{"bf_titre":"Maintenir la dynamique entre deux r\u00e9unions","bf_description":"

G\u00e9rer les absences

\r\n\/\/Les absents ont-ils toujours tort ? En tous cas, ils sont souvent les grands oubli\u00e9s des r\u00e9unions ! \r\nEn r\u00e9alit\u00e9, tenir au courant les absent\u00b7es des avanc\u00e9es d'un projet est un facteur cl\u00e9 d'implication. N'oublions pas que beaucoup de personnes participantes qui ont l'air \"inactives\" ou sorties du projet suivent en r\u00e9alit\u00e9 les avanc\u00e9es et seront pr\u00eats \u00e0 se r\u00e9-impliquer pour peu qu'on leur en donne les moyens.\/\/\r\n\r\nIl y a donc n\u00e9cessit\u00e9 \u00e0 ne pas oublier de tenir au courant les absents de ce qui s'est dit lors de la r\u00e9union pr\u00e9c\u00e9dente.\r\nComment faire ?\r\n - Envoyer le relev\u00e9 de d\u00e9cision rapidement\r\n - Envoyer le compte-rendu int\u00e9gral, le rendre disponible \u00e0 la lecture\r\n - Envoyer une synth\u00e8se, interm\u00e9diaire entre le relev\u00e9 de d\u00e9cisions et le compte-rendu int\u00e9gral\r\n - Rappeler la date choisie pour la r\u00e9union suivante \r\n\r\nMais surtout dans l'id\u00e9al, prendre le temps de rappeler les gens et de leur faire un r\u00e9sum\u00e9 de ce qui s'est pass\u00e9, rien ne vaut le contact humain et direct qui permet de poser des questions et de lever les incompr\u00e9hensions de l'\u00e9crit!\r\n - L'animateur\/facilitateur n'est pas forc\u00e9ment celui qui doit s'en charger\r\n - Il s'agit d'une t\u00e2che facilement partageable avec le reste du groupe (chacun s'engage \u00e0 recontacter un absent par exemple).\r\n\r\nEt pour rappel : ne supprimez surtout pas les gens qui vous semblent inactifs de vos listes de discussions, diffusion, boucles mails, groupe Framateam ou Slack... \r\nSouvenez vous que c'est dans le vivier des observateurs ou inactifs que se trouvent les futurs participants proactifs et r\u00e9actifs!!!\r\n\r\nPour aller plus loin, lien vers fiche Implication : https:\/\/interpole.xyz\/?SurLImplication\r\n \r\n

Usages du compte rendu

\r\nUn compte-rendu est par nature un r\u00e9capitulatif de la r\u00e9union. Il contient des parties essentielles, qui doivent \u00eatre lues afin de garantir le suivi des avanc\u00e9es du projet par toutes et tous. Comment s'en assurer ? Quelques conseils pratiques.\r\n\r\nLe compte rendu efficace r\u00e9pond \u00e0 quelques crit\u00e8res :\r\n - il est exhaustif : il rend compte de la r\u00e9union dans sa totalit\u00e9\r\n - il est valid\u00e9 collectivement par les personnes ayant assist\u00e9 \u00e0 la r\u00e9union\r\n - il est accessible sur la dur\u00e9e par toustes\r\n - il contient un relev\u00e9 de d\u00e9cisions\r\n\r\nD\u00e8s que possible, le lendemain de la r\u00e9union au plus tard, envoyer un message commun via email, dans lequel on retrouvera le relev\u00e9 des d\u00e9cisions dans le corps m\u00eame du mail.\r\n\r\nLa date de la r\u00e9union \u00e9tant fix\u00e9e et connue, il est primordial de mettre les participant.e.s au m\u00eame niveau d'information. Pour cela pr\u00e9parer un message (mail) \u00e0 envoyer 1 ou 2 jours avant renvoyant vers la gare centrale pr\u00e9cisant : \r\n - un rappel du relev\u00e9 de d\u00e9cision (pour un suivi des d\u00e9cisions global)\r\n - l'ordre du jour\r\n - les documents pr\u00e9paratoires\r\n - les pr\u00e9sent et les absents qui s'inscrivent dans l'espace de co-\u00e9criture\r\n - \u00e9ventuellement les r\u00f4les attribu\u00e9s pour cette r\u00e9union (animation, \u00e9criture...)\r\n\r\nEnfin, pour le suivi global du projet, penser ensemble \u00e0 cr\u00e9er un lieu accessible \u00e0 toutes et tous : la gare centrale. Elle est structur\u00e9e selon les besoins du groupe, et peut prendre diff\u00e9rentes formes : un wiki, un tableau Trello, ...\r\n(lien vers la cat\u00e9gorie d'usage : proposer une gare centrale)\r\nAttention ! un pad est par d\u00e9finition un outil temporaire et ne saurait faire office de stockage de compte-rendus \u00e0 long terme. Pensez \u00e0 exporter vos textes, sinon ils seront supprim\u00e9s !\r\n \r\n

Mise en place et suivi du plan d'action

\r\n\r\n\/\/Prendre des d\u00e9cisions en r\u00e9union, c'est super ! Mais encore faut-il les mettre en \u0153uvre. Comment s'organiser pour le faire ?\/\/\r\n\r\nUn principe relativement simple, pour l'information de tous est de faire une liste des choses \u00e0 faire (ou to-do list) en haut du relev\u00e9 de d\u00e9cision de la r\u00e9union accessible \u00e0 tous :\r\n - T\u00e2che \u00e0 effectuer ou projet \u00e0 mener \r\n - R\u00e9f\u00e9rent\/animateur du groupe projet\r\n - Membre du groupe\r\n - Date de rendu\/\u00e9tapes \r\n\r\nL' organisation en sous-groupes est vitale, pour pouvoir avancer. Pour rappel, un sous-groupe peut \u00eatre constitu\u00e9 de 1 personne !\r\n Pour organiser au mieux les sous-groupes, il est possible de se r\u00e9partir des r\u00f4les et\/ou des t\u00e2ches.\r\n\r\nLe r\u00f4le critique est celui de l'animateur, il doit veiller :\r\n - \u00e0 inviter largement les participants qui n'\u00e9taient pas \u00e0 la r\u00e9union \u00e0 venir rejoindre le groupe (dans le cas d'un groupe ouvert)\r\n - \u00e0 tenir \u00e0 jour la gare centrale du projet (voir gare centrale) qui rassemble toutes les informations cl\u00e9s :\r\n - Membres du groupes, contact, nom, description rapide si possible \r\n - Calendrier du projet\r\n - Les \u00e9tapes (en cours \u00e0 faire...)\r\n - Le prochain rdv\r\n - Les outils utilis\u00e9s pour travailler : documents cl\u00e9s, liens ou lieux de rdv, etc.\r\n - \u00e0 garantir les conditions de production du collectif: si vous sentez que le groupe a du mal \u00e0 avancer en asynchrone, il est possible d'organiser des temps de productions en synchrone \u00e0 distance (sprint d'\u00e9criture, m\u00e9thode pomodoro...). Si au contraire les participants ont besoin de produire chacun de leurs c\u00f4t\u00e9 il faut qu'ils puissent s'extraire du collectif.\r\n - \u00e0 faire remonter les besoins sp\u00e9cifiques du sous-groupe au collectif. En effet, il est fort possible de des sous-groupes qui travaillent en parall\u00e8le puissent rencontrer des probl\u00e8mes similaires qui ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 solutionner. partager ses difficult\u00e9s et demander de l'aide \u00e0 l'ext\u00e9rieur est un facteur fort favorisant d'implication et de connaissance.\r\n\r\n\/\/N.B : Il est possible de d\u00e9signer un animateur tournant ! \/\/\r\nLien vers fiche Distribuer les r\u00f4les : https:\/\/interpole.xyz\/?DistribuerDesRoles\r\n \r\n

Distance entre les r\u00e9unions

\r\nLorsque l'on travaille en \u00e9quipe, et \u00e0 distance, il est primordial de construire un lien solide entre les personnes. Afin que ce lien reste fort et que le projet avance et soit suivi par les parties prenantes, penser \u00e0 faire des points r\u00e9guliers.\r\nSi les r\u00e9unions en pr\u00e9sence ou certaines r\u00e9unions \u00e0 distances seront plus longues, plus d\u00e9cisives, il peut etre bon de garder des r\u00e9unions courtes et r\u00e9guli\u00e8res, ce seront des r\u00e9union interm\u00e9diaires.\r\nPour des r\u00e9unions interm\u00e9diaires \u00e0 distance\r\n - Envoyer un mail (rituel) d'apports ou de documents pr\u00e9paratoires \/ \u00e9tat d'avancement\r\n - Rappeler la date de la r\u00e9union suivante et\/ou la d\u00e9cider avec un sondage de date (\u00e0 remplir par toustes) ou en pr\u00e9sence pendant la r\u00e9union (le plus simple)\r\n\r\n\r\n","listeListeNotionConcept":"","bf_author":"Audrey Auriault, C\u00e9lia Goncalves, M\u00e9lanie Lacayrouse","listeListeLicence":"1","id_typeannonce":"13","id_fiche":"MaintenirLaDynamiqueEntreDeuxReunions","password_for_editing":"8","date_creation_fiche":"2020-04-12 13:39:15","statut_fiche":"1","checkboxListeThematiquetruc":"1,14,2","checkboxfiche8":"AudreyAuriaultGarcEss,CeliaGoncalvesAnimacoop,MelanieLacayrouze","checkboxListeBrouillon":"2","date_maj_fiche":"2024-01-03 10:58:09"}