Rédiger un rapport à plusieurs

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Quelques étapes sont nécessaires pour s'assurer que l'ensemble des personnes à impliquer comprennent et prennent aisément leur place dans cette construction collective.

1. Définir le contenu

Il est important de clarifier où l'on va avant de se lancer.
  • A qui s'adresse ce document ?
  • Quels contenus faut-il y retrouver ?
  • Quelle taille peut-il/doit-il faire ?
  • Quel plan ?

Ce travail peut engager l'ensemble des rédacteurs·trices, ou un groupe restreint qui en assume alors la responsabilité.
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2. Organiser le travail

Pour débuter la rédaction, ces quelques questions permettront de caler le travail collectif :
  • Qui a/aura accès au document ?
  • Qui peut rédiger (et dans quel délai) ?
  • Quelles sont les règles de rédaction pour harmoniser le travail ?
  • Par qui et comment sera validé le contenu ?
  • Qui anime le groupe de rédaction ?

Cela permettra de bien situer les rôles des personnes amenées à intervenir dans la rédaction.
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3. Ecrire le rapport

C'est le moment de se lancer dans l'écriture !

Que vous soyez en mode "collaboration" (production collective) ou "coopération" (répartition du travail), c'est une étape critique durant laquelle il est important de fixer des échéances claires et réalistes pour que chacun.e puisse avancer dans les temps.

La (ou les) personne(s) en charge de l'animation du groupe ou du respect des délais relancera les participant·es de façon bienveillante.
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4. Clarifier des points

Les échéances fixées peuvent coïncider avec des réunions, nécessaires pour des groupes qui n'ont pas beaucoup d'habitude de ce type d'écriture partagée. Ces moments accompagneront de façon souple l'accord sur la méthode, la résolution de questions de fond, la progression du travail.

Il devient alors important de permettre que ces réunions se tiennent "à distance".
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5. Valider et mettre en forme

Chacun.e a fait sa part, le rapport est (presque) fini ! Félicitations.

Il reste cependant quelques points essentiels :
  • Relire le contenu (plusieurs fois !) pour corriger les coquilles, rectifier les erreurs voire harmoniser le style, si nécessaire. Pour les coquilles, l'idéal est de faire relire par une personne tierce : il devient difficile de voir les fautes sur un texte sur lequel on a passé beaucoup de temps.
  • Valider ce contenu comme étant prêt pour le partage élargi.
  • Récupérer le contenu produit pour le mettre en forme (organiser un sommaire, éditer la police et les styles, ajouter les logos éventuels…). Un peu d'aide ? Découvrez ce framabook sur les styles dans LibreOffice !
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6. Diffuser

Selon le public cible de ce rapport sa diffusion peut-être dans un cercle restreint ou beaucoup plus ouverte.
Quelques questions à se poser:
  • Qui diffuse ?
  • A qui ?
  • Comment la diffusion aura-t-elle le plus d'impact ?
  • Comment éviter les envois en doublons ?

Répondre à ces questions fera gagner du temps, évitera les envois multiples et garantira que la production collective atteint ses objectifs !

Bien évidemment les personnes engagées dans la rédaction, ainsi que l'ensemble des partenaires, seront les premiers informés de la finalisation du travail et de son envoi. Ils seront les premiers à relayer efficacement le travail mené.

Vous souhaitez que ce travail puisse être facilement diffusé et partagé ? Voir que certaines parties puissent être integrées à d'autres travaux ? Pensez à choisir une licence libre et à l'indiquer sur le document ! Par défaut, toute production est placée sous le régime du droit d'auteur.
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Conclusion

Pour rédiger un rapport à plusieurs :
  • posez des règles communes,
  • planifiez et répartissez le travail,
  • relancez régulièrement jusqu'au résultat final.
Et n'ayez pas peur d'être larges dans le périmètre de diffusion de votre rapport, qui intéressera des gens à qui vous n'auriez pas pensé !