Description de la ressource De manière générale cette configuration exige plus d’organisation et de discipline. Par exemple les discussions à voix basses ou en aparté : on arrive parfois à les gérer voire à les réintégrer à la réunion habituellement, mais pour les personnes à distance elles créeront une grande confusion. Il est donc particulièrement important de poser un cadre et de le tenir.

L’idéal est de savoir à l’avance que certaines personnes seront à distance pour adapter l’animation de la réunion (durée, format d’animation, sujets à l’ordre du jour ...).
L’animation sera notamment à repenser en cas de vote : le mode de vote habituel devra être décliné dans une version à distance. Cette déclinaison peut prendre deux formes :

• • les personnes présentes votent comme d’habitude et on imagine un mode de vote particulier pour celles et ceux à distance
• • tout le monde vote avec un outil en ligne

On peut aussi proposer que les personnes à distance soient en observatrices et non en participation active (prise de parole, participation aux décisions ...). Ce choix devra être explicite pour que chacun sache qui est à quelle place.

On peut aussi expliciter que certains temps se font seulement entre « présents » : accueil café ou pot à la fin par exemple. Ça peut paraître évident mais on peut vouloir inclure les personnes à distance à tout les temps et ce n’est pas toujours efficaces et agréable.

Cette configuration particulière peut ajouter un rôle : une personne chargée de prendre soin des personnes à distance. Ce rôle peut être mobilisé dès l’installation du dispositif de visioconférence avant le début de la réunion. Pendant la réunion il gardera l’œil sur ces participants à distance (est-ce qu’ils entendent toujours ? Est-ce qu’on les entend toujours ? Est-ce qu’on les voit toujours ?) et il réagira en cas de problème. Il sera aussi en lien avec la personne qui veille à la circulation de la parole : il rappellera de donner la parole aux personnes à distance parce qu’elles auront du mal à la réclamer d’elles-mêmes.

La prise de notes en ligne sera particulièrement utile dans cette configuration. Regarder et écouter l’écran sur la visioconférence risque de ne pas être suffisant pour maintenir l’attention. Pouvoir suivre en direct une prise de notes faite par quelqu’un présent à la réunion permet de raccrocher en cas de perte de connexion ou de concentration.

La durée de la réunion peut être adaptée du fait de cette configuration. Une visioconférence est de maximum 1h30-2h. Si nous pouvons rallonger cette durée pour les présents, ça ne doit pas être le cas pour les personnes à distance.

Description de la ressource Il y a deux types de projets : ceux de longue haleine (bâtir une barre d’immeuble) et ceux qui sont quasi immédiats (organiser la prochaine réunion).

Dans les gros projets si l'on se met tous d’accord sur tout et qu'on n'agit que quand c’est décidé, quand on commence à agir, la situation a évoluée et on est plus dans le contexte du départ.

Pour contrer cet effet : l’idée du petit pas qui va dans le sens de la valeur ajoutée définit. Ça permet d’avoir avancé de manière rationnelle, d’avoir acter quelque chose de concret, de visible.

Pour aller plus loin : https://www.reussite-personnelle.fr/kaizen-la-methode-des-petits-pas/

Description de la ressource Le PQQCOQP est un outil qui permet de questionner avec un groupe les composantes essentielles d'un projet.

Il est simple à mettre en oeuvre car il suffit de répondre à sept questions :

• Pourquoi ? Pour clarifier le but poursuivi à travers le projet, sa finalité.
• Qui ? Pour préciser à qui s'adresse ce projet, qui va le mettre en œuvre et sur la base de quels besoins.
• Quoi ? Pour délimiter la forme prise par le projet, l'objectif de production de l'action.
• Comment ? Pour formaliser les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre du projet.
• Où ? Pour donner le lieu ou le territoire où prendra corps le projet.
• Quand ? Pour caler une date ou une durée de mise en œuvre.
• Pourquoi ? Au regard de l'ensemble des autres questions, on boucle sur la question initiale afin de valider que le but était correctement exprimé au départ, ou bien vérifier que les réponses faites aux questions précédentes rentrent toujours dans l'objectif formulé au départ.