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Choisir et déployer les outils adaptés aux échanges d'un groupe projet

Le diagnostic des besoins posés, il s'agit de faire des choix et de mettre en œuvre. Là encore, il s'agit de ne pas se laisser "mener par le bout du nez" par des outils inadaptés et de garder la maîtrise de ses besoins.

Choisir des outils de collaboration

Description de la ressource Entre les outils "standards" les plus connus et les outils plus spécifiques un peu moins répandus, et même si l'on exclut les outils "sur mesure" (qui nécessitent des moyens et du temps plus importants), ainsi que les outils propriétaires (pourquoi ?), il y a l'embarras du choix !

Ce qu'il faut garder en tête avant tout, c'est que l'outil parfait ou miracle (même sur mesure) n'existe pas. Il va falloir trouver ce qui colle le mieux à vos besoins et vos usages. Ce qui veut aussi dire que l'idéal est de commencer par identifier vos besoins et vos usages.

Un outil simple à mobiliser pour cela est l'analyse de process : dessiner un processus classique de votre organisation sur une feuille, avec toutes les étapes, les rôles impliqués, les outils actuellement utilisés, en allant du point de départ jusqu'à l'arrivée via des fiches qui décrivent le déroulé (par exemple, la validation d'un budget : initié par un groupe de travail, puis retravaillé avec le CA, puis validé en AG). Puis identifiez les points de friction : pertes d'informations régulières, problèmes récurrents, points de vigilances... Ensuite, vous pourrez sur cette base "contourner" les points de frictions grâce à de nouveaux outils — que l'on pourra plus facilement identifier en croisant plusieurs processus analysés de la sorte, voire repenser ce processus pour l'améliorer de manière plus générale.

Voici des suggestions de critères de choix pour votre (ou vos) futurs outils collaboratifs :
  • Temps d'appropriation disponible au sein de l'équipe
  • Compétences numériques des utilisateurs·trices (et/ou plan de formation)
  • Ressources supports disponibles (documentation, accompagnateurs, experts, communauté)
  • Compatibilité des pratiques préexistantes et plus largement, niveau d'impact du changement sur l'organisation
  • Si une phase de test est possible (version de démonstration fonctionnelle, par exemple)

Et quelques conseils méthodologiques :
  • Ne pas démultiplier les outils (ou assurer une bonne continuité entre eux), en comptant ceux qui resteront comme le mail !
  • Observer les pratiques actuelles pour aller vers une évolution plus qu'une révolution,
  • Accompagner l'appropriation des nouveaux usages : identifier les personnes ressources, prévoir des temps de partages, faire évoluer les outils.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Mon Parcours Collaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Comment tester un outil collaboratif ?

Description de la ressource Le test d'un outil collaboratif se fait bien sûr à plusieurs. Il doit se faire avec progression, sincérité et discernement.
  • Progression : commencer par un groupe de volontaires sur un périmètre déjà existant et sur une courte durée, puis un groupe plus large sur une durée plus longue, puis généralisation (si succès des étapes précédentes !). Le groupe initial a un grand rôle à jouer pour emporter la deuxième vague, qui elle-même doit jouer les "ambassadrices" auprès du reste de l'organisation !
  • Sincérité : il faut que les testeur·se·s jouent le jeu vraiment. Cela implique de se mettre dans des conditions proches de la réalité, autant que possible. L'outil testé doit être testé pleinement, c'est-à-dire dans son mode d'utilisation prévu au final. S'il doit remplacer les mails à terme, par exemple, alors il doit remplacer les mails complètement dès le test. Ou alors, c'est qu'il n'est pas adapté !
  • Discernement : il faut être conscient des limites de la démarche comme de l'outil testé, notamment par rapport au groupe de départ ou à la version "finale" (par exemple, la version "de test" est parfois une version gratuite d'un service, alors que l'on prévoit de payer au final pour avoir accès à plus de fonctions si le test est un succès). D'un autre côté, prendre la version "complète" dès le début contraint fortement le test : s'il y a déjà investissement, alors le test est un peu faussé (il "faut que ça marche"). Il est donc important de définir un cadre clair pour l'expérimentation, pour savoir ce que l'on teste et ce que l'on peut tirer du test (nombre de personnes, périmètre du test, éléments observés, durée de l'expérimentation, prévoir des temps de bilans, profils des participants...).
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Mon Parcours Collaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

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