Garantir la logistique d'une réunion (en présence)

Description de la ressource :

Pour rendre possible et confortable une réunion, les aspects logistiques doivent être suffisamment préparés en amont pour se faire oublier au maximum le jour J !


Voici les incontournables :

  • Réserver la salle et son équipement
  • En fonction de l'assemblée, des choix d'animations et du déroulé, les besoins peuvent être variés : wifi, tables, chaises, vidéo-projecteur, plusieurs salles, etc
  • Préparer et vérifier le matériel d'animation : sonorisation, projection, post-it, feutres, paper-boards, marqueurs, scotch, badges, etc
  • Faciliter le transport des participants : informer sur les différents moyens de transport possibles, initier un co-voiturage
  • Mettre en place une signalétique claire
  • Préparer la salle et l'installation des participants : laisser le placement libre ou penser le placement des gens ? Être attentif à la répartition hommes/femmes, alliés-opposants, liens hiérarchiques

Pour que les personnes concernées soient informées :

Un mail avec un titre mentionnant l'objet, le lieu et la durée de la réunion sera envoyé suffisamment à l'avance.
La date de la réunion aura pu être décidée via un sondage sur un outil de type framadate.
Le corps du message doit pointer vers l'ordre du jour ou une proposition d'ordre du jour à co- construire en amont le cas échéant.

Dans le cas d'une réunion en grand groupe, il est préférable de prévoir également un lieu d'information central sur lequel les participants trouveront toutes les informations logistiques (horaires, lieux,etc). Ces informations peuvent être relayées par mail mais doivent pouvoir toujours être accessibles par tous dans un lieu unique, dans une rubrique Agenda d'un espace Projet par exemple ( voir Fiche Gare Centrale ).

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Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource : Yasu Moy, Célia Gonçalves
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Oui