Prise de décision à distance avec loomio - cas d'usages

Témoignage :

Loomio au sein d’Open Street Map France

Le contexte

Du coté d’OSM, la seule instance habilité à prendre les décisions est le Conseil d’Administration. Ce CA se réunit chaque mois à distance via un outil de discussion écrit (historiquement IRC, mais une équipe Framateam dédiée depuis peu ).

Les échanges du CA sont ouverts à tous les contributeurs qui le souhaitent (adhérents ou non), mais les prises de décision sont réservées au CA, qui peut néanmoins tenir compte des avis exprimés par les autres interlocuteurs.

Avant Loomio

Avant Loomio, les votes se faisaient grâce à des « +1 » exprimés en direct dans le chat, ce qui posait deux problème :
  • Un problème de transparence : difficile d’historiser et de garder une trace des prises de décision quand elles sont mélangées à d’autres échanges au sein d’un canal de discussion
  • Un problème de légitimité des prises de décision : impossible de s’assurer que chaque personne ait bien vu passé le vote, ni d’être certain du sujet sur lequel les uns et les autres votent lorsque plusieurs discussions croisées s’entre-mêlent.

Avec loomio

Désormais, dés qu’une décision doit être prise, elle est clairement formulée sur Loomio, tout le monde peut y exprimer son avis et voter. Le CA garde ainsi une trace des votes et chacun a le temps de s’exprimer / de réfléchir la décision plus posément.

L’appropriation de Loomio par le collectif a d’ailleurs été décidé sur loomio, ce qui nous permet de comprendre les raisons qui ont provoqué ce choix : https://www.loomio.org/d/dl7UoiCz/2016-00-utiliser-loomio-pour-les-d-cisions-de-l-association .

Loomio au sein d’ANIS

Le contexte

ANIS est une association Lilloise dont les adhérents sont des acteurs (personnes morales ou individus) actifs localement dans le champs du numérique placé au service de l’Innovation Sociale.

Avant Loomio

Comme au sein d’une association classique, les décisions étaient prises à la majorité lors de réunions physiques entre adhérents à l’issue de discussions.

Avec loomio

ANIS utilise loomio pour soumettre toutes les décisions au vote avant une réunion physique. Tant qu’un nombre suffisant de personnes se sont exprimées et qu’aucun vote bloquant n’a été posé, les décisions peuvent ainsi se prendre à distance.

L’intérêt pour ANIS est ici de pouvoir tirer un maximum profit des temps de réunion (toujours trop rares) pour aborder les sujets qui portent à débat afin de pouvoir prendre les décisions les plus difficiles dans les meilleures conditions possibles. Loomio permet également de commencer à formuler à l’avance des avis pour permettre à chacun de creuser un peu plus le sujet.

Grâce à loomio, la majorité des décisions se prennent désormais à distance, l’idée étant que lorsqu’on demande l’accord à distance, il est rare que les désaccords soient bloquants, et les personnes pour qui la décision revêt peu d’importance ne vont pas nécessairement en débattre alors qu’en réunion physique, chacun à tendance à vouloir donner son avis même s’il n’apporte pas d’éclairage supplémentaire. L’outil aide donc à lâcher prise.

Dernier élément, ANIS se sert également de Loomio pour historiser les décisions, et parfois même pour garder des traces de décisions d’affectation de fond pourtant déjà validées, comme on peut le voir cet exemplehttps://www.loomio.org/d/gwzl6DYS/pole-interr-gional-de-m-diation-num-rique dans cet exemple .

Retrouvez tout l’historique de décision d’ANIS via ce lien : https://www.loomio.org/g/7J2cjXnk/anis-association .
Auteur de la fiche : Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action :
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Cette fiche est elle un brouillon ? : Non
PriseDeDecisionADistanceAvecLoomioCas (Les récits d'expérience et retours d'usage), écrite par RomainLalande
créée le 06.05.2019 à 15:53, mise à jour le 06.05.2019 à 15:53.

Choisir collectivement les affectations budgétaires collectifs en CAE avec Cobudget

Témoignage :

En 2018, Cobudget a été expérimentés simultanément au sein de deux Coopératives d’Entrepreneurs : Artefacts en région Centre Val de loire, et OPTEOS à Lille. Plus d’information sur les CAE, coopératives d’entrepreneurs via ce lien.


Artefacts : affecter les bénéfices annuels à des projets collectifs


Avant Cobudget, avant chaque Conseil d’Administration (CA), les sociétaires de la coopérative pouvaient proposer des projets collectifs (porté par au moins deux entrepreneurs) et y associer un budget. Le jour du CA chaque sociétaire répartissait l’enveloppe disponible entre les différents projets sur une fiche papier. La comptable (Audrey de son prénom) prenait ensuite un certain plaisir à effectuer de savants calculs pour attribuer un budget à chaque projet au prorata des votes.


Ce mode de fonctionnement présentait trois inconvénients :

  • Des saisies manuelles laborieuses et une difficulté pour les personnes absentes physiquement à participer

  • Une impossibilité à avoir connaissance des affectations budgétaires le jour du CA, et donc à les célébrer

  • Des projets souvent financés partiellement, certains ne pouvant s’en contenter, une part du budget n’était finalement pas dépensée

  • Des affectations de budgets individuels ne permettant pas de voir les affectations dans leur ensemble et donc de faire des choix d’affectation réellement éclairés

En 2018, Artefacts est passé à cobudget en s’inspirant des expérimentations menées par Simon Sarazin à lille, avec un fonctionnement assez différent :

  • Entre un mois et deux semaines avant le CA, l’ensemble des coopérateurs (même les non-sociétaires) pouvent déposer des projets collectifs et les budgets associés sur la plate-forme en ligne. Chacun était invité à questionner à distance les projets des uns et des autres, à demander des précisions ou des modifications. Certains projets se retirent alors à cette étape, d’autres fusionnent.

  • Deux semaines avant le CA, les sociétaires peuvent affecter tout ou partie de leur cagnotte (430€ / personne) aux différents projets, au rythme qu’ils souhaitent

  • Le jour du CA, les projets financés sont célébrés, ceux qui ont fait débat peuvent faire l’objet d’échanges collectifs en présentiel.

De manière général, Cobudget a eu l’avantage de provoquer des affectations plus dynamiques, permettant de se rendre compte en temps réel de l’état de financement des différents projets. Plutôt que de n’écouter que son envie initiale, on peut alors se positionner vis à vis d’un élan collectif et parfois s’autoriser à soutenir un projet qui nous semblait secondaire si nos projets phares sont déjà financés par les autres.


L’outil a été très vite et simplement approprié par les entrepreneurs salariés malgré les réticences craintes au départ.


Suite à cette première expérience, trois frustrations sont apparues :

  • L’utilisation d’un énième outil en ligne, et le peu d’échanges présentiel autour de ces projets.

  • Le manque de préparation à l’intégration de l’outil. Nous n’avions aucune grille d’appréciation collective et certaines décisions ou manque de prise de conscience de l’importance de ce vote a parfois frustré. Le coté « outil de vote" donnant un effet ludique peu en phase avec les engagement financiers conséquents liés aux sommes dont il était question (26 000€ sur l’année).

  • La difficulté de prendre une décision vis à vis des projets « presque financés » : un projet peut-il se concrétiser avec 90 % de la somme ? Avec 50 % ? C’était un des risques non identifiés auquel nous n’avons toujours pas de réponse.

Dans les améliorations pour la suite, on peut noter :

  • L’appropriation par tous de cet outil, certains n’ayant pas participé à la première expérimentation

  • L’ajout d’une phase de présentation des projets en présentiel pour compléter la phase numérique ayant court en amont.


OPTEOS : gérer collectivement un budget permanent d’investissement


Ayant déjà expérimenté Cobudget au sein de plusieurs collectifs Lillois, Simon Sarazin a lancé une expérimentation au sein de sa CAE au printemps 2018.


L’idée est de proposer une bourse permanente aux projet : chaque membre dispose d’une enveloppe annuelle de 100€, et tout le monde peut proposer un projet et distribuer son « crédit » dés qu’il le souhaite.


Une réflexion est en cours sur le nombre de droits de vote : ne serait-il pas envisageable d’augmenter l’enveloppe détenue à ceux qui contribuent beaucoup à la CAE sachant que seuls les projets collectifs peuvent être financés ?


L’expérimentation ne fait que commencer… suite au prochain épisode !


Si ces sujets vous intéresse, OPTEOS propose d’ailleurs une formation aux outils de répartition financière à travers l’intervention de trois Commoneurs Lillois… plus d’infos via ce lien !


Auteur de la fiche : Romain Lalande - matière accumulée auprès de Simon Sarazin et Emmanuel Doudat
Licence d'utilisation la ressource : CC 0
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action :
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Cette fiche est elle un brouillon ? : Non
ChoisirCollectivementLesAffectationsBudgeta (Les récits d'expérience et retours d'usage), écrite par RomainLalande
créée le 06.05.2019 à 16:04, mise à jour le 27.06.2019 à 16:53.