Google agenda

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Google Agenda est un outil Google permettant d'avoir un agenda en ligne (disponible sur un ordinateur ou un smartphone) qui peut être partagé ou publié sur un site web. Cet outil permet de partager un agenda des événements et réunions d'une association, de connaître le planning des collaborateurs mais aussi de mettre en place un planning de réservation de ressources (une salle par exemple).
Présentation
Google Agenda est un calendrier en ligne qui peut être visible en ligne et partagé. Il est également possible de l'afficher sur un site internet. Google Agenda permet d'importer d'autres planning (créés sous Google Agenda ou au format ICS) ce qui permet de pouvoir consulter plusieurs agendas sur la même page. Enfin, il permet au sein d'un groupe dont tous les membres utilisent Google Agenda de voir les disponibilités des uns et des autres et de les inviter à des réunions à un jour et à une heure donnée.

Pré-requis
  • Avoir un compte Google

Quelques applications
  • Afficher sur un site internet les prochaines réunions d'une association.
  • Partager un agenda pour caler l'arrivée des intervenants à un événement. Toutes les personnes qui récupèrent les information des heures d'arrivée le compilent sur le même agenda partagé qui est également utilisé pour noter qui va les accueillir à la gare.
  • Gérer le planning des réservations d'une salle de réunion

prise en main

Pour aller plus loin
  • Une visite complète de Google Agenda :

Avantages de l'outil
  • Permet de voir d'un seul coup d'oeil les disponibilités de tous les membres.
  • Permet de compiler des données impliquant des horaires à plusieurs.
  • Possibilité d'importation et d'exportation des agendas au format ICS utilisable par d'autres logiciels type Thunderbird, donc l'agenda peut être partagé avec des personnes ne souhaitant pas avoir ou n'ayant pas de compte Google.
Inconvénients de l'outil
  • L'agenda est en ligne donc son utilisation est plus contraignante qu'un agenda papier, sauf si on a un smartphone.
  • C'est encore du Google !
Auteur.trice(s) de la ressource Hélène Laxenaire - SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
GoogleAgenda2_image_bf_imagegoogle_agenda.png

Google Formulaire

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Gérer des données (collecter, organiser, analyser et partager)
  • Suivre l'avancée d'un projet, gérer ses tâches
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Outil gratuit de la suite Google Document permettant de créer des questionnaires disponibles en ligne dont les résultats sont recueillis sous la forme d'une page de tableur.
Présentation

Si les sous-titres français ne s'affichent pas, cliquez sur CC dans la barre de contrôle de la vidéo
Pré-requis
Avoir un compte Google.
Quelques applications
  • Fiche de présentation des membres d'un réseau ou des participants à un colloque.
  • Bilan d'une opération.
  • Inscription à une rencontre.
  • Recueil des compétences ou des besoins des membres d'un groupe.
  • Création d'une carte à partir d'une liste d'adresse (fonctions avancées).

Exemples

Prise en main


  • Un tutoriel vidéo pour créer un formulaire

Pour aller plus loin
Avantages de l'outil
  • Simple et rapide à configurer.
  • Permet de récupérer et centraliser facilement des informations, des avis venant d'un grand nombre de personnes.
  • Les résultats peuvent être ensuite exporter sous un format Calc ou Excel pour des traitements plus poussés.
  • Les formulaires peuvent être facilement intégrés dans un wiki ou un blog.
  • Des gadgets Google permettent de traiter les résultats sous la forme de carte ou de graphiques.
Inconvénients de l'outil
  • Les données sont stockées sur le serveur Google (pérennité, accès de Google à vos données).
  • Fonctionnalités de Google Document limitées pour un traitement poussé des résultats
Auteur.trice(s) de la ressource Supagro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
GoogleFormulaire2_image_imagebf_imagegoogle_formulaire.png

Google Documents

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Synchroniser nos actions (Agendas, Partage et diffusion d'événements)
  • Partager des ressources
  • Réfléchir ensemble et rendre visibles les cogitations
  • Écrire un document collectivement
  • Décider et rendre visibles les décisions
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Google Docs est une suite de bureautique en ligne, gratuite. Elle comprend un traitement de textes, un tableur, un logiciel de présentation, un logiciel permettant de générer des formulaires en ligne et un logiciel de dessin. Cette suite permet de partager vos documents de bureautique (en lecture ou en écriture) et de rédiger à plusieurs. Depuis le passage à Google Drive il est également possible de partager d'autres types de documents.
Présentation

Pré-requis
  • Avoir un compte Google (pour créer et partager un document : les autres participants ne sont pas obligés d'en avoir un).
  • Savoir utiliser une suite bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).

Quelques applications
  • Prise de notes de manière synchrone et à distance lors d'une réunion téléphonique.
  • Création d'une enquête en ligne, les résultats étant compilés dans un tableau (pour en savoir plus, voir la fiche Outil Google Formulaire
  • Pour préparer la programmation d'un événement, les organisateurs·trices compilent les noms et les coordonnées des intervenant·e·s potentiels dans un tableau, les données sont ainsi structurées et permettent un traitement ultérieur style publipostage.
  • Pour un planning de formation, un tableau est mis en ligne en différenciant les droits : les étudiant·e·s peuvent consulter le tableau à jour en temps réel pour connaître leur emploi du temps (mais pas le modifier) et les formateurs·trices peuvent le modifier directement sans avoir à passer par un intermédiaire.
  • Pour rédiger à plusieurs un document demandant une mise en page : rapport, etc...
  • Pour créer un diaporama qui pourra ensuite facilement être inséré dans un site internet.

prise en main

Pour aller plus loin
Avantages de l'outil
  • Les fichiers sont en ligne et donc accessibles de n'importe quel poste relié à internet.
  • Les documents peuvent être rédigés de manière synchrone (un curseur de couleur indique qui modifie) et asynchrone (un historique permet de savoir qui a modifié quoi).
  • L'option "partage pour tous les utilisateurs disposant du lien" permet de partager un document et de le modifier à plusieurs même si les autres participant·e·s n'ont pas de compte Google.
  • le document disponible est toujours la dernière version à jour (ce qui n'est pas le cas quand on transfert les documents via le mail).
  • Les modifications sont compilées en temps réel, il n'y a pas de problème de version.
  • Tous les documents sont créés et modifiés à travers Google Document, il n'y a donc pas de problème de format de document comme on peut le retrouver avec des personnes utilisant Open Office et Word (doc, odt), ni de problème de version du logiciel (doc, docx). Tout le monde a le même logiciel, avec la même version.
  • Possibilité d'utiliser un tchat à côté du document quand on travaille sur un document de manière synchrone mais à distance
Inconvénients de l'outil
  • Si on n'a pas internet, on n'a pas le document.
  • Il faut un temps de prise en main avant de saisir toutes les nuances des droits à appliquer aux documents. Attention à ne pas transmettre le lien qui figure dans la barre d'URL quand on veut partager un document mais celle donnée via le bouton Partage, une fois l'option "Tous les utilisateurs disposant du lien" cochée, sinon, les personnes ne pourront ouvrir le document. Il faut être particulièrement attentif à cela quand on commence l'utilisation de Google Docs au sein d'un groupe car c'est très démotivant, si les premières utilisations se soldent par : "Mais je n'arrive pas à ouvrir ton lien !"
  • C'est encore du Google, qui indexe les contenu des documents pour générer des publicités contextuelles et créé des profils de consommateurs.
Auteur.trice(s) de la ressource Emilie Hullo, Outils Réseaux et Hélène Laxenaire, SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
GoogleDocuments_image_bf_imagecapture_du_2013-06-10_10:04:17.png
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Canva

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Créer des présentations ou des visuels
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Canva est un outil qui permet de réaliser des éléments graphiques très simplement à partir de modèles proposés par le site. Bulletins d'adhésion, affiches, etc... en se laissant guider par les modèles, plus besoin d'être graphistes pour éviter les gros pièges de la création graphique amateure.
Avantages de l'outil
  • permet de réaliser des éléments graphiques prenant en compte un certain nombre de condition nécessaires à leur efficacité sans avoir besoin de les connaître
  • possibilité de partager les créations au sein de sa structure et de les réaliser à plusieurs
Inconvénients de l'outil
  • ne remplacera jamais un travail dédié d'un·e graphiste,
  • impossible de disposer d'une réelle identité graphique personnalisée puisque de nombreuses structures utilisent ces modèles
Lien vers l'outil https://www.canva.com/fr_fr/creer/
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource Licence non-libre
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
CanvA_external-content.duckduckgo.com.png
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Kahoot

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Autres
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Kahoot permet de réaliser des quizz interactif en live. Il suffit de projeter les questions, et chacun·e (seul·e ou en équipe) va ensuite répondre aux questions dans un temps limité. A chaque question la réponse est donnée et un classement est mis en avant.
Le but n'est pas réellement de mettre en concurrence, mais l'enjeu du score crée un dynamique ludique et conviviale et le choix es noms d'équipe ou de joueur.euse.s permet de dynamiser.
C'est un très bon outil pour remobiliser des connaissances ou faire un point sur des acquis sans s'ennuyer.
Retour d'expérience de Clémence (ANIMACOOP St Nazaire Automne 2020): https://interpole.xyz/?CommentRendreUneConferenceEnVisioDynami
Fichier : KahooT_fichierressource_kahoot-1.jpg Télécharger
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Sendinblue

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Diffuser de l'information
  • Communiquer vers l'extérieur
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil

Préalable


L’offre gratuite comprend l’envoi de 9000 mails / mois (1 mail à 9000 destinataires, ou 2 mails à 4500 …), dans la limite de 300 mails / jour et de 110 envois mensuels.
Donc si vous avez une base de contacts de plus de 300 personnes, il faudra la découper en paquets de 300 et étaler les envois sur plusieurs jours.
Se créer un compte : https://fr.sendinblue.com/users/signup/
compte
Le compte n’est actif qu’après un échange de vérification entre vous et SendinBlue. Cela peut prendre 24 à 48h. Donc pensez à créer le compte avec un peu d’avance par rapport à votre prochaine création de newsletter.

Gérer ses contacts

contacts

Pour importer vos contacts, vous devez constituer un fichier au format .txt ou .csv
C’est tout à fait possible à partir d’un excel.
Vous pouvez aussi ajouter un contact manuellement.
Pour ajouter les contacts inscrits via son site, il suffit de convertir cette liste au bon format (.txt ou .csv) et de l’importer.
Pour l’actualiser, ré-importer cette liste au même endroit : comme SendinBlue va gérer pour vous les doublons, seuls les nouveaux abonnés seront finalement ajoutés.
Vous pouvez constituer plusieurs groupes de contacts. Par exemple : membres du collectif, habitants souhaitant être au courant nos actions, partenaires du territoires …
Vous pouvez ainsi sélectionner le public auquel vous envoyer votre mail.

Créer et envoyer sa newsletter

campagne

Pour SendinBlue, un mail ou une newsletter est une campagne d’email marketing.
Nous ne traiterons pas ici des campagnes de SMS marketing, campagnes de trigger marketing, templates d'emails transactionnels.

Paramètres


A la création d’une nouvelle campagne, la première question porte sur les Paramètres :
  • Nom de la campagne, visible que par vous dans SendinBlue
  • Objet de la campagne, titre du mail tel qu’il s’affichera pour vos destinataires
  • Email de l’expéditeur, vous pouvez en avoir plusieurs mais nous vous conseillons de toujours utiliser votre adresse générique
  • Nom de l’expéditeur, visible dans la boite mail de votre destinataire

Template


Un template est une mise en forme, une organisation graphique.
templates

Pour créer un nouveau Template, nous vous conseillons de choisir “Editeur Responsive Design”.
Vous pouvez aussi sauvegarder des templates pour les réutiliser ou tout simplement reprendre ceux de vos envois précédents.
Jouer avec les blocs de mise en forme
Vous adapterez les blocs de mise en page en fonction de vos contenus. Vous pouvez personnaliser la police, la couleur et la taille de tous les éléments. Et les déplacer ou supprimer.
Un bouton sert à envoyer vers une page Web, vous devez alors renseigner l’URL vers laquelle renvoyer. Un titre aussi peut-être cliquable mais ce sera moins évident pour le lecteur que le bouton.
Vous pouvez illustrer votre lettre avec des photos. Vous allez alors importer des images depuis votre ordinateur. Toutes les images que vous importez restent disponibles dans votre Galerie Photos.
Quelques astuces sur les blocs du Template :
  • Pour ne pas avoir une lettre trop longue, vous pouvez donner vos contenus en quelques mots dans le mail et inviter à cliquer pour voir les articles en intégralité sur votre site
  • Vous pouvez intégrer un bandeau de signature avec les liens vers votre site, votre adresse mail, votre facebook ...

  • Penser à proposer le désabonnement avec la procédure à suivre (cela peut être fait directement avec SendinBlue)
  • Vous ne pourrez pas supprimer la référence à SendinBlue en bas de mail : c’est gratuit alors cette petite pub est inévitable !
  • Penser à enlever ou adapter le bloc avec la référence au Copyright © en bas de mail si votre politique est plutôt la licence Creative Commons.

Vous pouvez vous envoyer un test à vous-mêmes pour voir ce que ça donne. C’est ce que SendinBlue appelle BAT. Mettez les adresses mails dans la liste BAT et envoyez votre mail à cette liste.

Destinataires


Dans cette étape, vous allez tout simplement sélectionner la ou les liste(s) (type de contacts) à qui vous voulez envoyer cette campagne.

Confirmation


Cette dernière étape vous permet de visualiser votre lettre et les paramètres choisis pour valider l’envoi.
Vous pouvez revenir à une étape précédente pour toute modification.
Une fois l’envoi validé, votre campagne sera indiquée comme “programmée” pendant quelques minutes avant de passer dans “en cours d’envoi”, puis finalement dans “envoyées”.
Il est possible de programmer l’envoi à une date ultérieure.

Suivre la vie de sa newsletter : statistiques


Il y a 2 endroits où voir ces analyses : dans le menu bleu Statistiques en haut, et dans les Campagnes vous pouvez ouvrir les Rapports. Et vous trouverez aussi une courbe récapitulative dans votre Tableau de bord.
courbes

Les principaux indicateurs sont :
  • taux d’ouverture : pourcentage de personnes ayant ouvert votre mail
  • taux de clic : pourcentage de personnes ayant cliqué sur l’un des liens à l’intérieur de votre mail (preuve d’une lecture plus attentive)

Vous pouvez même savoir contact par contact si la personne a ouvert le mail et si elle a cliqué sur un de vos liens. Mais, s’il est intéressant de savoir dans les grandes lignes si votre mail a été lu, il n’est pas très utile d’espionner vos destinataires !
Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil

Slack

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Discuter et échanger à distance
  • Partager des ressources
  • Diffuser de l'information
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Slack est l'outil non-libre dont Mattermost et Framasoft se sont inspirés emparés pour proposer Framateam.
Slack, comme Framateam, est une messagerie d'équipe/de projet, c'est à dire un outil de "tchat" amélioré, qui propose les fonctionnalités suivantes :
  • un service de discussion en temps réel, équivalent d'un tchat
  • création d’équipes, qui contiendront des « canaux »
  • création de canaux soit publics (tous les membres de l’équipe) soit privés (le créateur du canal invite les membres de son choix)
  • possibilité de partager l’administration d’une équipe ou d’un canal
  • conservation de l’historique des canaux et possibilité de chercher dans des discussions
  • petite mise en forme du texte possible et ajout d'émoticones avec possibilité de "liker" les commentaires
  • possibilité d’ajouter des fichiers (images ou autres)
  • possibilité de notifier les membres par email (notifier l’utilisateur « Camille » par @camille ; notifier tous les membres du canal en utilisant @channel)
  • installation en local et sur les mobiles possibles

Pour aller plus loin en vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=y1XSGmYiJ_0
Avantages de l'outil Réduire le nombre d'échanges mails d'une équipe
Permet des discussion interpersonnelles, en sous-groupes ou en équipe complète, via des canaux thématiques
Clé de recherche assez efficace pour retrouver d'anciennes informations.
Permet de communiquer aussi bien en synchrone qu'en asynchrone.
Possibilités d'y intégrer nos outils habituels et de se connecter à d'autres applications : google,
Inconvénients de l'outil Installer l'application en local (sur ordinateur ou sur smartphone) assez rebutante (par contre, une fois cette étape passée, c'est très facile).
Lorsqu'on appartient à beaucoup d'équipes différentes, ça peut être un peu chronophage.
On peut être perdu parmi les flots de nouveaux messages assez vite si on ne suit pas régulièrement les nouveautés.
Comme pour tout outil de collaboration, les usages sont à définir et à requestionner régulièrement pour éviter un phénomène d'infobésité. et de démultiplication des canaux.
Lien vers l'outil https://slack.com/intl/fr-fr/
Lien vers le mode d'emploi https://slack.com/intl/fr-fr/features
Auteur.trice(s) de la ressource Yasu
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
SlacK_slack.png
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Zoom

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Discuter et échanger à distance
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil en cours d'écriture
1 - Si vous n'avez pas encore utilisé Zoom, le logiciel va vous demander de télécharger un fichier (comme pour skype la première fois).
Voici si besoin une courte vidéo qui vous explique comment faire :

Pour les PC sous Linux, voici un lien spécifique : https://zoom.us/download?os=linux
2 - Si vous avez déjà téléchargé et installé le fichier, la fenêtre avec Zoom meetings s'affiche et vous devez cliquer sur "ouvrir le lien" pour rejoindre la réunion.
Pour les réglages de l'interface, une vidéo vous montre où aller :

3 - Si vraiment cela ne marche pas avec votre ordinateur, vous pourrez participer par téléphone : 01.82.88.01.88
Avantages de l'outil Simple d'utilisation
Possibilité de participer par téléphone
Un.e simple participant·e n'est pas obligé·e de se créer un compte
Fonctionnalités de base :
  • tchat intégré
  • partage d'écran
  • possibilité d'enregistrer (fichier mp4 généré en fin de conférence)
Inconvénients de l'outil Limité à 3 personnes ou à 40 minutes pour sa version gratuite
Forfait payant à partir de 13,99€/mois
Lien vers l'outil https://zoom.us/
Auteur.trice(s) de la ressource Marika Bernier et Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
ZooM_webinaire.png
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Pomodoro

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet de produire sous forme de sprint en intervalle de 25 min
Objectif
  • Réfléchir ensemble et débloquer une situation
  • Réguler l'énergie
  • (co)-produire
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
  • Participants volatiles
Durée
  • variable
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Cette méthode se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori. Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses.
1. définir un sujet, 2. travailler pendant 25 minutes, 3. Faire 5 min de pause, 4. passer au deuxième sujet ou finir le premier. Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).
Déroulé détaillé Il s'agit d'un outil de gestion du temps et d'efficacité en terme de production ou de réflexion.
Le principe : séquencer ses séances de travail.
Son nom vient du timer ou "tomate (pomodoro en italien, si si) qui sert à minuter la cuisson des pâtes.
Les règles sont très simples :
  • Décider du sujet à traiter
  • Travailler pendant 25 mn chrono sur un sujet
  • Faire 5 mn de pause (vous pouvez faire un tour sur le site https://www.procatinator.com/ , ou encore mieux, marcher, vous aérer...)
  • Passer à un 2e sujet ou finir le 1er pendant 25 mn
  • Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Avantages :
  • Efficacité et côté sprint
Inconvénients :
  • Pas forcement adapté pour écrire des textes difficiles...
Matériel nécessaire - Un Timer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Comment rendre une conférence en visio + dynamique grâce à Kahoot?

Témoignage J'ai donné une conférence en licence professionnelle. Elle n'a pas pu avoir lieu en amphi à cause du contexte sanitaire (Covid), elle a été réalisée en visio.
Afin de rendre la conférence plus dynamique et afin de faire participer les étudiants à ces deux heures en visio, nous avons choisi d'utiliser l'outil Kahoot en parallèle de l'utilisation de zoom.
L'outil Kahoot permet de créer des questionnaires interactifs avec différents types de questions : quizz, vrai/faux, question à choix multiples... Un temps limité est défini à chaque question ( 20 sec, 30 sec...) ainsi qu'un système de points attribués aux joueurs (=étudiants).
Nous avons réparti 10 questions au cours de la conférence, questions quizz et vrai/faux avec 30 sec pour chaque question.
Les questions étaient affichées sur le partage d'écran. Les étudiants se sont connectés à l'appli kahoot.it depuis leur téléphone ou depuis leur ordinateur et ont répondu en temps réel à ces questions.
A la fin du temps écoulé de chaque question, la réponse était donnée et un classement était établi.
Cela nous a permis de faire réfléchir les étudiants sur les notions clés abordées au cours de la conférence. Les questions étaient posées en amont de l'explication donnée sur la notion. Tous les étudiants ont joué le jeu et contribué à cette expérience.
Pour en savoir plus sur l'outil : https://interpole.xyz/?KahooT
Auteur de la fiche Clémence BOURLES
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
Outil numérique expérimenté
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Oui

8 R d'une réunion ritualisée réussie :-)

Description de la ressource
  • Recentrage / Météo
  • Régalade
  • Ralades
  • Rencontres de la semaine
  • Les sujet dans l'R : ordre du jour en commençant par c'est une info, discussion, décision
  • Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée) - 1 min par décision (remontée ou pas)
  • Réunion à venir : quand ?
  • Recentrage / Météo
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Jean-François ROCHAS-PARROT
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

A propos des décisions à distance (Loomio, Framavox...)

Description de la ressource Un certain nombre de décisions peuvent être prises à distance afin d'alléger les réunions en présence et laisser la place au débats complexes.
Les décisions à distance peuvent notamment être très utiles :
  • pour les décisions courantes
  • pour garder trace des décisions et des débats y ayant amené

Les décisions à distance ne nous paraissent pas très adaptées pour :
  • Les décisions critiques.
  • La levée des oppositions dans la décision par consentement (un peu laborieux à distance)

Une hypothèse à valider ou invalider par plus d'observation serait qu'il est plus facile de refuser et de dire non à distance : il est possible qu'un certain nombre de décisions refusées en distance ne le seraient pas en présence (pas très scientifique, mais instinctif comme analyse :-) )
A lire :
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Prise de décision
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Ikigai

Description de la ressource
Ikigai
 Votre Ikigai est votre raison d’être personnelle ! Cette expression vient du Japon et plus précisément de la région d’Okinawa. Définir son Ikigai a l’air de si bien fonctionner que c’est l’une des régions où l’on observe la plus grande longévité !
L’idée est de répondre à ces 4 questions :
  • 1. ce que vous aimez (LOVE)
  • 2. ce dont le monde a besoin (NEEDS)
  • 3. ce pour quoi vous pouvez être payé.e (PAID FOR)
  • 4. ce pour quoi vous êtes doué.e (GOOD AT)

1+2 : Ce que j’aime et dont le monde a besoin = MISSION
2+3 : Ce dont le monde a besoin et pour lequel je suis payé.e = VOCATION
3+4 : Ce pourquoi je suis payé.e et où je suis doué.e = PROFESSION
4+1 : Ce pourquoi je suis doué.e et que j’aime = PASSION
L’intersection de ces 4 cercles représente votre Ikigai. Il devrait être central pour trouver et donner de la place à vos projets !
Thématique de la ressource
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Les écoloHumanistes - Jean-François Rochas-Parrot & Romain Haonfaure
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Réunion à distance : après la réunion

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance.
Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Renvoyer un mail

Pour reboucler avec le lancement, rappeler la prochaine date, dire que c'était sympa, extraire de la prise de note les quelques éléments clés, remettre le lien vers le document CR / le mettre en PJ, mettre en évidence les prises de décisions. Cela réintègre aussi les absent·e·s et permet d'avoir des traces sur la durée.

Remettre en forme les notes

Pour en sortir un CR à partir des notes brutes. Penser à l'exporter et/ou le stocker dans un endroit rendu accessible à tous.

Se rencontrer en physique

Des fois on échange en visio mais on ne se voit jamais. Se rencontrer, ça change tout, ça créé une étrange convivialité "on se connaît mais on ne se connaissait pas".

Se programmer une pause

Prendre au moins 30mn de pause après l'animation afin d'être en état de se remettre à travailler sur autre chose.

Evaluer et tirer les leçons

Si le tour de clôture ou les échanges en OFF après la réunion amènent des éléments d'améliorations pour les prochaines visio, prenez-les comme des cadeaux ! L'animateur·rice peut proposer un debrief collectif ou individuel de la visio sur le fond ET la forme.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Réunion à distance : avant la réunion, la préparation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Mais des essentiels de l'animation de réunion se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.

Choisir la réunion en visio ... ou pas !

La visio : pas adaptée à tous les contextes

  • La fréquence des réunions
Préférer le téléphone pour des groupes qui ne vont se réunir qu'une fois pour ne pas faire découvrir voire installer un nouvel outil à usage unique. La visio est particulièrement intéressante pour les groupes qui se réunissent régulièrement sans pouvoir rejoindre le même lieu physique.
  • Les sujets traités
Une réunion à distance est particulièrement adaptée pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les débats seront réservés aux temps en présence.
  • Le temps disponible
La réunion à distance fait gagner du temps aux participants qui s'épargne le déplacement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de préparation de l'organisateur / animateur qui peut être rallongé par ces conditions particulières.
  • L'aisance informatique des participants
On peut imaginer plusieurs degrés de participation :
  • voir et écouter de manière passive
  • être plus actif nécessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et écrire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...
Vous adapterez donc le nombre et la complexité des outils à la capacité du groupe à les intégrer : n'en faites pas trop !

Se préparer en tant qu'animateur

Monter une petite équipe d'animation

Animer une réunion à distance seul est compliqué,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais déconseillé si on veut prendre soin de soi. N'hésitez-pas à définir des rôles au sein de l'équipe à l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).

Se préparer à avoir la pêche

A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'énergie. Il vaut mieux s'être vraiment mis en condition (sieste, repas léger, journée pas trop chargée,...). Un calcul (à retrouver) disait qu'une heure de visio dépensait autant d'énergie que....

Avant d'animer à distance... commencer en présence !

Animer une réunion ça s'apprend et il est plus pertinent de démarrer son rôle d'animateur en présence. Les étapes et points d'attention clés de l'animation de réunion sont similaires en présence et à distance. Les particularités de la distance viennent simplement complexifier l'animation.

Informer

Bien préparer l’ordre du jour

L'ordre du jour à distance est encore plus indispensable qu'en présence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps à chaque point (prise de décision, échange, information descendante). Tout cela devrait permettre à chacun de savoir quand s'exprimer et quand être à l'écoute.

Effectuer un envoi en amont

Envoyer un mail à l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens à se connecter plutôt avant, précisez une solution de replis en cas de technique défaillante. Propos un petit moment collectif d'apéro pré-réunion, introduire des éléments qui permettent de prendre soin du moment (régler la luminosité, ...). Systématiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilisé / vécu ce type de moment ("cliquez sur le lien", ...). Ce doit être des informations très courtes, mais ça doit être présent tout le temps pour être simple à trouver. . . La technique n'est pas agréable pour tout le monde, alors pensez à mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message !

La logistique

Valider la technique en amont, rassurer sur la technique

Afin d'éviter les déboire, mieux vaut prévoir un temps où chacun puisse tester son matériel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut être organiser 20minutes avant la réunion, il est particulièrement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'échanger quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de dédramatiser la complexité de l'outil, une première réunion sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied à l'étrier, par exemple sous forme d'un apéritif distant, chacun devant son écran :p

Lancer en amont un document de co-écriture en ligne

Vous pouvez créer un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les éléments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont déjà utilisé ce type de document à distance sinon ça ajoute une difficulté (avoir deux fenêtre,...). Il y a vraiment un temps à part entière pour adopter cet outil. Malgré ces difficultés potentielles, l'usage d'un document commun où écrire n live est un indispensable car il permet à tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir réagir en direct à la prise de note / d'y intervenir l'écrit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable.

Savoir à l'avance qui participera

Quand on peut savoir qui va être là, ça permet de penser l'animation plus en détail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).

Préparer un plan B

la technique étant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conférence téléphonique par exemple) !

S'assurer des conditions matérielles

Quelques conditions sont à réunir pour réussir sa réunion à distance :
  • Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la réunion
  • Que chacun sache couper son micro et le réactiver (astuce qui peut être partagé en début de réunion)
  • Ne pas présumer des capacités techniques des participants (vérifier avec délicatesse auprès des participants que l'on connait le moins leur aisance / craintes sur les outils et le cas échéant les accompagner pour une meilleure prise en main)

Action {{section ...}} : l'action {{section ...}} doit être fermée par une action {{end elem="section"}}.
Pour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une réunion (présence ou distance), on pourra utilement lire la fiche "Avant de choisir son format d'animation de réunion, pensez à...."
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Réunion à distance : pendant la réunion, l'animation

Description de la ressource Cette fiche traite des spécificités de la réunion à distance. Les essentiels de l'animation de réunion, d'une manière générale, se trouvent dans les fiches sur l'animation en présence.
Dixit
Les cartes du jeu dixit

Être conscient de la technique.

Afin que l'aspect technique de la visio ne constitue pas un frein, il est important d'en connaître les écueils. Voici quelques points de vigilance.
  • Il est important que l'on vous voit bien. Vérifiez que votre visage soit bien cadré et bien éclairé.
  • De la même manière, si vous faîtes des gestes pour vous faire comprendre, veuillez à le faire dans le champ de votre caméra.
  • Afin de limiter les bruits, la plupart des outils de téléconférence (audio ou visio) ne transmettent les sons qu'à partir d'un certain seuil (d'intensité et de durée). Si cela protège des raclements de gorge, le groupe ne percevra pas non plus les grognements ou onomatopées des uns et des autres. En présence, ils constituent une forme de langage auquel nous sommes habitués (au point qu'ils peuvent parfois régir le prise de parole). Que chacun en soit conscient permet de choisir ensemble si on met des alternatives en place et lesquelles (=> cf. plus loin distribution de la parole).
  • Les autres vous voient par l'intermédiaire de la caméra. Si vous avez plusieurs écrans, essayez d'afficher la visio dans le même axe (donc, sur le même écran) que celui de la caméra.

Rassurer

Lorsqu'on anime en présence, on explique les modalités pratiques (horaires, commodités, restauration, etc.). À distance, si les participants n'en ont pas l'habitude, c'est encore plus important. Assurez vous que chacun soit suffisamment à l'aise.
  • Rappelez les horaires.
  • Rappelez, le cas échéant, où sont prises les notes.
  • Abordez, le cas échéant, la question du droit à l'image (cf. plus loin droit à l'image).
  • N'hésitez pas à rappeler le fonctionnement de certaines fonctions techniques (comment revenir à la visio si on l'a perdue de vue, comment activer son micro, etc.).
  • Si vous sentez qu'une personne n'est pas à son aise avec la technique, prenez le temps de voir le problème avec elle.
En bref, essayez de faire le tour de ce qui pourrait amener un participant à « paniquer ».

Penser à la convivialité et recréer du lien.

Il est difficile de se lancer, prendre sa place et parler en visio quand on ne l'a jamais fait avant. N'oublions pas que même derrière un écran nous restons des humains. Quelques exemples à mettre en œuvre :
  • Faire un petit tour « météo » — Chacun dit comment il se sent, et perçoit dans quel état d'esprit est tout le monde, ce qui permet de se connecter les uns aux autres.
  • Commencer par un tour de table — Cela permet de se connaître et de vérifier la technique. Chacun se présente et on présente les différents rôles. Ce ne doit pas être des rôles de l'ombre. Ce peut aussi être le moment de définir les rôles si jamais ça n'a pas été fait en amont.
  • Photolangage — Via des cartes du jeu Dixit scannées, demander à chacun de choisir une image qui corresponde à son état d'esprit du moment. Puis proposer à chacun de partager son choix et de l'expliquer au groupe s'il le souhaite. Cela permet d'ancrer le moment, de prendre le temps de se poser ensemble.
  • Des apéros à distance — Quand c'est la bonne heure (mais y en a t-il de mauvaises ?) et que le sujet s'y prête, ça permet d'avoir une atmosphère différente !

Poser des règles d'échange.

Parfois appelées « Accords de groupes », ces règles visent à vérifier que les conditions d'échanges remplissent les besoins de chacun. Il ne faut pas hésiter à coconstruire ce cadre au début si le temps le permet à travers une question du type « de quoi avez-vous besoin pour que cette réunion se passe bien ? ». S'il s'agit du même groupe plusieurs fois on peut alors les reprendre à chaque réunion et le revalider. Prendre ce temps permet plus de fluidité. Les règles peuvent être par exemple :
  • que ça finisse à l'heure,
  • qu'il y ait de la bienveillance,
  • couper tous les micros,
  • préciser les modalités de distribution de la parole,
  • ne pas écrire en majuscules sur le pad,
  • spécifier les modalités de demande de parole (écrire dans le chat du pad ou de la visio),
  • rendre « facultatif » le coté visio,
  • inciter ne pas s'éparpiller (rappelle du « on est a distance mais on doit être ensemble »),
  • demander à tout le monde d'avoir les yeux sur le pad pour être « vraiment » ensemble et voir les demande de prise de parole (s'imposer alors de raccourcir son temps d'expression),
  • ...

Importance de la voix.

Les silences peuvent être difficiles, l'animat·eur·rice doit être vraiment présent, impulser la dynamique et annoncer les silences s'ils sont utiles. Veiller à être très réactif tout en n'ayant pas peur du silence qui s'installe. Proposer des moments de silence au besoin (moments de tension, besoin d'intégrer des notions, de réfléchir chacun de son coté...). Demander des feedback de temps en temps (« ça va ? »). On a plus besoin qu'en physique de sentir les autres participants car il y a peu de non verbal.
Et surtout prenez soin de votre voix. On peut avoir tendance à forcer sa voix au téléphone ou en visio. Essayez d'être conscient des efforts et des tensions que vous vous imposez.

Créer une dynamique de distribution de la parole.

Lorsqu'on est en immersion physique dans un groupe, on perçoit toutes sortes de messages, y compris non verbaux, qui, si on y prête attention, peuvent nous permettre de distribuer la parole. Proposez ou construisez ensemble des modalités de prise de parole adaptées au moment.
De plus, à distance, l'effet de longs monologues est encore pire. Bien rappeler le déroulé.
Quelques astuces :
  • Prise de parole ping-pong — Chaque fois que quelqu'un parle il doit passer la parole à quelqu'un.
  • Prise de parole via le chat — Chacun annonce sa volonté de prise de parole (ou une réaction courte) dans le chat et attend qu'on la lui donne > Astuce : mettre simplement une étoile pour demander la parole est intéressant par rapport au fait d'écrire « je prends » ou « je laisse ».
  • Prise de parole régie par une personne — Un participant s'assure que toutes les personnes ayant demandé la parole puissent s'exprimer. > Astuce : en visio, si l'outil le permet, l'affichage en galerie de toutes les images des participants simultanément, permet également de détecter une partie des réactions non verbales et, si besoin, de donner la parole de manière pertinente à une personne qui ne la demande pas explicitement.

Choisir des modes d'animation adaptés.

Certaines méthodes d'animation sont bien adaptées à la distance. Prévenir néanmoins qu'on va être très cadrant et encore plus à cheval sur les règles. S'il s'agit d'une formation pratique, procédez de manière plus lente qu'en présence et n'hésitez pas à faire vraiment pratiquer au pas à pas.

Ne pas commencer sur un sujet brûlant.

Tester au fur et à mesure qu'on se le sent à distance et qu'on en prend l'habitude. Il faut parfois bien se connaître pour que ça marche et les méthodes créatives peuvent se trouver castrées par la visio (difficulté à rebondir vite car on n'ose pas se couper...)

Prendre soin du moment.

Ce n'est pas parce que c'est à distance que c'est la mort. On peut rigoler, s'autoriser une pause... Attention à s'autoriser (peut-être plus) ce qu'on ferait en présence : penser à se répartir des rôles, bien s'installer, être au calme...

Annoncer la distribution des rôles.

  • Animation
  • Gestion du temps
  • Distribution de la parole
  • ...

Une personne dédiée lorsque l'on hybride présence et visio.

Une personne dédiée qui prend soin des gens à distance, sinon on a tendance à oublier les distants lors des tours de cercle. Avoir un équipement particulier.

Une durée limité et un rythme humain.

La visio, demande une attention plus importante (ou en tout cas qui s'exprime d'une manière inhabituelle), et, même si on n'y prend pas garde, on se fatigue plus. Quelques règles d'hygiène.
  • Jamais de visio de plus d'une heure trente.
  • Ne pas dépasser 45 min consécutives.
  • Au moins 5 à 10 min de pause. La pause est un moment durant lequel on peut (doit ?) s'extraire de son écran. Aller voir du côté des pomodoros pour voir pourquoi on est plus efficace en faisant ça.
  • Faire des mini sprints permet d'être dans une dynamique qui donne envie d'en refaire.

Associer des outils de prise de décision numériques synchrones.

Permet de voter en direct, mais nécessite de se créer un compte. Propose de nombreux type de votes. Raccourcit la durée de prise de décision. Cela dépend des instances et des niveaux d'implication, plus le niveau d'implication du collectif/groupe concerné et important, plus on pourra intégrer d'outils et moins il y aura de rejet. Être attentif à l'intégration des nouveaux lorsque l'infrastructure d'outils est complexe

Se quitter proprement.

Avoir un temps pour se dire au revoir, caler la prochaine étape, la prochaine date.

Droit à l'image : vigilance.

La visioconférence a l'avantage de permettre l'enregistrement de la réunion, pensez dans ce cas à bien recueillir l'accord des participants durant la réunion, certain·e·s pouvant ne pas souhaiter être enregistrer. Vous pouvez proposer dans ce cas à ce que seul l'audio ne soit diffusé par la suite.
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions à distance
Auteur.trice(s) de la ressource Cécile Favé, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande, Sylvain Boyer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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