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Cette fonctionnalité est encore expérimentale.

Co-construire un ODJ de réunion

Description de la ressource

Concevoir un ordre du jour à plusieurs est un exercice qui peut s'avérer difficile!

Pourtant une réunion où chacun peut exprimer ses besoins et les sujets qu'il a besoin de voir traiter est un gage de présence des participants et d'implication à long terme.

Les pièges les plus fréquents en terme de construction de l'ODJ

Plein comme un œuf, à la dernière minute, et par e-mail...
L'animateur ou l'animatrice/facilitateur/trice a peur d'avoir l'air d'avoir mal fait son travail, fait une immense liste de sujets à traiter , puis l’envoie par e-mail en disant : "surtout n'hésitez pas à ajouter un sujet, vous avez jusqu'à demain matin..." Les participants, pris par le temps, effrayés par la longueur des sujets et la peur de réunions interminables ne rajoutent évidemment rien..

Nos expériences réussies :

  • Avoir un outil de co-écriture en ligne pour co-concevoir l'ordre du jour, et pas des échanges de mails
  • Vide...mais pas trop : l'animateur peut proposer des sujets, mais laisser de la place pour les idées des autres. Un ou deux sujets suffisent...
  • Donner un délai suffisant et une date limite pour mettre des points à l'ordre du jour
  • S'engager à trier et prioriser les sujets ensemble en début de réunion : il vaut mieux reporter les sujets annexes et tenir le timing prévu
  • Préciser si possible la nature des différents sujets -peut être fait en début de réunion sinon-: s'agit-il d'un élément d'information, à discuter, d'une décision à prendre (si oui quel mode de décision adopter?). On distingue souvent : Information, Discussion, Décision
  • Lâcher prise sur le perfectionnisme et le besoin de contrôle de l'animateur : le meilleur ordre du jour n'est pas forcement le plus complet, c'est peut-être celui auquel auront contribué le plus de participants.
  • Elaborer un ODJ agile voir la fiche dédiée
Il sera toujours temps de le compléter en début de réunion!

Les points de vigilance :

  • Commencer en présence pour la première fois l'utilisation d'un outils de co-écriture, accompagner et former les participants
Co-construire par e-mail est toujours possible -mais vraiment pas conseillé, notamment à cause des risques d'infobésité et de pertes d'informations!
  • Assumer une priorisation collective en début de réunion : c'est bien que tous les sujets soient exprimés, mais ils ne pourront pas être tous traités
  • Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et donc un partage du pouvoir ! Il faut donc être attentif à la façon dont les sujets sont choisis et priorisés.
Vos règles de fonctionnement internes vont définir si c'est l'animateur , le secrétaire, ou tout le groupe qui décide de ce qui est gardé à l'ordre du jour et ce qui est reporté à une réunion suivante ou dans un autre espace de discussion/décision.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault Célia Gonçalves
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Distribuer des rôles

Description de la ressource L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :

  • animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

  • facilitateur.trice
    • pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
    • pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

  • maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

  • un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...


Il existe d'autres rôles que l'on peut attribuer selon les besoins :

  • Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

  • Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

  • Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

  • Pousse décision pour
    • S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
    • Arriver à faire une transition, sans forcer les choses


Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Mélanie Lacayrouze, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

  • La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
  • Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
  • Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
  • L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
  • voir et écouter de manière passive
  • être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
  • Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
  • Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
  • Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)

Action {{section ...}} : l'action {{section ...}} doit être fermée par une action {{end elem="section"}}.
Pour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une réunion (présence ou distance), on pourra utilement lire la fiche "Avant de choisir son format d'animation de réunion, pensez à...."
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Réunion à distance : après la réunion

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance.
Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Renvoyer un mail

Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ, mettre en évidence les prises de décisions. Cela réintègre aussi les absent·e·s et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes

Pour en sortir un CR à partir des notes brutes. Penser à l'exporter et/ou le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

Se rencontrer en physique

Des fois on échange en visio mais on ne se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout, ça créé une étrange convivialité "on se connaît mais on ne se connaissait pas".

Se programmer une pause

Prendre au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose.

Evaluer et tirer les leçons

Si le tour de clôture ou les échanges en OFF après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio, prenez-les comme des cadeaux ! L'animateur·rice peut proposer un debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

A propos des décisions à distance (Loomio, Framavox...)

Description de la ressource Un certain nombre de décisions peuvent être prises à distance afin d'alléger les réunions en présence et laisser la place au débats complexes.

Les décisions à distance peuvent notamment être très utiles :
  • pour les décisions courantes
  • pour garder trace des décisions et des débats y ayant amené

Les décisions à distance ne nous paraissent pas très adaptées pour :
  • Les décisions critiques.
  • La levée des oppositions dans la décision par consentement (un peu laborieux à distance)

Une hypothèse à valider ou invalider par plus d'observation serait qu'il est plus facile de refuser et de dire non à distance : il est possible qu'un certain nombre de décisions refusées en distance ne le seraient pas en présence (pas très scientifique, mais instinctif comme analyse :-) )

A lire :
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

FIN

Contenu en ligne sur la page : https://interpole.xyz/?EbookTravailADistance2 .pdf