Pendant une réunion à distance : l'animation

Description de la ressource : Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence .
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer à prendre sa palce et parler en visio si on ne l'a pas fait avant. On oublie pas qu'on est des humains même derrière un écran. Quelques exemples :
  • Faire un petit tour "Météo". Chacun dit comment il se sent, on sonde comment tout le monde est, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table. Il permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • Photolangage. Via des carte dixit scannées demander à chacun de choisir une image qui correspond à son état d'esprit du moment et proposr à chacun d'de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance. quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir un atmosphère différent !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées "Accords de groupes", ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type "de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ?". S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure
  • qu'il y ait de la bienveillance
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre "facultatif" le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du "on est a distance mais on doit être ensemble),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être "vraiment" ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression ...)

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animateur.trice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactifs et ne pas avoir peur du silence qui s'installe mais aussi en proposer au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté,...). Demander des feedback de temps en temps ("ça va ?"). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

A distance c'est encore pire quand une prise de parole unique trop longue. Bien rappeler le déroulé. quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong - chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un
  • Prise de parole via le chat : chacun annonce sa volonté de prose de parole (ou une réaction courte) dans la chat et attend qu'on la lui donne > Astuce de mettre une étoile intéressante par rapport au fait d'écrire "je prends" ou "je laisse"

Choisir des modes d'animation adaptés.

Des méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance : Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend d'habitude. Des fois il faut bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on ose pas se couper,...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la MORT. On peut rigoler, s'autoriser une pause, ... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme,...

Annoncer la distribution des rôles

  • Animation
  • Time-Keeper
  • Distribuer la parole

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier dans les tours de cercle. Avoir un équipement particulier

Une durée limité et un rythme humain.

Jamais de visio de plus d'une heure trente. ne pas dépasser 45mn consécutive. Au moins 5 à 10mn de pause. La pause est un moment où on peut s'extraire de son écran. Aller voir du coté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça. Faire des mini sprint permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. propose de nombreux type de votes.Raccourcis la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain.e.s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource : Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource : Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource :
Cette fiche est elle un brouillon ? : Non