Accords de groupe sur les outils numériques

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Se mettre d’accord sur les outils numériques et leurs usages
AccordsDeGroupeSurLesOutilsDeCommunicati_cp6kjy80g24b-extra_large.jpg
Objectif
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Processus de gouvernance
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) 1ere étape : lister les usages possibles
2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe
3eme étape : se mettre ensuite d'accord sur quel outil utiliser pour quel usage, avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils
Déroulé détaillé L’objectif pour le groupe est de se mettre d’accord sur les outils numériques qui seront utilisés pour communiquer, et de s’accorder sur les usages. Ce travail est important pour le bon fonctionnement d'un groupe. A défaut, cela peut conduire à une situation où certains outils sont subis ou mal utilisés.

La méthode déroule en 3 temps :

1ère étape : lister tous ensemble les usages possibles, par exemple :
- Se tenir au courant de chacun
- Stocker des comptes rendus
- Diffuser une lettre d'information
- Préparer un ordre du jour
- Organiser une rencontre
- Ecrire à l'ensemble des membres du groupe.
- Besoin de retrouver l'ensemble des informations sur un projet

2ème étape : lister les outils connus et maîtrisés (ou maitrisables) parmi les membres du groupe.
Par exemple :
- Liste de discussion
- Framateam
- Zoom
- Framapad
- YesWiki
- Telephone
- Conférence téléphonique

3ème étape : Réfléchir ensemble aux outils qui peuvent être utilisés pour quels usage. Et ensuite se mettre d'accord en triant quels outils garder pour quel usage (accords de groupe), avec éventuellement des conditions d'utilisation pour certain outils (exemple : pas de message important sur Framateam, dans ce cas utilisation de mails etc.)
Toutes les informations sur la prise de décision (co-définition d’accords de groupe) dans cette fiche : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes
Matériel nécessaire Paperboard, tableau ou outil en ligne type framemo
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Sophie DUBOIS, Blandine CARRE, David DELON - Animacoop Montpellier-Garrigues
État de la ressource En cours de rédaction
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
Lien vers la fiche méthodologique http://

Co-définition d'accords de groupes

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Favoriser le sentiment de sécurité en validant un cadre de fonctionnement commun
CoDefinitionDAccordsDeGroupes_comment-s-exprimer-pleinement-et-etre-ecoute-attentivement.jpg
Objectif
  • Ouvrir et clôturer
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Processus de gouvernance
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) 1/ Expression des besoins individuels
2/ Tour de clarifiation et proposition de bonifications
3/ Tour d'objection
3/ Validation collective
4/ Se mettre d'accord sur le prochain temps de validation
5/ Vérifier régulièrement (ou à la fin de la réunion) avec les participant.e.s que les accords ont bien été respectés
Déroulé détaillé Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participant.es.
Nous pouvons aussi les appeler "cadre commun".

Toutes les informations sur les accords de groupes dans cette fiche : https://interpole.xyz/?DefinirDesAccordsDeGroupe
Les accords de groupes peuvent être animés en 5 phases distinctes :

1/ Expression des besoins individuels : "pour me sentir bien dans ce collectif ET que le groupe soit efficient pour ce temps donné j'ai besoin de..."
Chacun·e énonce son ou ses besoins, y compris les animateurs ou formateurs.
Les besoins peuvent notamment être :
- organisationnels (besoin de finir à l'heure, besoin de pouvoir m'assoir, besoin de connaitre le déroulé... )
- relationnels (besoin de se tutoyer, besoin que la parole circule de manière équilibré, besoin de ne pas être interrompu...)
- physiologiques (besoin de pauses régulière, besoin de ne pas rester assis toute la journée...)
- personnels (besoin de pouvoir regarder mes e-mails à la pause, besoin de ne pas être touché...)

2/ Tour de clarification : C'est l'occasion de relire les accords de groupe et de vérifier qu'ils soient claires pour tous.tes. Si besoin ils peuvent être discuter et clarifier. C'est également à ce moment là qu'ils peuvent être bonifiés.

3/ Tour d'objection : Si un·e des participant·e considère que le besoin des autres rencontre une de ses limites et va l’empêcher de trouver sa place dans le groupe, il·elle peut émettre une objection ET proposer une solution pour lever son objection.
Cette proposition alternative doit être acceptée par la personne qui a émis le besoin.
Puis la nouvelle version des accords de groupe est à nouveau soumise à objection par l'ensemble du groupe.

3/ Validation collective. Les accords sont adoptés collectivement, et tous les membres du groupe seront donc co-garants de leur respect.
L'adoption peut être matérialisée par le fait que chacun lève la main pour donner son accord ou fasse un signe particulier, dise oui... Une participation active à la validation permet de s'assurer que tou·te·s aient entendu et validé.

4/ Se mettre d'accord sur le prochain temps de validation/rediscussion des accords (prochaine réunion, formation...)

5/ Vérifier régulièrement (ou à la fin de la réunion) avec les participant.e.s que les accords ont bien été respectés, et si non, comprendre pourquoi (un des accords ne correspond pas aux besoins du groupe ou difficulté d'être co-garants...)
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Lors de la constitution du cadre collectif : pour chaque besoin dessiner une "case à cocher", permet de valider en fin de séance la tenue du contrat de manière plus simple et visuelle. Vous pouvez également les encercler entièrement dans un "cadre - bocal". La notion de cadre devient visuelle.
Points d'attention La mise en place commune de cadre d'expression sereine ne garantie pas la conscience de moyens d'actions. Pour permettre au plus grand nombre d'être garant-acteur selon ses dispos et envies, afficher de manière visible un document reprenant les principales actions qui dérangent, le plus souvent entendues (discussions croisées, téléphone qui sonne...) et les moyens d'agir autrement ainsi que les points d'attention... Cette fiche peut être une base si le groupe qui se retrouve se l'approprie, l'adapte, la bonifie ...
Variantes et bonifications en plein air, dans la rue Affichage permanent visible des situations qui entravent une expression et communication sereine et les moyens d'actions.... Ces fiches s'alimentent en permanence des situations (interactions)...
Variantes et bonifications (notamment à distance) Possibilité de proposer un temps créatif pour matérialiser ces accords de groupe et d'en faciliter l'ancrage. Variante particulièrement adaptée à des groupes d'enfants.
A distance, il est particulièrement utile de co-construire des accords de groupe pour préciser les règles d'une réunion en visio. Ou plus largement de l'usage des outils numériques d'un collectif.

L'animateurice peut enrichir et proposer des accords de groupe qui lui parraissent important :
- Faire de son mieux : rappel que ces accords son un idéal mais il n'est pas toujours possible d'être parfaits (bienveillant, à l'écoute, à l'heure etc.)
- Règle des 2 pieds : être 100% là (sans regarder son téléphone, ses e-mails etc.) mais pouvoir s'extraire ou ne pas participer à une animation si autre priorité ou pas d'envie.
- Pouvoir prendre des photos : demander aux participants de pouvoir prendre des photos et leur proposer de nous indiquer personnellement s'ils ne sont pas d'accord afin de les "éviter"
- Règles sanitaires : lors de la crise du COVID il était également important de valider les usages en terme de sécurité sanitaire
Matériel nécessaire Prise de notes sauvegardée
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault complété par Laure Beyler
État de la ressource Diffusable

Débat mouvant

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Faire émerger les différents points de vue autour d'un sujet polémique
Objectif
  • Ouvrir et clôturer
  • Réfléchir ensemble et débloquer une situation
  • Créer du lien
  • (co)-produire
  • Evaluer et apprendre ensemble
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères) Les participants se placent au centre. L'animateur formule une proposition tranchée (oui/non - pour/contre) et ambigüe (les mots employés peuvent avoir plusieurs sens et ne sont pas définis par l'animateur - ex : aujourd'hui la coopération c'est surtout de la communication). Les participants se placent d'un côté ou de l'autre de l'espace selon leur avis : pour / contre, puis débattent. Des participants qui changent d'avis peuvent changer de côté au fur et à mesure du débat.
Références, lien utile ou ressource pédagogique liée: https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/debat-mouvant/
Licence d'utilisation la ressource Licence non-libre
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Chloé
État de la ressource En cours de rédaction
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
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Contrat relationnel et règles de fonctionnement d'un groupe

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Construire la confiance et la qualité relationnelle
Objectif
  • Créer du lien
  • (co)-produire
  • Décider ensemble et s'aligner
  • Poser le cadre et l'intention
  • Intelligence émotionnelle
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 30 à 60 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Co-construire collectivement le contrat relationnel destiné à préciser la manière dont on commnique ensemble, dont le groupe va communiquer ensemble. S'apparente aux accords de groupe dans lequel on va définir ensemble les besoins de chacun selon ces trois axes : communication / la confiance / l'efficacité.

Il permet de prévenir les tensions et les conflits et de défnir les modalités de régulations.
Déroulé détaillé L'animateur incite à la réflexion autour de "comment va t-on faire pour bien travailler ensemble ?" Il invite le groupe à co-construire un contrat relationnel qui va permettre de définir collectivement et individuellement ce qu'est la qualité relationnelle dans un groupe de travail.
Sous la forme d'un brainstorming, l'animateur dessine un tableau sur un paperboard / un padlet avec trois colonnes :
  • Qu'est-ce qui va faire que nous allons bien communiquer ? (Sous entendu qu'est-ce que bien communiquer ?)
  • Qu'est-ce qui va faire que nous allons nous sentir en confiance ?
  • Qu'est-ce qui va faire que l'on va être efficaces ensemble ?

L'animateur distribue des post-it et chaque participant propose des idées. Chacun vient déposer ses post-it dans les différentes colonnes et à mesure, chemin faisant l'animateur rebondit sur les propositions. In fine, le groupe décide des règles de fonctionnement et de communication importantes pour lui et invite les participants à s'engager à les respecter.

Ce contrat relationnel sera actualisable selon la maturité du groupe. Il peut être affiché et utilisé régulièrement pour discuter de la qualité des relations et des intéractions.
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Anne-Béatrice MARTINEZ et Harmony VILMONT
État de la ressource En cours de rédaction
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
Lien vers la fiche méthodologique http://

Je prends - je laisse

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Faire prendre conscience que le temps se partage
Objectif
  • Réguler l'énergie
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • moins de 10 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Lors d'une discussion, d'un temps de bilan, d'un chapeau de Bono, la petit phrase magique "je prends... je laisse..." permet de prendre la parole mais aussi de signifier clairement que je la redonne au groupe
Déroulé détaillé Lors d'un temps d'échange durant lequel vous souhaitez que la parole circule. Posez la parole au centre et quand une personne souhaite parler, elle dit je prends. Cela a pour effet de signifier au groupe qu'il doit se placer en mode écoute sans interruption du locuteur·trice. Quand celui-ci·celle-ci a terminé, il·elle dit je laisse. Cela signifie explicitement qu'il·elle a terminé et qu'une autre personne peut "prendre".
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Bien spécifier la consigne avant de laisser tourner la parole. Nous devons échanger sur... L'objet de la prise de parole est de...
N'hésitez pas à préciser le temps pour chaque prise de parole et / ou le temps total de cette séquence.
Précisez si tout le monde doit obligatoirement s'exprimer.
Matériel nécessaire rien
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Laurent Marseault
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

L'agenda agile pour construire l'ordre du jour d'une réunion

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Cette animation permet de construire collectivement un ordre du jour dynamique.
Objectif
  • Réfléchir ensemble et débloquer une situation
  • Réguler l'énergie
  • Poser le cadre et l'intention
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • variable
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Cette animation permet de construire rapidement et collectivement un ordre du jour de réunion dynamique en 4 séquences :
- partage d'information
- retours
- chantiers
- prise de décision.
Déroulé détaillé Une très grande feuille est posée sur le sol ou sur un mur avec les 4 entrées suivantes :

1/ Informations :
Qui a une information à passer, combien de temps ça prend ?

2/ Retours :
Qui veut un retour du groupe et sur quoi? De combien de temps chaque demande a besoin?

3/ Co-création:
Sur quoi quelqu'un a besoin de travailler ?
Temps de brainstorm donc (si possible en sous-groupes) qu'il y ait une ou plusieurs demandes de co-création (ce sont normalement les temps les plus longs) et les seuls qui demandent une petite structure légère prévoyant la prise de notes dans chaque sous groupe pour pouvoir converger ensuite.
Ces chantiers sont menés en parallèle, prévoir donc un temps global pour cette séquence avec un éventuel temps de restitution collectif.

4/ Propositions/prises de décision : Qui a une proposition à faire? Puis est-on assez mûrs pour prendre la décision ? Ou bien, sur quoi devons-nous prendre une décision? Qui porte une proposition à travailler ensemble ?
Prévoir un temps suffisant pour cette partie, notamment si la décision se fait par consentement.

Chacun·e vient noter sur l'un des 4 espaces prévus sa proposition, avec son nom et la durée.
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Au début, il faut être souple, personne ne sait tenir le temps qu'il·elle indique.
Attention à ce que les temps de retours ne se transforment pas en prise de décision, ou en chantier.
En fonction du temps disponible, toutes les étapes ne pourront pas être abordées, notamment les prises de décisions qui ont besoin d'une maturation collective. Cette étape là peut faire l'objet d'une réunion spécifique pour laquelle plus de temps est alloué.
Variantes et bonifications (notamment à distance) A distance on peut utiliser un espace de prise de note partagé, dans lequel chacun·e vient saisir sa proposition, son nom et la durée prévue.
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions David Delon, Nadine Jouanen (Percolab)
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
Lien vers la fiche méthodologique https://www.percolab.com/la-reunion-participative-une-bouffee-d-air-dans-votre-quotidien/

L'élection sans candidats : pour trouver la bonne personne pour le groupe

Objectif
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Déroulé détaillé Il s'agira d'élire pour un ou plusieurs rôles (un conseil d'administration par exemple) sans aucun·e candidat·e ne se soit positionné·e.
Le but ? Aller chercher des personnes qui ne se prévoyait pas de se présenter !

L'Election Sans Candidat (ESC) from Universite du Nous - UdN on Vimeo.


Vidéo : CC BY SA - l'Université du Nous

Ci-après un résumé des étapes, vous retrouverez en pièce-jointe un document détaillé et graphique réalisé par l'Université Du Nous.
1. Définir la fonction
  • Il s’agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ?
2. Lister les critères de choix
  • Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l’argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive.
3. Définir le mandat
  • Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures...)
4. Voter
  • Chacun·e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il·elle vote : « moi X... je vote pour Y... ».
  • Ce n’est pas un vote à « bulletin secret », il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers et les transmet au facilitateur·trice.
5. Dépouiller
  • Le·la facilitateur·trice lit à voix haute les résultats, il·elle demande à chaque personne les raisons de son choix : « X... tu as voté pour Y..., peux-tu nous dire pourquoi ? ».
6. Possible report de voix
  • À l’écoute des arguments : qui souhaite reporter sa voix ? »
  • Au regard des échanges, le·la facilitateur·trice proposera alors une liste de "nominés"
  • Le·la facilitateur·trice va demander au groupe si quelqu’un a une proposition de personne parmi les nominés. Cette proposition sera le départ d’un processus de gestion par consentement afin d’élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix"
  • Le·la facilitateur·trice fait le tour des objections
  • La personne concernée sera consultée en dernier
  • Quand toutes les objections sont levées, le·la facilitateur·trice s’adresse enfin à la personne proposée et lui demande si elle émet une objection à être élue

Vous souhaitez voir le processus à l'oeuvre ? Voici encore une super vidéo de l'Université du Nous !
Matériel nécessaire
  • Une fiche résumant les règles du jeu pour chaque participant·e (ou une affiche, cf première page du document joint)
  • Des papiers collants
  • Des chaises disposées en cercle
  • Un paperboard ou grand tableau
  • La fiche d'aide mise à disposition par l'Université Du Nous
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Céline Godec, Janick Tilly, Oussama Ben Ammar, Romain Lalande, Valérie Le Goff, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Université Du Nous
État de la ressource Diffusable
Fichier : LElectionSansCandidatsPourTrouverLaBon_fichierressource_esc-2017-v0.1.pdf Télécharger
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

La guirlande (exercice d'idéation)

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Produire un maximum d'idées sur un thème donné en un minimum de temps.
Objectif
  • (co)-produire
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 6 à 12 personnes
Durée
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères) Rebondir sur les idées des autres participant.e.s en faisant "tourner" des guirlandes de post-its.
Déroulé détaillé 1- Disposer les chaises en cercle et faire asseoir les participant·e·s
2- Disposer un feutre et un tas de post-its par terre devant chaque participant·e
3- Énoncer et écrire le thème/la problématique en commençant par "Comment faire pour..." (par exemple : « Comment faire pour développer la coopération sur notre territoire ? »)
4- Énoncer et écrire les conditions nécessaires à la production d'idées
  • suspendre son jugement
  • idées « folles » bienvenues, toutes les idées sont intéressantes
  • rechercher la quantité
5- Expliquer l'exercice aux participant·e·s :
- Chacun·e écrit une 1ère idée sur un post-it (1 idée par post-it)
- Quand chacun·e a écrit son idée, chaque participant donne son post-it à la personne positionnée à sa gauche
- Quand vous recevez le post-it, lisez le, et collez un post-it en dessous sur lequel vous avez ajouté une idée inspirée par l'idée de votre voisin·e ...ou pas
- Donnez ensuite les 2 post its à votre voisin·e de gauche et réitérez...ainsi de suite...jusqu'à constituer une guirlande de post-its.
L'exercice sera terminé quand plus personne n'aura d'idées.
Notas :
Si vous n'avez plus d'idée à un moment de l'exercice, passez la guirlande en l'état à votre voisin·e de gauche
Si la guirlande ne circule pas suffisamment vite et que vous avez plein d'idées, préparer vos post-its et collez les en attente sur vos genoux.
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Utiliser des post-its qui collent correctement !
Expliquer l'exercice en le faisant avec les participant·e·s
Variantes et bonifications (notamment à distance) Si le groupe est supérieur à 12 personnes, faire l'exercice en sous groupe de 6 à 12 personnes.
Matériel nécessaire - des post-its (qui collent correctement)
- un feutre par personne
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Christine Denié Hervy, Animacoop
État de la ressource Diffusable
Mots clés de complément idées
Fichier : LaGuirlandeExerciceDIdeation_fichierressource_fiche-outil-la-guirlande.odt Télécharger
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

Le jugement majoritaire comme mode de consultation ou de décision

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet de faire un choix collectif en prenant en compte tous les choix possibles
Objectif
  • Informer et consulter
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Processus de gouvernance
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 30 à 60 min
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Résumé du déroulé (500 caractères) Le jugement majoritaire est un mode de prise de décision qui permet d'effectuer le meilleur choix... plutôt que le moins pire ! On peut aussi l'utiliser comme mode de consultation pour avoir une vision large des opinions des membres du collectif avant de prendre une décision (comme écoute du centre dans une décision par consentement par exemple).
Déroulé détaillé Le principe est simple : il s'agit de demander aux personnes de se positionner sur l'ensemble des choix possibles, en leur demandant comment ils·elles jugent cette possibilité sur une échelle graduée de "oulala c'est la cata" à "ce serait trop tip-top". Une fois tous les votes effectués, il suffit de comptabiliser la somme des positionnements des participant·e·s et de décider en fonction de ses propres critères définis à l'avance (exclure tou·te·s ceux·celles ayant au moins un avis trop négatif, prendre celui·celle qui recueille les avis le plus positif,...).

C'est un mode de prise de décision qui se marie très bien avec des habitudes de décisions par consentement, dans des situations où il faut choisir entre plusieurs propositions.

Ainsi le jugement majoritaire permet d'éliminer les propositions rencontrant les limites de certains et de conserver celles qui recueillent le plus d'avis positifs, indépendamment du nombre de votes pour l'un ou l'autre des choix possibles. Cela évite notamment la fameuse "tyrannie de la majorité" au profit d'un consentement autour du meilleur choix pour le groupe.

Ressources :


image 20180919_095255.jpg (1.3MB)
Le jugement majoritaire - par les écolos-humanistes
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Il y a dans de nombreux cas une égalité de mention majoritaire, qui nécessite un départage des égalités, dont l'explication n'est pas hyper intuitive. Le dépouillage par l'application en ligne permet de calculer le classement des propositions automatiquement.
Points d'attention Le départage des égalités sur l'application https://pollen.cl/ ne permet pas de voir les options ex-aequos. Elles sont classées l'une après l'autre selon un critère non identifié à ce jour.
Matériel nécessaire Une connexion internet
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Romain Lalande (contenu en CC 0), Les écolohumanistes (visuel en CC BY SA)
État de la ressource Diffusable

Livrets d'outils de clôtures (de temps d'animation ou de formation)

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Distinguer des clôtures centrées passé/présent/futur
LivretsRecensantDesOutilsDeCloturesDeTem_imagelivretcloture.png
Objectif
  • Ouvrir et clôturer
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
Durée
  • variable
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Déroulé détaillé
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Collectif Cook Book : Alexandre Quach, Auteur, Alice Barralon, Illustratrice, Robin Béraud-Sudreau, Designer & Auteur
État de la ressource Diffusable
Fichier : LivretsRecensantDesOutilsDeCloturesDeTem_fichierressource_livret-closing-cook-book.pdf Télécharger
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
Lien vers la fiche méthodologique https://interpole.xyz/files/LivretsRecensantDesOutilsDeCloturesDeTem_fichierressource_livret-closing-cook-book.pdf

Pomodoro

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permet de produire sous forme de sprint en intervalle de 25 min
Objectif
  • Réfléchir ensemble et débloquer une situation
  • Réguler l'énergie
  • (co)-produire
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
  • Participants volatiles
Durée
  • variable
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) Cette méthode se base sur l'usage d'un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori. Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses.
1. définir un sujet, 2. travailler pendant 25 minutes, 3. Faire 5 min de pause, 4. passer au deuxième sujet ou finir le premier. Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).
Déroulé détaillé Il s'agit d'un outil de gestion du temps et d'efficacité en terme de production ou de réflexion.
Le principe : séquencer ses séances de travail.
Son nom vient du timer ou "tomate (pomodoro en italien, si si) qui sert à minuter la cuisson des pâtes.
Les règles sont très simples :
  • Décider du sujet à traiter
  • Travailler pendant 25 mn chrono sur un sujet
  • Faire 5 mn de pause (vous pouvez faire un tour sur le site https://www.procatinator.com/ , ou encore mieux, marcher, vous aérer...)
  • Passer à un 2e sujet ou finir le 1er pendant 25 mn
  • Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Avantages :
  • Efficacité et côté sprint
Inconvénients :
  • Pas forcement adapté pour écrire des textes difficiles...
Matériel nécessaire - Un Timer
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault
État de la ressource Diffusable

Pépitératos ! (pépites et rateaux ou Pépites et Cailloux)

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Permettre de récolter les succès et pistes d'amélioration d'un temps collectif
Objectif
  • Ouvrir et clôturer
Type d'outil
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
Durée
  • moins de 10 min
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) l'animateurice invite les participant.e.s à prendre un temps individuel pour réfléchir à une pépite (quelque chose de positif à retenir du temps passé ensemble) et un rateau (quelque chose que l'on a mal vécu ou qui serait améliorable).

Ensuite, l'animateurice demande au groupe à qui souhaiterait partager des pépites et des rateaux, il sélectionne trois personnes pour chaque item, puis invite au partage en grand groupe, sans réactions.
Variantes et bonifications en plein air, dans la rue Il est possible d'inviter tout le groupe à partager chacun ses pépites et rateaux, mais cela demande plus de temps.
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Romain Lalande
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil
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Changement de posture pour les association : tournez vous vers la coopération

Témoignage Mise en place d'une formation d'une journée sur l'animation de réseau, à destination d'associations locales.

Pourquoi CoopLoc ?

Suite à la formation CoopTic, nous devions transmettre ce que nous avions appris à une quinzaine d'animateurs, ce qui fut nommé "phase de démultiplication". Habitantes de Lozère où le tissu associatif est dense, nous souhaitions partager nos expériences avec les associations locales. Nous entendions souvent : on retrouve les mêmes personnes dans les différentes associations, les gens ne participent pas,...alors comment faire pour favoriser la participation ? comment "outiller" les salariés ou les bénévoles pour optimiser leur façon d'animer ces réseaux associatifs ?

La formalisation du projet

Au départ, nous nous interrogions sur la durée de la formation, sur le nombre de participants, sur le contenu ; nous voulions aborder tellement de choses entendues et vécues à Cooptic.
Lors des Rencontres Moustic, nous nous sommes inscrites à l'atelier sur la méthode Accélérateur de projet. En quarante cinq minutes, nous avions enfin notre trame et des réponses à notre question "Concevoir un dispositif de formation sur 6 heures pour 15 personnes avec 3 objectifs : vivre une expérience irréversible de coopération, découvrir des outils collaboratifs, et appréhender un changement de posture pour faciliter la participation des membres à un réseau ou une association".
Grâce à cette méthode, une dizaine de personnes a débroussaillé le terrain et nous a ouvert des pistes d'action.

Quels outils pour l'organisation?

Selon les tâches à réaliser, les outils utilisés étaient différents:
  • Un wiki : dans lequel, nous avons créé une rubrique Organisation (ruban pédagogique, questionnaire), une rubrique Formation (une page participants où chacun pouvait se présenter, une page déroulé de la journée , une page pique-nique pour l'organisation d'un pique nique collaboratif), une rubrique Ressources (des liens sur des réseaux et des formations d'animateur, des sites, des articles, des outils, une bibliographie)
  • Un dossier partagé sur Google drive : un formulaire pour l'inscription des participants, un pour le bilan envoyé une semaine après; un fichier texte pour écrire à deux le courrier à envoyer aux participants; un fichier texte pour rédiger, suite à la formation, l'article de presse sur lequel les participants pouvaient contribuer ;
  • Un pad : pour l'écriture collaborative pendant la journée ;
  • Un freeplane : un pour une présentation synthétique du programme de la journée, avec des liens internet ; et un autre rempli, en direct, en fin de journée, rendant compte des remarques des stagiaires ;
  • Un doodle : pour l'organisation du pique-nique, envoyé à chaque participant pour susciter un peu de partage
  • Une dropbox : pour y stocker des documents finalisés (le courrier finalisé en pdf, le freeplane, le modèle de la feuille d'émargement, le tableau pour le déroulé des barcamps).

Le fait d'avoir mutualiser sur la plate-forme CoopTic des ressources, pendant notre propre formation, nous a permis de récupérer certaines parties de cours, (notamment le cours de Jean-Michel Cornu sur La coopération en 28 mots clés)

Au sein de l'établissement, il a été demandé de remplir un tableau, en ligne, sur les différentes associations connues de chacun, avec mail, adresse, pour élargir notre offre.

L'utilisation de ces outils permet de réduire le nombre de réunions, de pouvoir travailler sur des documents en ligne, voire à distance, à plusieurs (d'en améliorer le contenu), et d'impliquer les stagiaires en amont de la formation, ainsi qu'en aval.
Auteur de la fiche Corinne Lamarche et Claire Herrgott - SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
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Comment rendre une conférence en visio + dynamique grâce à Kahoot?

Témoignage J'ai donné une conférence en licence professionnelle. Elle n'a pas pu avoir lieu en amphi à cause du contexte sanitaire (Covid), elle a été réalisée en visio.
Afin de rendre la conférence plus dynamique et afin de faire participer les étudiants à ces deux heures en visio, nous avons choisi d'utiliser l'outil Kahoot en parallèle de l'utilisation de zoom.

L'outil Kahoot permet de créer des questionnaires interactifs avec différents types de questions : quizz, vrai/faux, question à choix multiples... Un temps limité est défini à chaque question ( 20 sec, 30 sec...) ainsi qu'un système de points attribués aux joueurs (=étudiants).

Nous avons réparti 10 questions au cours de la conférence, questions quizz et vrai/faux avec 30 sec pour chaque question.
Les questions étaient affichées sur le partage d'écran. Les étudiants se sont connectés à l'appli kahoot.it depuis leur téléphone ou depuis leur ordinateur et ont répondu en temps réel à ces questions.
A la fin du temps écoulé de chaque question, la réponse était donnée et un classement était établi.

Cela nous a permis de faire réfléchir les étudiants sur les notions clés abordées au cours de la conférence. Les questions étaient posées en amont de l'explication donnée sur la notion. Tous les étudiants ont joué le jeu et contribué à cette expérience.

Pour en savoir plus sur l'outil : https://interpole.xyz/?KahooT
Auteur de la fiche Clémence BOURLES
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
Outil numérique expérimenté
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Documents partagés : comment travailler collectivement l'architecture des dossiers ?

Témoignage Fabienne nous raconte l'aventure avec un collectif accompagné sur cette thématique.

Pour reposer le contexte : C'est un collectif qui utilise un drive google. Les niveaux d'agilité numériques étaient très disparates. Il manquait de la compréhension dans les usages. Il y avait énormément de google doc créés en vrac, dossiers redondants....

Il y a plusieurs séquences de travail :

En 1er lieu, j'ai fait une carte mentale "état des lieux" de l'arborescence des dossiers et fichiers. Collectivement nous l'avons parcouru en long et en large. Les personnes relevaient les incohérences de classement. Moi je ne me sentais aucune compétence et légitimité à le faire. C'était leur sujet, moi je ne le maîtrisais pas. Juste je manipulais la souris et détendais l'atmosphère (un de peu tension entre les participantes quant à leur approche respective du rangement).

Un petit collectif s'est saisi du chantier "réorganisation".
Moi j'ai créé une nouvelle carte mentale. Pendant qu'elles parcouraient les fichiers et dossiers pour en relever les sujets , je créais sur la carte mentale les dossiers et sous dossiers sur la carte mentale avec leurs instructions.

Nous avons travaillé collectivement à la création de leur nétiquette quant au nommage des fichiers ou dossiers. - pas de majuscule, pas d'accent, mot récurrent suivant les dossiers, dates au format anglais pour certains fichiers... Il a été créé une fiche avec toutes ces consignes.

A l'aide de la carte mentale, une personne a créé dans le drive la nouvelle structure dans un dossier unique. De nouveau, travail collectif pour valider cette architecture.

La même personne a été chargé de migrer tous les contenus dans cette nouvelle architecture développée à l'intérieur d'un seul dossier nommé du genre "nouvelle arborescence". Une fois tous les fichiers dans la nouvelle arborescence, les anciens dossiers ont été supprimés. Il y en a quand même quelques dossiers qui ont été gardés tel quel.
Puis elle a ressorti tous les dossiers de ce seul dossier pour déployer la nouvelle arborescence. il me semble qu'il ne faut qu'une à deux personnes pour cette étape.

Afin de guider les utilisateurices, à la racine, nous avons posé la carte mentale de la nouvelle arborescence au format natif et au format image.

Un mail a été envoyé au collectif entier pour présenter la nouvelle arborescence et annoncer la nouvelle procédure de nommage et de classement.


Et voici quelques éléments sur le nommage de documents électroniques :
(source : https://www.erudit.org/fr/revues/documentation/2013-v59-n2-documentation02080/1033220ar.pdf )

Concision : Donner un nom de fichier simple mais à la fois significatif et compréhensible est important. La limite de caractères conseillée est située entre 25 et 64 caractères. Au-delà de cette limite, l'utilisateur peut rapidement être perdu et un nom plus long peut poser problème à certains systèmes d'exploitation
Espacement : Il est recommandé d'éviter l'espace. Sur certaines interfaces d'accès, notamment les navigateurs Internet, ce caractère sera remplacé par « %2o », gênant considérablement la lecture. Le tiret bas {underscore) est une alternative intéressante à l'espace.
Gestion des versions : Un codage à deux chiffres permet, lorsque les fichiers sont classés par ordre alpha-numérique dans un logiciel de gestion électronique de documents (GED) ou dans l'explorateur Windows par exemple, de repérer plus facilement la dernière version du fichier ;
Datation : Si une date est contenue dans le nom du document, il est généralement recommandé de la coder selon la norme en vigueur, soit AAAAMMJJ, AAAAMM, AAAA-AAAA ou encore AAAA. Si la date est indiquée en début de nom dans un classement alphanumérique, la version la plus récente d'un fichier est repérable plus facilement ;
Mots chargés et vides de sens : Les mots inutiles, tels que «le», «la», «les», «de», n'apportent que très peu de sens au nom d'un fichier. On déconseille également parfois d'utiliser un mot explicitant le type de document (rapport, lettre, etc.), et recommande, lorsque cela s'avère vraiment nécessaire, d'utiliser des acronymes de quatre lettres (au maximum) dont la signification est connue ;
Ordonnancement et cohérence des éléments : on recommande de se référer à la méthode employée pour rechercher un fichier dans un dossier. Si les utilisateurs cherchent généralement par date, alors la date doit être l'élément constitutif du nom de fichier qui doit paraître en premier. Si les fichiers sont recherchés par description, alors c'est l'élément descripteur qui doit prendre la première place ;
Utilisation de caractères spéciaux : Les caractères spéciaux sont à bannir. De manière générale, les systèmes d'exploitation refusent cette utilisation. Il ne faut donc pas utiliser l'astérisque, le dièse, les accents, l'esperluette, les guillemets, l'apostrophe, les points d'exclamation, les points d'interrogation ;
Utilisation du pluriel : Le pluriel d'un mot est inutile. Puisqu'un mot pluriel n'est pas plus descriptif d'un sujet que sa version au singulier, l'utilisation du pluriel va à l'encontre de la première recommandation demandant de rester concis.
Auteur de la fiche Fabienne Morel
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Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
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Guirlande à distance : utilisation de l'outil libre "post-it" en distanciel

Témoignage A 3 reprises pour 3 organisations différentes, j'ai proposé l'outil "post-it" à l'ensemble des personnes.
Après avoir montré le mode de fonctionnement et avoir l'accord du groupe, je diffuse le lien du site "colibris - post it"

Le but était que chacun apporte sa vision du fonctionnement du groupe pour 2 d'entres-eux.
Pour le 3ème, le but était de donner des idées de scénari pour faire un film.

L'outil est lancé en fin de réunion avec proposition que chacun vienne y coller des post-it lorsqu'il a le temps et des idées.

Au final, aucun des 3 tableaux de post-it n'a été rempli, sauf 1 ou 2 contributeurs.

Il semble que cet outil soit plus efficace lorsqu'il est fait en direct, pendant la visio...
Expérience à refaire avec cette condition en tête.
Auteur de la fiche Marilo
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Outil numérique expérimenté
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Je suis devenu fan de l'accélérateur de projet

Témoignage Je suis enseignant à Montpellier SupAgro, dans la filière Ingénieur, mais aussi en Master et en Licence professionnelle. Dans le domaine de la communication écrite et orale, les travaux sont individuels ou collectifs.
Quel que soit le type de travail demandé, l'individu doit montrer sa capacité à mobiliser son réseau pour réfléchir à des solutions, résoudre des problèmes, contourner des difficultés. Travailler en autonomie n'exclut pas de faire confiance aux autres, de leur donner l'occasion de montrer leur disponibilité et leur intérêt à notre travail. C'est dans ce contexte que l'accélérateur de projet est opérationnel.
L'accélérateur de projet n'est pas un logiciel ni un outil informatique : c'est une méthode qui contraint les échanges entre cinq individus. Cette mise en situation dure 60 minutes. Un individu expose un problème qu'il confie au groupe. Le groupe y réfléchit pendant 30 minutes sans que le questionneur n'intervienne.

Je l'ai utilisé avec des ingénieurs en 2e année. De retour d'un stage ouvrier, une séance de débriefing en octobre a permis de faire parler les ingénieurs sur les fonctions, missions, activités dont ils ont eu la responsabilité lors du stage. Puis, d'évoquer les compétences qu'il leur semble avoir exprimées. Ensuite, de partager en groupe de cinq leurs expériences et des difficultés rencontrées. Chaque groupe décide ensuite de choisir un problème ou une difficulté rencontrée, pour la traiter avec la méthode "accélérateur de projet".
Les étudiants ont beaucoup apprécié ce moment, car c'est un vrai moment structuré d'échanges régulés. La méthode permet à chacun de s'exprimer même les plus discrets ou timides, et surtout elle permet d'éviter les recadrages intempestifs du questionneur qui doit se taire pendant la réflexion collective. À la fin de l'exercice, un enseignement particulier lié à la séance doit être formulé, c'est une pépite. Parmi les dernières d'entre elles : "c'était vraiment bien qu'il se taise après avoir exposé sa question" ; "développer l'écoute enrichit vraiment la réflexion".

Petite expérience irréversible de coopération !
Auteur de la fiche Laurent Tézenas - Montpellier SupAgro
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Format d'animation expérimenté
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Organiser, à distance, la communication d'un événement

Témoignage Je peux témoigner d'une expérience, vécue à distance, qui m'a étonné par son efficacité. Je me suis retrouvée à faire partie d'un petit groupe chargé de la communication des Rencontres Moustic 2013 réunissant deux cent personnes.

Comment ça s'est passé?

Je ne connaissais, au départ, que quatre personnes sur huit que j'ai rencontré le jour de l'événement. Nous avons participé, ensemble, pendant cinq mois, à quinze réunions à distance, organisées sur Skype. Je n'étais pas convaincue d'y arriver, au départ ; et pourtant le résultat fut excellent. Je suis très étonnée par la capacité que nous pouvons avoir à travailler à distance du moment que nous choisissons les bons outils et que les personnes sont dans une posture de partage et d'écoute. Bien sûr, les compétences de chacun étaient complémentaires, mais cela ne suffit pas. Les outils collaboratifs nous ont beaucoup aidé.

Ce que nous avons mis en place

Pour cet événement, un wiki fut mis en place, avec des rubriques pour chaque sous commissions (Copil, programmation, financement, communication). La fluidité de nos échanges fut facilité par l'affichage sur une seule page d'une sorte de tableau de bord, avec plusieurs paragraphes:
  • Á faire (récapitulatif des décisions prises en fin de réunion), ce qui m'a permis de m'y référer, de voir les tâches que j'avais à faire et de voir, aussi, celles qui ne l'étaient pas sur lesquelles je pouvais intervenir en cas de temps disponible. Ces tâches étaient, au départ, attribué à une personne ou deux, mais non exclusives, ce qui nous permettait de voir la progression.
  • Les date de réunions fixées à l'avance. Au début, nous avons échangé sur les disponibilités de chacun (temps de travail) et les périodes de congés.
  • Le lien pour la prise de note des réunions; et un pad de secours en cas de coupure du serveur hébergeur (cela nous est arrivé une fois).
  • L'adresse de la liste de discussion, pour que ceux des autres commissions puissent communiquer avec cette commission.
  • Les documents de référence (avec un lien sur chaque Google Doc, ou autre outil de travail). Il est important d'y noter la liste des documents utiles à la commission, pour pouvoir les retrouver plus facilement que par mails. Un mois et demi avant l'événement, de nombreux documents ont été crées et un mail envoyé à chaque fois pour donner le lien. Parfois l'objet du mail n'était pas explicite et cela posait problème pour retrouver cette information. J'ai donc récupérer tous les liens et les ait mis sur cette page en décrivant le contenu. Il est aussi important de na pas créer plusieurs tableaux, mais plutôt un avec plusieurs onglets (ou feuillets)
  • Les compte-rendu des réunions. Cinq jours avant la réunion, j'envoyais un mail rappelant la date et l'heure, le lien pour le pad avec des infos et l'ordre du jour en demandant s'ils souhaitaient rajouter des points; parfois j'y notais des questions et le jour même la réponse était rédigée. La semaine avant, je lisais les compte rendus des autres sous commissions, et si il y avait des points à faire connaître au groupe, je les notais en point info. Suite à la réunion, l'animateur, ou un autre, met le compte rendu sur une page wiki (mise en forme, hyperliens, lisibilité) et envoie le lien aux autres membres aussi pour tenir informé les absents), avec le rappel de la prochaine date.
  • La liste des participants où sont notés les noms, prénoms et fonction des participants à la sous-commission.

Ce qui me semble important c'est de décider au préalable des outils qu'on va utiliser, pour quoi faire et de la démarche; surtout ne pas en changer en court de route, ou sinon être sûr que chacun maîtrise l'outil.
Auteur de la fiche Corinne Lamarche - SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s ayant vécu cette action
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Outil numérique expérimenté
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Retour d'expérience sur la veille informationnelle

Témoignage Par Margot, stagiaire de la session Animacoop Brest, printemps 2019

Après avoir animé pendant 5 ans un réseau de chercheurs en sciences sociales travaillant sur les transformations numériques de la société, Margot travaille de manière indépendante pour former des professionnels de l'action sociale et éclairer des décideurs publics sur les enjeux de l'inclusion numérique. Se tenir au courant de l'actualité des politiques publiques, des initiatives associatives ou privées en général dans le domaine de l'inclusion numérique et plus généralement sur les questions sociales, fait partie de ses besoins professionnels.

Prise au piège de l’obsolescence des outils

Mon histoire avec la veille informationnelle est assez emblématique des difficultés organisationnelles et techniques qui se posent à la plupart des personnes qui doivent se tenir en alerte sur certains sujets (que ce soit pour des raisons professionnelles, pour un engagement bénévole, militant, ou encore que ce soit lié à des activités de loisirs).

Fin des années 2000: Une démarche proactive de veille via les flux RSS

Alors que je préparais une thèse en science sociale, j'avais mis en place, à la fin des années 2000, des flux RSS sur mon navigateur Web (Safari, sous MacIntosh, à l'époque).

J'avais donc collecté dans les favoris de mon navigateur, tous les sites qui constituaient des ressources pour mon sujet de thèse (mais également sur plein d'autres sujets qui me tenaient à cœur et blogs que je souhaitais suivre au quotidien). Certains des ces sites offraient la possibilité de récupérer les données au format RSS, que j'ajoutais donc dans mes favoris, ce qui me permettait, au quotidien de voir automatiquement, depuis la liste de mes favoris, les nouveaux articles parus sur ces sites et blogs.

Tout ceci fonctionnait bon an mal an pour me tenir au courant jusqu'au jour où, incitée en cela par les alertes automatiques de mon MacIntosh, j'ai mis à jour la dernière version du navigateur Safari. Ma surprise, et même ma colère furent grandes quand je découvris que cette dernière version de Safari ne prenait plus en charge des flux RSS. Il faut dire que la technique des flux RSS n'avait pas pris auprès du grand public : les internautes qui s'étaient saisis de cette fonctionnalité se comptaient plutôt parmi les journalistes, les chercheurs, les documentalistes, etc. Beaucoup d'ailleurs, parmi eux, utilisaient d'autres outils pour gérer leur flux RSS (Netvibes, Google, par exemple). Si bien que la disparition des flux RSS dans la nouvelle version de Safari n'a probablement pas embêté grand monde.

La seule solution technique que me proposait Apple pour continuer à suivre tous mes flux RSS était de les intégrer automatiquement dans mon logiciel de gestion des messageries électroniques (Mail, toujours sur MacIntosh).
Ce que j'ai fait, mais qui ne m'a pas du tout convenu: gérer ses mails et gérer l'actualisation des sites Web ne relevait pas de la même activité (en tout cas, selon ma logique d'usage de cette époque là), et j'ai fini par cesser de suivre ces flux RSS.
J'ai cessé de suivre mes blogueurs préférés. Apple m'en a privé. Ainsi va la vie numérique.

Années 2010: une réorientation vers d'autres outils de veille

Un usage des infolettres (newsletters)

Pour d'autres sites dont il me fallait suivre l'actualité, j'ai pu m'abonner à leur newsletter, quand ils en proposaient une. C'est aujourd'hui pour moi une manière essentielle de suivre certaines organisations. Pour autant, c'est aussi par ce biais que la surcharge informationnelle me guette : combien de lettres d'information finissent à la poubelle avant que j'aie pu les parcourir, parfois même les ouvrir ?

Une veille par les médias sociaux

Facebook a pris de l'ampleur dans les années qui ont suivi, et c'est aussi devenu une source de veille sur de nombreux sujets qui m'intéressent. Mon compte Facebook, créé en septembre 2007, me servait initialement surtout à prolonger en ligne les échanges avec mes amis proches, et à renouer contact avec des connaissances plus éloignées. Le cercle de mes connaissances s'élargissant avec les années, y compris à des connaissances liées au monde professionnel, l'aspect privé de mes publications s'est amenuisé et je l'ai réduit aujourd'hui au maximum sur le fil de mon actualité. Mon usage de Facebook s'est peu à peu orienté vers une pratique de veille non seulement sur l'actualité personnelle de mes amis et connaissance, mais surtout sur des actualités politiques, sociales, et liées aux domaines qui m'intéressent professionnellement. Ces publications peuvent être relayées par des personnes faisant partie de mon cercle social, ou bien par des pages Facebook de média, de groupes, organisations, etc.

Je ne relaye moi-même que très peu de publications (et en publie directement encore moins), et ce en raison d'une volonté de ne pas trop en dire sur moi auprès d'un cercle large de personnes (environ 420 "amis" Facebook, dont la majeure partie ne sont pas à proprement parler des "amis").
En ce sens, je n'ai pas fait le choix d'utiliser Facebook comme une vitrine professionnelle en devenant moi-même un relai d'informations sur mon domaine d'expertise, ce qui aurait pu être un moyen de m'affirmer comme personne ressource sur ces sujets. C'est aussi parce qu'il m'a semblé que faire ce choix nécessiterait une discipline de veille à laquelle je n'étais pas capable de m'astreindre.

Un temps, je me suis crue obligée pour des raisons professionnelles, d'ouvrir un compte Twitter. L'angoisse m’étreignait chaque fois que je me connectais à mon compte : alors que mon activité professionnelle exige de suivre constamment l'information dans mon domaine, le flux ininterrompu de tweets ne faisait que révéler mon incapacité à les suivre, même dans l'hypothèse où j'aurais décidé de passer ma vie devant Twitter.

Comment devais-je, pouvais-je participer à ces discussions, qui me semblaient plus (faute d'en comprendre les codes) des monologues ? J'ai finalement accepté que Twitter n'était pas pour moi et que je ratais certainement des choses très intéressantes en ne m'y connectant pas, mais qu'on ne pouvait pas être partout, et suivre tout.
Le constat de cette surcharge d'informations constamment actualisées vaut également pour Facebook, mais l'usage de ce dernier média social répondant également à des besoins de sociabilités plus personnelles, il me semble que j'ai mieux appris à doser son utilisation.

D'une démarche pro-active au doute et à la culpabilité...

En somme, évoquer le terme de "veille informationnelle" me plonge instantanément dans un vertige de culpabilité et d'impuissance : je n'ai jamais réinstallé de gestionnaire de flux RSS (d'ailleurs les développeurs Web ont souvent cessé de proposer des flux) et je ne travaille pas à la "curation", sur mes thèmes professionnels.
Je voudrais lire plus les journaux (un ou deux hebdo, des quotidiens de temps en temps, un mensuel, en diversifiant autant que possible et écouter au moins trois fois par semaine le journal à la radio), mais je suis loin du compte.

Comment sortir de cette situation ?

Première étape : Il me semble tout d'abord important de reconnaître que nous faisons tous de la veille informationnelle, comme Monsieur Jourdain fait de la prose. Nous lisons (au moins parfois) des journaux ; nous parlons avec nos collègues, notre famille, nos amis, nos voisins, etc. ; nous sommes souvent sur les réseaux socio-numériques (Facebook ou autre), nous écoutons la radio, regardons la télévision, etc.

Deuxième étape : se demander pourquoi faire de la veille informationnelle, et sur quels sujets. Nous devrions tous sortir de notre scolarité avec la conviction qu'il est important de se tenir informé de notre environnement social (de l'échelle la plus locale, au monde entier) pour pouvoir exercer sa citoyenneté. L'école doit aussi nous armer de la capacité à se tenir informé (savoir lire bien sûr, mais savoir identifier les sources, juger de leur degré de partialité, de fiabilité, etc.).

Parce que nous avons une passion, des passions, un métier, des activités associatives, peut-être militantes, nous sommes aussi conduits par la vie à nous intéresser à certains sujets plus qu'à d'autres. Et il est parfois important de se tenir au courant sur ces actualités. Se demander pourquoi le faire peut être une étape utile : je dois me tenir informée sur tel sujet pour agir en conséquence, pour continuer à échanger avec les autres, parce que je suis en position d'informer d'autres personnes, qui elles-même agiront en conséquences, etc. Il peut même y avoir derrière ce besoin de veille un enjeu d'image et de communication: on peut faire de la veille pour les autres en relayant publiquement les sujets sur lesquels on souhaite se placer pour faire valoir une position d'expertise (selon que le sujet est plus ou moins pointu).

Troisième étape : Une fois ces besoins identifiés, il est utile de prendre un temps pour identifier les sources d'information sur les sujets qui nous intéressent, celles qu'on ne peut pas se permettre de rater, et de concevoir la meilleure manière les suivre en fonction des outils que l'on a à sa disposition et de son organisation personnelle : par exemple faut-il s'abonner à une newsletter ?
Il faut aussi, pour tout un pan des informations que l'on aura pas la capacité de suivre, se dire que l'on saura comment trouver l'information quand on en aura besoin et savoir que l'on peut compter sur telle ou telle personne, le jour où l'on aura besoin de se (re)mettre à jour sur certains sujets.

Et pour conclure...

Peut-être nous faut-il savoir vivre avec la honte quand on est pris en flagrant délit d'ignorance sur un sujet que l'on est censé maîtriser, ou mieux encore : assumer, et se débarrasser de la honte. Remercier la personne qui vous sort de l'ignorance. Après tout, elle vous aide dans votre veille informationnelle !
Auteur de la fiche Margot Beauchamps
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Un pad dans un foyer rural. Pour quoi faire ?

Témoignage Mise en place d'un pad au sein d'un bureau associatif

Pourquoi avoir voulu utiliser un outil d'écriture collaborative lors des réunions ?

Faisant partie du bureau d'un foyer rural, je recevais plusieurs mails pour élaborer l'ordre du jour, et je ne savais plus quel était le bon, à la fin. De plus, il est arrivé que le compte rendu, envoyé quinze jours après la réunion, annonçait un événement qui avait lieu trois jours avant. N'ayant pas été présente à la réunion, l'information était obsolète. Un autre fait me posait problème : je culpabilisais de ne pouvoir me rendre physiquement à une réunion et de ne pas pouvoir y participer.
J'ai donc proposé de créer un espace d'écriture collaboratif en ligne, sur Framapad ou Piratepad.

Avant la réunion

Dix jours avant, j'ai envoyé par mail l'adresse du pad, avec un début d'ordre du jour, et demandant aux membres du bureau de le compléter. Chacun pouvait y inscrire présent/excusé, au lieu d'envoyer un mail à chacun pour dire si oui ou non il serait là. Les personnes l'ont remplis, et parfois des discussions se sont amorcées avant la réunion, ou des points ont pu être traité avant, et de fait, réduire le temps de la réunion.

Pendant la réunion

Bloquée, ce jour là, à mon domicile, j'ai pu participer à la réunion, à distance. Je lisais le fil de la discussion, tapé par deux personnes présentes, et je pouvais intervenir en posant des questions, ou demandant des précisions, en tapant directement, à la suite de la ligne déjà écrite. J'ai apprécié le fait de pouvoir participer malgré des contraintes personnelles, et de sentir que j'étais présente grâce au chat et à l'implication de ceux qui étaient à distance. Ça m'a permis de me dire que même si je n'étais pas présente physiquement à toutes les réunions, je pouvais en être informé et suivre le fil de chez moi. La culpabilité était amoindrie, et mon envie de participation comblée en partie.

Après la réunion

Le lendemain même, j'ai exporté les notes prises en ligne en fichier texte et l'ai enregistré dans mon dossier "CR Foyer rural". L'animatrice n'a pas eu besoin de m'envoyer par mail le compte rendu.
Auteur de la fiche Corinne Lamarche - SupAgro Florac
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Outil numérique expérimenté
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Bases de données coopératives

Description de la ressource

Produire, collecter, trier, échanger sont souvent au coeur des collectifs. Toutes ces données nourrissent des bases de données. Mais sont-elles vraiment coopératives ?

Pour qu'une base de données soit coopérative, il faudrait :

  • qu'il soit facile de l'alimenter
  • qu'il soit simple d'en modifier le contenu
  • qu'il soit possible d'en partager le contenu en dehors du collectif
Certains outils répondent à ces objectifs mieux que d'autres, c'est notamment le cas de Yeswiki, un logiciel opensource et de son module "bazar".
bazar permet de créer des formulaires sur mesure dont vous déterminez les questions et donc les infos à collecter. Les formats sont variés et offrent de nombreux paramétres d'affinage.
Cela va du champ texte au paragraphe, de la date et de l'heure à l'emplacement géographique, d'une fichier à une image, d'une case à cocher à une liste déroulante, d'un email à un lien internet.
Les possibilités sont larges et permettent de répondre à quasiment tous les besoins d'un collectif. (montrer un exemple de formulaire un peu costaud avec ces champs principaux)
Les formulaires ainsi créés deviennent accessibles directement via une page du wiki. Mais ils peuvent aussi être partagés via un lien url ou encapsulés dans d'autres sites web.

Mais collecter les données ne sert à rien si on ne peut les restituer, à minima au sein du collectif et sans doute aussi "en dehors du collectif".
ici aussi bazar est redoutable !
Les données d'un formulaire peuvent être affichées sous de nombreux formats selon les informations récoltées.
Ainsi imaginons un formulaire contenant une date, un lieu, une image, du texte et une liste déroulante.
Il sera possible de créer un agenda, une carte, une galerie photos, une simple liste et d'y adjoindre un filtre dynamique sur base des choix opérés dans la liste déroulante.
Toute ceci très facilement et à plusieurs endroits du wiki si nécessaire. Bien d'autres rendus existent et sont le résultat des retours du terrain. Je pense à un rendu "registre des décisions", à une ligne du temps, à un annuaire trombinoscope, à un rendu blog-actualité
Besoin de rendre visible les derniers ajouts du formulaire ou uniquement certaines données spécifiques ?
ici aussi, l'ajout d'un simple paramètre dans l'appel au formulaire permettra d'activer le tri, le nombre de données visibles, ou l'exclusion de certaines fiches.

L'intérêt majeur de bazar réside dans l'ouverture et la simplicité de participation.
Pour déposer des infos dans un formulaire, aucune connaissance technique préalable. Et par défaut, aucun login / mot de passe à entrer : les freins à la participation ont été réduits au maximum.
Besoin de modifier une info existante, ici aussi, il suffit d'appuyer sur "éditer la page" pour pouvoir sans login ni mot de passe, modifier, corriger, bonifier le contenu du formulaire.
Il sera aussi très simple de faire dialoguer des yeswikis entre-eux pour qu'ils échangent des données afin d'éviter par exemple la terrible "double saisie" ou "la réinvention de la roue".
Et l'encapsulage des données dans d'autres sites que Yeswiki est aussi possible et n'enlève en rien les possibilités du formulaire

Houlà, mais c'est risqué me direz-vous tout ça...
A vous de voir, Yeswiki vous permettra de cacher les données jugées sensibles. Et il vous sera toujours loisible de restreindre l'accès au formulaire à quelques personnes ou de revenir à la version précédente d'une info en cas de mauvaise manipulation.
Ici la question n'est plus technique mais réside dans la posture, le choix philosophique.
Si nous souhaitons que nos bases de données soient coopératives, il nous faut les partager "vraiment" et donc accepter qu'elles soient modifiées, enrichies, bonifiées par d'autres que nous. Il nous faut aussi accepter que nos données soient visibles ailleurs que sur notre wiki et qu'elles puissent ainsi enrichir et disséminer en dehors du collectif.
Ici c'est à vous de poser votre choix !
Les concepteurs de bazar ont choisi : il est largement ouvert par défaut !
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • L'outil au service du projet
  • Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource Gatien Bataille
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Commencer par soi même

Description de la ressource Charité bien ordonnée commence par soi-même. ou Pour changer le monde, il faut commencer par se changer soi-même.
Beaucoup de structures ont le projet de faire coopérer un groupe, un réseau. Mais avant toute chose, il faut commencer par pratiquer méthodes et outils coopératifs : il s'agit de s'appliquer en interne ce que l'on souhaite mettre en place en externe.
cf. la stratégie ITPTS, "Interactions Transformation Personnelle, Transformation Sociale" : ne pas opposer les volontés de changer le monde et le travail sur soi, les deux sont liés et doivent s'articuler.
Un constat : une structure qui ne coopère pas en son sein et n'utilise pas les outils qui vont avec peinera à faire coopérer autour d'elle.
Mais comment faire lorsqu'on est dans un contexte très figé, très contraint difficilement perméable à ce type de pratiques ? Il faut partir du plus petit lieu sur lequel on a prise pour coopérer, quelques collègues de confiance, un petit groupe de travail audacieux... On trouvera toujours deux ou trois personnes prêtes à jouer le jeu !
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-Réseaux - Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Définir des accords de groupe

Description de la ressource Une petite vidéo sur les accords de groupe :
https://vimeo.com/colibris/review/520702889/9e3ff51390

Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participants.

Il est l'aboutissement de l’expression des besoins de chaque participant et, si nécessaire, d'une négociation entre besoins contradictoires. Les accords de groupe prennent souvent la forme d'un nuage de mots ou de petites phrases qui permettent de rendre visible au groupe l'ensemble des besoins de ses membres afin de permettre leur prise en compte par chacun.
image 20180919_095255.jpg (1.3MB)
Exemple des accords de groupe d'une quinzaine de personnes

Le but des accords de groupe, c'est qu'à travers l'expression des besoins de tous, le temps collectif ne rencontre les limites de personnes. On parle donc bien a priori ici de besoins profonds sur et non de simples préférences, que les participants peuvent formuler à travers une phrase commençant par "Pour que ce moment passé ensemble ne rencontre pas mes limites, j'ai besoin de...". On valide donc généralement les accords de groupe au consentement, en ce sens qu’ils ne remplissent pas nécessairement les préférences de chacun, mais qu'ils ne percutent les limites de personne.

Puisqu'ils sont garants d'un cadre collectif sécurisant, c'est au collectif dans sa globalité qu'il incombe de veiller au respect des accords de groupe. Un rôle peut-être attribué pour dédier à quelqu'un la tâche d'être en attention du respect du cadre à une personne en particulier, mais il ne dédouane personne de sa responsabilité quand à son respect individuel des besoins et limites des autres.

Les accords de groupe concernent donc les besoins en terme

  • d'organisation du travail, d'implication, de disponibilité, d'objectifs ex: j'ai besoin que la réunion se termine à l'heure car je mange avec des amis ensuite, j'ai besoin de savoir qui prend des notes...
  • d'animation du groupe, de prise de décision, gouvernance ex: j'ai besoin de reflexion avant de prendre une decision,j'ai besoin de ne pas forcément donner mon avis...
  • de communication, de relations interpersonnelles, d'ambiance ex: j'ai besoin que l'on se tutoye ou que l'on se vouvoyent tous, j'ai besoin d'une ambiance joyeuse
  • de moyens matériels ex: j'ai besoin de pouvoir m'assoir pendant ces 2h de réunion
  • de moyens humains, besoins physiologiques divers. ex: j'ai besoin qu'on ne me touche pas, j'ai j'ai besoin d'une vraie pause repas en mi-journée...

Exemple de cadre de sécurité pouvant être la base d'accords de groupe (si temps insuffisant pour une co-construction totale)

Les accords de groupe doivent

  • Être co-créés par chaque participant : puisque aucune personne ne peut formuler les besoins ou les limites du moment d'une autre. Une petite méthode d'animation pour co-créer vos accords de groupe. Le temps de formulation des besoins du collectif doit être sanctuarisé et être suffisamment accueillant /serein pour permettre à chacun d'exprimer ses besoins en toute liberté et authenticité,
  • Être redéfinis dès lors que la composition du groupe change : puisqu'ils sont liés aux individus, dès que la composition du groupe évolue, il faut faire évoluer les accords qui s'adaptent aux besoins des personnes présentes;
  • Être re-validés à chaque nouveau regroupement : puisque si la composition d'un groupe ne change pas, les besoins et limites de chacun évoluent chaque jour. La re-validation des accords de groupe peut donc être rapide mais elle est nécessaire (à travers un tour de consentement par exemple);
  • Être rendus visibles : puisqu'ils doivent être respectés tout le temps, ils doivent être visibles et accessibles en permanence, d'autant plus que c'est le groupe dans sa globalité qui est garant du respect de ces accords.

Les accords de groupe ne permettent pas

  • De sécuriser de manière globale les échanges au sein d'un projet collectif ou d'une organisation : ils sont à privilégier pour les moments de rencontres physiques ou distants de type réunion, mais doivent être complétés par des architectures plus fines à l'échelle d'une organisation (moments dédiés à l'apaisement des tensions, rituels de gestion des conflits, etc...).
  • De sécuriser les échanges sur des sujets trop brûlants ou dans l'urgence : les accords de groupe reposent principalement sur la capacité de chacun à exprimer avec authenticité ses besoins à respecter les besoins des autres. En situation de conflit interpersonnels ou dans des contextes trop chargés émotionnellement, les accords de groupe doivent être remplacés par des dispositifs de médiation plus complet et pertinents.

Et si nos besoins se marchent sur les pieds ?

Il arrive parfois que les besoins de deux personnes ou plus se percutent, s'opposent. On ne peut pas commencer à travailler sereinement dans ces conditions, les concernés ne pouvant être sereins à ce moment. Dans ce cas, trois petites étapes permettent de débloquer la situation :
  • Clarifier : inviter chaque concerné à reformuler son besoin pour vérifier qu'il y a vraiment une opposition et bien comprendre ce qu'il y a derrière les mots;
  • Effectuer une nouvelle proposition : une fois bien compris les besoins exprimés, une reformulation peut-être proposée et passée au consentement auprès des deux intéressés. Exemple :"J'ai besoin de calme VS j'ai besoin de bouger" deviendrait "j'ai besoin de moments de calme ET j'ai besoin de moments pour bouger"

Retrouvez une méthode d'animation de co-construction d'accords de groupe dans cette fiche outil : https://interpole.xyz/?CoDefinitionDAccordsDeGroupes
Type de ressource Truc et astuce
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource Audrey Auriault, Louise Didier, Romain Lalande, Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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Faire vivre de petites expériences irréversibles de coopération

Description de la ressource Un grand voyage commence par de tous petits pas.
Même s'il semble que la coopération soit une composante majeure de l'animal humain, quelques siècles de "saine concurrence", de "il ne faut pas copier", de "pour exister, ne doit rien à personne"... handicapent les humains qui s'y frottent. Il convient donc de, petit à petit, ré-instiller la dimension coopérative.
Tout changement est un processus de rupture qui demande un basculement dans les représentations, les idées, les méthodes des individus.
Pour qu'un réseau se mette à coopérer, il faut provoquer ces ruptures, ces basculements qui sont souvent irréversibles : nous proposons pour cela de faire vivre de petites expériences irréversibles de coopération :
  • Lever un menhir, 340 bonshommes qui tirent dans des sens différents mais pas trop fort : super comme expérience mais il faut avoir l'occasion.
  • Prendre des notes à plusieurs en même temps et sur une même page (avec Etherpad, Google doc ou Gobby : outils qui permettent de co-rédiger en ligne un texte), plus simple que lever un menhir mais bien efficace.
  • Animer un débat en utilisant des cartes heuristiques (Freeplane, Freemind, Xmind...) vidéo-projetées en direct, technique qui permet de visualiser d'un coup d'oeil toutes les idées du groupe et on passe d'une logique linéaire à une navigation par idées qui peut s'adapter au public (on peut facilement ajouter de nouvelles idées).
  • Faire faire et valoriser la rédaction de synthèses de listes de discussions (par exemple, au sein du réseau Tela Botanica, les membres du réseau discutent parfois sur les listes et forums de sujets très pointus. Celui qui a initié la discussion doit réaliser la synthèse. Il y a un classement des synthèses des listes de discussion suivant qu'il s'agit d'un simple copié-collé, ou d'une rédaction plus organisée).
  • Mettre du contenu imparfait, à corriger : n'écoutant que leur bravoure pour défendre la pureté de la Langue, ceux qui hier encore freinaient des quatre fers à l'idée de participer sur un outil informatique passent la barrière technique et corrige les fautes ! (cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'aiguillon de l'ego...).
  • Faire des jeux coopératifs : par exemple le jeu du Tao, ou jeux coopératifs en animation collective sur un site sur la non-violence.
    • ...
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Outils-réseaux
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
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Plutôt se retrouver autour d'une bière ?

Description de la ressource
Thématique de la ressource
  • Animation de réunions présentielles
  • Animation de réunions à distance
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • L'outil au service du projet
Auteur.trice(s) de la ressource Gatien Bataille de Cooptic et Mathieu Wostyn de Ritimo.
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
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