{"bf_titre":"Documents partag\u00e9s : comment travailler collectivement l'architecture des dossiers ?","bf_description":"Fabienne nous raconte l'aventure avec un collectif accompagn\u00e9 sur cette th\u00e9matique.\r\n\r\nPour reposer le contexte : C'est un collectif qui utilise un drive google. Les niveaux d'agilit\u00e9 num\u00e9riques \u00e9taient tr\u00e8s disparates. Il manquait de la compr\u00e9hension dans les usages. Il y avait \u00e9norm\u00e9ment de google doc cr\u00e9\u00e9s en vrac, dossiers redondants....\r\n\r\nIl y a plusieurs s\u00e9quences de travail :\r\n\r\nEn 1er lieu, j'ai fait une carte mentale \"\u00e9tat des lieux\" de l'arborescence des dossiers et fichiers. Collectivement nous l'avons parcouru en long et en large. Les personnes relevaient les incoh\u00e9rences de classement. Moi je ne me sentais aucune comp\u00e9tence et l\u00e9gitimit\u00e9 \u00e0 le faire. C'\u00e9tait leur sujet, moi je ne le ma\u00eetrisais pas. Juste je manipulais la souris et d\u00e9tendais l'atmosph\u00e8re (un de peu tension entre les participantes quant \u00e0 leur approche respective du rangement).\r\n\r\nUn petit collectif s'est saisi du chantier \"r\u00e9organisation\".\r\nMoi j'ai cr\u00e9\u00e9 une nouvelle carte mentale. Pendant qu'elles parcouraient les fichiers et dossiers pour en relever les sujets , je cr\u00e9ais sur la carte mentale les dossiers et sous dossiers sur la carte mentale avec leurs instructions.\r\n\r\nNous avons travaill\u00e9 collectivement \u00e0 la cr\u00e9ation de leur n\u00e9tiquette quant au nommage des fichiers ou dossiers. - pas de majuscule, pas d'accent, mot r\u00e9current suivant les dossiers, dates au format anglais pour certains fichiers... Il a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 une fiche avec toutes ces consignes.\r\n\r\nA l'aide de la carte mentale, une personne a cr\u00e9\u00e9 dans le drive la nouvelle structure dans un dossier unique. De nouveau, travail collectif pour valider cette architecture.\r\n\r\nLa m\u00eame personne a \u00e9t\u00e9 charg\u00e9 de migrer tous les contenus dans cette nouvelle architecture d\u00e9velopp\u00e9e \u00e0 l'int\u00e9rieur d'un seul dossier nomm\u00e9 du genre \"nouvelle arborescence\". Une fois tous les fichiers dans la nouvelle arborescence, les anciens dossiers ont \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9s. Il y en a quand m\u00eame quelques dossiers qui ont \u00e9t\u00e9 gard\u00e9s tel quel.\r\nPuis elle a ressorti tous les dossiers de ce seul dossier pour d\u00e9ployer la nouvelle arborescence. il me semble qu'il ne faut qu'une \u00e0 deux personnes pour cette \u00e9tape.\r\n\r\nAfin de guider les utilisateurices, \u00e0 la racine, nous avons pos\u00e9 la carte mentale de la nouvelle arborescence au format natif et au format image.\r\n\r\nUn mail a \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9 au collectif entier pour pr\u00e9senter la nouvelle arborescence et annoncer la nouvelle proc\u00e9dure de nommage et de classement.\r\n\r\n\r\nEt voici quelques \u00e9l\u00e9ments sur le nommage de documents \u00e9lectroniques : \r\n(source : https:\/\/www.erudit.org\/fr\/revues\/documentation\/2013-v59-n2-documentation02080\/1033220ar.pdf )\r\n\r\nConcision : Donner un nom de fichier simple mais \u00e0 la fois significatif et compr\u00e9hensible est important. La limite de caract\u00e8res conseill\u00e9e est situ\u00e9e entre 25 et 64 caract\u00e8res. Au-del\u00e0 de cette limite, l'utilisateur peut rapidement \u00eatre perdu et un nom plus long peut poser probl\u00e8me \u00e0 certains syst\u00e8mes d'exploitation\r\nEspacement : Il est recommand\u00e9 d'\u00e9viter l'espace. Sur certaines interfaces d'acc\u00e8s, notamment les navigateurs Internet, ce caract\u00e8re sera remplac\u00e9 par \u00ab %2o \u00bb, g\u00eanant consid\u00e9rablement la lecture. Le tiret bas {underscore) est une alternative int\u00e9ressante \u00e0 l'espace. \r\nGestion des versions : Un codage \u00e0 deux chiffres permet, lorsque les fichiers sont class\u00e9s par ordre alpha-num\u00e9rique dans un logiciel de gestion \u00e9lectronique de documents (GED) ou dans l'explorateur Windows par exemple, de rep\u00e9rer plus facilement la derni\u00e8re version du fichier ; \r\nDatation : Si une date est contenue dans le nom du document, il est g\u00e9n\u00e9ralement recommand\u00e9 de la coder selon la norme en vigueur, soit AAAAMMJJ, AAAAMM, AAAA-AAAA ou encore AAAA. Si la date est indiqu\u00e9e en d\u00e9but de nom dans un classement alphanum\u00e9rique, la version la plus r\u00e9cente d'un fichier est rep\u00e9rable plus facilement ; \r\nMots charg\u00e9s et vides de sens : Les mots inutiles, tels que \u00able\u00bb, \u00abla\u00bb, \u00ables\u00bb, \u00abde\u00bb, n'apportent que tr\u00e8s peu de sens au nom d'un fichier. On d\u00e9conseille \u00e9galement parfois d'utiliser un mot explicitant le type de document (rapport, lettre, etc.), et recommande, lorsque cela s'av\u00e8re vraiment n\u00e9cessaire, d'utiliser des acronymes de quatre lettres (au maximum) dont la signification est connue ; \r\nOrdonnancement et coh\u00e9rence des \u00e9l\u00e9ments : on recommande de se r\u00e9f\u00e9rer \u00e0 la m\u00e9thode employ\u00e9e pour rechercher un fichier dans un dossier. Si les utilisateurs cherchent g\u00e9n\u00e9ralement par date, alors la date doit \u00eatre l'\u00e9l\u00e9ment constitutif du nom de fichier qui doit para\u00eetre en premier. Si les fichiers sont recherch\u00e9s par description, alors c'est l'\u00e9l\u00e9ment descripteur qui doit prendre la premi\u00e8re place ; \r\nUtilisation de caract\u00e8res sp\u00e9ciaux : Les caract\u00e8res sp\u00e9ciaux sont \u00e0 bannir. De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, les syst\u00e8mes d'exploitation refusent cette utilisation. Il ne faut donc pas utiliser l'ast\u00e9risque, le di\u00e8se, les accents, l'esperluette, les guillemets, l'apostrophe, les points d'exclamation, les points d'interrogation ; \r\nUtilisation du pluriel : Le pluriel d'un mot est inutile. Puisqu'un mot pluriel n'est pas plus descriptif d'un sujet que sa version au singulier, l'utilisation du pluriel va \u00e0 l'encontre de la premi\u00e8re recommandation demandant de rester concis. ","auteur_fiche":"Fabienne Morel","listeListeLicence":"1","checkboxfiche8":"CeliaGoncalvesAnimacoop,LouiseDidier","data-imagebf_image":,"filename-imagebf_image":,"checkboxfiche9":"DropboX2,FramindmapLesCartesMentales,GoogleDocuments","checkboxListeBrouillon":"2","id_typeannonce":"6","id_fiche":"DocumentsPartagesCommentTravaillerCollect","date_creation_fiche":"2019-12-06 10:31:04","statut_fiche":"1","date_maj_fiche":"2020-02-07 06:55:26"}