L'agenda agile pour construire l'ordre du jour d'une réunion

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Cette animation permet de construire collectivement un ordre du jour dynamique.
Objectif
  • Réfléchir ensemble et débloquer une situation
  • Réguler l'énergie
  • Poser le cadre et l'intention
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • variable
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Cette animation permet de construire rapidement et collectivement un ordre du jour de réunion dynamique en 4 séquences :
- partage d'information
- retours
- chantiers
- prise de décision.
Déroulé détaillé Une très grande feuille est posée sur le sol ou sur un mur avec les 4 entrées suivantes :

1/ Informations :
Qui a une information à passer, combien de temps ça prend ?

2/ Retours :
Qui veut un retour du groupe et sur quoi? De combien de temps chaque demande a besoin?

3/ Co-création:
Sur quoi quelqu'un a besoin de travailler ?
Temps de brainstorm donc (si possible en sous-groupes) qu'il y ait une ou plusieurs demandes de co-création (ce sont normalement les temps les plus longs) et les seuls qui demandent une petite structure légère prévoyant la prise de notes dans chaque sous groupe pour pouvoir converger ensuite.
Ces chantiers sont menés en parallèle, prévoir donc un temps global pour cette séquence avec un éventuel temps de restitution collectif.

4/ Propositions/prises de décision : Qui a une proposition à faire? Puis est-on assez mûrs pour prendre la décision ? Ou bien, sur quoi devons-nous prendre une décision? Qui porte une proposition à travailler ensemble ?
Prévoir un temps suffisant pour cette partie, notamment si la décision se fait par consentement.

Chacun·e vient noter sur l'un des 4 espaces prévus sa proposition, avec son nom et la durée.
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Au début, il faut être souple, personne ne sait tenir le temps qu'il·elle indique.
Attention à ce que les temps de retours ne se transforment pas en prise de décision, ou en chantier.
En fonction du temps disponible, toutes les étapes ne pourront pas être abordées, notamment les prises de décisions qui ont besoin d'une maturation collective. Cette étape là peut faire l'objet d'une réunion spécifique pour laquelle plus de temps est alloué.
Variantes et bonifications (notamment à distance) ·eA distance on peut utiliser un espace de prise de note partagé, dans lequel chacun·e vient saisir sa proposition, son nom et la durée prévue.
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions David Delon, Nadine Jouanen (Percolab)
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