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Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans [[https://interpole.xyz/?TrucsAstuces&facette=checkboxListeThematiquetruc=1 les fiches sur l'animation en présence]]. =====Choisir la réunion en visio ... ou pas !===== ====La visio : pas adaptée à tous les contextes==== - La fréquence des réunions Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique. - Les sujets traités Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence. - Le temps disponible La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières. - L'aisance informatique des participants On peut imaginer plusieurs degrés de participation : - voir et écouter de manière passive - être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ... Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop ! =====Se préparer en tant qu'animateur===== ====Monter une petite équipe d'animation==== Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...). ====Se préparer à avoir la pêche ====A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). //**__Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....__**// ====Avant d'animer à distance... commencer en présence !====Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation. =====Informer===== ====Bien préparer l’ordre du jour==== L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute. ====Effectuer un envoi en amont====Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message ! =====La logistique===== ====Valider la technique en amont, rassurer sur la technique==== Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p ====Lancer en amont un document de co-écriture en ligne==== Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable. ====Savoir à l'avance qui participera==== Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...). ====Préparer un plan B==== la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) ! ====S'assurer des conditions matérielles==== Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance : - Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion - Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion) - Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main) {{section bgcolor="var(--primary-color)" class="shape-rounded" pattern="border-solid" }} Pour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une réunion (présence ou distance), on pourra utilement lire la fiche "[[AvantDeChoisirSonFormatDAnimationDeReun Avant de choisir son format d'animation de réunion, pensez à....]]" {{end elem="section"}}
Type de ressource
Notion, concept
Truc et astuce
Thématique de la ressource
Cocher tout
Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Compostabilité des projets
Gouvernance et gestion de conflits
Prise de décision
L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance
Autre
Auteur.trice(s) de la ressource
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
CC 0
Autre licence libre (préciser en description)
Licence non-libre
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cocher tout
Alain Imbaud - Interventions Numériques
Alice Oechsner de Coninck
Angélique Sanches
Anne-Cerise Tissot - Animation, Concertation & Territoires
Anne-Laure
Audrey Auriault /GARC.ESS/Ouvre Boite
Aurelia Boisante : Enjeux Formations & ABCF Formations
Balmes Malvina
Caroline Pruvost
Cavellat Pierre-Yves / Héliocat
Christine Denié-Hervy
Claire Orabé
Clémence
Clément Charleux
Corinne Lamarche
Cécile Favé U
Cécile Guillemet
Cécile TREDANIEL - Coélan
Célia Goncalves
Céline DOUX
David Delon
Delphine STRAZZIERI
Deschamps Jessica
Dominique Hébert
Elodie RETEL
Emeline Sebert
Emilie Machin - Réseau Canopé
Emmanuelle GERNET
Eric Favre
Fabienne Morel
Florent GAUDIN
Floriane Hamon
Frédérique Assal Pôles en pomme 🍎
GAUCHER Tiphaine
Gatien Bataille
Guillaume Doukhan
Héloïse Fournier
Ilie Illet
Jean-François Le Limantour
Jean-François Rochas-Parrot
Jean-Michel Cornu
Jessica Deschamps
Julie
Julie Chabaud
Juliette Vidal
Justine BRUNET
Jérôme Thierry
Laumonnier Anne
Laura Cunchinabé
Laure Beyler
Laurent CHEDANNE
Laurent Marseault
Lilian Ricaud
Louise Didier
Magalie Dréano
Manuel Ibanez
Marianne Langlet
Marie-Andrée Roy
Marilo
Marilyne Barisic
Maroin Al Dandachi
Melissa Vicaut
Michel Briand
Mélanie Feldstein
Mélanie Lacayrouze / Metacartes.ccl
Nadine Bagué
Nathalie Denic
Nicolas Geiger
Olivier Heinry / Artefacts
Othman Ben Brahim
Romain Haonfaure
Romain Lalande
Sarah Dubois
Sarah Gaucher
Sarah Lamy
Sarah Trichet-Allaire
Schmitt Florian
Sophie Laleman
Stéphanie Dupré
Stéphanie Dupré
Suzanne Pigeon
Sylvain Boyer
Valentin Douarre
Yann Le Beguec
Yasu Moy
Yohan Lechevalier
Yohan Reversat (Jardinier.e.s du Nous)
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