Error Action Include : "page" parameter is missing.
Big Blue Button
Pour quel usage utiliser cet outil ?
Discuter et échanger à distance
Est-ce un outil libre / Opensource ?
Oui
Difficulté de prise en main
Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil
Système de visioconférence développé pour la formation à distance. Il permet le partage de la voix et de l'image vidéo, des présentations avec ou sans tableau blanc, l'utilisation d'outils de clavardage publics et privés, le partage d'écran, la voix sur IP, des sondages en ligne, ainsi que l'utilisation de documents bureautiques.
L'écran est partagé en trois colonnes :
- la première colonne affiche la liste des participant·e·s, ainsi que la liste des conversations privées ou publiques en cours ;
- la deuxième colonne affiche le contenu des conversations privées ou publiques (espace de clavardage ou de tchat). Tout·e participant·e peut écrire dans l'espace public, ou envoyer des messages à certains participants dans l'espace privé ;
- la troisième colonne comprend l'espace vidéo (avec les écrans de tou·te·s les participant·e·s qui ont activé leur caméra) et l'espace présentation (diapositives contrôlées par le ou la présentateur·trice, à qui le contrôle de la présentation est dévolu : passage de diapo, dessins, pointage, etc.).
Les participant·e·s se répartissent en deux catégories :
- les utilisateurs·trices, qui peuvent discuter, activer ou couper leur micro, activer ou couper leur caméra, « lever » la main, et clavarder avec d'autres utilisateurs·trices ;
- les modérateurs·trices, qui ont accès aux mêmes fonctions et peuvent de plus mettre en sourdine d'autres utilisateurs·trices, les bannir d'une séance, ou leur donner le contrôle de la présentation.
Tout·e participant·e peut enregistrer la session (en format webm). Les modérateurs·trices peuvent sous-titrer la présentation (en particulier pour une diffusion ultérieure). Les modérateurs·trices peuvent lancer un sondage.
Quelques astuces :
- pour créer des "sous-salles" pour le travail en groupe il faut aller dans la roue crantée dans la 1ère colonne à côté des utilisateurs et choisir "créer des réunions privées"
- pour lancer un sondage ou partager un document externe, il faut cliquer sur le "+" en bas à gauche.
- pour partager son écran, il faut cliquer sur le bouton avec l'écran "partager son écran" si celui-ci apparait en petit vous pouvez cliquer sur les 4 flèches en haut à droite "étendre la vidéo de partage d'écran"
- pour ne plus voir l'écran de présentation, il suffit de cliquer en bas à droite sur le bouton "réduire la fenêtre de présentation" à côté de la main levée.
- pour créer un tableau blanc et écrire dessus, allez sur la colonne de gauche, cliquez sur "notes partagées" puis sur "move to whiteboard"
Avantages de l'outil
BBB dispose de très nombreuses fonctionnalités
BBB peut être intégré à d'autres outils (Moodle, Mattermost, Nextcloud)
Il est possible de tester son équipement audio avant de rejoindre une webconférence.
BBB
Gratuit, Bigbluebutton est proposé sous licence GNU LGPL (pour GNU Lesser General Public License) BigBlueButton a été retenu en mai 2020 par la direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'Etat (DINSIC)
Inconvénients de l'outil
Si l'on souhaite mettre à disposition un serveur BBB, il faut disposer d'un serveur puissant car ce logiciel consomme beaucoup de ressources.
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En cours de rédaction
LimeSurvey
Pour quel usage utiliser cet outil ?
Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)
Est-ce un outil libre / Opensource ?
Oui
Difficulté de prise en main
Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil
Outil de sondage en ligne, LimeSurvey permet de créer des sondages, d'analyser les résultats.
Possibilité de mettre des questions conditionnelles, de grouper les questions, de sélectionner les sondé·e·s.
Il est possible d'avoir une question sous forme de grille et de choisir plusieurs réponses, ce que ne permet pas framaforms.
Le site LimeSurvey offre une offre gratuite pour créer des sondages limités à 25 réponses par mois, puis c'est payant.
L'installation du logiciel est plutôt simple.
Avantages de l'outil
Offre plus de possibilités que framaforms.
Installation plus simple que le module webform de drupal
Inconvénients de l'outil
Obligation de créer un compte pour l'utilisation gratuite en ligne.
Version gratuite propose peu de réponses par mois.
Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)
Partager des ressources
Écrire un document collectivement
Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)
Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches
Est-ce un outil libre / Opensource ?
Oui
Difficulté de prise en main
Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil
Nextcloud est un logiciel libre d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration. Afin de l'utiliser dans des conditions stables, il est préférable de passer par un hébergeur CHATONS, voire un hébergement dédié (type VM).
NextCloud offre un environnement numérique de travail complet à travers plusieurs modules :
Stockage des fichiers,
Carnet de contacts,
Agenda,
Activité
et d'autres.
La liste des modules est très longue, et il est tout à fait possible d'intégrer un module "framadate", un module "Mail", un module "Formulaires", un module "Rendez-vous", etc. Tous les hébergeurs n'acceptent pas l'ensemble des modules pour des raisons de sécurité, renseignez-vous d'abord.
Nextcloud peut s'allier avec des outils comme OnlyOffice ou Collabora Online. Grâce à cette alliance, il est possible d'offrir des fonctionnalités similitaires à Google Docs, Sheets ou Slides.
Nous allons nous concentrer sur les modules de base : Stockage des fichiers, Agenda et Contacts.
Avantages de l'outilNextCloud est disponible sur de nombreux supports : Windows, MAC, Linux, Android, iOS, etc.
Il permet de synchroniser l'ensemble des fichiers et facilite la collaboration interne.
Fichiers
Par défaut sur Nextcloud, vous avez un espace personnel. Lorsque vous déposez des fichiers, ces derniers ne seront accessibles que par vous.
L'ensemble des dossiers ou fichiers peuvent être étiquettés, à l'aide de mots-clés.
Il est possible de commenter un fichier ou un dossier, ainsi que mentionner un·e utilisateur·trice.
Comment partager un dossier, un fichier ?
La notion de "Groupe" facilite le partage à un groupe d'utilisateur.ices. Imaginons vous créez un groupe "Formatrices".
En créant une ressource (exemple : un dossier, un fichier, un agenda ou un carnet d'adresse), il est possible de partager au groupe "Formatrices" chacune de ces ressources.
En insérant l'email de la personne avec qui vous souhaitez partager un dossier ou un fichier, celle-ci recevra un email comme quoi vous avez souhaité partager.
Les fonctionnalités d'agendas et de contacts se synchronisent sur téléphones mobiles. De nombreuses personnes font le deuil de Google en allant vers Nextcloud, permettant de retrouver un environnement complet.
Applications
Nextcloud dispose d'un magasin d'applications pouvant être ajoutés à la plateforme.https://apps.nextcloud.com/.
Inconvénients de l'outil
Nextcloud peut paraître lent, si l'hébergement associé n'est pas assez robuste et performant, toujours vérifier et tester.
Nextcloud est un outil open-source, il est en perpétuel évolution, cela signfie que vous n'êtes pas à l'abri de détecter des bogues. Rassurez-vous, ils sont parfois déjà mentionnés ici Répertoire bogues Nextcloud.
Un bogue peut aussi être lié à la version que vous utilisez (au 23/02/2021, écriture de cette fiche, la version 21 venait de sortir), n'hésitez pas à demander à votre hébergeur de mettre à jour votre Nextcloud si le bogue que vous rencontrez était résolu dans les versions les plus récentes.
(Modifié au 7/10/2026 : version 35).
En fonction du nombre d'utilisateurs, du nombre d'applications installées, il est conseillé d'envisager d'avoir au moins une personne formée à l'administration de l'outil (gestion des comptes, mises à jour...).
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En cours de rédaction
1, 2, 3 (flamenco)
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Energizer pour l'après repas - dynamiser un groupe
Objectif
Réguler l'énergie
Type d'outil
Animation de groupe
Taille du groupe
Plus de 30 personnes
Durée
moins de 10 min
Faisable à distance ?
Cette méthode se base bien trop sur le présentiel pour être adaptée à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
Le flamenco est un « energizer » idéal après le repas. En quelques minutes le groupe divisé en binômes se mettra en mouvement dans la joie et la bonne humeur. Les rires sont garantis. Pour plus de suspens, ne pas donner le nom du jeu..
Déroulé détaillé
L'animateurice invite le groupe à circuler dans la salle puis à s'arrêter. Chacun s'associe à la personne la plus proche pour créer des binômes.
1e étape : le binôme va compter jusqu'à 3 en alternant qui compte.
Cela semble saugrenu, c'est pourtant une nécessité avant la suite et finalement pas si simple.
2e étape : demander aux participant-es de remplacer le « 2 » par un clap avec les mains et laisser agir quelques minutes.
3e étape : demander aux participant-es de remplacer le « 3 » par un claquement de doigts.
Là aussi, laisser agir quelques minutes.
Vous verrez que les fous rires ne manqueront pas.
4e étape : vous le voyez venir ? Vous demandez aux participant-es de remplacer le « 1 » en frappant le sol avec le pied.
Admirer le tableau de danseurs et danseuses de flamenco qui s'ignoraient jusque-là.
5e étape : chaque binôme reprend à l'étape 1 : on peut interroger le groupe sur ce qu'il
Le constat : c'est plus facile ! Le cerveau, par la pratique et par le corps intègre mieux la consigne. Comme la gouvernance partagée par exemple....
Variantes et bonifications en plein air, dans la rue
Se réalise en interieur comme en plein air
Matériel nécessaire
Pas besoin de matériel
Références, lien utile ou ressource pédagogique liée:
Je ne me souviens plus d'où vient exactement cette animation... Je l'ai découverte avec une ancienne collègue, Cécile Favé. Je la partage mais ce n'est pas moi qui l'ai créée.
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Marie-Hélène Pillot - Cécile Favé U
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Se mettre d’accord sur les outils numériques et leurs usages
Objectif
Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
Processus de gouvernance
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
De 13 à 30 personnes
Plus de 30 personnes
Durée
10 à 30 min
Faisable à distance ?
Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères)
1ere étape : lister les usages possibles
2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe
3eme étape : se mettre ensuite d'accord sur quel outil utiliser pour quel usage, avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils
Déroulé détaillé
L’objectif pour le groupe est de se mettre d’accord sur les outils numériques qui seront utilisés pour communiquer, travailler des contenus et de s’accorder sur les usages. Ce travail est important pour le bon fonctionnement d'un groupe. A défaut, cela peut conduire à une situation où certains outils sont subis ou mal utilisés.
La méthode déroule en 3 temps :
1ère étape : lister tous ensemble les usages possibles, par exemple :
- Se tenir au courant de chacun
- Stocker des comptes rendus
- Diffuser une lettre d'information
- Préparer un ordre du jour
- Organiser une rencontre
- Ecrire à l'ensemble des membres du groupe.
- Besoin de retrouver l'ensemble des informations sur un projet
2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe.
Par exemple :
- Liste de discussion
- Framateam
- Zoom
- Framapad
- YesWiki
- Telephone
- Conférence téléphonique
3ème étape : Réfléchir ensemble aux outils qui peuvent être utilisés pour quels usage. Et ensuite se mettre d'accord en triant quels outils garder pour quel usage (accords de groupe), avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils (exemple : pas de message important sur Framateam, dans ce cas utilisation de mails etc.)
Toutes les informations sur la prise de décision (co-définition d’accords de groupe) dans cette fiche : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes
Matériel nécessaire
Paperboard, tableau ou outil en ligne type framemo
Licence d'utilisation la ressource
CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Sophie DUBOIS, Blandine CARRE, David DELON - Animacoop Montpellier-Garrigues, Pierre-Yves Cavellat
Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase
Un apérolitique est un apéritif dédié à un sujet politique, sous forme d'atelier
Objectif
Réfléchir ensemble et débloquer une situation
Créer du lien
Evaluer et apprendre ensemble
Type d'outil
Animation de groupe
Taille du groupe
De 2 à 5 personnes
De 6 à 12 personnes
Durée
plus de 120 min
Faisable à distance ?
Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères)
Introduction (20 minutes) : présentation de l'atelier et distribution des 7 rôles
1er temps : Mmmmmh... (30 minutes) : partage en binôme pour poser quelques bases communes sur le sujet abordé
2e temps : Grrrrrrr... (1 heure) : un groupe va chercher des arguments pour répondre oui à la question posée, l'autre groupe pour répondre non, sans constituer les groupes à partir des "vraies" opinions
3e temps : Aaaaah ! (25 minutes) : pause et cartes « Si j'étais » pour se placer dans la peau de quelqu'un qui pourrait avoir une influence sur le sujet traité
L'atelier est présenté par la personne organisatrice. Puis elle propose aux participant·es de choisir, par consensus collectif, un rôle à tenir pour tout le temps de l'atelier : Maître/Maîtresse des cailloux : est garant·e de la répartition équitable de la parole entre les participant·es.
Pour ce faire, chaque participant.e a droit à 5 cailloux, à mettre dans un contenant au centre de la table quand il ou elle veut prendre la parole pendant les débats : le maître ou maîtresse des cailloux vérifie que chacun·e a épuisé ses cailloux avant de les redistribuer autant de fois que nécessaire. Il ne lui est pas décompté de caillou pour ses prises de parole dans le cadre de cette mission. BAD (brigade anti-discrimination) : veille à ce que les propos tenus par les participant·es n'excluent
personne : genre, origine géographique, classe sociale... Il ne lui est pas décompté de caillou pour ses prises de parole dans le cadre de cette mission. Traducteur/Traductrice : veille à ce que les propos de chacun·e soient compréhensibles, notamment
l'utilisation de sigles ou de références spécifiques. Il ne lui est pas décompté de caillou pour ses prises de parole dans le cadre de cette mission. Horlogèr·e : surveille l'heure pour que l'atelier tienne bien dans les 3 heures prévues et veille à ce que la durée des prises de parole soit assez équitable. Il ne lui est pas décompté de caillou pour ses prises de parole dans le cadre de cette mission. Fact-checker : vérifie sur internet les informations qui posent question pour faire avancer le débat et gagner en connaissances. 2 fact-checkers sont prévus car les sollicitations peuvent être nombreuses ! Leur intervention ouvre une parenthèse dans le débat : il ne leur est pas décompté de caillou pour leurs prises de parole dans le cadre de cette mission et les participant·es sont libres de poser des questions de compréhension à ce moment-là sans que cela leur coûte un caillou. Une fois la parenthèse refermée, la
prise de parole est à nouveau conditionnée à la perte d'un caillou ! Touriste : apporte un autre éclairage sur les débats en cours, en posant un regard extérieur au débat, en abordant le débat par d'autres angles. Enquêteur/Enquêtrice : a proposé le thème du jour et mène l'atelier. Il ou elle recentre le débat lorsque c'est nécessaire pour éviter les discussions hors propos. Ce personnage est garant du respect des règles de l'apérolitique...et de sa maison ! C'est le seul rôle qui n'est pas proposé aux hôtes. Il ne lui est pas décompté de caillou pour ses prises de parole dans le cadre de cette mission.
1er temps : Mmmmmh... (30 minutes)
Les participant·es vont se diviser par groupe de deux afin de partager en binôme leurs connaissances sur le sujet pendant 10 minutes. Si on reprend notre exemple : d'où viennent les migrant·es ? combien viennent en France chaque année ? comment s'organise leur accueil ?... Puis l'un·e des deux restituera au groupe les grandes lignes de la discussion à deux (la personne en perdra un caillou !). Le groupe est invité à réagir aux propos énoncés avant que la parole soit passée au binôme suivant.
Bonne nouvelle : aucune connaissance initiale n'est requise pour participer à un apérolitique ! Les fact-
checkers seront là pour compléter des informations au besoin et l'intelligence collective fera le reste.
L'objectif de cette première étape est de poser quelques bases communes sur le sujet abordé avant de se
concentrer sur la question du jour.
2e temps : Grrrrrrr... (1 heure)
On arrive dans le dur là ! Les participant·es vont se diviser en deux groupes : un groupe va chercher des
arguments pour répondre oui à la question posée, l'autre groupe pour répondre non. Attention à bien
constituer les groupes avec des personnes qui ne se connaissent pas. De plus, les participant·es peuvent
aller dans le groupe des « oui » alors qu'ielles pensent « non », pour chercher des contre-arguments qui les obligeront à étayer leur opinion. Il ne faut pas éviter les questions qui fâchent ! Il faut cependant veiller à ne pas prendre les personnes à parti mais plutôt répondre à leurs arguments. Au bout de 15 minutes de concertation par groupe, le débat peut commencer... En cas de nombre de participant·es impair, le groupe le moins nombreux doit recevoir 5 cailloux supplémentaires pour équilibrer les prises de parole.
Il est très important que chacun·e joue son rôle parmi ceux proposés en début d'apérolitique afin que le
débat soit accessible et constructif ! Ça chauffe ? Ça montre les dents ? C'est bon signe !
3e temps : Aaaaah ! (25 minutes)
Allez, on se détend, on se lève et on se fait un gros hug si on en a envie ! Il est important de prendre ce moment de pause qui va permettre de lâcher l'opinion « contrainte » que l'on avait (oui ou non) et
d'apaiser les tensions éventuelles survenues... Rappelons que les membres des deux camps n'exprimaient
pas forcément leur vraie opinion et ont pu utiliser des arguments caricaturaux !
Ensuite, les participant·es sont invité·es à piocher une carte « Si j'étais » pour se placer dans la peau de quelqu'un qui pourrait avoir une influence sur le sujet traité. L'idée est de trouver des pistes d'action, à différents niveaux de la société. On ne quitte cependant pas son personnage initial : les deux cartes sont compatibles ! Chacun·e s'exprime à tour de rôle en fonction de la carte « Si j'étais » tirée (ce premier tour ne coûte pas de caillou), sans interruption par les autres, puis tou·tes peuvent réagir aux propositions faites et en proposer d'autres. On peut utiliser les cartes vierges pour imaginer d'autres rôles et alimenter la discussion !
Certaines cartes ne seront pas adaptées pour le sujet du jour : il faut se concentrer sur celles qui sont
pertinentes ou en proposer d'autres, et réfléchir sur sa propre place dans la mise en œuvre de ces
propositions ! On peut les noter dans un document qui sera transmis à tous les participant·es comme
conclusion de l'atelier.
Fin (15 minutes)
Il est temps de conclure par un petit débriefing ! Les participant·es sont invité·es à partager leurs impressions sur l'apérolitique du jour et voir s'il a atteint les trois objectifs cités en introduction : acquisition de connaissances, construction d'une opinion argumentée, découverte de pistes d'actions. On peut aussi juger de la qualité de l'accueil et des victuailles mais ça n'est pas une obligation ;)
Chacun·e est invité·e à accueillir le prochain apérolitique chez lui...et à trinquer à la société idéale que l'on imagine !
Matériel nécessaire
50 cailloux (ou billes, perles...)
8 cartes personnage (en bas de la notice)
12 cartes « Si j'étais » (en bas de la notice)
Des feuilles et stylos
Licence d'utilisation la ressource
Autre licence libre (préciser en description)
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions
Hannah Beaumont et Rémi Saintagne
Une sécurité trop forte créé un besoin de contournement par les utilisateurs. Il faut donc la penser simple et clair. Quand on part à imaginer des solutions on n'oublie parfois que le risque n'est pas si grand.
L'ingénieurie sociale est souvent la 1ère porte d'entrée du voleur ou destructeur de données, avant les outils complexes d'intrusion souvent réservés à un autre monde que notre petite entreprise.
Il faut donc adapter à une diversité de genres humains sans formation militaire, c'est donc la compréhension de l'enjeu et de méthodes simples et claires (ou c'est bien une répétition) qui fourni une sécurité opérationnelle au quotidien.
Ce type d'accès unique à un service est à privilégier pour faciliter la continuité des opérations en cas d'absence du collègue habituellement en charge.
Cahier protégé
Ce peut-être un "vrai cahier" dont la protection de l'accès est à imaginer selon les cas :-) ou un outil numérique qui permet un reset password. Je préconise tout de même le "vrai cahier".
Sauvegarde des documents
- Copier régulièrement son dossier de travail sur un disque externe
un logiciel de backup (simple et gratuit) qui permet d'optimiser le temps de copie et de faciliter l'accès aux documents dans le temps (en language geek: rsync --delete --itemize-changes).
- Synchroniser avec un cloud
ce qui n'enlève pas la copie sur disque externe
Les données sont ainsi dupliquées à 3 endroits. Certes de façon asynchrones mais c'est toujours ça.
Temps d'échange
Obliger 2 fois par an à passer du temps sur le partage des pratiques pro sur les sujets de sécurité informatique, qui retourne de la responsabilité de l'entreprise et donc de ses gérants.
D'autres temps outils numériques peuvent exister, mais ces temps "sécurité" sont nécessaires. La 1ère sécurité étant d'avoir conscience du sujet.
Ordinateur pro / perso
C'est un vrai problème.
Beaucoup de "gens" font n'importe quoi sur le net:
- streaming illegale
- clic pour se débarrasser des popups
- installation de jeu coooools et gratuits
- et avec Windows il devient facile d'attraper des maladies
Ceux qui ne veulent pas partager aux collègues l'accès à leur ordi sous pretexte qu'il contient des données personnelles.
- l'ordi doit être financé par l'entreprise
Sessions différentes
Créer 2 utilisateurs sur la machine, une pour le pro, une pour le perso.
Anti-virus
Je ne suis pas très calé sur le sujet.
Windows defender devrait suffir ... C'est ce que j'ai remarqué avec les utilisateurs "raisonnables".
Pire que les virus, aujourd'hui il y a les ranson-ware.
Outil online gestion password
À mon sens un tel outil n'est utile que pour partager dans une équipe avec des données vivantes: nouveau projet, etc... tout au long de l'année et qu'on a besoin de retrouver 6 mois plus tard quand un client demande une évol ou autre.
Mais je ne suis pas persuadé que l'on ne puisse pas faire comme dit précédement: password mémorisés navigateur + reset password.
Développeur informatique
Je n'en parlerai pas dans ce document.
Mais je ne suis pas persuadé que l'on ne puisse pas faire comme dit précédement: password mémorisés (browser, filezilla) + reset password + clé ssh.
Thématique de la ressource
Autre
Auteur.trice(s) de la ressource
Cyrille Giquello
Licence d'utilisation la ressource
Autre licence libre (préciser en description)
Description de la ressource
Diffuser un travail collectif sous licence libre implique d'en comprendre l'intérêt et les enjeux, ce qui n'est pas toujours évident !
Dans une approche collaborative, la diffusion d'un travail collectif sous licence libre — dont certaines des Licences Creative Commons, aujourd'hui les plus connues — présente de nombreux atouts.
Les avantages
Ces licences s'inscrivent dans le droit d'auteur français. Elles permettent aux personnes " titulaires des droits sur une oeuvre" de décider des libertés élargies qui sont données à d'autres utilisateurs.trices.
Choisir une licence libre pour une production collective durable, c'est l'inscrire de façon élargie dans la création de communs de la connaissance, de l'information et enrichir un fonds commun numérique auquel il est possible d'emprunter, autant que de contribuer,
Une licence libre fournit une information claire, fiable et précise sur la façon dont le travail mis à disposition peut être utilisé à d'autres fins, dans un autre cadre,
Les licences libres sont très faciles à mettre en œuvre en pratique, une fois que l'on en a compris le principe qui repose sur les libertés données aux personnes plutôt que sur des droits d'usages restreints.
Choisir et afficher une licence libre clarifie l'intention d'ouverture, de partage, de diffusion élargie, dans le respect des auteur.es. Dans le droit français un document mis en ligne sur Internet sans licence affichée est, par défaut, dans le droit d'auteur le plus restrictif et ne peut être mobilisé sans autorisation, sauf exceptions prévues par la loi.
Les points d'attention
Les personnes qui contribuent à la production sont sensibilisés à cette forme de partage qui peut "bousculer" le rapport à l'information et à la connaissance et à son partage !
Une réflexion sur les termes du partage est engagée avec les personnes qui contribuent autour de questions telles que "Pourquoi cela est intéressant de partager ? Qui cela peut intéresser ? Perdons-nous quelque chose en partageant ? Et, surtout, que gagnons-nous ?"
Type de ressource
Notion, concept
Thématique de la ressource
Compostabilité des projets
Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource
MonParcoursCollaboratif
Tous les sujets ne méritent pas des décisions collectives.
Description de la ressource
Il est indispensable que le collectif ne vienne pas brider l'initiative individuelle, mais au contraire l'encourager et l'amplifier.
Donner l'illusion de la décision, faire décider de tonnes de détails insignifiants est une excellente stratégie pour éviter de faire décider de l'essentiel....
Quelqu'un a dit à propos des actions réversibles "Si tu demande à quelqu'un de valider une petite décision, il va se faire un devoir de trouver la petite bête, si tu agis, il te remerciera de l'avoir fait à sa place"
Thématique de la ressource
Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource
Audrey Auriault, Romain Lalande
Description de la ressource
Une réunion à distance, ce n'est pas forcément le plus agréable, surtout quand ça dure. Bien organisée, au contraire, elle peut permettre d'être très efficace en allant droit à l'essentiel.
Il s'agit de prendre particulièrement soin aux bonnes pratiques, déjà valables en présentiel, qui prennent une dimension encore plus essentielle à distance :
La préparation amont devient encore plus importante. Improviser un ordre du jour au téléphone est très compliquée ! Envoyer le lien vers la salle de conférence ou le numéro de téléphone, savoir de quoi l'on va parler, partager le lien vers le document partagé du compte-rendu, diffuser les documents au sujet desquels on va discuter... est particulièrement important.
Le canal de secours : si l'on prévoit de faire une visio-conférence, que fait-on si ça ne marche pas (pour éviter de passer 30' à tenter de régler le problème technique) ? Petit conseil : le téléphone est le plus efficace dans l'immense majorité des cas (et à 3 ou 4 personnes, la plupart des téléphones et smartphones intègrent des fonctionnalités de conférence téléphonique)
L'appui technique disponible et joignable : identifier en amont, pour chaque participant, à qui il peut demander de l'aide (si possible quelqu'un qui ne participe pas à la réunion, et qui est physiquement accessible !)
Le compte-rendu partagé en direct pour la personne qui a des soucis techniques : solution simple et efficace d'être certain qu'on est sur la même longueur d'onde, et pour permettre de suivre pour des personnes qui prennent le train en route ou qui n'auraient pas réussi à rejoindre la réunion pour des raisons techniques.
La présence d'un·e ou plusieurs animatrice·teurs avec des fonctions bien identifiées : les règles de prise de parole, la synthèse, l'appui au décisions.
Dès le début de la réunion, rappeler les règles collectives de prise de parole, la façon dont les temps sont organisés pour permettre interrogations, échanges, expressions, l'intérêt de couper les micros quand on ne prend pas la parole
S'assurer que l'ordre du jour est suivi, et encore plus qu'en présentiel, recentrer les échanges pour ne pas "perdre le fil"
Inviter l'ensemble des participant.es à s'exprimer à différents moments,
Prévoir des temps courts d'inclusion, de synthèse et d'au revoir pour se quitter sur ce qui a été constructif — ou plus compliqué..
En ligne, il y a un fort besoin d'être encore plus rigoureux qu'en présentiel dans le respect du cadre d'échange.
Type de ressource
Truc et astuce
Thématique de la ressource
Animation de réunions à distance
Gouvernance et gestion de conflits
Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource
MonParcoursCollaboratif
Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.
Rassurer
Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
Rappelez les horaires.
Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».
Penser à la convivialité et recréer du lien.
Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
Photolangage — Via des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !
Poser des règles d'échange.
Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
que ça finisse à l'heure,
qu'il y ait de la bienveillance,
couper tous les micros,
préciser les modalités de distribution de la parole,
ne pas écrire en majuscules sur le pad,
spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
rendre « facultatif » le coté visio,
inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
...
Importance de la voix.
Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.
Créer une dynamique de distribution de la parole.
Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.
Choisir des modes d'animation adaptés.
Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles.
S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.
Ne pas commencer sur un sujet brûlant.
Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)
Prendre soin du moment.
Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...
Annoncer la distribution des rôles.
Animation
Gestion du temps
Distribution de la parole
...
Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.
Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.
Une durée limité et un rythme humain.
La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
Jamais de visio de plus d'une heure trente.
Ne pas dépasser 45 min consécutives.
Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.
Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.
Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe
Se quitter proprement.
Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.
Droit à l'image : vigilance.
La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource
Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource
Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Réunion à distance : avant la réunion, la préparation
Description de la ressource
Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.
Choisir la réunion en visio ... ou pas !
La visio : pas adaptée à tous les contextes
La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
voir et écouter de manière passive
être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !
Se préparer en tant qu'animateur
Monter une petite équipe d'animation
Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).
Se préparer à avoir la pêche
A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....
Avant d'animer à distance... commencer en présence !
Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.
Informer
Bien préparer l’ordre du jour
L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.
Effectuer un envoi en amont
Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !
La logistique
Valider la technique en amont, rassurer sur la technique
Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p
Lancer en amont un document de co-écriture en ligne
Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.
Savoir à l'avance qui participera
Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).
Préparer un plan B
la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !
S'assurer des conditions matérielles
Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)
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Description de la ressource
Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance.
Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.
Renvoyer un mail
Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ, mettre en évidence les prises de décisions. Cela réintègre aussi les absent·e·s et permet d'avoir des traces sur la durée.
Remettre en forme les notes
Pour en sortir un CR à partir des notes brutes. Penser à l'exporter et/ou le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.
Se rencontrer en physique
Des fois on échange en visio mais on ne se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout, ça créé une étrange convivialité "on se connaît mais on ne se connaissait pas".
Se programmer une pause
Prendre au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose.
Evaluer et tirer les leçons
Si le tour de clôture ou les échanges en OFF après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio, prenez-les comme des cadeaux ! L'animateur·rice peut proposer un debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
Thématique de la ressource
Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource
Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Qu'une ressource, par exemple l'eau ou le savoir, soit durablement utilisée en commun, plutôt que consommée individuellement ou en excluant d'autres personnes.
Qu'un groupe spécifique s'occupe de la ressource et en prenne soin, plutôt que de la laisser à la merci de profiteurs.
Que ce groupe se soit mis d'accord sur des règles appropriées et transparentes, plutôt que d'accepter l'absence de régulation.
Que tous les utilisateur·ices aient droit de cité et voix au chapitre, plutôt que d'être systématiquement représentés par d'autres.
Que l'accès aux ressources soit largement auto-organisé, plutôt que déterminé de l'extérieur.
Que les avantages soit partagés, plutôt que concentrés.
² selon Elinor Ostrom
Cette conception interroge fortement la notion de propriété privée sur des biens que l'on pourraient qualifier de communs... Pourtant c'est peu débattu actuellement.
Qu'est-ce que les communs ?
Contributions à la définition des communs, proposées par les participants de la rencontre organisée en Ile de France lors du festival Temps des communs en octobre 2015 (vidéo 5,30mn).
Qu'en disent les écolohumanistes, nos collègues animacoopiens de Lyon ?
