Choisir des outils de collaboration
Description de la ressource
Entre les outils "standards" les plus connus et les outils plus spécifiques un peu moins répandus, et même si l'on exclut les outils "sur mesure" (qui nécessitent des moyens et du temps plus importants), ainsi que les outils propriétaires (pourquoi ?), il y a l'embarras du choix !
Ce qu'il faut garder en tête avant tout, c'est que l'outil parfait ou miracle (même sur mesure) n'existe pas. Il va falloir trouver ce qui colle le mieux à vos besoins et vos usages. Ce qui veut aussi dire que l'idéal est de commencer par identifier vos besoins et vos usages.
Un outil simple à mobiliser pour cela est l'analyse de process : dessiner un processus classique de votre organisation sur une feuille, avec toutes les étapes, les rôles impliqués, les outils actuellement utilisés, en allant du point de départ jusqu'à l'arrivée via des fiches qui décrivent le déroulé (par exemple, la validation d'un budget : initié par un groupe de travail, puis retravaillé avec le CA, puis validé en AG). Puis identifiez les points de friction : pertes d'informations régulières, problèmes récurrents, points de vigilances... Ensuite, vous pourrez sur cette base "contourner" les points de frictions grâce à de nouveaux outils — que l'on pourra plus facilement identifier en croisant plusieurs processus analysés de la sorte, voire repenser ce processus pour l'améliorer de manière plus générale.
Voici des suggestions de critères de choix pour votre (ou vos) futurs outils collaboratifs :
Et quelques conseils méthodologiques :
Ce qu'il faut garder en tête avant tout, c'est que l'outil parfait ou miracle (même sur mesure) n'existe pas. Il va falloir trouver ce qui colle le mieux à vos besoins et vos usages. Ce qui veut aussi dire que l'idéal est de commencer par identifier vos besoins et vos usages.
Un outil simple à mobiliser pour cela est l'analyse de process : dessiner un processus classique de votre organisation sur une feuille, avec toutes les étapes, les rôles impliqués, les outils actuellement utilisés, en allant du point de départ jusqu'à l'arrivée via des fiches qui décrivent le déroulé (par exemple, la validation d'un budget : initié par un groupe de travail, puis retravaillé avec le CA, puis validé en AG). Puis identifiez les points de friction : pertes d'informations régulières, problèmes récurrents, points de vigilances... Ensuite, vous pourrez sur cette base "contourner" les points de frictions grâce à de nouveaux outils — que l'on pourra plus facilement identifier en croisant plusieurs processus analysés de la sorte, voire repenser ce processus pour l'améliorer de manière plus générale.
Voici des suggestions de critères de choix pour votre (ou vos) futurs outils collaboratifs :
- Temps d'appropriation disponible au sein de l'équipe
- Compétences numériques des utilisateurs·trices (et/ou plan de formation)
- Ressources supports disponibles (documentation, accompagnateurs, experts, communauté)
- Compatibilité des pratiques préexistantes et plus largement, niveau d'impact du changement sur l'organisation
- Si une phase de test est possible (version de démonstration fonctionnelle, par exemple)
Et quelques conseils méthodologiques :
- Ne pas démultiplier les outils (ou assurer une bonne continuité entre eux), en comptant ceux qui resteront comme le mail !
- Observer les pratiques actuelles pour aller vers une évolution plus qu'une révolution,
- Accompagner l'appropriation des nouveaux usages : identifier les personnes ressources, prévoir des temps de partages, faire évoluer les outils.
Type de ressource
Truc et astuce
Thématique de la ressource
- L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource
Mon Parcours Collaboratif
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
- Non