Brainstorming inversé

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Favorise la créativité quand les solutions ne sont pas évidentes

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

10 à 30 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Une fois le problème défini, l’animateur va poser des questions inversées,négatives en cherchant à savoir comment renforcer le problème, comment échouer à coup sûr ?
Une fois les propositions inverses collectées, faire des propositions contraires.

Déroulé détaillé 2-3 min : Rappeler la problématique

1ère phase: les façons d'échouer
2 min : Formulez la question inversée, par exemple" Que peut'on faire pour que notre gare centrale soit un échec ?"
10-15 min : Brainstorming d'idées, chacun.e propose ses idées pour faire échouer le projet, en méthode pop-corn. Les suggestions ne sont pas commentées.

2ème phase : les clés pour réussir
10-15 min : Lors d'un deuxième tour de brainstorming pouvant mettre en oeuvre une autre méthode d'idéation (fil indienne, rève etc ) trouver les clés et solutions "inversées" répondant à chaque moyen.s de rater le projet.

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Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Inconnu.e

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Energyser "à distance" Puzzle collectif

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Un energyser collectif simple quand on est "à distance"

Objectif

Ouvrir et clôturer
Réguler l'énergie

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes

Durée

moins de 10 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Au début d'une vidéoconférence, proposer au groupe de réaliser un puzzle collectif via le service padlet. L'animateur·trice a au préalable bien vérifié que le padlet est ouvert à tous pour la modification et y a déposé les pièces de puzzle.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Attention à ce que le padlet soit bien ouvert à la modification pour tou·te·s

Matériel nécessaire Récupérer une image sur internet. La découper ensuite en autant de pièces carrées.

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Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Gatien Bataille

État de la ressource Diffusable

Mots clés de complément facile rapide

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Gatien Bataille

Energyser à distance : des chiffres et des lettres

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Re dynamiser une réunion à distance

Objectif

Ouvrir et clôturer

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes

Durée

moins de 10 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Avec l'arrivée du mode confiné du Covid, il faut trouver des astuces pour lancer la dynamique de groupe dans nos rencontres à distance.

Etant donné que sur la plupart des outils de vidéoconférence, il est possible pour chacun de se nommer, voici une idée de jeu à mener ensemble.

demandez à chaque participant·e de se nommer avec une lettre au hasard
sur l'écran de vidéoconférence, chacun·e a maintenant un ensemble de lettres
lancez le chronomètre en précisant aux participant·e·s qu'ils ont maintenant 30 sec pour trouver le plus long mot avec les lettres disponibles (façon chiffres et les lettres)
faites le décompte pour voir qui a gagné ;-)

=> idem avec des chiffres cette fois

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Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Gatien Bataille

État de la ressource Diffusable

Mots clés de complément Energyser

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Gatien Bataille

Entretien Collectif

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet d'amorcer des discussions et d'échanger sur nos représentations

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
(co)-produire
Poser le cadre et l'intention

Type d'outil

Processus de gouvernance
Animation de groupe

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

30 à 60 min
60 à 120 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Cette méthode permet de recueillir les représentations individuelles et collectives au sein d'un groupe.
Via des post-it, les participant·e·s répondent individuellement à des questions. On forme ensuite des sous-groupes : toutes les réponses liées à une question sont collectées et un sous-groupe se charge de les trier, analyser, discuter.... et restitue aux autres groupes.

Cette technique est particulièrement adaptée pour partager les besoins, les attentes individuelles, ainsi que les représentations en proposant par exemple les questions suivantes :
- Je souhaite m'impliquer au sein de ce projet/collectif/réseau parce que ...
- Pour m’impliquer au sein de ce projet/collectif/réseau j’ai besoin de...
- En m’impliquant au sein de ce projet/collectif/réseau j’ai peur de...
et/ou
- En m’impliquant au sein de ce projet/collectif/réseau je peux apporter...
- Selon moi l'action prioritaire à mener c'est ...

Déroulé détaillé Objectifs : Analyser
Taille des Groupes : Moyens groupes
Objectif(s) :

Recueillir les représentations individuelles
Travailler sur une analyse collective des représentations individuelles
Observer les mécanismes de collaboration dans un groupe

Résumé : L'entretien collectif vise à faire formuler aux participant·e·s leurs visions d'un ou plusieurs sujets en apportant 3 réponses à la même question puis en faisant dépouiller les participant·e·s par sous-groupes.
Le fait de pondérer les réponses selon leur occurrence ou leur caractère spontané ou réfléchi permet d’apporter des nuances et de réfléchir au processus de formulation de nos idées.
Durée : 90 mn
Matériel nécessaire :

Post-it de couleurs différentes (3 post-it de 3 couleurs différentes par participant.e par sujet)
Des grandes feuilles blanches de type paper-board
Feutres

Ressources : Nous avons hérité de cette méthode d'animation d'Elizabeth Clerc, formatrice aux Foyers Ruraux.
Méthode
Description des étapes : Décrire aux participant.e.s les objectifs de l'animation et expliciter les grandes étapes (sans révéler tout de suite que chaque question sera posée 3 fois).

1. Phase d'expression individuelle

Distribuer 3*3 post-it de la même couleur

1ère QUESTION

Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple jaune): 1A, puis 1B et 1C dans un coin du post-it"
"Ecrivez une idée par post-it et d'écriture lisible"
Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1A

Poser la 1ère question, par exemple : "En tant qu'animateur.trice de projet collaboratif, je dois..."
La formulation de la question est primordiale, et doit toujours demander aux participant·e·s de répondre selon leur point de vue individuel (pas de cas général, ou pour les autres, on leur demande leur opinion personnelle)
Les participant.e.s complètent la phrase avec 1 idée ou 1 mot (pas plusieurs idées par post-it). Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.

Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1B

Poser exactement la même question que précédemment : "En tant qu'animateur·trice de projet collaboratif, je dois"
Expliquer aux participant·e·s qu'ils·elles peuvent donner une 2ème réponse ou exactement la même s'ils·elles veulent renforcer le poids de cette idée. Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
- Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 1C
Poser exactement la même question que précédemment : "En tant qu'animateur·trice de projet collaboratif, je dois"
Expliquer aux participant·e·s qu'ils·elles peuvent donner une 3ème réponse ou exactement la même s'ils·elles veulent renforcer le poids de cette idée. Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.

Truc et astuce : écrire la question de façon visible pour les participants en plus de la poser à l'oral. Si certain.e.s ont fini avant d'autres, p
2ème QUESTION

Donnez la consigne aux participant·e·s : "Numérotez les 3 post-it de couleur x (par exemple rose): 2A, puis 2B et 2C"
Demander aux participant·e·s de prendre le post-it 2A

Poser la 2ème question, par exemple : Je choisis le mode collaboratif pour mon projet parce que...
Les participant·e·s complètent de la même façon la phrase avec 1 idée ou 1 mot sur le post-it 2A (pas plusieurs idées par post-it). Ils·elles peuvent aussi ne pas répondre.
Répéter le processus avec 2.B et 2.C

3ème QUESTION
Poser la 3ème question, par exemple : Ce que je crains en tant qu'animateur·trice de projets collaboratifs
Répéter le même processus que précédemment avec les post-it de la 3ème couleur

2. Phase de dépouillement collectif en sous-groupe
Les participant·e·s se répartissent en 3 sous-groupes, chacun·e dépouillant une question.
Consigne : "Il s'agit d'analyser vos réponses en formant des grandes familles d'idées (ou patates) et en présentant le tout sur une feuille de paper-board lisible par tout le monde.

Vous devrez compter de 3 façons :
- Compter le nombre de post-it réunis par grande idée
- Compter le nombre obtenu par grande idée si A=3, B=2, C=1. Dans ce cas, on met en avant les idées arrivées en premier, donc la spontanéité
- Compter le nombre obtenu si A=1, B=2, C=3. Dans ce cas, on met en avant les idées arrivées en dernier, donc la réflexion

3. Restitution en grand groupe
Chaque groupe a 5 minutes pour présenter son analyse en terme d'idées et les résultats en fonction de la pondération.
Commentaire : Notre best-off en début de formation : analyser les représentations pour pouvoir les transformer éventuellement au long de la formation, mettre les participant·e·s en réflexion individuelle puis en sous-groupe, et en posture de collaboration.
A la fois outils d'analyse et illustration de nos méthodes pédagogiques

Variantes et bonifications (notamment à distance) Variantes :
Pour éviter la phase parfois complexe à comprendre la notation des post-it, utiliser les couleurs en fonction du niveau de spontanéité et non en fonction du sujet.
- faire pour chaque participant.es et chaque sujet un tas de trois post-it (rouge-jaune-vert par exemple)
- expliquer pour chaque sujet que leur première réflexion devra être écrite sur le post-it rouge (réponse la plus spontannée), puis la deuxième sur la jaune puis la troisième (s'il y en a une troisième) sur le post-it vert (réponse la plus réfléchie)
- ramasser tous les post-it à la fin du sujet et faire un tas à part pour ne pas les mélanger avec les autres. Par exemple sur la table ou le sous-groupe va réfléchir à la question.
Avantages :
- gain de temps et simplicité pour les participant.es
- les couleurs parlent d'elles-mêmes et la notation est du coup plus accessoire

Dans les petits groupes l'analyse de chaque sujet se fait plutôt collectivement.

Pour remplacer les post-it, on peut utiliser padlet (1 padlet par question). Ex : "Pour la question 1, je vous invite à ajouter votre/vos réponse·s en cliquant sur le lien du tchat". Puis enchaîner avec le lien vers le 2eme padlet pour la question 2. Ensuite, on répartit en sous-groupe et les participants discutent sur la base du padlet dédié à leur question.

Prolongements :
Il est important d'utiliser ces analyses pour rebondir tout au long de la formation et de faire le lien entre les représentations et les apports de contenus.
Nous avons également animé un entretien collectif à 70 personnes (mais sans la pondération)

A distance : Il est possible de faire la même chose à distance à l'aide d'un outils de tableau blanc (type jamboard de Google ou digiboard)

Matériel nécessaire

Post-it
Grandes feuilles blanches type paper-board
Marqueurs/feutres

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée: Voir utilisation de cette technique en formation : pour identifier quelles évaluations mettre en place

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Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault/GARC.ESS, variantes : Laure Beyler La Tisseuse

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Préparation Préparer le matériel et les questions à poser

Lien vers la fiche méthodologique http://garcess.org/wakka.php?wiki=EntretienCollectif

GroDébat

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet de traiter d'un sujet en profondeur en suivant une trame claire

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
(co)-produire

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

30 à 60 min
60 à 120 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Séparation du groupe en sous-groupes de 4 à 10 personnes.
Chaque sous-groupe traite une thématique en suivant les 4 séquences suivantes :

1. C'est quoi le problème ? (10 à 15 min)
2. Dans l'idéal ? (10 à 15 min)
3. Liste des propositions concrètes (10 à 15 min)
4. Choix d'une à 3 propositions (10 à 15 min)

On peut éventuellement faire une mini-plénière de restitution ensuite

Déroulé détaillé

1. C'est quoi le problème ? (10 à 15 min)

Lors de cette phase, l'idée est d'échanger sur la thématique en listant les choses qui ne vont pas.

2. Dans l'idéal ? (10 à 15 min)

Lors de cette phase, l'idée est d'échanger sur la thématique en imaginant un monde idylique où tout va bien sur cette thématique : pas de censure ! #Bisounours

3. Liste des propositions concrètes (10 à 15 min)

Lors de cette phase, l'idée est de lister le plus de propositions possibles (potentiellement contradictoires entre elles, ce n'est pas un soucis) pour en arriver à l'idéal évoqué précédemment.

4. Choix d'une à 3 propositions (10 à 15 min)

Cette phase est optionnelle selon l'intention que l'on a (avoir le plus d'idées ou recentrer sur certaines). Lors de cette phase, l'idée est de se concentrer sur 1 à 3 propositions qui nous semblent les plus pertinentes et de commencer à les mettre en oeuvre (ou en tout cas de lister les PPPPP : Prochains Plus Petits Pas Possibles)

Plenière ?

Afin de garder le rythme et de ne pas plomber l'ambiance par une pleinière interminable, on peut imaginer une mini-pleinière avec une rapporteuse ou un rapporteur par groupe n'évoquant que le ou les propositions retenues à l'étape 4.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Bien penser à la prise de notes dans les différents sous-groupes pour que chacun·e puissent aller fouiller dans les autres sujets.

Points d'attention Bien expliquer le déroulé en pleinière avant de former les sous-groupes.
Prévoir peut-être une personne responsable de l'animation par sous-groupe

Variantes et bonifications (notamment à distance) Marche bien à distance, notamment si on a prévu en amont un espace de co-écriture, type pad, pour chaque sous-groupe avec rappel des consignes à l'intérieur.

Matériel nécessaire

Un espace par groupe
Matériel de prise de notes pour chaque groupe

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions SCOP le Pavé / SCOP L'Orage / Fiche écrite par Jeff des écoloHumanistes

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

L'agenda agile pour construire l'ordre du jour d'une réunion

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Cette animation permet de construire collectivement un ordre du jour dynamique.

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
Réguler l'énergie
Poser le cadre et l'intention

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

variable

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Cette animation permet de construire rapidement et collectivement un ordre du jour de réunion dynamique en 4 séquences :
- partage d'information
- retours
- chantiers
- prise de décision.

Déroulé détaillé Une très grande feuille est posée sur le sol ou sur un mur avec les 4 entrées suivantes :

1/ Informations :
Qui a une information à passer, combien de temps ça prend ?

2/ Retours :
Qui veut un retour du groupe et sur quoi? De combien de temps chaque demande a besoin?

3/ Co-création:
Sur quoi quelqu'un a besoin de travailler ?
Temps de brainstorm donc (si possible en sous-groupes) qu'il y ait une ou plusieurs demandes de co-création (ce sont normalement les temps les plus longs) et les seuls qui demandent une petite structure légère prévoyant la prise de notes dans chaque sous groupe pour pouvoir converger ensuite.
Ces chantiers sont menés en parallèle, prévoir donc un temps global pour cette séquence avec un éventuel temps de restitution collectif.

4/ Propositions/prises de décision : Qui a une proposition à faire? Puis est-on assez mûrs pour prendre la décision ? Ou bien, sur quoi devons-nous prendre une décision? Qui porte une proposition à travailler ensemble ?
Prévoir un temps suffisant pour cette partie, notamment si la décision se fait par consentement.

Chacun·e vient noter sur l'un des 4 espaces prévus sa proposition, avec son nom et la durée.

Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Au début, il faut être souple, personne ne sait tenir le temps qu'il·elle indique.
Attention à ce que les temps de retours ne se transforment pas en prise de décision, ou en chantier.
En fonction du temps disponible, toutes les étapes ne pourront pas être abordées, notamment les prises de décisions qui ont besoin d'une maturation collective. Cette étape là peut faire l'objet d'une réunion spécifique pour laquelle plus de temps est alloué.

Variantes et bonifications (notamment à distance) A distance on peut utiliser un espace de prise de note partagé, dans lequel chacun·e vient saisir sa proposition, son nom et la durée prévue.

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions David Delon, Nadine Jouanen (Percolab)

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique https://www.percolab.com/la-reunion-participative-une-bouffee-d-air-dans-votre-quotidien/

Le Forum Ouvert

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
(co)-produire

Type d'outil

Processus de gouvernance

Taille du groupe

De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Faisable à distance ? Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance

Déroulé détaillé Photo : CC BY - Dr Papillon and Hoedic

Organiser un forum ouvert

Le forum ouvert est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les participant·e·s ont lieu lors de la pause-café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les conditions pour ces échanges informels de la pause-café.

A travers ce livret d'accompagnement, l'équipe Colibris vous propose un outil qui vous permettra de comprendre le déroulement d'un forum ouvert : de la préparation à l'animation, de la logistique à l'évaluation, de la mobilisation de votre réseau à la production de ressources. Ce livret est organisé en trois parties qui correspondent aux trois phases d'avant, pendant et après l'évènement II pourra vous servir de ligne directrice pour son organisation.

Les informations qui suivent sont des instructions et conseils à adapter en fonction du contexte et des possibilités qu'offre votre territoire.

Avantages :

Réunir un grand nombre de participant·e·s
Permet de rendre compte de façon assez facile des résultats
Concept de liberté : liberté des thèmes abordés, liberté de participer ou non aux ateliers, liberté d’expression
Processus conçu pour faire émerger l’intelligence collective et co-construire les propositions

Inconvénients

Activité qui nécessite de la préparation et une logistique conséquente
Prévoir une durée d’une journée minimum.
Budget qui peut être plus conséquent en fonction de la forme adoptée (1 ou 2 jours, festivités ou non)

Ce que le forum ouvert permet

Faire se rencontrer les personnes désireuses de s'impliquer dans la transformation de leur territoire
Créer des groupes affinitaires prêts à travailler ensemble dans leur ville, village, quartier
Impulser une dynamique et favoriser l'émergence de projets écologiques et sociaux
Identifier des projets existants et leur donner de la visibilité via la plateforme Colibris.

Que faut-il prévoir en amont ?

Pour bien préparer un tel évènement, des étapes-clés sont indispensables à sa réussite. Dans cette première partie, vous retrouverez nos conseils pour mobiliser et communiquer sur la campagne “Le chant des Colibris, l’appel du monde de demain” avec votre réseau, pour mettre en place un groupe de pilotage du forum ouvert, pour savoir qui fait quoi et quand, et pour déterminer le budget de ce type d'événement.

Quel format pour mon événement ?

Le but est bien de relier celles et ceux qui souhaitent participer à la transformation écologique et humaine de la société.

Un jour ou deux : cela dépend du lieu que vous trouverez (et de son coût) mais aussi du nombre que vous êtes pour l’organisation.

Si vous ajoutez une partie festivités, elle permettra la rencontre, l'échange, le partage entre les personnes déjà impliquées localement et les nouvelles.

Former le groupe de pilotage à partir du groupe organisateur

Le comité organisateur est l'ensemble des personnes les plus motivées et disponibles, représentatives des réseaux locaux et/ou des antennes locales des réseaux nationaux. Il regroupe des acteurs·trices de la société civile (associations, citoyens, étudiants, artistes, ...), des élus et des entrepreneurs.
Le groupe de pilotage est l'ensemble des personnes qui assurent la bonne tenue et le bon fonctionnement du forum ouvert. Il sera formé lors de la deuxième réunion à partir du comité organisateur. Il est composé d'un·e facilitateur·trice, d'un ancrage, d'un·e hôte·sse, d'un·e coordinateur·trice logistique, administratif et festivités.
Les responsabilités et tâches liées à ces rôles sont détaillées dans la partie suivante 'Qui doit Faire quoi ? Et quand ?'
Attention ! Une personne ne peut tenir qu'un seul rôle

Qui fait quoi ? Et quand ?

Le facilitateur·trice
Formé·e à la technique du FO, il·elle connaît et maîtrise cette technique d'animation.
Il ou elle :

en explique l'approche au comité organisateur et définit avec lui le thème du FO,
précise les besoins logistiques et humains relatifs au bon déroulement du FO,
anime l'ouverture du FO et toutes les séances plénières : il ou elle est le·la garant·e de la démarche et veille au respect de l’approche propre au FO,
gère la place du marché, et s'assure de la bonne mise en route des ateliers et de la salle des nouvelles, de l'édition des rapports d'activité au mur du grand journal et de la production des plans d'actions des ateliers.

Avec le comité d'organisation et l'hôte·sse, il·elle fait la revue des suivis du FO et s'assure de la transmission à tous les participants des rapports de discussion et des plans d'actions.
L’ancrage
Rompu·e également aux techniques d'un FO, il ou elle :

assiste le·la facilitateur·trice durant l'événement sur la partie animation et sur un recentrage éventuel,
veille au bon fonctionnement des ateliers.

Son nombre peut être porté à 2 ou 3 en cas de FO important.

L’hôte·sse
Au sein du groupe de pilotage, il ou elle est le·la représentant·e du comité d'organisation, le ·la représentant·e de toutes les parties locales engagées. Il ou elle confirme les objectifs de l'événement programmé.
Il ou elle :

est animé·e d'un esprit d'ouverture permanent,
accueille les participant·es,
participe aux discussions du groupe sans animer ni diriger, et circule d'un atelier à l'autre.

Après l'événement il ou elle est le·la garant·e de la bonne restitution à l'ensemble des participants des différents rapports de discussion et des plans d'actions, et les suivra dans le temps avec le Comité organisateur.
Le ou la coordinateur·trice logistique
Il ou elle :

a une bonne connaissance des lieux localement, est méthodique et rigoureux.se,
prépare et coordonne toute la logistique des espaces du FO (salle plénière, ateliers, chaises, tables, ordinateur, éclairage, sonorisation),
omniprésent.e durant l'événement, il ou elle veille au bon déroulement du FO et en régit les aléas,
a la responsabilité de la salle des nouvelles (ordinateurs).
à la fin, s'assure de la bonne restitution des lieux et du matériel.

Le coordinateur·trice administratif·ive
Rigoureux·se et convivial·e, il ou elle :

est en liaison avec l'ensemble du réseau local et coordonne les inscriptions, l'hébergement et la nourriture des participants
établit les budgets et gère la trésorerie de l'événement.

Le coordinateur·trice festivités
Dans le cas de l'organisation d'une partie “festive” liée au FO, il convient d'y affecter un·e coordinateur·trice spécifique ayant une expérience de ce type d'événement.
Il ou elle :

est en charge de la programmation et du choix du plateau artistique,
assure l'organisation matérielle sur place et sa gestion,
est responsable du bon déroulement de la manifestation.

Les espaces

Cinq types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du forum ouvert :

1. le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participant.e.s,
2. les petits cercles pour les séances en ateliers,
3. la place du marché,
4. le grand journal,
5. la salle des nouvelles (ordinateurs)

N'oubliez pas un espace convivial « thé-café-collation » ouvert en continu.

Pour faciliter l’organisation générale, penser à la restauration, le transport, voire l’hébergement des participant·e·s.

Le repas du midi et les pauses au cours de la journée sont des moments privilégiés de convivialité au cours desquels les discussions se poursuivent et les bonnes idées continuent d’affluer (et les cerveaux de chauffer !). La venue et le déplacement des personnes peuvent être coordonnés : navettes, covoiturage, etc.

Comment se déroule l’évènement ?

La clé du forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :

La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
Les personnes présentes sont les bonnes personnes . Aucun·e participant·e ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
Ça commence quand ça commence. Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du forum ouvert, ce sont les participant·e·s eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsqu’ils ou elles le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
Quand c’est fini, c’est fini. À l’inverse, les organisateurs·trices s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
Ce qui arrive est ce qui devait arriver . Les organisateurs·trices n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participant·e·s aller vers les directions qu’ils ou elles souhaitent donner au forum ouvert.

Phase d’émergence : séance plénière et place du marché

L'hôte·sse accueille le forum ouvert et présente la question principale autour de laquelle s'articule celui-ci.
Le·la facilitateur·trice explique aux participant·e·s le fonctionnement de cette animation et en rappelle les principes et les règles
Tou·te·s les participant·e·s se regroupent en session plénière (réuni.e.s en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participant·e·s qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs·trices. En effet, il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
Chaque participant·e qui souhaite inscrire un sujet sur la place du marché se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il ou elle formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.
Le nombre de proposition dépend du nombre de participant·e·s. Le ou la facilitateur·trice peut demander à regrouper des sujets s’ils lui semblent similaires. Les proposant·e·s sont libres d’accepter ou non ce regroupement.
Le·la facilitateur·trice organise en plusieurs sessions, et dans différents lieux, la tenue des ateliers. Tou·te·s les participant·e·s se lèvent pour prendre connaissance des thématiques, lieux et horaires des ateliers.

Sessions en ateliers de travail

Les ateliers sont répartis dans les différents lieux de l'événement.
Un petit groupe se forme (ou pas) autour de l’initiateur·trice de l'atelier, il peut alors débuter.
Un·e rapporteur·teuse note ce qu'il·elle se dit sur un paperboard. A la fin de la session d'ateliers, ce·tte même rapporteur·teuse rejoindra la “Salle des nouvelles”

pour taper le compte-rendu des discussions.

Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière “le grand journal”

La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs et imprimantes afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées.
Au minimum deux personnes du comité organisationnel sont là pour encadrer et aider les rapporteurs·teuse. En arrivant dans la "Salle des nouvelles", une clé USB est attribuée à chaque rapporteur·teuse sur laquelle il·elle trouve le document vierge près à être rempli.

Un·e membre de l'équipe organisationnelle centralise les rapports sur son ordinateur et se charge de l’impression. L’ensemble des rapports est affiché dans l’espace du “Grand Journal” pour que tou·te·s les participant·e·s puissent en prendre connaissance.

Phase de convergence : session plénière et ateliers

Au cours de la même journée et d’une seconde journée, il peut être intéressant d’élaborer des plans d’actions à partir du contenu des ateliers.
Les participant·e·s sont amené·e·s à choisir les 3 sujets qui leur semblent les plus importants. Pour cela ils ou elles disposent de 3 gommettes à apposer sur les 3 rapports retenant le plus leur attention.
Des ateliers pour élaborer un plan d’action sont organisés. Le nombre de ces nouveaux ateliers dépendra du temps consacré à ce moment.
Comme pour la phase d’émergence, un·e rapporteur·teuse sera nommé·e pour chaque atelier. Il ou elle aura en charge de saisir, dans la salle des nouvelles, un compte rendu de ce plan d’action.
Session plénière de clôture Lors de cette session plénière le ou la facilitateur·trice présente les plans d’action produits lors de ce forum ouvert.
Un cercle de clôture permet à chaque participant·e de s’exprimer sur son ressenti de la journée et sur les propositions qui ont émergé.

Et la suite ?

Pour ne pas perdre la dynamique à la fin du forum ouvert, il est important que le suivi des plans d'actions soit systématique, régulier et ancré dans l'action.
Dans un premier temps, tous les rapports devront être transmis à l’ensemble des participant·e·s.
L'initiateur·trice d'atelier devra s'engager à être le moteur de son groupe. Il faudra ensuite trouver une organisation de manière à ce que le projet avance.

Matériel nécessaire L'organisation d'un forum ouvert implique des besoins logistiques et matériels spécifiques à bien prendre en compte pour que l'animation soit la plus fluide possible. La taille de la salle principale doit être suffisamment grande pour pouvoir accueillir les différents espaces de rassemblement (voir le schéma ci-dessous) et au centre, un cercle de chaises disposées en rond ou ovale. Pour faciliter la mobilité, il faut compter 2,5 m² à 3m² par personne. Le lieu doit également offrir des espaces annexes et propices à l'accueil des différents ateliers.

Les autres besoins logistiques et matériels sont fixés en fonction du nombre de participant.e.s.

image signesassembleespopulaires.jpg (73.2kB)

https://carteascenseuronline.fr/presentation-de-la-societe-kone/

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Mouvement Colibri, Magalie Dréano

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique https://www.colibris-lemouvement.org/sites/default/files/content/forumouvert_fiche_pratique_19052017_1.pdf

L’étonnant rapport d’étonnement détonant

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Visuel impactant pour repartir d'une formation avec ses prochains petits pas

LetonnantRapportDetonnementDetonant_le-rapport-détonant-d-étonnement.jpg

Objectif

Ouvrir et clôturer
Evaluer et apprendre ensemble

Type d'outil

Autres

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes

Durée

moins de 10 min
10 à 30 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) Prévoir un temps en fin de formation pour permettre aux stagiaires de renseigner la trame graphique proposée par le visuel de Magalie Legall.

Déroulé détaillé L'outil d'évaluation proposé permet de rendre visible sur un format A4 un bilan et une évaluation visuelle et impactante d'une formation ou d'un atelier.

Les stagiaires vont pouvoir noter en quelques mots sur une seule page :

Ce qu'ils·elles ont appris : bilan à chaud des apprentissages ;
Ce qu'ils·elles faisaient déjà bien : renforcement positif post formation ;
Ce qu'ils·elles ont aimé ;
Leurs pépites : avec l'effet wahou ! ;
Leurs prochains petits pas possibles avec la phrase "je le fais dès que je rentre" ;
Ce qu'ils·elles ont envie de creuser ;

Il servira au formateur·trice pour une évaluation de sa séance, aux stagiaire pour repartir avec une photo de leur formation à un instant t et de pouvoir la consulter à postériori pour réactiver leur connaissances et revoir “les promesses” qu’ils·elles se sont faites en termes de prochains petits pas possibles et au groupe s'il est partagé pour avoir une vision d'ensemble des apprentissages et des pépites découvertes par chacun.
Certain·e·s s’en emparent d’autres non, chacun son mode d’apprentissage.

Selon les modalités de la formation : présentiel ou distanciel, le visuel sera renseigné sur une feuille papier puis pris en photo et partagé sur un mur virtuel de type Padlet ou autre outil.
En cas de formation à distance, le modèle sera déposé dans un espace pour chaque participant.e afin qu'il ou elle puisse le renseigner à distance.
Le visuel doit donc être inclus dans le dispositif de formation à distance.

Ce visuel peut être source d'inspirations pour des formats personnalisés et / ou simplifiés pour les besoins de la formation ou de l'atelier.

Matériel nécessaire Papier, stylos.

Références, lien utile ou ressource pédagogique liée: https://unpictoparjour.fr/index.php/2017/06/14/facilitation-graphique-letonnant-rapport-detonnement-detonant/
Merci à Magalie Le Gall ( Bibliothécaire, Responsable formation et innovations pédagogique du pôle Lettres - Université Sorbonne) d'avoir partagé son visuel.

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Magalie Le Gall et Célia Gonçalves

État de la ressource En cours de rédaction

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Lien vers la fiche méthodologique http://

Prise de décision par sollicitation d'avis

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Bon équilibre entre la tyrannie du chef et la tyrannie du groupe

Objectif

Décider ensemble et s'aligner

Type d'outil

Processus de gouvernance

Taille du groupe

De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Participants volatiles

Durée

variable

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) De l'idée à l'action :

N'importe qui peut prendre n'importe quelle décision mais pas n'importe comment ... : chacun·e a les moyens d'agir : temps et argent
Formulation de la décision proposée
Identification et sollicitations des personnes
- Concernées
- Expertes
Réponse / argumentation et éventuelles modifications aux objections
Décision et information de la décision prise
Réalisation grâce aux moyens d'agir

48h minimum pour dérouler toutes ces étapes

Déroulé détaillé 1. Une personne remarque un problème ou une opportunité à saisir et prend l’initiative d’entamer un processus de sollicitation d’avis, ou alerte une personne qu’elle juge mieux placée pour le faire.
2. La personne en charge de décision identifie les parties prenantes qu’elle doit consulter. Il s’agit des personnes directement impactées par la décision ou de celles disposant d’une expertise ou d’une expérience sur ce sujet (pouvant avoir déjà été confrontées à une problématique similaire).
3. L’initiateur·trice peut demander à avoir plus d’informations sur le sujet à l’étude ou commencer à sonder les avis avant de faire une proposition.
4. L’initiateur·trice fait une proposition de décision et consulte l’avis des parties prenantes. La sollicitation d’avis peut se faire via plusieurs canaux (conversations informelles, réunion, sondage en ligne, réseaux sociaux).
5. À partir de ces avis, l’initiateur·trice prend une décision.
6. Par souci de transparence, la personne doit avertir les parties prenantes de la décision finale qu’elle a prise. Celle-ci peut, par exemple, être publiée sur les plateformes de communication interne de l’organisation

Variantes et bonifications (notamment à distance) Distinguer les décisions réversibles et irréversibles

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Christophe Netillard + Ecolo Humanistes (Romain et Jeff) + Louise Didier

État de la ressource En cours de rédaction

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Résolution des problèmes par la méthode de l'opposé des contraires

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet, par un raisonnement par l'absurde, d'améliorer une situation

Objectif

Réfléchir ensemble et débloquer une situation
(co)-produire

Type d'outil

Animation de groupe

Taille du groupe

De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes

Durée

10 à 30 min
30 à 60 min
60 à 120 min

Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance

Résumé du déroulé (500 caractères) L'idée est de pousser les participant·e·s à réfléchir à l'inverse de ce à quoi ils·elles souhaitent arriver...
Par exemple, si vous souhaitez "améliorer le fonctionnement de votre équipe", commencez par réfléchir à "que faire pour que l'équipe dysfonctionne encore plus". Quand vous organiserez les réponses puis prendrez l'inverse de ces propositions, vous obtiendrez plein d'excellentes idées. Et en plus c'est drôle.

Déroulé détaillé

Formuler l'inverse du problème que l'on cherche à résoudre en adoptant un style "scénario catastrophe"
- ex : Comment faire pour que cette formation ne débouche sur rien ?
- Comment faire pour que notre groupe fonctionne encore plus mal ?
- Comment faire pour qu'il n'y ait pas de coopération dans notre équipe ?
Collecter les idées, même les plus folles
Regrouper les idées par thème (structuration de l'information)
Prendre les opposés de chaque idée
Retenir les propositions qui sont les plus faciles à mettre en œuvre / effet sur l'objet initial

Variantes et bonifications (notamment à distance) on peut diviser des grands groupes en deux trois parties, chaque groupe fait l'exercice et on retient les idées qui reviennent dans chaque groupe comme idées prioritaires puis on observe les idées "rares" pour y dénicher des pépites.
A distance prévoir un outil numérique collaboratif type carte mentale pour visualiser les contributions de chacun.

Matériel nécessaire

petits papiers collants de couleur
grandes feuilles ou tableaux pour les synthèses
crayons

Licence d'utilisation la ressource CC 0

Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Laurent Marseault

État de la ressource Diffusable

Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Documents partagés : comment travailler collectivement l'architecture des dossiers ?

Témoignage Fabienne nous raconte l'aventure avec un collectif accompagné sur cette thématique.

Pour reposer le contexte : C'est un collectif qui utilise un drive google. Les niveaux d'agilité numériques étaient très disparates. Il manquait de la compréhension dans les usages. Il y avait énormément de google doc créés en vrac, dossiers redondants....

Il y a plusieurs séquences de travail :

En 1er lieu, j'ai fait une carte mentale "état des lieux" de l'arborescence des dossiers et fichiers. Collectivement nous l'avons parcouru en long et en large. Les personnes relevaient les incohérences de classement. Moi je ne me sentais aucune compétence et légitimité à le faire. C'était leur sujet, moi je ne le maîtrisais pas. Juste je manipulais la souris et détendais l'atmosphère (un de peu tension entre les participantes quant à leur approche respective du rangement).

Un petit collectif s'est saisi du chantier "réorganisation".
Moi j'ai créé une nouvelle carte mentale. Pendant qu'elles parcouraient les fichiers et dossiers pour en relever les sujets , je créais sur la carte mentale les dossiers et sous dossiers sur la carte mentale avec leurs instructions.

Nous avons travaillé collectivement à la création de leur nétiquette quant au nommage des fichiers ou dossiers. - pas de majuscule, pas d'accent, mot récurrent suivant les dossiers, dates au format anglais pour certains fichiers... Il a été créé une fiche avec toutes ces consignes.

A l'aide de la carte mentale, une personne a créé dans le drive la nouvelle structure dans un dossier unique. De nouveau, travail collectif pour valider cette architecture.

La même personne a été chargé de migrer tous les contenus dans cette nouvelle architecture développée à l'intérieur d'un seul dossier nommé du genre "nouvelle arborescence". Une fois tous les fichiers dans la nouvelle arborescence, les anciens dossiers ont été supprimés. Il y en a quand même quelques dossiers qui ont été gardés tel quel.
Puis elle a ressorti tous les dossiers de ce seul dossier pour déployer la nouvelle arborescence. il me semble qu'il ne faut qu'une à deux personnes pour cette étape.

Afin de guider les utilisateurices, à la racine, nous avons posé la carte mentale de la nouvelle arborescence au format natif et au format image.

Un mail a été envoyé au collectif entier pour présenter la nouvelle arborescence et annoncer la nouvelle procédure de nommage et de classement.

Et voici quelques éléments sur le nommage de documents électroniques :
(source : https://www.erudit.org/fr/revues/documentation/2013-v59-n2-documentation02080/1033220ar.pdf )

Concision : Donner un nom de fichier simple mais à la fois significatif et compréhensible est important. La limite de caractères conseillée est située entre 25 et 64 caractères. Au-delà de cette limite, l'utilisateur peut rapidement être perdu et un nom plus long peut poser problème à certains systèmes d'exploitation
Espacement : Il est recommandé d'éviter l'espace. Sur certaines interfaces d'accès, notamment les navigateurs Internet, ce caractère sera remplacé par « %2o », gênant considérablement la lecture. Le tiret bas {underscore) est une alternative intéressante à l'espace.
Gestion des versions : Un codage à deux chiffres permet, lorsque les fichiers sont classés par ordre alpha-numérique dans un logiciel de gestion électronique de documents (GED) ou dans l'explorateur Windows par exemple, de repérer plus facilement la dernière version du fichier ;
Datation : Si une date est contenue dans le nom du document, il est généralement recommandé de la coder selon la norme en vigueur, soit AAAAMMJJ, AAAAMM, AAAA-AAAA ou encore AAAA. Si la date est indiquée en début de nom dans un classement alphanumérique, la version la plus récente d'un fichier est repérable plus facilement ;
Mots chargés et vides de sens : Les mots inutiles, tels que «le», «la», «les», «de», n'apportent que très peu de sens au nom d'un fichier. On déconseille également parfois d'utiliser un mot explicitant le type de document (rapport, lettre, etc.), et recommande, lorsque cela s'avère vraiment nécessaire, d'utiliser des acronymes de quatre lettres (au maximum) dont la signification est connue ;
Ordonnancement et cohérence des éléments : on recommande de se référer à la méthode employée pour rechercher un fichier dans un dossier. Si les utilisateurs cherchent généralement par date, alors la date doit être l'élément constitutif du nom de fichier qui doit paraître en premier. Si les fichiers sont recherchés par description, alors c'est l'élément descripteur qui doit prendre la première place ;
Utilisation de caractères spéciaux : Les caractères spéciaux sont à bannir. De manière générale, les systèmes d'exploitation refusent cette utilisation. Il ne faut donc pas utiliser l'astérisque, le dièse, les accents, l'esperluette, les guillemets, l'apostrophe, les points d'exclamation, les points d'interrogation ;
Utilisation du pluriel : Le pluriel d'un mot est inutile. Puisqu'un mot pluriel n'est pas plus descriptif d'un sujet que sa version au singulier, l'utilisation du pluriel va à l'encontre de la première recommandation demandant de rester concis.

Auteur de la fiche Fabienne Morel

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s ayant vécu cette action

Outil numérique expérimenté

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Co-produire avec des gens : les bonnes questions pour s'organiser

Description de la ressource Lorsque l'on souhaite réaliser un projet ou produire un contenu à plusieurs mains et bénéficier au mieux de l'énergie de chacun, il est parfois difficile de s'organiser pour aboutir à une production concrète et partageable.
Afin d'y parvenir, nous vous proposons ici une série de questions à se poser dés le départ pour faciliter cette aventure collective !

Nous vous conseillons, pour y répondre, de vous donner un temps limité afin de répondre à l'ensemble des questions, avant de les repasser en revue une seconde fois. Cela vous assurera d'avoir des réponses, même à moitié satisfaisantes, à chacune des questions essentielles qui sous-tendent la production.

1 - Bien définir l'objet de la production

Qu’allez-vous produire ensemble ?
Quel est votre « cible » ? À qui cela va-t-il être utile ?
Qu’est-ce que chacun imagine concrètement comme « livrable » final ?
- Quelle forme ? Texte, images, audio, vidéos, mix de plusieurs formes ?
- Quelles ambitions ?
  - quelle disponibilité de chacun ?
  - quelle taille et ampleur de votre production ?
- quelle serait la plus petite production partageable possible ?
Quel « ton » allez-vous employer ? Académique, fun, ironique, déjanté...
Sous quel angle allez-vous traiter ce vaste sujet ?
Comment allez-vous rendre visible et partager votre production, dés sa première version partageable aboutie (outil technique, méthodologique, licence utilisé et droit d'auteur...) ?

2 - Utiliser les méthodes agiles pour votre production

Comment allez-vous gérer l’animation du groupe ?
- 1 personne ?
- 1 binôme ?
- Pour quelles missions ?
Quelle fréquence pour vos vos cycles de travail (itérations) ?
- Mettez-vous d’accord sur des dates précises de début et fin d’itération.
- Notez-les dans votre agenda pour prévoir éventuellement une réunion « point d’étape ».
- Chaque point d’étape commence par un retour sur l’itération qui s’achève, et définit le plan d’action de la prochaine itération.
En combien d’itération pourriez-vous produire votre « plus petit livrable possible » ?
- Fixer ainsi la première date de partage.
Comment pourriez-vous utiliser les itérations suivantes pour améliorer cette production en qualité ou en quantité ?
- Les méthodes agiles sont centrées sur l’adaptabilité du « livrable », chaque itération doit servir à améliorer concrètement et efficacement un « livrable » évolutif (voir illustration « avec agilité » ci-dessous).

Attention : vous ne serez peut-être pas tous présent(e)s à tous les points d’étapes. Veillez donc à vous mettre d’accord sur les modes de prise de décisions : prises par les personnes présentes aux points d’étapes, prises à distance (plus long), ou solutions intermédiaires...

3 - Choisir les outils pour votre groupe

Quels outils utilisez-vous pour organiser vos échanges ?
- à l’oral (synchrone, outil visio ou conférence téléphonique)
- à l’écrit (synchrone, outil de co-écriture)
- Quelle gare centrale pour capitaliser les productions et les rendre visibles?
Quel(s) outils utilisez-vous pour suivre l’avancée de votre production ?
- Vous aurez besoin de suivre l’avancée des tâches de chaque itération, ainsi l’avancée globale.
Votre groupe est-il autonome sur l’ensemble de ces outils ?
- Sinon comment y remédier ?

4 - Faire le bilan et célébrer

Pour finaliser la restitution de votre production et donner à voir la dynamique qui l'a rendu possible, nous vous proposons de traiter 1 par 1 les éléments suivant (note : le suivi n’est pas forcément linéaire).

Si c'était à refaire, comment vous organiseriez-vous ?
- Bilan et auto-analyse de votre fonctionnement de groupe durant ces quelques semaines.
Quel contenu avez-vous réussi à produire ?
Comment transmettre votre travail ? Comment le rendre appropriable par d'autres ? Comment l’ouvrir à d’autres contributions possibles ? Quelles sont les étapes (itérations) suivantes que vous aviez imaginé mais que vous n’avez pas eu le temps de faire (pour que d’autres puissent prendre la suite éventuellement) ?

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Collectif inter-animacoop

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Gare centrale

Description de la ressource

C'est quand la prochaine réunion ?
Qui gère la compta encore ?
Comment je peux contacter untel / unetel ? Stéphane ?
Où est le compte-rendu de notre dernière réunion ?
Je dépose où ma contribution ?
Rappelle moi comment je m'abonne au canal de discussion déjà ?
...

Toutes ces questions font le quotidien d'un collectif mais quelle galère quand toutes les réponses se trouvent éparpillées partout et nulle part et qu'il faut presque devenir enquêteur pour les obtenir.

Voilà, nous y sommes. Le concept de gare centrale répond à ce besoin :
« permettre à chaque membre de trouver en un seul endroit toutes les infos à jour et nécessaires au bon fonctionnement du collectif ! »

Peu importe que ces infos soient réparties dans différents outils ou espaces, la gare centrale vous accueille et vous aiguille rapidement là où se trouve la bonne information.

Traditionnellement et selon la maturité du collectif, voici ce qu'on retrouve le plus souvent dans une gare centrale

pour accueillir/inclure :

un mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux et un lien vers l'histoire du collectif,
les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci...
comment contribuer, aider aux actions en cours et en attente d'un coup de main ;

pour organiser/planifier :

le lien vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre,
l'agenda des activités à venir,
les dernières actus ;

pour la vie du collectif :

les derniers membres arrivés et un lien vers l'annuaire,
les dernières décisions prises et un lien vers le registre des décisions,
et un lien vers les outils utilisés par le collectif.

Ce concept de gare centrale peut se matérialiser de plusieurs façons.
La première, sous forme d'un tableau de bord « papier » sur un grand mur, comme à l'école des enfants par exemple. Ce format de gare centrale présente l'avantage d'être très simple et de ne nécessiter aucune connaissance particulière si ce n'est de manipuler un crayon et un post-it. Mais il demande à ce que l'ensemble des membres puissent croiser ce tableau de bord régulièrement donc en résumé à être « sur place ».

Ce cas de figure n'est pas le cas le plus fréquent dans les collectifs et rapidement l'usage d'un outil numérique permet de s'affranchir de ce besoin de présence physique lorsqu'on garde en tête que « le numérique c'est aussi peu que possible mais autant que nécessaire ». Le deuxième type de gare centrale qui émerge c'est le « papapad ». Vous le savez (ou pas) le pad est un document de travail en ligne accessible par tous, très facile à créer et à gérer. Conçu au départ pour coécrire, on peut facilement le détourner pour y rassembler tous les liens vers les infos utiles au collectif.
La date de la prochaine réunion ? où se trouvent les comptes-rendus, où se trouve l'ordre du jour de la prochaine rencontre, les coordonnées de contact...

Furieusement simple, le « papapad » suffit souvent dans les collectifs en démarrage, les tous petits collectifs ou ceux à durée de vie limitée ou à « action limitée » mais rapidement si le collectif grandit, produit, s'organise, collecte... le « papapad » déborde et sa fonction de gare centrale se dilue au profit d'un document long, devenu indigeste et difficile à maintenir à jour.

Il devient alors nécessaire de passer à l'étape supérieure en organisant la gare centrale via un wiki par exemple.
L'outil YesWiki s'y prête particulièrement bien ! YesWiki permet d'encaspuler des outils tiers rendant ainsi leur accès facile comme un pad, un mur de post-it virtuels ou des tutos vidéos par exemple.
YesWiki permet aussi de créer des bases de données coopératives pour collecter de nombreuses infos et les rendre visibles sous différents formats (agenda, annuaire, ressourcerie, actualités, décisions, comptes-rendus...).
Avec l'avantage de pouvoir automatiser certaines actions comme l'affichage des 3 dernières actus ou des 5 dernières ressources collectées ou des 2 derniers membres accueillis.
Bref, faciliter l'animation de la gare centrale car « oui ! », une gare centrale s'anime.
Elle doit absolument rester à jour et « coller » aux besoins du collectif.
On pourrait d'ailleurs dire que la gare centrale est le reflet du dynamisme, de l'énergie du collectif. En jetant un œil sur la gare centrale, on pourrait presque faire un diagnotic rapide de l'état de santé du collectif.

Que ce soit en mur de post-it papier, en version pad ou en mode wiki, retenez que la gare centrale est le cœur organisationnel du collectif. Une sorte de super sommaire, de vue globale qui facilite la vie de chaque membre du collectif. Un espace que l'on peut renommer collectivement pour une plus grande appropriation comme le collaboratoire, le chaudron magique, le truc par exemple
Enfin, et ce n'est pas anecdotique, la gare centrale est un espace ouvert et accessible à tous, elle témoigne de la volonté du collectif de partager, y compris avec ceux qui ne sont pas membres.

Lien vers une autre fiche détaillée sur les outils pour créer une gare centrale : https://interpole.xyz/?LesGaresCentralesPourOrganiserEtRendre

Thématique de la ressource

Animation de réunions à distance
Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
L'outil au service du projet

Auteur.trice(s) de la ressource Gatien Bataille

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

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Gare centrale et maturité du groupe

Description de la ressource La construction dʼune gare centrale (voir fiche définition) dans un collectif vient à un moment de maturité particulier.

Quand la densité dʼinformation augmente

Au début de lʼexistence dʼun projet ou dʼun collectif, les informations, peu nombreuses, peuvent circuler par mail ou messagerie instantanée.
En même temps que le développement de lʼactivité du projet / du collectif, le volume dʼinformations circulant va lui aussi se développer. Cette phase de multiplication et de complexification des informations durant laquelle les messages vont se faire plus nombreux et plus complexes (pièces jointes, renvois vers des liens…) est une étape-clé dans la vie dʼun projet / dʼun collectif quʼil est bon de savoir identifier.
Cʼest à cette étape quʼun « tri » naturel va se faire dans la capacité des personnes à sʼimpliquer alors même que cʼest à cette étape dʼintensification que les besoins dʼimplication sont forts :

celles qui ont le temps et lʼenvie vont rester impliquées,
celles qui suivaient les échanges de loin vont décrocher.

Un repère ? Quand un mail collectif par semaine ne suffit plus et/ou quand le mail collectif comprend plus de trois éléments (corps de mail, lien et pièce jointe), il est sûrement temps de passer à une gare centrale.

De « débrouille-toi » à « organisons-nous »

Échanger de nombreuses informations sans avoir de « gare centrale » revient à dire aux membres du groupe « débrouille-toi » : débrouille-toi pour trier, hiérarchiser, ranger et retrouver les informations relatives au projet / au collectif.
Cela implique, pour les participant·e·s trois qualités :

être motivé·e par le projet,
être disponible pour le projet,
être compétent·e en informatique / savoir organiser ses infos pour ne pas être noyé·e.

La personne qui anime ou coordonne le projet a une vue dʼensemble. Elle est « connectée » au projet très régulièrement, donc elle ne voit souvent pas le problème pour trier, hiérarchiser, ranger et retrouver les informations. Mais un projet, pour se développer, a aussi besoin de lʼimplication de toutes les parties prenantes, ce qui nécessite quʼelles nʼaient pas à y consacrer tout leur temps.
Alors ce « débrouille-toi » peut devenir un « organisons-nous » dans une belle démarche dʼéducation populaire qui permet :

de passer du « JE » au « NOUS » ;
de prendre du recul collectivement sur le fonctionnement du groupe, sa gouvernance et sa communication interne ;
dʼintégrer plus largement les personnes au projet.

Et ça change tout !
Symboliquement dʼabord, cʼest une belle prise en compte des individus et de leurs besoins.
Et plus pragmatiquement, cʼest un bon en avant en terme dʼorganisation.

Une excuse pour faire un pas de côté

Ce temps de construction collective de la gare centrale peut aussi être lʼoccasion de saisir lʼopportunité de la réflexion sur lʼoutil "gare centrale" choisi pour poser des questions-clés au groupe.

À qui est ouverte notre gare centrale ? Dʼailleurs, qui est dans le groupe, qui est en dehors ?
Qui a la compétence technique ? Et créons-nous une dépendance du collectif envers ces personnes ? Qui assume les tâches critiques et comment se relayer ?
Que racontons-nous dans lʼhistorique qui retrace notre aventure en vue dʼaccueillir des nouve·lles·aux ?
On veut que ce soit beau, on en est où dʼailleurs avec notre charte graphique ?

Autant de questions quʼil est bon de se poser lorsque lʼon crée une gare centrale (et même lorque lʼon nʼen crée pas !), mais pris dans lʼaction on les oublie souvent.

Et quand on anticipe tout ça ?

On peut avoir lʼexpérience de ces étapes de maturité, savoir quʼune gare centrale finira par être nécessaire, et donc la mettre en place avant que le besoin nʼapparaisse.
Pourquoi pas ?! Quelques précautions quand même :

ne pas trop anticiper (vous allez faire un « flop » si vous essayez de convaincre les autres de mettre en place quelque chose dont ils ne voient pas encore lʼutilité) ;
commencer petit, avec de vrais besoins ;
vérifier quʼon a tous la même chose en tête ;
prévoir des temps formatifs, ne pas préjuger de la compétence technique de chacun·e.

Et quand la gare centrale arrive (trop) tard ?

Mieux vaut tard que jamais ! Vous avez sûrement perdu des gens en route mais la gare centrale peut sûrement vous aider à animer la suite du projet.
Quelques conseils en plus des points de vigilance évoqués précédemment :

ne pas viser la complétude : mieux vaut commencer par un petit quelque chose qui fonctionne et qui répond à un besoin exprimé du groupe tout en ne représentant pas un enjeu majeur (pour une première action, il est moins grave dʼavoir fait fausse route sur un sujet peu important) ;
ne pas viser lʼimmédiateté : mettez les choses en place étape par étape (cʼest lʼoccasion de décider et faire ensemble tout en montrant que chaque nouvelle fonction de la gare centrale, prise séparément est à la portée de beaucoup) ;
ne pas viser la perfection : ne cédez pas à la tentation, après avoir vécu sans gare centrale pendant si longtemps, de vouloir construire une gare centrale qui répond à tout ;
ne pas croire que votre nouvelle gare centrale sera immuable : si vous avez de la chance, votre projet, votre groupe, donc vos besoins vont évoluer (prévoyez de revisiter avec un œil neutre votre gare centrale de manière régulière) ;
pensez toujours que votre gare centrale doit devenir, puis rester, à votre service : si vous concevez la gare centrale idéale mais que la mettre à jour ou lʼutiliser génère de la souffrance, revoyez vos attentes à la baisse (conceptuelles, graphiques, etc.).

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier, Sylvain Boyer & Magalie Dréano

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Gares centrales - pour organiser et rendre visible l'information

Description de la ressource

image 18452802600_86ed82fc5e_z.jpg (0.1MB) — Grand Central Terminal

Photo sous lience Creative Communs By - auteur pcavellat

La gare centrale est un espace de partage d'informations, physique ou virtuel, qui rend visible tous les éléments utiles aux membres d'un collectif pour y agir en collaboration.

Une gare centrale : des usages multiples

Présentation en vidéo

@

Présentation par écrit

En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :

un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun ;
un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun ;
un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevés de décisions ;
un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien ;
un tableau de bord qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages ;
un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'informations nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit.

Que trouve t-on dans une gare centrale ?

Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.

Pour favoriser une gouvernance collective

Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...).
Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement.
Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun en rendant lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil dʼadministration, comité de pilotage, etc.).
L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements...).
L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun.

Pour conserver la mémoire

L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet.
Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action.
Les relevés de décisions qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués.

Pour agir collectivement

La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage définies par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc.) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
Les modalités d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution, etc.).
La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé de façon à agir en ayant une vision d'ensemble.
Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités...).

Tout cet ensemble n'est pas nécessairement intégré DANS la gare centrale, mais on trouve au moins le lien vers ces informations, qui peuvent utiliser des outils externes.

La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource.

Avec quels outils créer une gare centrale ?

Dans certains cas il est pertinent d'avoir une gare centrale physique : un grand tableau devant lequel on passe souvent et facile à mettre à jour.

De nombreux outils numériques peuvent être utilisés pour contruire une gare centrale, en fonction de la complexité du collectif concerné, de sa taille, du nombre d'éléments à partager et des compétences disponibles. Pour en savoir plus
En voici quelques exemples classés du plus simple (mais limité en fonctionnalités) au plus complexe (mais plein de possibles).

Un simple affichage physique : avec des feutres et du scotch. Lorsque le groupe dispose d'un espace physique accessible régulièrement à tous les membres, un simple support physique peut largement suffire.

Illustrations :

Une simple page oueb : avec le html. Quand le nombre d'informations à transmettre est limité ou évolue peu, une simple page html est largement suffisante !

Les Pads : avec les papapad. Le PapaPad est le papa de tous les pads, il est bien utile pour ne pas perdre les liens vers ses pads de comptes-rendu, mais vite limité !

Illustration : capture d'écran 1 , capture d'écran 2
Créer un pad : https://framapad.org/ (le plus connu), https://entraide.chatons.org (le plus équitable)

Padlet : c'est un principe de "tableau blanc" sur lequel on va pouvoir coller un certain nombre d'éléments. Il deviendra peu lisible dès lors que l'on aura trop de choses à y mettre.

Illustration de gare sous padlet :

Créer un padlet : https://padlet.com/

Wekan / Trello : ce sont des tableaux de bord conçus pour agencer un plus grand nombre d'éléments que Padlet, notamment car l'outil permet d'organiser plusieurs tableaux dédiés à une équipe.

Illustration de gare avec Trello (en mode tableau public) : :https://trello.com/b/BGkjHqR9/cartong-id%C3%A9es-projets-b%C3%A9n%C3%A9voles
Créer un tableau Trello : https://trello.com/

Agorakit : un outil qui permet de créer une sorte de minisite avec un certain nombre d'outils déjà intégrés (agendas, annuaire, cartographie des membres, etc.). Il s'agit d'un logiciel libre. Il rencontre une limite dès lors que nos besoins sortent du cadre déjà prévu.

Illustration de gare sous agorakit :
Créer un espace agorakit : https://agorakit.org/fr/

Yeswiki : c'est un logiciel de création de sites webs collaboratifs, facilement modifiables par chacun. Il demande une prise en main plus importante que les autres outils mais s'adapte à tous les besoins du collectif. YesWiki a été conçu pour rester simple, mais il a été aussi pensé pour que des fonctionnalités cachées, installées par défaut, puissent être activées au fur et à mesure de l'émergence des besoins du groupe.

Illustrations de gare centrale sous yeswiki : http://aiguillage.artefacts.coop/?PagePrincipale
https://ferme.yeswiki.net/PWA_GareCentrale/
Créer un wiki : https://colibris-wiki.org/?PagePrincipale

Sources:

Reprise d'éléments du POP par les stagiaires Animacoop Paris session printemps 2017
Une autre fiche d'interpole avec une Vidéo de Super Gatien
Gare Centrale et maturité du groupe

image capturepadgarecentrale2.png (0.3MB)

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

L'outil au service du projet
Organisation et gestion du temps

Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

Identifier de grandes "familles de décisions"... et leurs modalités délibératives

Description de la ressource Un collectif est amené à prendre différents types de décisions, il est important de les identifier et qu'un process de prise de décision leur soit associé.

Cela peut donner :

les décisions critiques : pour lesquelles on prend le temps de laisser chacun y prendre part (Élire le Conseil d'administration, engager un budget important, effectuer une embauche,...)
les décisions liées à un sujet : qui peuvent être déléguées à une personne, à un groupe de travail, à un rôle,... ( Organiser un événement,...)
les décisions du quotidien : elles sont réversibles et je peux les prendre en autonomie pourvu que j'en informe le collectif (Réaménager un espace, corriger des fautes sur le site internet, ...)
etc...

Pour nous aider, on peut utiliser une matrice qui permette à chacun d'identifier dans quel champs rentre une décision qui doit être prise et les modalités délibératives associées, voir à ce sujet la matrice développée par POP dans son cahier d'activité des Tiers Lieux (voir ci-dessous)

Thématique de la ressource

Prise de décision

Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

La personne "SOURCE" d'une organisation : de la fondation à la transmission

Description de la ressource

Passage de témoin
La dette : ce que doivent ceux qui restent à la personne "Source" : la reconnaitre et l'honorer ?
Comment rendre visible l'histoire ?
Comment maintenir l'intention de base ? Ou que faire si elle est diluée ?
Comment éviter une dynamique à 2 vitesses ?
Mise à jour des représentations
Enquêter pour trouver le mode d'emploi ? (s'il a disparu)

Et aussi :

Que faire avec l'empreinte des fondateurs.ices ? Comment reconnaitre et soigner les maladies transgénérationnelles ?
/!\ la personne SOURCE n'est pas forcément celle qui DIRIGE !

image Personne_SOURCE.jpg (0.2MB) — Personne

Type de ressource Notion, concept

Thématique de la ressource

Gouvernance et gestion de conflits
Communs et partage de connaissance

Auteur.trice(s) de la ressource Yohan

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Oui

Réunion à distance : après la réunion

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance.
Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Renvoyer un mail

Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ, mettre en évidence les prises de décisions. Cela réintègre aussi les absent·e·s et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes

Pour en sortir un CR à partir des notes brutes. Penser à l'exporter et/ou le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

Se rencontrer en physique

Des fois on échange en visio mais on ne se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout, ça créé une étrange convivialité "on se connaît mais on ne se connaissait pas".

Se programmer une pause

Prendre au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose.

Evaluer et tirer les leçons

Si le tour de clôture ou les échanges en OFF après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio, prenez-les comme des cadeaux ! L'animateur·rice peut proposer un debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.

Thématique de la ressource

Animation de réunions à distance

Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

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Non

Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

La fréquence des réunions

Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.

Les sujets traités

Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.

Le temps disponible

La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.

L'aisance informatique des participants

On peut imaginer plusieurs degrés de participation :

voir et écouter de manière passive
être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...

Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :

Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)

Action {{section ...}} : l'action {{section ...}} doit être fermée par une action {{end elem="section"}}.

Pour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une réunion (présence ou distance), on pourra utilement lire la fiche "Avant de choisir son format d'animation de réunion, pensez à...."

Type de ressource Truc et astuce

Thématique de la ressource

Animation de réunions à distance

Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Cette fiche est elle un brouillon ?

Non

Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.

Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.

Rappelez les horaires.
Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.

En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :

Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
Photolangage — Via des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :

que ça finisse à l'heure,
qu'il y ait de la bienveillance,
couper tous les micros,
préciser les modalités de distribution de la parole,
ne pas écrire en majuscules sur le pad,
spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
rendre « facultatif » le coté visio,
inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :

Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles.

Les accélérateurs de projet - http://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/accelerateur-de-projet/
Les six chapeaux de Bono - http://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/six-chapeaux-de-bono/
Décision par consentement

S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

Animation
Gestion du temps
Distribution de la parole
...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.

Jamais de visio de plus d'une heure trente.
Ne pas dépasser 45 min consécutives.
Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.

Thématique de la ressource

Animation de réunions à distance

Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer

Licence d'utilisation la ressource CC BY SA

Contributeur.trice.s connaissant cette ressource

Cette fiche est elle un brouillon ?

Non