Le B A B A de la Communication.

Vous souhaitez améliorer votre communication, mais vous ne savez pas par où commencer. Je vais vous expliquer comment faire.

Philippe Fernandes

Comment analyser les besoins de communication ?

Description de la ressource Analyser ses besoins de communication cela implique de faire le point sur les attentes des participant.es en terme de communication, comprendre les habitudes et préférences des personnes impliquées et calibrer de façon raisonnable les outils à mobiliser pour ne perdre personne dans une "usine à gaz".
4 séries de questions sont à se poser pour faire les bons choix. Dans l'idéal, ces questions sont à travailler avec les personnes impliquées pour construire la réponse la plus pertinente possible !
  • Les personnes, leur profil numérique : Qui sont les personnes à impliquer ? Combien sont-elles ? Quelles sont leurs pratiques numériques ? Ont-elles déjà des habitudes de travail collaboratif ? De quels matériels et connexion bénéficient-elles ? Quelle est leur "densité d'implication" selon leurs profils ?
  • Le type d'interactivité souhaité : Quelles interactions de communication est à privilégier ? Se voir ? S'entendre en temps réel ? Permettre à chacun.e de s'impliquer à son propre rythme ? Avoir accès à l'essentiel en un temps réduit ? S'appuyer beaucoup sur des documents partagés, des travaux coproduits ? Un peu de tout cela ?
  • La réactivité souhaitée et possible : Quelle est la réactivité attendue des destinataires / interlocuteurs·trices ? Dans quelles temporalité sont attendues les contributions, réactions ?
  • La visibilité partagée des échanges : Quelle pérennité et suivi de la communication pour d'autres personnes ? Où et comment, l'ensemble des personnes concernées peut [re]trouver les points clés pour prendre sa place ?
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

A chaque type de communication ses outils !

Description de la ressource Pour ne pas se mélanger les pinceaux, il peut être intéressant, dans un premier temps, de clarifier le type de communication et d'interaction souhaités, pour, ensuite, se caler sur l'outil adapté.
1. Prendre le temps de repérer les différents types de communication
L’information repose sur la diffusion à une ou plusieurs personnes d’éléments…d’information. Pour s’adresser à plusieurs personnes amenées à se répondre, la liste de discussion reste un outil trop peu utilisé et pourtant proche du mail. Risque d’oubli de destinataire en moins ! Envahissant, le mail à du sens en "notification" de ce qui en cours ailleurs, en incluant les liens des espaces de travail, ressources, etc.
  • La conversation, le brainstorming requièrent de la fluidité, de la réactivité, de l’incarnation : téléphone, visio, tchat permettent la rétroaction immédiate.
  • L’élaboration de contenus, la formalisation : la combinaison document partagé et interactions en temps réel permet d’articuler l’avantage d’une double communication, celle qui permet de prendre connaissance, maturer et bonifier "à tête reposée" et celle qui permet d’enrichir et réguler de vive voix. « Brainstormer » en ligne requiert une pratique collaborative assez avancée !
  • La prise de décision : en visio pour un petit nombre, ou pour élaborer les termes de la décision et via des outils de sondage, voir de votes en ligne pour permette au plus grand nombre de se positionner.

2. Se poser les bonnes questions pour faire les bons choix d'outils de communication :
  • Combien de personnes sont concernées et impliquées ? A quelles étapes ? Avec quelles contributions attendues ?
  • Quelles interactions sont à privilégier ? Du « se voir, s’entendre en temps réel » ou du « permettre à chacun.e de s’impliquer à son propre rythme ? »
  • Quelle est la criticité de réaction des destinataires/interlocuteurs·trices ? Dans quelle temporalité sont attendues les contributions, réactions ?
  • Quelle pérennité et suivi de la communication pour d’autres personnes ? Où et comment, l'ensemble des personnes concernées peut [re]trouver les points clés pour prendre sa place ?

3. Se créer son propre mix d’usages et de fonctionnalités et les relier aux outils. L’un des moyens est, en repérant les différents rôles de répondre à la question suivante pour chacun de ceux-ci : « En tant que… je veux que… afin de… ».
Par exemple : « En tant que contributeur, je veux pouvoir commenter sans remettre en cause ce qui a été fait ». Envisager les différentes place des personnes engagées dans la communication permet de couvrir la plus grande palette de besoins.
4. Créer la boite à outils de référence mobilisable.
Dans un projet collaboratif cela fait partie du processus que les personnes impliquées convergent vers une culture commune et un outillage partagé. Ceci se fait avec la préoccupation de « donner les clés » aux personnes rejoignant la dynamique.
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Prise de décision
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource MonParcoursCollaboratif
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Choisir le bon outil

Description de la ressource

Pas de stress : le BON outil n'existe pas !

De même que l'outil collaboratif n'existe pas, l'outil idéal non plus !
Nous allons voir dans cette fiche comment trouver l'outil le plus adapté à votre usage et votre besoin pour un groupe donné à un moment donné. Nous nous limitons donc ici la phase du choix, la mise en place étant une autre étape.

Avoir les idées claires sur vos usages

Après avoir vu qu'est-ce qu'un usage, vous pourrez en dresser la liste et les hiérarchiser.
Cette hiérarchisation vous permettra de commencer par le Plus Petit Précieux Pas Possible.
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un groupe donné.
Si une ressource est pensée pour être réutilisée, elle ne le sera effectivement que si l'espace qui l'héberge nous survit. Vous devez donc vous assurer de la pérennité de l'outil.
mais aussi veiller sur les outils du moment > voir plus bas le paragraphe suivant
C'est ainsi que vous allez choisir l'outil adapté à un moment donné.

Ne restez pas seul.e...

...dans votre collectif

Le bon outil ne sera jamais celui choisi par le seul animateur ou par le plus geek du groupe.
Quels sont les risques :
  • concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
  • mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
  • avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...
Choisir le bon outil veut alors dire animer un groupe de travail sur cette question pour lister les usages et les hiérarchiser collectivement, mais aussi les tester ensemble.

...dans la communauté plus large

D'autres autour de vous se sont sûrement posé des questions similaires. Leur groupe ne peut pas être identique au votre, mais partager vos réflexions vous éclairera sûrement sur des pistes d'outils adaptés à vos besoins.

L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute

C'est l'usage qui est stable, l'outil doit pouvoir évoluer en fonction de ce que le net vous offre.
Nous vous invitons à ritualiser la remise en question de vos outils : vérifier qu'ils correspondent toujours à un usage, que les accords définis sont respectés ...
Accueillir une nouvelle personne et lui présenter les outils du groupe peut être une bonne occasion de se poser des questions : en faisant cet état des lieux, vous allez peut-être vous rendre compte d'incohérences, ne les mettez pas sous le tapis !
Et aussi, le groupe bouge : de nouvelles personnes vous rejoignent, d'autres vous quittent, les projets évoluent ... donc vos usages et besoins bougent aussi, et les outils avec !
Et oui tout bouge tout le temps : mais c'est ça qui est rigolo !

Ressources complémentaires

Méthode pour passer de l'usage à l'outil : https://interpole.xyz/?DeLUsageAuxOutils
Choisir le bon outil numérique de l'établi numérique : https://letab.li/blog/2022_05_outils/
Carte mentale de Quentin Jaud : https://coggle.it/diagram/YUmMTGWJeljvyRNz/t/animacoop-des-usages-aux-outils-num%C3%A9riques
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Louise Didier
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Ave PDF

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Partager des ressources
  • Diffuser de l'information
  • Communiquer vers l'extérieur
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Retravailler et alléger ses PDF
Lien vers l'outil https://avepdf.com/fr
Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
AvePDF.png
Cette fiche est elle un brouillon ? En cours de rédaction

Beekast

Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Il y a plus facile mais aussi plus compliqué
Description de l'outil Faire des présentations interactives, de susciter et recueillir les réactions d'un public et de les restituer en direct à l'écran.
Suivi des tâches, évaluation, mur de "petits mots", beekast regroupe un certain nombre de fonctionnalités utiles.
Inconvénients de l'outil Il est payant.
Lien vers l'outil https://www.beekast.com/
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC 0
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
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Cette fiche est elle un brouillon ? En cours de rédaction

Canva

Pour quel usage utiliser cet outil ?
  • Créer des présentations ou des visuels
Est-ce un outil libre / Opensource ? Non
Difficulté de prise en main Facile
Description de l'outil Canva est un outil qui permet de réaliser des éléments graphiques très simplement à partir de modèles proposés par le site. Bulletins d'adhésion, affiches, etc... en se laissant guider par les modèles, plus besoin d'être graphistes pour éviter les gros pièges de la création graphique amateure.
Avantages de l'outil
  • permet de réaliser des éléments graphiques prenant en compte un certain nombre de condition nécessaires à leur efficacité sans avoir besoin de les connaître
  • possibilité de partager les créations au sein de sa structure et de les réaliser à plusieurs
Inconvénients de l'outil
  • ne remplacera jamais un travail dédié d'un·e graphiste,
  • impossible de disposer d'une réelle identité graphique personnalisée puisque de nombreuses structures utilisent ces modèles
Lien vers l'outil https://www.canva.com/fr_fr/creer/
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource Licence non-libre
Contributeur.trice.s ayant expérimenté cet outil
Canva.png
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