• 1. Créer son vote ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est Framadate.
• 2. Choisir et entrer les options soumises aux personnes qui participent au vote : choix, oui/non/abstention, etc. Se fixer à 3 ou 4 possibilités maximum - sous peine de nouvelles discussions sur les termes du vote.
• 3. Envoyer le lien du sondage à l'ensemble des personnes concernées. Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les résultats du vote ne soient pas dilués dans le temps. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
• 4. Au regard des résultats, acter le résultat du vote !
• 5. Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer les résultats du vote.

• Accès à internet nécessaire

• Fixer une date de réunion.
• Prendre une décision

• Ne proposer que des dates où les personnes dont la présence est indispensable sont disponibles.
• Éviter de proposer trop de dates, cela dilue les réponses. Conséquence possible : la date qui a eu le plus de suffrages ne correspond qu'à une minorité du groupe.
• Fixer une date de fin du sondage.
• Attention quand on a plusieurs Framadate en cours : en tenir compte dans ses réponses.

• Il répond parfaitement aux besoins des groupes à trouver une date commune.
• Le fait que les participants voient les réponses des autres incitent à trouver un consensus.
• C'est un outil très très simple d'utilisation, son introduction dans des groupes débutants peut constituer une première étape, une "petite expérience irréversible".
• Logiciel libre.
• Hébergé par une association Loi 1901 : pas d'appropriation, ni de revente des données.
• Il évite de bourrer sa boite mail inutilement quand on doit caler une date à plusieurs.

• L'outil ne résout pas les problèmes de manque de disponibilités.
• Ce sont les premiers qui répondent qui sont le plus avantagés.
• Ne convient pas pour les réunions confidentielles ou les choix secrets car le sondage et les participants sont visibles par tous.
• Interface téléphone peu lisible au dela de 2 dates.

• Avoir un compte Google (pour créer et partager un document : les autres participants ne sont pas obligés d'en avoir un).
• Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).

• Prise de notes de manière synchrone et à distance lors d'une réunion téléphonique.
• Création d'une enquête en ligne, les résultats étant compilés dans un tableau (pour en savoir plus, voir la fiche Outil Google Formulaire
• Pour préparer la programmation d'un événement, les organisateurs·trices compilent les noms et les coordonnées des intervenant·e·s potentiels dans un tableau, les données sont ainsi structurées et permettent un traitement ultérieur style publipostage.
• Pour un planning de formation, un tableau est mis en ligne en différenciant les droits : les étudiant·e·s peuvent consulter le tableau à jour en temps réel pour connaître leur emploi du temps (mais pas le modifier) et les formateurs·trices peuvent le modifier directement sans avoir à passer par un intermédiaire.
• Pour rédiger à plusieurs un document demandant une mise en page : rapport, etc...
• Pour créer un diaporama qui pourra ensuite facilement être inséré dans un site internet.

• Guide de prise en main Google Document réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin
• Découvrir Google Document
• Centre d'aide Google Document

• Les fichiers sont en ligne et donc accessibles de n'importe quel poste relié à internet.
• Les documents peuvent être rédigés de manière synchrone (un curseur de couleur indique qui modifie) et asynchrone (un historique permet de savoir qui a modifié quoi).
• L'option "partage pour tous les utilisateurs disposant du lien" permet de partager un document et de le modifier à plusieurs même si les autres participant·e·s n'ont pas de compte Google.
• le document disponible est toujours la dernière version à jour (ce qui n'est pas le cas quand on transfert les documents via le mail).
• Les modifications sont compilées en temps réel, il n'y a pas de problème de version.
• Tous les documents sont créés et modifiés à travers Google Document, il n'y a donc pas de problème de format de document comme on peut le retrouver avec des personnes utilisant Open Office et Word (doc, odt), ni de problème de version du logiciel (doc, docx). Tout le monde a le même logiciel, avec la même version.
• Possibilité d'utiliser un tchat à côté du document quand on travaille sur un document de manière synchrone mais à distance

• Si on n'a pas internet, on n'a pas le document.
• Il faut un temps de prise en main avant de saisir toutes les nuances des droits à appliquer aux documents. Attention à ne pas transmettre le lien qui figure dans la barre d'URL quand on veut partager un document mais celle donnée via le bouton Partage, une fois l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" cochée, sinon, les personnes ne pourront ouvrir le document. Il faut être particulièrement attentif à cela quand on commence l'utilisation de Google Docs au sein d'un groupe car c'est très démotivant, si les premières utilisations se soldent par : "Mais je n'arrive pas à ouvrir ton lien !"
• C'est encore du Google, qui indexe les contenu des documents pour générer des publicités contextuelles et créé des profils de consommateurs.

• Avoir un compte Google

• Afficher sur un site internet les prochaines réunions d'une association.
• Partager un agenda pour caler l'arrivée des intervenants à un événement. Toutes les personnes qui récupèrent les information des heures d'arrivée le compilent sur le même agenda partagé qui est également utilisé pour noter qui va les accueillir à la gare.
• Gérer le planning des réservations d'une salle de réunion

• Prise en main grâce à ce tutoriel : http://www.apoliade.com/frotsica/images/pdf/numeriquetutogoogleagenda.pdf

• Une visite complète de Google Agenda :

• 15 astuces pour Google Agenda : http://www.blogdumoderateur.com/astuces-google-agenda/

• Permet de voir d'un seul coup d'oeil les disponibilités de tous les membres.
• Permet de compiler des données impliquant des horaires à plusieurs.
• Possibilité d'importation et d'exportation des agendas au format ICS utilisable par d'autres logiciels type Thunderbird, donc l'agenda peut être partagé avec des personnes ne souhaitant pas avoir ou n'ayant pas de compte Google.

• L'agenda est en ligne donc son utilisation est plus contraignante qu'un agenda papier, sauf si on a un smartphone.
• C'est encore du Google !

• Recueillir les représentations individuelles
• Travailler sur une analyse collective des représentations individuelles
• Observer les mécanismes de collaboration dans un groupe

• Post-it de couleurs différentes (3 post-it de 3 couleurs différentes par participant.e par sujet)
• Des grandes feuilles blanches de type paper-board
• Feutres

• Distribuer 3*3 post-it de la même couleur

• Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple jaune): 1A, puis 1B et 1C dans un coin du post-it"
• "Ecrivez une idée par post-it et d'écriture lisible"
• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1A

• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1B

• Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple rose): 2A, puis 2B et 2C"
• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 2A

• Post-it
• Grandes feuilles blanches type paper-board
• Marqueurs/feutres

• 1 animateur.ice du projet salarié.e
• des bénévoles chargé.e.s de la programmation
• des bénévoles chargé.e.s de la communication
• des bénévoles chargé.e.s de la logistique

• • la position active et impliquée des participants
• • la position à l’écoute et réceptive de l’orateur

• 1. Expliquer le format aux participants et transmettre la grille d’écoute active (partagé plus haut)
• 2. Donner la parole aux 2, 3 ou 4 orateurs maximum (très grand maximum 4 * 7 min soit 30 min)
• 3. A la fin des présentations, demander aux personnes de choisir un espace et de s’y installer avec :
  • l’orateur
  • un modérateur
  • un script (idéal) ou un enregistreur
• 4. Ouvrir un cycle de deux fois 30 à 45 min voir 60 min maximum selon les étapes suivantes :
  • a) rappel des règles de parole par le modérateur :
    • ◦ Il faut l’objet de parole pour s’exprimer o 30, 60 à 120 secondes de temps de parole (en fonction du sujet, du nombre, des profils des participants)
  • b) un premier tour de table avec un objet de parole.
    • ◦ Chaque personne choisie dans sa grille d’écoute active ce qu’elle veut approfondir, partager, poser comme question. Le temps de parole est contraint à 60 secondes par personne. Le tour de table dure de 30 min maximum. L’orateur prend des notes. Le modérateur gère le temps et interrompt quand nécessaire.
    • c) l’orateur organise et donne ses réponses / réactions au cours des 20 min qui suivent

• ce que j’ai appris,
• ce que je retiens c’est …

• Feuilles blanches A4 / crayons
• En visioconférence : document partagé de type Framapad ou Google Doc

• La première est politique : elle concerne les postures individuelles, codes sociaux, volonté de partage sincère....
• La seconde concerne les conditions juridiques pour le partage sincère de l'archipelisation. Les licences libres (CC by SA, GNU GPL et autres licences) permettent un partage sincère, qui permet de connecter nos contenus pour en faire du meilleur. Nota : sans indication de licence, c'est par défaut les licences propriétaires qui priment, comme le droit d'auteur.
• Et enfin et seulement enfin, des conditions numériques qui permettent à nos interfaces et autres plateformes de retrouver leurs porosités avec des flux entrants et sortants des flux rss, xml, json. Objectif final : accéder/créer d'autres nouveaux niveaux de Communs (comme le site Transiscope par exemple).

Pas de stress : le BON outil n'existe pas !

Avoir les idées claires sur vos usages

Ne restez pas seul.e...

...dans votre collectif

• concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
• mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
• avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...

...dans la communauté plus large

L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute

Ressources complémentaires

• Il s'agit de termes non encore stabilisés et leur utilisation peut pointer vers des sens quelque peu différents. Ils portent encore pour certain le poids de l'Histoire (collabos de la 2e guerre mondiale ou coopération France-Afrique du 20e siècle).
• Ils peuvent faire référence à des conceptions morales (ex. coopération et altruisme de Mathieur Ricard) ou au contraire des conceptions d'efficacité pragmatique (ex. du management collaboratif).
• Si l'on regarde l'étymologie

• Coopération : groupe divisé en équipes qui réalisent chacune une partie des tâches. Analogie : orchestre de musique classique
• Collaboration : chacun individuellement cherche à atteindre par lui-même le but conscensuel.Analogie : un orchestre de jazz

• Coopération : processus de partage et d’élaboration de connaissances communes
• Collaboration : association dictée par l’utilité, qui vise l’efficacité

• C'est quand la prochaine réunion ?
• Qui gère la compta encore ?
• Comment je peux contacter untel / unetel ? Stéphane ?
• Où est le compte-rendu de notre dernière réunion ?
• Je dépose où ma contribution ?
• Rappelle moi comment je m'abonne au canal de discussion déjà ?
• ...

pour accueillir/inclure :

• un mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux et un lien vers l'histoire du collectif,
• les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci...
• comment contribuer, aider aux actions en cours et en attente d'un coup de main ;

pour organiser/planifier :

• le lien vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre,
• l'agenda des activités à venir,
• les dernières actus ;

pour la vie du collectif :

• les derniers membres arrivés et un lien vers l'annuaire,
• les dernières décisions prises et un lien vers le registre des décisions,
• et un lien vers les outils utilisés par le collectif.

L'outil, un pharmakon

• ce pourquoi il a été conçu - le stylo écrit
• ce pour quoi il a été détourné dans un sens - le stylo devient le tuteur d'une plante
• ce pourquoi il a été détourné dans un autre sens - le stylo est démonté pour servir de sarbacane afin de mitrailler les formateur.ices

• Un remède vecteur d'émancipation,
• Un poison source d'asservissement
• Un bouc émissaire qui camoufle les causes réelles de potentiels dysfonctionnements

Faire le deuil de l'outil qui collabore

Co-élaborer le cadre d'usage des outils

Formuler les usages

• Se mettre en tête qu'il existe une solution technique pour quasiment tout usage. la technique est en effet souvent un faux problème.
• Formuler son usage à l'aide de la phrase "En tant que... je souhaite que... afin que..."
• Définir les contextes de ces usages à l'aide d'un tableau à quatre entrées : Synchrone / Asynchrone et Présentiel / Distanciel. un tableau blanc peut parfois suffire alors même qu'on y aurait pas pensé ! Pour comprendre ces distinction, consultez la fiche "Différents espaces-temps"

Choisir l'outil correspondant à ses usages

Définir des règles d'usage

• Les rôles associés à l'outil : qui l'adminiprout ? qui l'utilise ? qui y a accès ?
• Les éléments liés à la confidentialité : comment sont utilisés les données ? Qui peut consulter les informations qui y transitent ?
• Comment l'utiliser efficacement : à quel moment notifier par mail ? Combien de message ais-je droit d'y poster ? A quelle fréquence dois-je m'y connecter ?

Je veux un exemple !

Ritualiser la remise en question du cadre d'usage

Rendre visible le cadre d'usage

On peut alors espérer...

• De rester en lien même à distance
• De produire localement des connaissances rendues disponibles mondialement
• Nous organiser collectivement à un très grand nombre
• Générer des métissages à même de relever de manière non violente les défis qui se posent à l'humanité
• De bien vivre, dès maintenant

Mais n'oublions pas...