Interpole : Le Forum Ouvert

Nom de l'outil d'animation

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase

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Objectif

Type d'outil

Exercices corporels ou sensoriels

Processus de gouvernance

Animation de groupe

Pair à pair

Autres

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes

De 6 à 12 personnes

De 13 à 30 personnes

Plus de 30 personnes

Participants volatiles

Durée

moins de 10 min

10 à 30 min

30 à 60 min

60 à 120 min

plus de 120 min

variable

Faisable à distance ?

Difficulté de mise en œuvre

Résumé du déroulé (500 caractères)

Déroulé détaillé

Photo : CC BY - Dr Papillon and Hoedic

=====Organiser un forum ouvert=====
Le forum ouvert est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les  participant·e·s ont lieu lors de la pause-café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les  conditions pour ces échanges informels de la pause-café.

A travers ce livret d'accompagnement, l'équipe Colibris vous propose un outil qui vous permettra de comprendre  le  déroulement  d'un  forum  ouvert  :  de  la  préparation  à  l'animation,  de  la  logistique  à l'évaluation, de la mobilisation de votre réseau à la production de ressources. Ce livret est organisé en trois parties qui correspondent aux trois phases d'avant, pendant et après l'évènement II pourra vous servir de ligne directrice pour son organisation.

Les informations qui suivent sont des instructions et conseils à adapter en fonction du contexte et des possibilités qu'offre votre territoire.

**Avantages : **
 - Réunir un grand nombre de participant·e·s
 - Permet de rendre compte de façon assez facile des résultats 
 - Concept  de  liberté  :  liberté  des  thèmes  abordés,  liberté  de  participer  ou  non  aux  ateliers, liberté d’expression 
 - Processus conçu pour faire émerger l’intelligence collective et co-construire les propositions

**Inconvénients**
 - Activité qui nécessite de la préparation et une logistique conséquente 
 - Prévoir une durée d’une journée minimum. 
 - Budget qui peut être plus conséquent en fonction de la forme adoptée (1 ou 2 jours, festivités ou non)

**Ce que le forum ouvert permet **
 - Faire  se  rencontrer  les  personnes  désireuses  de  s'impliquer  dans  la  transformation  de  leur territoire 
 - Créer des groupes affinitaires prêts à travailler ensemble dans leur ville, village, quartier 
 - Impulser une dynamique et favoriser l'émergence de projets écologiques et sociaux 
 - Identifier des projets existants et leur donner de la visibilité via la plateforme Colibris.

=====Que faut-il prévoir en amont ? =====
Pour  bien  préparer  un  tel  évènement,  des  étapes-clés  sont  indispensables  à  sa  réussite.  Dans  cette première  partie,  vous  retrouverez  nos  conseils  pour  mobiliser  et  communiquer  sur  la  campagne  “Le chant des Colibris, l’appel du monde de demain” avec votre réseau, pour mettre en place un groupe de pilotage du forum ouvert, pour savoir qui fait quoi et quand, et pour déterminer le budget de ce type d'événement.

=====Quel format pour mon événement ?=====
Le  but  est  bien  de  relier  celles  et  ceux  qui  souhaitent  participer  à  la  transformation  écologique  et humaine de la société.

**Un jour ou deux : **cela dépend du lieu que vous trouverez (et de son coût) mais aussi du nombre que vous êtes pour l’organisation.

Si  vous  ajoutez  une  partie  festivités,  elle  permettra  la  rencontre,  l'échange,  le  partage  entre  les personnes déjà impliquées localement et les nouvelles.

=====Former le groupe de pilotage à partir du groupe organisateur=====
**Le comité organisateur** est l'ensemble des personnes les plus motivées et disponibles, représentatives des  réseaux  locaux  et/ou  des  antennes  locales  des  réseaux  nationaux.  Il  regroupe  des  acteurs·trices  de  la société civile (associations, citoyens, étudiants, artistes, ...), des élus et des entrepreneurs.
**Le groupe de pilotage**  est  l'ensemble  des  personnes  qui  assurent  la  bonne  tenue  et  le  bon fonctionnement  du  forum  ouvert.  Il  sera  formé  lors  de  la  deuxième  réunion  à  partir  du  comité organisateur.  Il  est  composé  d'un·e  facilitateur·trice,  d'un  ancrage,  d'un·e  hôte·sse,  d'un·e coordinateur·trice logistique, administratif et festivités.
Les responsabilités et tâches liées à ces rôles sont détaillées dans la partie suivante 'Qui doit Faire quoi ? Et quand ?'
Attention ! Une personne ne peut tenir qu'un seul rôle

=====Qui fait quoi ? Et quand ? =====
**Le facilitateur·trice **
Formé·e à la technique du FO, il·elle connaît et maîtrise cette technique d'animation.
Il ou elle : 
 - en explique l'approche au comité organisateur et définit avec lui le thème du FO, 
 - précise les besoins logistiques et humains relatifs au bon déroulement du FO, 
 - anime l'ouverture du FO et toutes les séances plénières : il ou elle est le·la garant·e de la démarche et veille au respect de l’approche propre au FO, 
 - gère la place du marché, et s'assure de la bonne mise en route des ateliers et de la salle des nouvelles, de l'édition des rapports d'activité au mur du grand journal et de la production des plans d'actions des ateliers.

Avec  le  comité  d'organisation  et  l'hôte·sse,  il·elle  fait  la  revue  des  suivis  du  FO  et  s'assure  de  la transmission à tous les participants des rapports de discussion et des plans d'actions.
**L’ancrage**
Rompu·e également aux techniques d'un FO, il ou elle :
 - assiste le·la facilitateur·trice durant l'événement sur la partie animation et sur un recentrage éventuel, 
 - veille au bon fonctionnement des ateliers.
Son nombre peut être porté à 2 ou 3 en cas de FO important.

**L’hôte·sse **
Au sein du groupe de pilotage, il ou elle est le·la représentant·e du comité d'organisation, le  ·la représentant·e  de  toutes  les  parties  locales  engagées.  Il  ou  elle confirme les objectifs de l'événement programmé. 
Il ou elle : 
 - est animé·e d'un esprit d'ouverture permanent, 
 - accueille les participant·es, 
 - participe aux discussions du groupe sans animer ni diriger, et circule d'un atelier à l'autre.

Après l'événement il ou elle est le·la garant·e de la bonne restitution à l'ensemble des participants des différents rapports de discussion et des plans d'actions, et les suivra dans le temps avec le Comité organisateur.
**Le ou la coordinateur·trice logistique **
Il ou elle : 
 - a une bonne connaissance des lieux localement, est méthodique et rigoureux.se, 
 - prépare  et  coordonne  toute  la  logistique  des  espaces  du  FO  (salle  plénière,  ateliers,  chaises, tables, ordinateur, éclairage, sonorisation), 
 - omniprésent.e  durant  l'événement,  il  ou  elle  veille  au  bon  déroulement  du  FO  et  en  régit  les aléas, 
 - a la responsabilité de la salle des nouvelles (ordinateurs). 
 - à la fin, s'assure de la bonne restitution des lieux et du matériel.

**Le coordinateur·trice administratif·ive **
Rigoureux·se et convivial·e, il ou elle :
 - est en liaison avec l'ensemble du réseau local et coordonne les inscriptions, l'hébergement et la nourriture des participants 
 - établit les budgets et gère la trésorerie de l'événement.

**Le coordinateur·trice festivités **
Dans  le  cas  de  l'organisation  d'une  partie  “festive”  liée  au  FO,  il  convient  d'y  affecter  un·e coordinateur·trice spécifique ayant une expérience de ce type d'événement.
Il ou elle :
 - est en charge de la programmation et du choix du plateau artistique, 
 - assure l'organisation matérielle sur place et sa gestion, 
 - est responsable du bon déroulement de la manifestation.

=====Les espaces =====
Cinq types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du forum ouvert :
 1.   le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participant.e.s,
 2.   les petits cercles pour les séances en ateliers,
 3.   la place du marché,
 4.   le grand journal,
 5.   la salle des nouvelles (ordinateurs)

N'oubliez pas un espace convivial « thé-café-collation » ouvert en continu.

Pour  faciliter  l’organisation  générale,  penser  à  la  restauration,  le  transport,  voire  l’hébergement  des participant·e·s.

Le repas du midi et les pauses au cours de la journée sont des moments privilégiés de convivialité au cours desquels les discussions se poursuivent et les bonnes idées continuent d’affluer (et les cerveaux de  chauffer  !).  La  venue  et  le  déplacement  des  personnes  peuvent  être  coordonnés :  navettes, covoiturage, etc.

=====Comment se déroule l’évènement ?  =====
La clé du forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :
 - **La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » :** si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
 - **Les  personnes  présentes  sont  les  bonnes  personnes .**  Aucun·e  participant·e  ne  doit  se  sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
 - **Ça commence quand ça commence.** Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du forum ouvert, ce sont les participant·e·s eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsqu’ils ou elles le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
 - **Quand c’est fini, c’est fini.**  À l’inverse, les organisateurs·trices s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
 - **Ce  qui  arrive  est  ce  qui  devait  arriver .**  Les  organisateurs·trices  n’interviennent  au  cours d’aucun  débat  et  laissent  librement  les  participant·e·s  aller  vers  les  directions  qu’ils  ou  elles souhaitent donner au forum ouvert.

====Phase d’émergence : séance plénière et place du marché ====
 - L'hôte·sse  accueille  le  forum  ouvert  et  présente  la  question  principale  autour  de  laquelle s'articule celui-ci.
 - Le·la facilitateur·trice explique aux participant·e·s le fonctionnement de cette animation et en rappelle les principes et les règles
 - Tou·te·s les participant·e·s se regroupent en session plénière (réuni.e.s en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participant·e·s qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs·trices. En effet, il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
 - Chaque participant·e qui souhaite inscrire un sujet sur la place du marché se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il ou elle formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.
 - Le  nombre  de  proposition  dépend  du  nombre  de  participant·e·s.  Le  ou  la  facilitateur·trice  peut demander  à  regrouper  des  sujets  s’ils  lui  semblent  similaires.  Les  proposant·e·s  sont  libres d’accepter ou non ce regroupement. 
 - Le·la  facilitateur·trice  organise  en  plusieurs  sessions,  et  dans  différents  lieux,  la  tenue  des ateliers. Tou·te·s les participant·e·s se lèvent pour prendre connaissance des thématiques, lieux et horaires des ateliers.

====Sessions en ateliers de travail ====
 - Les ateliers sont répartis dans les différents lieux de l'événement. 
 - Un petit groupe se forme (ou pas) autour de l’initiateur·trice de l'atelier, il peut alors débuter.
 - Un·e  rapporteur·teuse  note  ce  qu'il·elle  se  dit  sur  un  paperboard.  A  la  fin  de  la  session  d'ateliers,  ce·tte même rapporteur·teuse rejoindra la “Salle des nouvelles” 
pour taper le compte-rendu des discussions.

====Salle  des  nouvelles  et  restitution  des  comptes-rendus  en  session  plénière  “le  grand journal” ====
La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs et imprimantes afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées. 
Au  minimum  deux  personnes  du  comité  organisationnel  sont  là  pour  encadrer  et  aider  les rapporteurs·teuse.  En  arrivant  dans  la  "Salle  des  nouvelles",  une  clé  USB  est  attribuée  à  chaque rapporteur·teuse sur laquelle il·elle trouve le document vierge près à être rempli.

Un·e membre de l'équipe organisationnelle centralise les rapports sur son ordinateur et se charge de l’impression. L’ensemble  des  rapports  est  affiché  dans  l’espace  du  “Grand  Journal” pour  que  tou·te·s les participant·e·s puissent en prendre connaissance.

====Phase de convergence : session plénière et ateliers ====
Au cours de la même journée et d’une seconde journée, il peut être intéressant d’élaborer des plans d’actions à partir du contenu des ateliers.
Les participant·e·s sont amené·e·s à choisir les 3 sujets qui leur semblent les plus importants. Pour cela ils ou elles disposent de 3 gommettes à apposer sur les 3 rapports retenant le plus leur attention.
Des  ateliers  pour  élaborer  un  plan  d’action  sont  organisés.  Le  nombre  de  ces  nouveaux  ateliers dépendra du temps consacré à ce moment.
Comme pour la phase d’émergence, un·e rapporteur·teuse sera nommé·e pour chaque atelier. Il ou elle aura en charge de saisir, dans la salle des nouvelles, un compte rendu de ce plan d’action.  
Session plénière de clôture Lors de cette session plénière le ou la facilitateur·trice présente les plans d’action produits lors de ce forum ouvert.
Un cercle de clôture permet à chaque participant·e de s’exprimer sur son ressenti de la journée et sur les propositions qui ont émergé.

=====Et la suite ?=====
Pour  ne  pas  perdre  la  dynamique  à  la  fin  du  forum  ouvert,  il  est  important  que  le  suivi  des  plans d'actions soit systématique, régulier et ancré dans l'action.
Dans un premier temps, tous les rapports devront être transmis à l’ensemble des participant·e·s.
L'initiateur·trice  d'atelier  devra  s'engager  à  être  le  moteur  de  son  groupe.  Il  faudra  ensuite trouver une organisation de manière à ce que le projet avance.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter

Points d'attention

Variantes et bonifications en plein air, dans la rue

Variantes et bonifications (notamment à distance)

Matériel nécessaire

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée:

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