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Comment la vidéoconférence a sauvé mon réseau ?

Témoignage : Membre d'un réseau de structure d'éducation à l'environnement, j'ai vu au cours des années, la fréquence et la participation à nos réunions de coordination diminuer sans cesse.

Ce sont principalement les temps de trajets qui plombaient nos réunions. Le plus souvent, le temps passé sur la route dépassait le temps de réunion...
Ceci a fini par décourager les plus motivés d'entre-nous...
Les réunions étaient de moins en moins fréquentées. Les décisions prises en séance étaient de moins en moins représentatives ...
La fréquence des réunions s'est mise à diminuer quasiment jusqu'à l'extinction.

J'ai proposé aux autres membres de relancer nos réunions mais en incluant deux réunions "virtuelles" entre chaque réunion "en présence" (trimestrielle).
Pour ce faire, j'ai formé soit en direct soit par petit tutoriel vidéo mes collègues à l'utilisation des vidéobulles de Google .

Depuis plus d'un an et demi, nous utilisons ce moyen de communication pour réaliser nos réunions. Le résultat fut sans appel !
Le taux de participation est redevenu proche des 100 % et la fréquence de nos réunions est redevenue mensuelle.
La dynamique de réseau est de nouveau en marche.
Nos réunions durent 2h et les dates sont fixées de commun accord pour l'année.
Le changement majeur réside dans la durée de la réunion elle-même. Alors qu'auparavant pour cette même réunion de 2h, il aurait fallu à chacun d'entre nous au moins 3 à 4h de trajet, maintenant la durée de réunion est de 2h montre en main et chacun reprend ses activités dans les 5 minutes qui suivent.

Quelques remarques tirées de cet exemple :
  • Il est important de rassurer les participants en expliquant en présence le fonctionnement de l'outil.
  • Les tutoriels vidéo sont d'une grande aide. Le fait que je les ai réalisés moi-même aide beaucoup. En effet, contrairement aux tutoriels "officiels" reprenant une situation "classique", mes tutoriels, commentés avec ma voix, montre la situation précise qui sera vécue par les participants. C'est une vraie marche à suivre, pas à pas.
  • Il est important de ne pas sous-estimer les petits soucis techniques de départ. Il a bien fallu 4 à 5 réunions pour que chacun trouve ses marques. J'ai été fort présent et soutenant au début.
  • Il est important que l'animateur maîtrise bien l'outil afin de déjouer tous les petits tracas qui surviennent (le plus souvent liés aux configurations différentes des PC des participants).
  • Il n'est pas inutile de prévoir 15 minutes en début de réunion pour bien caler le son et l'image de chacun (en général 3 minutes suffisent).
  • Il arrive que la connexion trop faible d'un participant créé de drôles de bruits en réunion (sorte de chasse d'eau).
  • Il est arrivé quelques fois que des "participants cachés" s'invitent dans nos réunions. Bien que pas "dramatique" (puisque c'était des collègues des participants à la réunion), ces invités "non déclarés" (évitant bien de se montrer sur la vidéo ou de parler) ont créé une "gêne" dans le bon fonctionnement de la réunion. Nous avons demandé à ces "invisibles" de se déclarer ou de quitter la réunion.
  • Le langage non verbal n'est pas simple à saisir dans ce genre de réunion même si la vidéo de chaque participant est visible. Ceci demande un surcroît de vigilance de la part de l'animateur de réunion. J'ai pour ma part, rapidement instauré l'utilisation de signe de la main pour permettre à chaque participant de faire connaître son "humeur" sur des paroles en cours. Ces signes me permettaient aussi de plus facilement distribuer la parole.
- Ce n'est pas parce que la réunion est en ligne qu'il ne faut pas un animateur de réunion... Peut-être même plus que dans une réunion classique !
  • il est nécessaire d'être attentif au ton employé dans les réunions "virtuelles". Nous avons constaté que la "distance" nous faisait parfois employer un "ton" de parole que nous ne nous serions pas permis si nous avions été en présence !
  • Dans les Vidéobulles de Google, il est facile de mettre en place un espace de co-écriture (Google Docs). Ceci offre une plus-value supplémentaire à l'outil car en plus de permettre des réunions à distance, il initie à la rédaction de PV à plusieurs mains !

Deux limites :
  • L'outil présente une limite qui peut être gênante. Seuls 10 personnes peuvent prendre part à la réunion, tout au moins en vidéo. Il est possible d'accueillir 5 personnes supplémentaires mais avec la voix seulement.
  • Il faut que les participants possèdent un compte Google (adresse Gmail)

Globalement, à l'usage, tous les participants ont trouvé cet outil super et je n'ai même plus à initier les réunions, chaque membre s'y étant mis !
Auteur de la fiche : Gatien Bataille

Prise de décision à distance avec loomio - cas d'usages

Témoignage :

Loomio au sein d’Open Street Map France

Le contexte

Du coté d’OSM, la seule instance habilité à prendre les décisions est le Conseil d’Administration. Ce CA se réunit chaque mois à distance via un outil de discussion écrit (historiquement IRC, mais une équipe Framateam dédiée depuis peu ).

Les échanges du CA sont ouverts à tous les contributeurs qui le souhaitent (adhérents ou non), mais les prises de décision sont réservées au CA, qui peut néanmoins tenir compte des avis exprimés par les autres interlocuteurs.

Avant Loomio

Avant Loomio, les votes se faisaient grâce à des « +1 » exprimés en direct dans le chat, ce qui posait deux problème :
  • Un problème de transparence : difficile d’historiser et de garder une trace des prises de décision quand elles sont mélangées à d’autres échanges au sein d’un canal de discussion
  • Un problème de légitimité des prises de décision : impossible de s’assurer que chaque personne ait bien vu passé le vote, ni d’être certain du sujet sur lequel les uns et les autres votent lorsque plusieurs discussions croisées s’entre-mêlent.

Avec loomio

Désormais, dés qu’une décision doit être prise, elle est clairement formulée sur Loomio, tout le monde peut y exprimer son avis et voter. Le CA garde ainsi une trace des votes et chacun a le temps de s’exprimer / de réfléchir la décision plus posément.

L’appropriation de Loomio par le collectif a d’ailleurs été décidé sur loomio, ce qui nous permet de comprendre les raisons qui ont provoqué ce choix : https://www.loomio.org/d/dl7UoiCz/2016-00-utiliser-loomio-pour-les-d-cisions-de-l-association .

Loomio au sein d’ANIS

Le contexte

ANIS est une association Lilloise dont les adhérents sont des acteurs (personnes morales ou individus) actifs localement dans le champs du numérique placé au service de l’Innovation Sociale.

Avant Loomio

Comme au sein d’une association classique, les décisions étaient prises à la majorité lors de réunions physiques entre adhérents à l’issue de discussions.

Avec loomio

ANIS utilise loomio pour soumettre toutes les décisions au vote avant une réunion physique. Tant qu’un nombre suffisant de personnes se sont exprimées et qu’aucun vote bloquant n’a été posé, les décisions peuvent ainsi se prendre à distance.

L’intérêt pour ANIS est ici de pouvoir tirer un maximum profit des temps de réunion (toujours trop rares) pour aborder les sujets qui portent à débat afin de pouvoir prendre les décisions les plus difficiles dans les meilleures conditions possibles. Loomio permet également de commencer à formuler à l’avance des avis pour permettre à chacun de creuser un peu plus le sujet.

Grâce à loomio, la majorité des décisions se prennent désormais à distance, l’idée étant que lorsqu’on demande l’accord à distance, il est rare que les désaccords soient bloquants, et les personnes pour qui la décision revêt peu d’importance ne vont pas nécessairement en débattre alors qu’en réunion physique, chacun à tendance à vouloir donner son avis même s’il n’apporte pas d’éclairage supplémentaire. L’outil aide donc à lâcher prise.

Dernier élément, ANIS se sert également de Loomio pour historiser les décisions, et parfois même pour garder des traces de décisions d’affectation de fond pourtant déjà validées, comme on peut le voir cet exemplehttps://www.loomio.org/d/gwzl6DYS/pole-interr-gional-de-m-diation-num-rique dans cet exemple .

Retrouvez tout l’historique de décision d’ANIS via ce lien : https://www.loomio.org/g/7J2cjXnk/anis-association .
Auteur de la fiche : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action :
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Cette fiche est elle un brouillon ? : Non

Prise de décision au sein de l' École Démocratique de Paris

Témoignage : Interview de David Lerebours (https://ecole-democratique-paris.org/ )

L'École Démocratique de Paris c'est quoi ?
" L'École Démocratique de Paris naît de la profonde conviction que les enfants sont des êtres humains à part entière, dotés de droits et de dignité au même titre que les adultes. De ce parti pris découle la construction d’un cadre éducatif aux antipodes du paradigme scolaire traditionnel, avec un établissement scolaire libéré des programmes, classes d’âge et évaluations, où les enfants peuvent définir librement leur parcours d’apprentissage en choisissant leurs activités et dans lequel ils jouissent du même pouvoir de décision que les adultes"

Source

L'École Démocratique de Paris est conçue sur le modèle de la Sudbury Valley School, une école fondée en 1969 aux États-Unis, Massachussetts.
Celle-ci nous offre, par son exemple et sa littérature aussi abondante qu'inspirante, un témoignage extrêmement concluant sur l’aptitude de chacun à développer son propre potentiel dans un cadre libéré de tout objectif pédagogique.
Comme décrit dans ce livre ou ces quelques vidéos, les personnes qui sont passées par cette école ont développé des compétences essentielles pour mener une vie épanouie et réussie à tous points de vue.
Conformément au modèle « Sudbury », l'École Démocratique de Paris repose sur 3 principes fondamentaux, qui ne sont pas sans rappeler la devise d’une certaine république :
  • Liberté : L'auto-détermination des apprentissages
  • Égalité : L'auto-gestion de l'école par l'ensemble de ses membres
  • Fraternité : L'inter-générationnel

" Nous fonctionnons sur le principe 1 personne 1 voix, quel que soit l'âge. Ainsi un enfant de 4 ans a le même poids qu'un adulte de 43 ans. Nos décisions sont prises lors d'un Conseil d'Ecole hebdomadaire et y participer est un droit et non un devoir mais nous avons tout de même un quorum de 5 votants minimum.
L'agenda de ces Conseils d'Ecole est constitué des propositions faites par nos membres lors des 7 jours écoulés. Il n'y a pas de censure.
Une proposition doit être portée au Conseil d'Ecole si sa mise en place impacte le collectif (achat de matériel, modification du règlement intérieur, réaménagement d'espace, etc...).
En terme de modalité de prise de décision, nous sommes en règle générale sur le principe de la majorité absolue (et au 2/3 pour des décisions stratégiques).
La proposition est portée et argumentée par son propriétaire devant les membres présents au Conseil d'Ecole, s'ensuit alors un débat avec la possibilité pour chacun de proposer des amendements.
Le vote s'effectue après 2 lectures pour laisser le temps à chacun de poser le débat et avoir des discussions dans l'informel.
A la 2ème séance sont votés les amendements puis la proposition amendée. "
Auteur de la fiche : Janick Tilly
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action :
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A propos des décisions à distance (Loomio, Framavox...)

Description de la ressource : Un certain nombre de décisions peuvent être prises à distance afin d'alléger les réunions en présence et laisser la place au débats complexes.

Les décisions à distance peuvent notamment être très utiles :
  • pour les décisions courantes
  • pour garder trace des décisions et des débats y ayant amené

Les décisions à distance ne nous paraissent pas très adaptées pour :
  • Les décisions critiques.
  • La levée des oppositions dans la décision par consentement (un peu laborieux à distance)

Une hypothèse à valider ou invalider par plus d'observation serait qu'il est plus facile de refuser et de dire non à distance : il est possible qu'un certain nombre de décisions refusées en distance ne le seraient pas en présence (pas très scientifique, mais instinctif comme analyse :-) )

A lire :
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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De l'importance de penser la prise de décision

Description de la ressource : Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés...
Lorsque le service informatique d'une organisation décide des logiciels permis ou autorisés "pour la sécurité", sans aucun débat politique au sujet des outils, on peut penser qu'il s'agit d'un abus de pouvoir... Mais en général, cette question étant considérée comme un débat d'expert auxquels les néophytes informatiques n'ont pas d'idées légitimes à apporter, le débat démocratiques n'a jamais lieu. Par contre, les AG d'associations peuvent passer des heures à discuter du choix de la couleur de la salle de réunion ...
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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Tous les arguments se valent-ils dans la prise de décision... ?

Description de la ressource : Lors de décisions à l'unanimité, ou par consentement, il est parfois demandé d'avancer des arguments, le plus souvent rationnels. Pourtant, il est possible d'assumer que certains choix relèvent de l'animal en nous, de l'instinct.

Lors de choix par cooptation, des collectifs (dont le nôtre) assument de ne pas recruter de nouveaux membres si quelqu'un "ne le sens pas". Il n'est pas toujours évident de qualifier ou de rationaliser ce ressenti, mais il nous semble aussi valable que des analyses rationnels sur les stratégies d'acteurs.

Il est possible de faire le choix de faire valoir à égalité des arguments dits"rationnels" et d'autres plutôt "émotionnels".
Thématique de la ressource : Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource : Audrey Auriault
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
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Framateam

Pour quel usage utiliser cet outil ? : Discuter et échanger à distance, Partager des ressources, Diffuser de l'information
Est-ce un outil libre / Opensource ? : Oui
Difficulté de prise en main : Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil : En bref, Framateam est une messagerie d'équipe/de projet, c'est à dire un outil de "tchat" amélioré, qui propose
  • un service de discussion en temps réel, équivalent d'un tchat
  • création d’équipes, qui contiendront des « canaux »
  • création de canaux soit publics (tous les membres de l’équipe) soit privés (le créateur du canal invite les membres de son choix)
  • possibilité de partager l’administration d’une équipe ou d’un canal
  • conservation de l’historique des canaux et possibilité de chercher dans des discussions
  • petite mise en forme du texte possible et ajout d'émoticones avec possibilité de "liker" les commentaires
  • possibilité d’ajouter des fichiers (images ou autres)
  • possibilité de notifier les membres par email (notifier l’utilisateur « Camille » par @camille ; notifier tous les membres du canal en utilisant @channel)
  • installation en local et sur les mobiles possibles

Cette alternative libre et gratuite à Slack a été développé par Mattermost et Framasoft s'en est emparé pour proposer Framateam, hébergé sur leurs serveurs.
Avantages de l'outil : Allège le nombre de mails reçus/envoyés
Organise les discussions par chronologie et par canaux thématiques
Inconvénients de l'outil : Installer l'application en local (sur ordinateur ou sur smartphone) assez rebutante (par contre, une fois cette étape passée, c'est très facile)
Lorsqu'on appartient à beaucoup de "équipes", ça peut être un peu touffu
On peut être perdu parmi les flots de nouveaux messages assez vite si on ne suit pas régulièrement les nouveautés.
Comme pour tout outil de collaboration, les usages sont à définir et à requestionner régulièrement pour éviter un phénomène d'infobésité. et de démultiplication des canaux
Lien vers l'outil : http://framateam.org/
Lien vers le mode d'emploi : https://docs.framasoft.org/fr/mattermost/
Auteur.trice(s) de la ressource : Nicolas Geiger / Sandrine Percheval
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
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Jugement Majoritaire

Pour quel usage utiliser cet outil ? : Décider et rendre visibles les décisions
Difficulté de prise en main : Facile
Description de l'outil : Un outil en ligne simple, intuitif et efficace pour mettre en place du jugement majoritaire au sein de son collectif (voir la fiche animation dédiée ).
Avantages de l'outil :
  • Outil libre et accessible en ligne
  • Très simple d'utilisation
Inconvénients de l'outil :
  • Pas de comptes utilisateurs et donc impossibilité de vérifier que chacun ne vote qu'une fois
Lien vers l'outil : https://jugementmajoritaire.net/
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil :

Loomio et Framavox – donner son avis sur une proposition

Pour quel usage utiliser cet outil ? : Décider et rendre visibles les décisions
Difficulté de prise en main : Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil : Loomio est un outil de prise de décision à distance qui permet de voter et de discuter d’une proposition.

Loomio permet différents niveaux d’ouverture et de transparence : vision et vote publics ouverts à tous ou limités à un groupe restreint. L’ensemble d’une communauté peut par exemple exprimer un avis sur une proposition tout en réservant le vote à certains contributeurs… mais c’est un outil qui s’adapte à presque tous les modes de prise de décision, à vous de l’adapter à vos envies.

La durée du vote est définie par chaque groupe et quatre options sont disponibles : accord, désaccord, abstention ou blocage. L’outil est donc particulièrement adapté aux décisions par consentement puisque l’on peut affirmer un désaccord non bloquant ou bien bloquer une décision afin de demander une vrai discussion sur le sujet.

Loomio est aussi le logiciel utilisé par Framavox, le service en ligne proposé par Framasoft.

Vous trouverez un exemple d’usage de Loomio à travers les cas d’ANIS et d'OpenStreetMap France .


Exemple de découverte présentielle des prises de décision liées à ce type d'outils : https://interpole.xyz/?AtelierAuxGrandsVoisinsExperimenterLaPr
Avantages de l'outil :
  • Complet et ergonomique
  • S'adapte à toutes les modalités de prise de décision du collectif
  • C’est un logiciel libre
  • Permet de rendre visible les décisions à un grand nombre et de les historiser pour en garder des traces ;
  • Permet d’éliminer des temps d’échanges physique toutes les micro-décision pour dégager du temps afin de discuter des sujets de fond.
  • Les votes ne sont pas figés : pendant toute la durée du vote, les discussions peuvent faire évoluer les avis des uns et des autres.
  • Possibilité d’ajouter des pièces-jointes
  • Possibilité d’ouvrir l’espace de discussion dédié à un sujet général avant de permettre le vote sur une décision formulée plus précisément.
Inconvénients de l'outil :
  • Nécessite un collectif bien constitué, aux contours identifiés (CA, groupes d'adhérents,...)
  • Nécessite d'être à l'aise avec le numérique
  • Nécessite des règles de gouvernance très claires afin que le numérique ne constitue pas un frein à la participation de tous, ni une manière de ne pas discuter physiquement de décision bloquante du fait de la dématérialisation
  • La prise de décision dématérialisée ne correspond pas à tous les groupes ni à tous les sujets.
Lien vers l'outil : https://www.loomio.org/dashboard
Auteur.trice(s) de la ressource : Romain lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil :
loomiodonnersonavissuruneproposition_vignette_loomiodonnersonavissuruneproposition_loomio_osm2.png

FIN

Contenu en ligne sur la page : https://interpole.xyz/?EbookUneAutreAg .pdf