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Cette fonctionnalité est encore expérimentale.

DoDoc - documentation collaborative de projets

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Réfléchir ensemble et rendre visible les cogitations
  • Écrire un document collectivement
  • Communiquer vers l'extérieur
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Dodoc est un outil de documentation de projet ludique, collaboratif et adapté à tous les publics.

Avec Dodoc vous pouvez par exemple :
  • photographier les étapes d'un projet et constituer un dossier dédié
  • partager les documentations en lignes
  • réaliser des mini vidéos en image par image
  • effectuer du montage simple
  • réaliser un journal collectif et le mettre en page avant impression pour restituer collectivement un projet de groupe
Avantages de l'outil
  • très ergonomique et adapté à tous les publics
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
dodocdocumentationcollaborativedeprojets_steps_dodoc-1200x651-q60.png
Cette fiche est elle un brouillon ? Diffusable

L'élection sans candidats : pour trouver la bonne personne pour le groupe

Objectif
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Déroulé détaillé Il s'agira d'élire pour un ou plusieurs rôles (un conseil d'administration par exemple) sans aucun·e candidat·e ne se soit positionné·e.
Le but ? Aller chercher des personnes qui ne se prévoyait pas de se présenter !

L'Election Sans Candidat (ESC) from Universite du Nous - UdN on Vimeo.


Vidéo : CC BY SA - l'Université du Nous

Ci-après un résumé des étapes, vous retrouverez en pièce-jointe un document détaillé et graphique réalisé par l'Université Du Nous.
1. Définir la fonction
  • Il s’agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ?
2. Lister les critères de choix
  • Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l’argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive.
3. Définir le mandat
  • Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures...)
4. Voter
  • Chacun·e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il·elle vote : « moi X... je vote pour Y... ».
  • Ce n’est pas un vote à « bulletin secret », il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers et les transmet au facilitateur·trice.
5. Dépouiller
  • Le·la facilitateur·trice lit à voix haute les résultats, il·elle demande à chaque personne les raisons de son choix : « X... tu as voté pour Y..., peux-tu nous dire pourquoi ? ».
6. Possible report de voix
  • À l’écoute des arguments : qui souhaite reporter sa voix ? »
  • Au regard des échanges, le·la facilitateur·trice proposera alors une liste de "nominés"
  • Le·la facilitateur·trice va demander au groupe si quelqu’un a une proposition de personne parmi les nominés. Cette proposition sera le départ d’un processus de gestion par consentement afin d’élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix"
  • Le·la facilitateur·trice fait le tour des objections
  • La personne concernée sera consultée en dernier
  • Quand toutes les objections sont levées, le·la facilitateur·trice s’adresse enfin à la personne proposée et lui demande si elle émet une objection à être élue

Vous souhaitez voir le processus à l'oeuvre ? Voici encore une super vidéo de l'Université du Nous !
Matériel nécessaire
  • Une fiche résumant les règles du jeu pour chaque participant·e (ou une affiche, cf première page du document joint)
  • Des papiers collants
  • Des chaises disposées en cercle
  • Un paperboard ou grand tableau
  • La fiche d'aide mise à disposition par l'Université Du Nous
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Céline Godec, Janick Tilly, Oussama Ben Ammar, Romain Lalande, Valérie Le Goff, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Université Du Nous
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Avancer avec les Plus Petits Précieux Pas Possibles (méthode des 5P)

Description de la ressource Il y a deux types de projets : ceux de longue haleine (bâtir une barre d’immeuble) et ceux qui sont quasi immédiats (organiser la prochaine réunion).

Dans les gros projets si l'on se met tous d’accord sur tout et qu'on n'agit que quand c’est décidé, quand on commence à agir, la situation a évoluée et on est plus dans le contexte du départ.

Pour contrer cet effet : l’idée du petit pas qui va dans le sens de la valeur ajoutée définit. Ça permet d’avoir avancé de manière rationnelle, d’avoir acter quelque chose de concret, de visible.

Pour aller plus loin : https://www.reussite-personnelle.fr/kaizen-la-methode-des-petits-pas/
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Organisation et gestion du temps
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

De l'importance de penser la prise de décision

Description de la ressource Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés...
Lorsque le service informatique d'une organisation décide des logiciels permis ou autorisés "pour la sécurité", sans aucun débat politique au sujet des outils, on peut penser qu'il s'agit d'un abus de pouvoir... Mais en général, cette question étant considérée comme un débat d'expert auxquels les néophytes informatiques n'ont pas d'idées légitimes à apporter, le débat démocratiques n'a jamais lieu. Par contre, les AG d'associations peuvent passer des heures à discuter du choix de la couleur de la salle de réunion ...
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

Définir la valeur ajoutée, l'objectif de changement

Description de la ressource Dans les projets, il y a une idée de projection, on est tourné vers l’avenir, on réinvente quelque chose qui n'existe pas encore.

Pour que ça fonctionne, il vaut donc mieux savoir « pourquoi on fait le projet ». C’est une question qu’on doit avoir en tête tout le temps, et en 360, avec chaque membre du groupe.

On définit la valeur ajoutée du projet : qu’est-ce que ça aura apporté ou changé dans notre environnement quand on aura finit ? Cette Valeur Ajoutée est la ligne directrice qu’on va avoir en tête tout le temps, à chaque fois que l’on prend une décision. Ce n’est pas un dogme immodifiable, mais si on le change c’est tous ensemble.
Thématique de la ressource
  • Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource Romain lalande, Sylvain boyer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Oui

Favoriser l'implication des participants dans une réunion

Description de la ressource La première étape pour s'assurer que les gens vont pouvoir s'impliquer c'est qu'ils aient connaissance de la réunion ! Et suffisamment à l'avance pour pouvoir organiser leur venue.
La date peut même être choisie collectivement via un sondage de date (framadate) à créer et proposer bien à l'avance.

Vous veillerez ensuite à donner les informations nécessaires :
  • Envoyer les éventuels documents support en amont
  • Rappeler ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente, en se réjouissant des avancées
  • Récapituler ce qu'on a à faire dans cette nouvelle réunion et quel espace de créativité les participants peuvent investir
  • Être clair sur ce qui doit absolument être préparé en amont et ce qui est optionnel en fonction du temps disponible
  • Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et ainsi donne envie de prendre part à la co-construction


Le contre-exemple
"- tu n'es pas venu à la réunion collaborative ce matin sur la méga-décision qui va changer nos vies
- ah c'était ce matin ? j'étais pas au courant
- ben si on a reçu un message sur framatruc hier à 23h"
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Rythmer ses réunions

Description de la ressource Mettre du rythme dans la réunion et alterner les approches : moments de réflexion, moments de production, moment de décision, temps d'interconnaissance, temps de jeux de coopération (pour souder le groupe), temps de créativité, temps de fabrication...
Vous pouvez aussi apporter de la diversité dans le groupe en accueillant des nouveaux, du sang neuf...
Penser à faire systématiquement des bilans, même provisoires, des synthèses et à alterner les moments tous ensemble et les temps de travail en petits groupes qui facilite l'expression des plus introvertis.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Oui

Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
  • Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
  • De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
  • Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
  • Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
  • Rappelez les horaires.
  • Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
  • Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
  • N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
  • Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
  • Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • PhotolangageVia des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure,
  • qu'il y ait de la bienveillance,
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre « facultatif » le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
  • ...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
  • Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
  • Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles. S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

  • Animation
  • Gestion du temps
  • Distribution de la parole
  • ...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
  • Jamais de visio de plus d'une heure trente.
  • Ne pas dépasser 45 min consécutives.
  • Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
  • Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

FIN

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