• Avoir un compte Google

• Afficher sur un site internet les prochaines réunions d'une association.
• Partager un agenda pour caler l'arrivée des intervenants à un événement. Toutes les personnes qui récupèrent les information des heures d'arrivée le compilent sur le même agenda partagé qui est également utilisé pour noter qui va les accueillir à la gare.
• Gérer le planning des réservations d'une salle de réunion

• Prise en main grâce à ce tutoriel : http://www.apoliade.com/frotsica/images/pdf/numeriquetutogoogleagenda.pdf

• Une visite complète de Google Agenda :

• 15 astuces pour Google Agenda : http://www.blogdumoderateur.com/astuces-google-agenda/

• Permet de voir d'un seul coup d'oeil les disponibilités de tous les membres.
• Permet de compiler des données impliquant des horaires à plusieurs.
• Possibilité d'importation et d'exportation des agendas au format ICS utilisable par d'autres logiciels type Thunderbird, donc l'agenda peut être partagé avec des personnes ne souhaitant pas avoir ou n'ayant pas de compte Google.

• L'agenda est en ligne donc son utilisation est plus contraignante qu'un agenda papier, sauf si on a un smartphone.
• C'est encore du Google !

• Fiche de présentation des membres d'un réseau ou des participants à un colloque.
• Bilan d'une opération.
• Inscription à une rencontre.
• Recueil des compétences ou des besoins des membres d'un groupe.
• Création d'une carte à partir d'une liste d'adresse (fonctions avancées).

• Formulaire pour la présentation de projets lors du colloque Sciences Citoyennes (Tela Botanica, octobre 2009)
• Utilisation d'un questionnaire Google par la FNAMI LR
• Une carte des participants de l'action SNA "Animation de réseaux et outils collaboratifs" organisée par Sup Agro Florac.

• Un tutoriel pour créer un formulaire, le diffuser et traiter les données recueillies : http://www.paperblog.fr/1818778/collecte-de-donnees-en-ligne-avec-google-documents-tutoriel/

• Un tutoriel encore plus complet sur les fonctionnalités de Google formulaire : http://svt.ac-creteil.fr/?Des-formulaires-en-ligne-avec-Google-Docs

• Un tutoriel vidéo pour créer un formulaire

• La liste des gadgets disponibles pour un traitement graphique des résultats : http://support.google.com/docs/bin/answer.py?hl=fr&answer=99488

• Créer un formulaire avec redirection vers des sous-parties du formulaire en fonction des réponses. Exemple : "Aimez-vous le chocolat ?", les amateurs de chocolat sont redirigés vers un formulaire les concernant et les autres vers un autre : http://descary.com/google-documents-lapplication-formulaire-permet-lenchainement-des-questions/

• Simple et rapide à configurer.
• Permet de récupérer et centraliser facilement des informations, des avis venant d'un grand nombre de personnes.
• Les résultats peuvent être ensuite exporter sous un format Calc ou Excel pour des traitements plus poussés.
• Les formulaires peuvent être facilement intégrés dans un wiki ou un blog.
• Des gadgets Google permettent de traiter les résultats sous la forme de carte ou de graphiques.

• Les données sont stockées sur le serveur Google (pérennité, accès de Google à vos données).
• Fonctionnalités de Google Document limitées pour un traitement poussé des résultats

• Avoir un compte Google (pour créer et partager un document : les autres participants ne sont pas obligés d'en avoir un).
• Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).

• Prise de notes de manière synchrone et à distance lors d'une réunion téléphonique.
• Création d'une enquête en ligne, les résultats étant compilés dans un tableau (pour en savoir plus, voir la fiche Outil Google Formulaire
• Pour préparer la programmation d'un événement, les organisateurs·trices compilent les noms et les coordonnées des intervenant·e·s potentiels dans un tableau, les données sont ainsi structurées et permettent un traitement ultérieur style publipostage.
• Pour un planning de formation, un tableau est mis en ligne en différenciant les droits : les étudiant·e·s peuvent consulter le tableau à jour en temps réel pour connaître leur emploi du temps (mais pas le modifier) et les formateurs·trices peuvent le modifier directement sans avoir à passer par un intermédiaire.
• Pour rédiger à plusieurs un document demandant une mise en page : rapport, etc...
• Pour créer un diaporama qui pourra ensuite facilement être inséré dans un site internet.

• Guide de prise en main Google Document réalisé par Sylvie Roth et Frédéric Soussin
• Découvrir Google Document
• Centre d'aide Google Document

• Les fichiers sont en ligne et donc accessibles de n'importe quel poste relié à internet.
• Les documents peuvent être rédigés de manière synchrone (un curseur de couleur indique qui modifie) et asynchrone (un historique permet de savoir qui a modifié quoi).
• L'option "partage pour tous les utilisateurs disposant du lien" permet de partager un document et de le modifier à plusieurs même si les autres participant·e·s n'ont pas de compte Google.
• le document disponible est toujours la dernière version à jour (ce qui n'est pas le cas quand on transfert les documents via le mail).
• Les modifications sont compilées en temps réel, il n'y a pas de problème de version.
• Tous les documents sont créés et modifiés à travers Google Document, il n'y a donc pas de problème de format de document comme on peut le retrouver avec des personnes utilisant Open Office et Word (doc, odt), ni de problème de version du logiciel (doc, docx). Tout le monde a le même logiciel, avec la même version.
• Possibilité d'utiliser un tchat à côté du document quand on travaille sur un document de manière synchrone mais à distance

• Si on n'a pas internet, on n'a pas le document.
• Il faut un temps de prise en main avant de saisir toutes les nuances des droits à appliquer aux documents. Attention à ne pas transmettre le lien qui figure dans la barre d'URL quand on veut partager un document mais celle donnée via le bouton Partage, une fois l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" cochée, sinon, les personnes ne pourront ouvrir le document. Il faut être particulièrement attentif à cela quand on commence l'utilisation de Google Docs au sein d'un groupe car c'est très démotivant, si les premières utilisations se soldent par : "Mais je n'arrive pas à ouvrir ton lien !"
• C'est encore du Google, qui indexe les contenu des documents pour générer des publicités contextuelles et créé des profils de consommateurs.

• permet de réaliser des éléments graphiques prenant en compte un certain nombre de condition nécessaires à leur efficacité sans avoir besoin de les connaître
• possibilité de partager les créations au sein de sa structure et de les réaliser à plusieurs

• ne remplacera jamais un travail dédié d'un·e graphiste,
• impossible de disposer d'une réelle identité graphique personnalisée puisque de nombreuses structures utilisent ces modèles

• photographier les étapes d'un projet et constituer un dossier dédié
• partager les documentations en lignes
• réaliser des mini vidéos en image par image
• effectuer du montage simple
• réaliser un journal collectif et le mettre en page avant impression pour restituer collectivement un projet de groupe

• très ergonomique et adapté à tous les publics

• Avoir les droits pour installer un logiciel sur son ordinateur.
• Fonctionne sur toutes les plate-formes : Linux, Mac Os et Windows.

• Synchroniser ses fichiers automatiquement sur tous ses ordinateurs sans avoir les problèmes de version (laquelle est la bonne ? Celle sur mon portable ? Celle sur ma clé USB).
• Partager un dossier et donc des documents (de toutes natures, bureautique, image,...) avec une ou plusieurs personnes.
• Pouvoir travailler sur ses documents même quand on n'a pas accès à internet.
• Pouvoir créer très facilement une galerie de photos visible par tous.
• Avoir un lieu public sur le web où déposer des gros fichiers afin de pouvoir transmettre des fichiers trop lourds pour le mail.
• Avoir une sauvegarde automatique de ses fichiers.
• Pouvoir accéder à ses fichiers depuis n'importe quel ordinateur relié au web.

• Un tutoriel en image sur l'installation de Dropbox, son utilisation personnelle et le partage de fichiers

• La suite du tutoriel, toujours en image, sur les différentes options de partage, la mise en place d'une galerie photo ou de fichiers publics.

• Tous nos fichiers, toujours sous la main, quelque soit l'ordinateur.
• Partager tous les formats de document possible, en temps réel, automatiquement, avec différentes personnes.
• Pouvoir travailler sur ses fichiers même si on n'a pas accès au web.
• Sauvegarder automatiquement ses fichiers.
• Dropbox conserve les dernières versions de nos fichiers, on peut donc récupérer d'anciennes versions en cas d'erreur.

• Le partage de fichier fonctionne mal quand il s'agit d'un document où plusieurs personnes travaillent en même temps ou sur la même période de temps ensemble dessus (ex. remplir un dossier à rendre dans deux jours, planning des membres du réseau) car quand deux personnes travaillent en même temps, les deux versions sont enregistrées et il faut à la main, faire les modifications pour les fusionner.

• C'est compliqué et source d'erreur d'avoir deux comptes Dropbox sur la même machine.
• Les documents des dossiers partagés comptent sur nos 2 Go alloués.

• simple d'utilisation
• adapté pour des feuilles de calcul simples

• options de mise en forme et ergonomie limitée
• des petits problèmes d'accès aux documents par moments

• lancer une enquête de besoins grand public
• recueillir des avis sur une réunion ou une formation passée
• sonder un groupe sur ses besoins et envies
• lancer une pétition en ligne

Mode d'emploi

• 1. Créer son formulaire ! Selon l'outil choisi, il peut être intéressant de se créer un compte pour garder ou réutiliser, dans le temps, ses différents formulaires. Les paramètres généraux du vote seront à établir : intitulé, anonymat ou non du vote (auquel cas assurez-vous que les votants n'ont pas voté plusieurs fois ou qu'ils ont bien le droit de voter, par exemple à travers des liens individuels mobilisables une seule fois !), envoi de courriel à chaque participation à la personne qui organise, message de remerciement envoyés après la validation du formulaire, date butoir, limitation du nombre de participations, y compris par personne, etc.
• 2. Paramétrer les propositions de décisions et les modalités de réponses : vote sur une seule ou plusieurs options, vote obligatoire ou non sur les décisions, ordonnancement de préférences, etc. Les paramétrages permettent de faire des propositions de modalités de vote et choix au plus proche des décisions à prendre. Certains services permettent, pour des usages avancés, de créer des conditionnalités entre les choix.
• 3. Permettre aux personnes de faire le point sur leur vote, avant et après sa validation. Les paramétrage du formulaire permettent d'afficher, voire de mémoriser un récapitulatif de ses choix. Vous pouvez aussi permettre l'affichage des résultats collectifs.
• 4. Envoyer le lien public du sondage à l'ensemble des personnes concernées.
• 5. Faire une éventuelle dernière relance avant de clore le vote, qui peut passer par la "fermeture" du formulaire : il n'est alors plus possible de répondre !
• 6. Analyser les résultats. Différentes modalités permettent d'automatiser ce traitement, notamment via des diagrammes reprenant visuellement les résultats. Ou via le tableur qui recense toutes les réponses.
• 7. Annoncer les résultats du vote via l'envoi d'un mail à l'ensemble des personnes invitées à voter
• 8. Conserver les résultats du vote, en cas d'éventuelles contestations de résultats !

• Aucune compétence technique particulière n'est nécessaire : il vous suffit de glisser-déposer les champs souhaités
• compilation des réponses reçues en temps réel (actualisation des graphes en direct et en continu)
• service gratuit
• service sans publicité et respectueux de vos données

• l'outil d'analyse des réponses est basique, on ne peut pas faire de traitements poussés. Pour cela, il faudra exporter les données et les re-travailler depuis un tableur.
• pas (encore) de fonctionnalités collaboratives pour concevoir un formulaire à plusieurs personnes (pour le moment, vous devrez vous connecter à plusieurs sur le même compte)
• une inscription au service est nécessaire. Un lien vous sera envoyé sur votre boite de réception, vous devrez cliquer sur ce lien pour valider votre inscription.

• Pourquoi utiliser une liste de discussion ?
• Communiquer par mail : de l'art de l'incompréhension écrite.

• service éthique (logiciel libre, respect de la vie privée et des donnes personnelles), gratuit

• un peu moins ergonomique que le service Google, mais on retrouve les mêmes possibilités de paramétrage.

• Création et partage du tableau très simple, il suffit de partager le lien
• Possibilité d'être assez nombreux·euses (testé jusqu'à 15)
• Interface facilement compréhensible, peu d'outils de dessin à prendre en main
• Ne demande pas beaucoup de bande passante, ni création de compte
• Fonctionne sur téléphone

• Peu de fonctionalités, ne sert vraiment qu'à faire du dessin
• Peu intuitif pour se déplacer sur la page, il faut savoir qu'il faut se servir des flèches du clavier

Préambule

Une méthode par étape

Étape 0 : préparation (5 min.)

• un·e exposant·e, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
• un·e animateur·trice : gardien·ne de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
• un·e secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)

Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)

Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)

Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)

Étape 4 : réactions, commentaires, suggestions (20- 30 min)

Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)

Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)

• En quoi le projet support est-il ou coopératif et/ou collaboratif et/ou participatif ? Ou pas ...
• Quelle est la part de contrôle/planification et de "chaos" dans mon projet ...
• Quelle est la part d'actifs / réactifs, d'observateurs repérés ?
• Où sont les communs partagés dans vos projets : vos ressources, visibles , ré-utilisables ? commun = licences libres / ouvertes

• Voir fiche méthodologique de l’accélérateur de projet : https://interpole.xyz/?LesAccelerateursDeProjet

• qu’il a tiré de l’accélérateur de projet.

• Fiche personnages et comportements types
• Fiche analyse individuelle de sa posture et ses comportements - le groupe m'aide à…
• Fiche analyse individuelle de sa posture et ses comportements - PPP
• Stylos
• Tableau ou grande affiche pour recueillir les fiches d’analyse individuelle de chacun et les demandes d’aide au groupe
• Pâte fixante, rouleau adhésif ou punaises

• Demandez au groupe de se positionner en deux files indiennes parallèles, face à un grand tableau blanc ou à deux feuilles de paperbord
• Donnez un feutre à la première personne de chaque file et invitez chacun à exprimer ses idées sur le sujet posé directement en écrivant sur le tableau (ce peut être un concept ou une question)
• Une fois que le·la premier·e de la file a finit, il·elle donne son feutre au second, se replace derrière s'il·elle le souhaite, et ainsi de suite...

• Permet de prendre connaissance des représentations de tou·te·s sans nécessiter trop d'écoute
• Permet à chacun·e de prendre connaissance des idées des autres au moment où il·elle le souhaite
• Permet des échanges informels / de se resservir un café tout en étant en file indienne

• Possibilité d'animer la séquence autour d'une question, et de constituer deux files pour deux réponses possibles, en permettant à chacun de passer zéro, une ou plusieurs fois dans chaque file

• Deux feuilles de paperboard (ou 2 colonnes sur un tableau classique)
• Des feutres

• Qu'est-ce qui va faire que nous allons bien communiquer ? (Sous entendu qu'est-ce que bien communiquer ?)
• Qu'est-ce qui va faire que nous allons nous sentir en confiance ?
• Qu'est-ce qui va faire que l'on va être efficaces ensemble ?

• Recueillir les représentations individuelles
• Travailler sur une analyse collective des représentations individuelles
• Observer les mécanismes de collaboration dans un groupe

• Post-it de couleurs différentes (3 post-it de 3 couleurs différentes par participant.e par sujet)
• Des grandes feuilles blanches de type paper-board
• Feutres

• Distribuer 3*3 post-it de la même couleur

• Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple jaune): 1A, puis 1B et 1C dans un coin du post-it"
• "Ecrivez une idée par post-it et d'écriture lisible"
• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1A

• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1B

• Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple rose): 2A, puis 2B et 2C"
• Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 2A

• Post-it
• Grandes feuilles blanches type paper-board
• Marqueurs/feutres

• mettre les chaises en rond
• mettre les chaises dans une autre pièce
• s'asseoir sur les chaises
• mettre les chaises dos à dos
• se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
• ...

• mettre les chaises en rond
• mettre les chaises dans une autre pièce
• s'asseoir sur les chaises
• mettre les chaises dos à dos
• se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
• ...

• Avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de se trouver un nom et un cri de ralliement en 3 min
• Puis, toujours avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de dire son nom et de faire son cri et expliquer comment cela va se dérouler :
• je vais vous distribuer les consignes, mais vous ne pouvez pas les regarder avant mon signal (quand toutes les équipes ont leur consigne), ensuite, vous aurez 3 min pour découvrir la consigne en équipe, vous pourrez vous concerter, puis, au 2ème signal, vous aurez 30 sec pour réaliser la consigne)

• aucune consigne n'est contradictoire
• les groupes ne doivent pas savoir que les consignes sont différentes pour les autres groupes

• les consignes opaques/secrètes font remonter des réflexes de concurrence parmi les participant·e·s
• il est possible d'imaginer d'autres formes de communication non-verbale
• l'urgence nuit à la coopération des plus pacifiques
• faire équipe (dans une petite équipe) pourrait nous rendre compétiteur avec les autres équipes
• il y a plusieurs niveaux de coopération
• des consignes différentes ne sont pas forcément incompatibles
• ...

• la personne muette est la seule à voir le modèle, comme elle ne parle pas, elle devra mimer ce qu'elle voit à la personne sourde
• Attention, la placer pour qu'elle soit tournée vers le modèle qui sera dévoiler
• la personne sourde explique à haute voix à la personne aveugle ce que la personne muette lui mime.
• Attention, la placer dos au modèle mais face à la personne muette qui mime le dessin
• la personne aveugle ferme les yeux ou à les yeux bandés et doit dessiner en fonction des explications de la personne sourde. Ils ne peuvent interagir pour demander plus d'explications.
• Attention, la placer de sorte qu'elle ne voit pas le modèle, face à une feuille ou un tableau

L'Election Sans Candidat (ESC) from Universite du Nous - UdN on Vimeo.

• Il s’agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ?

• Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l’argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive.

• Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures...)

• Chacun·e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il·elle vote : « moi X... je vote pour Y... ».
• Ce n’est pas un vote à « bulletin secret », il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers et les transmet au facilitateur·trice.

• Le·la facilitateur·trice lit à voix haute les résultats, il·elle demande à chaque personne les raisons de son choix : « X... tu as voté pour Y..., peux-tu nous dire pourquoi ? ».

• À l’écoute des arguments : qui souhaite reporter sa voix ? »
• Au regard des échanges, le·la facilitateur·trice proposera alors une liste de "nominés"
• Le·la facilitateur·trice va demander au groupe si quelqu’un a une proposition de personne parmi les nominés. Cette proposition sera le départ d’un processus de gestion par consentement afin d’élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix"
• Le·la facilitateur·trice fait le tour des objections
• La personne concernée sera consultée en dernier
• Quand toutes les objections sont levées, le·la facilitateur·trice s’adresse enfin à la personne proposée et lui demande si elle émet une objection à être élue

• Une fiche résumant les règles du jeu pour chaque participant·e (ou une affiche, cf première page du document joint)
• Des papiers collants
• Des chaises disposées en cercle
• Un paperboard ou grand tableau
• La fiche d'aide mise à disposition par l'Université Du Nous

• en dédiant une séquence spécifique pour aboutir les sujets rapides
• en s'accordant sur la manière de traiter ce sujet plus tard
• en les rayant si finalement ce sujet a été traité naturellement entre l emoment où il s'est manifesté et le moment où le frigo est vidé.

• proactif.ves - ceux qui proposent, impulsent : 1 à 5%
• réactif.ves - ceux qui font et répondent aux propositions : 10 à 50%
• observateurices / inactifs.ives - ceux qu'on ne voient pas: 50 à 90%
• personnes hors du groupe
• Voir la vidéo de JM Cornu pour mieux comprendre : https://youtu.be/a9O0xR-GZ6k

• co-concevoir le cadre : la charte, les productions, la gouvernance, les projets, etc.
• rendre visible les lieux d'implication : comment je peux aider si je n'ai que 1h, 15 min, si je suis dispo uniquement ce mois-ci etc. à mettre sur la gare centrale, dans la newsletter...
• célébrer et remercier : rendre visible le groupe à lui-même, valoriser les personnes, les compétences, les projets

• un enregistrement audio ou vidéo peut être utilisé.
• on peut détourner l'usage du format en l'utilisant comme un Souvenir du futur. Pour cela s'écrire une lettre ou écrire une lettre a un-e ami-e en racontant où on en est dans ce futur idéal.
• si on ne peut/veut pas envoyer les cartes par la poste, on peut passer sur https://www.futureme.org . Les participant.e.s peuvent choisir une date (mais vous pouvez garder l'indication du délai approximatif dans la consigne)

• son prénom
• un mensonge sur eux-même
• une vérité sur eux-même

• rappelant son prénom
• décrivant son trousseau de clés (ex: voici la clé de mon appartement à Colmar, j'habite au 1er et j'ai des voisins très sympa, ce porte-clé a été fabriqué par ma fille de 5 ans pour la fête des mères, ce badge ouvre la porte du tiers-lieux où je travaille etc.)

• un tour de table où chacun·e dit le personnage choisi (grâce au numéro) et explique son choix
• une réponse écrite sur papier ou dans un formulaire (mais peut-être difficile à traiter)
• une gomette placée sur l'image papier

• jardin_des_humeurs_numeros.pdf (1.2MB)
• jardin_des_humeurs.pdf (1.1MB)

• Mettre à disposition une collection variée d’images/cartes postales et choisir la question.
• Poser la question (image qui vous représente, humeur du jour, opinion sur un sujet).
• Choisir: « Choisissez 1 ou 2 images qui représentent au mieux votre réponse ».
• Échanger en groupe : Chaque participant présente au groupe son image en la posant contre son torse et donne une explication.

• un jeu de cartes images (type dixit https://fr.wikipedia.org/wiki/Dixit_(jeu)), ou une collection de cartes postales, de photos, d'images aussi diverses que possibles pour avoir un large choix d'émotions/mots/humeurs...

• une grande table pour étaler le jeu
• assez d'espace pour circuler

• Formuler l'inverse du problème que l'on cherche à résoudre en adoptant un style "scénario catastrophe"
  • ex : Comment faire pour que cette formation ne débouche sur rien ?
  • Comment faire pour que notre groupe fonctionne encore plus mal ?
  • Comment faire pour qu'il n'y ait pas de coopération dans notre équipe ?
• Collecter les idées, même les plus folles
• Regrouper les idées par thème (structuration de l'information)
• Prendre les opposés de chaque idée
• Retenir les propositions qui sont les plus faciles à mettre en œuvre / effet sur l'objet initial

• petits papiers collants de couleur
• grandes feuilles ou tableaux pour les synthèses
• crayons

• pouce en l'air pour montrer qu'on partage ce qui est dit
• le "Bravo" des sourds-muets pour célébrer
• la main repoussant devant soit figure un stop : montre, à l'inverse, notre désaccord ou le fait qu'on ne partage pas ce qui est en train d'être dit
• la main qui tourne près de sa tête pour figurer que ce que j'entends me fait réfléchir
• "raccourcis!" en faisant comme un entonnoir avec les mains (pour dire qu'on manque de temps, il faut conclure)
• le doigt qui fait "non" pour signaler qu'on n'a pas compris le terme ou pour demander des éclaircissements
• les bras qui moulinent pour signaler "je décroche, passons à autre chose !"
• la main en forme de renard : demande le retour au silence ...

• "...il s'agissait d'un fonctionnement managérial dans le cadre d'une urgence humanitaire en 2010 et en lien avec la crise au Kirghizistan qui a eu lieu cette année là. Je suis certaine qu'à l'époque nous n'avions pas conscience de fonctionner en mode collaboratif. Le fait est que c'était le cas... ".

• Le management "humain" de la mission : obtenir le résultat par les gens = valeur ajoutée de l'individu et de son savoir-faire.
• Se baser sur le principe de pluridisciplinarité comme outil de travail : le choix a été de mettre ensemble des compétences diverses et transversales sans poser de hiérarchie entre celles-ci.cf méthode Agile : représente un ensemble de “méthodes et pratiques basées sur les valeurs et les principes du Manifeste Agile”, qui repose entre autre sur la collaboration. https://blog.trello.com/fr/methode-agile-scrum-gestion-projet.
• L’autonomie des équipes pluri-disciplinaires.
• Le respect des connaissances de chacun.

• L'élément confiance qui entraîne l'autonomie de décision
• L'identification des risques et l'incorporation de ceux-ci
• La situation d'urgence et son importance
• La réunion de compétences et de passion : cela a fait la différence !

• Proposition d'animations
• Compte-rendu des animations

Les accords de groupe concernent donc les besoins en terme

• d'organisation du travail, d'implication, de disponibilité, d'objectifs ex: j'ai besoin que la réunion se termine à l'heure car je mange avec des amis ensuite, j'ai besoin de savoir qui prend des notes...
• d'animation du groupe, de prise de décision, gouvernance ex: j'ai besoin de reflexion avant de prendre une decision,j'ai besoin de ne pas forcément donner mon avis...
• de communication, de relations interpersonnelles, d'ambiance ex: j'ai besoin que l'on se tutoye ou que l'on se vouvoyent tous, j'ai besoin d'une ambiance joyeuse
• de moyens matériels ex: j'ai besoin de pouvoir m'assoir pendant ces 2h de réunion
• de moyens humains, besoins physiologiques divers. ex: j'ai besoin qu'on ne me touche pas, j'ai j'ai besoin d'une vraie pause repas en mi-journée...

Les accords de groupe doivent

• Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
• Être redéfinis dès lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dès que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
• Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
• Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.

Les accords de groupe ne permettent pas

• De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
• De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.

Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?

• Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
• Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"

• les ancien·ne·s qui connaissent les rouages du collectif et l'historique par coeur
• celleux qui maîtrisent les codes et les outils,
• celleux qui parlent avec vigueur et/ou beaucoup,
• selon la culture et la composition du collectif, les majorités qui se manifestent : parfois les plus plus âgé·e·s, parfois les plus jeunes... ou encore les urbains vs les ruraux.... ou encore les diplômé·e·s vs les moins éduqué·e·s...extraverti·e·s vs introverti·e·s

• les nouveaux et nouvelles arrivant·e·s
• dans les collectifs nés avant 2020, ce sont souvent : les personnes racisées, les femmes, les jeunes, les personnes en situation de handicap,...

• nommer les dominations et adopter une démarche de déconstruction collective
• générer des réflexions et travaux en petits groupes
• adopter des règles de régulation de la parole
• favoriser la diversité des contributions en formant des groupes de "lions a priori" et de "gazelles a priori"
• instaurer des temps de prise de recul sur le fonctionnement du groupe : analyse méta ou encore regard hélicoptère sur nous-mêmes en donnant la parole aux concerné·e·s.

• animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

• facilitateur.trice
  • pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
  • pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

• maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

• un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...

• Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

• Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

• Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

• Pousse décision pour
  • S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
  • Arriver à faire une transition, sans forcer les choses

En présence en synchrone : le grand luxe !

• discuter ou décider des sujets sensibles
• travailler ensemble pour la première fois : il est toujours bon de commencer une collaboration en présence
• découvrir de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils (exemples : première expérience collective de l'animation des 6 chapeaux de Bono, première co-écriture dans un pad ...)
• la convivialité ! Il est possible de mettre de la convivialité dans nos temps à distance mais il y a une qualité de rencontre et de partage qui n'est possible qu'en présence. Partager un repas, boire un verre, jouer à un jeu ... c'est mieux autour d'une même table !

• l'ordre du jour : les sujets mais aussi les méthodes d'animation et la configuration de la salle, le temps dédié à chaque point ...
• les attentes des participant.e.s

• peaufiner le compte-rendu. L'essentiel en fin de réunion est d'avoir un relevé de décisions synthétique pour que chacun.e sache à quoi il/elle s'est engagé.e

A distance en synchrone : la réunion en visioconférence

• Guide pour l'animation de réunions à distance
• Retour d'expérience "Comment la vidéoconférence a sauvé mon réseau ?"
• Fiche outils sur Zoom
• espace web dédié aux outils de visioconférence

A distance en asynchrone : chacun.e selon ses disponibilités

L'expérience et la maturité du groupe

• faire aux autres ce que l’on ne voudrait pas qu’elles/ils nous fassent.
• Parler pour blesser, par haine, par méconnaissance
• Prendre personnellement la parole des autres
• Juger avant de comprendre (comprendre ne veut pas dire excuser, ni justifier ce qui a été fait, dit)
• Prétendre détenir la vérité
• Se satisfaire de l’à-peu-près
• En vouloir à l’autre à priori
• Être motivé•e par la domination, le pouvoir
• Avoir peur de l’autre avant de le connaitre
• Agir sans réfléchir et réfléchir sans agir
• Attaquer l’autre sur ce qu’elle/il est mais bien sur ce qu’elle/il pense.
• Humilier l’autre
• …

• attentif•ive à soi et aux autres
• bienveillant•e envers soi et les autres
• respectueux•euse
• curieux•euse
• ouvert•e d’esprit
• à l’écoute de soi et des autres, de son bien être et celui des autres
• en capacité de dire (ses émotions, ses idées, ses réflexions, ses besoins, ses attentes,…) et de permettre à l’autre d’en faire de même,
• en capacité de se remettre en question, de se mettre en mode recherche-action et d’accorder à l’autre d’en faire autant
• en capacité d’écouter, d’entendre la parole de l’autre et de demander à l’autre de garantir la même chose
• prêt•e à se surprendre, à être surpris•e par les autres et à surprendre les autres
• prêt•e à reconnaitre ses erreurs, ses torts et ouvrir un espace dans lequel l’autre peut en faire autant
• cohérent•e
• vigilant•e à ce qui se passe autour de soi
• …

• oeuvrer pour faire que notre monde soit plus juste, plus résilient, plus symbiotique, plus écologique, plus durable, tourné vers le bonheur, la paix, les communs, le partage.
• leur offrir le meilleur de nous pour qu’en retour elles/ils nous offrent le meilleur d’elles/d’eux.
• faire briller notre lumière et celle des autres.

Quand la densité dʼinformation augmente

• celles qui ont le temps et lʼenvie vont rester impliquées,
• celles qui suivaient les échanges de loin vont décrocher.

De « débrouille-toi » à « organisons-nous »

• être motivé·e par le projet,
• être disponible pour le projet,
• être compétent·e en informatique / savoir organiser ses infos pour ne pas être noyé·e.

• de passer du « JE » au « NOUS » ;
• de prendre du recul collectivement sur le fonctionnement du groupe, sa gouvernance et sa communication interne ;
• dʼintégrer plus largement les personnes au projet.

Une excuse pour faire un pas de côté

• À qui est ouverte notre gare centrale ? Dʼailleurs, qui est dans le groupe, qui est en dehors ?
• Qui a la compétence technique ? Et créons-nous une dépendance du collectif envers ces personnes ? Qui assume les tâches critiques et comment se relayer ?
• Que racontons-nous dans lʼhistorique qui retrace notre aventure en vue dʼaccueillir des nouve·lles·aux ?
• On veut que ce soit beau, on en est où dʼailleurs avec notre charte graphique ?

Et quand on anticipe tout ça ?

• ne pas trop anticiper (vous allez faire un « flop » si vous essayez de convaincre les autres de mettre en place quelque chose dont ils ne voient pas encore lʼutilité) ;
• commencer petit, avec de vrais besoins ;
• vérifier quʼon a tous la même chose en tête ;
• prévoir des temps formatifs, ne pas préjuger de la compétence technique de chacun·e.

Et quand la gare centrale arrive (trop) tard ?

• ne pas viser la complétude : mieux vaut commencer par un petit quelque chose qui fonctionne et qui répond à un besoin exprimé du groupe tout en ne représentant pas un enjeu majeur (pour une première action, il est moins grave dʼavoir fait fausse route sur un sujet peu important) ;
• ne pas viser lʼimmédiateté : mettez les choses en place étape par étape (cʼest lʼoccasion de décider et faire ensemble tout en montrant que chaque nouvelle fonction de la gare centrale, prise séparément est à la portée de beaucoup) ;
• ne pas viser la perfection : ne cédez pas à la tentation, après avoir vécu sans gare centrale pendant si longtemps, de vouloir construire une gare centrale qui répond à tout ;
• ne pas croire que votre nouvelle gare centrale sera immuable : si vous avez de la chance, votre projet, votre groupe, donc vos besoins vont évoluer (prévoyez de revisiter avec un œil neutre votre gare centrale de manière régulière) ;
• pensez toujours que votre gare centrale doit devenir, puis rester, à votre service : si vous concevez la gare centrale idéale mais que la mettre à jour ou lʼutiliser génère de la souffrance, revoyez vos attentes à la baisse (conceptuelles, graphiques, etc.).

• C'est quand la prochaine réunion ?
• Qui gère la compta encore ?
• Comment je peux contacter untel / unetel ? Stéphane ?
• Où est le compte-rendu de notre dernière réunion ?
• Je dépose où ma contribution ?
• Rappelle moi comment je m'abonne au canal de discussion déjà ?
• ...

pour accueillir/inclure :

• un mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux et un lien vers l'histoire du collectif,
• les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci...
• comment contribuer, aider aux actions en cours et en attente d'un coup de main ;

pour organiser/planifier :

• le lien vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre,
• l'agenda des activités à venir,
• les dernières actus ;

pour la vie du collectif :

• les derniers membres arrivés et un lien vers l'annuaire,
• les dernières décisions prises et un lien vers le registre des décisions,
• et un lien vers les outils utilisés par le collectif.

• Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
• Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >

Une réunion est un temps de travail, de décision ... mais aussi de retrouvailles et de convivialité ! Le groupe profite de ce moment collectif pour vivre un temps commun.

Préparer la réunion c'est donc aussi prévoir l'accueil et la convivialité.

• prévoir des badges ou chevalets pour identifier les prénoms des uns et des autres
• allonger le temps de brise-glace et en choisir permettant de se présenter

En quelques points :

• Temps convivial intégré dans le temps de la réunion : votre déroulé doit prévoir le temps convivial avant et/ou après la réunion. Ça peut être un simple temps pour dire comment ça va mais aussi prendre le temps de partager un repas.
• Inviter les participants par votre moyen habituel mais aussi le redire pour celles et ceux que l'on voit de visu.
• A boire et à manger ! Que le temps dédié à la convivialité soit long ou pas, et quelle que soit l'heure de la journée, vous pouvez avoir à disposition du café, du thé, de l'eau et de quoi grignoter.

• il n'est pas possible de connaitre un système complexe de l'extérieur.
• il est nécessaire d'interagir avec le système pour apprendre à le connaitre : une simple observation même de l'intérieur ne vous apportera aucune connaissance sur le système.

• partir des besoins des clients - des usagers - des membres de la communauté
• viser la qualité
• penser systémique
• innover

• naviguer dans un tel milieu demande de savoir évoluer dans un milieu incertain (souvent repris par milieu VUCA pour volatile, incertain, complexe et ambigüe) et savoir effectuer des changements rapides.

• il s'agit de quitter, au moins dans les phases de cadrage et conception, le modèle de prédire et contrôler. Nous verrons plus tard comment conjuguer un mode opératoire efficient dans un monde complexe avec la vision du monde de votre banquier qui est restée en mode gestion de projet dans un milieu compliqué.

• Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
• Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
• Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
• Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
• Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
• Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
• Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.