Une réunion avec certain.e.s en présence et d'autres en visio

Description de la ressource : De manière générale cette configuration exige plus d’organisation et de discipline. Par exemple les discussions à voix basses ou en aparté : on arrive parfois à les gérer voire à les réintégrer à la réunion habituellement, mais pour les personnes à distance elles créeront une grande confusion. Il est donc particulièrement important de poser un cadre et de le tenir.

L’idéal est de savoir à l’avance que certaines personnes seront à distance pour adapter l’animation de la réunion (durée, format d’animation, sujets à l’ordre du jour ...).
L’animation sera notamment à repenser en cas de vote : le mode de vote habituel devra être décliné dans une version à distance. Cette déclinaison peut prendre deux formes :
  • • les personnes présentes votent comme d’habitude et on imagine un mode de vote particulier pour celles et ceux à distance
  • • tout le monde vote avec un outil en ligne

On peut aussi proposer que les personnes à distance soient en observatrices et non en participation active (prise de parole, participation aux décisions ...). Ce choix devra être explicite pour que chacun sache qui est à quelle place.

On peut aussi expliciter que certains temps se font seulement entre « présents » : accueil café ou pot à la fin par exemple. Ça peut paraître évident mais on peut vouloir inclure les personnes à distance à tout les temps et ce n’est pas toujours efficaces et agréable.

Cette configuration particulière peut ajouter un rôle : une personne chargée de prendre soin des personnes à distance. Ce rôle peut être mobilisé dès l’installation du dispositif de visioconférence avant le début de la réunion. Pendant la réunion il gardera l’œil sur ces participants à distance (est-ce qu’ils entendent toujours ? Est-ce qu’on les entend toujours ? Est-ce qu’on les voit toujours ?) et il réagira en cas de problème. Il sera aussi en lien avec la personne qui veille à la circulation de la parole : il rappellera de donner la parole aux personnes à distance parce qu’elles auront du mal à la réclamer d’elles-mêmes.

La prise de notes en ligne sera particulièrement utile dans cette configuration. Regarder et écouter l’écran sur la visioconférence risque de ne pas être suffisant pour maintenir l’attention. Pouvoir suivre en direct une prise de notes faite par quelqu’un présent à la réunion permet de raccrocher en cas de perte de connexion ou de concentration.

La durée de la réunion peut être adaptée du fait de cette configuration. Une visioconférence est de maximum 1h30-2h. Si nous pouvons rallonger cette durée pour les présents, ça ne doit pas être le cas pour les personnes à distance.
Thématique de la ressource : Animation de réunions présentielles, Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non