Organisé les 22 et 23 octobre 2009 à Montpellier

En amont

• Un site sous wikini a été mis en place dès le démarrage du projet de colloque et s'est enrichi au fur-et-à-mesure.
• Une liste de discussion a été ouverte et on pouvait s'y inscrire via la page d'accueil du Wiki. Dès l'étape de préparation du colloque, elle réunissait une centaine d'inscrits. Le comité d'organisation s'en est servi pour préparer les ateliers (avis sur les thèmes proposés, recherche d'intervenants, questions techniques pour prévoir la diffusion vidéo du colloque...).
• Un appel à initiative a été lancé via un formulaire (Google Docs) : tout porteur de projet de sciences citoyenne pouvait librement présenter son initiative. Il était alors automatiquement référencé sur une carte des projets de sciences citoyennes. Plus tard, ce recueil a été mis en forme et édité sous la forme d'un livre d'une cinquantaine de page, un inventaire des sciences citoyennes.
• Lorsque les thèmes d'ateliers ont été identifiés et mis en ligne sur le wiki, en dessous de chacun un espace à commentaires permettait aux internautes de donner leur avis (par exemple, sur la page de l'atelier "Discuter de la qualité des données des bénévoles").
• Deux espaces ont également été mis à disposition des participants pour partager leurs ressources : une bibliothèque pour indiquer des références bibliographiques et une vidéothèque.
• Un sondage a été diffusé aux bénévoles des projets référencés sur la cartographie et le livret, ce qui a permis de donner la parole, durant le colloque, à ces acteurs capitaux des sciences citoyennes.

Pendant le colloque

• Une retransmission en direct a été mise en place avec le système en ligne gratuit Justin TV, dessous un espace à commentaires (qui a surtout servi à régler des problèmes techniques).
• La liste de tous les participants était également en ligne.
• A l'accueil, un espace d'affichage, permettait : de positionner son nom sur une carte (2 badges étaient donnés aux participants dans cet objectif), d'afficher des posters et de proposer des petites annonces ("Je recherche", "je propose").
• Les temps conviviaux ont été mis en avant : repas en commun au Restaurant Universitaire de l'université Montpellier 2 (sur les tickets, un QR code disant "Miam-miam : un clin d'oeil à la réalité augmentée !), pause café avec l'association Artisans du Monde, cocktail et visite guidée de l'aquarium Marée Nostrum.

Après le colloque

• TOUT a été mis en ligne : les vidéo, les photos, mais aussi tous les documents liés à l'organisation.
• La liste de diffusion continue de fonctionner, mais surtout pour un partage de ressources.

Bilan de Violette Roche, chef d'orchestre de l'événement au sein de Tela Botanica

• Tous les outils n'ont pas forcément été utilisés faute d'animation (le tableau d'affichage, les commentaires sur le site, la liste suite au colloque).

• Le livret publié et diffusé lors de l'événement a été un élément fort : il faut du concret, du matériel.
• Le colloque a permis de faire connaître les sciences citoyennes : un deuxième colloque sera peut-être organisé par la ville de Paris, le livret sera peut-être réédité par une association et des projets de plate-formes de ressources sont en train d'émerger !

Méthodologie

Objectif

Règles de fonctionnement

• 1. L'animateur présente une situation.
• 2. Il propose au groupe deux hypothèses en lien avec la situation présentée.
• 3. Il demande au groupe de choisir et de se déplacer à sa droite pour telle hypothèse ou à sa gauche pour la deuxième hypothèse.
• 4. Chaque groupe doit argumenter pour convaincre les membres de l'autre groupe de les rejoindre dans leur choix.
• 5. Lorsque les groupes sont "stabilisés", l'animateur présente la situation suivante et le processus recommence.

L'animateur du débat mouvant devrait

• 1. Rédiger 5 ou 6 situations et pour chaque situation deux hypothèses claires et opposées qui permettent un choix.
• 2. Présenter les situations avec le plus de clarté et de précision possible.
• 3. Veiller à ce que le débat ne se transforme pas en cacophonie et permette l'expression des arguments de chacun de façon équilibrée.
• 4. Veiller à passer à la situation suivante lorsque les groupes sont "stabilisés".

Exemple de débat mouvant vécu lors de la formation

• Vous acceptez sans hésiter, super idée ! Vous allez enfin pouvoir mettre en place l'organe de participation dont vous rêviez.
• Vous doutez un peu de l'intérêt de lancer cet organe de participation maintenant.

• Vous laissez tomber le tour de table car il y a bien trop de monde... On verra bien par après comment collecter les coordonnées des participants.
• Vous maintenez votre tour de table, peut-être un peu "adapté", quitte à ce qu'on ne puisse pas aller beaucoup plus loin dans l'ordre du jour de la réunion.

• Vous le leur envoyez pour information.
• Vous le leur envoyez et les invitez à y apporter leurs contributions et remarques.

• Après deux autres mails sans réponses, vous décidez de ne plus envoyer les comptes-rendus "pour rien" à ceux qui n'ont plus réagi à vos 5 derniers courriers (mails).
• Vous vous dites que ça ne mange pas de pain et gardez tous les inscrits dans votre mailing list.

• Vous détectez ça et là quelques fonds à solliciter, dont certains collent à peu près avec la dynamique de votre réseau. Vous vous mettez à rédiger des dossiers de candidature... Il vous faut cet argent !
• Vous craignez de dévier pas mal de la dynamique en place dans le réseau. Vous sollicitez auprès de l'échevin un peu de temps pour étudier d'autres pistes.

• Vous n'êtes pas très satisfait de cette situation et vous promettez d'y mettre un terme lors d'une discussion franche à la prochaine réunion.
• Vous vous en réjouissez et espérez que cet échange se fera rapidement dans l'autre sens.

• Génial, enfin l'outil complet ! Il va considérablement changer les habitudes de travail et risque d'embarrasser les moins geeks. Mais quelle avancée en terme d'ergonomie !
• Vous remerciez l'échevin pour ce subside. Vous promettez de jeter un oeil sur l'outil et de le soumettre au réseau qui décidera de son adoption (ou pas)

• animateur.trice, qui gère le déroulement de l'ordre du jour : faire bouillonner le groupe

• facilitateur.trice
  • pour la gestion de la parole : faire passer de parole , s'assurer que les participants s'écoutent et ne se coupent pas la parole être attentif à ce que chacun puissent parler, être attentif au gestuel /non verbal
  • pour le cadre : bienveillance / non jugement / parler en "je"

• maître.sse du temps qui garantit le “timing” pour chaque point à l'ordre du jour et qui prévient des débordements de temps => "combien de temps pour ce point ?", "il reste X min"...

• un scribe pour prendre des notes et/ou garder une trace, réaliser un compte-rendu, un relevé de décisions, sous forme de Facilitation graphique, sur Paperboard, sur Pad...

• Accueilleur.se, qui accueille les personnes en retard (à voix basse, sans interrompre la réunion) et leur précise où en est la réunion. Les personnes se sentent ainsi intégrées à la réunion sans que le déroulement s'en trouve interrompu.

• Scrutateur.se d'ambiance ou responsable de la convivialité ou garant de la bienveillance ou dynamiseur, qui s'attache à repérer les signes non verbaux des participants et fait des propositions à l'animateur pour adapter le rythme de la réunion.

• Scrutateur.se de la circulation de la parole qui note, sous forme d'un schéma, les personnes qui ont pris la parole et à qui elles se sont adressées (au collectif ? à une personne en particulier ?) et qui le montre en fin de réunion par exemple.

• Pousse décision pour
  • S'assurer s'il y a des décisions à prendre qu'elles seront prises / relevé de décision
  • Arriver à faire une transition, sans forcer les choses

• Gérer un projet "en intention" : le coordonnateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget... < c'est la méthodologie de projet traditionnelle >
• Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives (faire se rencontrer les personnes, faire en sorte qu'elles se présentent, qu'elles puissent échanger...), être ensuite à l’affût et réactif (proposer des supports pour que ce qui a émergé de la situation coopérative puisse déboucher sur des projets, des actions, du travail coopératif...). < méthodologie de projet coopératif >

Qu'est-ce qu'un pad, pour quels usages ?

• Chacun dispose d'une couleur pour écrire
• On peut ajouter ou modifier à plusieurs et en direct
• On peut exporter le document pour en faire des sauvegardes
• Il est accessible à tout utilisateur disposant du lien

Quels usages pour quels bénéfices recherchés ?

• En réunion présentielle : la prise de notes à plusieurs permet de ne pas mobiliser l'attention d'une personne sur le compte rendu et de mettre chacun à contribution (évite de déformer les interventions, de bloquer la participation de celui qui prend les notes, de passer trop de temps à rédiger puis valider un compte-rendu);
• Écrire des documents à plusieurs : que ce soit en physique, à distance, au même moment ou non, le pad convient très bien pour écrire un texte à plusieurs à partir du moment où il ne s'agit pas d'un document nécessitant de mise en page complexe (brouillons, lettres, comptes-rendus,...). Si l'on contribue à distance, on peut par exemple se donner rendez-vous pour co-écrire au même moment;
• Pour visualiser et synthétiser des échanges en direct : en projetant le pad, il est possible de synthétiser en direct (avec les listes à puce) des débats et donc de les démêler plus facilement. Cela permet aussi à ceux qui n'ont pas d'ordinateurs de pouvoir faire des retours sur la prise de notes ("Ce n'est pas exactement ce que j'ai dit", "je n'ai pas compris ce que tu as écris",...);
• Suivre une réunion à distance : lorsque l'on ne peut pas se rendre à une réunion ou quand on est en réunion téléphonique, le pad est extrèmement pratique pour avoir un objet commmun palpable qui fasse le lien. En grand nombre au téléphone, on peut notamment signaler son accord en direct (on met "+1") ou signaler sa volonté de prise de parole dans le chat. On peut également imaginer qu'une personne seule dans son bureau suive "de loin" une réunion en groupe afin de cerner grossièrement la teneur des échanges et intervenir ponctuellement par écrit. A distance, le pad nécessite d'être pris en compte dans le processus d'animation.

• comptes-rendus rapides, efficaces et contributifs
• égalité entre les preneurs de notes
• évolutif
• régulateur
• générateur d'intelligence collective
• transparent
• une des premières expériences irréversibles de coopération à faire vivre à un groupe

Quelques idées de règles d'utilisation

• Désigner quelqu'un pour synthétiser : Dans un pad, on écrit de partout, et de la même manière qu'en réunion on ne s'écoute pas toujours, on ne lit pas toujours ce que les autres écrivent. Il est donc indispensable que quelqu'un revienne sur le document : en fin de réunion (cas d'un compte rendu) ou de manière régulière pour remettre de l'ordre (cas d'un document écrit à plusieurs mains sur une longue période). Lorsqu'un document est écrit sur une durée prolongée, il a aussi pour rôle d'enlever les couleurs de temps en temps afin de bien visualiser les choses ajoutées depuis la dernière visite sur le document;
• Sauvegarder l'adresse du pad : Le seul moyen d'accéder au pad est son URL (adresse web), sans elle impossible d'y retourner ! On peut toujours le retrouver dans l'historique de son navigateur, mais il est plus pratique de sauvegarder les liens de ses pads sur un document qui nous sert de sommaire (et qui peut même être collectif et accessible à plusieurs personnes (page d'un wiki ou d'un blog par exemple).
• Écrire son nom : Cela paraît logique mais on l'oublie régulièrement, et c'est vraiment important pour savoir qui écrit ! De manière générale il est toujours plus agréable de savoir à qui on s'adresse.
• Rayer plutôt que supprimer : En particulier quand on contribue à un document de manière asynchrone (chacun à des moments différents), il est indispensable de préférer barrer les parties que l'on supprime afin que la suppression soit actée (évite que quelqu'un ré-écrive la même chose), mais également qu'elle puisse être mise en débat. En effet, si l'on constate les ajouts grâce aux couleurs, rien ne nous permet de voir les suppressions.
• Sauvegarder sur son disque dur : bien entendu, les pad sont normalement sauvegardés régulièrement, mais si la mémoire d'un document compte vraiment pour vous, mieux vaut le sauvegarder (utiliser la fonction exporter) sur votre disque dur en cas de grosse panne du serveur.
• Commencer en présence : pour lancer l'habitude d'écriture partagée, il vaut mieux l'initier lors d'un temps présentiel. Inviter les participant.e.s à un premier acte d'écriture permettra de lever la majorité des freins, ce peut être par exemple la composition d 'un cadavre exquis sans se parler.
• Mettre les contributeurs en confiance : rappeler qu'il y a un historique, ne pas mettre trop de règles et inciter à oser écrire en actant que la régulation se fera généralement naturellement

Les Limites :

Créer un pad :

• Il est indispensable que le collectif ne vienne pas brider l'initiative individuelle, mais au contraire l'encourager et l'amplifier.
• Donner l'illusion de la décision, faire décider de tonnes de détails insignifiants est une excellente stratégie pour éviter de faire décider de l'essentiel....
• Quelqu'un a dit à propos des actions réversibles "Si tu demande à quelqu'un de valider une petite décision, il va se faire un devoir de trouver la petite bête, si tu agis, il te remerciera de l'avoir fait à sa place"

• d'aborder un sujet lors d'une réunion avec des documents, des témoignages, des avis divergents envoyés en amont dans la mesure du possible et reconsultable à l'issue de la réunion
• d'organiser un débat en collectif qui permette l'expression et la prise en compte de tous les avis (attention aux question de prise de parole des plus timides, de ceux qui ne se sentent pas légitimes, des femmes...)
• puis de laisser du temps (une semaine, un mois) avant de rediscuter du sujet et de voter