Ave pdf

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Partager des ressources
  • Diffuser de l'information
  • Communiquer vers l'extérieur
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Permet de retravailler ses PDF et surtout de les alléger
Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
AvePdf_imagepdf.png
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Canva

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Créer des présentations ou des visuels
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Canva est un outil qui permet de réaliser des éléments graphiques très simplement à partir de modèles proposés par le site. Bulletins d'adhésion, affiches, etc... en se laissant guider par les modèles, plus besoin d'être graphistes pour éviter les gros pièges de la création graphique amateure.
Avantages de l'outil
  • permet de réaliser des éléments graphiques prenant en compte un certain nombre de condition nécessaires à leur efficacité sans avoir besoin de les connaître
  • possibilité de partager les créations au sein de sa structure et de les réaliser à plusieurs
Inconvénients de l'outil
  • ne remplacera jamais un travail dédié d'un·e graphiste,
  • impossible de disposer d'une réelle identité graphique personnalisée puisque de nombreuses structures utilisent ces modèles
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource Licence non-libre
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
CanvA_external-content.duckduckgo.com.png
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Foxit

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Autres
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Lecteur PDF
Auteur.trice(s) de la ressource Romain
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Jugement Majoritaire

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Décider et rendre visibles les décisions
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Un outil en ligne simple, intuitif et efficace pour mettre en place du jugement majoritaire au sein de son collectif (voir la fiche animation dédiée).
Avantages de l'outil
  • Outil libre et accessible en ligne
  • Très simple d'utilisation
Inconvénients de l'outil
  • Pas de comptes utilisateurs·trices et donc impossibilité de vérifier que chacun·e ne vote qu'une fois. La nouvelle version disponible sur https://app.mieuxvoter.fr le permet. Cf la FAQ Comment puis-je m’assurer qu’une même personne ne vote pas deux fois?
  • Départage des égalités de mention majoritaire peu intuitif
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC 0
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Miro - tableau blanc collaboratif

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
  • Créer des présentations ou des visuels
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Miro est un outil permettant de disposer d'un tableau blanc collaboratif en ligne. Il permet à un grand nombre d'utilisateurices d'être connectés en même temps sur un même espace en ligne par exemple pour :
  • Disposer d'un canva collectif de prise de notes lors de réunions présentielles ou distantielles
  • Organiser des animations en distantielles tels des world café afin de faciliter la circulation des personnes
  • Préparer une présentation
  • Schématiser des concepts
Avantages de l'outil
  • Facilité de prise en main
  • Interactions immédiates par un grand nombre de paticipant.e.s
  • Export PDF et mode présentation
  • Grand nombre de modèles
  • Possibilité d'export vectoriel -> dans la version payante
  • Pas besoin de se créer de compte pour les collaborateurs (un seul lien de partage suffit) -> dans la version payante
Inconvénients de l'outil
  • Outil rapidement payant qund on souhaite l'utiliser à plusieurs (environ 100€ par an)
  • Outil non libre
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
POP_Animacoop.jpg
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Pollen, voter en ligne

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Décider et rendre visibles les décisions
Est-ce un outil libre / Opensource ? Oui
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Un outil de vote en ligne qui propose de multiples modalités de scrutin :
  • Majoritaire
  • Borda
  • Condorcet
  • Coombs
  • Cumulatif
  • Jugement majoritaire
  • Nombre
  • Vote alternatif
Avantages de l'outil
  • Intègre la gestion d'un mailing de participant·e·s
  • Possibilité de participer facilement au vote par un simple lien
  • Les développeurs proposent une version accessible gratuitement sans avoir besoind e l'autohéberger, et qui ne limite aucune des fonctionnalités essentielles
  • Interface très intuitive
Inconvénients de l'outil
  • Pas de sécurisation des votes pour le moment (pour l'utiliser à des fins de vote très officiels), et ça ne semble pas la priorité pour les développeurs
  • Besoin de recréer un nouveau vote quand on souhaite changer la modalité délibérative
Auteur.trice(s) de la ressource Romain
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Prezi

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Créer des présentations ou des visuels
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Prezi est un logiciel de création de présentation en ligne. Sa particularité, par rapport aux logiciels de présentation classique type Impress ou Powerpoint est que le déroulé de la présentation n'est pas linéaire. L'ensemble de la présentation Prezi est sur un seul et même espace, on accède aux éléments en zoomant et dézoomant.

Présentation
Un exemple : un cours sur la coopération de Jean-Michel Cornu.



Pré-requis
  • Se créer un compte Prezi.
  • Avoir une connexion Internet.
  • Avoir un logiciel de lecture au format Flash installé (pour éditer son Prezi).

Applications
  • Présentation d'un projet, en présence ou à distance.
  • Création d'un support de cours ou d'un didacticiel disponible en ligne.
  • Création d'une présentation à plusieurs à distance.

Prise en main
Tutoriel de la création du compte à la création de son Prezi (attention la création d'un compte de type Edu présenté dans ce didacticiel n'est possible que pour les enseignants et étudiants)



Aller plus loin
Avantages de l'outil
  • Des présentations plus dynamiques !
  • Bien adapté à une présentation dans une logique d'attention (j'adapte le déroulé au public). Cette notion s'opposant à la logique d'intention : j'amène mon public du point A au point B.
  • Permet une organisation du propos sous la forme d'une carte heuristique comme sous une forme linéaire.
  • Présentation téléchargeable et donc présentable sans avoir internet.
  • La présentation téléchargée est auto-exécutable, il n'y a pas besoin d'un logiciel installé pour pouvoir la présenter.
  • On peut accéder à ses présentations depuis n'importe quel ordinateur relié à Internet.
  • Permet l'édition à plusieurs, en mode synchrone ou asynchrone.
Inconvénients de l'outil
  • Dans sa version gratuite, la création ne se fait qu'en ligne.
  • Attention à l'effet "mal de mer" par abus des effets de rotation.
  • Interface tout en anglais.
  • Dans la version gratuite (hors éducation) toutes les présentations sont visibles en ligne, il n'y a pas d'espace privé.
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux et SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
PrezI2_image_imagebf_imageprezi.png
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Être pragmatique

Description de la ressource Utiliser des outils facile à installer, configurer, sans compétence technique
Plutôt que d'attendre d'avoir les moyens nécessaires pour créer un dispositif sur-mesure, il vaut mieux commencer dès que la dynamique de réseau frémit à installer quelques outils clés en main, faciles à installer et à utiliser : bricoler en assemblant des outils peu onéreux mais qui permettent de commencer à proposer des démarches coopératives (Google doc, Netvibes...).
Bien sûr c'est imparfait : il serait préférable d'avoir son propre dispositif tout en logiciel libre. Et certains seront peut-être hostiles à l'utilisation de services en ligne gratuits qui stockent vos données avec le risque d'une réutilisation à des fins commerciales. Certes, mais l'animateur de réseau se doit d'être pragmatique. Ces outils sont à utiliser en connaissance de cause et pour ce qu'ils sont : des services en ligne gratuits, et non des outils avec lesquels on peut-être autonome, cependant par leur simplicité d'emploi ils peuvent servir à faire émerger la dynamique coopérative.
On attendra de voir de vrais usages se mettre en place avant de passer à du développement spécifique si nécessaire.
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Votre milieu est-il complexe ou compliqué ?

Description de la ressource Intro
Comprendre dans quel milieu évolue votre organisation (ou celle que vous accompagnez), au moment présent, est nécessaire pour appliquer les bons concepts et méthodes, notamment en terme de gestion de projets et de prises de décisions... Il existe 5 types de milieux différents : simple, compliqué, complexe, chaotique et sans ordre.
Pour chaque typologie de milieu, un cycle d'action précis est à mettre en oeuvre pour favoriser des actions pertinentes et impactantes.

Sources
modèle cynefin : David Snowden (à ma connaissance, ce n'est pas le cousin d'Edouard) 2005, PP45-54; P. Cilliers, 1998
caractéristiques d'un milieu complexe :
Improving Decision Making in Complexity Environment, Iwona Gorzeń-Mitka et Małgorzata Okręglicka, Faculty of Management, Czestochowa University of Technology, Czestochowa, Poland, 2014.
Ressources
La manière de conduire un projet ne peut se faire exactement pareil dans un milieu simple, compliqué, complexe, chaotique ou sans ordre. Pour cela, nous allons parler d'ordre dans un système : il s'agit de notre capacité à comprendre et connaitre les relations entre causes et conséquences dans un système.



Les relations de cause à conséquences, les cycles d'actions et le type de pratiques à développer dans les milieux autres que complexes


Nous parlons de système simple quand les relations de causes à effets sont évidentes, simples !
Par exemple, si je prends un marteau et que je tape sur un clou, le système simple est évident pour tout le monde : le clou s'enfonce sous l'action du marteau et de ma main qui le dirige. Nous retrouvons cela dans le champ de la physique enseignée au collège ou au lycée ! D'un point de vue sociétal, nous sommes dans le domaine des normes, des lois, des procédures.
Le cycle d'action est "sentir - analyser - répondre" avec les meilleures pratiques.

Nous parlons d'un système compliqué quand avec de l'analyse et de l'observation, les relations de cause à conséquence peuvent être découvertes. Nous sommes dans le monde des groupes d'experts qui analysent et arrivent à un concensus. Ex: nous avons dû réunir nos meilleurs ingénieurs des 5 continents pour envoyer un module sur Mars en 2022. Avec de l'expertise et de la coordination, tout sujet compliqué peut être décortiqué, et finalement connu et maitrisé. Le cycle d'action est "sentir - analyser - répondre" avec les bonnes pratiques.

Dans un milieu chaotique, par définition il n'y a pas d'ordre. Ces situations peuvent être suffisamment critiques qu'il n'y a pas de temps pour de la recherche, des consultations ou des expérimentations. Il est nécessaire d'agir d'abord, sans connaissance préalable, pour faire réagir l'environnement et commencer à discerner ou cristalliser un fonctionnement compliqué ou complexe pour toute ou partie du système. Quelqu'un doit prendre en charge et agir. Le cycle d'action est " Agir - sentir - répondre". C'est le champ des nouvelles pratiques.

Dans un milieu sans ordre, il n'est pas possible de s'entendre pour avancer collectivement.

model cynefin-english.png (0.1MB)

la complexité est cohérente à posteriori

Dans un système complexe, les relations entre causes et effets ne peuvent être connus qu'à posteriori. Nous disons que la complexité est cohérente à posteriori (et sans ordre à priori) : l'ordre des systèmes complexes émerge du système et formé par l'interaction de nombreux acteurs.(2)



Les conséquences pour nous, acteurs dans un milieu complexe

Ce qui amène deux corolaires importants :

  • il n'est pas possible de connaitre un système complexe de l'extérieur.
  • il est nécessaire d'interagir avec le système pour apprendre à le connaitre : une simple observation même de l'intérieur ne vous apportera aucune connaissance sur le système.


Bien que la science (du management dans le cas présent) adore l'ordre parce qu'il fournit de la structure et de la prévisibilité, il est nécessaire de constater l'émergence d'un paradigme pour entreprendre en milieu (économique) complexe :
  • partir des besoins des clients - des usagers - des membres de la communauté
  • viser la qualité
  • penser systémique
  • innover

Nous consacrerons peut-être tout un prochain parcours au point "penser systémique", nous n'allons donc pas le développer ici. En première approximation, il s'agit de considérer que tous les acteurs du système sont interdépendants.

Cela demande de nouvelles manières de faire :
  • naviguer dans un tel milieu demande de savoir évoluer dans un milieu incertain (souvent repris par milieu VUCA pour volatile, incertain, complexe et ambigüe) et savoir effectuer des changements rapides.

  • il s'agit de quitter, au moins dans les phases de cadrage et conception, le modèle de prédire et contrôler. Nous verrons plus tard comment conjuguer un mode opératoire efficient dans un monde complexe avec la vision du monde de votre banquier qui est restée en mode gestion de projet dans un milieu compliqué.

Ressources proches :
la théorie des 3 C.
Pour aller plus loin :
les 10 caractéristiques d'un milieu complexe.
développement organisationnel dialogique vs développement organisationnel diagnostic.
(liste probablement à compléter)
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Prise de décision
  • Organisation et gestion du temps
  • Autre
Auteur.trice(s) de la ressource yann le beguec
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Utiliser le PQQCOQP

Description de la ressource Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.

Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :
  • Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
  • Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
  • Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
  • Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
  • Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
  • Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
  • Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.
Thématique de la ressource
  • Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

Une réunion avec certain·e·s en présence et d'autres en visio

Description de la ressource De manière générale cette configuration exige plus d’organisation et de discipline. Par exemple les discussions à voix basses ou en aparté : on arrive parfois à les gérer voire à les réintégrer à la réunion habituellement, mais pour les personnes à distance elles créeront une grande confusion. Il est donc particulièrement important de poser un cadre et de le tenir.

L’idéal est de savoir à l’avance que certaines personnes seront à distance pour adapter l’animation de la réunion (durée, format d’animation, sujets à l’ordre du jour ...).
L’animation sera notamment à repenser en cas de vote : le mode de vote habituel devra être décliné dans une version à distance. Cette déclinaison peut prendre deux formes :
  • • les personnes présentes votent comme d’habitude et on imagine un mode de vote particulier pour celles et ceux à distance
  • • tout le monde vote avec un outil en ligne

On peut aussi proposer que les personnes à distance soient en observatrices et non en participation active (prise de parole, participation aux décisions ...). Ce choix devra être explicite pour que chacun sache qui est à quelle place.

On peut aussi expliciter que certains temps se font seulement entre « présents » : accueil café ou pot à la fin par exemple. Ça peut paraître évident mais on peut vouloir inclure les personnes à distance à tout les temps et ce n’est pas toujours efficaces et agréable.

Cette configuration particulière peut ajouter un rôle : une personne chargée de prendre soin des personnes à distance. Ce rôle peut être mobilisé dès l’installation du dispositif de visioconférence avant le début de la réunion. Pendant la réunion il gardera l’œil sur ces participants à distance (est-ce qu’ils entendent toujours ? Est-ce qu’on les entend toujours ? Est-ce qu’on les voit toujours ?) et il réagira en cas de problème. Il sera aussi en lien avec la personne qui veille à la circulation de la parole : il rappellera de donner la parole aux personnes à distance parce qu’elles auront du mal à la réclamer d’elles-mêmes.

La prise de notes en ligne sera particulièrement utile dans cette configuration. Regarder et écouter l’écran sur la visioconférence risque de ne pas être suffisant pour maintenir l’attention. Pouvoir suivre en direct une prise de notes faite par quelqu’un présent à la réunion permet de raccrocher en cas de perte de connexion ou de concentration.

La durée de la réunion peut être adaptée du fait de cette configuration. Une visioconférence est de maximum 1h30-2h. Si nous pouvons rallonger cette durée pour les présents, ça ne doit pas être le cas pour les personnes à distance.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Une décision collective peut nécessiter du temps, de la réflexion, et surtout un mode de décision choisi et explicité

Description de la ressource Demander leur avis aux gens nécessite de leur donner du temps et de la matière pour réfléchir et construire leur réflexion. On peut notamment considérer comme une bonne pratique :
  • d'aborder un sujet lors d'une réunion avec des documents, des témoignages, des avis divergents envoyés en amont dans la mesure du possible et reconsultable à l'issue de la réunion
  • d'organiser un débat en collectif qui permette l'expression et la prise en compte de tous les avis (attention aux question de prise de parole des plus timides, de ceux qui ne se sentent pas légitimes, des femmes...)
  • puis de laisser du temps (une semaine, un mois) avant de rediscuter du sujet et de voter
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Un programme clair et suivi

Description de la ressource Faire une note stratégique préparatoire : prévoir l'organisation, fixer les objectifs, transmettre les documents à l'avance.
Rappeler, dès le début de la réunion, les objectifs de celle-ci, voire "l'intention" de la personne qui invite et/ou de l'animateur de la réunion. Et requestionner régulièrement les attentes et besoins de chacun des membres du groupe.
Instaurer un ordre du jour participatif avec précision, pour chaque point, du temps à consacrer et de la nature des échanges attendus (information, discussion ou décision). Éventuellement prévoir un temps de “questions diverses”.
En parallèle, il est important de s'attacher à diffuser les informations aux autres membres du collectif de façon claire => la rétention d'information tue la coopération !
Et ne pas oublier de prendre le temps d'étudier les situations et ne pas se laisser déborder par l'urgence.
Prévoir un compte-rendu (participatif le jour J grâce aux outils numériques d'écriture collaborative).
Mettre en place un plan stratégique, un plan d'actions et des relevés de décisions => tableau de bord ; “todo liste”.
Attention aux temps informels qui induisent des inégalités de partage des informations => ex : ce qui se dit à la pause café avec celles et ceux qui sont là.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

Tous les sujets ne méritent pas des décisions collectives.

Description de la ressource
  • Il est indispensable que le collectif ne vienne pas brider l'initiative individuelle, mais au contraire l'encourager et l'amplifier.
  • Donner l'illusion de la décision, faire décider de tonnes de détails insignifiants est une excellente stratégie pour éviter de faire décider de l'essentiel....
  • Quelqu'un a dit à propos des actions réversibles "Si tu demande à quelqu'un de valider une petite décision, il va se faire un devoir de trouver la petite bête, si tu agis, il te remerciera de l'avoir fait à sa place"
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Sur l'implication

Description de la ressource

Impliquer : du bon usage du Français

On "n'implique" pas une personne. Au mieux, on peut "travailler sur les conditions de son implication"

En Français, le verbe "impliquer" n'a que 2 sens :
  • 1/ Engager : Ex Se trouver impliqué dans une affaire désagréable.
  • 2/ Avoir pour conséquences : Ex un déjeuner chargé implique une digestion lourde

Utiliser impliquer en tant que "Faire participer" (Ex on a impliqué les citoyens dans la concertation) est un usage impropre.

Plus précisément, on "n'implique" pas une personne...
  • soit on la mobilise (parfois avec des moyens contraignants : pression, force, contrat de travail)
  • soit elle s'implique

Au-delà de la question de la vocabulaire, cela fait aussi référence à une posture d'animation. Le rôle de l'animateur-rice est alors de travailler sur les conditions de l'implication de cette personne. On ne va pas chercher à forcer, changer les personnes mais les inviter, leur donner envie, les rassurer, les aider à faire le premier pas, écouter leurs besoins, leurs motivations et leurs craintes.


Accueillir les nouveaux

Garder les portes du projet/groupe ouvertes pour un renouvellement naturel des forces vives

Les personnes impliquées aujourd'hui dans votre projet finiront par se désimpliquer. Il faut donc anticiper le renouvellement. Quelques questions à se poser pour se mettre dans le peau d'un "nouveau" ou d'une "nouvelle" :
  • ont-ils accès aux informations ? Ces infos sont-elles synthétisées et rendues compréhensibles pour une personne qui n'est pas dans le quotidien du projet ?
  • Existe-t-il des réunions dédiées aux nouveaux et aux nouvelles ? (une "session de rattrapage", une réunion notre projet "pour les nuls" etc...) Bref, un temps où iels se sentent autorisés à venir et poser toutes les questions de néophytes.
  • Existe-t-il des tâches simples et accessibles pour des personnes peu impliquées ? Cela permettrait de franchir une 1ère étape dans l'implication.

De façon générale, cela consiste à travailler le parcours d'implication : personnes extérieures > observateurs > réactifs > proactifs

Type de membres et ratio d'implication

Votre projet comporte des proactifs, des réactifs, des observateurs et des inactifs

  • Les "proactifs" qui prennent des initiatives sont entre un et quelques pour cent.
  • Les "réactifs" qui réagissent lorsqu'on les sollicite sont entre dix et quelques dizaines de pour cent.
  • Certains sont des "observateurs", suivent les travaux du groupe, les utilisent pour eux, même s'ils ne participent pas.
  • D'autres sont inactifs.
Vu de notre place d'animateur·trice, la difficulté est qu'on ne peut pas faire la différence entre les observateurs et les inactifs, puisque ni l'un ni l'autre ne donne signe de vie. Par contre, en facilitant son implication, on pourra permettre à un observateur de basculer dans l'action et de devenir réactif.
Ainsi, il y a toute une gradation dans les rôles plus ou moins actifs que peut prendre un participant, lui permettant de s'impliquer de plus en plus... ou de moins en moins.
Pour garder le lien avec chaque type de membres, vous pouvez utiliser la Méthode REPI.

Rendre visible les espaces d'implications

Donner à voir les tâches à faire et les réunions

Cela consiste par exemple à
  • lister les temps de réunions et leur fonction
  • lister les tâches, notamment les plus simples qui permettraient à des nouveaux de faire un 1er pas dans leur implication. C'est le Premier Petit Pas Possible (PPPP)

Puis donner à voir ces espaces d'implication, par ex
  • une liste de tâches à faire, nécessitant des compétences variées (tailler les arbres, faire une liste des producteurs de la vallées)
  • une liste de tâches à faire organisées dans le temps : une frise chronologique sur l'année


  • une liste de tâches à faire organiser selon le temps disponible de la personne


Ces exemples peuvent évidemment être déclinés en numérique.

Prendre soin des réactifs

Car ce sont les proactifs de demain ! (anticiper le renouvellement des membres)

Les proactifs d'aujourd'hui finiront par se désimpliquer. La question n'est pas "si", mais "quand".
Pour anticiper le renouvellement de forces vives dans le groupe, l'animateur peut aller chercher les réactifs par petite touche, par exemple
  • en leur donnant l'occasion de s'exprimer :
  • en dehors des réunions, lors de temps moins formels
  • anonymement parfois (boites à idées ouvertes, questionnaire en ligne...)
  • en les sollicitant directement pour une petite action, ou pour une aide ponctuelle
  • ...
Le principal est de les accompagner dans leurs 1ers pas d'implication


Motivations, freins et seuil d'implication

Les 3 éléments à travailler : repérer les sources de motivations, diminuer les freins et abaisser le seuil du passage à l'acte

Le rôle de l'animateur-ice est de jouer sur 3 éléments afin de susciter l'implication

1- Les motivations principales pour s'impliquer dans un groupe sont (de façon non-exhaustive !)
  • La reconnaissance (par les pairs, par les leaders...)
    • il convient alors de valoriser les contributeurs par des mécanismes qui apporte de la reconnaissance
    • l'animateur doit être capable de maîtriser son besoin de reconnaissance
  • L'utilité du groupe, sa raison d'être, le sens
  • L'apprentissage : la personne sait/sent qu'elle peut apprendre des choses
  • Le sentiment du travail bien fait
  • Le plaisir, le fun
  • Le retour sur investissement
  • La contrôlabilité, le fait d'être "en capacité de..." : Si les personnes se sentent en capacité de faire, alors il y a de grandes chances pour qu'elles fassent ! Il s'agit de pouvoir voir des premières tâches qui nous soient accessibles et qui un environnement qui permette d'être force de proposition (écoute).


2- Les freins principaux à l'implication sont :
  • Le manque de sécurité (personnelle, professionnelle...). Travailler le "cadre de sécurité" (continuité des accords de groupe
  • Le manque de confiance (dans le groupe, en soi)
  • La peur de ne pas pouvoir se désengager : il faut alors
    • montrer clairement les portes de sorties / de désengagement
    • poser ses propres limites
    • faire valoir la règles des 2 pieds : si je n'apprends rien ici, si je donne/transmets rien ici, alors je suis libre de partir (sur mes 2 pieds)
  • Outils trop complexes
  • Sujets trop complexes
  • Pas assez de temps
  • Perte de légitimité, ou de pouvoir
  • Manque de convivialité, temps trop "sérieux"

3- Le seuil d'implication doit être le plus bas possible pour permettre le passage à l'acte, par exemple
  • en gardant des tâches simples, pour intégrer des nouveaux (Keep It Simple and Stupid)
  • en étant réactif : si une personne fait preuve d'intérêt, il faut répondre tout de suite !


Accompagner la désimplication

Merci et... au fait, pourquoi pars-tu ?

Il est normal que les personnes se désimpliquent et s'éloignent tôt ou tard d'un projet. Cela se fait parfois "en douceur" (déménagement, famille, construction d'une maison...), ou parfois avec des frictions :
  • le syndrome EPM (Et Puis Merde) illustre en quoi une personne peut soudainement partir en claquant la porte. Le risque est alors l'effet "contagion" de cette attitude.
  • "C'est pas mon problème" est un autre mécanisme, où les personnes restent "mobilisées" (souvent via un contrat de travail, un ordre direct de leur chef-fe) mais ne sont plus "impliquées".

Dans tous les cas, lorsque l'animateur-ice du projet repère une désimplication, il sera toujours :
  • sympa de remercier la personne
  • utile de lui demander "pourquoi"
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Autre
Auteur.trice(s) de la ressource Nicolas Geiger, Jean-Michel Cornu , Manuel Ibanez
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Sujets critiques impliquent nécessairement décisions collectives

Description de la ressource Qu'est-ce qu'un sujet critique?
  • Cela dépend bien sûr des collectifs ou des organisations, mais on peut penser qu'il s'agit du sujets qui touchent à :
    • L'organisation du collectif ou de la structure (élections des instances décisionnelles, rémunération des salarié.e.s, etc.)
    • Le choix des modes de décisions adaptés aux différents sujets
    • Une décision irréversible (ex : dissolution de l'organisation)
      • ...
  • Quels que soient les sujets estimés critiques, il nous semble en tous cas incontournable de les identifier collectivement et d'y associer des modalités de prise de décision claires
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Sortir la tête du guidon

Description de la ressource Un grand frein à la coopération est le manque de temps, l’urgence à mener les projets, le rythme effréné que l’on s’impose parfois. La coopération suppose de prendre ce temps, de lever la tête du guidon, de s’inspirer des autres et d’accepter les remises en question constructives. Elle suppose donc beaucoup de confiance au sein du collectif.
Plusieurs éléments peuvent favoriser la prise de recul :
  • savoir faire des pauses
  • instaurer des temps de régulation
  • être vigilant vis à vis des attitudes des uns et des autres dans le groupe : prendre soin des personnes qui “décrochent” du groupe car celles-ci peuvent être des révélateurs d'un fonctionnement inadapté du collectif.
  • aller se nourrir ailleurs : dans d'autres collectifs, des événements, des formations ...
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Savoir pourquoi coopérer

Description de la ressource

Coopérateur humanum est

La coopération est une singularité de l'espèce humaine, notre moteur principal, outil de survie. Trois siècles de concurrence ne doivent pas faire oublier que nous sommes issus de plusieurs millénaires de coopération et de collaboration.

Trois chantiers

Notre époque devra relever trois défis en matière de coopération :
  • Apprendre à coopérer entre êtres humains : pays du sud / pays du nord, riches / pauvres, entre religions, hommes / femmes...
  • Faire en sorte que l'humanité coopère avec son environnement : moins de pollution, de nuisances, ...
  • Permettre à chaque individu de mieux coopérer avec lui-même : réconcilier humanité et animalité, côté féminin et masculin...

trucetastuce
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Réussir ses réunions en présence et à distance avec les Metacartes

Description de la ressource

  • Est ce que vous avez déjà participé à une réunion où vous vous demandiez ce que vous faisiez la ?
  • Une réunion qui ne finissait jamais ?
  • Où ce sont toujours les mêmes qui parlent ?
  • Où l’animateur fait : l'ordre du jour, les questions et les réponses ?
  • Des réunions où vous sortez avec la boule au ventre ?
Il se peut que vous souffriez de réunionite aiguë. Ça fait mal, mais ne vous inquiétez pas : il y a des remèdes! Voici quelques idées pour vous inspirer.

Que la rencontre ait lieu en présence ou à distance, il est intéressant de la penser en séquences. Il y a la réunion elle même bien sûr, mais aussi un avant et un après à ne pas négliger.

1. Avant la rencontre

il est important de se demander à quoi sert cette réunion : quel est le contexte et quels sont les objectifs ? Est ce que l'on veut transmettre de l'information ? Produire des idées ? Prendre des décisions ? Qui doit être présent ? De combien de temps a-t-on besoin ? En fonction de cela qu’on pourra réfléchir à l'animation à mettre en place.

Ensuite il faut choisir un créneau. Pour vous faciliter la tache, Framadate, un outil de prise de rendez vous qui permet aux participants de voter sur plusieurs propositions et de faire ressortir le créneau préférentiel (sans encombrer votre boite mail!)

Maintenant, l'animation est pensée et le moment choisi. Il est temps d'organiser l'espace de rencontre. Si la rencontre se fait en ligne vous pouvez utiliser un outil de visio comme Jitsi. N'oubliez pas de tester avant et, éventuellement, prévoyez un plan B : un autre outil de visio ou de conférence téléphonique.

Pour une rencontre en présence ou à distance, un outil de prise de note collaborative comme le pad sera très utile. Il permettra à toutes les personnes de lire et d’écrire sur le meme document en même temps. Un document partagé est utile pour prendre des notes pendant, mais aussi rappeler les sujets à l'ordre du jour ou même en préparation permettre d'inviter les participants construire l’ordre du jour.

(Quand tout est prêt, envoyez une invitation aux participants avec les infos de connexion pour la visio le plan B et le lien vers le pad.)

2. Ca y est, le moment de la réunion est venu.

Cette rencontre peut etre organisée comme une séquence avec : une ouverture, la réunion elle même et un temps de clôture.

Le temps d’ouverture permet de faire un tour de présentation ou un brise glace ou encore de rappeler des points clés du déroulé : Quels sont nos objectifs ? Quelles sont les règles de fonctionnement (distribution de la parole, etc...) ? Pour aider l’animateur.irce est ce que l'on veut donner des rôles ? Comme une animateurices, scribe, gardien.ne du temps ? Combien de temps on se donne pour traiter chaque cun des points à traiter ?

Simple échange ou animation plus structurée, la réunion devrait a minima faciliter la distribution de la parole et l’écoute. Bâton de parole, parole au centre ou méthodes plus formalisées comme l’accélérateur de projet, il existe des dizaines de méthodes utilisables. En complément, la prise de note sur le pad par un ou plusieurs scribes permettra de garder des traces.

Enfin pour bien finir sa réunion, il est important de prendre un temps de clôture, même court. Comment avons nous vécu cette rencontre ? Qu'est ce qui s'est bien passé ou serait à améliorer ?
Quelles décisions avons nous prises ? Quels sont les Prochains Plus Petits Pas Possibles ? Qui fera quoi ? Quand sera notre prochain rendez-vous ? En présence ou à distance ? Qui animera la prochaine séquence ?

3. La réunion finie, ce n’est pas terminé.

Pour prolonger la dynamique et inclure les gens qui n'étaient pas là il peut être intéressant de prévoir un rôle supplémentaire pour jardiner le du pad, mettre en forme le compte rendu et le communiquer aux absents.

Pour résumer 3 points clés :

  • Être clair sur vos objectifs
  • Penser les différentes phases en fonction de vos objectifs
  • Choisir et utiliser des outils et méthodes adaptées selon les phases. Il existe de nombreuses méthodes (aperçu des métacartes boite + eventail de cartes), mais elles n’auront de sens que si elles répondent à des objectifs. Vous trouverez des sites ressources en ligne notam. Metacartes.cc

quels sont nos objectifs ?
quelles sont les différentes phases de notre rencontre ?
quels outils ou méthodes voulons nous utiliser pour ces différentes phases ?

Liens ressources

Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Lilian Ricaud, Mélanie Lacayrouse
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
  • Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
  • De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
  • Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
  • Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
  • Rappelez les horaires.
  • Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
  • Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
  • N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
  • Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
  • Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • PhotolangageVia des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure,
  • qu'il y ait de la bienveillance,
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre « facultatif » le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
  • ...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
  • Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
  • Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles. S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

  • Animation
  • Gestion du temps
  • Distribution de la parole
  • ...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
  • Jamais de visio de plus d'une heure trente.
  • Ne pas dépasser 45 min consécutives.
  • Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
  • Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

  • La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
  • Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
  • Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
  • L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
  • voir et écouter de manière passive
  • être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
  • Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
  • Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
  • Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)

Action {{section ...}} : l'action {{section ...}} doit être fermée par une action {{end elem="section"}}.
Pour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une réunion (présence ou distance), on pourra utilement lire la fiche "Avant de choisir son format d'animation de réunion, pensez à...."
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Réunion à distance : après la réunion

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance.
Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Renvoyer un mail

Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ, mettre en évidence les prises de décisions. Cela réintègre aussi les absent·e·s et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes

Pour en sortir un CR à partir des notes brutes. Penser à l'exporter et/ou le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

Se rencontrer en physique

Des fois on échange en visio mais on ne se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout, ça créé une étrange convivialité "on se connaît mais on ne se connaissait pas".

Se programmer une pause

Prendre au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose.

Evaluer et tirer les leçons

Si le tour de clôture ou les échanges en OFF après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio, prenez-les comme des cadeaux ! L'animateur·rice peut proposer un debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

Réaliser de bonnes rétrospectives

Description de la ressource

Que faire si une tension éclate lors d'une rétrospective

Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Gouvernance et gestion de conflits
  • Organisation et gestion du temps
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault et Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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  • Non

Rythmer ses réunions

Description de la ressource Mettre du rythme dans la réunion et alterner les approches : moments de réflexion, moments de production, moment de décision, temps d'interconnaissance, temps de jeux de coopération (pour souder le groupe), temps de créativité, temps de fabrication...
Vous pouvez aussi apporter de la diversité dans le groupe en accueillant des nouveaux, du sang neuf...
Penser à faire systématiquement des bilans, même provisoires, des synthèses et à alterner les moments tous ensemble et les temps de travail en petits groupes qui facilite l'expression des plus introvertis.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

Ritualiser pour se sentir en vie

Description de la ressource

Des rituels, pour donner le tempo

Différents moments de la vie du groupe peuvent mériter d'être ritualisés quand ils sont trop important pour que l'on se permette de les oublier.

Se réunir régulièrement

Pour être vivant, le groupe doit nécessairement se réunir régulièrement que ce soit en présence ou à distance. Cette régularité prouve au groupe qu'il est en vie. Cette régularité dépend des groupes, ce peut être une fois par an pour les adhérents à une association (assemblée générale), une fois par mois pour un conseil d'administration,...
Acter une régularité de rencontre permet surtout de déceler des dysfonctionnement : si quelqu'un ne vient plus, si les rencontres s'espacent et finissent par ne plus se faire au rythme minimum définit par le groupe, c'est un signal qui dit nous alerter quand à la vitalité du projet.

L'ouverture

Elle consiste à permettre aux participants de partager leur "humeur du moment", dire dans quel état ils abordent la réunion.

Objectif : Laisser ses petits tracas au vestiaire, le cas échéant, partager un gros souci avec le groupe. Dans les 2 cas, l'ouverture s'attache à ce que les émotions liées à une préoccupation personnelle ne viennent pas perturber le fonctionnement du groupe et à ce que chacun puisse être disponible, "au centre".

Éventuellement commencer par soi (donner l'exemple) pour donner le ton “authentique”.

Outils :
  • la Météo sous forme de métaphore sur le brouillard, le soleil, nuageux, etc.
  • avec un support (photos, images, smileys...) : je choisis une photo qui me parle et je m'exprime sur
cette base

La Clôture

Elle est à intégrer également le plus possible dans les réunions ou événements.

Objectifs : exprimer les bons moments qui donnent de l'énergie “au centre”, exprimer les tensions et difficultés, ce qui donne une chance de les traiter collectivement dès qu'elles se présentent, même en dehors de la réunion, sans laisser les ressentiments et les commérages pourrir et consumer l'énergie du groupe.

Outils :
  • "je prends / je laisse" (pour un groupe jusqu'à 15 personnes max sinon trop long)
  • "pépitérato", pour un plus grand groupe : l'animateur prend 3 personnes qui souhaitent partager
une pépite (ce que j'ai apprécié, découvert...) et 3 autres qui souhaitent partager un râteau (ce que
je n'ai pas apprécié)
  • "lancer de mots" : en 3mn, en mode "pop corn" (pas en tour de cercle) les personnes disent des mots qui leur viennent à l'esprit sur leurs ressentis.

Les règles de base pour les clôtures :
  • j'évoque mon ressenti (je ne refais pas la synthèse)
  • je n'ai pas le droit de réagir sur le ressenti de quelqu'un d'autre
  • je ne prends la parole qu'une seule fois
  • ce qui doit être dit est dit ici
  • j'utilise le "je" et j'évite le jugement de l'autre (le "Tu" tue)
  • s'assurer que tout le monde a eu l'occasion de s'exprimer (il n'y a pas d'obligation à s'exprimer).

Constat : il est parfois difficile de dire un ressenti négatif sans juger et sans blesser... Prendre le temps d'instaurer les rituels d'ouverture et de clôture à chaque fois pour que les personnes s'ouvrent petit à petit et deviennent de plus en plus authentiques dans leurs prises de parole.


Les célébrations

Enfin, il est bon de célébrer les avancées du projet et/ou du collectif (en les répertoriant sur un panneau par exemple). La célébration de ce qui a été accompli pendant la réunion permet de poser un regard dans le rétroviseur et de réaliser le chemin accompli.
Les temps de rencontre et les moments de notre emploi du temps dédiés au projets deviennent sinon dédiés à des choses à faire, à des problèmes à résoudre, et on peut alors ne plus voir que les choses avancent et ne pas suffisamment prendre conscience du plaisir pris à s'impliquer dans le groupe.

Les temps de régulation

Ritualiser un temps de régulation dans chaque ordre du jour permet de s'assurer que les problèmes ou conflits vécus par les uns et les autres ont un espace pour s'exprimer. Cet espace est indispensable car comme il s'agit d'un moment généralement désagréable, les concernés ont souvent tendance à ne pas le demander. Or, une problématique non traitée peut rapidement enfler et finir par mettre en péril le groupe ou l'implication de certains de ses membres.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Sarah Gaucher, Alice Oschner, Romain Lalande, Cré-sol
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Qui suis-je, archipel?

Description de la ressource 🔹🔶Qui suis-je, archipel?🔶🔹
Tu es femme ou homme de l’archipel.
A la fois un•e parmi tant d’autres.
Et précieusement unique, riche d’histoires, de mélanges, de terre d’ancêtres, d’étoiles navigatrices.
A la fois un•e entre tou•te•s.
Et simplement multitude, roche du volcan créateur, sol des cultures nourricières, eau tumultueuse, étincelle de vie.

Tu es femme et homme de l’archipel.
A la fois semblable et différent•e.
Et pleinement sujet, porteur•euse de la mémoire collective, graine de la communauté future, battement de coeur du présent.
A la fois toutes les couleurs.
Et forcément, de l’ombre à la lumière, des nuances, de la subtilité, de l’invisible, du mystère.

🔹🔶Qui suis-je, archipel?🔶🔹
Tu es île.
A la fois terre, air, eau.
Et intensément rivages, montagnes, récifs, forêts, faune, mangroves, flore, coraux, sources, grains de sable, rhizomes, pluies.
A la fois sauvage, intense, calme, imperturbable.
Et fièrement espace-temps de danses, de chants, de rires, de poésies, de cultures, de langues.

Tu es île.
A la fois lieu d’accueil, de départ et d’arrivée, de larmes et d’embrassades.
Et complètement interstices, pont suspendu entre deux, entre plus que deux, mains tendues vers l’autre, vers plus que « je », vers l’inconnue.
A la fois reliée par nécessité, par envie, alliée par stratégie, par besoin.
Et furieusement tournée vers l’ailleurs, éviter de tourner en rond, remplie de ce qui est ici et là-bas, ne pas sombrer seule.

🔹🔶Qui suis-je, archipel?🔶🔹
Tu es archipel.
A la fois ce tout-monde miniature, cette cellule gigantesque, cet ensemble en mouvement.
Et curieusement bien plus loin que ce qui se voit, au delà, un flux et reflux incessant, une continuité discontinue.
A la fois cet enchevêtrement de liens, ce réseau d’invisibles, cette galaxie de galaxies.
Et doucement tourbillon, geyser, immobile tremblement, cyclone, chaos régénérateur.

Tu es archipel.
A la fois isolé parmi les archipels et connecté par les archipels.
Et absolument interdépendance, interstice, intermédiaire, interaction.
A la fois avoir et être, destination et chemin.
Et intrinsèquement femme et homme de l’archipel, île de l’archipel, liens et liant, alpha et omega.
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Autre
Auteur.trice(s) de la ressource Clément Charleux
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Pourquoi coopérer ?

Description de la ressource

Pourquoi mettre en oeuvre des projets coopératifs, pourquoi choisir des outils libres et ouverts ?

On pourrait vous dire 1 + 1 = 3, tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin, que la concurrence ce n'est pas bien et que la coopération c'est super... Et vous endormir joliment mais là n'est pas le propos.
D'une part, ré affirmer que la coopération, l'action de faire œuvre commune, de faire ensemble, est simplement une singularité poussée à l’extrême par l'animal nommé Homo sapiens. Sans poils, sans griffes, sans plumes et autres accessoires le genre Homo n'aurait pas fait long feu sans sa capacité à faire équipe pour gérer sa survie. Et ça semble avoir pas mal fonctionné, alors, déjà, coopérons pour ré affirmer notre Humanité. Le Self made man ne restera qu'une argutie de l'histoire.
Mais surtout, il est possible que les quelques problèmes auxquels est confrontée notre humanité ne semblent pas pouvoir être résolus par un homme seul derrière un bureau.
Les urgences sociales, climatiques, environnementales et j'en passe et des meilleures devront être solutionnées collectivement. Si l'on attend simplement que chacun reste dans une logique de changement individuel sans élaborer et mettre en oeuvre collectivement des futurs possibles désirables, je crains que le genre Homo ne laisse sa trace que comme joli fossile de l'histoire de cette planète qu'il aura dévastée avant de disparaître.
Il y a un tout petit peu urgence (certains pensent qu'il y a le feu à la maison), en tous cas, il est grand temps d'unir nos énergies, initiatives, expérimentations, afin de co-élaborer un avenir viable et désirable.
Il est donc urgentissime que les acteurs dits "de la transition" coopèrent. Certes coopèrent au sein des équipes et projets mais là est moins notre propos que le fait que les équipes coopèrent aussi entre elles.
Il faut absolument que cette coopération soit ouverte et leur partage sincère.
Comme il est inacceptable qu'un médicament, un vaccin soit réservé à des personnes riches ou puissantes. Il est inconcevable, irresponsable vu le contexte qu'une méthode, un outil, un concept, une esquisse de solution pertinente ne soit pas partagée sincèrement pour aller vers des solutions pour tous.
C'est dans ce cadre que l'articulation d'outils non propriétaires et de contenus ouverts sincèrement partagés mais protégés comme étant des communs fait sens politique.
Est-il possible pour les chantiers précédemment évoqués d'utiliser des outils de réseaux dit "sociaux" dont les contenus soient triés pour vous par un algorithme, afin de susciter des pics d’ocytocine, vous enfermant dans une jolie bulle pensée pour vous ?
Est-il possible que les contenus partagés sur ces réseaux dits sociaux puissent disparaître du jour au lendemain au bon vouloir et soient utilisés comme bon leur semble par les propriétaires de ces réseaux ?
Mais est-il possible que les solutions, outils, méthodes bénéfiques à notre humanité soient privatisés par une structure, une association, une collectivité locale, une université , alors qu’il est urgent qu’ils soient utilisés largement pour le bien de tous et largement diffusés, adaptés, amplifiés ?

Nous pensons que les outils libres et les contenus protégés et partagés comme étant des communs font parfaite synergie pour ces transitions nécessaires pour de nouvelles humanités viables et désirables articulées en archipels d'îlots féconds.
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Piloter à l'usage : de l'intention à l'attention

Description de la ressource Piloter en attention plutôt qu'en intention :
  • Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
  • Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >
L'animateur doit donc s'astreindre à se taire, à mettre ses idées de côté et plutôt privilégier une attitude d'écoute et d'observation.
Par ailleurs, il doit mettre en place les conditions favorables pour faire émerger des besoins collectifs : par exemple un questionnaire dont les résultats sont partagés collectivement. Google Formulaire est parfait pour ça car il permet de traiter statistiquement les réponses et de créer des graphiques. Donner à tous en temps réel les résultats permet à l'animateur de ne pas garder le monopole de la vision globale : le groupe est rendu visible au groupe.
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Métaphore de l'Arbre groupe

Description de la ressource

Petit métaphore à deux balles mais bien utile pour aider les groupes à prendre racine et à bien pousser.


Pour comprendre cette métaphore, il faut que vous observiez un jour un arbre dans son entièreté. Pour cela, précautionneusement, enlevez toute la terre autour des racines en prenant bien soin de ne pas les abimer. Vous obtenez un superbe chevelu habituellement invisible. Pour certains arbres, le chevelu est supérieur ou égal à l'ampleur du ramage. Vous pouvez être certain que ces arbres passeront les tempêtes mais aussi qu'il pourront envoyer leurs branches explorer l'alentour. Et nous savons de plus que ses racines sont connectées entre elles grace notamment à des champignons, on parle de Wood Wide Web qui permet d'échanger informations et énergie.

La comparaison peut être utile pour les groupes. Si vous souhaitez que le groupe dure mais aussi aille assez loin dans l'exploration, il vous faudra l'aider à bien planter ses racines. Cela se traduit par la qualité du temps et des méthodes pour l'interconnaissance, par l'exploration des raisons pour laquelle les individus sont là, pour eux même, pour le projet, pour le groupe, pour le monde. Par le fait de creuser collectivement les raisons d'être du projet. Ces temps, souvent qualifiés de temps perdus par certains vous permettront de planter les racines du groupe afin de pouvoir lancer des projets sur la durée et envisager des branches en jolis surplombs qui ne déséquilibreront pas l'ensemble de l'arbre groupe.

On peut aller encore plus loin dans l'exploration de la métaphore.
Certaines plantes annuelles, font juste une racine pivotante ou des radicelles. Elles auront dans ce cas un axe principal vertical et fructifieront avant de disparaître rapidement. On peut imaginer des projets à courte durée, à objectif simple qui ne demanderont pas de planter profondément les racines du groupe.

Et poursuivre : on peut, pour les grands arbres, observer les cycles de développement, en général, une phase de pousse et une phase de sommeil. Pour les groupes, une phase d'action, et une phase d'analyse de l'action, de ré organisation. c'est parce qu'une branche commence à explorer de nouveaux horizons qu'il faut ré organiser les racines, c'est parce que les racines se ré ancrent plus profondément qu'on peut explorer de nouveaux surplombs. Tout est histoire d'équilibre des forces.
Trop souvent les groupes ne prennent pas le temps de ré organiser leurs racines et sont dans le fourmillement des projets, partie visible de leur action. Prendre le temps de l'analyse, réaliser de bonnes rétrospectives permet au groupe d'apprendre de ses actions, de se ré-organiser et, éventuellement, de continuer à se développer.

Enfin, et pour conclure et vous laisser le loisir de laisser courrir la métaphore. Pensons toujours que l'arbre n'est jamais isolé, il est systématiquement relié à tout un écosystème composé de parasites, alliés, menaces, entraides... C'est ce qui fait de lui un système vivant.
  • Pour vos groupes projets, comment travaillez-vous les liens avec les autres espèces ? ou pensez-vous que votre projet est autosuffisant ?
  • Comment faites vous forêt, écosystème ? Vos feuilles, résultats, sont-ils compostables, ré-utilisables par les espèces voisines ?
  • Votre système est-il perméable, relié, aussi bien au niveau des frondaisons qu'au niveau des racines ?
  • Votre ombre est-elle protectrice ou délétère ?
  • Votre humus est-il fécond ou stérile ?
  • Semez-vous la vie ou plutôt la mort ?
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Miroir du groupe

Description de la ressource Mettre en place des processus pour que le groupe se représente collectivement
Rendre le groupe visible au groupe est un étape fondamentale pour engager la coopération entre les membres. C'est le concept d'"holoptisme", décrit par Jean-François Noubel.
On peut utiliser différentes techniques et outils :
  • Cartographier les membres : pour représenter la communauté et qu'elle prenne corps, qu'elle soit moins virtuelle en prenant une dimension géographique.
  • Réaliser un inventaire des compétences (en identifiant le point fort de chacun et en le mettant en évidence sur une carte heuristique, par exemple), de ce que l'on est prêt à partager (quelles sont les ressources des membres du groupe qu'ils peuvent partager avec les autres membres ?)
  • Partager les problèmes et points de blocages des uns et des autres, ce en quoi les autres peuvent m'aider.
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Maturité des groupes

Description de la ressource Groupe enfant, adolescent, adulte...et cri de l'animateur-ice

Un groupe progresse suivant différents niveau de maturité.
  • Lorsque le groupe est enfant, c'est avant tout l'animateur-ice qui prend les initiatives (on parle alors de "dictateur bienveillant").
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "C'est moi qui fait tout !"

  • Au bout de 18 mois à deux ans (parfois plus pour des groupes "Tanguy" qui restent très longtemps dans le giron de l'animateur-ice), le groupe devient adolescent. Certains cherchent alors à prendre des initiatives et cela se fait au début contre l'animateur-ice. Ils adoptent alors un rôle de "leader négatif". Cette période parfois dure à vivre comme pour les humains, est fondamentale car elle ouvre la porte à l'appropriation du groupe par ses membres. Pendant cette période, il est difficile souvent pour l'animateur-ice de se justifier voire de protéger le groupe d'un leader négatif qui en allant trop loin, met en péril le groupe.
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Ils font n'importe quoi !"

  • Dans la phase suivante, le groupe devient adulte. Suffisamment de membres se sont appropriés le groupe et sont même prêts à le défendre. Il ne sert à rien de griller les étapes, pour un groupe comme pour un humain, il faut passer par les différentes étapes. Vouloir constituer un groupe adulte de toute pièce dès le départ pourrait s'appeler le "syndrome de Frankenstein"...
Dans cette phase, le cri typique de l'animateur-ice est "Mais à quoi je sers ?"

  • Parfois le groupe devient sénile. Il peut alors mourir mais peut-être a-t-il essaimé en donnant naissance ou en inspirant d'autres groupes, s'assurant ainsi une descendance.


La maturité d'un groupe peut aussi être traitée selon l'axe coopération/collaboration :
  • La démarche coopérative est plus structurée et encadrante. L'animateur organise et "contrôle" le travail. Ce type de travail convient davantage au "groupe-enfant";
  • La démarche collaborative est plus souple et les membres du groupe disposent de plus de liberté, Elle convient davantage au "groupe-adulte".

En vidéo

Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Nicolas Geiger
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Les 4 activités R.E.P.I

Description de la ressource Selon Jean-Michel CORNU, il est essentiel de répartir le peu de temps dont vous disposez pour faire, même très imparfaitement, ces quatre activités.
(Voir la vidéo de Jean-Michel Cornu)

R comme "Rencontres (synchrones) : elles boostent et nourrissent les personnes les plus actives dans le groupe / le projet (les proactifs)

E comme "Échanges entre les rencontres" (asynchrones) : cette activité cible les "réactifs", c'est à dire les personnes intéressées mais moins motrices que les proactifs. On pourra les tenir informé·es des évolutions et décisions importantes.

Pour les observateurs, il permet de retrouver les éléments importants (= la mémoire du groupe). Notion de gare centrale.

P comme "Partage", et plus précisément "Espace de partage" : ce n’est pas un simple flux qui passe dans le temps. Pour les observateurs notamment, il permet de retrouver les éléments importants (= la mémoire du groupe). Notion de gare centrale à voir par ici et par là

I comme "Information", c'est le flux d'information. Elle concerne tout le monde (y compris ceux qui sont actuellement, en dehors de la communauté).

image activites_REPI_Cornu__dessin_CCBYSA_Esper.png (0.6MB)
Les activités REPI - Dessin Esper, licence CC-By-SA

Vidéo de Jean-Michel Cornu à ce sujet : https://youtu.be/a9O0xR-GZ6k
Pour approfondir les type de membres et leur ratio d'implication voir le paragraphe à ce sujet dans la fiche sur l'implication.


Les 12 travaux pour favoriser l'implication



image 74implication12travaux1024x1024.png (0.3MB)
Les 12 travaux de l'implication en une infographie

image 74implicationvignette1024x1024.png (0.3MB)
Les 12 travaux de l'implication en une vignette

L'article sur les 12 travaux de l'implication sur le site des écoloHumanistes

Une méthode pédagogique pour expliquer REPI

En amont :
Faire le dessin sur un tableau blanc "les 12 travaux de l'implication" : le soleil, les 4 marches avec des bonhommes et les bulles de pensées des bonhommes, les flèches aller-retour + 12 points (1 dans le soleil, 3 rayons de soleil, 4 marches, 1 pensée, 1 flèche descente, 1 flèche montée)
image 12travaux_Page_2.jpg (0.2MB)


Partie 1 : réflexion individuelle environ 5 min
1ère consigne - plusieurs post-it par personne, répondez à la question : qu'est-ce que vous faites en tant qu'animateurices pour favoriser l'implication ?

Partie 2 : mise en commun, environ 12-15 min
quelqu'un se lance à lire un post-il et l'animateurice le place sur le schéma sans expliquer la signification des zones
si quelqu'un a un post-it similaire il le signale et on les regroupe

Partie 3 : explication
Expliquer que le "vrai" verbe est "s'impliquer" et que l'on ne peut pas impliquer les gens pour eux seulement mettre en place des choses qui favorisent l'implication.

Expliquer les niveaux d'implication : escalier de l'implication.
  • proactif.ves : 1 à 5%
  • réactif.ves : 10 à 50%
  • observateurices / inactifs.ives : 50 à 90%
  • personnes hors du groupe

typologie de gens : c'est une posture dans un projet mais pas une personne en tant que telle (parfois je suis proactif parfois je suis inactif).
mon rôle c'est que ce soit fluide de circuler sur cet escalier là : pouvoir monter mais aussi descendre, pouvoir s'impliquer plus ou moins facilement (j'ai le droit de sortir !).
- Expliquer les ratios pour chaque niveau d'implication, dans un groupe qui fonctionne bien ce sera plutôt le ratio haut.
> La 1ère façon de favoriser l'implication c'est d'augmenter la taille du groupe (si 1O+ de réactif et de proactif, plus de personne dans un groupe de 100 personnes que de 20 personnes)
> les observateurices et inactif.ives sont difficiles à distinguer : comme ielles ne répondent pas on ne leur envoie plus infos, donc on les empêche de monter sur l'escalier

Les 12 travaux de l'implication :
image 12travaux_Page_1.jpg (0.3MB)
A noter dans l'ordre que vous voulez sur le tableau en expliquant à chaque fois le "travail" en question :-)

  • Prendre soin des réactifs (le noter à côté du point rouge au dessus des réactifs) car ça peut être les proactifs de demain. Comment on fait ? prendre le temps de leur demander ce qui les motive/freine., ne pas rester qu'entre proactifs, faire particulièrement attention à leurs leviers de motivation et freins
  • Rencontres régulières (sur la plus haute marche) = réunions, apéros, AG...
  • Échanges entre les rencontres (sur la 3ème plus haute marche) = framateam, mailing list...
  • Un espace de partage (sur la 2ème marche) = gare centrale. permet à l'observateurice de de devenir réactif.ve.
  • Flux d'information (sur la 1ère marche) = Newsletter, facebook, insta ...
  • Accueillir (flèche qui monte des "hors du groupe" vers les observateurices) vérifier qu'une personne qui souhaite entrer dans le groupe est accueilli, sait comment intégrer le groupe (e-mail de contact, rencontre, parrain, info sur le fonctionnement du groupe, formation ou tuto sur les outils...)
  • Accompagner la désimplication (flèche qui descend des observateurices vers les "hors du groupe"). on y pense pas forcément mais c'est super riche : retours d'expériences. Partager clairement la possibilité de sortie et le process en fonction de son niveau d'implication (rien à faire si observateur, information et passage de relai si actif ou réactif...informer le CA ? faire un e-mail commun, célébration de départ lors d'une réunion... + désincription outils, framaliste, newsletter...)
  • Raison d'être (dans le soleil) avec 3 rayons :
    • co-concevoir : la charte, les productions, la gouvernance, les projets etc.
    • rendre visible les lieux d'implication, comment je peux aider si je n'ai que 1h, 15 min, si je suis dispo uniquement ce mois-ci etc. à mettre sur la gare centrale, dans la newsletter...
    • célébrer, rendre visible le groupe à lui-même, valoriser les personnes, les compétences, les projets
  • motivations et freins (dans la bulle de pensées) > seuil d'implication, favorisera l'envie de s'impliquer plus ou au contraire de s'impliquer moins

ces 12 travaux, s'assurer qu'ils soient faits mais pas forcément les faire vous-mêmes ;-)


Un Guide concrêts d'actions R.E.P.I


Un guide créé par de participantes d'Animacoop avec plein d'actions concrètes pour prendre soin des 4 activités REPI

GuideREPI.pdf (1.9MB)
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Jean-Michel Cornu (Methode REPI) - Jean-François Rochas-Parrot (Les 12 travaux)
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Il n'y a que les imbéciles qui ne changent pas d'avis...

Description de la ressource Cela peut paraître une évidence, mais il est possible de prendre des décisions temporaires : tester des options pour les valider ou les invalider. Rien ne vaut les fameux PPPPP : le Prochain Plus Petit Pas Possible.
La question à se poser est alors celle de la réversibilité du choix : pourra-t-on revenir en arrière?
Il est également possible de tester plusieurs options en parallèle afin de choisir in fine celle ou celles qui fonctionnent le mieux. Dans une société d'abondance (d'informations, d'outils....), il n'est pas forcement nécessaire de ne conserver qu'une seule option.
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Identifier de grandes "familles de décisions"... et leurs modalités délibératives

Description de la ressource Un collectif est amené à prendre différents types de décisions, il est important de les identifier et qu'un process de prise de décision leur soit associé.

Cela peut donner :
  • les décisions critiques : pour lesquelles on prend le temps de laisser chacun y prendre part (Élire le Conseil d'administration, engager un budget important, effectuer une embauche,...)
  • les décisions liées à un sujet : qui peuvent être déléguées à une personne, à un groupe de travail, à un rôle,... ( Organiser un événement,...)
  • les décisions du quotidien : elles sont réversibles et je peux les prendre en autonomie pourvu que j'en informe le collectif (Réaménager un espace, corriger des fautes sur le site internet, ...)
  • etc...

Pour nous aider, on peut utiliser une matrice qui permette à chacun d'identifier dans quel champs rentre une décision qui doit être prise et les modalités délibératives associées, voir à ce sujet la matrice développée par POP dans son cahier d'activité des Tiers Lieux (voir ci-dessous)
prise de décision
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Gare centrale

Description de la ressource

  • C'est quand la prochaine réunion ?
  • Qui gère la compta encore ?
  • Comment je peux contacter untel / unetel ? Stéphane ?
  • Où est le compte-rendu de notre dernière réunion ?
  • Je dépose où ma contribution ?
  • Rappelle moi comment je m'abonne au canal de discussion déjà ?
  • ...

Toutes ces questions font le quotidien d'un collectif mais quelle galère quand toutes les réponses se trouvent éparpillées partout et nulle part et qu'il faut presque devenir enquêteur pour les obtenir.

Voilà, nous y sommes. Le concept de gare centrale répond à ce besoin :
« permettre à chaque membre de trouver en un seul endroit toutes les infos à jour et nécessaires au bon fonctionnement du collectif ! »

Peu importe que ces infos soient réparties dans différents outils ou espaces, la gare centrale vous accueille et vous aiguille rapidement là où se trouve la bonne information.

Traditionnellement et selon la maturité du collectif, voici ce qu'on retrouve le plus souvent dans une gare centrale

pour accueillir/inclure :

  • un mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux et un lien vers l'histoire du collectif,
  • les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci...
  • comment contribuer, aider aux actions en cours et en attente d'un coup de main ;

pour organiser/planifier :

  • le lien vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre,
  • l'agenda des activités à venir,
  • les dernières actus ;

pour la vie du collectif :

  • les derniers membres arrivés et un lien vers l'annuaire,
  • les dernières décisions prises et un lien vers le registre des décisions,
  • et un lien vers les outils utilisés par le collectif.

Ce concept de gare centrale peut se matérialiser de plusieurs façons.
La première, sous forme d'un tableau de bord « papier » sur un grand mur, comme à l'école des enfants par exemple. Ce format de gare centrale présente l'avantage d'être très simple et de ne nécessiter aucune connaissance particulière si ce n'est de manipuler un crayon et un post-it. Mais il demande à ce que l'ensemble des membres puissent croiser ce tableau de bord régulièrement donc en résumé à être « sur place ».

Ce cas de figure n'est pas le cas le plus fréquent dans les collectifs et rapidement l'usage d'un outil numérique permet de s'affranchir de ce besoin de présence physique lorsqu'on garde en tête que « le numérique c'est aussi peu que possible mais autant que nécessaire ». Le deuxième type de gare centrale qui émerge c'est le « papapad ». Vous le savez (ou pas) le pad est un document de travail en ligne accessible par tous, très facile à créer et à gérer. Conçu au départ pour coécrire, on peut facilement le détourner pour y rassembler tous les liens vers les infos utiles au collectif.
La date de la prochaine réunion ? où se trouvent les comptes-rendus, où se trouve l'ordre du jour de la prochaine rencontre, les coordonnées de contact...

Furieusement simple, le « papapad » suffit souvent dans les collectifs en démarrage, les tous petits collectifs ou ceux à durée de vie limitée ou à « action limitée » mais rapidement si le collectif grandit, produit, s'organise, collecte... le « papapad » déborde et sa fonction de gare centrale se dilue au profit d'un document long, devenu indigeste et difficile à maintenir à jour.

Il devient alors nécessaire de passer à l'étape supérieure en organisant la gare centrale via un wiki par exemple.
L'outil YesWiki s'y prête particulièrement bien ! YesWiki permet d'encaspuler des outils tiers rendant ainsi leur accès facile comme un pad, un mur de post-it virtuels ou des tutos vidéos par exemple.
YesWiki permet aussi de créer des bases de données coopératives pour collecter de nombreuses infos et les rendre visibles sous différents formats (agenda, annuaire, ressourcerie, actualités, décisions, comptes-rendus...).
Avec l'avantage de pouvoir automatiser certaines actions comme l'affichage des 3 dernières actus ou des 5 dernières ressources collectées ou des 2 derniers membres accueillis.
Bref, faciliter l'animation de la gare centrale car « oui ! », une gare centrale s'anime.
Elle doit absolument rester à jour et « coller » aux besoins du collectif.
On pourrait d'ailleurs dire que la gare centrale est le reflet du dynamisme, de l'énergie du collectif. En jetant un œil sur la gare centrale, on pourrait presque faire un diagnotic rapide de l'état de santé du collectif.

Que ce soit en mur de post-it papier, en version pad ou en mode wiki, retenez que la gare centrale est le cœur organisationnel du collectif. Une sorte de super sommaire, de vue globale qui facilite la vie de chaque membre du collectif. Un espace que l'on peut renommer collectivement pour une plus grande appropriation comme le collaboratoire, le chaudron magique, le truc par exemple
Enfin, et ce n'est pas anecdotique, la gare centrale est un espace ouvert et accessible à tous, elle témoigne de la volonté du collectif de partager, y compris avec ceux qui ne sont pas membres.


Lien vers une autre fiche détaillée sur les outils pour créer une gare centrale : https://interpole.xyz/?LesGaresCentralesPourOrganiserEtRendre
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Gatien Bataille
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Fil rouge des 5 étapes de la vie d'un groupe

Description de la ressource Infographie en CC by SA réalisée par Alexandra Steenhoudt représentant les 5 étapes de la vie d'une groupe


On oublie parfois qu'il y a des étapes importantes à consolider avant de travailler sur un projet commun et tout au long de la vie du collectif, surtout si celui-ci a vocation à être pérenne dans la durée.

Voici quelques questions à se poser pour vérifier que les bases de votre collectif / votre équipe/ votre réseau sont posées :

- L'Interconnaissance : les personnes impliquées dans le groupe/l'équipe/la structure se connaissent'elles ? Y a-t'il un endroit où les personnes (et non les structures) faisant partie du groupe sont identifiées ? Peuvent'elles se contacter ? Leur rôle est'il précisé ? La création de liens entre ces personnes est'elle favorisée ?
Idées: Mettre en place un trombinoscope et ritualiser des moments conviviaux réguliers.

- La raison d'être partagée : l'utilité du groupe et donc les besoins auxquels il répond sont'ils partagés ?
Idées : clarifier et questionner régulièrement la raison d'être, valider un socle de valeurs communs.

- L'attention à chacun.e : les attentes et besoins personnels de chacun sont’ils pris en compte ? Le groupe apporte t'il à tou.tes un retour jugé satisfaisant par rapport à l'investissement personnel (monté en compétences, sentiment d'utilité, rencontres, réseau, gain de temps par ailleurs etc.)
Idées : mettre en place des accords de groupe, ritualiser des moments pour expliciter et partager les besoins individuels, créer un lieu et/ou des moments d'échange de bonnes pratiques, de bons plans, d'entraide.

Ces 3 piliers que sont l'interconnaissance, la raison d'être partagée et l'attention à chacun.e par l'entraide et la réponse aux besoins individuels vont faciliter l'implication ainsi que la mise en place et l'animation du projet commun en lui-même.


C'est seulement ensuite que vient la phase du projet commun. Cette phase est la plus complexe car c'est ici que se joue :

- le choix et la priorisation des missions et des actions : quelles sont nos missions ? quelles actions souhaitons-nous mettre en oeuvre ? quel est le contexte ? à quelle finalité allons-nous réponde ?
Idée : partager une vision collective de l'environnement interne et externe du projet (ex: tous dans le même bateau) partir des valeurs pour en définir les missions et les actions à mener (ex: mandala stratégique), prioriser les actions selon leur efficience (ex: matrice impact/effort)
- la gouvernance et le mode d'animation du projet : qui fait quoi ? qui décide de quoi ? jusqu'où souhaite t'on aller dans la coopération et l'agilité versus la planification et la répartition des tâches ?
Idée : avoir une connaissance et une compréhension collective des modes collaboratifs versus coopératifs, s'inspirer des méthodes agiles, valider collectivement et rendre visible le mode de fonctionnement, définir collectivement les niveaux de prises de décision.
- la définition des moyens,des méthodes et des outils : quel fonctionnement et quels outils mettre en place ? Comment les utilise t'on ?
Idée : Partir des usages et prioriser les besoins pour choisir ses outils numériques collaboratifs, commencer simple, expérimenter et faire évoluer, rendre plus ses réunion participatives, se former à l'animation de projets collectifs (Animacoop, Instant Z, UDN, Fertîles etc. )
- les moyens d'évaluation et d'évolution du projet: quand et comment évaluons-nous et faisons-nous évoluer nos actions et nos pratiques ? Quand célébrons nous et comment ?
Idée : ritualiser des temps de bilans et de célébration (ex: méthode des 3C, l'étoile du changement, feedback nourrisants)

Après la mise en œuvre du projet collectif, vos productions et vos réflexions, votre gouvernance et votre organisation, vos apprentissages et vos expériences peuvent certainement bénéficier à d'autres !

C'est la phase du rayonnement
Vous avez pu (ou auriez aimé) vous inspirer, utiliser et modifier des ressources et expériences existantes pour votre projet ? Vous pouvez maintenant contribuer à un savoir commun en rendant visible et utilisable/partageable/modifiable vos ressources. Car même si elles ne sont pas parfaites et même si elles vous semblent trop adaptées à votre contexte et votre groupe, vous n’êtes certainement pas les seuls à avoir travailler sur ces problématiques.
Idée : Pour que toute l'énergie mise dans votre projet soit utile et profitable au plus grand nombre et dans le temps, vous pouvez par exemple faciliter la compostabilité de votre projet et donc son appropriation, mettre vos productions sous licence créative commons, rendre visible vos process et ressources via votre gare centrale wiki ou au sein des réseaux auxquels votre groupe appartient ;)
Ces étapes ne sont pas linéaires mais doivent être vu comme une boucle, pour régulierement requestionner et prendre soin de chacune de ces phases. L'interconnaissance et le soin a chacun.e étant particulièrement transversales tout au long de la vie du groupe.
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Alexandra Steenhoudt, Laure Beyler pour l'apport de contenu
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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  • Non

Faut-il toujours coopérer ?

Description de la ressource Surtout pas toujours coopérer !

1 - Avez-vous du temps ?


Pour coopérer il faut du temps pour démontrer collectivement le besoin, se connaître, négocier, échanger, partager... Donc si vous devez, avec un groupe qui ne se connaît pas du tout, réaliser un truc pour hier... plutôt être bien directif et préparer proprement le chantier. Par contre, un groupe qui a l'habitude de coopérer (est persuadé de l'intérêt, connaît les modalités et les outils) pourra, sur un temps bref, mobiliser le savoir-faire collectif acquis sur la durée. Donc autant s'habituer à coopérer par temps calme avant de pouvoir mobiliser ces nouveaux pouvoirs acquis par gros temps.

2 - Etes-vous prêts à partager le pouvoir ?

Passer du "je" au "nous" n'est pas forcément évident pour des individus sélectionnés sur leur capacité à exister seul, à penser seul, à décider seul... pour les autres et pour leur bien...
Pour certains, partager ses pouvoirs, passer d'une logique d'expertise individuelle à celle d'intelligence collective est simplement impossible. Mon expertise me permet d'exister au dessus des autres, de valider leurs faits et gestes, coopérer me fait exister avec les autres, ma fierté s'incarne diluée dans notre production collective. Dans certains groupes et avec certaines personnes, le chantier est quasi psychanalytique avant d'imaginer pouvoir un jour coopérer.


3 - Etes-vous prêts à partager vos idées ?

Si la majorité des composantes de votre groupe n'est pas prête à partager infos, idées, ressources parce que "je ne souhaite pas que mon idée soit utilisée par d'autres", "je ne souhaites pas que mon idée soit modifiée", "je ne souhaite pas que mon idée m'échappe"... Nous vous conseillons de revenir à des fondamentaux et prendre le temps de discuter ratio avantages/inconvénients à faire ensemble, à coopérer, plutôt qu'à ne pas le faire. Et s'ils continuent à vouloir exister seuls, pousser le trait en leur faisant vivre une "petite expérience réversible de solitude".


4 - Plus prosaiquement

Si l'on regarde plus précisément les différents tempos d'un projet, il serait illusoire et pénible de coopérer sur tout et tout le temps. Par contre, clarifier et discuter avec le groupe quelles sont les grandes étapes du projet et comment elles sont gérées permet d'avancer à la mesure du groupe, en instillant un peu plus de coopération lors de certaines phases et un peu moins dans d'autres.
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils Réseaux - auteurs ebook
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Non

De l'esthétique

Description de la ressource Contrairement à ce que pourrait penser, l'aspect esthétique, graphique est très important : il a un pouvoir motivant pour les membres du groupe et il valorise les productions collectives.
On pourra même aller jusqu'à utiliser du Bling-Bling très apprécié par certains :
  • Animations,
  • Effets au survol et fonctionnalités de glissé-déposé avec des technologies Jquery, ou Mootools, - Rolex...
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-Réseaux - Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

De l'importance de penser la prise de décision

Description de la ressource Dans une organisation ou un collectif, de très nombreuses décisions sont prises, sans que celles ci soient toujours explicitées pour le collectif. Le pouvoir se niche parfois dans des endroits insoupçonnés…

Lorsque le service informatique d'une organisation décide des logiciels permis ou autorisés « pour la sécurité », sans aucun débat politique au sujet des outils, on peut penser qu'il s'agit d'un abus de pouvoir… Mais en général, cette question étant considérée comme un débat d'expert auxquels les néophytes informatiques n'ont pas d'idées légitimes à apporter, le débat démocratiques n'a jamais lieu. En revanche, les AG d'associations peuvent passer des heures à discuter du choix de la couleur de la salle de réunion…
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui

Co-produire avec des gens : les bonnes questions pour s'organiser

Description de la ressource Lorsque l'on souhaite réaliser un projet ou produire un contenu à plusieurs mains et bénéficier au mieux de l'énergie de chacun, il est parfois difficile de s'organiser pour aboutir à une production concrète et partageable.
Afin d'y parvenir, nous vous proposons ici une série de questions à se poser dés le départ pour faciliter cette aventure collective !

Nous vous conseillons, pour y répondre, de vous donner un temps limité afin de répondre à l'ensemble des questions, avant de les repasser en revue une seconde fois. Cela vous assurera d'avoir des réponses, même à moitié satisfaisantes, à chacune des questions essentielles qui sous-tendent la production.

1 - Bien définir l'objet de la production

  • Qu’allez-vous produire ensemble ?
  • Quel est votre « cible » ? À qui cela va-t-il être utile ?
  • Qu’est-ce que chacun imagine concrètement comme « livrable » final ?
    • Quelle forme ?​ Texte, images, audio, vidéos, mix de plusieurs formes ?
    • Quelles ambitions ?
      • quelle disponibilité de chacun ?
      • quelle taille et ampleur de votre production ?
    • quelle serait la plus petite production partageable possible ?
  • Quel « ton » allez-vous employer ? ​ Académique, fun, ironique, déjanté...
  • Sous quel angle allez-vous traiter ce vaste sujet ?
  • Comment allez-vous rendre visible et partager votre production, dés sa première version partageable aboutie (outil technique, méthodologique, licence utilisé et droit d'auteur...) ?

2 - Utiliser les méthodes agiles pour votre production

  • Comment allez-vous gérer l’animation du groupe ?
    • 1 personne ?
    • 1 binôme ?
    • Pour quelles missions ?
  • Quelle fréquence pour vos vos cycles de travail (itérations) ?
    • Mettez-vous d’accord sur des dates précises de début et fin d’itération.
    • Notez-les dans votre agenda pour prévoir éventuellement une réunion « point d’étape ».
    • Chaque point d’étape commence par un retour sur l’itération qui s’achève, et définit le plan d’action de la prochaine itération.
  • En combien d’itération pourriez-vous produire votre « plus petit livrable possible » ?
    • Fixer ainsi la première date de partage.
  • Comment pourriez-vous utiliser les itérations suivantes pour améliorer cette production en qualité ou en quantité ?
    • ​Les méthodes agiles sont centrées sur l’adaptabilité du « livrable », chaque itération doit servir à améliorer concrètement et efficacement un « livrable » évolutif (voir illustration « avec agilité » ci-dessous).

image agile.png (0.2MB)

Attention : vous ne serez peut-être pas tous présent(e)s à tous les points d’étapes. Veillez donc à vous mettre d’accord sur les modes de prise de décisions : prises par les personnes présentes aux points d’étapes, prises à distance (plus long), ou solutions intermédiaires...


3 - Choisir les outils pour votre groupe

  • Quels outils utilisez-vous pour organiser vos échanges ?
    • à l’oral (synchrone, outil visio ou conférence téléphonique)
    • à l’écrit (synchrone, outil de co-écriture)
    • Quelle gare centrale pour capitaliser les productions et les rendre visibles?
  • Quel(s) outils utilisez-vous pour suivre l’avancée de votre production ?
    • Vous aurez besoin de suivre l’avancée des tâches de chaque itération, ainsi l’avancée globale.
  • Votre groupe est-il autonome sur l’ensemble de ces outils ?
    • Sinon comment y remédier ?

4 - Faire le bilan et célébrer

Pour finaliser la restitution de votre production et donner à voir la dynamique qui l'a rendu possible, nous vous proposons de traiter 1 par 1 les éléments suivant (note : le suivi n’est pas forcément linéaire).
  • Si c'était à refaire, comment vous organiseriez-vous ?​
    • Bilan et auto-analyse de votre fonctionnement de groupe durant ces quelques semaines.
  • Quel contenu avez-vous réussi à produire ?
  • Comment transmettre votre travail ?​ ​ Comment le rendre appropriable par d'autres ? Comment l’ouvrir à d’autres contributions possibles ? Quelles sont les étapes (itérations) suivantes que vous aviez imaginé mais que vous n’avez pas eu le temps de faire (pour que d’autres puissent prendre la suite éventuellement) ?
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Organisation et gestion du temps
  • Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource Collectif inter-animacoop
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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8 R d'une réunion ritualisée réussie :-)

Description de la ressource
  • Recentrage / Météo
  • Régalade
  • Ralades
  • Rencontres de la semaine
  • Les sujet dans l'R : ordre du jour en commençant par c'est une info, discussion, décision
  • Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée) - 1 min par décision (remontée ou pas)
  • Réunion à venir : quand ?
  • Recentrage / Météo
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Jean-François ROCHAS-PARROT
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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3 conditions de la Coopération selon furax37

Description de la ressource Chacun y va de ses partages, de ses productions ...et c'est très bien ! Mais comment penser nos projets, nos données, nos organisations pour que nous puissions "faire archipel" et essaimer au-delà de nos collectifs respectifs ?
Source : atelier pour une Agora des Archipels 5 mars 2021. Inspiré des notes de Michel Briand
  • La première est politique : elle concerne les postures individuelles, codes sociaux, volonté de partage sincère....
  • La seconde concerne les conditions juridiques pour le partage sincère de l'archipelisation. Les licences libres (CC by SA, GNU GPL et autres licences) permettent un partage sincère, qui permet de connecter nos contenus pour en faire du meilleur. Nota : sans indication de licence, c'est par défaut les licences propriétaires qui priment, comme le droit d'auteur.
  • Et enfin et seulement enfin, des conditions numériques qui permettent à nos interfaces et autres plateformes de retrouver leurs porosités avec des flux entrants et sortants des flux rss, xml, json. Objectif final : accéder/créer d'autres nouveaux niveaux de Communs (comme le site Transiscope par exemple).
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource Christine Denié Hervy, Animacoop
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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