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Trouver une date commune

Au delà de 3 personnes, la prise de rendez-vous par téléphone ou mail est chronophage. Le plus efficace est de passer par une solution de sondage en ligne !

Pour cela, quelques règles de base : limitez le nombre de créneaux proposés, soyez fermes et clairs sur la date de fin du sondage, et partez du principe que "ceux qui auront répondu ont raison", pour évitez de vous perdre en relance et suivi des réponses !

Pour les plus grands groupes (au-delà de 7-8 personnes), nous vous conseillons d'identifier les personnes indispensables, de faire un sondage avec eux puis diffuser la date aux autres.

Prise de rendez-vous

Description de la ressource L'enchevêtrement de mails qui se répondent pour fixer une date a peu de sens : manque de lisibilité globale sur les disponibilités, arbitrages complexes, démultiplication des mails à faible "valeur ajoutée".

La solution ? Utiliser un outil de sondage pour trouver le "bon créneau".

Mode d'emploi

Créer son sondage ! Avec un navigateur web, il suffit de se rendre sur l'outil en ligne. La solution libre la plus répandue aujourd'hui est www.framadate.org
Déterminer les dates et horaires proposées. Se fixer à 5 ou 6 possibilités maximum — sous peine de décourager les personnes invitées.
Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées et conservez précieusement le lien d'administration qui permet de modifier le sondage si besoin.
Ce mail doit également préciser la date limite de réponse. Privilégier un délai court (48 à 72h) pour que les dates ne se retrouvent pas bloquées pour des rendez-vous à prendre par ailleurs. Il est possible pour la personne qui organise de recevoir un mail pour chaque nouvelle participation. Ce qui permet en suivant les réponses de faire une éventuelle relance.
Au regard des résultats, sélectionner, par défaut, la date qui rassemble le plus grand nombre de personnes (ou les personnes les plus indispensables).
Envoyer un mail à l'ensemble des personnes invitées pour confirmer la date retenue et, si besoin expliciter les critères autres qui auraient amené à choisir une date qui n'est pas celle rassemblant le plus de personnes !