1. Affûter ses outils de communication
Index
1. Affûter ses outils de communication
Description
Trop d'outils, tue la communication ! La fluidité de la communication repose sur une "carte mentale partagée" des canaux de communication et de leurs usages, en fonction du type de message.
Ce module est accessible
2. Encourager les échanges
Index
2. Encourager les échanges
Description
Animer, faciliter, orienter, clarifier, réguler, beaucoup de la qualité de la vie à distance d'une équipe va passer par la perception que le bon message arrive à la bonne personne, au bon moment ! Dans la "vie à distance", une attention toute particulière est à porter sur la fluidité et l'animation de cette communication.
Ce module est accessible
2. Préparer un ordre du jour
Index
2. Préparer un ordre du jour
Description
L'ordre du jour est un élément essentiel pour :
Proposé par les organisateurs via un document partagé avec les participant·es envisagé·es avant la réunion, il peut également être amendé et complété en amont. Cela permet de s'épargner en début de réunion l'ajout de "points divers" qui rallongent la réunion d'autant !
Vous pouvez également prévoir un modèle d'ordre du jour (et de structure de compte-rendu) pour les réunions régulières, à copier à chaque nouvelle réunion.
Ce module est accessible
- Savoir pourquoi cette réunion est organisée,
- Estimer sa durée nécessaire (et tenir le timing !), voire prévoir plusieurs réunions pour rester sur des formats courts (une heure),
- Savoir qui est indispensable selon les sujets abordés,
- Motiver les participant·es à y assister !
Proposé par les organisateurs via un document partagé avec les participant·es envisagé·es avant la réunion, il peut également être amendé et complété en amont. Cela permet de s'épargner en début de réunion l'ajout de "points divers" qui rallongent la réunion d'autant !
Vous pouvez également prévoir un modèle d'ordre du jour (et de structure de compte-rendu) pour les réunions régulières, à copier à chaque nouvelle réunion.
3. Mener la visioconférence
Index
3. Mener la visioconférence
Description
Une visioconférence réussie, cela n'est pas si évident pour que chacun·e trouve pleinement sa place !
Quelques points d'attention sont à considérer.
Ce module est accessible
Quelques points d'attention sont à considérer.
3. Soutenir les temps rituels
Index
3. Soutenir les temps rituels
Description
Pour beaucoup de personnes le travail à distance est perçu comme une modalité dégradée de la relation, avec une perte réelle de ce qu'offrent des échanges "en présence". Cela va être essentiel de nourrir le "chaud" dans les échanges et de permettre aux personnes de cultiver des relations qui incluent convivialité et habitudes partagées.
Ce module est accessible
4. Construire du contenu formalisé
Index
4. Construire du contenu formalisé
Description
Documents co-rédigés, prise de notes de réunions, notes argumentaires, tous les contenus peuvent être rédigés à distance ! Et vont constituer autant de supports formalisés qui jalonnent la vie du collectif.
Ce module est accessible
4. Prendre des notes à plusieurs
Index
4. Prendre des notes à plusieurs
Description
Le document d'ordre du jour partagé initialement peut faire une excellente base de prise de notes. Et puisqu'il est déjà sur un document partagé, pourquoi ne pas le faire à plusieurs ? Du temps gagné, un suivi de la réunion pour une personne qui s'est absentée deux minutes, pas de malentendu sur les décisions prises… c'est tout bon !
Attention d'être clair sur l'objet de cette prise de notes : est-ce un compte-rendu exhaustif des échanges ? un relevé de décision ? des notes d'ambiance ? — et de s'assurer qu'au moins une personne prend bien des notes dès le début de la réunion (ce rôle peut être déterminé en amont pour gagner du temps également) !
Faire une prise de notes partagée c'est aussi le gage d'un suivi efficace dans le temps des réunions à distance — mais cela s'organise.
Ce module est accessible
Attention d'être clair sur l'objet de cette prise de notes : est-ce un compte-rendu exhaustif des échanges ? un relevé de décision ? des notes d'ambiance ? — et de s'assurer qu'au moins une personne prend bien des notes dès le début de la réunion (ce rôle peut être déterminé en amont pour gagner du temps également) !
Faire une prise de notes partagée c'est aussi le gage d'un suivi efficace dans le temps des réunions à distance — mais cela s'organise.
5. Décider efficacement
Index
5. Décider efficacement
Description
Une équipe vivante repose aussi sur des décisions partagées, lisibles et qui permettent aux actions et projets d'avancer. Pas toujours possible de se rencontrer pour décider, il s'agit alors de s'organiser pour permettre une prise de décision éclairée, à distance.
Ce module est accessible
5. Partager le compte-rendu
Index
5. Partager le compte-rendu
Description
A l'issue de la réunion, le compte-rendu (ou le lien d'accès au document partagé) est envoyé à tout·es, y compris les absent·es pour ne pas perdre le fil. Et, dans l'idéal, facilement retrouvable dans un espace de stockage commun, avec un nom de fichier standardisé et adapté (la date, l'occasion et 1 ou 2 mots-clés) !
Astuce : pour un même projet ou une instance permanente, rédiger tous les CR de suite dans le même document partagé permet de garder toujours le même lien de partage, et facilite également la recherche dans le texte (plutôt que d'ouvrir de nombreux documents en espérant retrouver celui du jour où un tel sujet a été abordé) ! Attention cependant à ne pas créer des fichiers ou des pads trop gros : penser à archiver au bout d'un certain temps, tous les 3 mois par exemples pour les réunions fréquentes, dans un document en lecture seule !
Ce module est accessible
Astuce : pour un même projet ou une instance permanente, rédiger tous les CR de suite dans le même document partagé permet de garder toujours le même lien de partage, et facilite également la recherche dans le texte (plutôt que d'ouvrir de nombreux documents en espérant retrouver celui du jour où un tel sujet a été abordé) ! Attention cependant à ne pas créer des fichiers ou des pads trop gros : penser à archiver au bout d'un certain temps, tous les 3 mois par exemples pour les réunions fréquentes, dans un document en lecture seule !
6. Conclusion
Index
6. Conclusion
Description
Qualité des échanges, lisibilité de leurs canaux, clarté des modes de décisions, partage des contenus formalisés et richesses des relations sont au cœur d'une équipe vivante !
Cela repose sur un assemblage et des ajustements permanents, dans lequel les allié.es les plus précieux.ses sont les personnes concerné.es, à associer dans les réflexions et les choix qui vont guider les actions...
Ce module n'est pas dans un parcours ou ne comporte aucune activité
Cela repose sur un assemblage et des ajustements permanents, dans lequel les allié.es les plus précieux.ses sont les personnes concerné.es, à associer dans les réflexions et les choix qui vont guider les actions...