La coopération dans un cadre institutionnel
Témoignage
Retour d'expériences de Léonard Gay - mi juillet 2022
Récolté par Jean-François Rochas-Parrot
Précision de Léonard : "Je parle en mon nom & tout ce qui suit n'exprime pas la position de la ville d'Annecy sur la coopération."
Je suis chargé de mission transition numérique, récemment rattaché à la "mission transitions" (qui regroupe transitions écologique, numérique et démocratique pour accélérer ces changements en interne et externe à la ville d'Annecy.) Annecy est une ville de 130 000 habitants. Ma mission actuelle est d'accompagner la transition numérique des nombreux métiers de la collectivité territoriale. Il s'agit de comprendre les évolutions liées au numérique et de faciliter de nouveaux usages numériques des agents, en interne, ou des habitants, sur le territoire. J'interviens essentiellement en amont de déploiement opérationnel d'un outil ou d'un service.
À l'époque en 2019, on avait mis en place une stratégie transition numérique. Mon rôle était d'animer un réseau d'acteurs du territoire impliqué sur le numérique (université, CCI, médiathèques, quelques associations...). Voir qui fait quoi ? Comment faire émerger des projets collaboratifs ? Ce projet n'a pas abouti donc pas pu mettre en place de manière globale mais j'en retiens plusieurs choses.
La formation m'a d'abord beaucoup apporté sur le plan personnel : j'ai vu et vécu que le collaboratif, ça peut aller très loin dans tout ce que l'on peut faire en commun, et que ça marche ! Concrètement, une chose simple qui marche bien : les accélérateurs de projet. L'aspect coopératif, on le fait déjà bien mais la collaboration - où l'on définit ensemble où on veut aller / où l'on fait des accords de groupe libre, où l'on définit le périmètre, où l'on fait nous même les arbitrages, etc. - tout cela était nouveau pour moi et j'ai vu que ça marche en permettant plus de marge de main-d’œuvre.
Le projet où j'ai eu le plus d'application c'est dans la "lutte contre la fracture numérique". Celle-ci rassemble plusieurs acteurs locaux et j'ai pu y mettre en place la notion de gare centrale (ce que je fais assez systématiquement désormais sur un projet).
L'utilisation de pad sur un projet pour permettre la co-écriture sur un projet où lors d'une réunion est quelque chose qui infuse également. Avec une attention particulière à l'accompagnement à la découverte et à la pratique de ces outils.
Ah et un dernier point auquel je repense souvent le PPPPP : Prochain Plus Petit Pas Possible !
On fait beaucoup de concertation avec des habitants ou des structures locales mais ça reste de la consultation, le cadre est largement établi à l'avance, il n'y a pas de garantie pour les participants que les éléments discutés soit repris par la suite. Le parcours classique est le suivant :
C'est parfois un peu bloqué dur de sortir du périmètre défini en amont, de "changer le problème". Cela me semble toutefois normal notamment quand il y a un aspect financier. C'est de l'argent public et des règles sont posées.
On pourrait aller plus loin en allant de la prise de décision partagée. L'idée est de trouver "des fenêtres de tir" où l'on peut faire du collaboratif.
Un exemple de "fenêtre de tirs" où cela est potentiellement possible [NB : cela n'a pas été fait concrètement] : les conseils de quartier. Il y a une charte qui constitue le cadre général mais les groupes sont en semi-autonomie et pourraient aller vers où ils veulent sur le fond et la forme.
On peut aller assez loin dans le collaboratif par exemple en tendant la perche à ces conseils de quartier pour définir ensemble leur périmètre (ex : accords de groupe). Cela renforce l'implication et donne donc des résultats intéressant.
D'autres exemples de "fenêtre de tirs" :
Globalement, il y a des aspects facilitants :
et des aspects bloquants :
Cela reflète aussi un changement de culture (pour ceux qui ont pas fait ce type de formation) même pour les outils (pad / gare centrale).
Côté outil numérique, on est à juste titre (cybersécurité, interopérabilité entre outils numériques...) cadré par service informatique, soit on met en place les nôtres (Teams, sharepoint...). On ne peut pas créer n'importe quoi comme cela (cyberattaque, RGPD...). Quand un budget est nécessaire, c'est de nouveau plus compliqué.
Finalement, je ne l'ai pas directement appliqué sur un projet conséquent. J'ai tâté limites (grosse structure et culture) mais pleins de "petites" opportunités dans le travail de tous les jours. Un dernier exemple avec les accélérateurs de projets. On a fait une formation sur un autre sujet. ca a bien matché ente les participant et j'ai proposé un accélérateur de projet. On l'a fait de manière informel et ça se renouvelle ! On l'a fait 3 ou 4 fois ça marche bien et ça permet de tester et de faire de la matière pour mettre en place plus largement.
Récolté par Jean-François Rochas-Parrot
Précision de Léonard : "Je parle en mon nom & tout ce qui suit n'exprime pas la position de la ville d'Annecy sur la coopération."
Léonard peux-tu te présenter en quelques mots ?
Je suis chargé de mission transition numérique, récemment rattaché à la "mission transitions" (qui regroupe transitions écologique, numérique et démocratique pour accélérer ces changements en interne et externe à la ville d'Annecy.) Annecy est une ville de 130 000 habitants. Ma mission actuelle est d'accompagner la transition numérique des nombreux métiers de la collectivité territoriale. Il s'agit de comprendre les évolutions liées au numérique et de faciliter de nouveaux usages numériques des agents, en interne, ou des habitants, sur le territoire. J'interviens essentiellement en amont de déploiement opérationnel d'un outil ou d'un service.
Tu as suivi la formation Animacoop à Lyon au printemps 2019, il y a 3 ans donc, qu'en retiens-tu ? Qu'as-tu pu mettre en place depuis ?
À l'époque en 2019, on avait mis en place une stratégie transition numérique. Mon rôle était d'animer un réseau d'acteurs du territoire impliqué sur le numérique (université, CCI, médiathèques, quelques associations...). Voir qui fait quoi ? Comment faire émerger des projets collaboratifs ? Ce projet n'a pas abouti donc pas pu mettre en place de manière globale mais j'en retiens plusieurs choses.
La formation m'a d'abord beaucoup apporté sur le plan personnel : j'ai vu et vécu que le collaboratif, ça peut aller très loin dans tout ce que l'on peut faire en commun, et que ça marche ! Concrètement, une chose simple qui marche bien : les accélérateurs de projet. L'aspect coopératif, on le fait déjà bien mais la collaboration - où l'on définit ensemble où on veut aller / où l'on fait des accords de groupe libre, où l'on définit le périmètre, où l'on fait nous même les arbitrages, etc. - tout cela était nouveau pour moi et j'ai vu que ça marche en permettant plus de marge de main-d’œuvre.
Le projet où j'ai eu le plus d'application c'est dans la "lutte contre la fracture numérique". Celle-ci rassemble plusieurs acteurs locaux et j'ai pu y mettre en place la notion de gare centrale (ce que je fais assez systématiquement désormais sur un projet).
L'utilisation de pad sur un projet pour permettre la co-écriture sur un projet où lors d'une réunion est quelque chose qui infuse également. Avec une attention particulière à l'accompagnement à la découverte et à la pratique de ces outils.
Ah et un dernier point auquel je repense souvent le PPPPP : Prochain Plus Petit Pas Possible !
Quelles difficultés as-tu rencontré ? Liées notamment au cadre institutionnel dans lequel tu exerces ?
On fait beaucoup de concertation avec des habitants ou des structures locales mais ça reste de la consultation, le cadre est largement établi à l'avance, il n'y a pas de garantie pour les participants que les éléments discutés soit repris par la suite. Le parcours classique est le suivant :
- le comité de pilotage / élus donne une grande orientation
- on concerte et on anime
- on contribue à un morceau du puzzle mais
C'est parfois un peu bloqué dur de sortir du périmètre défini en amont, de "changer le problème". Cela me semble toutefois normal notamment quand il y a un aspect financier. C'est de l'argent public et des règles sont posées.
On pourrait aller plus loin en allant de la prise de décision partagée. L'idée est de trouver "des fenêtres de tir" où l'on peut faire du collaboratif.
Qu'as-tu pu mettre en place pour surmonter ces difficultés ?
Un exemple de "fenêtre de tirs" où cela est potentiellement possible [NB : cela n'a pas été fait concrètement] : les conseils de quartier. Il y a une charte qui constitue le cadre général mais les groupes sont en semi-autonomie et pourraient aller vers où ils veulent sur le fond et la forme.
On peut aller assez loin dans le collaboratif par exemple en tendant la perche à ces conseils de quartier pour définir ensemble leur périmètre (ex : accords de groupe). Cela renforce l'implication et donne donc des résultats intéressant.
D'autres exemples de "fenêtre de tirs" :
- les outils dont j'ai déjà parlé
- documents partagés (pad)
- gare centrale pour un projet
- accélérateurs projet
- technique d'animation (World café...)
- PPPPP
- des "lieux" spécifiques
- projet de design de services (implication des usagers, pas que en amont, pendant pour l'améliorer et ensuite pour l'évaluer)
- conseil de quartier
- consultation/concertation
- réaménagement de locaux (dont mobilier)
- observation non-intrusive sur place / expérience visiteurs
- participation des citoyens / des usagers / améliorer des services
Globalement, il y a des aspects facilitants :
- quand pas de dépenses particulières
- sur des petits bouts
et des aspects bloquants :
- budget
- cadre contraint et difficulté d'en sortir
- réflexes façon de faire
- lenteur / manque d'agilité
- outil clé en main où on ne peut pas changer les détails (pas très convivial)
Cela reflète aussi un changement de culture (pour ceux qui ont pas fait ce type de formation) même pour les outils (pad / gare centrale).
Autre chose ? :-)
Côté outil numérique, on est à juste titre (cybersécurité, interopérabilité entre outils numériques...) cadré par service informatique, soit on met en place les nôtres (Teams, sharepoint...). On ne peut pas créer n'importe quoi comme cela (cyberattaque, RGPD...). Quand un budget est nécessaire, c'est de nouveau plus compliqué.
Finalement, je ne l'ai pas directement appliqué sur un projet conséquent. J'ai tâté limites (grosse structure et culture) mais pleins de "petites" opportunités dans le travail de tous les jours. Un dernier exemple avec les accélérateurs de projets. On a fait une formation sur un autre sujet. ca a bien matché ente les participant et j'ai proposé un accélérateur de projet. On l'a fait de manière informel et ça se renouvelle ! On l'a fait 3 ou 4 fois ça marche bien et ça permet de tester et de faire de la matière pour mettre en place plus largement.
Auteur de la fiche
Jean-François Rochas-Parrot
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
Outil numérique expérimenté
Format d'animation expérimenté
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