Co-définition d'accords de groupes

Valeur ajoutée / utilité de l'outil en une phrase Favoriser le sentiment de sécurité en validant un cadre de fonctionnement commun
CoDefinitionDAccordsDeGroupes_comment-s-exprimer-pleinement-et-etre-ecoute-attentivement.jpg
Objectif
  • Ouvrir et clôturer
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Processus de gouvernance
  • Animation de groupe
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Durée
  • 10 à 30 min
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Résumé du déroulé (500 caractères) 1/ Expression des besoins individuels
2/ Tour de clarifiation et proposition de bonifications
3/ Tour d'objection
3/ Validation collective
4/ Se mettre d'accord sur le prochain temps de validation
5/ Vérifier régulièrement (ou à la fin de la réunion) avec les participant.e.s que les accords ont bien été respectés
Déroulé détaillé Les accords de groupes peuvent se définir comme la formalisation d'un cadre collectif qui sécurise la participation des individus à un temps de réunion et qui permet ainsi de remplir les besoins individuels de chacun des participant.es.
Nous pouvons aussi les appeler "cadre commun".

Toutes les informations sur les accords de groupes dans cette fiche : https://interpole.xyz/?DefinirDesAccordsDeGroupe
Les accords de groupes peuvent être animés en 5 phases distinctes :

1/ Expression des besoins individuels : "pour me sentir bien dans ce collectif ET que le groupe soit efficient pour ce temps donné j'ai besoin de..."
Chacun·e énonce son ou ses besoins, y compris les animateurs ou formateurs.
Les besoins peuvent notamment être :
- organisationnels (besoin de finir à l'heure, besoin de pouvoir m'assoir, besoin de connaitre le déroulé... )
- relationnels (besoin de se tutoyer, besoin que la parole circule de manière équilibré, besoin de ne pas être interrompu...)
- physiologiques (besoin de pauses régulière, besoin de ne pas rester assis toute la journée...)
- personnels (besoin de pouvoir regarder mes e-mails à la pause, besoin de ne pas être touché...)

2/ Tour de clarification : C'est l'occasion de relire les accords de groupe et de vérifier qu'ils soient claires pour tous.tes. Si besoin ils peuvent être discuter et clarifier. C'est également à ce moment là qu'ils peuvent être bonifiés.

3/ Tour d'objection : Si un·e des participant·e considère que le besoin des autres rencontre une de ses limites et va l’empêcher de trouver sa place dans le groupe, il·elle peut émettre une objection ET proposer une solution pour lever son objection.
Cette proposition alternative doit être acceptée par la personne qui a émis le besoin.
Puis la nouvelle version des accords de groupe est à nouveau soumise à objection par l'ensemble du groupe.

3/ Validation collective. Les accords sont adoptés collectivement, et tous les membres du groupe seront donc co-garants de leur respect.
L'adoption peut être matérialisée par le fait que chacun lève la main pour donner son accord ou fasse un signe particulier, dise oui... Une participation active à la validation permet de s'assurer que tou·te·s aient entendu et validé.

4/ Se mettre d'accord sur le prochain temps de validation/rediscussion des accords (prochaine réunion, formation...)

5/ Vérifier régulièrement (ou à la fin de la réunion) avec les participant.e.s que les accords ont bien été respectés, et si non, comprendre pourquoi (un des accords ne correspond pas aux besoins du groupe ou difficulté d'être co-garants...)
Conseils de mise en œuvre et pièges à éviter Lors de la constitution du cadre collectif : pour chaque besoin dessiner une "case à cocher", permet de valider en fin de séance la tenue du contrat de manière plus simple et visuelle. Vous pouvez également les encercler entièrement dans un "cadre - bocal". La notion de cadre devient visuelle.
Points d'attention La mise en place commune de cadre d'expression sereine ne garantie pas la conscience de moyens d'actions. Pour permettre au plus grand nombre d'être garant-acteur selon ses dispos et envies, afficher de manière visible un document reprenant les principales actions qui dérangent, le plus souvent entendues (discussions croisées, téléphone qui sonne...) et les moyens d'agir autrement ainsi que les points d'attention... Cette fiche peut être une base si le groupe qui se retrouve se l'approprie, l'adapte, la bonifie ...
Variantes et bonifications en plein air, dans la rue Affichage permanent visible des situations qui entravent une expression et communication sereine et les moyens d'actions.... Ces fiches s'alimentent en permanence des situations (interactions)...
Variantes et bonifications (notamment à distance) Possibilité de proposer un temps créatif pour matérialiser ces accords de groupe et d'en faciliter l'ancrage. Variante particulièrement adaptée à des groupes d'enfants.
A distance, il est particulièrement utile de co-construire des accords de groupe pour préciser les règles d'une réunion en visio. Ou plus largement de l'usage des outils numériques d'un collectif.

L'animateurice peut enrichir et proposer des accords de groupe qui lui parraissent important :
- Faire de son mieux : rappel que ces accords son un idéal mais il n'est pas toujours possible d'être parfaits (bienveillant, à l'écoute, à l'heure etc.)
- Règle des 2 pieds : être 100% là (sans regarder son téléphone, ses e-mails etc.) mais pouvoir s'extraire ou ne pas participer à une animation si autre priorité ou pas d'envie.
- Pouvoir prendre des photos : demander aux participants de pouvoir prendre des photos et leur proposer de nous indiquer personnellement s'ils ne sont pas d'accord afin de les "éviter"
- Règles sanitaires : lors de la crise du COVID il était également important de valider les usages en terme de sécurité sanitaire
Matériel nécessaire Prise de notes sauvegardée
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Audrey Auriault complété par Laure Beyler
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

L'élection sans candidats : pour trouver la bonne personne pour le groupe

Objectif
  • Décider ensemble et s'aligner
Type d'outil
  • Exercices corporels ou sensoriels
Taille du groupe
  • De 2 à 5 personnes
  • De 6 à 12 personnes
  • De 13 à 30 personnes
  • Plus de 30 personnes
Faisable à distance ? Il faut vraiment changer la méthode pour la faire à distance mais ça reste une bonne base
Déroulé détaillé Il s'agira d'élire pour un ou plusieurs rôles (un conseil d'administration par exemple) sans aucun·e candidat·e ne se soit positionné·e.
Le but ? Aller chercher des personnes qui ne se prévoyait pas de se présenter !

L'Election Sans Candidat (ESC) from Universite du Nous - UdN on Vimeo.


Vidéo : CC BY SA - l'Université du Nous

Ci-après un résumé des étapes, vous retrouverez en pièce-jointe un document détaillé et graphique réalisé par l'Université Du Nous.
1. Définir la fonction
  • Il s’agit de clarifier les missions afférentes au poste. Quelles tâches ? Quelles responsabilités ? Quel périmètre d’action ?
2. Lister les critères de choix
  • Chacun exprime, selon son point de vue, quels seraient les critères pour remplir la fonction déterminée. Les critères peuvent être contradictoires. Ils pourront être la base de l’argumentation qui suivra, mais pas de façon restrictive.
3. Définir le mandat
  • Combien de temps ? Quelles conditions ? (Rémunération, nombre d’heures...)
4. Voter
  • Chacun·e vote sur un papier collant, écrit son nom et pour qui il·elle vote : « moi X... je vote pour Y... ».
  • Ce n’est pas un vote à « bulletin secret », il est inutile de plier le bulletin de vote. Le secrétaire récupère les papiers et les transmet au facilitateur·trice.
5. Dépouiller
  • Le·la facilitateur·trice lit à voix haute les résultats, il·elle demande à chaque personne les raisons de son choix : « X... tu as voté pour Y..., peux-tu nous dire pourquoi ? ».
6. Possible report de voix
  • À l’écoute des arguments : qui souhaite reporter sa voix ? »
  • Au regard des échanges, le·la facilitateur·trice proposera alors une liste de "nominés"
  • Le·la facilitateur·trice va demander au groupe si quelqu’un a une proposition de personne parmi les nominés. Cette proposition sera le départ d’un processus de gestion par consentement afin d’élire la personne qui sera proposée. La proposition peut concerner toute personne ayant au moins une voix"
  • Le·la facilitateur·trice fait le tour des objections
  • La personne concernée sera consultée en dernier
  • Quand toutes les objections sont levées, le·la facilitateur·trice s’adresse enfin à la personne proposée et lui demande si elle émet une objection à être élue

Vous souhaitez voir le processus à l'oeuvre ? Voici encore une super vidéo de l'Université du Nous !
Matériel nécessaire
  • Une fiche résumant les règles du jeu pour chaque participant·e (ou une affiche, cf première page du document joint)
  • Des papiers collants
  • Des chaises disposées en cercle
  • Un paperboard ou grand tableau
  • La fiche d'aide mise à disposition par l'Université Du Nous
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions Céline Godec, Janick Tilly, Oussama Ben Ammar, Romain Lalande, Valérie Le Goff, Romain Lalande, Sarah Gaucher, Université Du Nous
État de la ressource Diffusable
Fichier : LElectionSansCandidatsPourTrouverLaBon_fichierressource_esc-2017-v0.1.pdf Télécharger
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

La prise de décision par consentement

Objectif
  • Décider ensemble et s'aligner
Faisable à distance ? Ca s'adapte bien à distance
Déroulé détaillé Là où, pour agir, le consensus exige que tou·te·s les participant·e·s à une décision soient unanimes, le consentement se contente du fait qu’aucun·e membre n’y oppose d’objection raisonnable. Une objection est jugée raisonnable si elle bonifie la proposition à l’étude ou l’élimine complètement. L’objection n’est plus synonyme d’obstruction mais d’identification de limites, de tolérances qui deviennent les conditions de réalisation de la proposition. Le processus permet de faciliter l’identification de ces conditions et la mise en pratique des décisions.

Ressources :

Cette fiche a été produite et sincèrement partagée par l'Université Du Nous : http://universite-du-nous.org/a-propos-udn/ses-outils/
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Aut·eur·rice·s ou historique des contributions L'Université Du Nous
État de la ressource Diffusable
Contribut·eur.rice·s ayant expérimenté cet outil

3 conditions de la Coopération selon furax37

Description de la ressource Chacun y va de ses partages, de ses productions ...et c'est très bien ! Mais comment penser nos projets, nos données, nos organisations pour que nous puissions "faire archipel" et essaimer au-delà de nos collectifs respectifs ?
Source : atelier pour une Agora des Archipels 5 mars 2021. Inspiré des notes de Michel Briand
  • La première est politique : elle concerne les postures individuelles, codes sociaux, volonté de partage sincère....
  • La seconde concerne les conditions juridiques pour le partage sincère de l'archipelisation. Les licences libres (CC by SA, GNU GPL et autres licences) permettent un partage sincère, qui permet de connecter nos contenus pour en faire du meilleur. Nota : sans indication de licence, c'est par défaut les licences propriétaires qui priment, comme le droit d'auteur.
  • Et enfin et seulement enfin, des conditions numériques qui permettent à nos interfaces et autres plateformes de retrouver leurs porosités avec des flux entrants et sortants des flux rss, xml, json. Objectif final : accéder/créer d'autres nouveaux niveaux de Communs (comme le site Transiscope par exemple).
Type de ressource Notion, concept
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
  • Communs et partage de connaissance
Auteur.trice(s) de la ressource Christine Denié Hervy, Animacoop
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Métaphore de l'Arbre groupe

Description de la ressource

Petit métaphore à deux balles mais bien utile pour aider les groupes à prendre racine et à bien pousser.


Pour comprendre cette métaphore, il faut que vous observiez un jour un arbre dans son entièreté. Pour cela, précautionneusement, enlevez toute la terre autour des racines en prenant bien soin de ne pas les abimer. Vous obtenez un superbe chevelu habituellement invisible. Pour certains arbres, le chevelu est supérieur ou égal à l'ampleur du ramage. Vous pouvez être certain que ces arbres passeront les tempêtes mais aussi qu'il pourront envoyer leurs branches explorer l'alentour. Et nous savons de plus que ses racines sont connectées entre elles grace notamment à des champignons, on parle de Wood Wide Web qui permet d'échanger informations et énergie.

La comparaison peut être utile pour les groupes. Si vous souhaitez que le groupe dure mais aussi aille assez loin dans l'exploration, il vous faudra l'aider à bien planter ses racines. Cela se traduit par la qualité du temps et des méthodes pour l'interconnaissance, par l'exploration des raisons pour laquelle les individus sont là, pour eux même, pour le projet, pour le groupe, pour le monde. Par le fait de creuser collectivement les raisons d'être du projet. Ces temps, souvent qualifiés de temps perdus par certains vous permettront de planter les racines du groupe afin de pouvoir lancer des projets sur la durée et envisager des branches en jolis surplombs qui ne déséquilibreront pas l'ensemble de l'arbre groupe.

On peut aller encore plus loin dans l'exploration de la métaphore.
Certaines plantes annuelles, font juste une racine pivotante ou des radicelles. Elles auront dans ce cas un axe principal vertical et fructifieront avant de disparaître rapidement. On peut imaginer des projets à courte durée, à objectif simple qui ne demanderont pas de planter profondément les racines du groupe.

Et poursuivre : on peut, pour les grands arbres, observer les cycles de développement, en général, une phase de pousse et une phase de sommeil. Pour les groupes, une phase d'action, et une phase d'analyse de l'action, de ré organisation. c'est parce qu'une branche commence à explorer de nouveaux horizons qu'il faut ré organiser les racines, c'est parce que les racines se ré ancrent plus profondément qu'on peut explorer de nouveaux surplombs. Tout est histoire d'équilibre des forces.
Trop souvent les groupes ne prennent pas le temps de ré organiser leurs racines et sont dans le fourmillement des projets, partie visible de leur action. Prendre le temps de l'analyse, réaliser de bonnes rétrospectives permet au groupe d'apprendre de ses actions, de se ré-organiser et, éventuellement, de continuer à se développer.

Enfin, et pour conclure et vous laisser le loisir de laisser courrir la métaphore. Pensons toujours que l'arbre n'est jamais isolé, il est systématiquement relié à tout un écosystème composé de parasites, alliés, menaces, entraides... C'est ce qui fait de lui un système vivant.
  • Pour vos groupes projets, comment travaillez-vous les liens avec les autres espèces ? ou pensez-vous que votre projet est autosuffisant ?
  • Comment faites vous forêt, écosystème ? Vos feuilles, résultats, sont-ils compostables, ré-utilisables par les espèces voisines ?
  • Votre système est-il perméable, relié, aussi bien au niveau des frondaisons qu'au niveau des racines ?
  • Votre ombre est-elle protectrice ou délétère ?
  • Votre humus est-il fécond ou stérile ?
  • Semez-vous la vie ou plutôt la mort ?
Thématique de la ressource
  • Un projet / réseau collaboratif qui fonctionne
Auteur.trice(s) de la ressource Laurent Marseault
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Non

Utiliser le PQQCOQP

Description de la ressource Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.

Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :
  • Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
  • Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
  • Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
  • Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
  • Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
  • Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
  • Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.
Thématique de la ressource
  • Gouvernance et gestion de conflits
Auteur.trice(s) de la ressource Romain Lalande
Licence d'utilisation la ressource CC BY SA
Contributeur.trice.s connaissant cette ressource
Cette fiche est elle un brouillon ?
  • Oui