{"bf_titre":"R\u00e9union \u00e0 distance : avant la r\u00e9union, la pr\u00e9paration","bf_description":"Cette fiche traite des sp\u00e9cificit\u00e9s de la r\u00e9union \u00e0 distance. Mais des essentiels de l'animation de r\u00e9union se trouvent dans les fiches sur l'animation en pr\u00e9sence.\r\n
Choisir la r\u00e9union en visio ... ou pas !
\r\nLa visio : pas adapt\u00e9e \u00e0 tous les contextes
\r\n - La fr\u00e9quence des r\u00e9unions\r\nPr\u00e9f\u00e9rer le t\u00e9l\u00e9phone pour des groupes qui ne vont se r\u00e9unir qu'une fois pour ne pas faire d\u00e9couvrir voire installer un nouvel outil \u00e0 usage unique. La visio est particuli\u00e8rement int\u00e9ressante pour les groupes qui se r\u00e9unissent r\u00e9guli\u00e8rement sans pouvoir rejoindre le m\u00eame lieu physique.\r\n - Les sujets trait\u00e9s\r\nUne r\u00e9union \u00e0 distance est particuli\u00e8rement adapt\u00e9e pour des temps d'information descendante. Les sujets sensibles et les d\u00e9bats seront r\u00e9serv\u00e9s aux temps en pr\u00e9sence.\r\n - Le temps disponible\r\nLa r\u00e9union \u00e0 distance fait gagner du temps aux participants qui s'\u00e9pargne le d\u00e9placement. Mais n'oublions pas pour autant le temps de pr\u00e9paration de l'organisateur \/ animateur qui peut \u00eatre rallong\u00e9 par ces conditions particuli\u00e8res.\r\n - L'aisance informatique des participants\r\nOn peut imaginer plusieurs degr\u00e9s de participation :\r\n - voir et \u00e9couter de mani\u00e8re passive\r\n - \u00eatre plus actif n\u00e9cessite souvent de savoir jongler entre plusieurs outils : avoir image, le son, lire et \u00e9crire dans le pad, jouer avec le clavardage, consulter un document ...\r\nVous adapterez donc le nombre et la complexit\u00e9 des outils \u00e0 la capacit\u00e9 du groupe \u00e0 les int\u00e9grer : n'en faites pas trop !\r\n
Se pr\u00e9parer en tant qu'animateur
\r\nMonter une petite \u00e9quipe d'animation
Animer une r\u00e9union \u00e0 distance seul est compliqu\u00e9,il y a trop de choses auxquelles penser (distribution de la parole, prise de note, contenu,...). C'est physiquement possible, mais d\u00e9conseill\u00e9 si on veut prendre soin de soi. N'h\u00e9sitez-pas \u00e0 d\u00e9finir des r\u00f4les au sein de l'\u00e9quipe \u00e0 l'avance lorsque c'est possible (gestion du temps, distribution de la parole, questions techniques, ...).\r\n\r\nSe pr\u00e9parer \u00e0 avoir la p\u00eache
A distance l'animation demande encore plus d'attention et d'\u00e9nergie. Il vaut mieux s'\u00eatre vraiment mis en condition (sieste, repas l\u00e9ger, journ\u00e9e pas trop charg\u00e9e,...). \/\/Un calcul (\u00e0 retrouver) disait qu'une heure de visio d\u00e9pensait autant d'\u00e9nergie que....\/\/\r\n\r\nAvant d'animer \u00e0 distance... commencer en pr\u00e9sence !
Animer une r\u00e9union \u00e7a s'apprend et il est plus pertinent de d\u00e9marrer son r\u00f4le d'animateur en pr\u00e9sence. Les \u00e9tapes et points d'attention cl\u00e9s de l'animation de r\u00e9union sont similaires en pr\u00e9sence et \u00e0 distance. Les particularit\u00e9s de la distance viennent simplement complexifier l'animation.\r\n
Informer
\r\nBien pr\u00e9parer l\u2019ordre du jour
L'ordre du jour \u00e0 distance est encore plus indispensable qu'en pr\u00e9sence pour que les participants sachent pourquoi il viennent. Attribuer des types de temps \u00e0 chaque point (prise de d\u00e9cision, \u00e9change, information descendante). Tout cela devrait permettre \u00e0 chacun de savoir quand s'exprimer et quand \u00eatre \u00e0 l'\u00e9coute.\r\n\r\nEffectuer un envoi en amont
Envoyer un mail \u00e0 l'avance, le lien vers la visio du jour J en invitant les gens \u00e0 se connecter plut\u00f4t avant, pr\u00e9cisez une solution de replis en cas de technique d\u00e9faillante. Propos un petit moment collectif d'ap\u00e9ro pr\u00e9-r\u00e9union, introduire des \u00e9l\u00e9ments qui permettent de prendre soin du moment (r\u00e9gler la luminosit\u00e9, ...). Syst\u00e9matiquement remettre les instructions pour ceux qui n'auraient jamais utilis\u00e9 \/ v\u00e9cu ce type de moment (\"cliquez sur le lien\", ...). Ce doit \u00eatre des informations tr\u00e8s courtes, mais \u00e7a doit \u00eatre pr\u00e9sent tout le temps pour \u00eatre simple \u00e0 trouver. . . La technique n'est pas agr\u00e9able pour tout le monde, alors pensez \u00e0 mettre une bonne dose d'enthousiasme dans votre message ! \r\n
La logistique
\r\nValider la technique en amont, rassurer sur la technique
Afin d'\u00e9viter les d\u00e9boire, mieux vaut pr\u00e9voir un temps o\u00f9 chacun puisse tester son mat\u00e9riel, se familiariser avec l'interface. Ce temps peut \u00eatre organiser 20minutes avant la r\u00e9union, il est particuli\u00e8rement utile pour les nouveaux participants, mais peut aussi servir au groupe de se dire bonjour et d'\u00e9changer quelques blagues ou nouvelles avant de passer au sujet du jour ! Pour les novices, afin de d\u00e9dramatiser la complexit\u00e9 de l'outil, une premi\u00e8re r\u00e9union sans ordre du jour formel peut permettre de se mettre le pied \u00e0 l'\u00e9trier, par exemple sous forme d'un ap\u00e9ritif distant, chacun devant son \u00e9cran :p \r\n\r\nLancer en amont un document de co-\u00e9criture en ligne
Vous pouvez cr\u00e9er un document partager (framapad par exemple et mettre le lien vers ce document dans le mail, en pensant ajouter en haut du pad les \u00e9l\u00e9ments de connexion. Attention c 'est plus facile si les participants ont d\u00e9j\u00e0 utilis\u00e9 ce type de document \u00e0 distance sinon \u00e7a ajoute une difficult\u00e9 (avoir deux fen\u00eatre,...). Il y a vraiment un temps \u00e0 part enti\u00e8re pour adopter cet outil. Malgr\u00e9 ces difficult\u00e9s potentielles, l'usage d'un document commun o\u00f9 \u00e9crire n live est un indispensable car il permet \u00e0 tous de focaliser son attention sur un espace commun, et de pouvoir r\u00e9agir en direct \u00e0 la prise de note \/ d'y intervenir l'\u00e9crit lorsqu'une intervention orale n'est pas indispensable. \r\n\r\nSavoir \u00e0 l'avance qui participera
Quand on peut savoir qui va \u00eatre l\u00e0, \u00e7a permet de penser l'animation plus en d\u00e9tail. En fonction du nombre de personnes, de leur niveau d'interconnaissance, du sujet, de l'heure, on pourra plus facilement adapter l'animation (laisser la parole plus ou moins, prendre plus ou moins de temps sur le tour de table,...).\r\n\r\nPr\u00e9parer un plan B
la technique \u00e9tant ce qu'elle est, si au bout de 15mn (grand maximum) la solution A ne fonctionne pas, passez au plan B (conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique par exemple) ! \r\n\r\nS'assurer des conditions mat\u00e9rielles
\r\nQuelques conditions sont \u00e0 r\u00e9unir pour r\u00e9ussir sa r\u00e9union \u00e0 distance :\r\n - Que chacun ait un micro, un casque et puisse se trouver dans un environnement calme le temps de la r\u00e9union\r\n - Que chacun sache couper son micro et le r\u00e9activer (astuce qui peut \u00eatre partag\u00e9 en d\u00e9but de r\u00e9union)\r\n - Ne pas pr\u00e9sumer des capacit\u00e9s techniques des participants (v\u00e9rifier avec d\u00e9licatesse aupr\u00e8s des participants que l'on connait le moins leur aisance \/ craintes sur les outils et le cas \u00e9ch\u00e9ant les accompagner pour une meilleure prise en main)\r\n\r\nAction {{section ...}} : l'action {{section ...}} doit être fermée par une action {{end elem="section"}}.
\r\nPour aller plus loin sur l'organisation en amont d'une r\u00e9union (pr\u00e9sence ou distance), on pourra utilement lire la fiche \"Avant de choisir son format d'animation de r\u00e9union, pensez \u00e0....\"\r\nAction {{end ...}} : paramètre "elem" obligatoire.
\r\n","listeListeNotionConcept":"tru","bf_author":"C\u00e9cile Fav\u00e9, Marika Bernier, Louise Didier, Romain Lalande","listeListeLicence":"1","id_typeannonce":"13","id_fiche":"AvantUneReunionADistanceLaPreparation","date_creation_fiche":"2020-05-26 11:55:19","statut_fiche":"1","checkboxListeThematiquetruc":"14","checkboxfiche8":"CeliaGoncalvesAnimacoop,LouiseDidier,MelanieLacayrouze,RomaiN","checkboxListeBrouillon":"2","date_maj_fiche":"2022-02-15 12:32:25"}