Les avantages

• Envisager d'autres outils que le mail peut permettre de clarifier les espaces d'échanges "par projet" et non pas tout mélangé dans ma boite mail (au milieu de dizaines d'autres…),
• d'être réellement adapté aux besoins : rien de pire qu'un simple choix de date qui s'étend sur une quinzaine de mails (et qu'on ne sache pas vraiment ce qui est décidé au final),
• d'intégrer les nouveaux : sauf exceptions, les mails ne sont pas archivés. Comment intégrer une nouvelle personne sur un projet dans ces conditions sans lui faire suivre tous les emails en vrac de ces dernières semaines/mois ?
• Et cela évite aussi : les pièces jointes qui occupent vite de la place dans les boites mails, qu'on oublie d'attacher (et un deuxième mail), les destinataires qui ne sont pas les bons parce qu'on n'a pas repris la dernière version de la liste de mails...

Les points d'attention

• La conversation, le brainstorming requièrent de la fluidité, de la réactivité, de l’incarnation : téléphone, visio, tchat permettent la rétroaction immédiate.
• L’élaboration de contenus, la formalisation : la combinaison document partagé et interactions en temps réel permet d’articuler l’avantage d’une double communication, celle qui permet de prendre connaissance, maturer et bonifier "à tête reposée" et celle qui permet d’enrichir et réguler de vive voix. « Brainstormer » en ligne requiert une pratique collaborative assez avancée !
• La prise de décision : en visio pour un petit nombre, ou pour élaborer les termes de la décision et via des outils de sondage, voir de votes en ligne pour permette au plus grand nombre de se positionner.

• Combien de personnes sont concernées et impliquées ? A quelles étapes ? Avec quelles contributions attendues ?
• Quelles interactions sont à privilégier ? Du « se voir, s’entendre en temps réel » ou du « permettre à chacun.e de s’impliquer à son propre rythme ? »
• Quelle est la criticité de réaction des destinataires/interlocuteurs·trices ? Dans quelle temporalité sont attendues les contributions, réactions ?
• Quelle pérennité et suivi de la communication pour d’autres personnes ? Où et comment, l'ensemble des personnes concernées peut [re]trouver les points clés pour prendre sa place ?

Mode d'emploi

• Faire le point sur le nombre de personnes souhaitant participer : au delà de 10 personnes, toutes les solutions libres, disponibles gratuitement, ne seront pas adaptées. Il s'agira alors de s'orienter vers une solution libre payante, type un BigBlueButton, proposé maintenant par de nombreux fournisseurs.
• Vérifier que les participant.es ont le matériel adapté : micro-casque pour éviter les boucles sonores et webcam pour se voir !
• Proposer à chacun.e des participant.es de faire un test "image et son" AVANT l'interaction prévue pour vérifier son matériel
• Pour les solutions accessibles directement en ligne, ouvrir dans son navigateur le site web du service souhaité
• Créer un "salon" et en envoyer le lien à l'ensemble des participant.es. Transmettre le lien 24 heures avant la visio-conférence est l'idéal.
• Pour un réseau ou un groupe amené à échanger régulièrement, choisir un nom de salon facile à mémoriser, le lien restera toujours le même et les personnes pourront facilement le retrouver !
• Proposer un accueil 15 minutes avant le début de l'interaction pour que chaque personne puisse s'assurer que son et image fonctionnent, les derniers calages techniques sont souvent nécessaires !
• Bien positionner les webcams pour que les visages soient visibles de face et éclairés plutôt que vus d'en dessous et à contre-jour !
• Autoriser son navigateur à utiliser micro et caméra lors de la connexion
• Commencer à discuter en n'oubliant pas : de ne pas se couper la parole, d'utiliser le chat pour réguler l'échange, de supprimer la vidéo si elle n'est pas nécessaire.
• Ne pas hésiter à réduire la qualité vidéo pour privilégier le flux audio - ceci se fait via les paramètres de la visio. Cela laissera plus de bande passante pour la qualité audio !

• Framatalk
• Jitsi
• Les différents CHATONS qui offrent des services BBB (Big Blue Button)

Mode d'emploi

• Créer la liste de discussion. Cette création se fait facilement via un service libre en ligne, ou via le service proposé par son hébergeur d'adresses emails ou site web.
• Paramétrer la liste. Il s'agit de lui donner un nom, court et explicite, de définir comment se diffusent les messages (avec ou sans modération), de définir les accès globaux (modalités d'abonnement/désabonnements, accès à la liste des membres, aux archives, à la visibilité de la liste, etc.).
• Identifier des administrateurs (ou propriétaires) et des animateurs (ou modérateurs) - ces fonctions seront en lien avec les rôles et droits définis dans la configuration de la liste (modération ou non des messages, validation ou non des abonnements, etc.).
• Définir le cadre d'échanges de la liste. Compléter la description de la liste avec les informations clés sur son objet, ce qui relie les membres, les règles à suivre pour son bon usage. Cela peut devenir la charte d'usage de la liste.
• Ajouter et inviter des membres et définir leurs droits. Cela peut se faire manuellement abonné par abonné ou via l'import d'une liste de mails. Attention à ne pas ajouter des personnes sans leur avoir demandé leur autorisation. Selon la nature de liste, il est possible de permettre aux personnes de s'abonner librement, de modérer les abonnements ou de ne permettre celui-ci que via une invitation.
• Dans le temps... gérer la liste ! Cela repose sur : la gestion des membres, la gestion des erreurs (et la suppression d'adresses non fonctionnelles), le suivi du cadre d'échange (selon la modération choisie), l'évolution des paramétrages pour accompagner l'évolution des usages.

Fournisseurs de service

• Se créer un compte ! Utiliser une messagerie groupée implique d'être identifié.e sur la plate-forme de messagerie choisie. L'identification se fait à partir d'une adresse mail, d'un mot de passe et, éventuellement d'un nom de compte. Certains fournisseurs de service proposent également de vous créer votre propre t'chat d'équipe !
• Rejoindre une espace de discussions ou en créer un nouveau ! Rejoindre un espace de discussion se passe essentiellement sur invitation d'une personne en charge de l'animation du groupe concerné ! Il s'agira de cliquer sur le lien d'invitation reçu. Créer un espace de discussion permettra d'y associer les personnes souhaitées, y compris dans des "chaînes" différentes.
• Paramétrer son compte. Préférences de notification, modes d'affichage, les options existantes sont à explorer pour s'y retrouver dans son interface et recevoir les notifications souhaitées, selon les espaces.
• Repérer les fonctionnalités-clés pour envoyer un message à l'ensemble des membres d'un canal, à une personne en particulier, répondre à un message spécifique, envoyer une notification par mail de l'ajout d'un nouveau message.
• Il est possible d'installer sur un téléphone portable l'application liée au service choisi pour suivre les échanges sans ordinateur et recevoir facilement des notifications.

Mode d'emploi

• Souscrivez à une offre pour votre équipe (nous recommandons d'en prendre une vous permettant d'avoir la main sur votre NextCloud)
• Vous pouvez également créer un compte individuel — gratuit ou payant pour du stockage ou des fonctions supplémentaires — pour vous familiariser avec l'outil, ou l'utiliser à titre personnel ! Certains fournisseurs proposent des offres adaptées pour les équipes en gérant plusieurs comptes individuels ensemble plutôt que prendre un NextCloud entier. Soyez attentifs, certaines offres proposent une intégration de NextCloud avec d'autres outils qui peuvent s'avérer pratique grâce à un seul et même compte par utilisateur !
• Testez et choisissez avec soin les applications de NextCloud que vous allez mettre en œuvre (parmi celles qui vous sont accessibles), pour trouver le bon équilibre des pratiques par rapport aux besoins réels (cela peut passer par la réalisation d'une analyse des pratiques en amont),
• Pour la fonction de base (la gestion documentaire), déterminez l'arborescence collective des fichiers et les règles de gestion de cette arborescence en plaçant vos utilisateurs dans un ou des Groupes et en créant un (ou des) "Dossiers de groupe" qui seront communs à tous ces utilisateurs, et réglez les paramètres de partage dans ces dossiers. Pour les besoins plus spécifiques, NextCloud propose aussi un contrôle avancé des droits par utilisateur ou groupe dans un dossier de groupe.
• Prévoyez un temps de formation, si besoin avec un tiers (votre fournisseur de service propose peut-être cela) pour votre équipe,
• Installez les applications NextCloud : sur votre ordinateur pour synchroniser les données si nécessaire, et sur smartphone pour accéder facilement à vos données ou les conserver hors ligne. Synchronisez vos calendriers et carnets d'adresses avec vos applications de bureau ou smartphones favorites,
• Attention, ne vous reposez pas entièrement sur le "cloud" : un serveur en ligne n'est qu'un (gros) ordinateur. Assurez-vous que des sauvegardes sont bien réalisées du côté du fournisseur du service et réalisez-en de votre côté également. De plus, le stockage en ligne est énergivore et coûteux, limitez-le aux documents qui ont réellement besoin d'être partagés. Vos archives peuvent être centralisées en local (mais bien sauvegardées de manière redondante en plusieurs endroits si possible pour les archives sensibles). Considérez l'acquisition d'un NAS (disque dur réseau) pour votre structure si ce n'est pas déjà le cas, à cet usage. Vous pourrez paramétrer l'ensemble pour consulter le contenu du NAS depuis NextCloud en ligne via une application NextCloud spécifique.

• Stockage et partage de fichiers
• Synchronisation avec des ordinateurs
• Applications mobiles
• Agenda
• Carnet d'adresses
• Gestion de tâches
• Discussions instantanées
• Catalogue d'applications diverses
• ...

Mode d'emploi

• Souscrire un abonnement : ces suites bureautiques en ligne nécessitant de gros serveurs pour fonctionner, peu de services peuvent se permettre de l'offrir et leur utilisation est souvent payante. Ces logiciels sont généralement intégrés à un autre, qui permet d'organiser les fichiers et de les créer (NextCloud par exemple).
• Depuis cet outil, créer un document : texte, feuille de calcul ou diaporama !
• Partagez le document de la manière que permet l'outil dans lequel vous avez créé le fichier
• Commencez à écrire à plusieurs (jusqu'à 4-5 utilisateurs maximum généralement)
• Ces systèmes en ligne sauvegardent généralement automatiquement, mais soyez vigilants au cas où !
• De même, vous pouvez généralement revenir sur des versions précédentes de votre fichier (il y a 1h, 1j, 3j, etc.) depuis l'outil de gestion des fichiers.
• N'hésitez pas à fouiller les options disponibles !

• Traitement de texte
• Diaporama
• Présentations
• Tableur
• Rédaction collaborative (commentaires, suggestions, etc.)