Accords de groupe sur les outils numériques

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Se mettre d’accord sur les outils numériques et leurs usages

AccordsDeGroupeSurLesOutilsDeCommunicati_cp6kjy80g24b-extra_large.jpg

Objectif

Décider ensemble et s'aligner

Type d'outil

Processus de gouvernance

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

10 à 30 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) 1ere étape : lister les usages possibles
2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe
3eme étape : se mettre ensuite d'accord sur quel outil utiliser pour quel usage, avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils

Déroulé détaillé L’objectif pour le groupe est de se mettre d’accord sur les outils numériques qui seront utilisés pour communiquer, et de s’accorder sur les usages. Ce travail est important pour le bon fonctionnement d'un groupe. A défaut, cela peut conduire à une situation où certains outils sont subis ou mal utilisés.

La méthode déroule en 3 temps :

1ère étape : lister tous ensemble les usages possibles, par exemple :
- Se tenir au courant de chacun
- Stocker des comptes rendus
- Diffuser une lettre d'information
- Préparer un ordre du jour
- Organiser une rencontre
- Ecrire à l'ensemble des membres du groupe.
- Besoin de retrouver l'ensemble des informations sur un projet

2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe.
Par exemple :
- Liste de discussion
- Framateam
- Zoom
- Framapad
- YesWiki
- Telephone
- Conférence téléphonique

3ème étape : Réfléchir ensemble aux outils qui peuvent être utilisés pour quels usage. Et ensuite se mettre d'accord en triant quels outils garder pour quel usage (accords de groupe), avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils (exemple : pas de message important sur Framateam, dans ce cas utilisation de mails etc.)
Toutes les informations sur la prise de décision (co-définition d’accords de groupe) dans cette fiche : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes

Matériel nécessaire Paperboard, tableau ou outil en ligne type framemo

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Sophie DUBOIS, Blandine CARRE, David DELON - Animacoop Montpellier-Garrigues

État de la ressource En cours de rédaction

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Accélérateur de projet (ou Codéveloppement)

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Une méthode très rythmée pour apporter plein d'idées sur une problématique

module3methodeaccelerateurdeprojet_animacoopaccelerateurprojeta4paysage.jpg

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation

Type d'outil

Animation de groupe
Pair à pair

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

30 à 60 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) En 45-60 min, le groupe passe par 6 étapes : présentation de la problématique par le·la porteur·euse, questions de clarifications, formulation de la demande au groupe, échanges et porteur·euse muet·te, idées retenues/plan d'action, cloture.
La méthode est bien détaillée et ne nécessite pas de grandes compétences d'animation pour être menée à bien.

Déroulé détaillé >> La méthode au format pdf (ou version modifiable ici)

Préambule

**Origine de l'outil**
Cette méthode dérive de l'entrainement mental créé pendant la guerre 39-45 par Joffre Dumazedier et développé ensuite par le mouvement d'éducation populaire "peuple et culture".
Elle est utilisée un peu différemment dans le cadre de l'analyse de pratique professionnelle.

Une méthode par étape

image ANIMACOOPaccelerateurprojetA4paysage.jpg (0.7MB)

Étape 0 : préparation (5 min.)

Au début de la rencontre, le groupe doit choisir:

un·e exposant·e, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
un·e animateur·trice : gardien·ne de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
un·e secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)

Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)

La personne qui a accepté de soumettre son problème expose le plus clairement possible la situation et son contexte. Elle exprime ensuite la façon dont elle définit le problème. Les autres membres de l’équipe écoutent. Cette étape se termine de la part de l'exposant par : (je souhaite que le groupe m'aide à...)

Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)

Les membres du groupe formulent les questions pour bien cerner la situation. Ils·elles doivent, à cette étape, s’en tenir à des questions d’information factuelle (meilleure compréhension du contexte par exemple). La personne qui a exposé sa situation apporte les précisions ensuite.

Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)

La personne qui a exposé sa situation précise clairement ce qu’elle attend des autres membres du groupe. (je voudrais que le groupe m'aide à ....)

Étape 4 : réactions, commentaires, suggestions (20- 30 min)

Les autres membres du groupe interviennent : donnent leurs impressions, réactions, interprétations... Ils proposent une façon de voir autrement la situation. Ils·elles peuvent faire des suggestions pratiques ou donner des conseils. La personne qui a exposé sa situation écoute et s'engage à ne pas intervenir. Elle a tout intérêt à noter par écrit ce qui lui paraît pertinent de retenir.
Conseil : si la personne qui a exposé se met un peu en retrait pour éviter les échanges de regards avec un des membres du groupe ça favorise la communication au sein du groupe.

Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)

La personne qui a exposé sa situation prend quelques instants pour finaliser en mini plan d'action des remarques exprimées par les membres du groupe (une synthèse personnelle de ce qu’elle retient). Pendant ce temps , les autres participant·e·s notent les idées et remarques qui peuvent leur être utiles dans leurs projets (idées transversales etc)

Après ce temps d'écriture, la personne qui a exposé sa situation présente son plan d'action, indique la façon dont elle entend donner des suites. Les autres membres du groupe n’ont pas à discuter des choix de la personne ou de son plan d’action ; ils·elles se comportent plutôt comme des témoins du cheminement de cette personne ; ils·elles peuvent exprimer leur soutien et leur encouragement.

Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)

Pour fermer correctement la rencontre, il convient de faire un retour sur ce qui s’est passé. La personne qui a demandé de l’aide peut exprimer son vécu ; le groupe peut évaluer sa façon de procéder et, au besoin, y apporter des correctifs pour la prochaine rencontre. Il est conseillé de prendre quelques minutes pour noter individuellement ce que chacun retient de cette rencontre.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Pour assurer le succès d’une telle démarche, l'animateur·trice rappelle les règles. Les participant·e·s apportent leur aide dans un esprit bienveillant et sans "juger". Cet exercice requiert de la part des utilisateurs·trices une attention aux autres. Ne pas faire d'intervention trop longue.

L'outil fonctionne à partir de 5 participants.

Il est possible d'enchainer 2 accélérateurs de projets mais pas plus. Cependant cela reste plus confortable de les espacer.

Points d'attention Bien insister sur le fait qu'il ne faut pas, dans l'étape 4, s'adresser à la personne qui expose son projet. Eviter l'usage du "tu", "vous". Formuler les réactions comme si la personne était absente.

Variantes et bonifications (notamment à distance) Fonctionne très bien en visio accompagnée d'un pad pour prendre des notes des échanges.

Note : la personne qui a exposé peut alors couper sa caméra.

Lorsqu'on utilise un pad il est intéressant de de prendre les notes à 2. Cela permet à chacun des scribs de participer aussi et que ce qu'il dit soit noté par l'autre. Par ailleurs si le débit s'accélère, plusieurs idées peuvent être notées en même temps.
cf. fiche Prise de notes collaborative :https://interpole.xyz/?LaPriseDeNoteCollaborativeTrucsEtAstuc

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Nicolas Geiger, Marc Frèrebeau et Carine Lagarde

État de la ressource Diffusable

Analyse et codéveloppement autour de sa posture et de ses comportements coopératifs

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet d'analyser ses comportements favorisant ou limitant le faire-ensemble

Objectif

Evaluer et apprendre ensemble
Autre

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

60 à 120 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) En sous groupe, chacun consulte les fiches personna pour analyser individuellement ses comportements.
S'en suit un accélérateur de projet pour faire évoluer ses compétences.
Un partage authentique au groupe permet de mieux connaître chaque membre, d'adapter les pratiques de groupes et d'augmenter la confiance en chacun.

Déroulé détaillé Préparation :
- Créer des sous-groupes de 5-6 personnes, idéalement suite à une animation de production collective commune
- Distribuer un jeu de fiches “personnages et comportements types” par sous-groupe
- Distribuer une fiche “analyse individuelle” par personne

Etape 1 : analyse individuelle
- Chacun·e choisit la ou les fiches “personnages et comportements types” qui lui correspond.ent le plus
- Chacun·e remplit seul.e sa fiche d’analyse individuelle : prénom + tendance (personnage·s type dont il se rapproche le plus) + comportement·s limitant·s et comportement·s favorisant en adaptant à sa propre personnalité et expérience
- Chacun·e formule sur la fiche son besoin d’aide pour faire évoluer ses comportements impactants la collaboration
À préciser : Les fiches présentent des personnages stéréotypés. Elles ont pour objectifs d’inspirer et d’aider à se rendre compte de ses propres comportements limitants ou favorisants. Il est normal de ne pas correspondre à 100% à un personnage, d’être un agrégat de plusieurs. L’important est de pouvoir analyser ses propres comportements.Si besoin lire la fiche “exemple” de Martine à tendance perfectionniste.Ne pas remplir la partie “astuces”, cela sera fait après l’accélérateur de projet.

Etape 2 : partage au sous-groupe
Successivement chacun explique au groupe, de façon synthétique le personnage qu’il a choisi, ses principaux comportements limitants et ses principaux comportements favorisants la collaboration en terminant par sa demande d’aide pour faire évoluer ses comportements impactants le faire-ensemble.

À préciser : Le groupe ne réagit pas aux déclarations et n’émet pas de jugement. Il peut demander des précisions de compréhension.

Etape 3 : co-développement avec l’accélérateur de projet
Réalisation d’une séance d’accélérateur de projet pour répondre à la demande d’aide d’une des personnes du groupe, pour faire évoluer ses comportements impactants la collaboration.

Voir fiche méthodologique de l’accélérateur de projet : https://interpole.xyz/?LesAccelerateursDeProjet

À l’issue de l’accélérateur de projet, chacun·e prend 5 minutes pour remplir sa fiche d’analyse personnelle avec les éventuelles astuces

qu’il a tiré de l’accélérateur de projet.

À préciser : La méthode de l’accélérateur de projet est une méthode de brainstorming facilitant la génération d’idées ayant pour objectif d’aider la personne concernée à trouver ses propres solutions.
Cette méthode n’est pas uniquement dédiée à l’évolution de sa posture et peut s’adapter à toute sorte de problématiques précises ne demandant pas des compétences particulières (ex: comment diminuer la douleur lors d’une opération chirurgicale ?) ou la connaissance plus approfondie du contexte (ex : quels sont les facteurs qui ont déclenchés cette crise avec mes associés ?).Préciser que cette méthode peut être réutilisée pour les autres membres du groupe y compris à distance en visioconférence.

Etape 4 : Partage à l’ensemble du groupe et retours sur la séance
Chacun·e accroche sa fiche sur un panneau et synthétise sa tendance, ses comportements favorisants et limitants, sa demande d’aide au groupe (si encore valable) et ses éventuelles astuces pour développer ses comportements impactants la collaboration.
Retours sur la séance pour savoir comment chacun·e se sent (ex: météo intérieure https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/meteo-interieure/, photolangage https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/photolangage/ ….)
Félicitations collectives
À Préciser : Cette mise en commun a pour objectif de mieux connaitre les tendances et comportements de chaque membre du groupe. Cela afin que le groupe comprenne mieux ses comportements et puisse s’adapter et continuer à faire évoluer ses pratiques pour mieux travailler ensemble.
Le groupe ne réagit pas aux déclarations et n’émet pas de jugement. Il peut demander des précisions de compréhension.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter - Le groupe doit avoir fait connaissance
- L’ensemble du groupe et des individus doivent se sentir en confiance, il est important d’avoir définit des accords de groupe et d’avoir pratiqué une ou plusieurs activités communes permettant de consolider cette confiance
- Au moins une expérience de production collective doit avoir été vécue , ex : co-écriture, défi chamallow…

Variantes et bonifications (notamment à distance) À distance les fiches d'analyses individuelles peuvent se remplir sur un padlet partagé.

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée:

Fiche personnages et comportements types
Fiche analyse individuelle de sa posture et ses comportements - le groupe m'aide à…
Fiche analyse individuelle de sa posture et ses comportements - PPP
Stylos
Tableau ou grande affiche pour recueillir les fiches d’analyse individuelle de chacun et les demandes d’aide au groupe
Pâte fixante, rouleau adhésif ou punaises

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Laure Beyler inspiré du pop https://animacoop.net/reseau/?PostureIndividuellePopPfhPrintempsPari

État de la ressource Diffusable

Fichier : AnalyseEtCodeveloppementAutourDeSaPosture_fichierressource_fiche-methodo-_-analyse-pratique-et-posture.pptx Télécharger

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Antisava

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Brise-glace

Objectif

Ouvrir et clôturer
Créer du lien

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes

Durée

moins de 10 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) https://antisava.fr/ (apparamment le site ne fonctionne plus mais les cartes sont disponibles ici : https://drive.google.com/drive/folders/1-ZP-dr6htPAKF9VV-VAokv8T6p1D_70O )

outil de questions en ligne pour faire connaissance, pratique pour un tour météo un peu différent à distance ou pour un brise-glace
C'est un jeu de cartes-questions génératrices de conversations authentiques ! Vous pouvez y jouer seul, à deux, et plus si affinités.

Deux règles pour y jouer en collectif : Chacun choisit ce qu’il.elle veut partager et écoute avec bienveillance (pas de bonne ou de mauvaise réponse)

CC BY NC

Déroulé détaillé L'animateurice partage son écran et propose à une première personne de choisir parmi les 6 thématiques, ainsi qu'un niveau de difficultés de la question.
L'animateurice clique ensuite sur "générer une question" et celle-ci s'affiche à l'écran.
La personne y répond et on passe à une personne suivante.

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée: https://drive.google.com/drive/folders/1-ZP-dr6htPAKF9VV-VAokv8T6p1D_70O

Licence d'utilisation la ressource Autre licence libre (préciser en description)

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Floriane

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Floriane Hamon

Lien vers la fiche méthodologique http://

Pomodoro

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet de produire sous forme de sprint en intervalle de 25 min

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
Réguler l'énergie
(co)-produire
Décider ensemble et s'aligner

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Participants volatiles

Durée

variable

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Cette méthode se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori. Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses.
1. définir un sujet, 2. travailler pendant 25 minutes, 3. Faire 5 min de pause, 4. passer au deuxième sujet ou finir le premier. Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Déroulé détaillé Il s'agit d'un outil de gestion du temps et d'efficacité en terme de production ou de réflexion.
Le principe : séquencer ses séances de travail.
Son nom vient du timer ou "tomate (pomodoro en italien, si si) qui sert à minuter la cuisson des pâtes.
Les règles sont très simples :

Décider du sujet à traiter
Travailler pendant 25 mn chrono sur un sujet
Faire 5 mn de pause (vous pouvez faire un tour sur le site https://www.procatinator.com/ , ou encore mieux, marcher, vous aérer...)
Passer à un 2e sujet ou finir le 1er pendant 25 mn
Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Avantages :

Efficacité et côté sprint

Inconvénients :

Pas forcement adapté pour écrire des textes difficiles...

Matériel nécessaire - Un Timer

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Photolangage

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase S'exprimer en choisissant une image parmi une collection

Objectif

Ouvrir et clôturer
Réguler l'énergie
Créer du lien
Evaluer et apprendre ensemble

Type d'outil

Autres

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

moins de 10 min
10 à 30 min
30 à 60 min
variable

Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base

Résumé du déroulé (500 caractères) Mode d’expression alternatif où les participant·e·s répondent à une question en choisissant une image parmi une collection.
On peut demander aux participant·e·s de représenter plusieurs choses à travers des images: un projet, l’humeur du moment, …
Afficher l'image dans l'espace, chaque personne va afficher son image pour créer un patchork, une représentation des réponses.

Déroulé détaillé

Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
Échanger en groupe : Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.

Si le groupe est important, présenter en 1 mot
Lorsque la personne s'est exprimée, elle a partagé avec le groupe sa réponse. Il est important d'en tenir compte pour la suite de l'animation (ex : moi j'ai choisi... parce que mon humeur c'est à l'orage, ça ne va pas du tout...)

Variantes et bonifications (notamment à distance) Pour faire un photolangage à distance :
En amont de la session, préparer un visuel contenant plusieurs images partagé avec droits de modification pour les participants.
Indiquer sur ce visuel la question ou le sujet sur lequel chacun·e peut s'exprimer et leur demander d'aller choisir une image qui répond à leur état d'esprit ou leur point de vue sur une question.
Ils peuvent par exemple se taguer sur le visuel. L'outil pourra être un slide ppt ou autre.
Par exemple pour une météo en visio :

(Auteur : Sébastien Kraft)

Matériel nécessaire

un jeu de cartes images (type dixit https://fr.wikipedia.org/wiki/Dixit_(jeu)), ou une collection de cartes postales, de photos, d'images aussi diverses que possibles pour avoir un large choix d'émotions/mots/humeurs...

Les Crazy Jobs d'Utilo peuvent être téléchargées et/ou modifiées https://www.utilo.org/outils/les-crazy-jobs/

une grande table pour étaler le jeu
assez d'espace pour circuler

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée: Un site internet utilisable en mode choix d'image ou aléatoire : Pic One
La méthodologie de Communagir nos cousins du Quebec

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions melanie lacayrouze, audrey auriault (liens utiles)

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Photocollage

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Exprimer une idée ou une expérience à partir de photos découpées puis collées.

Objectif

(co)-produire
Evaluer et apprendre ensemble

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

10 à 30 min
30 à 60 min

Faisable à distance ? Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Il s'agit d'inviter à s'exprimer ou résumer une idée ou une expérience à partir de photos / d'images découpées dans des magasines ou des albums, qui sont ensuite collées surun support.

Ce travail peut-être individuel ou collectif en fonction des objectifs poursuivis, quelques exemples d'animationd e ce procédé :

Au retour d'un travail collectif, proposer au groupe de s'organiser pour créer un photocollage collectif afin d'en faire le récit
Proposer individuellement à des participants d'effectuer un photocollage pour restituer leur expérience au groupe
etc...

Cela permet de sortir de l'écrit et de passer par l'image / la créativité pour s'exprimer et fair ele bilan d'une expérience.

Matériel nécessaire Magazines variés, à choisir sur des thématiques adaptés (dans philo magazine, potentiellement peu d'images exploitables :s). il faut plusieurs magazines par personne.

Licence d'utilisation la ressource CC 0

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Romain lalande, Clément charleux

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Émotions-cartes

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Ouvrir un temps de rencontre et partager ses états émotionnels.

EmotionsCartes_vignette_emotionscartes_20180521_095316.jpg

Objectif

Ouvrir et clôturer

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

moins de 10 min
10 à 30 min

Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base

Résumé du déroulé (500 caractères) On étale toutes les cartes sur une table. Puis, on demande à chaque personne de choisir une carte noire et une carte rouge qui débutent deux phrases vraies pour elle. Par exemple : « Ce qui me rend joyeux, c'est ? de vous retrouver tous aujourd'hui. » et « Ce qui me fait peur, c'est ? le travail qui s'accumule. ».
Ensuite, chaque personne, lors d'un tour de parole, donne son prénom et les deux phrases qu'elle a construites (avec ou sans explication).

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Selon les variantes :

étaler toutes les cartes sur une table

ou

séparer les cartes, d'un côté les noires, de l'autre les rouges.

Variantes et bonifications en plein air, dans la rue On fait tirer à chaque personne une carte noire et une carte rouge.
Ensuite, chaque personne, lors d'un tour de parole, donne son prénom et les deux phrases qu'elle a construites à partir des cartes tirées au hasard (avec ou sans explication).
On peut aussi faire choisir les cartes en les étalant avec comme consigne de choisir en fonction de l'état d'esprit dans lequel on arrive ce jour-là. Puis, faire tirer au hasard en portant l'attention sur l'atelier qui va démarrer.

Matériel nécessaire

Un jeu de cartes émotions.
Une table (selon les variantes).

Préparation du jeu de cartes émotions - Disposer d'un jeu de cartes à jouer (qui pourra difficilement servir à jouer aux cartes ensuite).
Imprimer les phrases traduisant des sentiments et en coller une par carte.

On colle les phrases « positives » sur les cartes rouges et les phrases « négatives » sur les cartes noires.
Les phrases peuvent se retrouver sur plusieurs cartes (ça dépend de combien vous avez de phrases et de cartes).

Des phrases correspondant à des sentiments « positifs »

Ce qui me fait rire, c'est ?
Ce qui me fait sourire, c'est ?
Ce qui me fait tripper, c'est ?
Ce qui me fait rêver, c'est ?
Ce qui me fait me lever le matin, c'est ?
Ce qui me fait du bien, c'est ?
Ce qui me fait pétiller la vie, c'est ?
Ce qui me rend joyeux, c'est ?
Ce qui me rend heureux, c'est ?
Ce qui me rend de bonne humeur, c'est ?
Ce qui me motive, c'est ?
Ce qui me donne la pêche, c'est ?
Ce qui me donne envie de continuer, c'est ?
Ce qui me donne confiance, c'est ?

Des phrases correspondant à des sentiments « négatifs »

Ce qui me fait peur, c'est ?
Ce qui me fait honte, c'est ?
Ce qui me fait souffrir, c'est ?
Ce qui me fait pleurer, c'est ?
Ce qui me fait râler, c'est ?
Ce qui me rend malheureux, c'est ?
Ce qui me rend triste, c'est ?
Ce qui me rend de mauvaise humeur, c'est ?
Ce qui me donne le cafard, c'est ?
Ce qui me donne envie d'arrêter, c'est ?
Ce qui me fait mal, c'est ?
Ce qui m'inquiète, c'est ?
Ce qui me met en colère, c'est ?
Ce qui m'énerve, c'est ?

Fichier PDF prêt à imprimer, découper et coller sur un jeu de cartes
Fichier Libre office mis en page à mettre à jour

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Pierre-Henri ROUSSEL (animateur de l'espace-test agricole du Germoir) - Rédaction, Sylvain Boyer

État de la ressource Diffusable

Fichier : EmotionsCartes_fichierressource_emotions_carte_modele.pdf Télécharger

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Appropriation sociale du numérique, communs et politique publique, retours sur l’expérience de la Ville de Brest

Témoignage Article publié dans la revue netcom ainsi que sur Coopérations (licence CC BY NC ND)

De 1995 à 2014, sous l’impulsion d’un élu délégué aux usages du numérique, la ville de Brest a mis en œuvre une série d’initiatives et de services à la population, reposant sur une approche coopérative des usages du numérique. Passées au crible des critères élaborés par le Prix Nobel d’économie Elinor Ostrom, quatre de ces initiatives qui ont pu être documentées tout au long de leur développement, donnent à voir dans quelle mesure un projet de service à la population initié par la collectivité, peut s’apparenter à un commun urbain : une ressource partagée, une communauté d’utilisateurs et de producteurs, un système souple de gouvernance impliquant ses différentes parties-prenantes. Cependant les questions de la diffusion d’une culture des communs et de l’appropriation et de l’animation dans la durée de ces ressources partagées restent le véritable enjeu de la pérennité de ces initiatives numériques...

Auteur de la fiche Michel Briand et Bernard Brunet

Licence d'utilisation la ressource Autre licence libre (préciser en description)

Cette fiche est elle un brouillon ?

Non

La coopération dans un cadre institutionnel

Témoignage Retour d'expériences de Léonard Gay - mi juillet 2022
Récolté par Jean-François Rochas-Parrot

Précision de Léonard : "Je parle en mon nom & tout ce qui suit n'exprime pas la position de la ville d'Annecy sur la coopération."

Léonard peux-tu te présenter en quelques mots ?

Je suis chargé de mission transition numérique, récemment rattaché à la "mission transitions" (qui regroupe transitions écologique, numérique et démocratique pour accélérer ces changements en interne et externe à la ville d'Annecy.) Annecy est une ville de 130 000 habitants. Ma mission actuelle est d'accompagner la transition numérique des nombreux métiers de la collectivité territoriale. Il s'agit de comprendre les évolutions liées au numérique et de faciliter de nouveaux usages numériques des agents, en interne, ou des habitants, sur le territoire. J'interviens essentiellement en amont de déploiement opérationnel d'un outil ou d'un service.

Tu as suivi la formation Animacoop à Lyon au printemps 2019, il y a 3 ans donc, qu'en retiens-tu ? Qu'as-tu pu mettre en place depuis ?

À l'époque en 2019, on avait mis en place une stratégie transition numérique. Mon rôle était d'animer un réseau d'acteurs du territoire impliqué sur le numérique (université, CCI, médiathèques, quelques associations...). Voir qui fait quoi ? Comment faire émerger des projets collaboratifs ? Ce projet n'a pas abouti donc pas pu mettre en place de manière globale mais j'en retiens plusieurs choses.

La formation m'a d'abord beaucoup apporté sur le plan personnel : j'ai vu et vécu que le collaboratif, ça peut aller très loin dans tout ce que l'on peut faire en commun, et que ça marche ! Concrètement, une chose simple qui marche bien : les accélérateurs de projet. L'aspect coopératif, on le fait déjà bien mais la collaboration - où l'on définit ensemble où on veut aller / où l'on fait des accords de groupe libre, où l'on définit le périmètre, où l'on fait nous même les arbitrages, etc. - tout cela était nouveau pour moi et j'ai vu que ça marche en permettant plus de marge de main-d’œuvre.

Le projet où j'ai eu le plus d'application c'est dans la "lutte contre la fracture numérique". Celle-ci rassemble plusieurs acteurs locaux et j'ai pu y mettre en place la notion de gare centrale (ce que je fais assez systématiquement désormais sur un projet).

L'utilisation de pad sur un projet pour permettre la co-écriture sur un projet où lors d'une réunion est quelque chose qui infuse également. Avec une attention particulière à l'accompagnement à la découverte et à la pratique de ces outils.

Ah et un dernier point auquel je repense souvent le PPPPP : Prochain Plus Petit Pas Possible !

Quelles difficultés as-tu rencontré ? Liées notamment au cadre institutionnel dans lequel tu exerces ?

On fait beaucoup de concertation avec des habitants ou des structures locales mais ça reste de la consultation, le cadre est largement établi à l'avance, il n'y a pas de garantie pour les participants que les éléments discutés soit repris par la suite. Le parcours classique est le suivant :

le comité de pilotage / élus donne une grande orientation
on concerte et on anime
on contribue à un morceau du puzzle mais

C'est parfois un peu bloqué dur de sortir du périmètre défini en amont, de "changer le problème". Cela me semble toutefois normal notamment quand il y a un aspect financier. C'est de l'argent public et des règles sont posées.

On pourrait aller plus loin en allant de la prise de décision partagée. L'idée est de trouver "des fenêtres de tir" où l'on peut faire du collaboratif.

Qu'as-tu pu mettre en place pour surmonter ces difficultés ?

Un exemple de "fenêtre de tirs" où cela est potentiellement possible [NB : cela n'a pas été fait concrètement] : les conseils de quartier. Il y a une charte qui constitue le cadre général mais les groupes sont en semi-autonomie et pourraient aller vers où ils veulent sur le fond et la forme.
On peut aller assez loin dans le collaboratif par exemple en tendant la perche à ces conseils de quartier pour définir ensemble leur périmètre (ex : accords de groupe). Cela renforce l'implication et donne donc des résultats intéressant.

D'autres exemples de "fenêtre de tirs" :

les outils dont j'ai déjà parlé
- documents partagés (pad)
- gare centrale pour un projet
- accélérateurs projet
- technique d'animation (World café...)
- PPPPP

des "lieux" spécifiques
- projet de design de services (implication des usagers, pas que en amont, pendant pour l'améliorer et ensuite pour l'évaluer)
- conseil de quartier
- consultation/concertation
- réaménagement de locaux (dont mobilier)
- observation non-intrusive sur place / expérience visiteurs
- participation des citoyens / des usagers / améliorer des services

Globalement, il y a des aspects facilitants :

quand pas de dépenses particulières
sur des petits bouts

et des aspects bloquants :

budget
cadre contraint et difficulté d'en sortir
réflexes façon de faire
lenteur / manque d'agilité
outil clé en main où on ne peut pas changer les détails (pas très convivial)

Cela reflète aussi un changement de culture (pour ceux qui ont pas fait ce type de formation) même pour les outils (pad / gare centrale).

Autre chose ? :-)

Côté outil numérique, on est à juste titre (cybersécurité, interopérabilité entre outils numériques...) cadré par service informatique, soit on met en place les nôtres (Teams, sharepoint...). On ne peut pas créer n'importe quoi comme cela (cyberattaque, RGPD...). Quand un budget est nécessaire, c'est de nouveau plus compliqué.

Finalement, je ne l'ai pas directement appliqué sur un projet conséquent. J'ai tâté limites (grosse structure et culture) mais pleins de "petites" opportunités dans le travail de tous les jours. Un dernier exemple avec les accélérateurs de projets. On a fait une formation sur un autre sujet. ca a bien matché ente les participant et j'ai proposé un accélérateur de projet. On l'a fait de manière informel et ça se renouvelle ! On l'a fait 3 ou 4 fois ça marche bien et ça permet de tester et de faire de la matière pour mettre en place plus largement.

Auteur de la fiche Jean-François Rochas-Parrot

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s ayant vécu cette action

Jean-François Rochas-Parrot

Outil numérique expérimenté

Etherpad - Framapad

Format d'animation expérimenté

Accélérateur de projet (ou Codéveloppement)

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Le débat mouvant - cas pratique

Témoignage

Méthodologie

Objectif

L'objectif est de soumettre des situations aux participants et de proposer deux hypothèses de travail en lien avec les situations proposées. Les participants devront faire le choix d'une hypothèse et être capables d'argumenter leur choix pour convaincre les autres de les rejoindre.

Règles de fonctionnement

1. L'animateur présente une situation.
2. Il propose au groupe deux hypothèses en lien avec la situation présentée.
3. Il demande au groupe de choisir et de se déplacer à sa droite pour telle hypothèse ou à sa gauche pour la deuxième hypothèse.
4. Chaque groupe doit argumenter pour convaincre les membres de l'autre groupe de les rejoindre dans leur choix.
5. Lorsque les groupes sont "stabilisés", l'animateur présente la situation suivante et le processus recommence.

L'animateur du débat mouvant devrait

1. Rédiger 5 ou 6 situations et pour chaque situation deux hypothèses claires et opposées qui permettent un choix.
2. Présenter les situations avec le plus de clarté et de précision possible.
3. Veiller à ce que le débat ne se transforme pas en cacophonie et permette l'expression des arguments de chacun de façon équilibrée.
4. Veiller à passer à la situation suivante lorsque les groupes sont "stabilisés".

Plus d'infos sur le débat mouvant

Exemple de débat mouvant vécu lors de la formation

Situation 1
Votre échevin vous propose de mettre en place au sein de la commune un organe de participation et de consultation large de la population sur tous les sujets environnementaux du territoire communal. L'implantation prochaine du parc éolien lui semble être un bon premier sujet à mettre sur la table, qui plus est un sujet d'actualité !
Il vous accorde un peu de budget (pas énorme mais correct) pour mettre en place cet organe de participation. Vous avez quelques semaines pour convoquer la première séance (ce qui vous laisse de quoi vous organiser sans trop de précipitation).

Vous acceptez sans hésiter, super idée ! Vous allez enfin pouvoir mettre en place l'organe de participation dont vous rêviez.
Vous doutez un peu de l'intérêt de lancer cet organe de participation maintenant.

Situation 2
Ayant saisi l'opportunité proposée par votre échevin, vous avez fait connaître largement et partout l'arrivée prochaine de cette première réunion participative. Vous ne vous faites pourtant pas trop d'illusions. En général, aux réunions, on se retrouve à 10-15, 30 personnes maximum...
Vous êtes agréablement surpris lorsque le soir venu, vous voyez arriver plus de 100 personnes. Il faut vite ajouter des chaises mais tout le monde trouvera une place.
Votre animation de réunion s'en trouve un peu chamboulée.

Vous laissez tomber le tour de table car il y a bien trop de monde... On verra bien par après comment collecter les coordonnées des participants.
Vous maintenez votre tour de table, peut-être un peu "adapté", quitte à ce qu'on ne puisse pas aller beaucoup plus loin dans l'ordre du jour de la réunion.

Situation 3
Malgré le nombre de personnes et les nombreux échanges, vous parvenez à réaliser un compte rendu à peu près complet de la réunion. Vous le diffusez auprès des personnes ayant laissé leurs coordonnées lors de la réunion.
D'autres, qui n'ont pu être présentes lors de cette réunion, vous sollicitent pour obtenir le compte-rendu.

Vous le leur envoyez pour information.
Vous le leur envoyez et les invitez à y apporter leurs contributions et remarques.

Situation 4
Après quelques séances, le groupe se restreint considérablement : un bon tiers des inscrits ne réagit plus aux mails et ne vient plus aux réunions. Vous tentez une relance par mail pour solliciter l'implication de tous mais sans grand succès.

Après deux autres mails sans réponses, vous décidez de ne plus envoyer les comptes-rendus "pour rien" à ceux qui n'ont plus réagi à vos 5 derniers courriers (mails).
Vous vous dites que ça ne mange pas de pain et gardez tous les inscrits dans votre mailing list.

Situation 5
Ce travail d'animation demande du temps. Votre échevin, bien que satisfait de votre travail, vous demande de participer à l'un ou l'autre appel à candidatures pour décrocher un peu d'argent. Cela soulagerait agréablement le budget communal et permettrait de pérenniser votre poste d'animateur de réseau.

Vous détectez ça et là quelques fonds à solliciter, dont certains collent à peu près avec la dynamique de votre réseau. Vous vous mettez à rédiger des dossiers de candidature... Il vous faut cet argent !
Vous craignez de dévier pas mal de la dynamique en place dans le réseau. Vous sollicitez auprès de l'échevin un peu de temps pour étudier d'autres pistes.

Situation 6
Le réseau s'est pas mal structuré. Mine de rien, il a produit pas mal de choses. Ces productions font un peu votre fierté et ont contribué à votre notoriété dans la région. Mais voilà que vous apprenez fortuitement que certains membres du réseau, qui sont aussi membres d'autres réseaux proches, y diffusent les productions de votre réseau.

Vous n'êtes pas très satisfait de cette situation et vous promettez d'y mettre un terme lors d'une discussion franche à la prochaine réunion.
Vous vous en réjouissez et espérez que cet échange se fera rapidement dans l'autre sens.

Situation 7
Votre échevin a le bras long. Il est parvenu à décrocher un subside permettant à une boîte de communication de vous livrer un outil "clé sur porte" pour gérer votre réseau. Tout y est, c'est l'outil le plus complet du marché ! Voilà de quoi centraliser vos données et "professionnaliser" le réseau.

Génial, enfin l'outil complet ! Il va considérablement changer les habitudes de travail et risque d'embarrasser les moins geeks. Mais quelle avancée en terme d'ergonomie !
Vous remerciez l'échevin pour ce subside. Vous promettez de jeter un oeil sur l'outil et de le soumettre au réseau qui décidera de son adoption (ou pas)

Auteur de la fiche Gatien Bataille

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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A la lisière du projet

Description de la ressource Il y a des espaces balisés, connus, revendiqués comme le « bon lieu », là où le projet doit se passer. Ils sont définis par le•la porteur•teuse de projet, souvent par le commanditaire, éventuellement par un équipe projet, rarement par le public cible de celui-ci, ponctuellement co-définis entre les parties prenantes.

Voilà « les endroits » où nous allons agir, faire, faire faire, vivre, déambuler, arpenter, regarder, observer, construire, dialoguer, ouvrir, chercher, chercher à comprendre, enquêter, interroger, écouter, dire, ne rien faire peut être, rire, festoyer, manger et boire, aller à la rencontre, recueillir la parole, expliquer, faire passer des messages, danser, et bien d’autres choses.

Un lieu clair. Un cadre défini. Un espace que l’on peut circonscrire. Un terrain qui a ses limites, ses frontières, ses bordures. Un certain nombre de rues. Une zone dite parfois sensible ou prioritaire, où l’on sait (ou croit savoir) ce qui s’y passe, où l’on souhaite intervenir, changer des choses (en ayant diagnostiqué ou pas, demandé ou pas, validé ou pas si les choses à changer sont utiles, nécessaires, pertinentes, cohérentes).

Il y a d’autres espaces plus mystérieux, moins visibles parfois, encore inexplorés. Des lieux où « tout » se passe, où se situe le coeur, les poumons, le cerveau du quartier, où il faut être connu•e (voire reconnu•e) pour que la mobilisation, l’implication fonctionne autour du projet. Des espaces de vie qui peuvent être souterrains, interstitiels, extérieurs à la zone cible, en dehors des radars, accessibles qu’à certaines personnes, à certaines heures, avec certaines codes à prononcer.

Voilà des « endroits » où l’imprévisible peut surgir, où le projet crée des secousses ou inversement des secousses viennent affecter le projet, sans que cela soit (vraiment) calculé, où une certaine magie peut changer le projet du rêve au cauchemar, des larmes au sourire, où il ne faut pas (forcément) intervenir, où la vie crée sans qu’on lui ait rien demandé, en ouvrant des portes, en fleurissant, en permettant que l’impossible devienne possible.

Comme au bord du chemin de randonnée, ces lisières fécondes, ces entre-deux qui permettent la communication entre les mondes, du dedans au dehors, de visible à l’invisible, du connu à l’inconnu, un continuum finalement qui rend malléable, qui altère, qui permet de se fondre l’un dans l’autre, qui inspirent, qui réenchantent.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Autre

Auteur.trice(s) de la ressource Clément Charleux

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Clément Charleux

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Bases de données coopératives

Description de la ressource

Produire, collecter, trier, échanger sont souvent au coeur des collectifs. Toutes ces données nourrissent des bases de données. Mais sont-elles vraiment coopératives ?

Pour qu'une base de données soit coopérative, il faudrait :

qu'il soit facile de l'alimenter
qu'il soit simple d'en modifier le contenu
qu'il soit possible d'en partager le contenu en dehors du collectif

Certains outils répondent à ces objectifs mieux que d'autres, c'est notamment le cas de Yeswiki, un logiciel opensource et de son module "bazar".
bazar permet de créer des formulaires sur mesure dont vous déterminez les questions et donc les infos à collecter. Les formats sont variés et offrent de nombreux paramétres d'affinage.
Cela va du champ texte au paragraphe, de la date et de l'heure à l'emplacement géographique, d'une fichier à une image, d'une case à cocher à une liste déroulante, d'un email à un lien internet.
Les possibilités sont larges et permettent de répondre à quasiment tous les besoins d'un collectif. (montrer un exemple de formulaire un peu costaud avec ces champs principaux)
Les formulaires ainsi créés deviennent accessibles directement via une page du wiki. Mais ils peuvent aussi être partagés via un lien url ou encapsulés dans d'autres sites web.

Mais collecter les données ne sert à rien si on ne peut les restituer, à minima au sein du collectif et sans doute aussi "en dehors du collectif".
ici aussi bazar est redoutable !
Les données d'un formulaire peuvent être affichées sous de nombreux formats selon les informations récoltées.
Ainsi imaginons un formulaire contenant une date, un lieu, une image, du texte et une liste déroulante.
Il sera possible de créer un agenda, une carte, une galerie photos, une simple liste et d'y adjoindre un filtre dynamique sur base des choix opérés dans la liste déroulante.
Toute ceci très facilement et à plusieurs endroits du wiki si nécessaire. Bien d'autres rendus existent et sont le résultat des retours du terrain. Je pense à un rendu "registre des décisions", à une ligne du temps, à un annuaire trombinoscope, à un rendu blog-actualité
Besoin de rendre visible les derniers ajouts du formulaire ou uniquement certaines données spécifiques ?
ici aussi, l'ajout d'un simple paramètre dans l'appel au formulaire permettra d'activer le tri, le nombre de données visibles, ou l'exclusion de certaines fiches.

L'intérêt majeur de bazar réside dans l'ouverture et la simplicité de participation.
Pour déposer des infos dans un formulaire, aucune connaissance technique préalable. Et par défaut, aucun login / mot de passe à entrer : les freins à la participation ont été réduits au maximum.
Besoin de modifier une info existante, ici aussi, il suffit d'appuyer sur "éditer la page" pour pouvoir sans login ni mot de passe, modifier, corriger, bonifier le contenu du formulaire.
Il sera aussi très simple de faire dialoguer des yeswikis entre-eux pour qu'ils échangent des données afin d'éviter par exemple la terrible "double saisie" ou "la réinvention de la roue".
Et l'encapsulage des données dans d'autres sites que Yeswiki est aussi possible et n'enlève en rien les possibilités du formulaire

Houlà, mais c'est risqué me direz-vous tout ça...
A vous de voir, Yeswiki vous permettra de cacher les données jugées sensibles. Et il vous sera toujours loisible de restreindre l'accès au formulaire à quelques personnes ou de revenir à la version précédente d'une info en cas de mauvaise manipulation.
Ici la question n'est plus technique mais réside dans la posture, le choix philosophique.
Si nous souhaitons que nos bases de données soient coopératives, il nous faut les partager "vraiment" et donc accepter qu'elles soient modifiées, enrichies, bonifiées par d'autres que nous. Il nous faut aussi accepter que nos données soient visibles ailleurs que sur notre wiki et qu'elles puissent ainsi enrichir et disséminer en dehors du collectif.
Ici c'est à vous de poser votre choix !
Les concepteurs de bazar ont choisi : il est largement ouvert par défaut !

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
L'outil au service du projet
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Gatien Bataille

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Laurent Marseault

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Choisir le bon outil

Description de la ressource

Pas de stress : le BON outil n'existe pas !

De même que l'outil collaboratif n'existe pas, l'outil idéal non plus !
Nous allons voir dans cette fiche comment trouver l'outil le plus adapté à votre usage et votre besoin pour un groupe donné à un moment donné. Nous nous limitons donc ici la phase du choix, la mise en place étant une autre étape.

Avoir les idées claires sur vos usages

Après avoir vu qu'est-ce qu'un usage, vous pourrez en dresser la liste et les hiérarchiser.
Cette hiérarchisation vous permettra de commencer par le Plus Petit Précieux Pas Possible.
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un groupe donné.

Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Vous devez donc vous assurer de la pérennité de l'outil.
mais aussi veiller sur les outils du moment > voir plus bas le paragraphe suivant
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un moment donné.

Ne restez pas seul.e...

...dans votre collectif

Le bon outil ne sera jamais celui choisi par le seul animateur ou par le plus geek du groupe.
Quels sont les risques :

concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...

Choisir le bon outil veut alors dire animer un groupe de travail sur cette question pour lister les usages et les hiérarchiser collectivement, mais aussi les tester ensemble.

...dans la communauté plus large

D'autres autour de vous se sont sûrement posé des questions similaires. Leur groupe ne peut pas être identique au votre, mais partager vos réflexions vous éclairera sûrement sur des pistes d'outils adaptés à vos besoins. Par exemple si vous suivez ou avez suivi la formation Animacoop, vous pouvez échanger sur le forum du réseau.

L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute

C'est l'usage qui est stable, l'outil doit pouvoir évoluer en fonction de ce que le net vous offre.
Nous vous invitons à ritualiser la remise en question de vos outils : vérifier qu'ils correspondent toujours à un usage, que les accords définis sont respectés ...
Accueillir une nouvelle personne et lui présenter les outils du groupe peut être une bonne occasion de se poser des questions : en faisant cet état des lieux, vous allez peut-être vous rendre compte d'incohérences, ne les mettez pas sous le tapis !
Et aussi, le groupe bouge : de nouvelles personnes vous rejoignent, d'autres vous quittent, les projets évoluent ... donc vos usages et besoins bougent aussi, et les outils avec !
Et oui tout bouge tout le temps : mais c'est ça qui est rigolo !

Ressources complémentaires

Méthode pour passer de l'usage à l'outil : https://interpole.xyz/?DeLUsageAuxOutils

Choisir le bon outil numérique de l'établi numérique : https://letab.li/blog/2022_05_outils/

Carte mentale de Quentin Jaud : https://coggle.it/diagram/YUmMTGWJeljvyRNz/t/animacoop-des-usages-aux-outils-num%C3%A9riques

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet

Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Circulation de la parole

Description de la ressource Il est important d'instaurer des règles et un cadre dès le début de la réunion qui sécurise les participants.

Outils de répartition de la parole:

- Le Bâton de parole : un objet qui est placé au milieu du cercle à prendre pour prendre la parole et à reposer quand on a fini de parler ; pas d'intervention tant que l'objet n'est pas reposé (évite la surréaction et permet à l'intervenant d'aller au bout de son cheminement) ; si on souhaite intervenir, on prend des notes ; on peut aussi prendre l'objet de parole pour créer un silence.
- Tour de table : chacun.e à son tour peut s'exprimer ou passer son tour si iel ne souhaite pas s'exprimer.
- Parole au centre. Celui ou celle qui veut prendre la parole fait un geste comme s'il prenait un objet au centre du groupe. Lorsqu'iel a terminé, iel fait le geste de remettre l'objet au centre pour que la personne suivante puisse "reprendre l'objet" et la parole. Voir la fiche : https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/parole-au-centre/

- file d'attente avec les doigts. La première personne qui souhaite parler lève un doigt, si une deuxième personne souhaite également parlé elle en lève 2 etc. Quand la première personne prend la parole, la 2ème personne passe de 2 doitgs levé à 1. Cela permet de partager la responsabilité de l'ordre de parole.

Outils de faciliation de l'écoute et des échanges en groupe

- Accords de groupe sur les prises de parole. Il s'agit de décider ensemble des règles de prise de parole (ou règles de vie en réunion) et les afficher ensuite au mur à chaque réunion (des Panneaux indicateurs de paroles). Ex : “Savoir lâcher prise et relativiser”, “Écouter de sorte de pouvoir parler”, “Parler de sorte de pouvoir Écouter”, “le silence est bon”, “Parole consciente”, “Parler avec élan”, “Parler en "Je"”, “Parler au centre” (s'adresser au collectif), “Suspendre ses jugements”, “Laisser de la place à l'autre” et “Savoir trouver sa place” dire "J'ai dit ou J'ai fini pour signifier qu'on a fini son propos et qu'on donne la parole". Il peut y avoir aussi des règles sur les horaires, la mise en place d'un quorum (=nombre minimum de personnes) et les modalités de prise de décision.

- La Communication Non Violente.

- "J'ai dit" ou "J'ai fini" pour indiquer que l'on a terminé son propos

- Eventuellement prévoir des temps de parole précis pour chaque personne, pour éviter les débordements.

- Les gestes de communication silencieuse :

– main levée: demande de parole
– doigt pointé: réponse directe
– main en C: clarifier
– deux pouces et index joints en O: point ordre/orga
– deux mains levées et agitées: accord, applaudissements silencieux
– deux mains vers le bas: désaccord
– poing levé: opposition
– deux bras levés en X, mains ouvertes: désaccord non bloquant
– deux bras levés en X, poings fermés: blocage.
Voir la fiche : https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/langage-silencieux/

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles

Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oechsner, Cré-sol, Laure Beyler

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Oui

Co-construire un ODJ de réunion

Description de la ressource

Concevoir un ordre du jour à plusieurs est un exercice qui peut s'avérer difficile!

Pourtant une réunion où chacun peut exprimer ses besoins et les sujets qu'il a besoin de voir traiter est un gage de présence des participants et d'implication à long terme.

Les pièges les plus fréquents en terme de construction de l'ODJ

Plein comme un œuf, à la dernière minute, et par e-mail...
L'animateur ou l'animatrice/facilitateur/trice a peur d'avoir l'air d'avoir mal fait son travail, fait une immense liste de sujets à traiter , puis l’envoie par e-mail en disant : "surtout n'hésitez pas à ajouter un sujet, vous avez jusqu'à demain matin..." Les participants, pris par le temps, effrayés par la longueur des sujets et la peur de réunions interminables ne rajoutent évidemment rien..

Nos expériences réussies :

Avoir un outil de co-écriture en ligne pour co-concevoir l'ordre du jour, et pas des échanges de mails
Vide...mais pas trop : l'animateur peut proposer des sujets, mais laisser de la place pour les idées des autres. Un ou deux sujets suffisent...
Donner un délai suffisant et une date limite pour mettre des points à l'ordre du jour
S'engager à trier et prioriser les sujets ensemble en début de réunion : il vaut mieux reporter les sujets annexes et tenir le timing prévu
Préciser si possible la nature des différents sujets -peut être fait en début de réunion sinon-: s'agit-il d'un élément d'information, à discuter, d'une décision à prendre (si oui quel mode de décision adopter?). On distingue souvent : Information, Discussion, Décision
Lâcher prise sur le perfectionnisme et le besoin de contrôle de l'animateur : le meilleur ordre du jour n'est pas forcement le plus complet, c'est peut-être celui auquel auront contribué le plus de participants.
Elaborer un ODJ agile voir la fiche dédiée

Il sera toujours temps de le compléter en début de réunion!

Les points de vigilance :

Commencer en présence pour la première fois l'utilisation d'un outils de co-écriture, accompagner et former les participants

Co-construire par e-mail est toujours possible -mais vraiment pas conseillé, notamment à cause des risques d'infobésité et de pertes d'informations!

Assumer une priorisation collective en début de réunion : c'est bien que tous les sujets soient exprimés, mais ils ne pourront pas être tous traités
Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et donc un partage du pouvoir ! Il faut donc être attentif à la façon dont les sujets sont choisis et priorisés.

Vos règles de fonctionnement internes vont définir si c'est l'animateur , le secrétaire, ou tout le groupe qui décide de ce qui est gardé à l'ordre du jour et ce qui est reporté à une réunion suivante ou dans un autre espace de discussion/décision.

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault Célia Gonçalves

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

Co-produire avec des gens : les bonnes questions pour s'organiser

Description de la ressource Lorsque l'on souhaite réaliser un projet ou produire un contenu à plusieurs mains et bénéficier au mieux de l'énergie de chacun, il est parfois difficile de s'organiser pour aboutir à une production concrète et partageable.
Afin d'y parvenir, nous vous proposons ici une série de questions à se poser dés le départ pour faciliter cette aventure collective !

Nous vous conseillons, pour y répondre, de vous donner un temps limité afin de répondre à l'ensemble des questions, avant de les repasser en revue une seconde fois. Cela vous assurera d'avoir des réponses, même à moitié satisfaisantes, à chacune des questions essentielles qui sous-tendent la production.

1 - Bien définir l'objet de la production

Qu’allez-vous produire ensemble ?
Quel est votre « cible » ? À qui cela va-t-il être utile ?
Qu’est-ce que chacun imagine concrètement comme « livrable » final ?
- Quelle forme ? Texte, images, audio, vidéos, mix de plusieurs formes ?
- Quelles ambitions ?
  - quelle disponibilité de chacun ?
  - quelle taille et ampleur de votre production ?
- quelle serait la plus petite production partageable possible ?
Quel « ton » allez-vous employer ? Académique, fun, ironique, déjanté...
Sous quel angle allez-vous traiter ce vaste sujet ?
Comment allez-vous rendre visible et partager votre production, dés sa première version partageable aboutie (outil technique, méthodologique, licence utilisé et droit d'auteur...) ?

2 - Utiliser les méthodes agiles pour votre production

Comment allez-vous gérer l’animation du groupe ?
- 1 personne ?
- 1 binôme ?
- Pour quelles missions ?
Quelle fréquence pour vos vos cycles de travail (itérations) ?
- Mettez-vous d’accord sur des dates précises de début et fin d’itération.
- Notez-les dans votre agenda pour prévoir éventuellement une réunion « point d’étape ».
- Chaque point d’étape commence par un retour sur l’itération qui s’achève, et définit le plan d’action de la prochaine itération.
En combien d’itération pourriez-vous produire votre « plus petit livrable possible » ?
- Fixer ainsi la première date de partage.
Comment pourriez-vous utiliser les itérations suivantes pour améliorer cette production en qualité ou en quantité ?
- Les méthodes agiles sont centrées sur l’adaptabilité du « livrable », chaque itération doit servir à améliorer concrètement et efficacement un « livrable » évolutif (voir illustration « avec agilité » ci-dessous).

Attention : vous ne serez peut-être pas tous présent(e)s à tous les points d’étapes. Veillez donc à vous mettre d’accord sur les modes de prise de décisions : prises par les personnes présentes aux points d’étapes, prises à distance (plus long), ou solutions intermédiaires...

3 - Choisir les outils pour votre groupe

Quels outils utilisez-vous pour organiser vos échanges ?
- à l’oral (synchrone, outil visio ou conférence téléphonique)
- à l’écrit (synchrone, outil de co-écriture)
- Quelle gare centrale pour capitaliser les productions et les rendre visibles?
Quel(s) outils utilisez-vous pour suivre l’avancée de votre production ?
- Vous aurez besoin de suivre l’avancée des tâches de chaque itération, ainsi l’avancée globale.
Votre groupe est-il autonome sur l’ensemble de ces outils ?
- Sinon comment y remédier ?

4 - Faire le bilan et célébrer

Pour finaliser la restitution de votre production et donner à voir la dynamique qui l'a rendu possible, nous vous proposons de traiter 1 par 1 les éléments suivant (note : le suivi n’est pas forcément linéaire).

Si c'était à refaire, comment vous organiseriez-vous ?
- Bilan et auto-analyse de votre fonctionnement de groupe durant ces quelques semaines.
Quel contenu avez-vous réussi à produire ?
Comment transmettre votre travail ? Comment le rendre appropriable par d'autres ? Comment l’ouvrir à d’autres contributions possibles ? Quelles sont les étapes (itérations) suivantes que vous aviez imaginé mais que vous n’avez pas eu le temps de faire (pour que d’autres puissent prendre la suite éventuellement) ?

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Collectif inter-animacoop

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Communiquer par mail : de l'art de la (in)compréhension écrite

Description de la ressource Qui n'a jamais connu de tensions générées uniquement par des communications écrites ? L’absence d'intonation, le non-verbal et toute interprétation qu'on en fait sont autant de biais, humains certes mais inutiles voire néfastes : un mail ne sera jamais qu'une information, jamais une "relation".
La Netiquette regroupe l'ensemble des règles de "savoir-vivre" dans la communication écrite sur le web. Nous vous proposons de la découvrir via l'article dédié sur Wikipédia.

"Trucs et astuces " pour une communication écrite apaisée et efficace

Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message. Vous facilitez ainsi à chacun la gestion de ses mails. Évitez donc les objets tels que « une question », « un truc chouette », « urgent ». Vous pouvez en revanche mettre entre crochet la nature du mail suivit de son objet précis comme ceci par exemple « [Urgent] Décision concernant l'avenir du collectif ».

Je prends le temps avant de répondre. Répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe, et votre projet...

Éviter l'usage des majuscules. Utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER même si vous CHUCHOTEZ ! Ce code de lecture est d'ailleurs utilisé dans la bande dessinée, manga !

Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à s'y retrouver. Il est aussi plus simple de faire en sorte que l'objet de son mail soit explicite s'il ne concerne qu'un sujet.

Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion. Vous pourriez être tenté d'y communiquer vos newsletter ou autres informations… mais retenez-vous !

Le contenu doit être concis et cadencé par des titres. Plutôt qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne. Vous pouvez par exemple joindre un article, faire un lien vers un espace d'écriture partagé comme un pad ou tout autre support cohérent. Si besoin cadencez votre texte avec des titres. Les mails longs sont fastidieux à lire, les titres permettent de clarifier l'ensemble des points abordés. Ils structurent votre propos et permettront sûrement une réponse structurée.

Évitez les destinataires multiples. Lorsque vous envoyez un mail, vous pouvez être tenté de mettre en copie une personne qui n'y est pas abonnée ou une autre liste de discussion, il faut absolument vous l'interdire et effectuer des envois séparés. D'une part il se peut que ceux qui répondront oublieront de le mettre en copie, et d'autre part les personnes non-inscrites ne pourront pas répondre ; et même si c'est le cas elle ne sauront pas à qui elles s'adressent.

Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, mais s'ils s'éternisent, n'hésitez pas à y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs. Vous pouvez par exemple utiliser des outils de prise de décision comme Loomio, envoyer un sondage pour provoquer un temps d'échange spécifique (à distance ou en présence) avec Framadate, ou créez un document d’écriture collaborative et inviter chacun à y contribuer avec les Pads.

Si le sujet change, faites un nouveau mail. Souvent quand le sujet d'un message évolue au fil de la discussion on a tendance à laisser faire ou à simplement modifier l'objet, ce qui n'est pas une bonne solution. En effet, mieux vaut créer un nouveau mail et un nouvel objet en synthétisant les précédents éléments de la discussion. Vous contenter de modifier l'objet rendra complexe à vos destinataires de s'y retrouver en particulier s'ils trient leurs mails par discussion groupée (ou fil de discussion).

Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes. C'est également un geste pour la planète : avec une liste de discussion l'espace de stockage utilisé par vos pièces jointes est multiplié par le nombre de destinataires. Vous pouvez par exemple envoyer des pièces jointes volumineuses par des services comme wetranfer.

Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à la liste qui n'ai pas de vrai contenus ou qui ne concerne pas tout le monde (« merci didier ») : vous seriez assimilé à un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à votre destinataire.

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet
Autre

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande, Nicolas Geiger

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Conflictualité : la notion de polarité

Description de la ressource Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi la vie se présente par des opposés ? Les polarités régulent l’univers en général. Toutes les forces naturelles circulent entre deux pôles. Entre les pôles nord et sud se crée la force du magnétisme. Entre les pôles positif-négatif d’une batterie se crée le flux électrique.

Et nous sommes entouré-e-s de ces polarités : ombre-lumière, chaud-froid, unité-diversité, intérieur-extérieur, inspirer-expirer, expansion-contraction, stabilité-changement, concret-abstrait, subjectif-objectif, plein-vide, vie-mort.

Nous, en tant qu’humains, avons la capacité de voir et de nommer ces polarités. Et de la capacité à reconnaître les pôles naît bien souvent la préférence pour un pôle et le rejet de l’autre. Nous nous identifions avec un pôle et nous jugeons l’autre.

Nous transformons ainsi les polarités en antagonismes, en opposition radicale, systématique, qui recherche la réduction, la soumission, et même in fine la destruction de l’adversaire.

Les conflits de groupe peuvent se réduire à deux possibilités :

Soit c’est un problème : il y a une solution qui peut être trouvée, c’est une situation complexe où un choix doit être fait, qui apaisera la situation. Par exemple : est-ce qu’on fait un chantier participatif ou est-ce qu’on fait appel à un artisan pour rénover la grange du fond ? Ou bien, est-ce qu’on intègre telle personne avec laquelle le groupe a un ressenti mitigé ? C’est un problème, qui peut avoir une solution, on peut le résoudre en prenant une décision.
Soit c’est une polarité qui est à l’œuvre : il y a une tension entre deux pôles, et ce n’est pas une solution qui doit être trouvée mais bien plutôt une manière d’intégrer de manière ajusté des concepts opposés, mais qui n’ont pas à être antagonistes (c’est-à-dire exclusifs, en conflit l’un avec l’autre). Les exemples ici sont divers : est-ce qu’il faut qu’on prévoie tout pour nos travaux au boulon près dans un tableau Excel ou bien laisser de la place à l’imprévu, au flow, à la spontanéité ? Est-ce qu’on doit laisser plus de temps et de liberté aux individus ou bien avoir plus d’exigence pour que chacun-e donne au collectif en temps, en engagement, en présence ? Là, nous sommes face à des polarités, il n’y a pas une solution qui se trouve une bonne fois pour toutes, mais bien plutôt une invitation à naviguer et à intégrer deux côtés d’une même pièce de monnaie.

Notons que souvent un problème récurrent est révélateur d’une polarité. Si je dois choisir avec mon compagnon/ma compagne si ce midi on mange léger et sain ou un gros plat de pâtes rapide à faire, c’est un problème. Si on se pose la question tous les jours, il y a peut-être une polarité à l’œuvre...

Si vous vivez une polarité dans votre conflit, la voie est celle de l’intégration, de reconnaître les aspects positifs, utiles, de chaque côté, tout en étant vigilant vis-à-vis des excès de chaque pôle.

Pour ce faire a été développée la carte des polarités, qui permet de visualiser simplement la dynamique des polarités.

penser >< ressentir
être >< faire
tradition >< innovation
individuel >< collectif
égalité >< diversité
sécurité >< liberté
organisation >< spontanéité
production >< relation
efficacité >< harmonie
intimité >< ouverture
horizontalité >< verticalité
réaliste >< optimiste

On pourrait se dire : on n'a pas de problèmes, on a que des polarités bien affirmées...qui contribuent à notre diversité. Jusqu'où cela peut-il nous mener ? Comment reconnaître ces polarités et composer avec ?
La simple présentation de cette liste à un collectif qui vit des échanges douloureux, patauge dans la semoule, ne parvient plus à mener à bien ce pour quoi il s'est rassemblé, peut susciter des "oh" et des "ah", des silences émus, et une ouverture à dialoguer.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Gouvernance et gestion de conflits
Autre

Auteur.trice(s) de la ressource Daphné Vialan-Cochet et Jorge Ochoa - Centre Tenir.

Licence d'utilisation la ressource Licence non-libre

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Oui

De l'importance de penser la prise de décision

Description de la ressource Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés…

Lorsque le service informatique d'une organisation décide des logiciels permis ou autorisés « pour la sécurité », sans aucun débat politique au sujet des outils, on peut penser qu'il s'agit d'un abus de pouvoir… Mais en général, cette question étant considérée comme un débat d'expert auxquels les néophytes informatiques n'ont pas d'idées légitimes à apporter, le débat démocratiques n'a jamais lieu. En revanche, les AG d'associations peuvent passer des heures à discuter du choix de la couleur de la salle de réunion…

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Prise de décision

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Oui

Différents espaces-temps (synchrone, asynchrone, présence, distance)

Description de la ressource Nous pouvons travailler à plusieurs en même temps (synchrone) ou en décalé (asynchrone), dans les mêmes lieux (en présence) ou dans des lieux différents (à distance). Savoir combiner ces modalités nous donne de la souplesse… Encore faut-il bien connaître les avantages et les inconvénients de ces différents couples. Nous prendrons ici l'illustration d'une réunion d'équipe.

image Illustrationsabecedairesynchroneasynchrone.jpg (71.0kB)

En présence en synchrone : le grand luxe !

Être ensemble en même temps au même endroit est bien sûr la configuration la plus confortable pour travailler ensemble. Réaliser que c'est un luxe permet de profiter pleinement de ce moment, de le consacrer à des choses que l'on ne peut faire que dans ce contexte et donc de ne pas le gâcher à des tâches qui pourraient être réalisées à distance et/ou en asynchrone.
Qu'est-ce que l'on réserve pour ces temps partagés en présence ?

discuter ou décider des sujets sensibles
travailler ensemble pour la première fois : il est toujours bon de commencer une collaboration en présence
découvrir de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils (exemples : première expérience collective de l'animation des 6 chapeaux de Bono, première co-écriture dans un pad ...)
la convivialité ! Il est possible de mettre de la convivialité dans nos temps à distance mais il y a une qualité de rencontre et de partage qui n'est possible qu'en présence. Partager un repas, boire un verre, jouer à un jeu ... c'est mieux autour d'une même table !

Qu'est-ce que l'on peut préparer en amont pour gagner du temps ?

l'ordre du jour : les sujets mais aussi les méthodes d'animation et la configuration de la salle, le temps dédié à chaque point ...
les attentes des participant.e.s

Qu'est-ce que l'on peut reporter à l'après-rencontre ?

peaufiner le compte-rendu. L'essentiel en fin de réunion est d'avoir un relevé de décisions synthétique pour que chacun.e sache à quoi il/elle s'est engagé.e

A distance en synchrone : la réunion en visioconférence

Il est important de penser à la fois les enjeux d'animation et les enjeux techniques.
Au delà d'une heure, la visio-conférence est très fatigante. Mieux vaut se donner des rdv réguliers que faire 3h de réunions où les participant.e.s vont décrocher.
Des gens qui ne se connaissent pas ou peu ne reconnaîtront pas les voix, il faudra donc demander aux participant.e.s de rappeler leur nom en début de réunion...
Notre conseil : avoir un support de co-écriture sous les yeux qui permettent de suivre l'avancée de la réunion type framapad.
De nombreux contenus sont accessibles sur l'animation de réunion ou de formation à distance :

A distance en asynchrone : chacun.e selon ses disponibilités

Certaines tâches peuvent être faites en ligne quand chacun.e le souhaite.
Par exemple, la co-construction d'un ordre du jour : un pad est ouvert avec cette intention, il est communiqué aux participant.e.s de la réunion avec les règles du jeu (comment j'indique que c'est mon idée, dans quel délai je peux participer, qui tranchera s'il y a trop de sujets ...) et chacun.e y travaille quand c'est le bon moment pour lui/elle, voire en plusieurs fois.
Autre exemple : le choix de la prochaine date de réunion avec un framadate que chacun.e remplit à son rythme (encore une fois les règles du jeu sont à expliciter : délai, mode de décision finale ...).

L'expérience et la maturité du groupe

Ce jonglage d'une modalité à une autre évoluera en fonction de l'habitude et de la maturité d'un groupe. Des gens qui ne se connaissent pas, qui démarrent un projet, qui n'ont pas encore de culture collaborative commune, auront besoin de beaucoup se voir "en vrai", avant d'envisager d'autres modes de travail.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps

Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier

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Non

Distribuer des rôles

Description de la ressource L'animation de la réunion peut être “distribuée” à plusieurs personnes pour des rôles tels que :

animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

facilitateur.trice
- pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
- pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...

Il existe d'autres rôles que l'on peut attribuer selon les besoins :

Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

Pousse décision pour
- S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
- Arriver à faire une transition, sans forcer les choses

Il peut être intéressant de faire tourner les rôles pour que les personnes du groupe partagent les responsabilités.

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance

Auteur.trice(s) de la ressource Mélanie Lacayrouze, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol

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Définir des accords de groupe

Description de la ressource Une petite vidéo sur les accords de groupe :
https://vimeo.com/colibris/review/520702889/9e3ff51390

Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.

Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun.

image 20180919_095255.jpg (1.3MB) — Exemple des accords de groupe d'une quinzaine de personnes

Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.

Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.

Les accords de groupe concernent donc les besoins en terme

d'organisation du travail, d'implication, de disponibilité, d'objectifs ex: j'ai besoin que la réunion se termine à l'heure car je mange avec des amis ensuite, j'ai besoin de savoir qui prend des notes...
d'animation du groupe, de prise de décision, gouvernance ex: j'ai besoin de reflexion avant de prendre une decision,j'ai besoin de ne pas forcément donner mon avis...
de communication, de relations interpersonnelles, d'ambiance ex: j'ai besoin que l'on se tutoye ou que l'on se vouvoyent tous, j'ai besoin d'une ambiance joyeuse
de moyens matériels ex: j'ai besoin de pouvoir m'assoir pendant ces 2h de réunion
de moyens humains, besoins physiologiques divers. ex: j'ai besoin qu'on ne me touche pas, j'ai j'ai besoin d'une vraie pause repas en mi-journée...

Exemple de cadre de sécurité pouvant être la base d'accords de groupe (si temps insuffisant pour une co-construction totale)

Les accords de groupe doivent

Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
Être redéfinis dès lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dès que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.

Les accords de groupe ne permettent pas

De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.

Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?

Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :

Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"

Retrouvez une méthode d'animation de co-construction d'accords de groupe dans cette fiche outil : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Gouvernance et gestion de conflits

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Louise Didier, Romain Lalande, Laurent Marseault

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Décontextualiser et choisir des formats réutilisables

Description de la ressource Si la loi permet la réutilisation d'un contenu de par sa licence, il ne sera pas nécessairement appropriable par d'autre s'il est trop contextualisé ou s'il est mis à disposition sous des formats rendant difficile sa modification. Nous devons prendre soin d'utiliser des formats sincèrement réutilisables tant sur la forme que sur le fond.

Concernant la forme, il s'agit de privilégier des formats ouverts : les PDF sont adaptés à la diffusion mais rendent complexes la reprise du texte et l'export des images. Prenons donc l'habitude de partager aussi nos fichiers source en dissociant fichier de texte et sources multimédia par exemple, tant pour les PDF que pour d'autres services de diffusion (prezi, youtube,...).

Concernant le fond, il s'agit surtout de décontextualiser nos ressources. Si nous préparons un support de formation sur l'animation de réunion par exemple, nous devons isoler les éléments type « méthodes d'animation » des éléments type « théories du fonctionnement des groupes ». Ainsi, chaque sujet pourra être repris indépendamment.

Toutes ces opérations peuvent prendre du temps, mais si elles sont intégrées dés le début, il suffit de penser à conserver des traces du contenu avant sa version finale. Par exemple, conserver les illustration et le texte relatif à un article, même si nous choisissons ensuite d'en faire un PDF pour sa diffusion. Cela évite d'avoir à « dégrader » nos ressources a posteriori pour les rendre réutilisables par d'autres. Gardons en tête que si nous investissons du temps pour mettre à disposition des contenus, cela n'aura servit à rien s'ils sont trop contextualisés ou partagés sous de mauvais formats.

image termitiereexemplestigmergie.jpg (0.2MB) — Illustration - Lilian Ricaud - cc by sa

La compostabilité correspond à des logiques d'organisation de type stigmergique : la réutilisation doit pouvoir se faire naturellement sans demander d"effort supplémentaire. Chaque élément partagé a pour mission de laisser une trace que l'autre pourra comprendre et utiliser sans peine.

Pour aller plus loin : Lilian Ricaud ? « La stigmergie, un nouveau modèle de gouvernance collaborative »

Les "récits-recettes" : pour partager des projets entiers !

Si c'est un projet complet que nous souhaitons partager, certains modèles de description peuvent nous aider. Les « récits-recettes »* développés par l'association Collporterre par exemple extraient le « code source » (l'ADN) d'un projet en analysant son parcours : « Un code source n'est ni un historique, ni un diagnostic associatif. Il vise à rendre intelligible un projet, de son origine à son fonctionnement actuel, en passant par les échecs, réussites et moyens mis en oeuvre ». Cette méthode est aussi efficace pour faire le point en interne que pour rendre compte de votre modèle à l'extérieur et en permettre la réplication.

* - Le récit-recette du réseau Bruded par Collporterre

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Compostabilité des projets

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Faire l'effort d'améliorer et prendre en compte le monde réel

Description de la ressource Une des limites au partage des richesses d'un groupe et leur réutilisation, c'est leur fragmentation. Si chaque effort de partage se limite à la mise à disposition de ressources déjà existantes ailleurs, alors ce partage n'a que peu d'impact. Mieux vaut dès que possible prendre le temps de d'améliorer des contenus mis à disposition par d'autre en y mêlant ses ressources propres.

Deux éléments viennent limiter l'amélioration de contenus existants : l'ego et le flemme. Il est toujours moins évident de satisfaire son besoin de reconnaissance lorsque l'on ne crée pas quelque chose de nouveau mais que l'on se contente d'améliorer à la marge quelque chose d'existant. Pour favoriser la contribution à de l'existant, nous devons veiller à bien garder trace des contributeurs (auteurs) afin que chacun puisse bénéficier de la notoriété de la ressources produites. Il est également plus complexe de repartir d'un contenu existant, puisqu'il sera organisée selon la pensée de son auteur. Repartir d'une base existante nécessitera donc nécessairement un effort supplémentaire pour s'imprégner de la ressource avant de pouvoir y contribuer.

Si la contribution à de l'existant peut paraître difficile, c'est à ce niveau que l'intérêt du partage se fait réellement sentir. C'est lorsque plusieurs sources de contenus s'assemblent que la ressource devient réellement réutilisable. Plus il y a de sources, plus la richesse partagée est dé-contextualisée et plus elle est largement ré-appropriable par d'autres.

Arrivé ici et malgré tout ce qui a été dit sur la compostabilité, revenons à la nature et rappelons nous qu'avant de penser ré-emploi, l'enjeu est d'abord de ne pas surproduire. Si c'est grâce au numérique et au partage de connaissance rendu possible par ce biais que nous pouvons transposer la notion de compost vivant à l'univers des projets; il ne faut pas oublier que nous vivons avant tout sur une planète vivante elle aussi. Cela nous amène nécessairement à considérer l'impact du partage de connaissance sur l'écosystème naturel qui nous permet de vivre. La partage numérique de connaissance a des externalités négatives colossales en terme de consommation d'énergie et de ressources naturelles (minerais notamment).

La prise en compte de l'impact du partage de connaissance immatériel sur le monde physique qui nous entoure rend encore plus indispensable nos capacités :

A adopter une culture commune du partage à même de constituer des réseaux de connaissances interconnectés qui ne nécessite pas de les dupliquer (interopérabilité)
A constituer des communauté thématiques pour contribuer à des bases de connaissance communes (sur des sujets non-émergeant notamment)

Pour aller plus loin : « Technologie numériques et environnement » par Cédric Gossart et René Garello

Thématique de la ressource

Compostabilité des projets

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Faut-il toujours coopérer ?

Description de la ressource Surtout pas toujours coopérer !

1 - Avez-vous du temps ?

Pour coopérer il faut du temps pour démontrer collectivement le besoin, se connaître, négocier, échanger, partager... Donc si vous devez, avec un groupe qui ne se connaît pas du tout, réaliser un truc pour hier... plutôt être bien directif et préparer proprement le chantier. Par contre, un groupe qui a l'habitude de coopérer (est persuadé de l'intérêt, connaît les modalités et les outils) pourra, sur un temps bref, mobiliser le savoir-faire collectif acquis sur la durée. Donc autant s'habituer à coopérer par temps calme avant de pouvoir mobiliser ces nouveaux pouvoirs acquis par gros temps.

2 - Etes-vous prêts à partager le pouvoir ?

Passer du "je" au "nous" n'est pas forcément évident pour des individus sélectionnés sur leur capacité à exister seul, à penser seul, à décider seul... pour les autres et pour leur bien...
Pour certains, partager ses pouvoirs, passer d'une logique d'expertise individuelle à celle d'intelligence collective est simplement impossible. Mon expertise me permet d'exister au dessus des autres, de valider leurs faits et gestes, coopérer me fait exister avec les autres, ma fierté s'incarne diluée dans notre production collective. Dans certains groupes et avec certaines personnes, le chantier est quasi psychanalytique avant d'imaginer pouvoir un jour coopérer.

3 - Etes-vous prêts à partager vos idées ?

Si la majorité des composantes de votre groupe n'est pas prête à partager infos, idées, ressources parce que "je ne souhaite pas que mon idée soit utilisée par d'autres", "je ne souhaites pas que mon idée soit modifiée", "je ne souhaite pas que mon idée m'échappe"... Nous vous conseillons de revenir à des fondamentaux et prendre le temps de discuter ratio avantages/inconvénients à faire ensemble, à coopérer, plutôt qu'à ne pas le faire. Et s'ils continuent à vouloir exister seuls, pousser le trait en leur faisant vivre une "petite expérience réversible de solitude".

4 - Plus prosaiquement

Si l'on regarde plus précisément les différents tempos d'un projet, il serait illusoire et pénible de coopérer sur tout et tout le temps. Par contre, clarifier et discuter avec le groupe quelles sont les grandes étapes du projet et comment elles sont gérées permet d'avancer à la mesure du groupe, en instillant un peu plus de coopération lors de certaines phases et un peu moins dans d'autres.

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Outils Réseaux - auteurs ebook

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Non

Favoriser l'implication des participants dans une réunion

Description de la ressource La première étape pour s'assurer que les gens vont pouvoir s'impliquer c'est qu'ils aient connaissance de la réunion ! Et suffisamment à l'avance pour pouvoir organiser leur venue.
La date peut même être choisie collectivement via un sondage de date (framadate) à créer et proposé bien à l'avance.

Vous veillerez ensuite à donner les informations nécessaires :

Envoyer les éventuels documents support en amont
Rappeler ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente, en se réjouissant des avancées
Récapituler ce qu'on a à faire dans cette nouvelle réunion et quel espace de créativité les participants peuvent investir
Être clair sur ce qui doit absolument être préparé en amont et ce qui est optionnel en fonction du temps disponible
Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et ainsi donne envie de prendre part à la co-construction

Le contre-exemple
"- tu n'es pas venu à la réunion collaborative ce matin sur la méga-décision qui va changer nos vies
- ah c'était ce matin ? j'étais pas au courant
- ben si on a reçu un message sur framatruc hier à 23h"

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles

Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Louise Didier

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Fil rouge des 5 étapes de la vie d'un groupe

Description de la ressource Infographie en CC by SA réalisée par Alexandra Steenhoudt représentant les 5 étapes de la vie d'une groupe

On oublie parfois qu'il y a des étapes importantes à consolider avant de travailler sur un projet commun et tout au long de la vie du collectif, surtout si celui-ci a vocation à être pérenne dans la durée.

Voici quelques questions à se poser pour vérifier que les bases de votre collectif / votre équipe/ votre réseau sont posées :

- L'Interconnaissance : les personnes impliquées dans le groupe/l'équipe/la structure se connaissent'elles ? Y a-t'il un endroit où les personnes (et non les structures) faisant partie du groupe sont identifiées ? Peuvent'elles se contacter ? Leur rôle est'il précisé ? La création de liens entre ces personnes est'elle favorisée ?
Idées: Mettre en place un trombinoscope et ritualiser des moments conviviaux réguliers.

- La raison d'être partagée : l'utilité du groupe et donc les besoins auxquels il répond sont'ils partagés ?
Idées : clarifier et questionner régulièrement la raison d'être, valider un socle de valeurs communs.

- L'attention à chacun.e : les attentes et besoins personnels de chacun sont’ils pris en compte ? Le groupe apporte t'il à tou.tes un retour jugé satisfaisant par rapport à l'investissement personnel (monté en compétences, sentiment d'utilité, rencontres, réseau, gain de temps par ailleurs etc.)
Idées : mettre en place des accords de groupe, ritualiser des moments pour expliciter et partager les besoins individuels, créer un lieu et/ou des moments d'échange de bonnes pratiques, de bons plans, d'entraide.

Ces 3 piliers que sont l'interconnaissance, la raison d'être partagée et l'attention à chacun.e par l'entraide et la réponse aux besoins individuels vont faciliter l'implication ainsi que la mise en place et l'animation du projet commun en lui-même.

C'est seulement ensuite que vient la phase du projet commun. Cette phase est la plus complexe car c'est ici que se joue :

- le choix et la priorisation des missions et des actions : quelles sont nos missions ? quelles actions souhaitons-nous mettre en oeuvre ? quel est le contexte ? à quelle finalité allons-nous réponde ?
Idée : partager une vision collective de l'environnement interne et externe du projet (ex: tous dans le même bateau) partir des valeurs pour en définir les missions et les actions à mener (ex: mandala stratégique), prioriser les actions selon leur efficience (ex: matrice impact/effort)
- la gouvernance et le mode d'animation du projet : qui fait quoi ? qui décide de quoi ? jusqu'où souhaite t'on aller dans la coopération et l'agilité versus la planification et la répartition des tâches ?
Idée : avoir une connaissance et une compréhension collective des modes collaboratifs versus coopératifs, s'inspirer des méthodes agiles, valider collectivement et rendre visible le mode de fonctionnement, définir collectivement les niveaux de prises de décision.
- la définition des moyens,des méthodes et des outils : quel fonctionnement et quels outils mettre en place ? Comment les utilise t'on ?
Idée : Partir des usages et prioriser les besoins pour choisir ses outils numériques collaboratifs, commencer simple, expérimenter et faire évoluer, rendre plus ses réunion participatives, se former à l'animation de projets collectifs (Animacoop, Instant Z, UDN, Fertîles etc. )
- les moyens d'évaluation et d'évolution du projet: quand et comment évaluons-nous et faisons-nous évoluer nos actions et nos pratiques ? Quand célébrons nous et comment ?
Idée : ritualiser des temps de bilans et de célébration (ex: méthode des 3C, l'étoile du changement, feedback nourrisants)

Après la mise en œuvre du projet collectif, vos productions et vos réflexions, votre gouvernance et votre organisation, vos apprentissages et vos expériences peuvent certainement bénéficier à d'autres !

C'est la phase du rayonnement
Vous avez pu (ou auriez aimé) vous inspirer, utiliser et modifier des ressources et expériences existantes pour votre projet ? Vous pouvez maintenant contribuer à un savoir commun en rendant visible et utilisable/partageable/modifiable vos ressources. Car même si elles ne sont pas parfaites et même si elles vous semblent trop adaptées à votre contexte et votre groupe, vous n’êtes certainement pas les seuls à avoir travailler sur ces problématiques.
Idée : Pour que toute l'énergie mise dans votre projet soit utile et profitable au plus grand nombre et dans le temps, vous pouvez par exemple faciliter la compostabilité de votre projet et donc son appropriation, mettre vos productions sous licence créative commons, rendre visible vos process et ressources via votre gare centrale wiki ou au sein des réseaux auxquels votre groupe appartient ;)
Ces étapes ne sont pas linéaires mais doivent être vu comme une boucle, pour régulierement requestionner et prendre soin de chacune de ces phases. L'interconnaissance et le soin a chacun.e étant particulièrement transversales tout au long de la vie du groupe.

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Alexandra Steenhoudt, Laure Beyler pour l'apport de contenu

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Garantir la logistique d'une réunion (en présence)

Description de la ressource

Pour rendre possible et confortable une réunion, les aspects logistiques doivent être suffisamment préparés en amont pour se faire oublier au maximum le jour J !

Voici les incontournables :

Réserver la salle et son équipement
En fonction de l'assemblée, des choix d'animations et du déroulé, les besoins peuvent être variés : wifi, tables, chaises, vidéo-projecteur, plusieurs salles, etc
Préparer et vérifier le matériel d'animation : sonorisation, projection, post-it, feutres, paper-boards, marqueurs, scotch, badges, etc
Faciliter le transport des participants : informer sur les différents moyens de transport possibles, initier un co-voiturage
Mettre en place une signalétique claire
Préparer la salle et l'installation des participants : laisser le placement libre ou penser le placement des gens ? Être attentif à la répartition hommes/femmes, alliés-opposants, liens hiérarchiques

Pour que les personnes concernées soient informées :

Un mail avec un titre mentionnant l'objet, le lieu et la durée de la réunion sera envoyé suffisamment à l'avance.
La date de la réunion aura pu être décidée via un sondage sur un outil de type framadate.
Le corps du message doit pointer vers l'ordre du jour ou une proposition d'ordre du jour à co- construire en amont le cas échéant.

Dans le cas d'une réunion en grand groupe, il est préférable de prévoir également un lieu d'information central sur lequel les participants trouveront toutes les informations logistiques (horaires, lieux,etc). Ces informations peuvent être relayées par mail mais doivent pouvoir toujours être accessibles par tous dans un lieu unique, dans une rubrique Agenda d'un espace Projet par exemple ( voirFiche Gare Centrale ).

.

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles

Auteur.trice(s) de la ressource Yasu Moy, Célia Gonçalves

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Oui

Ikigai

Description de la ressource

Votre Ikigai est votre raison d’être personnelle ! Cette expression vient du Japon et plus précisément de la région d’Okinawa. Définir son Ikigai a l’air de si bien fonctionner que c’est l’une des régions où l’on observe la plus grande longévité !

L’idée est de répondre à ces 4 questions :

1. ce que vous aimez (LOVE)
2. ce dont le monde a besoin (NEEDS)
3. ce pour quoi vous pouvez être payé.e (PAID FOR)
4. ce pour quoi vous êtes doué.e (GOOD AT)

1+2 : Ce que j’aime et dont le monde a besoin = MISSION
2+3 : Ce dont le monde a besoin et pour lequel je suis payé.e = VOCATION
3+4 : Ce pourquoi je suis payé.e et où je suis doué.e = PROFESSION
4+1 : Ce pourquoi je suis doué.e et que j’aime = PASSION

L’intersection de ces 4 cercles représente votre Ikigai. Il devrait être central pour trouver et donner de la place à vos projets !

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet

Auteur.trice(s) de la ressource Les écoloHumanistes - Jean-François Rochas-Parrot & Romain Haonfaure

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Il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis...

Description de la ressource Cela peut paraître une évidence, mais il est possible de prendre des décisions temporaires : tester des options pour les valider ou les invalider. Rien ne vaut les fameux PPPPP : le Prochain Plus Petit Pas Possible.
La question à se poser est alors celle de la réversibilité du choix : pourra-t-on revenir en arrière?
Il est également possible de tester plusieurs options en parallèle afin de choisir in fine celle ou celles qui fonctionnent le mieux. Dans une société d'abondance (d'informations, d'outils....), il n'est pas forcement nécessaire de ne conserver qu'une seule option.

Thématique de la ressource

Prise de décision

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande

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Intégrer la notion du temps dans le projet

Description de la ressource

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Organisation et gestion du temps

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault et Laurent Marseault

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Itérations et méthodes agiles

Description de la ressource

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Prise de décision
Organisation et gestion du temps

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault et Laurent Marseault

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L'outil collaboratif n'existe pas

Description de la ressource Lorsque l'on souhaite mener un projet de manière collaborative, on peut être tenté de rechercher l'outil idéal, déjà pensé par d'autre et calqué sur nos besoins. Voici quelques éléments pour vous expliquer pourquoi l'outil collaboratif par essence n'existe pas et en quoi effectuer un choix éclairé en la matière est indispensable pour éviter les déconvenues.

L'outil, un pharmakon

La première chose à toujours avoir en tête, c'est que l'outil n'est qu'un outil. Il faut comprendre par là qu'il n'est pas animé d'une énergie propre : le stylo sur la table est une nature morte.

Dans des mains humaines, il va transmettre l'intention de son utilisateur.ice et pourra faire :

ce pourquoi il a été conçu - le stylo écrit
ce pour quoi il a été détourné dans un sens - le stylo devient le tuteur d'une plante
ce pourquoi il a été détourné dans un autre sens - le stylo est démonté pour servir de sarbacane afin de mitrailler les formateur.ices

Bernard Stiegler (Ars Industrialis) décrit ainsi l'outil comme un portant en lui trois propriétés faisant de l'outil à la fois :

Un remède vecteur d'émancipation,
Un poison source d'asservissement
Un bouc émissaire qui camoufle les causes réelles de potentiels dysfonctionnements

L'exemple de Trello

Trello est un service en ligne de gestion des tâches. Il permet par exemple de lister certaines tâches en les rendant visibles à d'autres personnes, d'affecter des tâches à soi et aux autres, etc. A priori ses fonctionnalités peuvent en faire l'outil idéal pour mener un projet de manière collaborative.

Reprenons la notion de pharmakon avec cette exemple :

Trello le remède : dans une association d'éducation populaire, chacun a vu sur l'ensemble du tableur, chacun va voir ce qu'il reste à faire le matin, s'attribue lui même une tâche pour la journée, signale aux autres lorsque c'est fat et leur communique où retrouver toutes les information. Personne n'imagine fonctionner autrement tellement c'est idéal !
Trello le poison : un nouveau manager débarque dans l'entrepôt logistique. Afin de mieux asseoir son autorité et de contrôler chaque minute de temps des salariés il utilise Trello. Le matin les salariés doivent s'y connecter pour consulter les tâches qui leurs sont assignées. Seul le manager peut agir sur l'outil, les salariés ne pouvant que regarder les tâches qui leurs sont attribuées. Tout le mone peut voir ce que les autres font ce qui est générateur de jalousie, de conflit et de sentiment de surveillance permanent.
Trello le bouc émissaire : dans une grande entreprise coopérative, Trello est utilisé pour se répartir les tâches sauf que tout le monde ne prend pas le temps d'y aller. Michel n'a pas réussir à s'inscrire puisque les mails vont dans les spams. Yves trouve que le fond d'écran vert c'est pas super génial niveau karma spectral. Au final rien ne va plus mais c'est la faute de l'outil. Pas de l'incapacité du collectif à accompagner Michel sur sa boite mail. Pas dans l'incapacité du collectif à valider leurs besoins et à faire des concessions sur le fond d'écran.Pas dans l'incapacité du collectif à poursuivre l'usage de son tableau blanc mis à jour à chaque pause café, parce que franchement c'est pas assez chouettos quand on fait d'ans l'innovation sociale coopérative et disruptive.

Faire le deuil de l'outil qui collabore

L'outil ne collabore pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer, qui apprend à le faire et qui finalement choisit ses en outils. Seulement alors, les outils deviennent collaboratifs, mais ne le sont jamais par essence.

Cela pourrait paraître décevant, mais c'est finalement rassurant car l'outil que nous souhaitons pour collaborer sereinement est convivial : c'est l'outil qui nous permet de travailler au gré de nos envies dont nous voulons, pas celui qui travaille à notre place sans nous consulter et encore moins celui qui nous travaille. Pour aller plus loin sur la notion de convivialité (au sens d'Illitch), consultez la fiche dédiée.

Co-élaborer le cadre d'usage des outils

Formuler les usages

L'outil collaboratif est donc à construire, et il est le fruit d'un choix négocié entre les différents univers culturels de ses utilisateurs. Utilisateurs, financeurs, webmaster et autres parties prenantes vont devoir se mettre d'accord et faire chacun des compromis entre la situation idéale et celle que chacun est à même d'accepter.

Pour que l'outil s'approche au mieux des besoins réels, il est conseillé d'en décrire le plus précisément possible les usages attendus. Cela permet de formaliser précisément la nature du besoin sans se laisser influencer par des possibilité techniques déjà connues, des vieux codeurs qui rechignent à changer leurs habitudes ou des peurs irrationnelles d'utilisateurs qui pourraient peut-être être formés. Pour faciliter la définition des usages liés outils, trois choses peuvent aider :

Se mettre en tête qu'il existe une solution technique pour quasiment tout usage. la technique est en effet souvent un faux problème.
Formuler son usage à l'aide de la phrase "En tant que... je souhaite que... afin que..."
Définir les contextes de ces usages à l'aide d'un tableau à quatre entrées : Synchrone / Asynchrone et Présentiel / Distanciel. un tableau blanc peut parfois suffire alors même qu'on y aurait pas pensé ! Pour comprendre ces distinction, consultez la fiche "Différents espaces-temps"

image ccbysa_cyrillegiquello_espacetemps.png (59.6kB) — Illustration des contextes d'usages liés à différents outils - CC by SA - Cyrille Giquello

Choisir l'outil correspondant à ses usages

Une fois les usages attendus formalisé, l'outil peut enfin être choisis. Vous en trouverez un certain nombre parmi ces fiches, que vous pouvez trier par usages.
Vous devriez alors pouvoir effectuer des choix éclairés en la matière pour placer l'outil au service de vos usages.

Définir des règles d'usage

Il s'agit ici de traduire les usages formulés pour l'outil en des termes concrets qui correspondent à ses conditions d'usage optimales dans le contexte. On peut ici préciser un certains nombres d'éléments :

Les rôles associés à l'outil : qui l'adminiprout ? qui l'utilise ? qui y a accès ?
Les éléments liés à la confidentialité : comment sont utilisés les données ? Qui peut consulter les informations qui y transitent ?
Comment l'utiliser efficacement : à quel moment notifier par mail ? Combien de message ais-je droit d'y poster ? A quelle fréquence dois-je m'y connecter ?

Ces règles d'usage sont indispensables car c'est à travers elles que l'outil, s'il est convivial, s'adaptera réellement aux usages formulés par le collectif. Sans ces règles d'usage, impossible de paramétrer de manière adaptée l'utilisation de l'outil.

image liste.jpg (0.3MB)
Lien vers: https://interpole.xyz/?UsageArtefacts

Ritualiser la remise en question du cadre d'usage

Le cadre d'usage fixé un moment donné va nécessairement devenir obsolète avec le temps aussi, et afin de ne laisser nos fonctionnements être immobilisés par les usages du passé, il faut ritualiser des temps de remise en cause de ces règles. Il s'agira dés lors d'un processus itératif qui s'améliorera et s'adaptera en continue en s'appuyant sur chaque nouvelle expérience positive ou négative.

Pour réinterroger, certains moments peuvent être particulièrement adaptés : les assemblées générales, les premières réunions de conseils d'administrations, les réunions d'équipes, la rentrée scolaire, etc. Lors de ces moments il convient de ré-itérer le processus d'outillage dés la phase d'expression des usages, ce qui peut potentiellement nous amener à changer d'outil. Il ne faut en effet pas hésitez à faire un bilan des vécus des uns et des autres vis à vis des outils expérimentés ou de besoin non remplis par les outils en places.

Rendre visible le cadre d'usage

Une fois défini, le cadre d'usage ne sera utile que s'il est communiqué, lisible et facilement accessible. Cela peut se faire en l'affichant dans l'espace commun, en l'intégrant à la page d'accueil ou à travers la mise en place d'une gare centrale (voir la fiche dédiée).

On peut alors espérer...

Si l'on prend le soin de rendre conviviaux les outils que l'on utilise, notamment lorsqu'ils sont numériques, nous pouvons espérer sans trop nous tromper qu'ils nous permettent :

De rester en lien même à distance
De produire localement des connaissances rendues disponibles mondialement
Nous organiser collectivement à un très grand nombre
Générer des métissages à même de relever de manière non violente les défis qui se posent à l'humanité
De bien vivre, dès maintenant

Mais n'oublions pas...

Nous finirons sur les outils comme nous avons commencé : l'outil collaboratif n'existe pas, c'est un groupe humain qui décide de collaborer. Si nous souhaitons mieux agir collectivement, c'est donc nos capacités individuelles et collectives à le faire qu'il faut développer.

Source de cette mise en mots : carte mentale de Laurent Marseault.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet

Auteur.trice(s) de la ressource Outil réseau, laurent Marseault, Romain Lalande

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Les 10 caractéristiques d'un milieu vivant

Description de la ressource Nous allons rentrer dans le vif du sujet par la présentation de l'évolution de notre société. Nous sommes en train de passer de ce que les scientifiques appellent un monde compliqué à un monde complexe. Avant de regarder ce que cela change, et pourquoi, comprenons la différence entre les deux.
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Comment reconnaitre un système complexe d'un système compliqué ?

Intuitivement, si vous vous posez la question de savoir si c'est complexe, c'est probablement que ça l'est ! Maintenant pour nourrir un peu le besoin de rationnalité de notre cerveau gauche, voyons les caractéristiques scientifiques d'un système complexe.

1. La condition nécessaire pour qu'un système soit complexe

La caractéristique principale d'un système complexe, qui est une condition nécessaire pour que le système soit considéré comme complexe, est que les interactions entre acteurs soient non-linéaires : une petite action peut avoir un grand impact, et inversement.
Ceci est la condition nécessaire pour qu'un système soit considéré comme complexe et différencié d'un système compliqué.

Ex : un grand industriel réalise une campagne de pub, il investit plusieurs centaines de milliers d'euros dans sa campagne. Pourtant au bout du compte, les ventes augmentent très peu, c'est même un flop !

Dans un système compliqué, plus je mets d'argent pour ma campagne de pub, plus j'aurai un retour sur investissement important (en considérant que la campagne de pub est bien structurée).
Dans un système complexe, donc non-linéaire, l'investissement n'est pas le seul critère, c'est même moins important que la pertinence du message pour une cible donnée par exemple. Ainsi un message même sans moyen important peut se diffuser de proche en proche très rapidement et avoir un impact fort, complètement indépendant du "budget de communication" initial. Repensons aux campagnes #Me Too, #Occupy Wall Street, #gilets jaunes qui se sont diffusés sans moyens, de manière "virale" disent les médias. Et si c'était de manière vivante ?
Cette condition est donc la première caractéristique des milieux complexes. Découvrons les autres.

2. Les autres points caractéristiques d'un milieu complexe

Pour compléter cette première condition, un milieu complexe est caractérisé par plusieurs points :

il est composé d'un nombre important d'acteurs
les interactions entre acteurs sont dynamiques et riches:
quantitativement : les interactions sont nombreuses
- qualitativement : les interactions prennent de nombreuses formes (échange écrit, oral, en présence ou via les réseaux sociaux, échange marchand / non-marchand, discussion informelle,...)
les boucles de rétro-actions dans un système complexe sont récurrentes: elles sont toujours présentes au sein du système.

Dans tout système il existe des boucles de rétro-actions qui peuvent être de deux ordres :

positives : elles enrichissent et stimulent l'impact de l'action
- négatives : elles inhibent ou détruisent l'impact de l'action

Avec ces quatre premières caractéristiques, vous pouvez déterminer si le milieu dans lequel vous êtes acteur ou actrice correspond à un milieu complexe.

Les dernières caractéristiques des systèmes complexes

Les systèmes complexes possèdent 5 autres caractéristiques que nous allons parcourir :

les systèmes complexes sont généralement des systèmes ouverts : ils interagissent avec leur environnement. Et cela rend souvent difficile de définir la frontière du système.
les systèmes complexes ont une histoire : ils évoluent dans le temps: le passé est co-responsable du comportement présent.

Toute analyse d'un système complexe qui ignore la dimension temporelle est incomplète.

les systèmes complexes fonctionnent loin de leur équilibre. La société des années 50 à 70 était considérée à l'équilibre, en regard de l'évolution rapide de la société actuelle.

image image_billes_equilibre.jpg (29.2kB) — billes à l'équilibre

image image_bille_hors_equilibre.jpg (16.2kB)

système de billes et planches à l'équilibre et hors équilibre

les interactions entre les acteurs font émerger un résultat global qui n'est maitrisé par aucun acteur. Cela peut être positif ou négatif : pour un exemple négatif : en tant qu'humanité, nous avons réussi en seulement 70 ans à créer un ensemble de catastrophes que personne ne souhaitait.
il y a une nette distinction entre les interactions entre proches (les informations sont essentiellement reçues des voisins immédiats) et les influences qui peuvent être sur de longues distances et modulées tout au long du chemin : elles peuvent être augmentées, supprimées, ou altérées de nombreuses façons différentes et imprévisibles.

3. Tableau des caractéristiques d'un milieu complexe

Retrouvez résumer sous forme d'un tableau synthétique les 10 caractéristiques d'un milieu complexe :

Les systèmes biologiques complexes ouverts, notre source d'inspiration

Il est intéressant de noter ici que la description des 10 points d'un système complexe permet également de définir en tout point un système biologique complexe, ou dit plus simplement (et en première approximation) un système vivant.
Repartons du point important suivant : d'un système vivant émergent des propriétés que personne ne contrôle :
Dans la nature, aucun arbre ne décide qui va pousser et quand dans la clairière. Il n'y a pas d'assemblée des insectes pour savoir quel espèce d'arbuste va être favorisée, et laquelle va être limitée dans son développement pour favoriser la première, les champignons ne sont pas des über exploités par un gigantesque réseau de racines qui mesurent la vitesse de déplacement des oligo-éléments dans leur réseau et les expulsent de la forêt s'ils ne livrent pas assez vite...

Ce que nous qualifions de vivant (toujours en première approximation) est justement l'émergence de propriétés, capacités, produits, services globaux que seul le système possède : une forêt possède des propriétés que nous apprécions tous.

Ainsi, nous pouvons utiliser système vivant en lieu et place de système complexe, ou système complexe ouvert. Nous allons voir comment utiliser les propriétés d'émergence d'un système vivant pour servir l'impact que nous souhaitons avoir sur un système ou un milieu donné.

Sources : Improving Decision Making in Complexity Environment, Iwona Gorzeń-Mitka et Małgorzata Okręglicka, Faculty of Management, Czestochowa University of Technology, Czestochowa, Poland, 2014.

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Autre

Auteur.trice(s) de la ressource yann le beguec

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Yann Le Beguec

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Les 4 activités R.E.P.I

Description de la ressource Selon Jean-Michel CORNU, il est essentiel de répartir le peu de temps dont vous disposez pour faire, même très imparfaitement, ces quatre activités.
(Voir la vidéo de Jean-Michel Cornu)

R comme "Rencontres (synchrones) : elles boostent et nourrissent les personnes les plus actives dans le groupe / le projet (les proactifs)

E comme "Échanges entre les rencontres" (asynchrones) : cette activité cible les "réactifs", c'est à dire les personnes intéressées mais moins motrices que les proactifs. On pourra les tenir informé·es des évolutions et décisions importantes.

Pour les observateurs, il permet de retrouver les éléments importants (= la mémoire du groupe). Notion de gare centrale.

P comme "Partage", et plus précisément "Espace de partage" : ce n’est pas un simple flux qui passe dans le temps. Pour les observateurs notamment, il permet de retrouver les éléments importants (= la mémoire du groupe). Notion de gare centrale à voir par ici et par là

I comme "Information", c'est le flux d'information. Elle concerne tout le monde (y compris ceux qui sont actuellement, en dehors de la communauté).

image activites_REPI_Cornu__dessin_CCBYSA_Esper.png (0.6MB) — Les activités REPI - Dessin Esper, licence CC-By-SA

Vidéo de Jean-Michel Cornu à ce sujet : https://youtu.be/a9O0xR-GZ6k
Pour approfondir les type de membres et leur ratio d'implication voir le paragraphe à ce sujet dans la fiche sur l'implication.

Les 12 travaux pour favoriser l'implication

image 74implication12travaux1024x1024.png (0.3MB) — Les 12 travaux de l'implication en une infographie

image 74implicationvignette1024x1024.png (0.3MB) — Les 12 travaux de l'implication en une vignette

L'article sur les 12 travaux de l'implication sur le site des écoloHumanistes

Une méthode pédagogique pour expliquer REPI

En amont :
Faire le dessin sur un tableau blanc "les 12 travaux de l'implication" : le soleil, les 4 marches avec des bonhommes et les bulles de pensées des bonhommes, les flèches aller-retour + 12 points (1 dans le soleil, 3 rayons de soleil, 4 marches, 1 pensée, 1 flèche descente, 1 flèche montée)

Partie 1 : réflexion individuelle environ 5 min

1ère consigne - plusieurs post-it par personne, répondez à la question : qu'est-ce que vous faites en tant qu'animateurices pour favoriser l'implication ?

Partie 2 : mise en commun, environ 12-15 min

quelqu'un se lance à lire un post-il et l'animateurice le place sur le schéma sans expliquer la signification des zones
si quelqu'un a un post-it similaire il le signale et on les regroupe

Partie 3 : explication

Expliquer que le "vrai" verbe est "s'impliquer" et que l'on ne peut pas impliquer les gens pour eux seulement mettre en place des choses qui favorisent l'implication.

Expliquer les niveaux d'implication : escalier de l'implication.

proactif.ves : 1 à 5%
réactif.ves : 10 à 50%
observateurices / inactifs.ives : 50 à 90%
personnes hors du groupe

typologie de gens : c'est une posture dans un projet mais pas une personne en tant que telle (parfois je suis proactif parfois je suis inactif).
mon rôle c'est que ce soit fluide de circuler sur cet escalier là : pouvoir monter mais aussi descendre, pouvoir s'impliquer plus ou moins facilement (j'ai le droit de sortir !).
- Expliquer les ratios pour chaque niveau d'implication, dans un groupe qui fonctionne bien ce sera plutôt le ratio haut.
> La 1ère façon de favoriser l'implication c'est d'augmenter la taille du groupe (si 1O+ de réactif et de proactif, plus de personne dans un groupe de 100 personnes que de 20 personnes)
> les observateurices et inactif.ives sont difficiles à distinguer : comme ielles ne répondent pas on ne leur envoie plus infos, donc on les empêche de monter sur l'escalier

Les 12 travaux de l'implication :

A noter dans l'ordre que vous voulez sur le tableau en expliquant à chaque fois le "travail" en question :-)

Prendre soin des réactifs (le noter à côté du point rouge au dessus des réactifs) car ça peut être les proactifs de demain. Comment on fait ? prendre le temps de leur demander ce qui les motive/freine., ne pas rester qu'entre proactifs, faire particulièrement attention à leurs leviers de motivation et freins
Rencontres régulières (sur la plus haute marche) = réunions, apéros, AG...
Échanges entre les rencontres (sur la 3ème plus haute marche) = framateam, mailing list...
Un espace de partage (sur la 2ème marche) = gare centrale. permet à l'observateurice de de devenir réactif.ve.
Flux d'information (sur la 1ère marche) = Newsletter, facebook, insta ...
Accueillir (flèche qui monte des "hors du groupe" vers les observateurices) vérifier qu'une personne qui souhaite entrer dans le groupe est accueilli, sait comment intégrer le groupe (e-mail de contact, rencontre, parrain, info sur le fonctionnement du groupe, formation ou tuto sur les outils...)
Accompagner la désimplication (flèche qui descend des observateurices vers les "hors du groupe"). on y pense pas forcément mais c'est super riche : retours d'expériences. Partager clairement la possibilité de sortie et le process en fonction de son niveau d'implication (rien à faire si observateur, information et passage de relai si actif ou réactif...informer le CA ? faire un e-mail commun, célébration de départ lors d'une réunion... + désincription outils, framaliste, newsletter...)
Raison d'être (dans le soleil) avec 3 rayons :
- co-concevoir : la charte, les productions, la gouvernance, les projets etc.
- rendre visible les lieux d'implication, comment je peux aider si je n'ai que 1h, 15 min, si je suis dispo uniquement ce mois-ci etc. à mettre sur la gare centrale, dans la newsletter...
- célébrer, rendre visible le groupe à lui-même, valoriser les personnes, les compétences, les projets
motivations et freins (dans la bulle de pensées) > seuil d'implication, favorisera l'envie de s'impliquer plus ou au contraire de s'impliquer moins

ces 12 travaux, s'assurer qu'ils soient faits mais pas forcément les faire vous-mêmes ;-)

Un Guide concrêts d'actions R.E.P.I

Un guide créé par de participantes d'Animacoop avec plein d'actions concrètes pour prendre soin des 4 activités REPI

GuideREPI.pdf (1.9MB)

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Jean-Michel Cornu (Methode REPI) - Jean-François Rochas-Parrot (Les 12 travaux)

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Piloter à l'usage : de l'intention à l'attention

Description de la ressource Piloter en attention plutôt qu'en intention :

Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >

L'animateur doit donc s'astreindre à se taire, à mettre ses idées de côté et plutôt privilégier une attitude d'écoute et d'observation.
Par ailleurs, il doit mettre en place les conditions favorables pour faire émerger des besoins collectifs : par exemple un questionnaire dont les résultats sont partagés collectivement. Google Formulaire est parfait pour ça car il permet de traiter statistiquement les réponses et de créer des graphiques. Donner à tous en temps réel les résultats permet à l'animateur de ne pas garder le monopole de la vision globale : le groupe est rendu visible au groupe.

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Posture de l'animateur.rice d'un projet / d'un groupe

Description de la ressource

Du dictateur bienveillant au fondateur-fossoyeur

Du risque de ne pas travailler sur l'implication et le renouvellement

S'il est normal que l'animateur assume un côté "dictateur bienveillant" lorsque le groupe/projet est au stade "enfant (voir la fiche "maturité des groupes"), cette posture doit s'atténuer au fil du temps sous peine de se transformer en "fondateur-fossoyeur" : c'est à dire la personne, souvent charismatique et visionnaire, qui a rendu le groupe/projet tellement dépendante d'elle que tout s'écroule le jour où cette personne part.

Le flair de l'animateur-ice

Ou l'art de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surgissent

En tant qu'animateur, nous avons tendance à voir arriver les problèmes de loin, et il nous est naturel de vouloir les résoudre. Le problème est que les membres du groupe ne voient rien et ont l'impression que tout va bien, alors l'animateur sue sang et eau.
Laisser quelques problèmes survenir, lâcher-prise sur quelques sujets permet de rendre visible l'activité, les tâches et ainsi de rendre le groupe plus autonome et plus conscient.

Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention

En intention, le coordonnateur-ice prévoit dès le début les objectifs, les résultats à atteindre, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... c'est la méthodologie de projet traditionnelle.

En attention, l'animateur-ice

crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...),
doit faire émerger les besoins collectifs
doit être ensuite réactif pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif

C'est la méthodologie de projet coopératif

Pour résumer : l'animateur-rice doit apprendre à...

mettre ses idées de côté
privilégier l'écoute et l'observation
être concentré-e sur le processus plutôt que sur le résultat

(Voir la fiche Piloter à l'usage : de l'intention à l'attention)

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Gouvernance et gestion de conflits

Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux, retravaillé par Nicolas Geiger

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Pourquoi choisir des outils libres ?

Description de la ressource

Pourquoi mettre en oeuvre des projets coopératifs, pourquoi choisir des outils libres et ouverts ?

On pourrait vous dire 1 + 1 = 3, tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin, que la concurrence ce n'est pas bien et que la coopération c'est super... Et vous endormir joliment mais là n'est pas le propos.

D'une part, ré affirmer que la coopération, l'action de faire œuvre commune, de faire ensemble, est simplement une singularité poussée à l’extrême par l'animal nommé Homo sapiens. Sans poils, sans griffes, sans plumes et autres accessoires le genre Homo n'aurait pas fait long feu sans sa capacité à faire équipe pour gérer sa survie. Et ça semble avoir pas mal fonctionné, alors, déjà, coopérons pour ré affirmer notre Humanité. Le Self made man ne restera qu'une argutie de l'histoire.

Mais surtout, il est possible que les quelques problèmes auxquels est confrontée notre humanité ne semblent pas pouvoir être résolus par un homme seul derrière un bureau.
Les urgences sociales, climatiques, environnementales et j'en passe et des meilleures devront être solutionnées collectivement. Si l'on attend simplement que chacun reste dans une logique de changement individuel sans élaborer et mettre en oeuvre collectivement des futurs possibles désirables, je crains que le genre Homo ne laisse sa trace que comme joli fossile de l'histoire de cette planète qu'il aura dévastée avant de disparaître.
Il y a un tout petit peu urgence (certains pensent qu'il y a le feu à la maison), en tous cas, il est grand temps d'unir nos énergies, initiatives, expérimentations, afin de co-élaborer un avenir viable et désirable.
Il est donc urgentissime que les acteurs dits "de la transition" coopèrent. Certes coopèrent au sein des équipes et projets mais là est moins notre propos que le fait que les équipes coopèrent aussi entre elles.
Il faut absolument que cette coopération soit ouverte et leur partage sincère.
Comme il est inacceptable qu'un médicament, un vaccin soit réservé à des personnes riches ou puissantes. Il est inconcevable, irresponsable vu le contexte qu'une méthode, un outil, un concept, une esquisse de solution pertinente ne soit pas partagée sincèrement pour aller vers des solutions pour tous.

C'est dans ce cadre que l'articulation d'outils non propriétaires et de contenus ouverts sincèrement partagés mais protégés comme étant des communs fait sens politique.

Est-il possible pour les chantiers précédemment évoqués d'utiliser des outils de réseaux dit "sociaux" dont les contenus soient triés pour vous par un algorithme, afin de susciter des pics d’ocytocine, vous enfermant dans une jolie bulle pensée pour vous ?
Est-il possible que les contenus partagés sur ces réseaux dits sociaux puissent disparaître du jour au lendemain au bon vouloir et soient utilisés comme bon leur semble par les propriétaires de ces réseaux ?
Mais est-il possible que les solutions, outils, méthodes bénéfiques à notre humanité soient privatisés par une structure, une association, une collectivité locale, une université , alors qu’il est urgent qu’ils soient utilisés largement pour le bien de tous et largement diffusés, adaptés, amplifiés ?

Nous pensons que les outils libres et les contenus protégés et partagés comme étant des communs font parfaite synergie pour ces transitions nécessaires pour de nouvelles humanités viables et désirables articulées en archipels d'îlots féconds.

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Laurent Marseault

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Pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Description de la ressource

Mais au fait, pourquoi utiliser une liste de discussion ?

Changer les postures. Utiliser une liste de discussion, c'est accepter que chacun puisse s'exprimer et que chaque idée est valable pour faire avancer le sujet qui intéresse le collectif. C'est une manière d'introduire des échanges horizontaux décloisonnant en supprimant la hiérarchie dans les prises de paroles.

Une seule adresse à retenir. Une fois inscrit, l'envoi des messages se fait à une adresse unique, qui est la seule à retenir. C'est donc une bonne manière de n'oublier personne… et de ne pas être oublié !

Gérer individuellement ses abonnements. Qui n'a jamais connu le cas où, après avoir demandé à être retiré d'un groupe d'envoi de mail, une personne n'ayant pas fait la mise à jour continue à vous identifier comme destinataire ? Avec les listes de discussion chacun s'inscrit et se désinscrit individuellement et la modification est effective instantanément, définitivement et pour tout le monde.

Laisser à chacun le choix de sa messagerie. Chaque abonné à la liste peut utiliser son propre logiciel de messagerie et personne n'est contraint de modifier ses habitudes.

L'information vient à vous. Contrairement à des outils qui nécessitent de se connecter et de prendre connaissance des dernières informations (forum, réseaux sociaux,…), aucun service externe ne requiert la création d'un compte. Dés qu'un message est envoyé, chacun le reçoit !

Tirer profit de l'abondance. Recevoir un mail, puis deux, puis trois… jusqu'à se laisser submerger ! Si l'intérêt des listes de discussion est de ne rien rater et de suivre efficacement de nombreux échanges, c'est aussi son principal risque. Pour limiter cet effet indésirable qui a maintenant un nom (infobésité), il est vital de se conformer à quelques règles d'usage (voir ci-dessous) et d'apprendre à bien se servir des fonctionnalités de tri et de filtres que nous offre nos messageries.

"Trucs et astuces" pour une communication écrite apaisée et efficace

Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message. Vous facilitez ainsi à chacun la gestion de ses mails. Évitez donc les objets tels que « une question », « un truc chouette », « urgent ». Vous pouvez en revanche mettre entre crochet la nature du mail suivit de son objet précis comme ceci par exemple « [Urgent] Décision concernant l'avenir du collectif ».

Je prends le temps avant de répondre. Répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits (qui n'a jamais vécu la chose ?...). Sur une liste de discussion cela peut s'avérer destructeur pour le groupe, et votre projet...

Éviter l'usage des majuscules. Utiliser les majuscules est souvent assimilé au fait de CRIER même si vous CHUCHOTEZ ! Ce code de lecture est d'ailleurs utilisé dans la bande dessinée, manga !

Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à s'y retrouver. Il est aussi plus simple de faire en sorte que l'objet de son mail soit explicite s'il ne concerne qu'un sujet.

Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion. Vous pourriez être tenté d'y communiquer vos newsletter ou autres informations… mais retenez-vous !

Le contenu doit être concis et cadencé par des titres. Plutôt qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne. Vous pouvez par exemple joindre un article, faire un lien vers un espace d'écriture partagé comme un pad ou tout autre support cohérent. Si besoin cadencez votre texte avec des titres. Les mails longs sont fastidieux à lire, les titres permettent de clarifier l'ensemble des points abordés. Ils structurent votre propos et permettront sûrement une réponse structurée.

Évitez les destinataires multiples. Lorsque vous envoyez un mail, vous pouvez être tenté de mettre en copie une personne qui n'y est pas abonnée ou une autre liste de discussion, il faut absolument vous l'interdire et effectuer des envois séparés. D'une part il se peut que ceux qui répondront oublieront de le mettre en copie, et d'autre part les personnes non-inscrites ne pourront pas répondre ; et même si c'est le cas elle ne sauront pas à qui elles s'adressent.

Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, mais s'ils s'éternisent, n'hésitez pas à y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs. Vous pouvez par exemple utiliser des outils de prise de décision comme Loomio, envoyer un sondage pour provoqué un temps d'échange spécifique (à distance ou en présence) avec Framadate, ou créez un document d’écriture collaborative et inviter chacun à y contribuer avec les Pads.

Si le sujet change, faites un nouveau mail. Souvent quand le sujet d'un message évolue au fil de la discussion on a tendance à laisser faire ou à simplement modifier l'objet, ce qui n'est pas une bonne solution. En effet, mieux vaut créer un nouveau mail et un nouvel objet en synthétisant les précédents éléments de la discussion. Vous contenter de modifier l'objet rendra complexe à vos destinataires de s'y retrouver en particulier s'ils trient leurs mails par discussion groupée (ou fil de discussion).

Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes. C'est également un geste pour la planète : avec une liste de discussion l'espace de stockage utilisé par vos pièces jointes est multiplié par le nombre de destinataires. Vous pouvez par exemple envoyer des pièces jointes volumineuses par des services comme wetranfer.

Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à la liste qui n'ai pas de vrai contenus ou qui ne concerne pas tout le monde (« merci didier ») : vous seriez assimilé à un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à votre destinataire.

Comment créer une liste de discussion ?

Voici un outil pour créer gratuitement une liste de discussion.

Framaliste

Description : service proposé par l'association Framasoft (défense des logiciels libres et des libertés individuelles sur Internet) : listes de discussion ou de diffusion, les discussions archivées peuvent être rendues visibles ligne.
Avantages : service éthique (logiciel libre, respect de la vie privée et des donnes personnelles), gratuit
Inconvénients : un peu moins ergonomique que le service Google, mais on retrouve les mêmes possibilités de paramétrage.
Site officiel : https://framalistes.org

Tutoriel vidéo

Tutoriel écrit par Coop-tic.be (Gatien Bataille), sous licence CC-BY-SA : Lien vers le tutoriel

Documentation détaillée (et en français !): https://framalistes.org/sympa/help/

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet
Autre

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande, Nicolas Geiger

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Prise de note collaborative : trucs et astuces

Description de la ressource En prenant l'exemple de framapad, nous allons explorer ici l'intérêt de la prise de note partagée, partager quelques trucs et astuces et les écueils à éviter.

Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?

C'est un document collaboratif en ligne où chacun peut écrire simultanément:

Chacun dispose d'une couleur pour écrire
On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien

Pour plus d'infos sur le fonctionnement et les fonctionnalité de cet outil, consulter la fiche dédiée

Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?

On peut se servir du pad à différentes occasions :

En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.

Les principaux avantages de l'écriture partagée :

comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
égalité entre les preneurs de notes
évolutif
régulateur
générateur d'intelligence collective
transparent
une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe

Quelques idées de règles d'utilisation

Comme tout outil collaboratif, le pad nécessite des règles partagées d'usage pour pouvoir en profiter au mieux. Ces règles ne sont ni universelles ni exclusives, juste indicatives :

Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement

Les Limites :

Le pad est ouvert à toute personne disposant du lien : peu de chance de le trouver par hasard, mais important à avoir à l'esprit pour éviter toute fuite d'information TopSecrète ! Il faut toutefois savoir que dans la future version du logicielle (en cours de développement suite à un financement participatif l'année dernière), il sera possible de gérer les droits d'accès et d'avoir une liste de ses propres pads.

Ces outils nécéssitent beaucoup de bande passante, la bonne qualité de l'accès internet est donc indispensable.

Il faut également avouer que les fonction d'import et d'export (exception faite du format PDF) sont assez maladroites, et dans un sens comme dans l'autre il faut revenir sur la mise en page une fois le document importé/exporté. C'est notamment pour cette raison que les pads ne sont pas adaptés à de gros documents ou dossiers, très laborieux à remettre en page ensuite.
Autres ressources :

Créer un pad :

Les pads reposent sur un logiciel libre développé par Framasoft. On peut donc directement créer un pad sur leur site (framapad.org), mais il est conseillé si on en a les moyens de l'installer sur son propre serveur. A Tours, Cyrille C. en héberge, il est donc préférable d'utiliser ceux-là plutôt que ceux de framasoft afin de ne pas saturer leurs serveurs.

Pour créer un pad, c'est donc par ici: http://framapad.org/ !
ou ici : https://entraide.chatons.org/fr/
ou ici : https://pad.colibris-outilslibres.org/

Une fois sur la page de création des pads, vous pouvez soit cliquer sur "New Pad", qui générera un nom automatique, ou bien choisir vous même le nom de votre pad (c'est préférable pour s'y retrouver !).

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande, augmentation par les participants à l'atelier de coconstruire en 2019

Licence d'utilisation la ressource CC 0

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Protéger ses créations par des licences libres

Description de la ressource Bien qu'il ne soit pas suffisant, le volet juridique est la pierre angulaire de la compostabilité : il permet de garantir les conditions de partage de vos richesses sur la durée. En effet, si l'on souhaite que chacun soit juridiquement en droit de réutiliser une ressource partagée, il est indispensable de la protéger. La protection n'est pas utilisée ici pour en limiter l'accès, mais plutôt pour en éviter tout accaparement privatif.

L'outil juridique le plus répandu pour protéger une ressource et en favoriser le partage sont les licences Creative Commons (CC). Il existe différentes licences Creative Commons, vous trouverez toutes les informations utiles sur le site dédié et dans les nombreux articles disponibles sur le web.

La licence CC BY SA est la seule adaptée à la compostabilité des ressources car elle accorde le droit à la diffusion et à la modification de la ressource par tous et pour tout usage (même commercial) en en préservant la durabilité. Deux conditions s'appliquent à ce droit et ce sont elles qui protègent réellement la ressource :

BY - l'obligation de citer le ou les auteurs de la ressource
SA - l'obligation de partager la ressource et ses modifications sous les mêmes conditions de licence (Share Alike)

La licence CC BY SA est donc bien adaptée à nos usages puisqu'elle permet la réutilisation par tous des richesses de chacun. Elle présente également l'énorme avantage d'être contaminante : une fois qu'une ressource est placée sous cette licence, ses utilisateurs se retrouvent dans l'obligation de partager à leur tour !

Pour aller plus loin : Lire « Les réseaux qui durent sont sous licence CC BY SA» de Gatien Bataille

image _Creative_Commons_Attribution_ShareAlike___.jpg (0.5MB) — Mr. Zabej - cc by sa

Thématique de la ressource

Compostabilité des projets

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Quelle périodicité de réunion et de mise en commun

Description de la ressource

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Organisation et gestion du temps

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault et Laurent Marseault

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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S'assurer de la pérennité du partage

Description de la ressource Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Le numérique nous permet alors de partager largement, simplement et de manière perenne pourvu que l'on s'en donne la peine.

Utiliser des espaces pré-existants, régis par des règles de fonctionnement démocratiques constitue une option qui laisse espérer une pérennité de l'espace de partage la plus longue possible. Alors si vous devez partager :

Un savoir encyclopédique : préférez Wikipédia.
Une photo : choisissez Wikimedia Commons.
Une information cartographique : contribuez à Open Street Map.

Intégrer les règles de contribution d'un espace collectif demande souvent un petit effort supplémentaire, mais sans cela le partage pourrait ne servir à rien. En plus de la durée de vie de la ressource, c'est la capacité pour d'autres à la trouver que cela privilégie. L'espace de mise à disposition à choisir dépend donc surtout de la nature de la ressources mise en partage.

image dodocatelierchercheurcollectifbam2.jpg (0.1MB) — Do-doc station de documentation physique ludique de l?atelier des chercheurs - cc by nc sa collectif BAM

image movilab.png (0.1MB) — Movilab - plate-forme de documentation des tiers-lieux

L'exemple des ateliers de fabrication numériques (FabLabs)

Les FabLabs ont pour habitude de partager leurs connaissances (tutoriels permettant de reproduire un objet, fichier 3D permettant de l'imprimer,etc.). Dans la plupart des Fab Labs les membres vont documenter leurs projets sur différents espaces pour permettre à d'autres de les reproduire :

sur des espaces de documentation physique pour laisser une trace immédiate de sa réalisation, visant plus à faciliter l'appropriation du lieu que le réel partage de ressource (affichage de photos de projets au mur par exemple) ;
sur un espace de documentation propre aux membres du lieu pour y documenter les éléments spécifiques à l'atelier ou à l'usage particulier des ses machines (réglages spécifiques, règles d'utilisation...) ou bien des idées de projets non encore développés ;
sur des espaces de documentation thématiques gérés collectivement par plusieurs acteurs, lui assurant une plus grande pérennité comme Movilab par exemple, pour y partager des connaissances plus génériques (modèles de documents propres aux fablabs, récits d'expérience, partage des modèles économique des uns et des autres,...).
sur des plate-formes internationales concernant le partage de fichiers nécessitant peu de texte (Thingiverse pour les modèles 3D par exemple)

* - Le #CodeSocial - toute comprendre !

Thématique de la ressource

Compostabilité des projets

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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S'entourer de bon "suiveurs"

Description de la ressource "Il est commun de dire que c'est de la qualité de l'animation que dépend la vie d'une communauté. C'est bien entendu en partie vraie. Mais dans cette courte vidéo récréative, il est expliqué avec talent que le leadership est indispensable pour initier la chose, mais que sans suiveurs eux-aussi impliqués dans l'action, il n'en serait rien."

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Non

Savoir pourquoi coopérer

Description de la ressource

Coopérateur humanum est

La coopération est une singularité de l'espèce humaine, notre moteur principal, outil de survie. Trois siècles de concurrence ne doivent pas faire oublier que nous sommes issus de plusieurs millénaires de coopération et de collaboration.

Trois chantiers

Notre époque devra relever trois défis en matière de coopération :

Apprendre à coopérer entre êtres humains : pays du sud / pays du nord, riches / pauvres, entre religions, hommes / femmes...
Faire en sorte que l'humanité coopère avec son environnement : moins de pollution, de nuisances, ...
Permettre à chaque individu de mieux coopérer avec lui-même : réconcilier humanité et animalité, côté féminin et masculin...

Thématique de la ressource

Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne

Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Romain Lalande

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Tous les sujets ne méritent pas des décisions collectives.

Description de la ressource

Il est indispensable que le collectif ne vienne pas brider l'initiative individuelle, mais au contraire l'encourager et l'amplifier.
Donner l'illusion de la décision, faire décider de tonnes de détails insignifiants est une excellente stratégie pour éviter de faire décider de l'essentiel....
Quelqu'un a dit à propos des actions réversibles "Si tu demande à quelqu'un de valider une petite décision, il va se faire un devoir de trouver la petite bête, si tu agis, il te remerciera de l'avoir fait à sa place"

Thématique de la ressource

Prise de décision

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

Un programme clair et suivi

Description de la ressource Faire une note stratégique préparatoire : prévoir l'organisation, fixer les objectifs, transmettre les documents à l'avance.
Rappeler, dès le début de la réunion, les objectifs de celle-ci, voire "l'intention" de la personne qui invite et/ou de l'animateur de la réunion. Et requestionner régulièrement les attentes et besoins de chacun des membres du groupe.
Instaurer un ordre du jour participatif avec précision, pour chaque point, du temps à consacrer et de la nature des échanges attendus (information, discussion ou décision). Éventuellement prévoir un temps de “questions diverses”.
En parallèle, il est important de s'attacher à diffuser les informations aux autres membres du collectif de façon claire => la rétention d'information tue la coopération !
Et ne pas oublier de prendre le temps d'étudier les situations et ne pas se laisser déborder par l'urgence.
Prévoir un compte-rendu (participatif le jour J grâce aux outils numériques d'écriture collaborative).
Mettre en place un plan stratégique, un plan d'actions et des relevés de décisions => tableau de bord ; “todo liste”.
Attention aux temps informels qui induisent des inégalités de partage des informations => ex : ce qui se dit à la pause café avec celles et ceux qui sont là.

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles

Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Oui

Une approche selon les usages

Description de la ressource Cette fiche est en cours d'écriture

Choisir ses outils en fonction de ses usages : oui mais comment ?
L'usage
un USAGE découle d'un BESOIN dans un CONTEXTE donné et ses CONTRAINTES :
attention aussi aux contraintes de ressources, d'accessibilité, de maturité numérique du groupe, ..

(Un stylo : pour écrire, pour s'attacher les cheveux ou pour faire un tuteur pour une plante : QUI? OU? et cite cette métaphore) + un visuel :-)

L'utilisation
Je prends le stylo, j'enlève le capuchon, j'écris, je remet le capuchon, je repose le stylo

L'utilisation renvoie à la prescription inscrite dans un mode d’emploi de l’outil. Ainsi, lorsqu’il est question d’une utilisation détournée de l’outil, nous sommes déjà du côté de l’usage.

(idée de deux visuels en vis à vis)

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet

Auteur.trice(s) de la ressource Célia Gonçalves

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Célia Goncalves

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Oui

Une décision collective peut nécessiter du temps, de la réflexion, et surtout un mode de décision choisi et explicité

Description de la ressource Demander leur avis aux gens nécessite de leur donner du temps et de la matière pour réfléchir et construire leur réflexion. On peut notamment considérer comme une bonne pratique :

d'aborder un sujet lors d'une réunion avec des documents, des témoignages, des avis divergents envoyés en amont dans la mesure du possible et reconsultable à l'issue de la réunion
d'organiser un débat en collectif qui permette l'expression et la prise en compte de tous les avis (attention aux question de prise de parole des plus timides, de ceux qui ne se sentent pas légitimes, des femmes...)
puis de laisser du temps (une semaine, un mois) avant de rediscuter du sujet et de voter

Thématique de la ressource

Prise de décision

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

Utiliser le PQQCOQP

Description de la ressource Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.

Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :

Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.

Thématique de la ressource

Gouvernance et gestion de conflits

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Oui

Utilo, un guide co-construit : comment animer une communauté d’entraide ? suciter le d'intelligence collective

Description de la ressource Comment animer une communauté d’entraide et susciter l’intelligence collective pour concevoir ou faire avancer un projet ? Quelles sont les méthodes et pratiques sur lesquelles on peut compter pour animer un atelier coopératif, mener une démarche participative dans son ensemble, ou encore aider à la mise en place d’un projet de co-conception ?
Voici les questions que se sont posés les pionniers de la communauté UTILO. Ce groupe de 25 agents publics venant de 14 administrations et collectivités différentes ont alors créé collectivement le guide UTILO.
Conçu avec l’aide d’une designer et d’une graphiste, ce guide papier très détaillé se présente comme une boîte à outils. Il documente les démarches et les techniques employées au sein du Ti Lab mais aussi des services partenaires, pour diffuser les bonnes pratiques, faciliter les rencontres et les projets. Le guide Utilo est ainsi un recueil partagé et évolutif de pratiques collaboratives et coopératives utilisées dans "le monde" de l’innovation publique. Il rassemble de véritables ressources réellement utilisées pour vous aider à devenir un.e facilitateur-trice aguerri.e.

Téléchargez Utilo en format numérique ici.
la page d'Utilo sur Riposte Créative Bretagne
Guide en CC by sa nc, (mais réutilisation en formation possible), fiches en CC by sa
En 2023, le guide s'est doublé d'un site internet : https://www.utilo.org/. Il regroupe à la fois les fiches outils mais aussi les membres de la commuunauté, qui peuvent s'entraider.

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions présentielles
Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Compostabilité des projets
L'outil au service du projet
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Communauté Utilo

Licence d'utilisation la ressource Autre licence libre (préciser en description)

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

jacky animacoop

Cette fiche est elle un brouillon ?

Non

Classroomscreen

Est-ce un outil libre / Opensource ? Non

Difficulté de prise en main Facile

Description de l'outil Un tableau blanc adapté à l'animation de classes / réunions en présence avec qqs fonctionnalités sympas (chronomètre, détecteur de bruit...)

Lien vers l'outil https://classroomscreen.com/

Auteur.trice(s) de la ressource Romain

Licence d'utilisation la ressource CC 0

Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil

Romain Lalande

Cette fiche est elle un brouillon ? En cours de rédaction

Framatalk / Jitsi

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Discuter et échanger à distance

Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui

Difficulté de prise en main Facile

Description de l'outil Framatalk vous permet de discuter avec vos ami·e·s sans installation complexe de logiciel ou inscription.
Vous discutez simplement, sans aucune analyse des données liées aux conversations.
Tout se passe entre vous et vos ami·e·s, directement depuis votre navigateur web.

Lien vers l'outil https://framatalk.org/accueil/fr/

Lien vers le mode d'emploi http://.

Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier

Licence d'utilisation la ressource CC 0

Cette fiche est elle un brouillon ? En cours de rédaction

Framateam / Mattermost

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Discuter et échanger à distance
Partager des ressources
Diffuser de l'information

Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui

Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué

Description de l'outil En bref, Framateam est une messagerie d'équipe/de projet, c'est à dire un outil de "tchat" amélioré, qui propose

un service de discussion en temps réel, équivalent d'un tchat
création d’équipes, qui contiendront des « canaux »
création de canaux soit publics (tous les membres de l’équipe) soit privés (le créateur du canal invite les membres de son choix)
possibilité de partager l’administration d’une équipe ou d’un canal
conservation de l’historique des canaux et possibilité de chercher dans des discussions
petite mise en forme du texte possible et ajout d'émoticones avec possibilité de "liker" les commentaires
possibilité d’ajouter des fichiers (images ou autres)
possibilité de notifier les membres par email (notifier l’utilisateur « Camille » par @camille ; notifier tous les membres du canal en utilisant @channel)
installation en local et sur les mobiles possibles

Cette alternative libre et gratuite à Slack a été développé par Mattermost et Framasoft s'en est emparé pour proposer Framateam, hébergé sur leurs serveurs.

Avantages de l'outil Allège le nombre de mails reçus/envoyés
Organise les discussions par chronologie et par canaux thématiques

Inconvénients de l'outil Installer l'application en local (sur ordinateur ou sur smartphone) assez rebutante (par contre, une fois cette étape passée, c'est très facile) (cf : fiche tuto en lien ici ) Lorsqu'on appartient à beaucoup de "équipes", ça peut être un peu touffu
On peut être perdu parmi les flots de nouveaux messages assez vite si on ne suit pas régulièrement les nouveautés.
Comme pour tout outil de collaboration, les usages sont à définir et à requestionner régulièrement pour éviter un phénomène d'infobésité et de démultiplication des canaux
Retour d'expérience ratée (Anne Laumonnier, ANIMACOOP Saint Nazaire, automne 2020)

Lien vers l'outil https://framateam.org/

Lien vers le mode d'emploi https://docs.framasoft.org/fr/mattermost/

Auteur.trice(s) de la ressource Nicolas Geiger / Sandrine Percheval

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Cette fiche est elle un brouillon ? Diffusable

Framindmap - les cartes mentales

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
Diffuser de l'information
Cartographier, positionner des points ou des ressources

Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui

Difficulté de prise en main Facile

Description de l'outil Framindmap est un outil en ligne libre et gratuit proposé par l’association Framasoft pour réaliser des cartes heuristiques (ou cartes mentales).

Framindmap permet ainsi d’organiser des idées de manière visuelle et non linéaire pour

Faire un brainstorming
Ordonner ses idées
Apprendre et faire apprendre une leçon
Réaliser des classifications
Identifier les éléments importants

Avantages de l'outil

permet d'organiser des idées collectivement en cartographiant la diversités des propositions
permet de partager des cartes heuristiques en ligne, accessible par un simple lien internet
permet de valoriser et de rendre lisibles des informations éclatées en les classifiant
C'est un logiciel libre et gratuit utilisable en ligne, par tous et sans installation.
Possibilité d’insertion dans un site web

Inconvénients de l'outil

demande, si utilisé en direct en réunion, un peu de pratique
pas collaboratif : on ne peut écrire à plusieurs en même temps dans la carte.

Lien vers l'outil https://framindmap.org/

Lien vers le mode d'emploi https://framindmap.org/#TutoVideo

Fichier : framindmap.png Télécharger

Auteur.trice(s) de la ressource Association Tiriad

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil

Romain Lalande

Cette fiche est elle un brouillon ? Diffusable

Scrumblr

Pour quel usage utiliser cet outil ?

Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches

Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui

Difficulté de prise en main Facile

Description de l'outil Scrumblr permet de créer un tableau blanc en ligne pour éditer et organiser collaborativement des idées sous forme de notes;