Préambule

Une méthode par étape

Étape 0 : préparation (5 min.)

• un·e exposant·e, qui présente sa situation-problème : il est conseillé qu'elle prépare sa question en amont à partir de sa réflexion sur ce qu’elle vit comme difficulté dans sa pratique professionnelle.
• un·e animateur·trice : gardien·ne de la méthode, du timing, assure le bon déroulement.
• un·e secrétaire qui prendra les notes (ou fonction partagée sur pad)

Étape 1 : exposé de la problématique ou de la situation (5 min)

Étape 2 : clarification de la problématique (5 min)

Étape 3 : contrat - reformulation de la question (1 min)

Étape 4 : réactions, commentaires, suggestions (20- 30 min)

Étape 5 : Synthèse et plan d’action (5–10 min)

Étape 6 : Évaluation et intégration des apprentissages, vécu (5 -10 min)

• En quoi le projet support est-il ou coopératif et/ou collaboratif et/ou participatif ? Ou pas ...
• Quelle est la part de contrôle/planification et de "chaos" dans mon projet ...
• Quelle est la part d'actifs / réactifs, d'observateurs repérés ?
• Où sont les communs partagés dans vos projets : vos ressources, visibles , ré-utilisables ? commun = licences libres / ouvertes

• Demandez au groupe de se positionner en deux files indiennes parallèles, face à un grand tableau blanc ou à deux feuilles de paperbord
• Donnez un feutre à la première personne de chaque file et invitez chacun à exprimer ses idées sur le sujet posé directement en écrivant sur le tableau (ce peut être un concept ou une question)
• Une fois que le·la premier·e de la file a finit, il·elle donne son feutre au second, se replace derrière s'il·elle le souhaite, et ainsi de suite...

• Permet de prendre connaissance des représentations de tou·te·s sans nécessiter trop d'écoute
• Permet à chacun·e de prendre connaissance des idées des autres au moment où il·elle le souhaite
• Permet des échanges informels / de se resservir un café tout en étant en file indienne

• Possibilité d'animer la séquence autour d'une question, et de constituer deux files pour deux réponses possibles, en permettant à chacun de passer zéro, une ou plusieurs fois dans chaque file

• Deux feuilles de paperboard (ou 2 colonnes sur un tableau classique)
• Des feutres

• demandez à chaque participant·e de se nommer avec une lettre au hasard
• sur l'écran de vidéoconférence, chacun·e a maintenant un ensemble de lettres
• lancez le chronomètre en précisant aux participant·e·s qu'ils ont maintenant 30 sec pour trouver le plus long mot avec les lettres disponibles (façon chiffres et les lettres)
• faites le décompte pour voir qui a gagné ;-)

• Disposer d'un outils permettant de discuter de l'histoire des organisation -permet de compléter le récit commun par l'apport de chacun
• Disposer d'un format de présentation des participant·e·s moins long qu'un tour de table!
• Visualiser et conserver dans l'espace une frise - Outil visuel que l'on peut compléter au fil du temps

• Post-it de 3 couleurs différentes (1 par ligne d'histoire)
• Marqueurs
• Photo des participants (leur demander d'en apporter une ou en imprimer sur place)
• Scotch à peinture

• mettre les chaises en rond
• mettre les chaises dans une autre pièce
• s'asseoir sur les chaises
• mettre les chaises dos à dos
• se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
• ...

• mettre les chaises en rond
• mettre les chaises dans une autre pièce
• s'asseoir sur les chaises
• mettre les chaises dos à dos
• se mettre debout derrière le dossier de chaque chaise
• ...

• Avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de se trouver un nom et un cri de ralliement en 3 min
• Puis, toujours avant de distribuer les consignes, demander à chaque équipe de dire son nom et de faire son cri et expliquer comment cela va se dérouler :
• je vais vous distribuer les consignes, mais vous ne pouvez pas les regarder avant mon signal (quand toutes les équipes ont leur consigne), ensuite, vous aurez 3 min pour découvrir la consigne en équipe, vous pourrez vous concerter, puis, au 2ème signal, vous aurez 30 sec pour réaliser la consigne)

• aucune consigne n'est contradictoire
• les groupes ne doivent pas savoir que les consignes sont différentes pour les autres groupes

• les consignes opaques/secrètes font remonter des réflexes de concurrence parmi les participant·e·s
• il est possible d'imaginer d'autres formes de communication non-verbale
• l'urgence nuit à la coopération des plus pacifiques
• faire équipe (dans une petite équipe) pourrait nous rendre compétiteur avec les autres équipes
• il y a plusieurs niveaux de coopération
• des consignes différentes ne sont pas forcément incompatibles
• ...

• suspendre son jugement
• idées « folles » bienvenues, toutes les idées sont intéressantes
• rechercher la quantité

• Pour Comprendre -> Télécharger la fiche Gestion Par Consentement
• Pour Animer -> Télécharger la fiche AIDE Gestion Par Consentement
• Une vidéo mettant en scène une gestion par consentement

Organiser un forum ouvert

• Réunir un grand nombre de participant·e·s
• Permet de rendre compte de façon assez facile des résultats
• Concept de liberté : liberté des thèmes abordés, liberté de participer ou non aux ateliers, liberté d’expression
• Processus conçu pour faire émerger l’intelligence collective et co-construire les propositions

• Activité qui nécessite de la préparation et une logistique conséquente
• Prévoir une durée d’une journée minimum.
• Budget qui peut être plus conséquent en fonction de la forme adoptée (1 ou 2 jours, festivités ou non)

• Faire se rencontrer les personnes désireuses de s'impliquer dans la transformation de leur territoire
• Créer des groupes affinitaires prêts à travailler ensemble dans leur ville, village, quartier
• Impulser une dynamique et favoriser l'émergence de projets écologiques et sociaux
• Identifier des projets existants et leur donner de la visibilité via la plateforme Colibris.

Que faut-il prévoir en amont ?

Quel format pour mon événement ?

Former le groupe de pilotage à partir du groupe organisateur

Qui fait quoi ? Et quand ?

• en explique l'approche au comité organisateur et définit avec lui le thème du FO,
• précise les besoins logistiques et humains relatifs au bon déroulement du FO,
• anime l'ouverture du FO et toutes les séances plénières : il ou elle est le·la garant·e de la démarche et veille au respect de l’approche propre au FO,
• gère la place du marché, et s'assure de la bonne mise en route des ateliers et de la salle des nouvelles, de l'édition des rapports d'activité au mur du grand journal et de la production des plans d'actions des ateliers.

• assiste le·la facilitateur·trice durant l'événement sur la partie animation et sur un recentrage éventuel,
• veille au bon fonctionnement des ateliers.

• est animé·e d'un esprit d'ouverture permanent,
• accueille les participant·es,
• participe aux discussions du groupe sans animer ni diriger, et circule d'un atelier à l'autre.

• a une bonne connaissance des lieux localement, est méthodique et rigoureux.se,
• prépare et coordonne toute la logistique des espaces du FO (salle plénière, ateliers, chaises, tables, ordinateur, éclairage, sonorisation),
• omniprésent.e durant l'événement, il ou elle veille au bon déroulement du FO et en régit les aléas,
• a la responsabilité de la salle des nouvelles (ordinateurs).
• à la fin, s'assure de la bonne restitution des lieux et du matériel.

• est en liaison avec l'ensemble du réseau local et coordonne les inscriptions, l'hébergement et la nourriture des participants
• établit les budgets et gère la trésorerie de l'événement.

• est en charge de la programmation et du choix du plateau artistique,
• assure l'organisation matérielle sur place et sa gestion,
• est responsable du bon déroulement de la manifestation.

Les espaces

• 1. le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participant.e.s,
• 2. les petits cercles pour les séances en ateliers,
• 3. la place du marché,
• 4. le grand journal,
• 5. la salle des nouvelles (ordinateurs)

Comment se déroule l’évènement ?

• La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
• Les personnes présentes sont les bonnes personnes . Aucun·e participant·e ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
• Ça commence quand ça commence. Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du forum ouvert, ce sont les participant·e·s eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsqu’ils ou elles le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
• Quand c’est fini, c’est fini. À l’inverse, les organisateurs·trices s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
• Ce qui arrive est ce qui devait arriver . Les organisateurs·trices n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participant·e·s aller vers les directions qu’ils ou elles souhaitent donner au forum ouvert.

Phase d’émergence : séance plénière et place du marché

• L'hôte·sse accueille le forum ouvert et présente la question principale autour de laquelle s'articule celui-ci.
• Le·la facilitateur·trice explique aux participant·e·s le fonctionnement de cette animation et en rappelle les principes et les règles
• Tou·te·s les participant·e·s se regroupent en session plénière (réuni.e.s en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participant·e·s qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs·trices. En effet, il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
• Chaque participant·e qui souhaite inscrire un sujet sur la place du marché se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il ou elle formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.
• Le nombre de proposition dépend du nombre de participant·e·s. Le ou la facilitateur·trice peut demander à regrouper des sujets s’ils lui semblent similaires. Les proposant·e·s sont libres d’accepter ou non ce regroupement.
• Le·la facilitateur·trice organise en plusieurs sessions, et dans différents lieux, la tenue des ateliers. Tou·te·s les participant·e·s se lèvent pour prendre connaissance des thématiques, lieux et horaires des ateliers.

Sessions en ateliers de travail

• Les ateliers sont répartis dans les différents lieux de l'événement.
• Un petit groupe se forme (ou pas) autour de l’initiateur·trice de l'atelier, il peut alors débuter.
• Un·e rapporteur·teuse note ce qu'il·elle se dit sur un paperboard. A la fin de la session d'ateliers, ce·tte même rapporteur·teuse rejoindra la “Salle des nouvelles”

Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière “le grand journal”

Phase de convergence : session plénière et ateliers

Et la suite ?

• chacun.e choisit dans sa tête deux personnes présentes
• on demande à une personne de se lever
• chaque personne ayant choisit quelqu'un debout doit désormais se lever à son tour
• une fois tout le monde debout ou presque, même consigne en s'asseyant

• sur le pouce, écrire ce que l’on félicite (« pouce en l’air »)
• sur l’index, écrire ce que l’on pointe du doigt, ce que l’on interroge
• sur le majeur, écrire ce qui n’a pas plus, ce que l’on jette
• sur l’annulaire, écrire ce que l’on garde précieusement
• sur le petit doigt, écrire ce que l’on propose (« mon petit doigt m’a dit »)

• Si le temps est restreint, ce bilan peut également se faire à l'oral sans avoir à le dessiner

• de dessiner sur une feuille puis de la montrer à la webcam
• de dessiner sur un outil collaboratif comme Miro

• Un article fouillé, malheureusement sous licence non-libre : https://lechoixcommun.fr/articles/Le_Jugement_Majoritaire.html
• Une chouette BD, malheureusement sous licence non-libre : http://marjolaineleray.com/portfolio/vous-reprendrez-bien-un-peu-de-democratie/
• Un outil numérique en ligne : https://jugementmajoritaire.net/
• Une vidéo très éclairante sur différentes méthodes de vote qui permettent de comprendre en quoi le jugement majoritaire constitue une alternative très robuste, malheureusement sous licence non-libre: https://scienceetonnante.com/2016/10/21/reformons-lelection-presidentielle/

• Le Chapeau blanc symbolise la neutralité. Lorsqu'elle le porte, la personne doit s'attacher à énoncer simplement les faits, en laissant de côté tout ce qui peut relever de l’interprétation
• Le Chapeau rouge : l’émotion. La personne énonce librement ses sentiments et ses intuitions
• Le Chapeau vert : la créativité. Elle cherche des alternatives, en essayant de considérer le problème sous un angle nouveau
• Le Chapeau jaune : la critique positive. Elle admet ses rêves et ses idées les plus folles
• Le Chapeau noir : la critique négative, le jugement. Elle énonce les faiblesses et les risques que comporte selon elle cette idée
• Le Chapeau bleu : l'organisation, la canalisation des idées, le processus. Elle s'attache à prendre du recul sur le sujet énoncé

• Afin de structurer l’animation, d'en garantir le cadre et un résultat, il paraît judicieux d’attribuer les rôles d'animateur et secrétaire.
• L’animateur·trice pourra fixer une durée d'intervention par chapeau.
• Le cas échéant, il invite les membres à respecter le mode pensée du tour de table.
• Il est important de sécuriser le cadre des échanges (pas de jugement, écoute active, respect de l’opinion, pas de censure...)
• Il peut être utile d’annoncer que l’on ne cherche pas l’exhaustivité sur chaque mode de pensée mais une vision globale
• L'objectif n'est pas de regarder vers le passé, mais bien d'envisager l'avenir
• Selon le groupe, la problématique, certains chapeaux, il peut être nécessaire de créer un sas de quelques minutes pour quitter le mode de pensée et s’investir plus facilement sur celui d’après.

• un enregistrement audio ou vidéo peut être utilisé.
• on peut détourner l'usage du format en l'utilisant comme un Souvenir du futur. Pour cela s'écrire une lettre ou écrire une lettre a un-e ami-e en racontant où on en est dans ce futur idéal.
• si on ne peut/veut pas envoyer les cartes par la poste, on peut passer sur https://www.futureme.org . Les participant.e.s peuvent choisir une date (mais vous pouvez garder l'indication du délai approximatif dans la consigne)

• Ce qu'ils·elles ont appris : bilan à chaud des apprentissages ;
• Ce qu'ils·elles faisaient déjà bien : renforcement positif post formation ;
• Ce qu'ils·elles ont aimé ;
• Leurs pépites : avec l'effet wahou ! ;
• Leurs prochains petits pas possibles avec la phrase "je le fais dès que je rentre" ;
• Ce qu'ils·elles ont envie de creuser ;

• donne une vision complète de l’organisation (des valeurs jusqu’au projets concrets)
• nécessite peu de temps
• les personnes repartent avec une vision partagée de leur structure

• Le résultat écrit est synthétique alors qu’il est le fruit de nombreux échanges : cette richesse vécue n’est pas évidente à transmettre aux personnes absentes (voir paragraphe ci-dessous « Après l’animation : rendre visible la photographie »)
• Pas toujours bien adapté aux organisations complexes, dont les projets sont transversaux.

• Valeurs : l’éthique et la raison d’être de l’organisation. Pourquoi existons-nous ? Quels sont nos valeurs ? Quel modèle souhaitons-nous promouvoir ?
• Principes / Attitudes : ce sont la façon dont nous mettons en œuvre nos valeurs, nos principes pour agir. On y retrouve parfois des attitudes individuelles ou collectives.
• Actions : ce sont les projets concrets menés par notre organisation, actuels ou en préparation (ou projets passés à ré-activer). C’est la « partie visible » de l’organisation.

• exercice basé sur la diversité des points de vue donc le respect de la parole est indispensable
• accueillir avec bienveillance les avis et positions d’autrui
• essayer d’écouter, essayer de comprendre plutôt que convaincre
• liberté de mouvement, ne pas hésiter à se lever, à bouger
• plus d’autres à votre convenance !

• 1/Les valeurs importantes pour ce groupe/organisation figurent-elles bien dans le cercle ? (Si non, il est possible d’en ajouter, avec modération)
• 2/ Avant de passer au cercle suivant, validons ce 1er cercle : êtes-vous bien d’accord avec ces valeurs ? Y-t-il un veto sur une ou plusieurs valeurs ?

• 1. 10 minutes de réflexion individuelle où chacun-e pose ses idées sur les papiers (1 idée par papier)
• 2. Mise en commun et échanges

• les segments ne correspondent à la réalité de la structure et il faut les remodeler
• la structure souffre d’un manque de cohérence entre ses actions et ses principes.

• une photo d’ensemble
• et une photo de chaque segment

Cela permettra de garder des traces de ce travail.

La bonne idée : rendre le résultat visible et « beau »

Sous forme de facilitation graphique

Ou en traduisant sous forme d’Arbrifeste : http://www.multibao.org/#lilianricaud/travail-en-reseau/blob/master/arbrifeste.md

Sous forme numérique

Le rendu sur numérique demandera de saisir.

• un paragraphe sur les valeurs
• Puis un paragraphe par segment, c’est à dire qui rassemble les principes et les actions qui y sont rattachées

Les bonus à la fin de l’étape 3

• Conserver : cette action doit être conservée ou bonifiée
• Cesser : on doit arrêter cette action, ou la modifier en profondeur
• Créer : cette action n’existe pas et pourtant elle serait pertinente, il faut la créer.

Quelques exemples et rendus visuels

Proposition d'amélioration

Sources d'inspiration

• Dans la marche empathique, deux personnes vont s’offrir un temps d’écoute, dont la durée peut varier en fonction du temps que chacun a devant soi, en divisant ce temps de parole en parties égales. Lorsqu’une personne s’exprime, l’autre l’écoute sans l’interrompre et sans porter de jugement. Comme son nom l'indique, cette pratique se fait en marchant, si possible dans un endroit beau et inspirant.
• On découvre alors que, lorsque l’on offre à quelqu’un du temps pour penser dans un espace de qualité, il peut en résulter de grandes découvertes, des intuitions étonnantes et une belle opportunité d'accès à ce qu'on pourrait appeler de la sagesse intérieure.

• un tour de table où chacun·e dit le personnage choisi (grâce au numéro) et explique son choix
• une réponse écrite sur papier ou dans un formulaire (mais peut-être difficile à traiter)
• une gomette placée sur l'image papier

• jardin_des_humeurs_numeros.pdf (1.2MB)
• jardin_des_humeurs.pdf (1.1MB)

• Décider du sujet à traiter
• Travailler pendant 25 mn chrono sur un sujet
• Faire 5 mn de pause (vous pouvez faire un tour sur le site https://www.procatinator.com/ , ou encore mieux, marcher, vous aérer...)
• Passer à un 2e sujet ou finir le 1er pendant 25 mn
• Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

• Efficacité et côté sprint

• Pas forcement adapté pour écrire des textes difficiles...

• Créer une nouvelle roue sur wheeldecide.com ou ou en piquer une déjà faite ci-dessous
• La proposer en visio et laisser chacun.e s'exprimer sur l'item qui sort au hasard
• L'outil Fluky permet également de créer ce type de roue du hasard

• • la position active et impliquée des participants
• • la position à l’écoute et réceptive de l’orateur

• 1. Expliquer le format aux participants et transmettre la grille d’écoute active (partagé plus haut)
• 2. Donner la parole aux 2, 3 ou 4 orateurs maximum (très grand maximum 4 * 7 min soit 30 min)
• 3. A la fin des présentations, demander aux personnes de choisir un espace et de s’y installer avec :
  • l’orateur
  • un modérateur
  • un script (idéal) ou un enregistreur
• 4. Ouvrir un cycle de deux fois 30 à 45 min voir 60 min maximum selon les étapes suivantes :
  • a) rappel des règles de parole par le modérateur :
    • ◦ Il faut l’objet de parole pour s’exprimer o 30, 60 à 120 secondes de temps de parole (en fonction du sujet, du nombre, des profils des participants)
  • b) un premier tour de table avec un objet de parole.
    • ◦ Chaque personne choisie dans sa grille d’écoute active ce qu’elle veut approfondir, partager, poser comme question. Le temps de parole est contraint à 60 secondes par personne. Le tour de table dure de 30 min maximum. L’orateur prend des notes. Le modérateur gère le temps et interrompt quand nécessaire.
    • c) l’orateur organise et donne ses réponses / réactions au cours des 20 min qui suivent

• ce que j’ai appris,
• ce que je retiens c’est …

• Feuilles blanches A4 / crayons
• En visioconférence : document partagé de type Framapad ou Google Doc

• Formuler l'inverse du problème que l'on cherche à résoudre en adoptant un style "scénario catastrophe"
  • ex : Comment faire pour que cette formation ne débouche sur rien ?
  • Comment faire pour que notre groupe fonctionne encore plus mal ?
  • Comment faire pour qu'il n'y ait pas de coopération dans notre équipe ?
• Collecter les idées, même les plus folles
• Regrouper les idées par thème (structuration de l'information)
• Prendre les opposés de chaque idée
• Retenir les propositions qui sont les plus faciles à mettre en œuvre / effet sur l'objet initial

• petits papiers collants de couleur
• grandes feuilles ou tableaux pour les synthèses
• crayons

• Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
• Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
• Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
• Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
• Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
• Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
• Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.

• • les personnes présentes votent comme d’habitude et on imagine un mode de vote particulier pour celles et ceux à distance
• • tout le monde vote avec un outil en ligne

• savoir faire des pauses
• instaurer des temps de régulation
• être vigilant vis à vis des attitudes des uns et des autres dans le groupe : prendre soin des personnes qui “décrochent” du groupe car celles-ci peuvent être des révélateurs d'un fonctionnement inadapté du collectif.
• aller se nourrir ailleurs : dans d'autres collectifs, des événements, des formations ...

Gérer la sur-information, éviter l'infobésité, en synthèses

Sous forme de facilitation graphique

Sandrine Percheval (Esper) a attrapé les éléments-clés de ce webinaire, et les a dessiné.
Etape 1 : comprendre les mécanismes. Mais que nous arrive-t-il ?

Etape 2 : passer à l'action pour retrouver un peu de contrôle

Se poser régulièrement, prendre du recul, lister ses réalisations

Choisir d'aller bien...

Renoncer à être tout puissant.

Aménager des moments hors flux

Connaître ses gros cailloux

Ritualiser des moments dans le flux

Découper son temps avec les pomodoros

La méthode GTD

Utiliser des délesteurs via les rituels et formuler en tâches opérationnelles

Déculpabiliser - se protéger

Les méthodes agiles ou comment avancer par itérations

• on travaille sur des tâches simples
• on teste différentes possibilités, simples et rapides, de répondre à l'objectif
• on fait des points et des retours réguliers pour évaluer
• on fait évoluer les méthodes et les pistes testées

Savoir bien utiliser ses mails et utiliser les listes de discussion

Savoir organiser sa veille

Pareto : Chercher l’opérationnalité et non la perfection

Et si ça vous paraît irréaliste...

Coopérateur humanum est

Trois chantiers

• Apprendre à coopérer entre êtres humains : pays du sud / pays du nord, riches / pauvres, entre religions, hommes / femmes...
• Faire en sorte que l'humanité coopère avec son environnement : moins de pollution, de nuisances, ...
• Permettre à chaque individu de mieux coopérer avec lui-même : réconcilier humanité et animalité, côté féminin et masculin...

• Est ce que vous avez déjà participé à une réunion où vous vous demandiez ce que vous faisiez la ?
• Une réunion qui ne finissait jamais ?
• Où ce sont toujours les mêmes qui parlent ?
• Où l’animateur fait : l'ordre du jour, les questions et les réponses ?
• Des réunions où vous sortez avec la boule au ventre ?

1. Avant la rencontre

2. Ca y est, le moment de la réunion est venu.

3. La réunion finie, ce n’est pas terminé.

Pour résumer 3 points clés :

• Être clair sur vos objectifs
• Penser les différentes phases en fonction de vos objectifs
• Choisir et utiliser des outils et méthodes adaptées selon les phases. Il existe de nombreuses méthodes (aperçu des métacartes boite + eventail de cartes), mais elles n’auront de sens que si elles répondent à des objectifs. Vous trouverez des sites ressources en ligne notam. Metacartes.cc

Liens ressources

• https://mon-parcours-collaboratif.fr/scenario/organiser-une-reunion-distance
• https://framindmap.org/c/maps/487965/public
• https://www.metacartes.cc/
• https://entraide.chatons.org/fr/

Que faire si une tension éclate lors d'une rétrospective

Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?

• Chacun dispose d'une couleur pour écrire
• On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
• On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
• Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien

Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?

• En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
• Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
• Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
• Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.

• comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
• égalité entre les preneurs de notes
• évolutif
• régulateur
• générateur d'intelligence collective
• transparent
• une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe

Quelques idées de règles d'utilisation

• Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
• Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
• Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
• Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
• Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
• Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
• Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement

Les Limites :

Créer un pad :

Du dictateur bienveillant au fondateur-fossoyeur

Le flair de l'animateur-ice

Passer d'une logique d'intention à une posture d'attention

• crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...),
• doit faire émerger les besoins collectifs
• doit être ensuite réactif pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif

• mettre ses idées de côté
• privilégier l'écoute et l'observation
• être concentré-e sur le processus plutôt que sur le résultat

Une réunion est un temps de travail, de décision ... mais aussi de retrouvailles et de convivialité ! Le groupe profite de ce moment collectif pour vivre un temps commun.

Préparer la réunion c'est donc aussi prévoir l'accueil et la convivialité.

• prévoir des badges ou chevalets pour identifier les prénoms des uns et des autres
• allonger le temps de brise-glace et en choisir permettant de se présenter

En quelques points :

• Temps convivial intégré dans le temps de la réunion : votre déroulé doit prévoir le temps convivial avant et/ou après la réunion. Ça peut être un simple temps pour dire comment ça va mais aussi prendre le temps de partager un repas.
• Inviter les participants par votre moyen habituel mais aussi le redire pour celles et ceux que l'on voit de visu.
• A boire et à manger ! Que le temps dédié à la convivialité soit long ou pas, et quelle que soit l'heure de la journée, vous pouvez avoir à disposition du café, du thé, de l'eau et de quoi grignoter.

• en mode "conférence" si on ne souhaite que diffuser de l'information (limite beaucoup la participation)
• en mode "autour d'une table" si on veut pouvoir prendre facilement des notes, poser des dossiers ou des ordinateurs (attention, les tables, comme les ordinateurs ouverts, peuvent créer une distance entre participants)
• en mode "cercle de chaises sans table" : aménagement qui favorise le mieux la participation mais dépend aussi du nombre de personnes.
• voire debout si on souhaite un temps très court

Lister ses projets et les diviser en tâches opérationnelles

Définir ses priorités en fonction de ce que l'on peut faire

Mise en oeuvre de la méthode

La boite d'entrée

Traitement de la boîte d'entrée

Oui : action opérationnelle

• Si oui : on le fait (et hop, les piles sont dans le chargeur.
• Si non :

• Si oui : quelle première action opérationnelle dois-je faire pour traiter l'action ?
  • Je l'ajoute à ma liste de tâche (en la contextualisant : contexte, durée, énergie, priorité).
  • Si c'est une tâche qui implique un jour et une heure précise, je l'ajoute dans mon agenda (pour l'utilisation de l'agenda, voir plus loin).
• si non : je délègue.

Non : pas d'action opérationnelle

• C'est un document de référence dont j'aurai besoin, je le classe tout de suite dans mes dossiers de référence (ex. catalogue, règlement, etc...).
• C'est un document d'accompagnement pour un projet en cours : je le range dans le dossier projet en cours correspondant (ex. formulaire de demande de subvention, article qui servira dans une formation que l'on est en train de construire). Souvent cela s'accompagne d'une tâche à faire. Ainsi je note dans ma liste de tâche "Rechercher une copie de la déclaration de l'association en Préfecture pour la demande de subvention" et je classe le formulaire dans le dossier "En cours : demandes de subventions".

L'agenda

Les dossiers

Actualisation

Petit métaphore à deux balles mais bien utile pour aider les groupes à prendre racine et à bien pousser.

• Pour vos groupes projets, comment travaillez-vous les liens avec les autres espèces ? ou pensez-vous que votre projet est autosuffisant ?
• Comment faites vous forêt, écosystème ? Vos feuilles, résultats, sont-ils compostables, ré-utilisables par les espèces voisines ?
• Votre système est-il perméable, relié, aussi bien au niveau des frondaisons qu'au niveau des racines ?
• Votre ombre est-elle protectrice ou délétère ?
• Votre humus est-il fécond ou stérile ?
• Semez-vous la vie ou plutôt la mort ?

• Cartographier les membres : pour représenter la communauté et qu'elle prenne corps, qu'elle soit moins virtuelle en prenant une dimension géographique.
• Réaliser un inventaire des compétences (en identifiant le point fort de chacun et en le mettant en évidence sur une carte heuristique, par exemple), de ce que l'on est prêt à partager (quelles sont les ressources des membres du groupe qu'ils peuvent partager avec les autres membres ?)
• Partager les problèmes et points de blocages des uns et des autres, ce en quoi les autres peuvent m'aider.

• Envoyer les éventuels documents support en amont
• Rappeler ce qu'il s'est passé depuis la réunion précédente, en se réjouissant des avancées
• Récapituler ce qu'on a à faire dans cette nouvelle réunion et quel espace de créativité les participants peuvent investir
• Être clair sur ce qui doit absolument être préparé en amont et ce qui est optionnel en fonction du temps disponible
• Rendre visible les idées, propositions, suggestions de tous permet une transparence et ainsi donne envie de prendre part à la co-construction

• Lever un menhir, 340 bonshommes qui tirent dans des sens différents mais pas trop fort : super comme expérience mais il faut avoir l'occasion.
• Prendre des notes à plusieurs en même temps et sur une même page (avec Etherpad, Google doc ou Gobby : outils qui permettent de co-rédiger en ligne un texte), plus simple que lever un menhir mais bien efficace.
• Animer un débat en utilisant des cartes heuristiques (Freeplane, Freemind, Xmind...) vidéo-projetées en direct, technique qui permet de visualiser d'un coup d'oeil toutes les idées du groupe et on passe d'une logique linéaire à une navigation par idées qui peut s'adapter au public (on peut facilement ajouter de nouvelles idées).
• Faire faire et valoriser la rédaction de synthèses de listes de discussions (par exemple, au sein du réseau Tela Botanica, les membres du réseau discutent parfois sur les listes et forums de sujets très pointus. Celui qui a initié la discussion doit réaliser la synthèse. Il y a un classement des synthèses des listes de discussion suivant qu'il s'agit d'un simple copié-collé, ou d'une rédaction plus organisée).
• Mettre du contenu imparfait, à corriger : n'écoutant que leur bravoure pour défendre la pureté de la Langue, ceux qui hier encore freinaient des quatre fers à l'idée de participer sur un outil informatique passent la barrière technique et corrige les fautes ! (cette astuce est encore plus efficace quand la faute porte sur le nom d'une personne : au souci de l'orthographe irréprochable, s'ajoute l'aiguillon de l'ego...).
• Faire des jeux coopératifs : par exemple le jeu du Tao, ou jeux coopératifs en animation collective sur un site sur la non-violence.
  • ...

• animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

• facilitateur.trice
  • pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
  • pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

• maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

• un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...

• Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

• Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

• Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

• Pousse décision pour
  • S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
  • Arriver à faire une transition, sans forcer les choses

Pas de stress : le BON outil n'existe pas !

Avoir les idées claires sur vos usages

Ne restez pas seul.e...

...dans votre collectif

• concentrer les pouvoirs dans une seule paire de mains (avoir l'outil c'est avoir l'information, et avoir l'information c'est avoir le pouvoir)
• mettre en péril le groupe en cas de départ de cette personne
• avoir un outil qui correspond à un point de vue mais pas aux autres qui ont forcement une autre posture dans un groupe, d'autres habitudes avec le numérique ...

...dans la communauté plus large

L'outil n'est pas choisi une bonne fois pour toute

Ressources complémentaires

• – main levée: demande de parole
• – doigt pointé: réponse directe
• – main en C: clarifier
• – deux pouces et index joints en O: point ordre/orga
• – deux mains levées et agitées: accord, applaudissements silencieux
• – deux mains vers le bas: désaccord
• – poing levé: opposition
• – deux bras levés en X, mains ouvertes: désaccord non bloquant
• – deux bras levés en X, poings fermés: blocage.
• Voir la fiche : https://www.metacartes.cc/faire-ensemble/recettes/langage-silencieux/

• Recentrage / Météo
• Régalade
• Ralades
• Rencontres de la semaine
• Les sujet dans l'R : ordre du jour en commençant par c'est une info, discussion, décision
• Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée) - 1 min par décision (remontée ou pas)
• Réunion à venir : quand ?
• Recentrage / Météo

• La première est politique : elle concerne les postures individuelles, codes sociaux, volonté de partage sincère....
• La seconde concerne les conditions juridiques pour le partage sincère de l'archipelisation. Les licences libres (CC by SA, GNU GPL et autres licences) permettent un partage sincère, qui permet de connecter nos contenus pour en faire du meilleur. Nota : sans indication de licence, c'est par défaut les licences propriétaires qui priment, comme le droit d'auteur.
• Et enfin et seulement enfin, des conditions numériques qui permettent à nos interfaces et autres plateformes de retrouver leurs porosités avec des flux entrants et sortants des flux rss, xml, json. Objectif final : accéder/créer d'autres nouveaux niveaux de Communs (comme le site Transiscope par exemple).

Mixité des membres

Division en groupes thématiques

Synthèses des listes

• Niveau 1 - Collecte des messages. Redonne la totalité des échanges sur un sujet (pas de traitement autre que de rassembler tous les messages dans l'ordre et de faire un nettoyage de forme).
• Niveau 2 - Collecte et mise en forme. Synthèse intermédiaire avec un peu de mise en forme.
• Niveau 3 - Synthèse. Synthèse enrichie (avec additions et contrôles des références).

Des outils pour faciliter et cadrer les échanges

Expresso : kézako ?

Demandez l’programme !

• Une personne qui répète au moins 5 fois la même chose ?
• Deux personnes qui se disputent alors qu'elles parlent de la même chose mais ne l'ont pas compris ?
• Des antagonistes qui sont contents du débat car "t'as-vu ce qu'on lui a mis..." ?
• Les participants qui trouvent qu'on a beaucoup causé, mais bon... Ça n'a pas beaucoup avancé ?
• ...

Côté outillage :

• Un vidéo-projecteur
• Un ordinateur sur lequel est installé le logiciel, Freemind, X-Mind ou Freeplane (ce dernier a ma préférence)
• Et un gros entraînement à l'écoute et à la prise de note synthétique.

Quelques éléments vécus autour des cartes :

• Deux personnes ne sont pas d'accord sur le positionnement d'un mot dans la carte. Derrière un même mot, elles voient en fait deux idées différentes, le fait de passer par la cartographie le révèle.
• Certaines idées sont faciles à positionner, par contre d'autres... Dans ce cas, je demande au groupe de m'aider à positionner cette nouvelle proposition, il s'agit souvent, en cas de difficulté, d'une idée qui ré-organise les idées précédentes, le temps de réflexion collectif fait maturer le groupe.
• Le fait de ré-ouvrir toutes les branches de la carte en fin de débat, fait prendre conscience au groupe du chemin parcouru, souvent, le groupe est fier de lui.
• Lors d'un débat promis comme tendu, nous avons commencé par lister les éléments du débat. Puis nous les avons classés collectivement en trois groupes, ceux qui ne méritent pas discussion car nous serons d'emblée d'accord, ceux que nous avons intérêt dans un premier temps à mettre de côté car ils sont promesses de bataille rangée, et nous avons commencé par le troisième paquet, les éléments dont nous pouvons débattre sans nous trucider.

Pour aller plus loin :

• On peut ensuite importer la carte dans le logiciel Xmind puis jouer sur les structures (organigramme, diagramme logique, tableau...). Le groupe, alors que le débat semblait abouti, se met à exprimer de nouveaux éléments, se met à travailler sur les idées dans leurs globalités, impression qu'il passe à un niveau supérieur de discussion.
• Souvent en fin de débat, quelques personnes viennent demander quel est ce logiciel utilisé. Le fait de choisir des outils simples d'usages, libres et fonctionnant sur toutes les plate-formes permet aux participants de pouvoir prolonger leur expérience de pensée heuristique.

A noter :

• Il est maintenant possible de construire des cartes de manière collaborative, soit en utilisant des services de cartes heuristiques en ligne, soit en utilisant Freemind qui propose cette fonctionnalité (un peu laborieuse à mettre en place)

Références :

Méthodologie

Objectif

Règles de fonctionnement

• 1. L'animateur présente une situation.
• 2. Il propose au groupe deux hypothèses en lien avec la situation présentée.
• 3. Il demande au groupe de choisir et de se déplacer à sa droite pour telle hypothèse ou à sa gauche pour la deuxième hypothèse.
• 4. Chaque groupe doit argumenter pour convaincre les membres de l'autre groupe de les rejoindre dans leur choix.
• 5. Lorsque les groupes sont "stabilisés", l'animateur présente la situation suivante et le processus recommence.

L'animateur du débat mouvant devrait

• 1. Rédiger 5 ou 6 situations et pour chaque situation deux hypothèses claires et opposées qui permettent un choix.
• 2. Présenter les situations avec le plus de clarté et de précision possible.
• 3. Veiller à ce que le débat ne se transforme pas en cacophonie et permette l'expression des arguments de chacun de façon équilibrée.
• 4. Veiller à passer à la situation suivante lorsque les groupes sont "stabilisés".

Exemple de débat mouvant vécu lors de la formation

• Vous acceptez sans hésiter, super idée ! Vous allez enfin pouvoir mettre en place l'organe de participation dont vous rêviez.
• Vous doutez un peu de l'intérêt de lancer cet organe de participation maintenant.

• Vous laissez tomber le tour de table car il y a bien trop de monde... On verra bien par après comment collecter les coordonnées des participants.
• Vous maintenez votre tour de table, peut-être un peu "adapté", quitte à ce qu'on ne puisse pas aller beaucoup plus loin dans l'ordre du jour de la réunion.

• Vous le leur envoyez pour information.
• Vous le leur envoyez et les invitez à y apporter leurs contributions et remarques.

• Après deux autres mails sans réponses, vous décidez de ne plus envoyer les comptes-rendus "pour rien" à ceux qui n'ont plus réagi à vos 5 derniers courriers (mails).
• Vous vous dites que ça ne mange pas de pain et gardez tous les inscrits dans votre mailing list.

• Vous détectez ça et là quelques fonds à solliciter, dont certains collent à peu près avec la dynamique de votre réseau. Vous vous mettez à rédiger des dossiers de candidature... Il vous faut cet argent !
• Vous craignez de dévier pas mal de la dynamique en place dans le réseau. Vous sollicitez auprès de l'échevin un peu de temps pour étudier d'autres pistes.

• Vous n'êtes pas très satisfait de cette situation et vous promettez d'y mettre un terme lors d'une discussion franche à la prochaine réunion.
• Vous vous en réjouissez et espérez que cet échange se fera rapidement dans l'autre sens.

• Génial, enfin l'outil complet ! Il va considérablement changer les habitudes de travail et risque d'embarrasser les moins geeks. Mais quelle avancée en terme d'ergonomie !
• Vous remerciez l'échevin pour ce subside. Vous promettez de jeter un oeil sur l'outil et de le soumettre au réseau qui décidera de son adoption (ou pas)

• "...il s'agissait d'un fonctionnement managérial dans le cadre d'une urgence humanitaire en 2010 et en lien avec la crise au Kirghizistan qui a eu lieu cette année là. Je suis certaine qu'à l'époque nous n'avions pas conscience de fonctionner en mode collaboratif. Le fait est que c'était le cas... ".

• Le management "humain" de la mission : obtenir le résultat par les gens = valeur ajoutée de l'individu et de son savoir-faire.
• Se baser sur le principe de pluridisciplinarité comme outil de travail : le choix a été de mettre ensemble des compétences diverses et transversales sans poser de hiérarchie entre celles-ci.cf méthode Agile : représente un ensemble de “méthodes et pratiques basées sur les valeurs et les principes du Manifeste Agile”, qui repose entre autre sur la collaboration. https://blog.trello.com/fr/methode-agile-scrum-gestion-projet.
• L’autonomie des équipes pluri-disciplinaires.
• Le respect des connaissances de chacun.

• L'élément confiance qui entraîne l'autonomie de décision
• L'identification des risques et l'incorporation de ceux-ci
• La situation d'urgence et son importance
• La réunion de compétences et de passion : cela a fait la différence !