Interpole : Réussir ses réunions en présence et à distance avec les Metacartes

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Description de la ressource

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- Est ce que vous avez déjà participé à une réunion où vous vous demandiez ce que vous faisiez la ?
 - Une réunion qui ne finissait jamais ? 
 - Où ce sont toujours les mêmes qui parlent ? 
 - Où l’animateur fait : l'ordre du jour, les questions et les réponses ? 
 - Des réunions où vous sortez avec la boule au ventre ? 
Il se peut que vous souffriez de réunionite aiguë. Ça fait mal, mais ne vous inquiétez pas : il y a des remèdes! Voici quelques idées pour vous inspirer.

Que la rencontre ait lieu en présence ou à distance, il est intéressant de la penser en séquences. Il y a la réunion elle même bien sûr, mais aussi un avant et un après à ne pas négliger.

===1. Avant la rencontre===
il est important de se demander à quoi sert cette réunion : quel est le contexte et quels sont les objectifs ? Est ce que l'on veut transmettre de l'information ? Produire des idées ? Prendre des décisions ? Qui doit être présent ? De combien de temps a-t-on besoin ? En fonction de cela qu’on pourra réfléchir à l'animation à mettre en place.

Ensuite il faut choisir un créneau.  Pour vous faciliter la tache,  Framadate, un outil de prise de rendez vous qui permet aux participants de voter sur plusieurs propositions et de faire ressortir le créneau préférentiel (sans encombrer votre boite mail!)

Maintenant, l'animation est pensée et le moment choisi.  Il est temps d'organiser l'espace de rencontre. Si la rencontre se fait en ligne vous pouvez utiliser un outil de visio comme Jitsi. N'oubliez pas de tester avant et, éventuellement, prévoyez un plan B : un autre outil de visio ou de conférence téléphonique.

Pour une rencontre en présence ou à distance, un outil de prise de note collaborative comme le pad sera très utile. Il permettra à toutes les personnes de lire et d’écrire sur le meme document en même temps.  Un document partagé est utile pour prendre des notes pendant, mais aussi rappeler les sujets à l'ordre du jour ou même en préparation permettre d'inviter les participants construire l’ordre du jour.

(Quand tout est prêt, envoyez une invitation aux participants avec les infos de connexion pour la visio le plan B et le lien vers le pad.)

===2. Ca y est, le moment de la réunion est venu.=== 
Cette rencontre peut etre organisée comme une séquence avec : une ouverture, la réunion elle même et un temps de clôture.

Le temps d’ouverture permet de faire un tour de présentation ou un brise glace ou encore de rappeler des points clés du déroulé : Quels sont nos objectifs ? Quelles sont les règles de fonctionnement (distribution de la parole, etc...) ? Pour aider l’animateur.irce est ce que l'on veut donner des rôles ? Comme une animateurices, scribe, gardien.ne du temps ? Combien de temps on se donne pour traiter chaque cun des points à traiter ?

Simple échange ou animation plus structurée, la réunion devrait a minima faciliter la distribution de la parole et l’écoute. Bâton de parole, parole au centre ou méthodes plus formalisées comme l’accélérateur de projet, il existe des dizaines de méthodes utilisables. En complément, la prise de note sur le pad par un ou plusieurs scribes permettra de garder des traces.

Enfin pour bien finir sa réunion, il est important de prendre un temps de clôture, même court. Comment avons nous vécu cette rencontre ? Qu'est ce qui s'est bien passé ou serait à améliorer ?
Quelles décisions avons nous prises ? Quels sont les Prochains Plus Petits Pas Possibles ? Qui fera quoi ? Quand sera notre prochain rendez-vous ? En présence ou à distance ? Qui animera la prochaine séquence ? 
   
===3. La réunion finie, ce n’est pas terminé.===
Pour prolonger la dynamique et inclure les gens qui n'étaient pas là il peut être intéressant de prévoir un rôle supplémentaire pour jardiner le du pad, mettre en forme le compte rendu et le communiquer aux absents.

===Pour résumer 3 points clés :===
 - Être clair sur vos objectifs 
 - Penser les différentes phases en fonction de vos objectifs
 - Choisir et utiliser des outils et méthodes adaptées selon les phases. Il existe de nombreuses méthodes (aperçu des métacartes boite + eventail de cartes), mais elles n’auront de sens que si elles répondent à des objectifs. Vous trouverez des sites ressources en ligne notam. Metacartes.cc

quels sont nos objectifs ?
quelles sont les différentes phases de notre rencontre ?
quels outils ou méthodes voulons nous utiliser pour ces différentes phases ?

===Liens ressources===
 - https://mon-parcours-collaboratif.fr/scenario/organiser-une-reunion-distance
 - https://framindmap.org/c/maps/487965/public
 - https://www.metacartes.cc/
 - https://entraide.chatons.org/fr/

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Thématique de la ressource