Penser la convivialité et accueillir les participants d'une réunion

Description de la ressource

Une réunion est un temps de travail, de décision ... mais aussi de retrouvailles et de convivialité ! Le groupe profite de ce moment collectif pour vivre un temps commun.


Préparer la réunion c'est donc aussi prévoir l'accueil et la convivialité.

Ce point est particulièrement important si la réunion est la toute première d'un collectif ou si elle est l'occasion d’accueillir de nouvelles personnes.
Un nouveau membre arrive souvent avec de la timidité et l'envie de faire connaissance : penser à adapter l'accueil pour l'intégrer au mieux.
Ça peut vouloir dire :
  • prévoir des badges ou chevalets pour identifier les prénoms des uns et des autres
  • allonger le temps de brise-glace et en choisir permettant de se présenter

En quelques points :

  • Temps convivial intégré dans le temps de la réunion : votre déroulé doit prévoir le temps convivial avant et/ou après la réunion. Ça peut être un simple temps pour dire comment ça va mais aussi prendre le temps de partager un repas.
  • Inviter les participants par votre moyen habituel mais aussi le redire pour celles et ceux que l'on voit de visu.
  • A boire et à manger ! Que le temps dédié à la convivialité soit long ou pas, et quelle que soit l'heure de la journée, vous pouvez avoir à disposition du café, du thé, de l'eau et de quoi grignoter.

Etre ensemble mais chacun derrière son ordinateur : est-ce que ça reste convivial ?
C'est en préparant la réunion que vous allez décider de la place donnée aux ordinateurs pendant la réunion. En fonction de ce choix pensez à demander aux participant.es de venir avec leur matériel informatique ou au contraire d’alléger leur sac à dos. 2 ou 3 ordinateurs tournants pour les prises de notes peuvent suffirent, avec un vidéoprojecteur (à voir selon le groupe)
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier, Célia Gonçalves
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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  • Oui