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====Gérer les absences==== //Les absents ont-ils toujours tort ? En tous cas, ils sont souvent les grands oubliés des réunions ! En réalité, tenir au courant les absent·es des avancées d'un projet est un facteur clé d'implication. N'oublions pas que beaucoup de personnes participantes qui ont l'air "inactives" ou sorties du projet suivent en réalité les avancées et seront prêts à se ré-impliquer pour peu qu'on leur en donne les moyens.// Il y a donc nécessité à ne pas oublier de tenir au courant les absents de ce qui s'est dit lors de la réunion précédente. Comment faire ? - Envoyer le relevé de décision rapidement - Envoyer le compte-rendu intégral, le rendre disponible à la lecture - Envoyer une synthèse, intermédiaire entre le relevé de décisions et le compte-rendu intégral - Rappeler la date choisie pour la réunion suivante **Mais surtout dans l'idéal, prendre le temps de rappeler les gens et de leur faire un résumé de ce qui s'est passé, rien ne vaut le contact humain et direct qui permet de poser des questions et de lever les incompréhensions de l'écrit!** - L'animateur/facilitateur n'est pas forcément celui qui doit s'en charger - Il s'agit d'une tâche facilement partageable avec le reste du groupe (chacun s'engage à recontacter un absent par exemple). Et pour rappel : ne supprimez surtout pas les gens qui vous semblent inactifs de vos listes de discussions, diffusion, boucles mails, groupe Framateam ou Slack... Souvenez vous que c'est dans le vivier des observateurs ou inactifs que se trouvent les futurs participants proactifs et réactifs!!! Pour aller plus loin, lien vers fiche Implication : https://interpole.xyz/?SurLImplication ====Usages du compte rendu==== Un compte-rendu est par nature un récapitulatif de la réunion. Il contient des parties essentielles, qui doivent être lues afin de garantir le suivi des avancées du projet par toutes et tous. Comment s'en assurer ? Quelques conseils pratiques. Le compte rendu efficace répond à quelques critères : - il est **exhaustif** : il rend compte de la réunion dans sa totalité - il est **validé collectivement** par les personnes ayant assisté à la réunion - il est **accessible** sur la durée par toustes - il contient un **relevé de décisions** Dès que possible, le lendemain de la réunion au plus tard, envoyer un message commun via email, dans lequel on retrouvera le relevé des décisions dans le corps même du mail. La date de la réunion étant fixée et connue, il est primordial de mettre les participant.e.s au même niveau d'information. Pour cela préparer un message (mail) à envoyer 1 ou 2 jours avant renvoyant vers la gare centrale précisant : - un rappel du relevé de décision (pour un suivi des décisions global) - l'ordre du jour - les documents préparatoires - les présent et les absents qui s'inscrivent dans l'espace de co-écriture - éventuellement les rôles attribués pour cette réunion (animation, écriture...) Enfin, pour le suivi global du projet, penser ensemble à créer un lieu accessible à toutes et tous : la gare centrale. Elle est structurée selon les besoins du groupe, et peut prendre différentes formes : un wiki, un tableau Trello, ... (lien vers la catégorie d'usage : proposer une gare centrale) Attention ! un pad est par définition un outil temporaire et ne saurait faire office de stockage de compte-rendus à long terme. Pensez à exporter vos textes, sinon ils seront supprimés ! ====Mise en place et suivi du plan d'action==== //Prendre des décisions en réunion, c'est super ! Mais encore faut-il les mettre en œuvre. Comment s'organiser pour le faire ?// **Un principe relativement simple, pour l'information de tous est de faire une liste des choses à faire** (ou to-do list) en haut du relevé de décision de la réunion accessible à tous : - Tâche à effectuer ou projet à mener - Référent/animateur du groupe projet - Membre du groupe - Date de rendu/étapes **L' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer**. Pour rappel, un sous-groupe peut être constitué de 1 personne ! Pour organiser au mieux les sous-groupes, il est possible de se répartir des rôles et/ou des tâches. **Le rôle critique est celui de l'animateur, il doit veiller** : - à inviter largement les participants qui n'étaient pas à la réunion à venir rejoindre le groupe (dans le cas d'un groupe ouvert) - à tenir à jour la gare centrale du projet (voir gare centrale) qui rassemble toutes les informations clés : - Membres du groupes, contact, nom, description rapide si possible - Calendrier du projet - Les étapes (en cours à faire...) - Le prochain rdv - Les outils utilisés pour travailler : documents clés, liens ou lieux de rdv, etc. - à garantir les conditions de production du collectif: si vous sentez que le groupe a du mal à avancer en asynchrone, il est possible d'organiser des temps de productions en synchrone à distance (sprint d'écriture, méthode pomodoro...). Si au contraire les participants ont besoin de produire chacun de leurs côté il faut qu'ils puissent s'extraire du collectif. - à faire remonter les besoins spécifiques du sous-groupe au collectif. En effet, il est fort possible de des sous-groupes qui travaillent en parallèle puissent rencontrer des problèmes similaires qui ont déjà été solutionner. partager ses difficultés et demander de l'aide à l'extérieur est un facteur fort favorisant d'implication et de connaissance. //N.B : Il est possible de désigner un animateur tournant ! // Lien vers fiche Distribuer les rôles : https://interpole.xyz/?DistribuerDesRoles ====Distance entre les réunions==== Lorsque l'on travaille en équipe, et à distance, il est primordial de construire un lien solide entre les personnes. Afin que ce lien reste fort et que le projet avance et soit suivi par les parties prenantes, penser à faire des points réguliers. Si les réunions en présence ou certaines réunions à distances seront plus longues, plus décisives, il peut etre bon de garder des réunions courtes et régulières, ce seront des réunion intermédiaires. Pour des réunions intermédiaires à distance - Envoyer un mail (rituel) d'apports ou de documents préparatoires / état d'avancement - Rappeler la date de la réunion suivante et/ou la décider avec un sondage de date (à remplir par toustes) ou en présence pendant la réunion (le plus simple)
Type de ressource
Choisir..
Notion, concept
Truc et astuce
Thématique de la ressource
Cocher tout
Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Compostabilité des projets
Gouvernance et gestion de conflits
Prise de décision
L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance
Autre
Auteur.trice(s) de la ressource
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
CC 0
Autre licence libre (préciser en description)
Licence non-libre
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cocher tout
Alain Imbaud - Interventions Numériques
Alice Oechsner de Coninck
Angélique Sanches
Anne-Cerise Tissot - Animation, Concertation & Territoires
Anne-Laure
Audrey Auriault /GARC.ESS/Ouvre Boite
Aurelia Boisante : Enjeux Formations & ABCF Formations
Balmes Malvina
Caroline Pruvost
Cavellat Pierre-Yves / Héliocat
Christine Denié-Hervy
Claire Orabé
Clémence
Clément Charleux
Corinne Lamarche
Cécile Favé U
Cécile Guillemet
Cécile TREDANIEL - Coélan
Célia Goncalves
Céline DOUX
David Delon
Delphine STRAZZIERI
Deschamps Jessica
Dominique Hébert
Elodie RETEL
Emeline Sebert
Emilie Machin - Réseau Canopé
Emmanuelle GERNET
Eric Favre
Fabienne Morel
Florent GAUDIN
Floriane Hamon
Frédérique Assal Pôles en pomme 🍎
GAUCHER Tiphaine
Gatien Bataille
Guillaume Doukhan
Héloïse Fournier
Ilie Illet
Jean-François Le Limantour
Jean-François Rochas-Parrot
Jean-Michel Cornu
Jessica Deschamps
Julie
Julie Chabaud
Juliette Vidal
Justine BRUNET
Jérôme Thierry
Laumonnier Anne
Laura Cunchinabé
Laure Beyler
Laurent CHEDANNE
Laurent Marseault
Lilian Ricaud
Louise Didier
Magalie Dréano
Manuel Ibanez
Marianne Langlet
Marie-Andrée Roy
Marilo
Marilyne Barisic
Maroin Al Dandachi
Melissa Vicaut
Michel Briand
Mélanie Feldstein
Mélanie Lacayrouze / Metacartes.ccl
Nadine Bagué
Nathalie Denic
Nicolas Geiger
Olivier Heinry / Artefacts
Othman Ben Brahim
Romain Haonfaure
Romain Lalande
Sarah Dubois
Sarah Gaucher
Sarah Lamy
Sarah Trichet-Allaire
Schmitt Florian
Sophie Laleman
Stéphanie Dupré
Stéphanie Dupré
Suzanne Pigeon
Sylvain Boyer
Valentin Douarre
Yann Le Beguec
Yasu Moy
Yohan Lechevalier
Yohan Reversat (Jardinier.e.s du Nous)
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