupe va réfléchir à la question.
Avantages :
- gain de temps et simplicité pour les participant.es
- les couleurs parlent d'elles-mêmes et la notation est du coup plus accessoire
Dans les petits groupes l'analyse de chaque sujet se fait plutôt collectivement.
Pour remplacer les post-it, on peut utiliser padlet (1 padlet par question). Ex : "Pour la question 1, je vous invite à ajouter votre/vos réponse·s en cliquant sur le lien du tchat". Puis enchaîner avec le lien vers le 2eme padlet pour la question 2. Ensuite, on répartit en sous-groupe et les participants discutent sur la base du padlet dédié à leur question.
Prolongements :
Il est important d'utiliser ces analyses pour rebondir tout au long de la formation et de faire le lien entre les représentations et les apports de contenus.
Nous avons également animé un entretien collectif à 70 personnes (mais sans la pondération)
A distance : Il est possible de faire la même chose à distance à l'aide d'un outils de tableau blanc (type jamboard de Google ou digiboard)
Préparation
Préparer le matériel et les questions à poser
Lien vers la fiche méthodologique
http://garcess.org/wakka.php?wiki=EntretienCollectif
Jeu de la ville (découvrir les méthodes agiles dans un projet coopératif)
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Exercice dynamique, permet d'aborder la notion d'itération
Objectif
(co)-produire
Type d'outil
Processus de gouvernance
Animation de groupe
Taille du groupe
De 6 à 12 personnes
Durée
60 à 120 min
Faisable à distance ?
Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
En groupe, réaliser une ville avec des legos, à coup d'itérations successives !
Déroulé détailléUtilité pédagogique
Vivre la vie d'un projet coopératif en accéléré
Vivre les concepts-clés Agiles : itération, planification, sprint, bilan de sprint
Déroulé
Consignes & définition de "notre ville à construire" – 5 à 10 minutes
Vous devez construire une ville.
Que doit-on trouver dans une ville ? Les participant·e·s proposent des éléments, qu’on note sur des post-its (le groupe sera à la fois le décideur ET l’exécutant) et remplir la colonne « Notre ville à construire»
A choisir par les animateur·ices
mode brainstorming pour les éléments de la ville ?
ou proposition-validation pour chaque élément ? (plus partagé, mais plus long)
Puis repartissez-vous en groupes de 5-6 personnes, de sorte à former plusieurs équipes.
Planification n°1 – 3 min
Chaque groupe décide le ou les éléments de la ville qu’il va réaliser et prend le(s) post-it(s) concerné et le placer dans la colonne « À faire »
Itération 1 – 7 min
Les groupes commencent à construire la ville.
C'est souvent le bazar, inorganisé. Des tensions se créent chez certaines personnes. Des tempéraments dominants ou agressifs peuvent ressurgir à cette phase, justement parce les groupes et les processus de co-construction n'ont pas été travaillés.
Bilan de l’itération - 20min (parfois plus long, si besoin)
On l'anime en 3 temps :
1) Nos avancées : chaque groupe présente et fait passer les post-its dans la colonne "Fait" > factuel, incontestable.
2) Prise de recul sur nos processus et interactions ? Internes à chaque groupe, et inter-groupe. Pour les organisateurs·trices du jeu, veiller à questionner sur :
• Expression du vécu et des ressentis personnels (exprimer mon ressenti, puis mon besoin puis ma proposition pour améliorer si nécessaire). Moment important car il permet de réguler si besoin les tensions et/ou inconforts nés durant l'itération.
• Le mode d'organisation interne au groupe (dont place de l'animateur·trice ?), la com' interne
• Communication interne / relation entre les membres du groupe
Après cette phase essentielle de bilan, on se projette sur la prochaine itération en se mettant d'accord sur des nouveaux modes d'organisation à mettre en place, à tester.
Il est important de rappeler que ce jeu titille au niveau
Individuel : si je ressens un inconfort ou des tensions, pourquoi est-ce que ça me met dans cet état ?
Intra-groupe : en l'absence de cadre co-construit, comment les humains se complètent ou se marchent dessus dans mon groupe ?
Inter-groupes : jusqu'où arrive-t-on à prendre en compte ce qui est extérieur à notre groupe ? Comment bien se coordonner avec les autres groupes ?
Notes : dès ce 1er bilan, les groupes expriment le besoin d'avoir une fonction de coordination pour leur groupe et une coordination inter-groupe (des représentants de chaque groupe).
Parfois sont aussi créés des rôles spécifiques : responsable de la cohérence de l'aménagement, responsable de la consommation des ressources (= les légos) etc...
Plus rarement, les groupes décident de fusionner pour ne former qu'un seul groupe. Parfois, cette décision arrive après la 2e itération.
3) Notre ville : doit-on ajouter/retirer des choses de la colonne « ma ville à construire »
Cycle n° 2 : planification + Itération + Bilan
Reproduire la même chose
+ faire survenir des événements extérieurs si le groupe avance trop facilement.
Par exemple, des nouvelles réglementations apparaissent :
• Un jardin public pour 10 constructions
• Limitation de la hauteur des constructions : 3 étages maxi
• Centre-ville uniquement piéton + parking voiture à l'extérieur
• Espace de maraîchage en pourtour de la ville et dans la ville
• Corridors écologiques à respecter
• Site archéologique, tous les travaux de tels bâtiments sont suspendus pour l'itération à venir
Ou surgissement de catastrophes naturelles :
• Inondation d'1/4 de la ville, obligation de déplacer les habitants et habitations dans d'autres quartiers
Cycle n° 3 : planification + Itération + Bilan
Reproduire la même chose, y compris surgissements d'événements imprévus
Bilan du jeu
Bilan collectif en groupe
puis apport de contenus structurés au rebond (notamment via la carte https://www.mindmeister.com/989523764 )
Analyse : lors de la 1ère itération, le groupe se plonge dans l'action, souvent en mode "collaboratif" dans la précipitation, alors même que :
• ils·elles n'ont pas l'habitude de travailler ensemble (pas de maturité du groupe)
• ils·elles n'ont pas l'habitude de travailler sur ce genre de projet (pas de réflexe ni d'expérience passée)
On voit souvent que les 3 groupes décident de passer en mode plus coopératif à la 2ème itération, afin de canaliser les flux, d'organiser l'action collective.
Si la 2ème itération a bien fonctionné du point de vue des processus, la 3ème ne sert alors qu'à peaufiner cette organisation.
Matériel nécessaire
Boite de légos
Tableau veleda en tant que support de la ville (possibilité d'écrire/dessiner avec des feutres), ou a minima une feuille de paperboard - pour apposer en dessous en cas de dessin
Feutres
1 Paperboard (en tant qu'outil de suivi du projet) avec 4 Colonnes : notre ville à construire, à faire, en cours, fait
Références, lien utile ou ressource pédagogique liée:
Schéma de synthèse, par Cécilé Guillemet (téléchargeable ci-dessous en pdf)
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Nicolas Geiger
Posture de l'animateur.rice d'un projet / d'un groupe
Description de la ressource
Du dictateur bienveillant au fondateur-fossoyeur
Du risque de ne pas travailler sur l'implication et le renouvellement
S'il est normal que l'animateur assume un côté "dictateur bienveillant" lorsque le groupe/projet est au stade "enfant (voir la fiche "maturité des groupes"), cette posture doit s'atténuer au fil du temps sous peine de se transformer en "fondateur-fossoyeur" : c'est à dire la personne, souvent charismatique et visionnaire, qui a rendu le groupe/projet tellement dépendante d'elle que tout s'écroule le jour où cette personne part.
Le flair de l'animateur-ice
Ou l'art de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surgissent
En tant qu'animateur, nous avons tendance à voir arriver les problèmes de loin, et il nous est naturel de vouloir les résoudre. Le problème est que les membres du groupe ne voient rien et ont l'impression que tout va bien, alors l'animateur sue sang et eau.
Laisser quelques problèmes survenir, lâcher-prise sur quelques sujets permet de rendre visible l'activité, les tâches et ainsi de rendre le groupe plus autonome et plus conscient.
Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention
En intention, le coordonnateur-ice prévoit dès le début les objectifs, les résultats à atteindre, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... c'est la méthodologie de projet traditionnelle.
En attention, l'animateur-ice
crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...),
doit faire émerger les besoins collectifs
doit être ensuite réactif pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif
C'est la méthodologie de projet coopératif
Pour résumer : l'animateur-rice doit apprendre à...
mettre ses idées de côté
privilégier l'écoute et l'observation
être concentré-e sur le processus plutôt que sur le résultat
Description de la ressource
En prenant l'exemple de framapad, nous allons explorer ici l'intérêt de la prise de note partagée, partager quelques trucs et astuces et les écueils à éviter.
Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?
C'est un document collaboratif en ligne où chacun peut écrire simultanément:
Chacun dispose d'une couleur pour écrire
On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien
Pour plus d'infos sur le fonctionnement et les fonctionnalité de cet outil, consulter la fiche dédiée
Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?
On peut se servir du pad à différentes occasions :
En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.
Les principaux avantages de l'écriture partagée :
comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
égalité entre les preneurs de notes
évolutif
régulateur
générateur d'intelligence collective
transparent
une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe
Quelques idées de règles d'utilisation
Comme tout outil collaboratif, le pad nécessite des règles partagées d'usage pour pouvoir en profiter au mieux. Ces règles ne sont ni universelles ni exclusives, juste indicatives :
Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement
Les Limites :
Le pad est ouvert à toute personne disposant du lien : peu de chance de le trouver par hasard, mais important à avoir à l'esprit pour éviter toute fuite d'information TopSecrète ! Il faut toutefois savoir que dans la future version du logicielle (en cours de développement suite à un financement participatif l'année dernière), il sera possible de gérer les droits d'accès et d'avoir une liste de ses propres pads.
Ces outils nécéssitent beaucoup de bande passante, la bonne qualité de l'accès internet est donc indispensable.
Il faut également avouer que les fonction d'import et d'export (exception faite du format PDF) sont assez maladroites, et dans un sens comme dans l'autre il faut revenir sur la mise en page une fois le document importé/exporté. C'est notamment pour cette raison que les pads ne sont pas adaptés à de gros documents ou dossiers, très laborieux à remettre en page ensuite.
Autres ressources :
Créer un pad :
Les pads reposent sur un logiciel libre développé par Framasoft. On peut donc directement créer un pad sur leur site (framapad.org), mais il est conseillé si on en a les moyens de l'installer sur son propre serveur. A Tours, Cyrille C. en héberge, il est donc préférable d'utiliser ceux-là plutôt que ceux de framasoft afin de ne pas saturer leurs serveurs.
Une fois sur la page de création des pads, vous pouvez soit cliquer sur "New Pad", qui générera un nom automatique, ou bien choisir vous même le nom de votre pad (c'est préférable pour s'y retrouver !).
Type de ressource
Truc et astuce
Thématique de la ressource
Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource
Romain Lalande, augmentation par les participants à l'atelier de coconstruire en 2019
Déroulé détaillé
Cet outil permet de récolter les attentes des participant·e·s (pour une formation, un événement, une réunion...), d'identifier collectivement celles qui sont partagées par le groupe et d'instaurer une dynamique de groupe.
Après une première phase individuelle où chacun.e prend le temps de noter ses attentes, les participant·e·s se retrouvent debout en cercle, puis viennent au centre du cercle, à tour de rôle, énoncer une de leurs attentes : les personnes du cercle vont alors se rapprocher plus ou moins de la personne au centre, selon qu'elles partagent un peu, beaucoup ou complètement cette attente.
Matériel nécessaire
Des petits papiers qui collent ;)
Idéalement : une grande feuille avec un thermomètre dessiné sur toute la hauteur, sur laquelle coller les petits papiers selon le degrés de partage des attentes.
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Alter Ego
Préparation
Dessiner le thermomètre sur la feuille et se munir d'un nombre suffisant de petits papiers qui collent (environ 4 à 5 par personne).
Jeu des chaises
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Illustre de façon simple et rapide les difficultés de communication
Objectif
Ouvrir et clôturer
Créer du lien
Type d'outil
Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
De 6 à 12 personnes
Durée
moins de 10 min
Faisable à distance ?
Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
On forme 3 à 5 groupes, chacun a une consigne différente :
mettre les chaises en rond
mettre les chaises dans une autre pièce
s'asseoir sur les chaises
mettre les chaises dos à dos
se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
...
La règle qui complique tout : la communication verbale n'est pas permise ;-)
Déroulé détaillé
On forme 3 à 5 groupes, chacun a une consigne différente (distribuer par des petits papiers bien pliés) :
mettre les chaises en rond
mettre les chaises dans une autre pièce
s'asseoir sur les chaises
mettre les chaises dos à dos
se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
...
La règle qui complique tout : la communication verbale n'est pas permise ;-)
Variante
Avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de se trouver un nom et un cri de ralliement en 3 min
Puis, toujours avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de dire son nom et de faire son cri et expliquer comment cela va se dérouler :
je vais vous distribuer les consignes, mais vous ne pouvez pas les regarder avant mon signal (quand toutes les équipes ont leur consigne), ensuite, vous aurez 3 min pour découvrir la consigne en équipe, vous pourrez vous concerter, puis, au 2ème signal, vous aurez 30 sec pour réaliser la consigne)
Remarques
aucune consigne n'est contradictoire
les groupes ne doivent pas savoir que les consignes sont différentes pour les autres groupes
Puis, prendre 5 minutes ou plus de débriefing suite au jeu. Ce jeu est un très bon support pour s'observer soi, l'autre et les groupes dans les réflexes d'action et d'urgence, observer nos postures en groupe : leaders, compétitifs, efficaces, conciliants, suiveurs, respectueux, pacifiques, réflexifs... Pour analyser ces postures, on peut se servir d'un tableau de la coopération (à télécharger ci-dessous)
Parmi les analyses observées fréquemment :
les consignes opaques/secrètes font remonter des réflexes de concurrence parmi les participant·e·s
il est possible d'imaginer d'autres formes de communication non-verbale
l'urgence nuit à la coopération des plus pacifiques
faire équipe (dans une petite équipe) pourrait nous rendre compétiteur avec les autres équipes
il y a plusieurs niveaux de coopération
des consignes différentes ne sont pas forcément incompatibles
...
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter
Ce jeu qui déclenche facilement des comportements "bourrins" peut mettre des personnes en difficulté. Avec de jeunes adultes, attention aux débordements, certain·e·s ont mal vécu de se voir revenir en enfance, avec des comportements hors de contrôle. Il faut alors accompagner les débriefs pour réduire les jugements qu'ielles se portent à elleux-mêmes et rassurer sur la vitalité qui est à l'origine de ces comportements réflexes.
Variantes et bonifications (notamment à distance)
Possibilité de ne pas donner de consigne sur la communication verbale. On s'aperçoit que, bien souvent, les équipes n'en profitent pas pour communiquer entre elles :-)
Surtout, si pour faire les équipes, on a utilisé la Ligne Muette qui consiste à se classer par ordre de dates d'anniversaire (jour et mois) sans se parler !
Matériel nécessaire
3 à 6 chaises (idéalement, 1 chaise par membre d'équipe)
(marche aussi avec des coussins posés au sol)
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Nicolas Geiger et Alice Oechsner
Le jugement majoritaire comme mode de consultation ou de décision
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Permet de faire un choix collectif en prenant en compte tous les choix possibles
Objectif
Informer et consulter
Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
Processus de gouvernance
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Durée
30 à 60 min
Faisable à distance ?
Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères)
Le jugement majoritaire est un mode de prise de décision qui permet d'effectuer le meilleur choix... plutôt que le moins pire ! On peut aussi l'utiliser comme mode de consultation pour avoir une vision large des opinions des membres du collectif avant de prendre une décision (comme écoute du centre dans une décision par consentement par exemple).
Déroulé détaillé
Le principe est simple : il s'agit de demander aux personnes de se positionner sur l'ensemble des choix possibles, en leur demandant comment ils·elles jugent cette possibilité sur une échelle graduée de "oulala c'est la cata" à "ce serait trop tip-top". Une fois tous les votes effectués, il suffit de comptabiliser la somme des positionnements des participant·e·s et de décider en fonction de ses propres critères définis à l'avance (exclure tou·te·s ceux·celles ayant au moins un avis trop négatif, prendre celui·celle qui recueille les avis le plus positif,...).
C'est un mode de prise de décision qui se marie très bien avec des habitudes de décisions par consentement, dans des situations où il faut choisir entre plusieurs propositions.
Ainsi le jugement majoritaire permet d'éliminer les propositions rencontrant les limites de certains et de conserver celles qui recueillent le plus d'avis positifs, indépendamment du nombre de votes pour l'un ou l'autre des choix possibles. Cela évite notamment la fameuse "tyrannie de la majorité" au profit d'un consentement autour du meilleur choix pour le groupe.
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter
Il y a dans de nombreux cas une égalité de mention majoritaire, qui nécessite un départage des égalités, dont l'explication n'est pas hyper intuitive. Le dépouillage par l'application en ligne permet de calculer le classement des propositions automatiquement.
Points d'attention
Le départage des égalités sur l'application https://pollen.cl/ ne permet pas de voir les options ex-aequos. Elles sont classées l'une après l'autre selon un critère non identifié à ce jour.
Matériel nécessaire
Une connexion internet
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Romain Lalande (contenu en CC 0), Les écolohumanistes (visuel en CC BY SA)
Déroulé détaillé
Là où, pour agir, le consensus exige que tou·te·s les participant·e·s à une décision soient unanimes, le consentement se contente du fait qu’aucun·e membre n’y oppose d’objection raisonnable. Une objection est jugée raisonnable si elle bonifie la proposition à l’étude ou l’élimine complètement. L’objection n’est plus synonyme d’obstruction mais d’identification de limites, de tolérances qui deviennent les conditions de réalisation de la proposition. Le processus permet de faciliter l’identification de ces conditions et la mise en pratique des décisions.
L'élection sans candidats : pour trouver la bonne personne pour le groupe
Objectif
Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Faisable à distance ?
Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Déroulé détaillé
Il s'agira d'élire pour un ou plusieurs rôles (un conseil d'administration par exemple) sans aucun·e candidat·e ne se soit positionné·e.
Le but ? Aller chercher des personnes qui ne se prévoyait pas de se présenter !
Ci-après un résumé des étapes, vous retrouverez en pièce-jointe un document détaillé et graphique réalisé par l'Université Du Nous.
1. Définir la fonction
Il s’agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ?
2. Lister les critères de choix
Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l’argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive.
3. Définir le mandat
Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures...)
4. Voter
Chacun·e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il·elle vote : « moi X... je vote pour Y... ».
Ce n’est pas un vote à « bulletin secret », il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers et les transmet au facilitateur·trice.
5. Dépouiller
Le·la facilitateur·trice lit à voix haute les résultats, il·elle demande à chaque personne les raisons de son choix : « X... tu as voté pour Y..., peux-tu nous dire pourquoi ? ».
6. Possible report de voix
À l’écoute des arguments : qui souhaite reporter sa voix ? »
Au regard des échanges, le·la facilitateur·trice proposera alors une liste de "nominés"
Le·la facilitateur·trice va demander au groupe si quelqu’un a une proposition de personne parmi les nominés. Cette proposition sera le départ d’un processus de gestion par consentement afin d’élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix"
Le·la facilitateur·trice fait le tour des objections
La personne concernée sera consultée en dernier
Quand toutes les objections sont levées, le·la facilitateur·trice s’adresse enfin à la personne proposée et lui demande si elle émet une objection à être élue
Une fiche résumant les règles du jeu pour chaque participant·e (ou une affiche, cf première page du document joint)
Des papiers collants
Des chaises disposées en cercle
Un paperboard ou grand tableau
La fiche d'aide mise à disposition par l'Université Du Nous
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Céline Godec, Janick Tilly, Oussama Ben Ammar, Romain Lalande, Valérie Le Goff, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Université Du Nous
Déroulé détaillé
Objectif :
Permettre aux participant·e·s de s’exprimer sur le temps vécu et d’en faire une évaluation à chaud complète
Description :
Chaque participant·e dessine les contours de sa main sur une feuille. Il ou elle remplit ensuite sa main en respectant les consignes suivantes :
sur le pouce, écrire ce que l’on félicite (« pouce en l’air »)
sur l’index, écrire ce que l’on pointe du doigt, ce que l’on interroge
sur le majeur, écrire ce qui n’a pas plus, ce que l’on jette
sur l’annulaire, écrire ce que l’on garde précieusement
sur le petit doigt, écrire ce que l’on propose (« mon petit doigt m’a dit »)
Selon le temps dont vous disposez, vous pouvez organiser une restitution à l’oral ou vous contenter de ramasser les feuilles.
Variantes et bonifications (notamment à distance)
Si le temps est restreint, ce bilan peut également se faire à l'oral sans avoir à le dessiner
A distance, on peut proposer aux participant·e·s, en fonction de leur profil :
de dessiner sur une feuille puis de la montrer à la webcam
de dessiner sur un outil collaboratif comme Miro
Matériel nécessaire
une feuille de papier par participant·e et des stylos
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Louise Didier
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
S'exprimer en choisissant une image parmi une collection
Objectif
Ouvrir et clôturer
Réguler l'énergie
Créer du lien
Evaluer et apprendre ensemble
Type d'outil
Autres
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Durée
moins de 10 min
10 à 30 min
30 à 60 min
variable
Faisable à distance ?
Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères)
Mode d’expression alternatif où les participant·e·s répondent à une question en choisissant une image parmi une collection.
On peut demander aux participant·e·s de représenter plusieurs choses à travers des images: un projet, l’humeur du moment, …
Afficher l'image dans l'espace, chaque personne va afficher son image pour créer un patchork, une représentation des réponses.
Déroulé détaillé
- Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
- Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
- Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
- Échanger en groupe : Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.
Si le groupe est important, présenter en 1 mot
Lorsque la personne s'est exprimée, elle a partagé avec le groupe sa réponse. Il est important d'en tenir compte pour la suite de l'animation (ex : moi j'ai choisi... parce que mon humeur c'est à l'orage, ça ne va pas du tout...)
Variantes et bonifications (notamment à distance)
Pour faire un photolangage à distance :
En amont de la session, préparer un visuel contenant plusieurs images partagé avec droits de modification pour les participants.
Indiquer sur ce visuel la question ou le sujet sur lequel chacun·e peut s'exprimer et leur demander d'aller choisir une image qui répond à leur état d'esprit ou leur point de vue sur une question.
Ils peuvent par exemple se taguer sur le visuel. L'outil pourra être un slide ppt ou autre.
Par exemple pour une météo en visio :
(Auteur : Sébastien Kraft)
Matériel nécessaire
- un jeu de cartes images (type dixit https://fr.wikipedia.org/wiki/Dixit_(jeu)), ou une collection de cartes postales, de photos, d'images aussi diverses que possibles pour avoir un large choix d'émotions/mots/humeurs...
Les Crazy Jobs d'Utilo peuvent être téléchargées et/ou modifiées https://www.utilo.org/outils/les-crazy-jobs/
- une grande table pour étaler le jeu
- assez d'espace pour circuler
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
melanie lacayrouze
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Permet d'exprimer à chaud son ressenti par un geste sans interrompre le groupe
Objectif
Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Participants volatiles
Durée
variable
Faisable à distance ?
Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
Partager en début de regroupement en présence ou à distance une série de gestes permettant de s'exprimer sans empêcher l'autre de s'exprimer. Le faire de manière progressive.
Déroulé détaillé
Les gestes de communication silencieux permettent à chacun·e d'exprimer un ressenti immédiat sans avoir besoin de s'exprimer oralement, et donc sans empêcher l'autre de s'exprimer. Cela évite également le prises de parole parasites sans frustrer par impossibilité de s'exprimer.
Parmi les signes les plus utilisés :
pouce en l'air pour montrer qu'on partage ce qui est dit
le "Bravo" des sourds-muets pour célébrer
la main repoussant devant soit figure un stop : montre, à l'inverse, notre désaccord ou le fait qu'on ne partage pas ce qui est en train d'être dit
la main qui tourne près de sa tête pour figurer que ce que j'entends me fait réfléchir
"raccourcis!" en faisant comme un entonnoir avec les mains (pour dire qu'on manque de temps, il faut conclure)
le doigt qui fait "non" pour signaler qu'on n'a pas compris le terme ou pour demander des éclaircissements
les bras qui moulinent pour signaler "je décroche, passons à autre chose !"
la main en forme de renard : demande le retour au silence ...
Attention aux gestes trop appuyés qui, à l'inverse, peuvent couper la parole à celui qui s'exprime. Commencer au début avec juste 2 ou 3 gestes pour ne pas tout mélanger. Ne pas hésiter à reformuler une intervention ou une question pour vérifier qu'on a bien compris, sans interpréter.
Ici exemple illustration adaptée au présentiel illustration
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter
Afficher de façon visible et/ou remettre à chaque participant un petit lexique illustré qui pourra être compléter par le groupe lui même qui facilite l'appropriation.(Fred Pep)
Points d'attention
Chaque groupe, personne a ses propres gestes ne pas imposer une gestuelle mais la co-construire par consentement au début pour s'assurer d'un langage commun compréhensible par les présents.(Fred Pep)
Variantes et bonifications en plein air, dans la rue
Dans la rue groupe fixe nous utilisons des objets et/ou pancartes faites simplement sur carton découpé - déssiné.
Pour du public passant nous n'hésitons pas à accentuer de façon humouristique en distribuant des objets tel que grande paire de ciseau en bois, un triangle signalétique de voiture.... un cadre sans rien...une boite à chaussure abritant un ring à combat de pouces...
Variantes et bonifications (notamment à distance)
AU début de la réunion lors de la mise en place du cadre de communication commun, montrer physiquement les gestes et partager votre écran avec l'illustration ainsi que dans le fil de discussion.
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Sarah Gaucher, Alice Oschner, Romain lalande, Cré-sol
Le Contexte Une situation d'urgence humanitaire au Kirghizistan
"...il s'agissait d'un fonctionnement managérial dans le cadre d'une urgence humanitaire en 2010 et en lien avec la crise au Kirghizistan qui a eu lieu cette année là. Je suis certaine qu'à l'époque nous n'avions pas conscience de fonctionner en mode collaboratif. Le fait est que c'était le cas... ".
La situation
juin 2010 : mission humanitaire au Kirghizistan
3000 maisons ont brûlé
La mission intervient dans des conditions très rudes mais nous bénéficions d'une flexibilité d'actions de l'organisation.
Les Objectifs
Trouver une aide pour les victimes avec la question urgente de la reconstruction des maisons.
Cela a consisté à construire 3000 maisons en 4 mois avant que les conditions climatiques ne deviennent trop extrêmes -> -30° en hiver.
Il était primordial de définir clairement les objectifs et de vérifier qu'ils étaient bien partagés par tous.
Le rapport / le bilan sur l'opérationnel est intervenu dans un 2ème temps, ce n'était pas un objectif en soi.
Les moyens
Le management "humain" de la mission : obtenir le résultat par les gens = valeur ajoutée de l'individu et de son savoir-faire.
Se baser sur le principe de pluridisciplinarité comme outil de travail : le choix a été de mettre ensemble des compétences diverses et transversales sans poser de hiérarchie entre celles-ci.cf méthode Agile : représente un ensemble de “méthodes et pratiques basées sur les valeurs et les principes du Manifeste Agile”, qui repose entre autre sur la collaboration. https://blog.trello.com/fr/methode-agile-scrum-gestion-projet.
L’autonomie des équipes pluri-disciplinaires.
Le respect des connaissances de chacun.
Les contraintes
La mission a travaillé avec des états majors notamment en visio. Nadine était au siège et les experts (ingénieurs) étaient sur place.
Le siège était là en support.
Points de vigilance
Ne jamais perdre de vue la victime.
Il était important que tout le monde y croit très fort ! toi tu dis : "on va échouer" moi je dis : "on va y arriver"
Il était important de vérifier qu'à tous les étages de la hiérarchie tout le monde était d'accord = enthousiasme collectif.
Il a semblé essentiel d'évoquer l'ensemble des risques pour commencer en conscience : "on est tous conscients des risques qu'on prend".
Une fois ces risques listés, l'organisation y a travaillé : il s'agissait de "regarder en face comment on peut se planter".
Il était alors important de classifier les catégories de risques en réalisant que "l'identification des égos" représente un élément de risques.
Il était aussi important d'identifier les risques collectivement > chacun est responsable ce qui a entraîné la réussite collective.
Quels ont été les clés de la réussite :
L'élément confiance qui entraîne l'autonomie de décision
L'identification des risques et l'incorporation de ceux-ci
La situation d'urgence et son importance
La réunion de compétences et de passion : cela a fait la différence !
TémoignageVous est-il arrivé, lors de l'animation de débat public d'avoir :
Une personne qui répète au moins 5 fois la même chose ?
Deux personnes qui se disputent alors qu'elles parlent de la même chose mais ne l'ont pas compris ?
Des antagonistes qui sont contents du débat car "t'as-vu ce qu'on lui a mis..." ?
Les participants qui trouvent qu'on a beaucoup causé, mais bon... Ça n'a pas beaucoup avancé ?
...
Et bien moi cela m'est arrivé bien souvent avant que je n'introduise les cartes heuristiques pour aider à l'animation.
Côté outillage :
Un vidéo-projecteur
Un ordinateur sur lequel est installé le logiciel, Freemind, X-Mind ou Freeplane (ce dernier a ma préférence)
Et un gros entraînement à l'écoute et à la prise de note synthétique.
Sur le rond central, j'inscris le sujet du débat puis, note de manière succincte les éléments de la discussion qui s'enchaînent. La carte mentale s'élabore petit à petit. Les idées s'organisent, se ré-organisent. Nous fermons une partie de la carte pour nous concentrer sur un nouvel aspect du débat...
Quelques éléments vécus autour des cartes :
Deux personnes ne sont pas d'accord sur le positionnement d'un mot dans la carte. Derrière un même mot, elles voient en fait deux idées différentes, le fait de passer par la cartographie le révèle.
Certaines idées sont faciles à positionner, par contre d'autres... Dans ce cas, je demande au groupe de m'aider à positionner cette nouvelle proposition, il s'agit souvent, en cas de difficulté, d'une idée qui ré-organise les idées précédentes, le temps de réflexion collectif fait maturer le groupe.
Le fait de ré-ouvrir toutes les branches de la carte en fin de débat, fait prendre conscience au groupe du chemin parcouru, souvent, le groupe est fier de lui.
Lors d'un débat promis comme tendu, nous avons commencé par lister les éléments du débat. Puis nous les avons classés collectivement en trois groupes, ceux qui ne méritent pas discussion car nous serons d'emblée d'accord, ceux que nous avons intérêt dans un premier temps à mettre de côté car ils sont promesses de bataille rangée, et nous avons commencé par le troisième paquet, les éléments dont nous pouvons débattre sans nous trucider.
Pour aller plus loin :
On peut ensuite importer la carte dans le logiciel Xmind puis jouer sur les structures (organigramme, diagramme logique, tableau...). Le groupe, alors que le débat semblait abouti, se met à exprimer de nouveaux éléments, se met à travailler sur les idées dans leurs globalités, impression qu'il passe à un niveau supérieur de discussion.
Souvent en fin de débat, quelques personnes viennent demander quel est ce logiciel utilisé. Le fait de choisir des outils simples d'usages, libres et fonctionnant sur toutes les plate-formes permet aux participants de pouvoir prolonger leur expérience de pensée heuristique.
A noter :
Il est maintenant possible de construire des cartes de manière collaborative, soit en utilisant des services de cartes heuristiques en ligne, soit en utilisant Freemind qui propose cette fonctionnalité (un peu laborieuse à mettre en place)
