Interpole : Co-construire un ODJ de réunion

Nom du truc ou de l'astuce

Description de la ressource

=====Concevoir un ordre du jour à plusieurs est un exercice qui peut s'avérer difficile!=====
Pourtant une réunion où chacun peut exprimer ses besoins et les sujets qu'il a besoin de voir traiter est un gage de présence des participants et d**'implication** à long terme.

====Les pièges les plus fréquents en terme de construction de l'ODJ    ====
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**Plein comme un œuf, à la dernière minute, et par e-mail...**
L'animateur ou l'animatrice/facilitateur/trice a peur d'avoir l'air d'avoir mal fait son travail, fait une immense liste de sujets à traiter , puis l’envoie par e-mail en disant : "surtout n'hésitez pas à ajouter un sujet, vous avez jusqu'à demain matin..." Les participants, pris par le temps, effrayés par la longueur des sujets et la peur de réunions interminables ne rajoutent évidemment rien..

====Nos expériences réussies :====
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 - Avoir un outil de **co-écriture** en ligne pour co-concevoir l'ordre du jour, et pas des échanges de mails
 - Vide...mais pas trop : l'animateur peut proposer des sujets, mais **laisser de la place** pour les idées des autres. Un ou deux sujets suffisent...
 - Donner un **délai suffisant** et une date limite pour mettre des points à l'ordre du jour  
 - S'engager à **trier** et **prioriser** les sujets ensemble en début de réunion : il vaut mieux reporter les sujets annexes et tenir le timing prévu
 - Préciser si possible** la nature des différents sujets** -peut être fait en début de réunion sinon-: s'agit-il d'un élément d'information, à discuter,  d'une décision à prendre (si oui quel mode de décision adopter?). On distingue souvent : Information, Discussion, Décision
 - Lâcher prise sur le **perfectionnisme** et le **besoin de contrôle** de l'animateur  : le meilleur ordre du jour n'est pas forcement le plus complet, c'est peut-être celui auquel auront contribué le plus de participants.
 - Elaborer un **ODJ agile** {{button class="new-window" link="https://interpole.xyz/?LAgendaAgilePourConstruireLOrdreDuJour" nobtn="1" text="voir la fiche dédiée" title="voir la fiche dédiée"}} 
Il sera toujours temps de le compléter en début de réunion! 
    
====Les points de vigilance  : 
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 - **Commencer en présence ** pour la première fois l'utilisation d'un outils de co-écriture, accompagner et former les participants
Co-construire par e-mail est toujours possible -mais vraiment pas conseillé, notamment à cause des risques d'infobésité et de pertes d'informations!
 - Assumer** une priorisation collective** en début de réunion : c'est bien que tous les sujets soient exprimés, mais ils ne pourront pas être tous traités
 - Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et donc un partage du pouvoir ! Il faut donc être attentif à la façon dont les sujets sont choisis et priorisés. 
Vos règles de fonctionnement internes vont définir si c'est l'animateur , le secrétaire, ou tout le groupe qui décide de ce qui est gardé à l'ordre du jour et ce qui est reporté à une réunion suivante ou dans un autre espace de discussion/décision.

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